2 Formatie - Provincie Noord

Provincie Noord-Brabant
Notitie
CONCEPT
(VID_0029)
Onderwerp
Aan
Uitwerking statenbesluit griffie
Voorbereidinigscommi
1
ssie Implementatie
Inleiding
Dualisme (VID)
Provinciale Staten heeft op voorstel van de VID een besluit genomen over de griffie.
Daarbij is de formatie vastgesteld. De voorzitter van de VID heeft de bevoegdheid
gekregen tot het uitwerken van het voorstel voor de griffie, waarbij de VID een
bindendadvies geeft.
Het selecteren en het benoemen van de medewerkers is opgedragen aan de griffier.
In deze notitie wordt ingegaan op bedoelde uitwerking van het besluit. Dat betreft met
name het beschrijven van de functies die opgenomen zijn in de formatie van de griffie.
2
Kopie aan
Ter bespreking in
VID 10 febr. 2003
Datum
16 jan. 2003
Formatie
Van
Het statenbesluit bevat de volgende formatie:
F.G.Koldewee
Afdeling
functie
Kwartiermakergriffier (tijdelijk)
KwartiermakerPlaatsvervangend
griffier/
statenadviseur
(tijdelijk)
Senior statenadviseur
Junior statenadviseur
secretaresse
Adm.ondersteuning
taken
fte
Ondersteunt PS bij de
1
implementatie van de dualisering
in de ontwikkelfase.
Adviseur/secretarisPS en
Presidium PS
Adviseur voorzitter PS
Strategische ontwikkeling PS
Externe relaties
Relaties met GS/ secretarisGS
Algehele aansturing/ teamleider
Adviseur/secretaris commissie(- 1
voorzitter)
Bureaumanager griffie
Coördinatie communicatie
niveau
16
Adviseur/ secretaris commissie(- 1
voorzitter)
Voorbereiding en ondersteuning
bij hoorzittingen enz.
Coördinatie
informatievoorziening PS en
commissies
Ondersteuning PS en commissies 2
(secretariëel en logistiek)
12
Secr.ondersteuning griffie
Adm.ondersteuning griffie
7
5
1
1
Strategie en Projekten
Telefoon
(073) 6812382
13
10
Paraaf
Bureauhoofd
Afdelingshoofd
1/1
Omdat de benaming van de functies voor de statenadviseur minder gelukkig wordt
gevonden wordt voorgesteld deze te wijzigen in een meer neutrale benaming:
Statenadviseur A en Statenadviseur B.
3
Beschrijving van de functies
3.1. De kwartiermaker Statengriffier (tijdelijk).
De beschrijving voor deze functie is reeds eerder door de VID besproken en gevoegd bij
het statenvoorstel. Voor de volledigheid is de bijschrijving bijgevoegd (bijlage 1).
3.2. De kwartiermaker-plaatsvervangend giffier/ statenadviseur (tijdelijk).
Kerntaken:
 Adviseur/ secretaris commissie(-voorzitter)
 Bureaumanager griffie
 Coördinatie communicatie PS
 Ondersteunen van PS (en griffier) bij de invoering van het duale stelsel.
 Vervangen van de griffier.
De kerntaken zijn verder uitgewerkt en vertaald in functie-eisen in bijlage 2.
3.3. Statenadviseur A.
Kerntaken:
 Ondersteunt de Statengriffier in de uitoefening van zijn/haar taken richting PS
en de commissies/werkgroepen van PS
 Is aanspreekpunt voor vragen rondom het werk van Provinciale Staten
 Bewaakt en monitort de toezeggingen van Provinciale Staten en/of commissies.
De uitwerking is opgenomen in bijlage 3.
3.4. Statenadviseur B.
De medewerkers die nu als secretaris van een statencommissie werkzaam zijn hebben
het functieniveau op schaal 11. Gezien dit gegeven is hiermee in de functiebeschrijving
rekening gehouden.
Kerntaken:
 Ondersteunt de Statengriffier in de uitoefening van zijn/haar taken richting PS
en de commissies/werkgroepen
 Is aanspreekpunt voor vragen rondom het werk van Provinciale Staten en/of
commissies/werkgroepen
 Bewaakt en monitort de toezeggingen van commissies/werkgroepen.
De uitwerking is opgenomen in bijlage 4.
3.5. Secretaresse.
Kerntaken:
 Agendabeheer voor de griffier en medewerkers van de griffie.
 Secretariële ondersteuning van de griffier en de medewerkers van de griffie.
 Overige werkzaamheden.
De uitwerking is opgenomen in bijlage 5.
3.6. Administratieve ondersteuning.
Kerntaken:
Administratieve ondersteuning van de griffier en de medewerkers van de griffie.
Vervangen van de secretaresse.
De uitwerking is opgenomen in bijlage 6.
2/16
Bijlage 1.
1.
FUNCTIENAAM:
Kwartiermaker Statengriffier (tijdelijk)
schaal indicatie:
2.
plaats in de organisatie
De kwartiermaker-statengriffier is in dienst van en wordt benoemd door
Provinciale Staten. Hij geeft leiding aan de medewerkers van de griffie.
De formatie voor de Griffie gaat uit van een startmodel. Bij het uitkristalliseren van
de consequenties van het duale stelsel zal de Griffie groeien. In het startmodel
bestaat de eenheid uit een Statengriffier, een adjunctgriffier, drie statenadviseurs,
een secretaresse en een administratief ondersteuner. De kwartiermakerstatengriffier wordt eerst tijdelijk ingevuld.
3.
taken van de organisatie-eenheid:
Het ondersteunen van provinciale staten bij de ontwikkeling van haar kernrollen als
volksvertegenwoordiging, kadersteller en als controlerend orgaan.
4.
a
kerntaken van deze functie:
Ondersteunt Provinciale Staten bij het oppakken van hun rol in het kader van de
kaderstellende en controlerende taken
Geeft leiding aan de Griffie
Heeft een schakelrol tussen de Provinciale Staten en het Presidium enerzijds en
Gedeputeerde Staten, de Secretaris-GS en het ambtelijke apparaat anderzijds
b
c
5.
uitwerking van de kerntaken:
ad a
Draagt de bestuursfilosofie van PS uit, concretiseert deze op slagvaardige wijze,
zodanig dat er draagvlak voor ontstaat
Geeft vanuit visie en met creativiteit vorm en richting aan het nieuwe functioneren
van de Staten binnen een duaal stelsel
Ondersteunt het proces van provinciale staten bij het opstellen van een politiek
accoord en een meerjaren politieke agenda
Geeft vorm aan het personeelsbeleid, de communicatiestructuur en de
organisatiestructuur
- Fungeert als secretaris van Provinciale Staten en het Presidium
Stimuleert Provinciale Staten om:
- De betrokkenheid van burgers en instellingen bij het werk van Provinciale Staten te
vergroten
- Procedures op te stellen en afspraken en de kwaliteit bij politiek-bestuurlijke
besluitvorming te bewaken
- In de communicatie met de samenleving, GS en de ambtelijke organisatie
- Een duidelijke en herkenbare positie in te nemen ten opzichte van Gedeputeerde
Staten, burgers, instellingen en de ambtelijke organisatie
- Regelmatig beleidsontwikkeling en –uitvoering te evalueren, zowel extern gericht
(naar effecten op de Brabantse samenleving) als intern gericht (naar
beleidsprocessen van de ambtelijke organisatie)
Ad b
- Is teamleider voor het personeel van de Statengriffie. Dat betekent in de
opbouwfase:
3/16
 Schept voorwaarden waardoor medewerkers zo goed mogelijk in staat zijn bij
te dragen aan de gestelde doelen
 Coacht medewerkers door deze te inspireren, te stimuleren en te begeleiden.
 Bevordert de samenwerking tussen de medewerkers zowel binnen de griffie als
tussen de griffie en de ambtelijke organisatie en met andere
samenwerkingsverbanden
- Coördineert de organisatie van werkbezoeken, hoorzittingen, onderzoeken en
enquêtes
Draagt daarnaast zorg voor:
- Een optimale bedrijfsvoering van de Statengriffie ten aanzien van personele,
financiële en materiële aspecten
Ad c
- Fungeert als intermediair tussen Provinciale Staten en de Secretaris-GS bij
aanvragen voor ambtelijke bijstand
- Behartigt belangen van Provinciale Staten naar CdK en Secretaris-GS
- Participeert in uiteenlopende overlegstructuren en netwerken
6. functie-eisen:
- Heeft een bewezen academisch werk- en denkniveau
- Heeft ruime ervaring in het openbaar bestuur
- Beschikt over een uitgebreid (bij voorkeur Brabants) netwerk en is in staat dit in te
zetten voor Provinciale Staten
- Heeft uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden
- Heeft diepgaande kennis van het functioneren van ambtelijke organisaties politiek,
provinciale instellingen en het maatschappelijk veld
- Is aantoonbaar in staat belangen te behartigen binnen een politiek gevoelig
werkterrein en gaat effectief en vaardig om met tegengestelde belangen
- Heeft bewezen complexe maatschappelijke problematiek te kunnen overzien en te
hanteren
- Bewezen maatschappelijke betrokkenheid bij de samenleving
- Kan weerstand ombouwen in acceptatie
Voor het goed uitoefenen van de functie de volgende competenties van essentieel
belang:
- Ondernemerszin, vasthoudend, doelgericht
- Pioniersgeest, creativiteit, innovatief handelen
- Gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen / bestuurssensitiviteit
- Initiatiefrijk/ pro-activiteit
- Motiverend, stimulerend en enthousiasmerend vermogen
- Bemiddelend/coachend vermogen bij conflicten/tegenstellingen, binnen de Staten,
tussen Staten en College en in tussen politieke en ambtelijke organisatie.
4/16
Bijlage 2
1.
FUNCTIENAAM
griffier
Schaalindicatie:
: Kwartiermaker-plaatsvervangend
13
2.
plaats in de organisatie:
De functie van kwartiermaker-plaatsvervangend griffier wordt ondergebracht bij
de Statengriffie, in dienst van Provinciale Staten. Aansturing vindt plaats door de
Statengriffier.
De formatie voor de Griffie gaat uit van een startmodel. Bij het uitkristalliseren van
de consequenties van het duale stelsel zal de Griffie groeien. In het startmodel
bestaat de eenheid uit een Statengriffier, een adjunctgriffier, drie statenadviseurs,
een secretaresse en een administratief ondersteuner.
3.
taken van de organisatie-eenheid:
Het ondersteunen van provinciale staten en bij de ontwikkeling van haar kernrollen
als volksvertegenwoordiging, kadersteller en controlerend orgaan.
4. kerntaken van deze functie:
a
Ondersteunen van PS (en griffier) bij de invoering van het duale stelsel.
b Bureaumanager griffie
c
Coördinatie communicatie PS
d Vervangen van de griffier
e
Adviseur/ secretaris commissie(-voorzitter)
.
5. uitwerking van de kerntaken
ad a.
Ondersteunt de griffier in de taken met betrekking tot de invoering van nieuwe
werkwijzen van PS ter versterking van hun volksvertegenwoordigende,
kaderstellende en controlerende rollen.
Neemt het initiatief tot het inzetten van deskundigen van binnen en buiten de
provinciale organisatie.
Neemt deel aan interprovinciaal overleg en zorgt voor contacten met andere
organisaties (onder meer IPO en BZK)
ondersteunt de medewerkers van de Griffie bij het oppakken van nieuwe of
vernieuwde werkprocessen
Ad b.
Organiseert de bedrijfsvoering van de griffie.
Overlegt met de ambtelijke organisatie over de diensten en producten die voor de
staten en de griffie geleverd worden.
Organiseert het werkoverleg binnen de griffie
Draagt zorg voor heldere processen
draagt zorg voor een adequate administratieve organisatie van de Griffie
Ad c.
5/16
draagt zorg voor de ontwikkeling van de communicatiefunctie van PS.
Bewaakt de uitvoering van afspraken.
Ad d.
Vervangt de griffier bij langdurige afwezigheid met name in zijn taken ter
ondersteuning van Provinciale Staten en in het leiding geven aan de griffie.
Ad e.
- Ondersteunt de statengriffier in de uitoefening van zijn/haar taken richting
commissies/ werkgroepen van PS.
6.
-
-
functie-eisen: (verantwoordelijkheden, werk- en denkniveau)
academisch niveau;
ruime ervaring in het openbaar bestuur;
aantoonbare kennis van bestuurlijke-juridische processen;
kennis van bedrijfsvoering;
ruime kennis van het duale stelsel en is in staat met een nieuwe blik naar de
werkzaamheden van Proviniale Staten en haar samenwerking met Gedeputeerde
Staten, de ambtelijke organisatie en de samenleving te kijken;
goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden;
is in staat belangen te behartigen en te onderhandelen;
kan gemakkelijk schakelen tussen verschillende werkzaamheden;
heeft gevoel voor de politiek-bestuurlijke dilemma’s van maatschappelijke
vraagstukken en kan die vertalen in (adviezen over) de vormgeving van
besluitvormingsprocessen.
Competenties die van belang zijn voor het vervullen van deze functie zijn:
vernieuwingskracht:
o combineert verschillende problemen en ideeën tot een nieuwe of onverwachte
aanpak;
o experimenteert met nieuwe methoden en denkrichtingen gericht op
verbetering;
o verruilt bestaande structuren in het denken voor nieuwe invalshoeken.
bestuurssensitiviteit:
o heeft goed zicht op opvattingen van PS en integreert deze in de eigen functie;
o neemt ambtelijk en bestuurlijk relevante gebeurtenissen en ontwikkelingen
waar, signaleert deze tijdig en biedt daarbij oplossingen of alternatieven;
o houdt zicht op de politiek-bestuurlijke ontwikkelingen, de media en de
samenleving en integreert deze belangen / ontwikkelingen in het eigen beleids/adviesproces;
o anticipeert / signaleert wanneer de belangen van de Provincie en/of van
bestuurders in het geding dreigen te komen.
snel schakelen:
o wisselt continu tussen taken, doelen en afnemers en blijft effectief handelen;
o heeft steeds goed voor ogen waar onafgemaakte taken en processen moeten
worden opgepakt;
o geeft steeds de juiste informatie over werkzaamheden, ook al is hij/zij er op dat
moment niet mee bezig;
o speelt effectief in op onverwachte wendingen in overlegsituaties en legt dan de
juiste relaties en samenhangen.
samenwerkingsgericht:
6/16
o krijgt anderen in beweging door voorbeeldwerking en motivatie;
o spreekt mensen in verschillende onderdelen van de organisatie persoonlijk aan
op de noodzaak van hun support voor het behalen van de doelstellingen;
o schept condities voor draagvlak en voor effectieve samenwerking.
7/16
Bijlage 3
1.
FUNCTIENAAM
Schaalindicatie:
: Statenadviseur A
12
2.
plaats in de organisatie:
De functie van statenadviseur wordt ondergebracht bij de Statengriffie, in dienst
van Provinciale Staten. Aansturing vindt plaats door de Statengriffier
De formatie voor de Griffie gaat uit van een startmodel. Bij het uitkristalliseren van
de consequenties van het duale stelsel zal de Griffie groeien. In het startmodel
bestaat de eenheid uit een Statengriffier, een adjunctgriffier, drie statenadviseurs,
een secretaresse en een administratief ondersteuner.
3.
taken van de organisatie-eenheid:
Het ondersteunen van provinciale staten en bij de ontwikkeling van haar kernrollen
als volksvertegenwoordiging, kadersteller en controlerend orgaan.
4.
a
hoofdtaken van deze functie:
Ondersteunt de Statengriffier in de uitoefening van zijn/haar taken richting PS en
de commissies/werkgroepen van PS
Is aanspreekpunt voor vragen rondom het werk van Provinciale Staten
Bewaakt en monitort de toezeggingen van Provinciale Staten en/of commissies.
b
c
5. uitwerking van de hoofdtaken:
Ad aOndersteunt de Statengriffier in de uitoefening van zijn/haar taken
richting PS en de commissies/werkgroepen van PS
biedt hiertoe ondersteuning op het gebied van planning en control van beleid,
beleidsadvisering, coördinatie en bewaking van de voortgang van bestuurlijke
processen en doet voorstellen voor veranderingen in de cultuur en werkwijze van
Provinciale Staten aan de Statengriffier;
coördineert interactieve beleidsprocessen tussen Provinciale Staten en de Brabantse
samenleving (hoorzittingen, werkbezoeken, onderzoeken e.d.) en maakt daartoe
afspraken met de ambtelijke organisatie;
toetst op hoofdlijnen de aangeleverde en uitgaande stukken op basis van kaders die
PS hebben gesteld (vanuit bestuurlijk-juridisch en financieel-economisch oogpunt);
verzorgt de logistieke processen rondom de voorbereiding en afwikkeling van
vergaderingen van Provinciale Staten en/of commissies;
concipieert voorstellen / nota’s ten behoeve van PS en/of commissies;
Ondersteunt de Statengriffier bij het evalueren van beleidsontwikkeling en –
uitvoering, zowel extern gericht (naar effecten op de Brabantse samenleving) als
intern gericht (naar beleidsprocessen van de ambtelijke organisatie.
Ad b Is aanspreekpunt voor vragen rondom het werk van Provinciale
Staten en/of commissies van PS
geeft voorlichting, verleent service en verstrekt informatie aan PS-leden,
ambtelijke organisatie en aan externen.
Ad c Bewaakt en monitort de toezeggingen van Provinciale Staten en/of
commissies/werkgroepen
8/16
-
stelt de concept besluitenlijst op en draagt zorg voor de verspreiding daarvan;
stelt een systeem van voortgangsbewaking op en signaleert knelpunten tijdig;
adviseert de Statengriffier bij het opstellen van afspraken om de kwaliteit bij
politiek-bestuurlijke besluitvorming te bewaken.
6.
-
functie-eisen: (verantwoordelijkheden, werk- en denkniveau)
academisch niveau;
aantoonbare kennis van bestuurlijke-juridische processen;
heeft kennis genomen van het duale stelsel en is in staat met een nieuwe blik naar
de werkzaamheden van Proviniale Staten en haar samenwerking met Gedeputeerde
Staten, de ambtelijke organisatie en de samenleving te kijken;
kan gemakkelijk schakelen tussen verschillende werkzaamheden;
heeft gevoel voor de politiek-bestuurlijke dilemma’s van maatschappelijke
vraagstukken en kan die vertalen in (adviezen over) de vormgeving van
besluitvormingsprocessen.
-
Competenties die van belang zijn voor het vervullen van deze functies zijn:
- vernieuwingskracht:
o combineert verschillende problemen en ideeën tot een nieuwe of
onverwachte aanpak;
o experimenteert met nieuwe methoden en denkrichtingen gericht op
verbetering;
o verruilt bestaande structuren in het denken voor nieuwe invalshoeken.
- bestuurssensitiviteit:
o heeft goed zicht op opvattingen van PS en integreert deze in de eigen
functie;
o neemt ambtelijk en bestuurlijk relevante gebeurtenissen en
ontwikkelingen waar, signaleert deze tijdig en biedt daarbij
oplossingen of alternatieven;
o houdt zicht op de politiek-bestuurlijke ontwikkelingen, de media en
de samenleving en integreert deze belangen / ontwikkelingen in het
eigen beleids-/adviesproces;
o anticipeert / signaleert wanneer de belangen van de Provincie en/of
van bestuurders in het geding dreigen te komen.
- snel schakelen:
o wisselt continu tussen taken, doelen en afnemers en blijft effectief
handelen;
o heeft steeds goed voor ogen waar onafgemaakte taken en processen
moeten worden opgepakt;
o geeft steeds de juiste informatie over werkzaamheden, ook al is hij/zij
er op dat moment niet mee bezig;
o speelt effectief in op onverwachte wendingen in overlegsituaties en
legt dan de juiste relaties en samenhangen.
- samenwerkingsgericht:
o krijgt anderen in beweging door voorbeeldwerking en motivatie;
o spreekt mensen in verschillende onderdelen van de organisatie
persoonlijk aan op de noodzaak van hun support voor het behalen van
de doelstellingen;
o schept condities voor draagvlak en voor effectieve samenwerking.
9/16
10/16
Bijlage 4
1.
FUNCTIENAAM
Schaalindicatie:
: Statenadviseur B
11
2.
plaats in de organisatie:
De functie van statenadviseur wordt ondergebracht bij de Statengriffie, in dienst
van Provinciale Staten. Aansturing vindt plaats door de Statengriffier
De formatie voor de Griffie gaat uit van een startmodel. Bij het uitkristalliseren van
de consequenties van het duale stelsel zal de Griffie groeien. In het startmodel
bestaat de eenheid uit een Statengriffier, een adjunctgriffier, drie statenadviseurs,
een secretaresse en een administratief ondersteuner.
3.
taken van de organisatie-eenheid:
Het ondersteunen van provinciale staten en bij de ontwikkeling van haar kernrollen
als volksvertegenwoordiging, kadersteller en controlerend orgaan.
4.
hoofdtaken van deze functie:
a Ondersteunt de Statengriffier in de uitoefening van zijn/haar taken richting PS
en de commissies/werkgroepen
b Is aanspreekpunt voor vragen rondom het werk van Provinciale Staten en/of
commissies/werkgroepen
c Bewaakt en monitort de toezeggingen van commissies/werkgroepen
5. uitwerking van de hoofdtaken:
Ad a Ondersteunt de Statengriffier in de uitoefening van zijn/haar taken
richting PS en de commissies/werkgroepen
- adviseert Statenleden met betrekking tot amendementen, moties ed.
- toetst op hoofdlijnen de aangeleverde en uitgaande stukken van
commissies/werkgroepen op basis van kaders die PS hebben gesteld (vanuit
bestuurlijk-juridisch en financieel-economisch oogpunt);
- verzorgt de logistieke processen rondom de voorbereiding en afwikkeling van
vergaderingen van commissies/werkgroepen;
- verkent onderwerpen en informeert PS hierover, doet inhoudelijke voorstellen
- stemt inhoudelijke zaken integraal af en wijst PS op eventuele consequenties
voor andere beleidsterreinen
- coördineert interactieve beleidsprocessen tussen Provinciale Staten en de
Brabantse samenleving (hoorzittingen, werkbezoeken, onderzoeken e.d.) en
maakt daartoe afspraken met de ambtelijke organisatie;
- assisteert tijdens vergaderingen;
- verwerkt besluitvorming in notulen en coördineert toezeggingen;
- ontwerpt nota’s en regelingen inzake werkwijze, functioneren van statenleden
en commissies/werkgroepen;
11/16
secretaris van commissies/werkgroepen;
concipieert voorstellen inzake bestuurlijk-juridische aangelegenheden ten
behoeve van commissies/werkgroepen;
Ad b Is aanspreekpunt voor vragen rondom het werk van
commissies/werkgroepen:
- geeft voorlichting, verleent service en verstrekt informatie aan PS-leden,
ambtelijke organisatie en aan externen met betrekking tot het werk van de
commissies/werkgroepen.
Ad c Bewaakt en monitort de toezeggingen van
commissies/werkgroepen:
- stelt de concept besluitenlijst op en draagt zorg voor de verspreiding daarvan;
- stelt een systeem van voortgangsbewaking op en signaleert knelpunten tijdig;
-
6.
-
-
functie-eisen: (verantwoordelijkheden, werk- en denkniveau)
WO niveau;
aantoonbare kennis van bestuurlijke-juridische processen;
heeft kennis genomen van het duale stelsel en is in staat met een nieuwe blik
naar de werkzaamheden van Proviniale Staten en haar samenwerking met
Gedeputeerde Staten, de ambtelijke organisatie en de samenleving te kijken;
kan gemakkelijk schakelen tussen verschillende werkzaamheden;
heeft gevoel voor de politiek-bestuurlijke dilemma’s van maatschappelijke
vraagstukken en legt de relatie naar het werk voor de commissies/werkgroepen
Competenties die van belang zijn voor het vervullen van deze functies zijn:
- bestuurssensitiviteit:
o heeft goed zicht op opvattingen van PS en integreert deze in de eigen
functie;
o is op de hoogte van de belangrijkste gevoeligheden en plaatst
gebeurtenissen in de juiste context;
o anticipeert / signaleert wanneer de belangen van de Provincie en/of
van bestuurders in het geding dreigen te komen.
- snel schakelen:
o wisselt continu tussen taken, doelen en afnemers en blijft effectief
handelen;
o schakelt tussen diverse werkzaamheden en komt terug op taken die
nog open stonden;
o geeft steeds de juiste informatie over werkzaamheden, ook al is hij/zij
er op dat moment niet mee bezig;
o speelt effectief in op onverwachte wendingen in overlegsituaties en
legt dan de juiste relaties en samenhangen.
- samenwerkingsgericht:
o krijgt anderen in beweging door voorbeeldwerking en motivatie;
o spreekt mensen in verschillende onderdelen van de organisatie
persoonlijk aan op de noodzaak van hun support voor het behalen van
de doelstellingen;
12/16
Bijlage 5
1.
FUNCTIENAAM
Schaalindicatie:
: secretaresse griffie
7
2.
plaats in de organisatie:
De functie van secretaresse griffie wordt ondergebracht bij de Statengriffie, in
dienst van Provinciale Staten. Aansturing vindt plaats door de Statengriffier.
De formatie voor de Griffie gaat uit van een startmodel. Bij het uitkristalliseren van
de consequenties van het duale stelsel zal de Griffie groeien. In het startmodel
bestaat de eenheid uit een Statengriffier, een adjunctgriffier, drie statenadviseurs,
een secretaresse en een administratief ondersteuner.
3.
taken van de organisatie-eenheid:
Het ondersteunen van provinciale staten en bij de ontwikkeling van haar kernrollen
als volksvertegenwoordiging, kadersteller en controlerend orgaan.
4.
a
b
c
hoofdtaken van deze functie:
Agendabeheer voor de griffier en de medewerkers van de griffie.
Secretariële ondersteuning van de griffier en de medewerkers van de griffie.
Overige werkzaamheden
5.
ad
-
uitwerking van de hoofdtaken:
a:
Plant zelfstandig de agenda van de Statengriffier en zijn medewerkers.
Maakt een weektakenlijst en verzorgt de benodigde stukken voor de Statengriffier.
Verzamelt zelfstandig agendapunten bij relevante gremia voor overleg en bereidt
een (concept)agenda voor.
- Stemt af met agenda’s van derden.
Ad b:
- Met betrekking tot binnengekomen post en andere (vertrouwelijke) informatie:
leest, beoordeelt, bereidt voor en verwijst zonodig door
- Onderhoudt contacten met de leden van Provinciale Staten, van Gedeputeerde
Staten, de ambtelijke organisatie en extern met bv. Ministeries, IPO, gemeenten en
andere provincies. Verschaft informatie, stemt af en verkrijgt medewerking.
- Coördineert de tijdige aanlevering van stukken. Controleert en completeert deze en
wijst de Griffier en medewerkers van de griffie op opvallende zaken.
- Stelt correspondentie op.
- Beheert het vertrouwelijke werkarchief van de Griffier.
- Neemt naar eigen inschattingsvermogen en initiatief, de griffier en emdewerkers
allerlei praktische zaken uit handen.
- Verslaglegging van het overleg van de Griffie.
Ad c.
- Ondersteuning bij de verzorging van de notulen en de agenda’s van Provinciale
Staten en presidium.
- Notuleren van vergaderingen.
- Verwerking van dossiers in het kader van de stukkenloop bij de griffie.
13/16
-
Ondersteunen van de griffie bij de voorbereiding van de agenda van PS en presidium
en bij de afwerking van de besluiten.
Bewaakt acties en afspraken van de griffie.
Is het eerste aanspreekpunt voor de Griffier en diens plaatsvervanger, zowel intern
als extern.
Organiseert dienstreizen.
Archiveert.
Coördineert bijeenkomsten van de griffie, congressen, heidagen.
Regelt faciliteiten (vergaderruimten, middelen, etc.) voor de griffie.
Verricht de werkzaamheden in samenwerking met de medewerker administratieve
ondersteuning.
Vervangt de medewerker administratieve ondersteuning bij afwezigheid.
6. functie-eisen: (verantwoordelijkheden, werk- en denkniveau)
- Mbo-plus werk- en denkniveau
- Kennis van en inzicht in de organisatie en maatschappelijke ontwikkelingen en
verhoudingen
- Kennis van archiveringstechnieken
- In staat de organisatie en de gangbare terminologie snel te begrijpen, in het
bijzonder de werkwijze van Provinciale Staten en van de griffie.
- Kennis van interne administratieve en procedurele voorschriften
- Kennis van alle voor het werk gangbare software (m.n. tekstverwerking, database,
spreadsheet, e-mail en presentatie)
- Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in de Nederlandse taal,
kennis van de Engelse taal.
Competenties die van belang zijn voor het vervullen van deze functie zijn:
assertief, vasthoudend, nauwkeurig, betrouwbaar, zelfstandig, pro-actief, vriendelijk en
tactvol.
14/16
Bijlage 6
1.
FUNCTIENAAM
: medewerker administratieve
ondersteuning
Schaalindicatie:
5
2.
plaats in de organisatie:
De functie van medewerker administratieve ondersteuning wordt ondergebracht
bij de Statengriffie, in dienst van Provinciale Staten. Aansturing vindt plaats door
de Statengriffier
De formatie voor de Griffie gaat uit van een startmodel. Bij het uitkristalliseren van
de consequenties van het duale stelsel zal de Griffie groeien. In het startmodel
bestaat de eenheid uit een Statengriffier, een adjunctgriffier, drie statenadviseurs,
een secretaresse en een administratief ondersteuner.
3.
taken van de organisatie-eenheid:
Het ondersteunen van provinciale staten en bij de ontwikkeling van haar kernrollen
als volksvertegenwoordiging, kadersteller en controlerend orgaan.
4.
a
b
hoofdtaken van deze functie:
Administratieve ondersteuning van de griffier en de medewerkers van de
griffie.
Vervangen van de secretaresse van de griffie.
5.
uitwerking van de hoofdtaken:
Ad a:
- postbehandeling: het innemen en het verspreiden van de post binnen de griffie
- het zorgdragen voor de volledigheid, de reproductie. de ondertekening en de
verzending van stukken
- de verwerking van aangeleverde (handgeschreven en/of onvolledige) conceptteksten, het verzorgen van de juiste lay-out en het controleren van het taalgebruik
- het op aanwijzing administratief en organisatorisch voorbereiden van vergaderingen
en besprekingen (o.a. verzamelen en verzenden van vergaderstukken en regelen van
vergaderrruimte en voorzieningen) binnen en/of buiten het provinciehuis
- het mondeling verstrekken van of vragen om inlichtingen over algemene
administratieve aangelegenheden
- het op basis van inhoudelijke aanwijzingen doen van mededelingen en/of opvragen
van informatie
- het aanleggen en bijhouden van werkdossiers (verslagen, briven, etc)
- het op aanwijzing verwerken van administartieve gegevens op formulieren en in
diverse overzichten en het maken van standaard managementoverzichten
- het organiseren van het gebruik van de toegewezen werkruimten van de griffie en
van de statenfracties.
- Ondersteunen bij de bedrijfsvoering van de griffie (registratie ziekteverzuim,
tijdschrijven, etc.).
- Verricht de werkzaamheden in samenwerking met de secretaresse van de griffie.
Ad b:
15/16
.
7.
-
Vervangt de secretaresse van de griffie op onderdelen
functie-eisen: (verantwoordelijkheden, werk- en denkniveau)
Mbo werk- en denkniveau
Theoretische en praktische kennis van de Nederlandse taal
Kennis van bestandsinvoer en van tekstverwerken met de computer
Kennis van de interne administratieve en procedurele uitvoeringsvoorschriften
Kennis van archiveringstechnieken
In staat de organisatie en de gangbare terminologie snel te begrijpen, in het
bijzonder de werkwijze van Provinciale Staten en van de griffie.
Kennis van alle voor het werk gangbare software (m.n. tekstverwerking, database,
spreadsheet, e-mail en presentatie)
Competenties die van belang zijn voor het vervullen van deze functie zijn:
nauwkeurig, betrouwbaar, collegiaal, klantgericht en vriendelijk.
16/16