Wmo, gegevensverwerking en privacy

Vraag/Antwoord
Wmo, gegevensverwerking en privacy
Versie 141218
Vanuit de leden bereiken ons vragen en signalen over gegevensuitwisseling in de Wmo
2015, het optreden van gemeenten hierin en of en de mate waarin de aanbieder verplicht is
clientgegevens te verstrekken. Wij hebben hieronder via vragen en antwoorden getracht
enige helderheid te verschaffen over hoe de regels zijn met betrekking tot gegevens
verwerking in de Wmo 2015. Een en ander is afgestemd met juristen van lidinstellingen en
het ministerie van VWS.
Alle aanvullende vragen, casus en andere suggesties zijn welkom. Mail ze naar
[email protected].
Waaraan moet de aanbieder in de ggz zich houden als een derde-instantie hem om
cliëntgegevens verzoekt?
De tekst van de Wmo 2015 vindt u hier.
Naast de geldende wetgeving, zoals de Wet bescherming persoonsgegevens, de WGBO, de
wet BIG, het Wetboek van Strafrecht, heeft GGZ Nederland een de handreiking
beroepsgeheim opgesteld die de ggz-aanbieder hulp biedt bij (de afweging voorafgaand aan)
een zorgvuldige gegevensuitwisseling .
Mogen gemeenten medische gegevens opvragen bij de zorgaanbieder?
Nee, gemeenten krijgen geen medische dossiers te zien. De gemeente mag bijvoorbeeld
alleen weten dat iemand een indicatie volgens de Wmo 2015 heeft. De gemeente krijgt niet
te zien wat er in het dossier staat. De gemeente mag alleen gegevens bekijken als de
betrokken daar toestemming voor geeft en alleen als het voor de aanvraag voor hulp
belangrijk (noodzakelijk) is. De aanbieder mag medische gegevens dus ook niet zonder
toestemming van client delen met de gemeente.
Wanneer mag de gemeente gegevens delen zonder toestemming van betrokkene?
Gemeenten krijgen gegevens om de juiste ondersteuning te kunnen regelen per cliënt via het
CIZ en de zorgkantoren; deze leveren een selectie van de indicatie en declaratiegegevens.
Toestemming van de cliënt is voor deze overdracht niet nodig. Nadat uw gemeente
cliëntgegevens heeft ontvangen, kan de gemeente contact met de betreffende cliënt
opnemen om bijvoorbeeld te praten over de ondersteuning.
De gemeente krijgt geen (medische) dossiers. Zijn die gegevens wel nodig voor een goede
beoordeling van de ondersteuningsbehoefte, dan zal de gemeente de betrokkene zelf vragen
die gegevens aan te leveren. De gemeente kan met toestemming van cliënt genoemde
noodzakelijke gegevens opvragen bij de zorgaanbieder.
Brancheorganisatie voor de geestelijke gezondheids- en verslavingszorg
Piet Mondriaanplein 25 • 3812 GZ Amersfoort • Postbus 830 • 3800 AV Amersfoort • T 033 460 89 00 • KVK 40483580
[email protected] • www.ggznederland.nl • IBAN: NL56 INGB 0687 2118 08 BIC: INGBNL2A • IBAN: NL08 ABNA 0408 3901 07 BIC: ABNANL2A
Wie of wat bepaalt of gegevens “noodzakelijk” zijn?
Of iets al dan niet tot de noodzakelijke gegevens behoort, zal afhankelijk zijn van de
omstandigheden van het geval en zal mogelijk per geval verschillend worden beantwoord.
Dit vergt mogelijk enig overleg tussen vragende en verstrekkende partij, zoals gemeente en
aanbieder. De eis van noodzakelijkheid vloeit rechtstreeks voort uit het op het EVRM
gebaseerde artikel 8, onderdeel c, Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Dat betekent
dat van de verwerking van persoonsgegevens moet worden afgezien indien hetzelfde doel
ook langs andere weg en met minder ingrijpende middelen kan worden gerealiseerd, bij
voorbeeld door de vergaring van anonieme gegevens. Als toch tot gegevensverwerking moet
worden overgegaan, is van belang dat degene die gegevens wil verwerken, in redelijkheid
alle eventuele bestaande mogelijkheden benut om de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer
van betrokkenen te beperken. Het gaat in dit verband om informatie die noodzakelijk is voor
de goede vervulling van de wettelijke taak die de Wmo 2015 legt op het College van B&W. In
de verschillende leden van artikel 5.1.1 Wmo 2015 is aangegeven voor welk doel (welke
wettelijke taken) het college gegevens mag verwerken. Verder is in elk lid een koppeling (en
dus beperking) aangebracht naar de bron waaruit het college die informatie kan verkrijgen.
verkregen. De norm van noodzakelijkheid houdt in dat het college – ook al is er een
wettelijke grondslag of toestemming van de betrokken client - steeds moet nagaan en moet
kunnen motiveren waarom in relatie tot het concrete doel de persoonsgegevens van de
betrokkene moeten worden verwerkt en dus niet met andere of minder gegevens kan worden
volstaan. Daarbij moet in ogenschouw worden genomen dat de burger/verzekerde zich in
een afhankelijkheidsrelatie ten opzichte van de gemeente/verzekeraar bevindt waardoor
diens toestemming niet in alle gevallen in vrijheid wordt afgegeven. Een zorgvuldige,
individuele afweging is hierbij geboden alvorens tot een gegevensverzoek wordt overgegaan.
Geeft de gemeente niet helder doel en redenen van haar gegevensopvraag aan, vraag er
dan alsnog naar (eventueel op schrift gesteld). Ga vervolgens als aanbieder met de
gemeente het overleg aan en onderzoek hoe u elkaar op een zorgvuldige wijze hierin en in
het belang van betrokken client tegemoet kunt komen.
Casus A
De gemeente vraagt aan een zorgaanbieder om het burgerservicenummer (bsn) van
zijn cliënten te leveren die naar de Wmo overgaan. De gemeente beroept zich daarbij
op art. 5.2.2 Wmo 2015.
Mag de aanbieder van maatschappelijke ondersteuning (verder: aanbieder) de
gegevens verstrekken?
Nee, niet artikel 5.2.2 Wmo 2015 maar artikel 8.2 Wmo 2015 gaat over de groep
overgangsgevallen. Voor die mensen krijgen gemeenten de in dat artikel genoemde
gegevens van het Centrum indicatiestelling zorg (CIZ) of de zorgverzekeraar/zorgkantoor
(waaronder het bsn). Hiermee worden gemeenten in staat gesteld om in contact te komen
met de overgangscliënten en het onderzoek conform de Wmo 2015 te kunnen starten.
Informatie die de gemeente nodig heeft bij dit onderzoek kan via de cliënt worden verkregen.
Bovenstaande impliceert dat voor uitwisseling van bsn van overgangsrechtcliënten op
andere gronden dan genoemd in artikel 8.2 Wmo 2015, expliciete toestemming van de
betrokken cliënten is vereist.
Als het gaat om overgangsrechten zullen gemeenten op basis van artikel 8.6 Wmo 2015
onderzoek mogen en moeten doen naar de omzetting van de overgangsrechtelijke zorg in
ondersteuning op grond van de Wmo 2015, dat onderzoek moet gaan op basis van de
gegevens van artikel 8.2 die van CIZ en zorgkantoor zijn ontvangen.
Nu gemeenten stellen dat de hun beschikbare gegevens niet kloppen, dat mogelijk cliënten
‘buiten de boot vallen’, kloppen zij bij de aanbieder aan met de vraag of deze een lijst van
bsn van hun cliënten aanleveren zodat de gemeente dat met haar eigen lijst kan vergelijken.
De wet geeft – zoals hiervoor uitgelegd -geen grond voor aanbieder om genoemde
persoonsgegevens te verstrekken en moet hiervoor eerst toestemming van de betrokken
cliënten hebben.
Om te checken of alle overgangscliënten in beeld zijn, is in de praktijk een oplossingsrichting
bedacht; in stappen:
1.
Gemeente gebruikt eerst eigen beschikbare gegevens die zij van het CIZ/CAK/Vektis
heeft ontvangen (NB. bij verzuim moet de zorgaanbieder daarom verzoeken);
2.
zorgaanbieder koppelt een uniek nummer aan cliënt (dus geen bsn!), die volgens
zorgaanbieder onder de Wmo bij die betreffende gemeente gaat vallen. Het geeft de
gemeente slechts inzicht in budgetten, hoogte/soort indicatie, geen onderliggende
naar cliënt herleidbare gegevens en aantallen, en stuurt de lijst naar gemeente;
3.
gemeente kan vergelijken met eigen gegevens en inzicht krijgen in mensen die
uitvallen;
4.
de gemeente stuurt naar zorgaanbieder een overzicht van de unieke nummers van
die uitgevallen zijn/niet matchen met gegevens van gemeente genoemde personen
en
5.
zorgaanbieder benadert de aan die nummers gekoppelde cliënten en vraagt hen
toestemming om ontbrekende gegevens alsnog te verstrekken.
Wanneer kan de zorgaanbieder het bsn verstrekken?
Van nieuwe cliënten, die na 1/1/2015 in zorg komen, is op grond van artikel 5.2.9 van de
Wmo 2015 het vaststellen en het gebruik van het bsn verplicht voor de daarin genoemde
betrokken instanties, waaronder de zorgaanbieder.
Toelichting
Artikel 5.2.2 Wmo 2015 geeft een wettelijk kader waarbinnen gegevensuitwisseling in de
Wmo 2015 mag plaatsvinden. Dit artikel biedt een basis voor gegevensuitwisseling tussen
gemeenten en aanbieders voor de in dat artikel aangegeven doeleinden, o.a. de levering van
ondersteuning op grond van de Wmo 2015. Gegevensuitwisseling van aanbieders naar
gemeenten over de ‘overgangscliënten’ valt hier niet onder. Dit betekent dat er geen basis is
voor gemeenten om op bsn-niveau gegevens van aanbieders op te vragen. Wat gemeenten
wel kunnen doen is een vergelijking op geanonimiseerd niveau of in absolute aantallen of op
bijvoorbeeld persoonskenmerken (leeftijd, geslacht).
Artikel 5.2.2 Wmo 2015 gaat over de verplichting van de aanbieder die in ondersteuning
voorziet op grond van de nieuwe wet. Om die reden vormt artikel 5.2.2 Wmo 2015 niet de
basis voor een vraag om gegevens van mensen die overkomen vanuit de AWBZ, de zgn.
overgangscliënten. Artikel 5.2.2 geeft de aanbieder die een maatwerkvoorziening levert (dan
wel een derde aan wie ten laste van een persoonsgebonden budget (pgb) betalingen worden
gedaan) een rechtsgrond om uit eigen beweging of desgevraagd, aan daarin bepaalde
instanties, persoonsgegevens te verstrekken die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de
daar genoemde ondersteuning zoals: vaststelling eigen bijdragen, onderzoek in verband met
toewijzing maatwerkvoorziening en persoonlijk plan ingediend door cliënt etc.
De gemeente vraagt van de aanbieder gegevens op cliëntniveau en stelt dat zij dat
nodig heeft om het onderzoek te doen of betrokkene een aanspraak heeft op een
maatwerkvoorziening.
Moet/mag de zorgaanbieder die gegevens verstrekken?
Als cliënt bij gemeente in beeld is, kan als regel de informatie die de gemeente nodig heeft
bij dit onderzoek via de cliënt worden verkregen. Als dat niet toereikend is, moet de
zorgaanbieder verplicht kosteloos persoonsgegevens van de cliënt verstrekken, voor zover
deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van het onderzoek (artikel 5.2.2, onder a jo. artikel
2.3.2 Wmo 2015). Mocht aanbieder twijfelen aan de noodzaak en proportionaliteit van het
verzoek, ga in overleg en vraag de gemeente of zij, gegeven het doel, de gevraagde
gegevens echt nodig heeft en of hij met minder ook zijn taak kan uitvoeren.
Casus B
Een instelling voor Beschermd Wonen (BW) vraagt in het kader van de overgang van
AWBZ naar Wmo 2015 en de vereiste aanbesteding, voor hun zittende cliënten
toestemming aan de gemeente om de BW-voorziening aan hen te continueren. De
gemeente verlangt daarop alle BSN-nummers van de bewoners en beroept zich daarbij
op artikel 5.1.1 lid 1 Wmo 2015.
Is de interpretatie van de gemeente juist; moet de zorgaanbieder de bsn’s leveren?
Artikel 5.1.1. Wmo 2015 ziet niet op het overgangsregime en geeft de gemeente niet het
recht om het bsn of andere cliëntgegevens bij de zorgaanbieder op te vragen. Andersom
geredeneerd: genoemd artikel geeft geen verplichting voor de zorgaanbieder om
cliëntgegevens aan de gemeente te leveren. Overigens, de gemeente beschikt al over het
bsn van overgangscliënten, aangeleverd door CIZ en zorgkantoor (op grond van artikel 8.2)
Het probleem kan hem zitten in de vraag hoe gemeenten zeker weten dat zij alle
overgangscliënten in beeld hebben, zie casus A. Gemeente moet wel weten om hoeveel
cliënten en welke zorg het gaat (en volgt hiervoor het stappenplan in antwoord casus A). Na
aanmelding cliënten door gemeente kan aanbieder filteren welke cliënten zijn uitgevallen en
hun bsn (na toestemming!) alsnog aan gemeente verstrekken.
Een ander geval is het als er een verzoek tot (her)indicatie/aanvraag beschikking
maatwerkvoorziening wordt ingediend, dan is een bsn wel nodig maar dan kan gemeente dat
bij de cliënt zelf opvragen.
Bronnen:
 TransitieBureau Wmo, Informatiekaart Gegevensoverdracht Wmo: Toepassing en
interpretatie van de bestanden, september 2014
 ’10 misverstanden over de WMO 2015’
 Position paper over gegevensuitwisseling in de Wmo 2015, KNMG en GGZ Nederland,
juni 2014
 CBP- advies van 3 oktober 2014