De kosten van een werkplek

organisatie en processen
Door Arne Lasance, zelfstandig coach en publicist (mail voor vragen: [email protected])
De kosten van een
werkplek
Het begrip ‘werkplek’ is de laatste tijd op allerlei manieren in beweging. Kantoren worden heringericht met gedeelde
flexplekken; de persoonlijke hard- en software wordt net als de werkplek een virtueel domein in de wolken. Medewerkers
worden aangemoedigd thuis te werken - maar ook buiten kantooruren bereikbaar te zijn en in staat bedrijfsapplicaties via
pc, tablet en smartphone te gebruiken. Die ontwikkelingen vragen om verstandige beslissingen. Daarvoor is kennis nodig:
wat kost nu zo’n werkplek? Hoe kun je daarop bezuinigen? Of waarde mee creëren? Of zelfs geld mee verdienen?
een werkplek kostte in 2013 ruim 9.000 euro PER JAAR
O
nze werkplekken zijn de afgelopen decennia enorm
veranderd. Het is nog maar nauwelijks twintig jaar geleden dat we nog bolletjestypemachines gebruikten, al
dan niet met carbonpapier. Inmiddels bewaren we
onze documenten vaak in de cloud, waar ook de belangrijkste
applicaties geboden en onderhouden worden.
De eisen die aan werknemers worden gesteld in termen van creativiteit, flexibiliteit en productiviteit, vertalen zich ook al snel in
eisen aan de werkplek. Deze werkplek wordt dan ook steeds uit-
gebreider uitgerust met de modernste informatie- en communicatiemiddelen. Beeld wordt belangrijker en zal (deels) tekst verdringen. In plaats van toetsenborden zullen we steeds vaker voice
control (gesproken opdrachten) en touch-screens gebruiken, zoals we die tegenwoordig ook kennen van onze smartphones en
tablets. Intussen blijft kostenbeheersing een voortdurende bron
van aandacht en zorg. Als we de kosten van onze huidige en toekomstige werkplekken willen beheersen, waar hebben we het dan
eigenlijk over? Wat kost een gemiddelde werkplek? Welke kostenposten onderscheiden we, welke zijn daarbinnen de belangrijkste? Hoe en waarom berekenen we de kosten?
Normen en kosten voor andersoortige werkplekken
In dit artikel wordt uitgegaan van een gemiddelde administratieve kantoorwerkplek. Het is duidelijk dat in de praktijk veel verschillen tussen werkplekken zullen (blijven) bestaan, die ook verschillende kostenposten kennen. Het Nederlands Normalisatie
instituut (www.nen.nl) geeft vele (tientallen) normen voor de eisen waaraan ‘werkplekken’ moeten voldoen, bijvoorbeeld in de
norm betreffende ‘ergonomische eisen voor de oppervlakte van
werkplekken in administratieve ruimtes en kantoren (nen
1824:2010 nl), over werkplekverlichting (nen-en 12464), betreffende blootstelling aan geluid (nen-en-iso 9612:2009), of nenen-iso 9241-5:1999 over ergonomische eisen voor kantoorarbeid
met beeldschermen, enzovoorts. Uit dergelijke normen kan men
ook voor allerlei ‘werkplekken’ specifieke kostenposten afleiden.
tijdschrift administratie – nummer 7/8 – juli/augustus 2014
Benchmark
Natuurlijk is de ene werkplek de andere niet. De werkplek van een
luchtverkeersleider of die van een operator aan een computergestuurde metaalbewerkingsmachine, verschillen nogal van die van
een gemiddelde kantoormedewerker.
Sinds 2002 verzorgt de coöperatie Netherlands Facility Costs Index (nfc-index) jaarlijks een - wat zij noemen - representatieve
benchmark van de facilitaire kosten van en voor werkplekken in
kantooromgevingen, in de zorg en in het onderwijs. In dat jaar
publiceerde het nni de nen-norm 2748, Termen voor facilitaire
voorzieningen - rubricering en definiëring, waardoor een generieke beschrijving van taken rond de werkplek mogelijk werd, inclusief vergelijking van de met die taken gemoeide kosten. Bij het opstellen van de nfc-index® kantoren 2013 werd de nieuwe
30
W W W. t i j d s c h r i f t a d m i n i s t r a t i e . N L
Europese norm voor facility management als leidraad voor de kostensoorten gebruikt.
In 2012 bedroegen volgens de nfc-index de mediane kosten per (kantoor)werkplek in ons
land 9.537 euro per jaar, exclusief btw. De gemiddelde kosten per fte bedroegen 10.455
euro. In 2013 daalden deze kosten met 5,3
procent en kwamen daarmee op 9.035 euro
per werkplek per jaar.
Deze daling zien we nu al voor het zesde
jaar op rij, zowel in euro’s per werkplek als
per fte. De kosten van het zogeheten Strategisch Facility Management blijken ten
opzichte van vorig jaar met 12 procent gestegen. Grootste dalers zijn de huisvestingskosten, diensten en middelen. De gemiddelde daling in het aantal vierkante meters
per werkplek veroorzaakt een daling van de
Index met 2 procent. De kosten voor ‘horizontale (centrale) functies’ laten een flinke daling
van 19 procent zien ten opzichte van 2012. De
kosten voor Gebouw en Infrastructuur dalen
sinds 2009 met percentages tussen 4 en 6 procent
per jaar, in 2013 met 6 procent. De kosten voor Mens
en Organisatie laten een daling zien van 12 procent ten opzichte van 2012. Daarentegen laten de kosten voor ict sinds 2010
jaarlijks weer een (geringe) stijging zien, in 2013 met 1 procent.
Hoewel ook daar de tarieven onder druk staan, wordt dit gecompenseerd door toename van het nieuwe werken en het daaraan gekoppelde stijgende internetgebruik.
De nfc-index biedt zo een maat voor de jaarlijkse kostenontwikkeling van facilitaire voorzieningen van kantoren in Nederland.
Wil men actief sturen op de kosten, die toe te rekenen zijn aan
een werkplek, dan is het nuttig te zien welke kosten de Index onderscheidt.
vijf kostenrubrieken
De nen-norm 2748 definieerde de meeste facilitaire activiteiten
als kostenposten. Daarbij werd uitgegaan van vijf globale kostenrubrieken:
-- huisvestingskosten: gebouw en terreinen, verzekeringen, onderhoud, verbouwingen, energie en water, rente en beheer;
-- kosten van diensten en middelen: consumptieve diensten,
risicobeheersing, schoonmaak, verhuizingen, het managen van
documenten, het managen van reststoffen, het verstrekken van
ruimte, kantoorartikelen, groenvoorziening, kunst en bewegwijzering, bedrijfskleding;
-- ict-kosten: ict-management en advies, servicedesk ict, werkplekbeheer, centrale en gedistribueerde diensten, telematica en
training van eindgebruikers;
-- externe voorzieningen: verblijfskosten en personenvervoer;
-- kosten van facility management: onderverdeeld in kosten van
sturing , marketing en innovatie van facility management, van
een fm-bedrijfsbureau (administratie, planning en control, secretariële ondersteuning en de personeelszaken), helpdesk, milieu en arbeidsomstandigheden, en kosten veroorzaakt door het
managen van risico’s, inkoop, informatie en kwaliteitszorg.
W W W. t i j d s c h r i f t a d m i n i s t r a t i e . N L
Bij het opstellen van de nfc Index®2013 werden de functies zoals benoemd in de nieuwe Europese norm voor facility management, de nen-en 15221 als leidraad voor kostentoerekening gebruikt. De hoofdindeling van nen-en 15221 onderkent de
domeinen ‘Strategisch Management’, ‘Gebouw en Infrastructuur’, ‘Mens en Organisatie’, ‘ict’ en ‘Horizontale functies’. Strategisch Management behelst de kosten op strategisch niveau.
De kosten van Accountmanagement zijn daarbij inbegrepen. In
Gebouw en Infrastructuur zijn de kosten voor gebouw en investeringen ondergebracht. In het onderdeel Mens en Organisatie
zijn de kosten voor facilitaire ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces samengevoegd. Ict valt daarmee
onder Mens en Organisatie, maar wordt, gezien het significante
aandeel in de werkplekkosten, in de Index afzonderlijk uitgevraagd en getoond.
Activity Based Costing
De twee normen boden en bieden dus een theoretisch kader, dat
de processen uit het facilitaire werkveld in verschillende rubrieken plaatste en kostensoorten definieerde. Niet alle gebieden werden echter even gedetailleerd in kaart gebracht en in de dagelijkse
praktijk ontstaan soms problemen wanneer je de definities consequent wilt koppelen aan activity based costing (abc), de kostentoewijzingsmethode die de nen aanprijst.
Het oorspronkelijke idee achter abc is het eerlijk verdelen van
indirecte kosten over te maken ‘producten’. Daarbij worden de
indirecte kosten op activiteitenniveau toegerekend aan de directe kosten door middel van een ‘cost driver’of kostenveroorzaker.
Zo krijgt men een beter inzicht in de werkelijke kosten - en
winstgevendheid - van producten, activiteiten of bedrijfsonderdelen. Inmiddels is abc uitgegroeid tot een algemene bestu-
31
tijdschrift administratie – nummer 7/8 – juli/augustus 2014
ringsmethodiek, die men kan toepassen om onderbouwd beslissingen te nemen over prijzen,
investeringen en productiviteitsnormen. Het abcmodel kan ook worden gebruikt om de impact van
diverse scenario’s door te rekenen. Van daaruit kan
men de slag maken naar kwaliteit en productiviteit.
Ook van de werkplek.
Met abc kan men het kostenbewustzijn van de medewerkers bevorderen. Meer inzicht in het eigen
werk, de kosten van de werkplek en hun rol daarin
zorgt ook dat zij zich meer betrokken voelen bij de
organisatie. Het nadeel van abc is dat de gehanteerde rekenmethode tamelijk complex is.
Hoe dat ook zij, de nfc-index biedt voor veel organisaties een platform waarop men de financiële prestatie van de eigen facilitaire organisatie simpel kan vergelijken met die van andere deelnemers. Zie
http://tinyurl.com/kostenwerkplek.
Het is echter nog maar de vraag of wat de nfc Index levert een echte benchmark is. Men vergelijkt
slechts een algemeen beeld van de gemiddelde
kosten per eenheid voor een bepaalde (facilitaire)
dienst of taak. Wie doet er (niet) mee aan de Index?
De Index gaat ook niet verder in op de factoren die
de kosten beïnvloeden of op de effectiviteit van de
processen. Een kostenkengetal zonder een kwalitatieve beoordeling levert natuurlijk maar beperkte stuurinformatie op, en
biedt nauwelijks een voldoende basis voor besluitvorming rond
verbetering van processen en andere efficiëntiemaatregelen.
Zonder kwalitatieve informatie achter de cijfers bieden deze
nauwelijks inzicht in verbetermogelijkheden. En dat is nu net
waar benchmarken om draait.
Total Cost of Ownership
Een andere manier om naar de kosten van een werkplek te kijken
is tco oftewel Total Cost of Ownership. Tco wordt de laatste tijd
vaak gebruikt wanneer iets nieuws - bijvoorbeeld de virtuele
werkplekuitrusting - wordt aangeprezen: ‘Hiermee verlaagt u gegarandeerd de totale kosten van de werkplek.’
Tco werd in 1987 geïntroduceerd door onderzoeksinstituut The
Gartner Group, met als oorspronkelijk doel de kosten van kantoornetwerken gedurende hun gehele levenscyclus in kaart te
brengen en te berekenen. Werd de methode aanvankelijk alleen
toegepast als kostenindicator, later werden daar toepassingsgebieden als benchmarken, investeringsbeoordelingen en optimaliseren aan toegevoegd.
Tco is te definiëren als een uitgebreide set van methoden, modellen en hulpmiddelen die organisaties helpt bij het beter meten,
beheren en verlagen van de kosten en het verhogen van de totale
waarde van investeringen. Bestuurders kunnen tco op drie niveaus gebruiken:
-- discovery level: het management gebruikt de uitkomsten van
tco gewoon als middel om de betrokken functie te overtuigen
dat de kosten omlaag zouden kunnen;
-- tactical level: het vergelijken van de berekende kosten met die
van anderen en het rechtvaardigen van projecten en investeringsbeslissingen;
-- strategic level: het optimaliseren van processen en het ondersteunen van strategische beslissingen.
tijdschrift administratie – nummer 7/8 – juli/augustus 2014
Met de tco-berekening of tco-audit ontstaat dus geen momentopname van de kosten, toe te schrijven aan een object of functie,
maar krijgt men inzicht in de totale directe en indirecte kosten
over een langere periode. Daardoor kan een tco-berekening voor
verschillende doelen worden gebruikt:
-- om te bepalen of een investering economisch rendabel is, door
alle kosten in kaart te brengen en af te zetten tegen de opbrengsten van de investering;
-- voor een vergelijking van iets zelf doen versus outsourcen;
-- om de economische levensduur van een object te bepalen, de
tijd dat het economisch rendabel is;
-- om verschillende investeringsscenario’s te vergelijken, door te kijken naar alle kosten tijdens de volledige economische levensduur.
Tco is ook toe te passen om gebouwen en installaties zo te ontwerpen, dat onderhoudskosten tijdens de economische levensduur minimaal zullen zijn, of herbestemming na verloop van tijd
mogelijk wordt.
Bij een tco-analyse worden alle kosten berekend, van de aankoopprijs en de bijbehorende kosten - zoals levering, installatie en inbedrijfstelling - via de functioneringskosten - inclusief energie, reserveonderdelen en onderhoud - tot de kosten die gemaakt worden aan
het einde van de levenscyclus van het actief, inclusief afvoer en vernietiging. En het gaat daarbij om zowel directe als indirecte kosten.
verborgen kosten
Hoewel indirecte kosten meestal goed zijn voor ongeveer 50 procent van de totale kosten, krijgen deze vaak te weinig aandacht.
Denk bijvoorbeeld aan ‘verborgen’ of opportunity kosten, veroorzaakt door productiviteitsverliezen door down-time, door gebrekkige support van systeembeheer, door trainingen of andere oorzaken. Inzicht in deze cijfers helpt kosten te besparen en zo waarde
te creëren. Zoals de bekende investeerder Warren Buffet eens zei:
‘Kosten is wat je betaalt. Waarde is wat je daarvoor terugkrijgt.’
Het is dus van groot belang om te weten welke kostenposten relevant zijn met betrekking tot ‘de werkplek’, wat daarvan de belang-
32
W W W. t i j d s c h r i f t a d m i n i s t r a t i e . N L
rijkste zijn en wat men kan doen om deze effectief te managen.
Zo is de recente aankondiging van Microsoft, dat Windows xp niet
langer ondersteund zal worden, voor veel organisaties een reden
om serieus te overwegen de automatisering geheel anders in te
richten. De route die men dan volgt is die van berekening van de
tco, de total cost of ownership, van alternatieve oplossingen voor
de klassieke ict-inrichting. Bijvoorbeeld via een overstap naar
een netwerk van thin clients of cloud clients, die geen eigen besturingssysteem en toepassingssoftware meer hebben, maar deze
samen delen. Groot voordeel van dergelijke oplossingen is dat ze
veel gemakkelijker, veiliger en goedkoper in beheer zijn - de kosten kunnen tot maar liefst 70 procent lager uitvallen, doordat alle
aangesloten clients vanaf één centrale plek beheerd worden. De
thin clients zelf zijn goedkoper, gebruiken minder energie en gaan
economisch tot twee keer langer mee dan de klassieke desktoppc’s. Zo’n tco-analyse is veel werk en kost geld en tijd. Er bestaat
ook geen algemeen geaccepteerde berekeningsmethode of -formule waarmee men meteen aan de slag kan. Tco biedt geen oplossing voor ‘ontastbare’ waarde(n), zoals welzijn van de medewerkers. Het is ook niet altijd duidelijk welke kosten in welke mate
aan een asset moeten worden toegerekend. Er is via tco geen link
te leggen tussen de waarde van een investering en het strategisch
plan. De tco-analyse houdt ook weinig rekening met de risico’s
die verbonden zijn aan een investering. Het feit dat ook de tcomethodiek hoofdzakelijk gebaseerd wordt op informatie over gebeurtenissen uit het verleden, relativeert de betrouwbaarheid van
uitkomsten als inschatting van toekomstige ontwikkelingen.
Het Nieuwe Werken en de nieuwe werkplek
Als je bedenkt hoeveel van die werkplekken gemiddeld onbezet
blijven, is de populariteit van de flexplek en thuiswerken niet
vreemd. De klassieke werkplek kenmerkte zich door:
een geheel individu-gebonden ruimte en uitrusting, met als kenmerken:
Kostensoorten rond de werkplek
Bij de werkplek gaat het om vierkante meters, meubilair, apparatuur, software en diensten. Voor tco inventariseert men van elk
onderdeel bijvoorbeeld (afhankelijk van de aard van het object):
-- aankoopkosten/bouwkosten/huurkosten;
-- afschrijvingen;
-- installatiekosten;
-- financieringskosten;
-- ontwerpkosten;
-- inbedrijfstellingskosten;
-- administratiekosten (inclusief document management/archiefkosten);
-- energiekosten;
-- reparatiekosten, inclusief vervangende onderdelen;
-- upgrade- en conversiekosten (denk aan software);
-- trainingskosten;
-- supportkosten;
-- servicekosten;
-- onderhoudskosten;
-- veiligheidskosten (arbo);
-- beveiligingskosten;
-- down-time kosten;
-- risico(mitigerings)kosten;
-- verwijderingskosten.
W W W. t i j d s c h r i f t a d m i n i s t r a t i e . N L
-- een pc/desktop met eigen besturingssysteem(licentie) en eigen
toepassingsprogrammatuur(licenties);
-- eigen inlogcodes en beveiliging;
-- sterke afhankelijkheid van (functioneren van alle) componenten;
-- veel incidenten, hoge beheerslast;
-- veel down-time;
-- forse beveiligingsrisico’s;
-- delen van andere kantoorsystemen (copiers, printers, telefoon
en dergelijke);
-- moeizame compliancy aan regels;
-- beperkte flexibiliteit;
-- hoge kosten.
Door steeds verdergaande virtualisering wordt de band tussen gebruiker en werkplek dezer dagen steeds losser. We krijgen vanuit
verschillende apparaten toegang tot onze gegevens en de programma’s die we nodig hebben om ons werk te doen; deze worden centraal gehost op een eigen netwerk, al dan niet op eigen systemen.
De moderne werkplek wordt zo in plaats van iets unieks, eigens
en afgeslotens, een dynamische omgeving die elke werknemer op
afroep thuis, onderweg of op kantoor kan openen en gebruiken.
Geen wonder dat steeds meer organisaties kantoren herinrichten
op basis van flexplekken. Thuiswerken wordt zo niet bevorderd,
dan toch met de nodige restricties toegestaan en ondersteund. De
voordelen zijn legio. Tele- en thuiswerken betekent meer flexibiliteit en autonomie voor de werknemers. Open kantoortuinen met
gedeelde flexplekken brengen een aanzienlijke kostenbesparing
met zich mee; onderzoek wijst echter ook uit dat ze soms zorgen
voor concentratieproblemen op het werk. Het is dus zaak om een
keuze voor flexplekken niet alleen op basis van kostenoverwegingen te nemen. Passen de aard van het werk en de medewerkers bij
gedeelde werkplekken? Wat is de feitelijke meerwaarde voor de
organisatie, inclusief de werknemers?
De modernste werkplek biedt medewerkers de mogelijkheid om zowel op eigen als door het bedrijf ter beschikking gestelde hardware
altijd en overal op een veilige manier toegang te krijgen tot voor hen
relevante applicaties en informatie. Via een single-sign-on krijgen zij
eenvoudig een beveiligde toegang tot verschillende applicaties, terwijl collaboration tools en workflow en/of Business Process Management software hen beter en effectiever laat samenwerken. Op
basis van centraal geadministreerde toegangsrechten kunnen zij
veilige apps kiezen uit een ‘company appstore’. De voordelen zijn
legio. Componenten van het systeem gaan langer mee, het totaal
wordt aanzienlijk minder complex en daardoor eenvoudiger en
goedkoper te beheren en te servicen. De flexibiliteit neemt enorm
toe, de complexiteit neemt af, net als de kosten per werkplek.
Conclusie
Een zorgvuldige analyse van de tco (ook wel life cycle cost analysis genoemd) biedt de mogelijkheid tot een onderbouwde schatting van de directe en indirecte kosten van een werkplek, berekend over de gehele economische levensduur ervan. Via abc
krijgt men inzicht in de werkelijke kosten (en kostendrivers), die
zijn gemoeid met de gemiddelde werkplek. Zo kan men de impact
van diverse scenario’s doorrekenen en gericht bezuinigen, dan
wel beslissingen nemen over de nieuwe werkplekken.
Meten is weten, dat geldt ook voor de kosten van de werkplek. Nu
die zo in beweging is, en allerlei nieuwe ontwikkelingen met elkaar strijden om vorm en inhoud te geven aan het nieuwe werken, is het nog belangrijker een goed inzicht te hebben in de kosten. Alleen zo kan men ook op waarde sturen.
33
tijdschrift administratie – nummer 7/8 – juli/augustus 2014