WORD, 61 KB - Gemeente Leiden

B&W-nr. 08.0530, d.d. 10-06-2008
B&W-Aanbiedingsformulier
Onderwerp
Tussenrapportage Anders Werken
BESLUITEN
Behoudens advies van de commissie
Behoudens advies van de commissie
1.
de Tussenrapportage Anders Werken vaststellen
2.
de Tussenrapportage Anders Werken toezenden aan de raad.
Samenvatting
De tussenrapportage geeft aan dat er nu, na ruim 5 maanden, een beter beeld ontstaat om
een realistische uitspraak te doen over de tijd die nodig is om de organisatie na de
reorganisatie op orde te laten komen. In het begin van 2008 zijn wij er nog van uitgegaan dat
rond de zomer de nieuwe organisatie op orde zou zijn. Wij vinden het inmiddels realistischer
om deze datum op 1 januari 2009 te zetten. Een zo grote en belangrijke reorganisatie en de
daarmee gepaard gaande veranderingen moet zorgvuldig gebeuren en kost veel tijd. Dit
betekent overigens dat sommige onderdelen wél rond de zomer op orde zullen zijn, maar wij
(blijven) kiezen voor kwaliteit boven tijd. Veel zal op korte termijn verbeteren maar zaken als
bijvoorbeeld de ontvlechting van de front- en backoffice zal meer tijd vragen. Dit geldt ook
voor de opbouw van met name de beleidsafdelingen. Ervaringen van andere steden
(bijvoorbeeld Zaanstad en Tilburg) laten zien dat hier minstens een jaar voor nodig is om de
organisatie op orde te krijgen.
De klanttevredenheid is licht gestegen, maar voor onze partners in de stad zijn vertrouwde
contactpersonen soms naar andere functies in de organisatie geplaatst en wie
verantwoordelijk is en/of waar te vinden is, is nog niet altijd even helder voor hen.
Aan de gemeenteraad van Leiden
Datum 10 juni 2008
Ons kenmerk
Onderwerp Tussenrapportage Anders Werken
Gemeente Leiden
Bezoekadres Stadhuis
Stadhuisplein 1
Postadres Postbus 9100
2300 PC Leiden
Telefoon 071-5165200
E-Mail [email protected]
Website www.leiden.nl/gemeente
Contactpersoon P.I.M van den Wijngaart
Doorkiesnummer 516 5132
Geachte leden van de raad,
Inleiding
Met deze 2e schriftelijke voortgangsrapportage informeren wij u conform onze eerdere
toezegging over het vervolg van de implementatie van het organisatieveranderingstraject
Anders Werken. In de rapportage van 11 maart 2008 constateerden wij dat de
organisatiewijziging op een aantal onderdelen tot meer knelpunten leidde dan aanvankelijk
was voorzien. In deze rapportage willen wij u o.a. rapporteren over de stand van zaken ten
aanzien van de dienstverlening aan de stad en de samenwerking met de partners in de
stad
Eind dit jaar zal een eerste audit/evaluatie worden gehouden over Anders Werken. De
audit/evaluatie richt zich op de vraag of het bereiken van de beoogde effecten met Anders
Werken zullen worden gehaald.De conclusies hieruit zal begin 2009 aan u worden
aangeboden.
Indien uit deze eerste audit/evaluatie al blijkt dat aanpassingen nodig zijn zullen wij
natuurlijk niet schromen dit te doen. Eind 2009 volgt een uitgebreide evaluatie waaruit
conclusies te trekken te zijn omtrent het slagen van het reorganisatieproject Anders
Werken.
Realistischer beeld
Er is nu, na ruim 5 maanden, een beter beeld ontstaan om een realistische uitspraak te
doen over de tijd die nodig is om de organisatie na de reorganisatie op orde te laten
komen. In het begin van 2008 zijn wij er nog van uitgegaan dat rond de zomer de nieuwe
organisatie op orde zou zijn. Wij vinden het inmiddels realistischer om deze datum op 1
januari 2009 te zetten. Een zo grote en belangrijke reorganisatie en de daarmee gepaard
gaande veranderingen moet zorgvuldig gebeuren en kost veel tijd. Dit betekent overigens
dat sommige onderdelen wél rond de zomer op orde zullen zijn, maar wij (blijven) kiezen
voor kwaliteit boven tijd. Veel zal op korte termijn verbeteren maar zaken als bijvoorbeeld
de ontvlechting van de front- en backoffice zal meer tijd vragen. Dit geldt ook voor de
opbouw van met name de beleidsafdelingen. Ervaringen van andere steden (bijvoorbeeld
Zaanstad en Tilburg) laten zien dat hier minstens een jaar voor nodig is om de organisatie
op orde te krijgen.
Dienstverlening aan de stad
In de vorige rapportage is gemeld dat de stad - de burgers en de bedrijven- geen hinder
ondervond van de gewijzigde organisatiestructuur. Klachten die er zijn, zijn niet direct toe
te wijzen aan de reorganisatie.
Wij stellen vast dat ondanks de reorganisatie en de daarmee gepaard gaande interne
aanloopproblemen de dienstverlening aan de stad ongehinderd doorgaat.
Zeer recent zijn de resultaten bekend geworden van het klanttevredenheidonderzoek, dat
door TNS/NIPO bij circa 90 gemeenten is uitgevoerd. Voor de gemeente Leiden is het
totaaloordeel over de dienstverlening aan de balies (alléén Stadhuis) dat door de klant
werd gegeven in 2008 een 7,7. (in 2007 was dit: 7,6). Leiden scoort hiermee dus hoger
ten opzichte van het jaar daarvoor. Het gemiddelde totaaloordeel van de 100.000 +
gemeenten is een 7,6. De resultaten van klanttevredenheidonderzoeken naar de
telefonische dienstverlening en digitale dienstverlening zijn nog niet bekend, deze worden
eind juni/begin juli verwacht.
Samenwerking met Partners in de stad
De stadspartners worden door leidinggevenden en medewerkers regelmatig gezien en
gesproken. Sommige externe partners geven aan dat zij last hebben van een mogelijke
“interne gerichtheid ” als gevolg van de reorganisatie. Een belangrijk aandachtspunt is dat
partners aangeven moeilijker hun weg te kunnen vinden binnen de nieuwe organisatie.
Vertrouwde contactpersonen zijn soms naar andere functies in de organisatie geplaatst en
wie verantwoordelijk is en/of waar te vinden is, is nog niet altijd even helder voor hen.
Hierover is wel gecommuniceerd, maar te algemeen, en daardoor onvoldoende. De
organisatie zal hier meer aan gaan besteden en voor 1 juli nogmaals op een heldere
manier communiceren richting de partners wie de aanspreekpunten zijn en waar en hoe
deze te bereiken zijn.
Wij zijn onze stadspartners zeer erkentelijk dat zij enige coulance ten opzichte van de
gemeente betrachten omdat ook zij beseffen dat een reorganisatie van deze omvang het
eerste jaar nu eenmaal aanloopproblemen heeft. Wij stellen vast dat we hier nu aandacht
aan moeten geven om meer klachten te gaan voorkomen.
Een concreet punt is de achterstand in de afhandeling van inkoopfacturen, waardoor er
klachten van leveranciers zijn binnengekomen. Door extra capaciteit in te zetten zijn de
problemen hiermee inmiddels opgelost.
Overige onderwerpen
Bestuurlijk – Ambtelijk samenwerking
Ten aanzien van de bestuurlijk - ambtelijke samenwerking hebben wij, samen met de
concerndirectie, een aantal constateringen. Wij zien dat de nieuwe organisatie na 1 januari
later dan verwacht op gang is gekomen. In de eerste twee maanden deden veel
medewerkers nog oude taken en waren bezig met overdracht waardoor de praktische
startdatum voor veel nieuwe functies later is ingegaan. Dit betekent dat de organisatie nu
vanzelfsprekend nog sterk gericht is op het goed overdragen van alle lopende dossiers, dit
verloopt mede als gevolg van vacatures iets trager dan verwacht. Daarnaast is de
aandacht vooral gericht op het op orde brengen van de bedrijfsvoering.
Wij constateren verder dat de productie van beleidsnota’s achterblijft bij de planning die
het college voor zichzelf had gemaakt. Wij zullen onze planning dan ook herzien.
Ook de vernieuwde vormen van samenwerking, vergen noodzakelijke aandacht. Hier en
daar hebben wij gemerkt dat nog bestaande interne gerichtheid oorzaak was van het
vertraagd tot stand komen van beleidsvoorstellen. Ook initiatieven uit de stad vinden nu
minder snel hun weg in de organisatie.
Ten aanzien van de bestuurlijk-ambtelijke samenwerking constateren wij tenslotte dat er
tot op heden nog onvoldoende aandacht is geweest voor een nieuwe manier van
samenwerken tussen raad en college. Anders Werken betekent ook Anders Besturen.
Maar ook hier geldt: niet alles tegelijk. De aandacht is vooral uitgegaan naar de ambtelijke
organisatie, waardoor soms nog oude manieren van samenwerken in stand blijven. De
uitgangspunten van dualisering, waarbij de raad kaderstellend optreedt, het college stuurt
op hoofdlijnen en de lijnorganisatie verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering, zullen de
rest van dit jaar concreter de aandacht moeten krijgen en zullen in de
samenwerkingsrelaties tussen raad en college alsmede tussen college en organisatie
leiden tot “Anders Werken en Anders Besturen”. Graag gaan wij met u in gesprek om
“spelregels” af te spreken in dit kader.
Programma’s en projecten
Als direct uitvloeisel van het college uitvoeringsprogramma (CUP) is inmiddels gestart met
de vormgeving van de programma's binnenstad en bereikbaarheid. Het programma
binnenstad wordt opgesteld in samenspraak met onder andere de partners in de stad en
marktpartijen. De definitieve inhoud van het programma bereikbaarheid gebeurt na
vaststelling van het GVVP. Inmiddels is een team gevormd dat integraal werkt aan
onderwerpen als de parkeervisie, RGL, Rijnlandroute en ringweg Oost.
Cultuurverandering en interne organisatie
De algemene gemeentebrede competentietrainingen zijn bijna voltooid. In het najaar
zullen de tweede fasetrainingen (functiegerichte competenties) gaan starten evenals de
leerkring voor nieuwe beleidsmedewerkers. Andere aspecten van het
cultuurveranderingtraject betreffen de nieuwe manier van leidinggeven: leidinggevenden
zullen meer gaan sturen op bedrijfsvoering en de ontwikkeling van de medewerkers in
plaats van op inhoud. Overigens willen wij er, wellicht ten overvloede, op wijzen dat een
cultuurverandering een continue proces van vele jaren is. Wij beseffen terdege dat hier
een lange adem voor nodig is.
Vacatures en Werving
Van de circa 200 vacatures zijn er in eerste instantie 80 door de concerndirectie als urgent
aangewezen. In april zijn we begonnen met externe werving. Dit doen wij door middel van
diverse wervingskanalen, zoals advertenties in landelijke dagbladen, op internetsites,
carrièrebeurs en het aanboren van netwerken. Er zijn bijna 500 reacties gekomen, voor 2
functies heeft niemand gereageerd.Dit neemt niet weg dat de nog niet ingevulde urgente
vacatures nog steeds een probleem vormt voor de voortgang van het werk. Wij
verwachten dat in/na de zomer er weer een aantal vacatures zullen zijn vervuld.
Overigens zijn een aantal van deze vacatures zijn door interne medewerkers opgevuld.
Verloopcijfers:
Om een beeld te krijgen van het personeelsverloop op dit moment zijn de cijfers van de
periode januari tot en met april 2007 vergeleken met die over dezelfde periode van 2008.
Daaruit blijkt het volgende: in 2007 vertrokken er 39 medewerkers en kwamen er in
diezelfde periode maar 11 nieuwe medewerkers binnen. Dit is te verklaren uit het feit dat
we vorig jaar zeer terughoudend zijn geweest met het aannemen van personeel vanwege
reorganisatie. Vacatures werden toen aangehouden en vaak met tijdelijk personeel
ingevuld.
Van januari tot en met april 2008 stroomden er 48 medewerkers uit (waarvan 33 op eigen
verzoek), maar er kwamen ook 57 nieuwe medewerkers voor terug.
Rollen
De verandering van oud naar nieuw is groot. De ervaring is dat vooral voor de circa 250
medewerkers die opnieuw zijn geplaatst de combinatie van overdragen van oude taken
het oppakken van nieuwe taken én de gewijzigde rolverdeling waarin die taken moeten
worden uitgevoerd spanning, onzekerheid en werkdruk geeft. Overigens heeft het
overgrote deel van de medewerkers (ongeveer 1300) hun oude functie behouden.
Nieuwe 'klussen' worden nog niet soepel opgepakt. Het betekent tevens dat in sommige
gevallen vertraging optreedt.
Tot slot
Tot slot willen wij in deze brief onze waardering uitspreken voor alle medewerkers van de
organisatie omdat zij allemaal hun schouders eronder zetten, loyaal en gemotiveerd
blijven werken voor de stad.
We hebben bewust niet het beeld willen scheppen dat het op dit moment allemaal op
rolletjes loopt en het vanzelf goed zal komen. Hiervoor zal ons en onze medewerkers dit
jaar en volgend jaar nog fors geïnvesteerd moeten worden.
Hoogachtend,
Burgemeester en Wethouders van Leiden,
de Secretaris,
de Burgemeester,