Het inkoopproces

© NEVI
pag.: 1 van 3
code: INP-OPER-kre-002-bl versie 1.1
Het inkoopproces
Het inkoopproces omvat zes stappen. Met de term initiële (of tactische) inkoopfunctie wordt
verwezen naar de eerste drie stappen van het inkoopproces: het specificeren van de
inkoopbehoeften, het selecteren van de leveranciers en het onderhandelen met en
contracteren van de leveranciers. De bestelfunctie omvat de laatste drie stappen van het
inkoopproces: het bestellen, het bewaken op juiste levering en de nazorg.
afbeelding: het inkoopproces - begrippen
reactief
pro-actief
technisch-commercieel
logistiek/administratief
initiële/tactische inkoopfunctie
bestelfunctie
specificeren
selecteren
contracteren
bestellen
bewaken
nazorg
afbeelding: het inkoopproces - managen van raakvlakken (bron: Van Weele)
Specificeren
Selecteren
Contracteren
Bestellen
Taak inkoop
• doen specificeren • adequate
• opstellen contract • zorgdragen
behoefte
leverancierskeuze
bestelling
Aspecten
• functionele
specificatie
• wijzigingenbeheer
• inbreng
leverancierskennis
Documenten
• leveranciers• inkooporderkeuzevoorstel
specificatie
• norm-/specificatiebladenbeheer
• wijzigingsprocedures
• kennis contract• prekwalificatie
voorwaarden
leveranciers
• aanvraag offertes • onderhandeling• leverancierskeuze vaardigheden
• eindredactie
• contract
Bewaken
Nazorg en
evaluatie
• (doen) bewaken
uitstaande orders
+ orderafhandeling
• afhandelen
geschillen,
vastleggen
ervaring +
terugkoppeling
• ontwerpen
bestelroutines
• orderbewaking
• ‘trouble-shooting’
• claimafhandeling
• dossiervorming
• opdrachtevaluatie
• bestel-/orderbon
• ‘overdue’-lijst
• vendorrating
• ‘afkeurrapportage’ score
• vendorranking
score
© NEVI
pag.: 2 van 3
code: INP-OPER-kre-002-bl versie 1.1
Stap 1: specificeren
Een specificatie is een omschrijving van de eigenschappen waaraan de in te kopen
producten of diensten moeten voldoen om te beantwoorden aan het gestelde gebruiksdoel.
afbeelding: soorten specificaties
functionele
specificatie
conceptspecificatie
detailspecificatie
technisch
commercieel
logistiek
kwaliteit
juridisch
…
De functionele specificatie beschrijft de functies die het product of de dienst moet vervullen
voor de gebruiker, ofwel: wat moet het product doen? Functionele specificaties zeggen
niets over ‘hoe’ deze behoefte dient te worden gerealiseerd. De functionele specificatie kan
heel algemeen, kort en bondig zijn. Een functionele specificatie laat een grote vrijheid aan
de leveranciers.
De conceptspecificatie geeft al iets nauwkeuriger aan op welke manier de behoefte kan
worden gerealiseerd. De conceptspecificatie vertaalt de functionele specificatie voor de
meest kritische of strategische basisbestanddelen. Men specificeert echter geen details.
De detailspecificatie (ofwel het pakket van eisen) zegt op een heel gedetailleerde manier
hoe de conceptspecificatie verder moet worden gerealiseerd. Een detailspecificatie geeft
heel wat minder vrijheid aan diegene die verantwoordelijk is voor de invulling ervan.
Alle fasen van de specificatie zijn opgebouwd uit verschillende blokken:
• De technische specificatie beschrijft de technische en technologische eigenschappen.
• De commerciële specificatie beschrijft de commerciële elementen, zoals prijszetting,
mogelijke kortingen, inruilcondities en betalingstermijn.
• De logistieke specificatie beschrijft de voorwaarden waaronder de levering dient te
gebeuren, wat de leveringstermijn is, wat de reactietermijn is, waar de voorraden komen
te liggen, hoe snel reserveonderdelen kunnen worden verkregen, hoe de afvoer van
verpakkingsmateriaal is geregeld, enzovoort.
• De kwaliteitsspecificatie beschrijft kwaliteitsborgingsystemen, kwaliteitsnormen en
keuringseisen.
• In de juridische specificatie worden rechten en plichten beschreven van de verschillende
partijen en wat er dient te gebeuren bij een conflict of onvoorziene omstandigheid.
© NEVI
pag.: 3 van 3
code: INP-OPER-kre-002-bl versie 1.1
Stap 2: selecteren
Als eenmaal de behoefte definitief en volgens alle regels van de organisatie is vastgelegd
(specificaties, kwantitatieve behoefteberekening, budget, tekeningen, handtekening van de
bevoegde instantie, enzovoort) is het tijd om de leverancier te selecteren. Overigens
overlapt deze fase in de praktijk vaak deels met de specificatiefase. In de meeste gevallen
doorloopt het selectieproces een aantal stappen:
• Marktonderzoek, vaststellen van de mogelijke potentiële leveranciers.
• Opstellen van een ‘bidders list’, uit de lijst van potentiële leveranciers een keuze maken.
• Het aanvragen van offertes, geven en vragen van informatie.
• Vergelijken van offertes en kiezen van de leverancier, op basis van gunningscriteria de
ontvangen offertes onderling vergelijken en de beste oplossing kiezen.
Stap 3: contracteren
Als de offertes nog niet optimaal aansluiten bij de wensen, is het nu zaak om met de
gekozen leverancier (of met de beste twee/drie) te gaan onderhandelen, voor zover de bij
het offreren gemaakte afspraken dat toelaten. Vervolgens wordt de finale keuze gemaakt
en het contract opgesteld.
Stap 4: bestellen
Veel goederen en diensten worden ingekocht door middel van een inkooporder. Deze order
is tevens de opdracht tot levering van een bepaalde hoeveelheid op een bepaald tijdstip
(bestelling). Er is echter steeds vaker sprake van een raamcontract of een afroepcontract
waarop kan worden besteld. Dat bestellen hoeft absoluut niet altijd door de inkoper te
worden gedaan. Het is soms efficiënter om de bestellingen te laten verrichten door of
namens de opdrachtgever, interne klant of budgethouder. Deze zijn immers de directe
gebruikers van de in te kopen goederen of diensten.
Stap 5: bewaken
Vervolgens moet worden bewaakt of de bestelde producten en diensten ook daadwerkelijk
worden geleverd. Dat kan variëren van simpelweg op de afgesproken datum controleren of
er is geleverd (bij eenvoudige bestelingen), via rappelleren, tot een uitgebreide
communicatie en rapportage (bij complexere projecten).
Stap 6: nazorg en evaluatie
De goederen of diensten zijn in goede orde geleverd en inmiddels, na keuring of inspectie,
door de interne klant geaccepteerd. De leverancier heeft zijn plicht gedaan en zal een
factuur zenden volgens de overeengekomen clausules in het contract. De crediteurenafdeling zal deze factuur verder afwikkelen door na te gaan of de factuur correct is qua
prijscondities en aantallen, of de goederen/diensten daadwerkelijk zijn ontvangen en of de
ontvangen goederen/diensten kloppen met hetgeen is besteld.
Er resteren na de betaling twee taken:
• Het bijwerken van het inkoopdossier, archiveren van relevante stukken en
documentatie.
• Het bijwerken van de leveranciersgegevens. De prestaties van de toeleverancier
moeten (al dan niet automatisch) worden bijgeschreven in het vendorratingsysteem.
Hierin worden alle prestaties van met name de belangrijkste leveranciers bijgehouden
om toekomstige leverancierskeuzes gemakkelijker te maken of om verbetertrajecten te
starten. Dit is een onderdeel van leveranciersmanagement.