Profiel externe deskundige

Subcommissie Generieke Informatievoorziening
Adres
Prins Willem-Alexanderhof 20
2595 BE Den Haag
Postbus 90520
2509 LM Den Haag
T algem.
070 331 54 00
T inlicht.
070 331 55 54
F
070 331 54 99
www.nationaalarchief.nl
profiel externe deskundige
Royal Bank of Scotland
56 99 99 901
Iban nr NL79RBOS569999901
Bic code RBOSNL2A
Contactpersoon
Notitie Profiel externe deskundige
Inleiding
Met de inwerkingtreding van het gewijzigd Archiefbesluit (Ab) wordt de inbreng
die de Raad voor Cultuur had ten aanzien van selectielijsten vervangen door die
van een externe deskundige die door de zorgdrager die een selectielijst wil
indienen vooraf bij het proces betrokken wordt. In het wijzigingsbesluit Ab zijn
voorschriften opgenomen waar een deskundige aan moet voldoen.
Datum
26 november 2012
Auteur
P. van Koetsveld
In deze notitie wordt uiteengezet welke richtlijnen door het Nationaal Archief
worden gehanteerd bij de beoordeling of de deskundige aan de eisen voldoet.
Voor deze beoordeling laat het Archiefbesluit ruimte. Daarnaast wordt er
toelichting gegeven bij de procedure voor benoemen van de deskundige en de
wijze waarop deze bij het ontwerp betrokken wordt.
Juridisch kader
Procedure benoeming
De deskundige wordt voorgedragen door de twee overige betrokkenen; zijnde
degene die op grond van zijn verantwoordelijkheid voor de informatiehuishouding
is aangewezen en de beheerder van de archiefbewaarplaats. Deelnemers op
rijksniveau zijn de algemene rijksarchivaris en van de zijde van de zorgdrager, de
CIO (artikel 3a, eerste lid Ab). Het overleg dat met deze functionarissen wordt
gevoerd is het strategisch informatieoverleg (SIO). Deskundigen die door het Rijk
betrokken worden, worden benoemd door de minister van OCW.
Betrokkenheid
De betrokkenheid van de deskundige bij het ontwerpen van een selectielijst is
vormvrij. De deskundige kan zijn inbreng schriftelijk of mondeling leveren. De
inbreng van een deskundige is geen advies in de zin van de Algemene wet
bestuursrecht. Daarom wordt in deze notitie de term advies niet gebruikt.
Voorschriften
In het gewijzigd Ab worden twee soorten voorschriften gegeven over de
deskundige.
Pagina 1 van 4
Datum
26 november 2012
1 - Er worden eisen gesteld aan de betrekking tussen deskundige en betrokken
zorgdragers. Om de onafhankelijkheid van de deskundige te waarborgen worden
er voorgeschreven dat een deskundige geen werkzaamheden kan verrichten voor
de zorgdrager die indient of die hem benoemt. (artikel 3a, tweede lid Ab)
2 - Er worden eisen gesteld aan de deskundigheid. De persoon die betrokken
wordt moet deskundig zijn op het terrein van de relatie tussen burger en overheid
en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie (artikel 3, eerste lid,
onder d Ab). Daarnaast wordt gesteld dat een deskundige bij voorkeur kennis
heeft van de beleidsterreinen waarop de indienende zorgdrager actief is (nota van
toelichting onder 2.2).
Onafhankelijkheid
Op grond van artikel 3, tweede lid Ab verricht de deskundige buiten zijn werk als
deskundige op basis van het Ab geen werkzaamheden voor de zorgdrager die
hem/haar betrekt bij het ontwerpen.
Toelichting
Deze bepaling betekent dat de externe deskundige niet werkzaam kan zijn bij de
betrokken zorgdrager. Dat wil zeggen hij kan geen dienstverband of aanstelling
kan hebben bij de zorgdrager. De deskundige kan ook niet in opdracht van de
zorgdrager werken. Indien er sprake is van dienstverband of aanstelling op
opdrachtbasis kan het voorkomen dat de zorgdrager de beoogde deskundige
aanwijzingen geeft over de werkzaamheden, de inhoud van de werkzaamheden en
het resultaat van de werkzaamheden. Het is in die situatie voor de deskundige
vrijwel onmogelijk nog een onafhankelijke positie in te nemen.
Verder is het af te raden een deskundige aan te trekken die als inhoudelijk of
juridisch adviseur werkzaam is bij één van de kerndepartementen of
uitvoeringsdiensten. De reden hiervoor is dat er in toenemende mate sprake is
van mobiliteit binnen de rijksdienst. Hierdoor ontstaat de situatie dat er voor een
deskundige die werkzaam bij het ene departement gezien zijn mogelijkheid tot
mobiliteit heel gemakkelijk een belang kan ontstaan bij het departement dat hem
om advies vraagt. Of de ambtenaar in kwestie daadwerkelijk in dienst treedt bij
de zorgdrager die hij of zij eerder adviseerde, is minder van belang dan dat de
kans erop reëel is. Voor deskundigen die niet werkzaam zijn in de rijksdienst is
deze kans veel kleiner.
Wel kan een deskundige:
werkzaam zijn voor bij of krachtens de wet ingestelde organen met
adviserende of toezichthoudende taken zoals adviescolleges,
toezichthouders of bezwarencommissies van andere zorgdragers;
via vacatieregelingen andere taken voor de betrokken zorgdragers
verrichten;
via vacatieregelingen voor andere zorgdragers taken verrichten;
In bovengenoemde werkrelaties kan een deskundige namelijk onafhankelijk
opereren. Een deskundige wordt in deze situaties juist aangezocht, om vrij van
dwingende aanwijzingen, buiten de hiërarchie om, advies te geven, toezicht te
houden of bezwaren te behandelen. Dit geldt ook voor personen die in het
verleden werkzaam zijn geweest voor de betrokken zorgdragers maar dat nu niet
meer zijn.
Pagina 2 van 4
Datum
26 november 2012
Expertise
Op grond van artikel 3, eerste lid, onder d, Ab is de onafhankelijke persoon
deskundig op het gebied van de relatie tussen burger en overheid en het belang
van overheidsinformatie voor deze relatie.
Toelichting
Blijkens de Nota van toelichting, paragraaf 2.2 heeft een deskundige bij voorkeur
kennis van het beleidterrein waarop de zorgdrager actief is. De deskundigheid op
het gebied van de relatie overheid - burger en het belang van overheidsinformatie
zoals omschreven in artikel 3, eerste lid onder d Ab, moet echter het zwaarst
wegen bij selectie van kandidaten. Bij deze deskundigheid moet men denken aan
deskundigheid op het gebied van informatierecht, ombudswerk, politiek,
burgerschap of openbaar bestuur. Deze kennis kan aangetoond worden door
publicaties of werkervaring. Een kandidaat met deze deskundigheid kan ook
inbreng leveren op beleidsterreinen waar hij geen specifieke expertise aan kan
tonen.
Met kennis over de beleidsterreinen waarop de betrokken zorgdrager actief is,
wordt bedoeld kennis van het handelen van de overheid (i.t.t. vakinhoudelijke
kennis over onderwerpen waar overheidshandelen op van invloed is). Deze kennis
kan aangetoond worden door publicaties of werkervaring. Een kandidaat met
kennis van het beleidsterrein maar zonder bovengenoemde deskundigheid kan op
het beleidsterrein inbreng leveren, maar niet op een ander terrein waar hij geen
kennis van heeft.
Het aantrekken van deskundigen is van veel factoren afhankelijk. Er zal een
netwerk aan deskundigen moeten worden opgebouwd. Ook moet ervaring worden
opgedaan met de inzet van een onafhankelijk deskundige en wat voor inbreng van
de deskundige wordt gevraagd.
Dit kan ertoe leiden dat - zeker in het eerste jaar van uitvoering van het
Archiefbesluit – de deskundigen (nog) qua deskundigheid niet volledig voldoen
aan de vereisten van het Archiefbesluit.
Procedure benoemen
Bij inrichting van het SIO wordt door de CIO (of een andere functionaris die door
de zorgdrager is aangewezen) en de ARA een voordracht besproken. Daarbij kan
het zijn dat een deskundige in het netwerk van de zorgdrager en/of in het netwerk
van het Nationaal Archief wordt gezocht. Anders dan bij het advies van de Raad
van Cultuur wordt de onafhankelijk deskundiger betrokken bij het ontwerpen, dus
voordat een selectielijst ter inzage wordt gelegd.
De benoeming van de deskundige(n) moet afgerond zijn voordat een selectielijst
vastgesteld kan worden. Voor elke vaststellingsprocedure geldt dat de
onafhankelijk deskundige de tijd en gelegenheid dient te krijgen om een
onderbouwde inbreng te leveren aan het overleg.
Betrokkenheid deskundige
De inbreng van de deskundige kan mondeling of schriftelijk. Het Ab geeft daar
geen regels voor.
In het verslag op grond van artikel 5 Ab moet de inhoud van het overleg met de
deskundige worden beschreven. Ook als de onafhankelijk deskundige een
Pagina 3 van 4
Datum
26 november 2012
schriftelijke inbreng heeft gedaan, moet de verwerking daarvan worden
verantwoord in het verslag van het gevoerde overleg.
Één of meer deskundigen
Nota van toelichting, paragraaf 2.2 Ab: “Overigens kan ervoor worden gekozen
om gelet op de omvang of diversiteit van de taakuitvoering van de zorgdrager
meer dan één externe deskundige aan te trekken. Tevens is mogelijk dat één
persoon de rol van externe deskundige voor meer dan één zorgdrager vervult.”
Toelichting
Een zorgdrager kan meer dan één deskundige betrekken bij het ontwerpen van
een selectielijst. Er kunnen omstandigheden zijn waarbij de betrokkenheid van
meer dan één deskundige gewenst is. Als het moeilijk is om een deskundige met
voldoende expertise te vinden, kan men een tweede betrekken om de expertise
aan te vullen. Daarbij kan men denken aan de betrokkenheid van een deskundige
met een algemene kennis van het belang van overheidsinformatie in relatie met
de burgers, waarbij de expertise wordt aangevuld door een deskundige met
specifieke kennis van het beleidsterrein.
Of er één of meer deskundigen worden betrokken is ter beoordeling van twee
overige deelnemers aan het SIO.
Anderzijds is het ook mogelijk een deskundige voor meer dan een selectielijst te
betrekken door een of meer zorgdragers. Zorgdragers bijvoorbeeld die binnen een
beleidsterrein of taakgebied opereren kunnen een deskundige die door een van
hen is betrokken, `delen’. Zo kan een deskundige die door het ministerie van
SZW is betrokken ook optreden voor bijvoorbeeld de Sociale Verzekeringsbank.
Het is te verwachten dat het Nationaal Archief een goed overzicht heeft van de
inzet en expertise van de deskundigen. Het nationaal Archief is daarom in de
positie om op het `delen’ van deskundigen te wijzen.
,
()
Pagina 4 van 4