Project-, Programma- en AdviesCentrum Resultaten

Project-, Programma- en AdviesCentrum
Resultaten die eruit springen
PPAC
Binnen Veiligheid en Justitie groeit het belang van projectmatig en programmatisch werken. Ook neemt de
behoefte toe om medewerkers flexibel in te zetten. Het Project-, Programma- en AdviesCentrum (PPAC)
biedt naast projectmanagement, programmamanagement en advies daarover, ook coaching, procesbegeleiding en kennisoverdracht. Onze ambities ten aanzien van onze brede dienstverlening zijn
vastgelegd in onze missie:
Project- en programmamanagement en het adviseren daarover is ons vak. Op basis van de principes van project- en
programmamanagement helpen wij onze opdrachtgevers hun doelen en resultaten te bereiken. Wij zijn van Veiligheid en
Justitie en daarbinnen breed actief. Wij kennen ook de ontwikkelingen in de markt. Wij voelen ons verantwoordelijk om uw
opdracht zelfstandig op te pakken en het proces te organiseren dat nodig is voor een resultaat ‘dat eruit springt’. Samen
werken wij aan kwaliteit. Deze kenmerken bepalen de professionaliteit van ons centrum en maken ons tot een goede partner
om in te huren. Wij zijn een inspirerende werk- en leeromgeving voor medewerkers die zich willen toeleggen op resultaatgericht werken.
Het PPAC van Veiligheid en Justitie is een intern team van flexibel in te zetten projectmanagers,
programmamanagers en projectsecretarissen. We verzorgen project- en programmamanagement en
adviseren opdrachtgevers op het departement en in de taakorganisaties over projectmatig en
programmatisch werken. Met onze werkwijze helpen wij onze opdrachtgevers hun doelen en resultaten te
bereiken. De ervaring die we hebben met project- en programmamanagement dragen we over op medewerkers en managers, onder andere door adviezen op maat. Daarmee willen we het projectmatig,
programmatisch en resultaatgericht werken binnen Veiligheid en Justitie een impuls geven.
We werken voor opdrachtgevers binnen Veiligheid en Justitie
die:
• Een project- of programmamanager willen inhuren, waar
nodig met een projectsecretaris ter ondersteuning.
• Advies willen over de inrichting en/of de sturing van hun
project of programma.
• Een begeleider of facilitator zoeken voor een groepsproces,
zoals een workshop, intervisiebijeenkomst of veranderproces.
• Een sparringpartner of coach zoeken voor een eigen medewerker die een project of programma leidt of als projectsecretaris fungeert.
• Een workshop of incompany training willen organiseren over
projectmatig of programmatisch werken, of hun medewerkers
kennis willen meegeven over de tools die daarbij worden
ingezet.
• Een eigen projectmanager, programmamanager of projectsecretaris bij het PPAC willen detacheren binnen de flexibele
ring van PPAC, zodat hij/zij tijdelijk via het PPAC breder
inzetbaar is.
Aanpak op maat
Geen project of programma is hetzelfde en daarom bepaalt uw
vraag onze aanpak. De werkwijze, methoden en technieken die
we toepassen, sluiten steeds zoveel mogelijk aan bij het
onderwerp en bij de politiek-bestuurlijke omgeving van
Veiligheid en Justitie. We gebruiken werkwijzen die we zelf
hebben ontwikkeld, op basis van onze visie en filosofie over
project- en programmamanagement in Veiligheid en Justitie
stijl, maar ook op basis van methoden die (inter)nationaal tot de
standaarden voor projectmatig en programmatisch werken
behoren en hun waarde dus al hebben bewezen.
Uw vraag bepaalt ook onze inzet. Zowel in capaciteit als in de
benodigde kennis en ervaring van de betrokken medewerker(s).
Onze inzet is eenvoudig te organiseren, omdat we intern
inhuurbaar zijn. De tarieven die we hanteren, zijn aanzienlijk
lager dan de tarieven die vergelijkbare externe bureaus
hanteren.
Bij het PPAC staat professionaliteit voorop. De medewerkers zijn
zorgvuldig geselecteerd op hun ervaring in project- en/of
programmamanagement. Daarnaast volgen alle PPAC medewerkers een opleidingsprogramma, bestaande uit PRINCE 2 en
Projectmatig Creëren 2.0 voor projectmanagement en MSP en
Programmatisch werken van Twynstra Gudde voor programmamanagement. Daarnaast doen alle PPAC’ers aan intervisie en zijn
er vier keer per jaar zogenoemde vakdagen, waarin de PPAC
medewerkers gezamenlijk werken aan hun professionalisering.
Als medewerkers binnen Veiligheid en Justitie kennen we de
organisatie, de werkterreinen, de cultuur en de verhoudingen.
In ons denken en handelen laten we ons leiden door kernwaarden die onze eigen aanvulling vormen op de kernwaarden
die Veiligheid en Justitie hanteert:
• Resultaatgerichtheid
• Transparantie in intentie en aanpak
• Klantgerichtheid en responsiviteit
• Effectief samenwerken
• Proces- en teamgericht leidinggeven
• Innovatief en creatief in denken en doen
Het PPAC voldoet aan de groeiende vraag binnen Veiligheid en
Justitie naar tijdelijk project- of programmamanagement met een
flexibel aanbod van projectmanagers, programmamanagers en
projectsecretarissen. Daarmee maken we de inhuur van externen zo
veel mogelijk overbodig en zorgen we dat kennis over projectmatig
en programmatisch werken behouden blijft binnen Veiligheid en
Justitie.
Projecten en programma’s
Het PPAC biedt mensen die over de kwaliteiten, kennis en
ervaring beschikken om uw project of programma tot een
succesvol einde te brengen. Bijvoorbeeld wanneer de
benodigde capaciteit in uw organisatie ontbreekt. Wanneer u
iemand zoekt die specialistische kennis en expertise kan
inbrengen. Of wanneer u vindt dat uw project of programma
is gebaat bij een projectmanager of programmamanager die
niet aan uw organisatie(onderdeel) is verbonden.
We mogen ons inmiddels professionele procesmanagers
noemen met een brede kijk op de beleidsterreinen van
Veiligheid en Justitie. Met een mooie staat van dienst in het
managen van beleidsprojecten, uitvoeringsprojecten,
bedrijfsvoeringprojecten en (inter)departementale programma’s. Onze ervaring stellen wij graag ter beschikking
aan een team om uw project of programma naar het
gewenste resultaat te leiden.
Projectmanagers van het PPAC
zijn geoefende procesmanagers.
Een goed georganiseerd en
bewaakt proces is een
voorwaarde voor een
inhoudelijk geslaagd
projectresultaat.
Projectmanagement
Een project is een tijdelijke organisatievorm waarbij mensen en
middelen flexibel worden ingezet om een concreet resultaat te
bereiken, gedefinieerd door doelen en met gespecificeerde
beperkingen in kosten en tijd.
De PPAC projectmanager is verantwoordelijk voor het
bereiken van het projectresultaat. De PPAC projectmanager
werkt naar het projectresultaat toe door een gerichte inzet
van de projectteamleden en door te zorgen voor een goede
onderlinge samenwerking. Ook het evenwichtig samenstellen van het projectteam, waarmee recht wordt gedaan
aan de belangen van de gebruikers van het resultaat en de
leveranciers, is een taak van een PPAC projectmanager. De
projectmanager adviseert bovendien de opdrachtgever over
te nemen beslissingen.
In veel gevallen werkt de projectmanager samen met één
van de PPAC projectsecretarissen aan een project. De
projectsecretaris speelt een centrale rol bij de projectplanning, de voortgangsbewaking en het goed laten
verlopen van de dagelijkse gang van zaken.
Programmamanagement
Advisering
Het PPAC ziet een programma als een geheel van meerdere
onderling verbonden projecten en activiteiten, gericht op het
realiseren van één of meer strategische organisatiedoelen.
Programma’s en projecten zijn verandertrajecten bij uitstek. Het
PPAC levert niet alleen projectmanagers en projectsecretarissen
om die verandering voor u te realiseren, maar ook ervaren
adviseurs die u helpen de gewenste verandering zelfstandig te
realiseren.
Daar waar een project gericht is op het realiseren van vooraf
bepaalde resultaten, richt een programma zich op één of
meer strategische doelen. Een programma is daardoor
doorgaans complexer dan een project. Bij een programma
wordt bewust gekozen voor een evoluerende benadering.
Dit betekent dat regelmatig wordt getoetst of de projecten
en activiteiten die in het programma worden uitgevoerd,
nog bijdragen aan het realiseren van het strategische doel.
Gaandeweg kunnen nieuwe projecten of activiteiten
worden geïnitieerd of lopende trajecten worden beëindigd.
Een PPAC programmamanager werkt altijd in een complexe
structuur met meerdere projectmanagers en hun respectievelijke projectteams, opdrachtgevers en stuurgroepen. Hij
mengt zich niet rechtstreeks in die relaties, maar
organiseert samenhang, bijvoorbeeld door alle betrokken
projectmanagers regelmatig bij elkaar te laten komen voor
integrale afstemming.
Denkt u na over het projectmatig ontwikkelen van nieuw
beleid? Of wilt u weten welke methoden en technieken u
het beste in uw programma kunt inzetten om de gewenste
veranderingen optimaal te verankeren? Onze PPAC
adviseurs leveren een onafhankelijk en deskundig advies op
maat. Ze baseren zich daarbij op de rijke ervaring van het
PPAC met het opzetten en managen van projecten en
programma’s en onze kennis van de organisatie van
Veiligheid en Justitie, de werkterreinen en de cultuur.
Onze PPAC adviseurs adviseren onder andere over de opzet,
inrichting, beheersing en afronding van een project of
programma. Het opstellen of reviewen van een businesscase, blueprint, plan van aanpak, kwaliteitsplan, risicoanalyse en andere belangrijke project- of programmadocumenten behoort uiteraard ook tot de mogelijkheden.
Daarnaast kunnen wij u als onafhankelijke en deskundige partij
ondersteunen bij groepsprocessen, bijvoorbeeld workshops,
missie- en visietrajecten en brainstormsessies, ter bevordering
van projectmatig of programmatisch werken.
Kennis en tools
Hoe pakt u een project of programma aan? Welke valkuilen
moet u vermijden? Hoe houdt u rekening met de eisen die de
organisatie en omgeving stellen aan de inrichting en uitvoering
van een project of programma? Wij weten het uit ervaring.
Van sparringpartner tot coach
De ervaren projectmanagers van het PPAC ondersteunen
regelmatig medewerkers binnen Veiligheid en Justitie die zelf
een project of programma leiden. De ene keer als sparringpartner, op afgebakende vraagstukken. De andere keer als
coach, waarbij de projectmanager of programmamanager voor
langere duur in de eigen rol wordt begeleid. Een goede klik
tussen de medewerker en de sparringpartner/coach is van
fundamenteel belang voor het behalen van het gewenste
resultaat. Er vindt daarom altijd eerst een intake met beide
partijen plaats.
We stellen onze kennis graag ter beschikking aan iedereen die
bij Veiligheid en Justitie werkt aan een project of programma.
Op onze pagina op Justitieweb vindt u kennis en instrumenten
die in ons vakgebied breed worden toegepast. Maar ook
werkwijzen die we zelf hebben ontwikkeld en die zijn
afgestemd op de praktijk van Veiligheid en Justitie.
Hoe werkt het?
Hoewel er wereldwijde standaarden bestaan voor projectmatig
en programmatisch werken, kan er geen sprake zijn van één
‘standaardaanpak’ voor elk project of programma. Elke
opdracht vraagt om een oplossing op maat. Wilt u samenwerken met het PPAC, dan bespreekt één van onze accountmanagers graag uw wensen en onze mogelijkheden met u.
Na de eerste intake met onze accountmanager volgt een
gesprek met een mogelijke kandidaat vanuit het PPAC om te
bezien of er een match is tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Als dat het geval is, doen we een voorstel voor de
aanpak van het project, programma of advies en geven aan
hoeveel tijd en welke middelen nodig zijn.
U als opdrachtgever betaalt het PPAC een vergoeding voor
de geleverde inzet via interne verrekening. De vergoeding is
afhankelijk van de ervaring van de PPAC medewerker die
wordt ingezet. Overigens is inhuur via het PPAC aanzienlijk
goedkoper dan het inschakelen van een vergelijkbaar extern
bureau. Actuele informatie over onze tarieven vindt u op
Justitieweb en is verkrijgbaar bij onze backoffice.
Wilt u gebruik maken van onze diensten? Neem dan contact op
met de backoffice van PPAC voor het maken van een afspraak,
telefoon (070) 370 6995 / 7851
Medewerkers van Veiligheid en Justitie vinden meer informatie
over het PPAC op Justitieweb:
http://justitieweb.minjus.nl/ppac/
Onze ervaring met projectmatig
werken dragen we over op de
medewerkers van Veiligheid en
Justitie. Daarmee willen we het
projectmatig en resultaatgericht
werken binnen Veiligheid en
Justitie een impuls geven.
Project-, Programma- en AdviesCentrum (PPAC)
Telefoon: (070) 370 6995 / 370 7851
E-mail: [email protected]
Medewerkers van Veiligheid en Justitie vinden
meer informatie over het PPAC op Justitieweb:
http://justitieweb.minjus.nl/ppac/
Dit is een uitgave van:
Ministerie van Veiligheid en Justitie
Postbus 20301 | 2500 eh Den Haag
www.rijksoverheid.nl/venj
November 2010 | Publicatienr: j-5700