Inzicht in acquisities en cashflow statements bij

*O[JDIUJOBDRVJTJUJFTFODBTIýPX
TUBUFNFOUTCJK"BMCFSUT
INZICHT IN ACQUISITIES EN CASHFLOW STATEMENTS
Voor Aalberts Industries, met 80 acquisities in de afgelopen 20 jaar, is het kunnen verwerken van acquisities
in de consolidatie essentieel. Automatische cashflow statements en periodiek consolideren maken dit
mogelijk. Daarbij zorgt het in één hand houden van consultancy, hosting en beheer voor een betrouwbaar en
flexibel consolidatiesysteem.
Tekst: Danielle Gruijs - Springfish
“Eind 2006 liepen we tegen de beperkingen van ons vorige consolidatiesysteem aan, met name rondom analyse en rapportage,” vertelt
John Eijgendaal, CFO van Aalberts Industries. Aalberts Industries, opgericht in 1975 en beursgenoteerd sinds maart 1987, is een
internationaal actieve specialist in industriële producten, systemen en processen met hoogwaardige technologische kennis.
De keuze viel op SAP BPC, destijds nog onder de naam Outlooksoft. Een belangrijke afweging was het kunnen verwerken van
acquisities en het centraal onderhoud van de applicatie. “We doen meerdere acquisities per jaar, de afgelopen 20 jaar hebben we 80
bedrijven overgenomen,” zegt John Eijgendaal. “We hebben nu 150 locaties wereldwijd, 23 jaar geleden waren het er 5. In het vorige
systeem konden we de acquisities maar met beperkte functionaliteit kwijt. Zo moesten we bijvoorbeeld via Excel gedeeltelijk
handmatig een cashflow statement maken.”
PERIODIEKE CONSOLIDATIE
“In de tweede fase van de implementatie hebben we een automatische berekening van de overnamebalans ingebouwd; het ‘periodiek
consolideren’,” zegt Alwin Berkhout, consultant bij Finext en vanaf het eerste contact nauw betrokken bij het project. “Denk bij
periodieke consolidatie niet alleen aan het automatisch verwerken van de juiste beginstanden, het corrigeren van de movements en
het behouden van de historie van acquisities, maar ook aan het converteren van local currency met behulp van zogenaamde ‘fixed
rates’.”
“WE KUNNEN NU DE KOERSVERSCHILLEN IN DE AFGELOPEN JAREN
LATEN ZIEN, ZOWEL IN EQUITY ALS CASHFLOW STATEMENTS”
Periodieke consolidatie geeft Aalberts Industries de mogelijkheid om automatische cashflow statements te genereren. “We hebben de
contributie aan de consolidatie groepen zo ingericht, dat je ze van maand tot maand kunt organiseren en de periodieke consolidatie
kunt laten werken,” vertelt Ad de Greef, Group Controller bij Aalberts Industries. “Daarnaast worden de posten 100% automatisch
verwerkt, ook richting de cashflow.”
“De koersverschillen worden er nu uitgefilterd, waardoor je de werkelijke cashflow krijgt, wat een enorme verbetering is. Hiervoor
waren de koersverschillen onderdeel van alle cashflow mutaties, nu worden de koersverschillen uit de individuele cashflow mutaties
gefilterd en gepresenteerd op één post,” vult John Eijgendaal aan. “Onze audit trail wordt hiermee ook beter. We kunnen nu de
koersverschillen in de afgelopen jaren laten zien, zowel in equity als cashflow statements. Zeker met onze exposure in de VS en de UK
is dit belangrijk.”
ACQUISITIES EN CURRENCY UPDATES
Het geautomatiseerd verwerken van acquisities en currency updates is een groot verschil met de oude situatie. “Bij acquisities
moesten we voor alle 30 reporting units handmatig separate applicaties inclusief data uitsturen,” vertelt Ad de Greef. “Dit deden we
een paar keer per jaar.” “Ook bij currency updates deden we dit vroeger handmatig,” vult John Eijgendaal aan. “Iedereen werkt nu
met dezelfde actuele exchange rates.”
“Bovendien kunnen we ‘What if’-analyses doen waar de koersomrekeningen in verwerkt zijn. Daarmee hebben we zicht op de
autonome groei zonder koersverschillen,” vertelt John Eijgendaal verder. “Het is een technisch hoogstandje, maar als gebruiker
ervaar je de complexiteit niet. Dan zie je alleen automatisch de cashflow eruit rollen.”
“De periodieke consolidatie levert ons een kortere doorlooptijd, snellere analyses en snellere acties op,” vertelt John Eijgendaal.
“Bovendien is de kwaliteit van de data enorm verbeterd.” “Door gebruik te maken van diverse validaties, is de kwaliteit al goed op het
moment dat de cijfers vanuit de groepsmaatschappijen worden aangeleverd, ” vult Alwin Berkhout aan.
Er is nog een ander voordeel voor de groepsmaatschappijen. “Er zijn groepsmaatschappijen die lokaal meerdere entiteiten moeten
consolideren, vaak ook in meerdere valuta. Zij kunnen dit nu binnen dezelfde tijdspanne realiseren als de enkelvoudige entiteiten,“
zegt John Eijgendaal.
John Eijgendaal (Aalberts Industries)
GEBRUIKSVRIENDELIJK
Ook de eindgebruikers zijn enthousiast over de mogelijkheden van het rapportage & consolidatiesysteem. “Bij de start hebben we 60 70 collega’s in house getraind. Die waren meteen enthousiast, omdat het systeem gebruiksvriendelijk is, met een herkenbare Excel
functionaliteit,” zegt Ad de Greef. “Nieuwe gebruikers werken zich snel in; ze kunnen na een korte kennismaking onmiddellijk aan de
slag.” “We maken gebruik van een combinatie van handmatige input schedules en automatische uploads. Het kan ook bijna niet fout
gaan, want alle gebruikers weten wat ze moeten invullen,” zegt John Eijgendaal. “De feedback van de gebruikers is dat het weliswaar
een tool is van de groep, maar dat ze er echt iets mee kunnen. Bovendien scheelt het ze ook nog eens tijd.”
CONSULTANCY, HOSTING EN BEHEER IN ÉÉN HAND
Aalberts Industries heeft de hele keten van consultancy, hosting en beheer rondom Performance Management uitbesteed aan de
combinatie van Finext en Swap Support. “Het voordeel is dat we nu alles in één hand houden, met één aanspreekpunt,” zegt Ad de
Greef. “Hiervoor moesten we met meerdere leveranciers contact opnemen als er een probleem was, bijvoorbeeld met de interne
support, de toenmalige hosting partij, SAP en Finext.”
“Het feit dat we nu één loket hebben, levert ons kortere doorlooptijden bij problemen op,” vult John Eijgendaal aan. “Bovendien is er
bij Swap Support kennis van ons bedrijf en van de functionaliteit van de applicatie. Ze begrijpen wat we vragen, ongeacht van welke
aard de vraag is: technisch, functioneel of hosting gerelateerd. Daardoor weten ze hoe belangrijk een bepaalde vraag is voor ons, en
wanneer er maximale druk gezet moet worden om snel met een oplossing te komen.”
“De gebruiksvriendelijkheid, stabiliteit en kracht van de tool helpen mee om iedereen gemotiveerd te houden voor het systeem,” zegt
Ad de Greef. Hij noemt nog een ander voordeel van het inschakelen van de hele keten rondom Performance Management. “Bij de
overgang naar Swap Support zijn we ook meteen naar een nieuwe versie van SAP BPC gemigreerd. Door het in één hand houden van
de activiteiten is de migratie vlekkeloos gegaan.”
“ZE BEGRIJPEN WAT WE VRAGEN, ONGEACHT VAN WELKE AARD DE
VRAAG IS: TECHNISCH, FUNCTIONEEL OF HOSTING GERELATEERD”
EERST ORGANISEREN, DAN AUTOMATISEREN
“Zorg voor een goede voorbereiding. Eerst organiseren, dan automatiseren,” zegt John Eijgendaal gevraagd naar advies voor andere
organisaties die hun consolidatie willen optimaliseren. “Als je midden in 4 acquisities zit, moet je niet proberen om een pakket te
selecteren waar dat ook in past. We hebben dit gefaseerd aangepakt. In fase 1 hebben we alleen de basis elementen opgenomen, het
verwerken van de acquisities hebben we pas in fase 2 ingevoegd.”
“Hierdoor ging de overgang geruisloos,” vult Ad de Greef aan. “Zowel voor onszelf en de gebruikers in het veld als voor de
dochterbedrijven die we sindsdien geacquireerd hebben,” zegt John Eijgendaal. “Nu plukken we de volle vruchten.”
MEER WETEN?
Meer weten over de mogelijkheden van het inzetten van de hele keten rondom Performance Management in jouw organisatie? Neem
dan contact op met Kasper van Dongen via [email protected] of 070 – 300 3035.
GEÏNTEGREERDE WAARDEKETEN PERFORMANCE MANAGEMENT
Om soepel te kunnen rapporteren en besturen, is verstand van alle elementen van Performance Management noodzakelijk. Hiervoor
bundelen we onze expertise van concept & architectuur, infrastructuur & installatie, advies & implementatie en beheer & onderhoud.
Elk vanuit ons eigen vakmanschap, verbonden door onze unieke manier van werken. Goed sturen, met betrouwbare cijfers en snelle
rapportages uit een stabiel systeem, wordt zo werkelijkheid voor elke organisatie.
OVER SWAP SUPPORT
Swap Support onderhoudt en beheert de systemen op uw financiële afdeling. Wij zorgen voor de betrouwbaarheid van de cijfers en
daarmee voor de continuïteit van uw financiële rapportage, consolidatie en budget proces.
Swap Support maakt deel uit van Qwinc, een netwerk van bedrijven, dat zich kenmerkt door betrokken vakmensen die bij klanten echt
het verschil maken. Andere bedrijven binnen dit netwerk zijn Finext, Technision, Censes, Sonum International, Driezestig en Springfish.
Swap Support B.V.
Park de Werve 1, 2274 ES Voorburg
Postbus 81, 2270 AB Voorburg
Tel: +31(0)70 300 3035
Fax: +31 (0)70 300 3003
www.swapsupport.nl