BOL.COM gOOit het it-rOer radiCaaL OM Met XeBia

Klanten
BOL.COM gooit het it-roer
radicaal om met Xebia
Toen wij besloten Agile te gaan werken, kwamen we snel tot de
conclusie dat we hiervoor bij Xebia moesten zijn. Zij zijn inmiddels
een de facto standaard op het gebied van Scrum en hebben
een bewezen track record van succesvolle Agile-implementaties.
Feike Groen, software development manager bij bol.com
Uitdaging
De groei van bol.com eist veel van
de performance en beschikbaarheid
van de webshop. Dit legt een enorme
druk op de IT-organisatie. Naast deze
groei is de organisatie continu bezig
om nieuwe en innovatieve ideeën te
realiseren voor de winkel.
Deze ideeën leiden altijd tot aanpassingen in de systemen en die wijzigingen vragen daarom om een flexibele
benadering. Maar het ontbrak de
organisatie aan die flexibiliteit.
Projecten waren complex en duurden
zeer lang. Tot slot namen enkele
projecten de volledige IT-organisatie
in beslag, waardoor parallelle voortgang op meerdere initiatieven niet
mogelijk was.
Oplossing
Bol.com wilde graag werken in kleinere
teams, die zelf richting bepalen en
verantwoordelijk zijn voor projecten.
Deze doelstelling sloot goed aan bij
de Agile gedachte en daarom besloten
zij Agile zo snel mogelijk
te implementeren in de organisatie.
bol.com nam slechts twee maanden de
tijd voor deze implementatie en zocht
daarom raad bij kennispartner Xebia.
Voordelen
Dankzij de inzet van Agile heeft
bol.com de time to market van nieuwe
applicaties verkort en parallelle
ontwikkeling gerealiseerd.
Daarnaast zijn de medewerkers
van de IT-afdeling gemotiveerd en
hebben zij meer plezier in het werk.
Agile biedt bol.com de mogelijkheid
om in hetzelfde tempo door te blijven
groeien.
bol.com is de grootste
en populairste webshop
van Nederland, met
ruim twee miljoen
klanten per jaar, twee
miljoen producten,
230 medewerkers
en vijftigduizend
zoekopdrachten per dag. “Iedereen kent
onze website, maar er zit veel meer achter”,
aldus Feike Groen, software development
manager bij bol.com. Feike Groen heeft
het over de achterliggende technologie. Zo
wordt de webshop ondersteund door een
productendatabase waarin onder andere
gegevens over leveranciers, productafbeeldingen
en levertijden zijn opgenomen.
Daarnaast is er een ordermanagementsysteem,
CRM-systeem en Business Intelligence systeem.
Ruim 60 IT-ers zorgen ervoor dat deze systemen
optimaal werken zodat de dienstverlening
van bol.com 24/7 beschikbaar is. Feike Groen:
“Wij zijn van mening dat de snelheid van de
ontwikkeling van deze informatiesystemen de
algehele groei van onze onderneming bepaalt.
En omgekeerd heeft de groei van de onderneming
ook impact op de ontwikkeling. De groei is de
afgelopen jaren explosief geweest.”
Druk op IT
Feike Groen onderbouwt deze mededeling
met concrete cijfers: “Tussen 2002 en 2008
is onze omzet vertienvoudigd. Deze groei eist
veel van de performance en beschikbaarheid
van onze webshop. Dat legt een enorme
druk op de operationele processen en ook
op de IT-organisatie. Naast deze groei zijn
wij continu bezig met innovatieve ideeën om
onze dienstverlening te verbeteren. Onze
marketingafdeling heeft vaak ideeën, die even
zo vaak weer gewijzigd worden. Deze ideeën
leiden altijd tot aanpassingen in de systemen
en die wijzigingen vragen daarom om een
flexibele benadering.” Echter, aan die flexibiliteit
ontbrak het de organisatie tot eind vorig
jaar (2008) nog. “Destijds was de snelheid
waarmee wij onze systemen ontwikkelden te
laag”, vervolgt Feike Groen. “Projecten waren
complex, duurden te lang en namen de gehele
capaciteit van de IT-afdeling in beslag waardoor
het parallel ontwikkelen achterwege bleef.
Daarnaast had de IT-afdeling eind 2008 net
een groot verandertraject ondergaan, wat een
enorme aanslag op de afdeling was geweest.”
Dit feit en het inzicht dat projecten te veel tijd
in beslag namen, deed bol.com besluiten hun
ontwikkelafdeling op z’n kop te zetten.
Feike Groen, software development manager
bij bol.com
Over bol.com
bol.com is opgericht in maart 1999.
Inmiddels heeft de mediawinkel ruim
twee miljoen klanten in Nederland
die in 2008 goed waren voor ruim
11 miljoen verkochte producten.
bol.com is daarmee marktleider op
het gebied van online verkoop van
boeken, entertainment en elektronica
en de grootste internetwinkel
van Nederland. Bezoekers van de
mediawinkel hebben toegang tot ruim
2 miljoen artikelen op het gebied
van Nederlandse en Engelse boeken,
tweedehands boeken, muziek, dvd’s,
notebooks, software, pc-accessoires,
games, elektronica, mobiele telefonie,
en lcd- en plasma televisies.
Volgens marktonderzoek is bol.com
bij Nederlandse consumenten tevens
de populairste internetwinkel. Deze
waardering vanuit consumenten blijkt
naast de toename in bezoeken en
verkopen ook uit de vele toegekende
publieksprijzen. In 2008 werd bol.com
voor de derde keer op rij uitgeroepen
tot winnaar van de Nationale Thuiswinkel Awards, in de categorie
Consumentenelektronica, Boeken,
CD’s en DVD’s. De mediawinkel
ging er dit jaar ook met de hoofdprijs
‘Beste webwinkel van Nederland’
vandoor. Nederlandse consumenten
verkozen bol.com in 2008 ook voor
de tweede keer tot een van de
meest klantvriendelijke bedrijven
van Nederland. Daarnaast won
bol.com de ‘Click or Brick Award
2008’ (Beste Winkel van Nederland),
de consumentenprijs waarbij geen
onderscheid gemaakt wordt tussen
traditionele winkels en webwinkels.
Over Xebia
Xebia is een internationale IT
consultancy, project en outsource
organisatie. Xebia is gespecialiseerd
in Enterprise Java technologie. Xebia
helpt klanten optimale business value
in hun IT project te realiseren. Met
een team van ruim 180 betrokken
professionals die allen gedreven
worden door de wil om de beste in
hun vakgebied te zijn, maakt Xebia het
verschil. Xebia streeft naar een positie
van autoriteit in zijn markt.
Meer informatie is te vinden op
www.xebia.com.
“We hadden het gevoel dat we fungeerden als
een olietanker en dat past niet in de strategie
van bol.com. Wij wilden graag sneller gaan
werken in kleinere teams, die zelf richting
bepalen en verantwoordelijk zijn voor projecten.
Deze doelstelling sloot goed aan bij de
Agile gedachte en daarom besloten
wij Agile zo snel mogelijk
te implementeren in onze
organisatie.”
Lef en commitment
bol.com nam slechts twee maanden de tijd
voor deze implementatie en zocht daarom raad
bij kennispartner Xebia. Feike Groen: “Toen
wij besloten Agile te gaan werken, kwamen we
snel tot de conclusie dat we hiervoor bij Xebia
moesten zijn. Zij zijn inmiddels een de facto
partij op het gebied van Scrum, zij hebben een
bewezen track record van succesvolle Agileimplementaties. Onze ambitieuze doelstelling
om snel te starten, heeft Xebia niet weerhouden
dit project op te pakken. En dat is succesvol
gebleken, want alle doelstellingen zijn behaald.”
Xebia hielp bol.com bij het invoeren van Scrum
als proces, het samenstellen van de nieuw te
vormen ontwikkelteams, het beheerst omgaan
met architectuur en het inrichten van de
nieuwe wijze van opdrachtgeverschap door
de business organisatie. Daarnaast verzorgde
Xebia de trainingen voor het personeel, zeer
belangrijk gezien de veranderde rollen binnen
de IT-organisatie. Feike Groen over het
eindresultaat: “Het implementeren van de Agile
aanpak is een zeer grote verandering geweest
voor de organisatie in meerdere opzichten.
De snelheid waarmee wij deze verandering
hebben doorgevoerd is uitzonderlijk en bijna
onbegrijpelijk, maar wij hebben bewezen
dat het mogelijk is. Maar dan alleen met lef,
managementcommitment en een partner
als Xebia die verstand van zaken heeft. Wij
hadden de doelstellingen van dit complexe
transformatieproject niet kunnen bereiken
zonder de hulp en bijsturing van Xebia.”
Goede vibe
Deze doelstellingen heeft bol.com vooraf aan het
transformatieproject gedefinieerd op basis van
de vier strategische richtingen. Die strategische
richtingen hebben betrekking op optimale
klantervaring, zoals maximale productkeuze,
continue toegang tot de webshop en maximale
aansluiting op de persoonlijke behoefte.
Feike Groen vertelt over de doelstelling
die bol.com voor ogen had: “Met onze ITafdeling wilden wij dankzij de inzet van Agile
de time to market van nieuwe applicaties
verkorten en parallelle ontwikkeling realiseren.
Maar belangrijker was het plezier voor de
medewerkers terug te brengen. En dat is gelukt.
Vanaf het begin merkten wij meer betrokkenheid
bij de medewerkers en ging er als het ware een
‘vibe’ door de organisatie. Er is ruimte gekomen
voor talent om zich te ontwikkelen en er is meer
wederzijds begrip tussen IT en de business.
Dit alles komt de werksfeer ten goede.”
Begin bij een goede basis
In de nieuwe situatie werkt bol.com met zeven
multidisciplinaire teams met totaal zestig
IT medewerkers en tientallen stakeholders.
De multi-disciplinaire teams werken dagelijks
aan de realisatie van nieuwe functionaliteit.
In iteraties van maximaal vier weken werken
de teams nauw samen om nieuwe en innovatieve
ideeën te realiseren voor de winkel en twee
weken na de realisatie van een sprint zijn de
functionaliteiten al daadwerkelijk zichtbaar
voor alle klanten. Feike Groen: “Wij zijn met een
big bang overgestapt op Agile. Het management
heeft deze manier van werken van bovenaf
opgelegd, omdat we geen tijd hadden om
iedereen inspraak te geven.
Je moet een startpunt hebben en het hoeft niet
in één keer honderd procent goed te zijn.
Ik adviseer organisaties die hiermee bezig zijn
om te zorgen voor een goede basis. De rest
komt vanzelf wel. Voor bol.com is dit geen
verandering geweest voor alleen de IT-afdeling,
maar voor de gehele organisatie. En dat heeft
zowel voor de IT als voor de business
zeer positief uitgepakt. En ondanks
de snelheid hebben we het
project voorspoedig kunnen
voltooien. En dat is zeker
ook de verdienste van
Xebia geweest.
Xebia Nederland b.v., Utrechtseweg 49, 1213 TL Hilversum, Nederland, Tel: +31(0)35-5381921,
www.xebia.com, [email protected]