Stichting Peuterspeelzaal de Sprong
advertisement
FUNCTIEBESCHRIJVINGEN BESTUUR PEUTERSPEELZALEN Vraag Datum vraag Onderwerp (SPOFACK) Naam vraagsteller Antwoordgever (organisatie, Emailadres) Antwoord Wie heeft beschrijvingen van functies van bestuursleden voor psz werk? Het gaat om beschrijvingen van secretaris, voorzitter, ledenadministratie, penningmeester en personeelszaken. 21 november 2005 Personeelsbeleid Hester Snijders [email protected] psz 't Kwetternest Ingeborg Pols, [email protected] Stichting Peuterspeelzalen Groot-Hulst Functie omschrijving Dagelijks Bestuur en toekomstige directeur van de Peuterspeelzalen 1. Algemene bestuurstaak, geldend voor elk van der bestuursleden, omvat: a. Vergaderingen van het algemeen bestuur voorbereiden en bijwonen; b. Bijhouden lopende zaken die via interne post verspreid wordt; c. Medewerking verlenen aan projecten waaraan door de stichting wordt deelgenomen; d. Representatie van de stichting in en buiten Nederland; e. Medewerking verlenen bij het opbouwen van een netwerk van relaties in en buiten Nederland, dat van belang kan zijn voor het optimaal functioneren van de stichting; f. Toezicht houden op het correct naleven van de richtlijnen, zoals die voortvloeien uit de statuten en andere interne schriftelijk vastgelegde afspraken. 1.1 Bevoegheden van het algemeen bestuur: i. Besturen van de stichting ii. Sluiten van overeenkomsten tot het kopen van goederen voor de diverse peuterspeelzalen iii. Vaststellen arbeidsvoorwaarden van de medewerkers dit in overeenstemming met de geldende CAO regels iv. Vaststellen huisvestingsbeleid v. Vaststellen plan met betrekking tot inrichting en verbetering/aanpassing van de huisvestingslocaties (RIE/ARBO) inclusief aanschaf groot speelgoed vi. Vaststellen inhoudelijke uitgangspunten (openingstijden, geopende dagdelen, groepsgrootte en dergelijke) vii. Vaststellen begroting viii. Vasstelling jaarrekening ix. Benoemen, schorsen, op non-actief stellen en ontslaan van medewerkers x. Vaststellen hoogte groepsgebondenkosten / onderhoudsfonds xi. Vasstellen wijze behandelen klachten xii. Het vaststellen en wijzigen van de organisatiestructuur 2. Het bestuur is gerechtigd voor zover noodzakelijk aan bepaalde personen te verzoeken de vergaderingen van het algemeen bestuur als adviserend lid bij te wonen 3. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter en/of de secretaris en/of de penningmeester, zoveel mogelijk in onderling overleg, namens de stichting, namens het bestuur en namens het dagelijks bestuur optreden in aangelegenheden waarin deze bestuursleden niet normaal de stichting afzonderlijk vertegenwoordigen. 4. Taken van de leden van het dagelijks bestuur: Voorzitter: a. Algemeen: De voorzitter heeft tot taak het voorzitten van de vergaderingen van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur en het opstellen van de agenda hiervoor. b. Tevens behoort het tot de taak van de voorzitter om contacten te onderhouden met relaties van de stichting. c. De voorzitter heeft een coordinerende taak binnen het bestuur zodat optimale communicatie plaatsvindt tussen algemeen bestuur, dagelijks bestuur, coordinatrice en de leidster. d. Uitvoeren van algemene zaken e. Representeren van stichting bij officiële gebeurtenissen f. Waar nodig initiatief nemen en komen met voorstellen (i.s.m. DB) g. Aanspreekpunt voor alle werknemers h. Verantwoording afleggen aan bestuur omtrent gevoerde beleid i. Verantwoording afleggen over wijze waarop begroting is vastgelegd j. Toezien dat volgens statuten wordt gewerkt Penningmeester: De penningmeester heeft het beheer van de gelden en is daarvoor verantwoordelijk, tenzij anderen uitgaven en opnamen verrichten, die niet per afzonderlijk omschreven item schrifelijk geautoriseerd zijn door de penningmeester. Hij/zij draagt zorg voor de boeking van alle ontvangsten en uitgaven, de laatste door rekeningen en nota’s gedekt. Hij/zij is verantwoordelijk voor het opstellen van de begroting en voor de financiele jaarrekenening. a. Financiele afspraken: i. Opstellen van de begroting voor het volgende boekjaar 1. Deze voor te leggen aan het algemeen bestuur 2. Deze aan te passen naar aanleiding van de op/aanmerkingen van de bestuursleden 3. Opsturen van de begroting naar de gemeente Hulst 4. Eventueel mondeling toelichten van de begroting bij de gemeente Hulst 5. Deze aan te passen naar aanleiding van de op/aanmerkingen van de gemeente Hulst ii. Het opstellen van de jaarrekening van het afgelopen boekjaar 1. Deze voor te leggen aan het algemeen bestuur 2. Deze aan te passen naar aanleiding van de op/aanmerkingen van de bestuursleden 3. Opsturen van de begroting naar de gemeente Hulst 4. Eventueel mondeling toelichten van de begroting bij de gemeente Hulst 5. Deze aan te passen naar aanleiding van de op/aanmerkingen van de gemeente Hulst iii. Coordinerede taak voor de financiele controle die geschiedt door middel van een accountantscontrole. iv. Contact onderhouden met het boekhoudingsbedrijf v. Het betalen of opdracht geven tot uitbetaling van de salarissen van de werknemers ( Dit wordt gedelegeerd aan de Smet Accountantskantoor) vi. Is belast met en het toezicht op de inning van de ouderbijdragen (Dit wordt gedelegeerd aan de Kinderopvang) vii. Signaleren van begrotingsafwijkingen en andere afwijkingen op bestuursvergaderingen viii. Bewaken van en doen van verbeteringsvoorstellen ten aanzien van vermogen, begroting en werkelijkheid ix. Afleggen van verantwoording over de financiële gang van zaken aan bestuur Secretaris: De taak van de secretaris is het versturen van de agenda en bijbehorende stukken voor de vergaderingen van het algemeen bestuur. Het bijhouden van alle correspondentie en het archief van de stichting. Alle correspondentie met de subsidieverstrekker loopt via de secretaris. a. Taken secretaris: i. Voorbereiden van en uitschrijven van vergaderingen ii. Schrijven van notulen iii. Ontvangen en behandelen van ingekomen stukken iv. Verzorgen van correspondentie die de stichting met derden voert v. Vraag en antwoordbaak voor alle vrijwilligers van de stichting vi. Archiveren van alle inkomende en uitgaande correspondentie 4.1 Bevoegheden van het dagelijks bestuur Voorbereiding van concrete voorstellen met betrekking tot de onderwerpen vermeld in artkel 1.1 Belast met de dagelijkse leiding van de stichting Toezicht op medewerkers Uitvoering van bestuurbesluiten, passend binnen de vastgestelde begroting. Bepaalde bestuursbesluiten zullen worden gedelegeerd aan de coordinatrice Aangaan huurovereenkomsten met betrekking tot de accomodaties van de peuterspeelzalen Aangaan van arbeidskontracten Onderhouden contacten met derden, met name de gemeente Functioneringsgesprekken met coördinatrice G. Otten, [email protected] Stichting peuterspeelzalen Westerveld Taakomschrijving bestuur en functieomschrijving individuele bestuursleden: Het bestuur zorgt voor eenheid binnen de organisatie door eenheid in beleid, organisatie en structuur. Het bestuur straalt dit uit en leeft dit na. Het bestuur is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en vaststellen van algemene beleidslijnen en voor de toerusting van de organisatie om de doelen en het beleid te realiseren. Het bestuur draagt zorg voor een door de organisatie aanvaard en goedgekeurd (meerjaren-) beleidsplan en een verantwoorde en gemotiveerde begroting die leidend en sturend zijn voor de organisatie. Het beleidsplan en de begroting voldoen aan de criteria de subsidieverstrekkers hieraan stellen. In het (meerjaren-)plan, waarin de missie, visie en strategie van de organisatie zijn verwoord, worden in ieder geval die kernpunten uitgewerkt die van belang zijn voor het voortbestaan van de organisatie. Afgeleid van het (meerjaren-)plan en de begroting worden jaarplannen en begrotingen opgesteld die leidend en sturend zijn voor de organisatie, verplichtend voor het bestuur en op basis waarvan ter bewaking van de voorgang periodiek rapportages worden opgesteld. Het bestuur vergadert maandelijks. Daarnaast vinden er gesprekken plaats met bijv. de subsidieverstrekker waarbij een bestuursvertegenwoordiging aanwezig moet zijn. Functiebeschrijving voorzitter: De voorzitter stuurt het bestuur aan. Dit houdt in dat hij/zij duidelijke interne afspraken maakt en zorgt dat ieder bestuurslid goed tot zijn/haar recht komt. Daarnaast is de voorzitter verantwoordelijk voor het gevoerde beleid. Voorbeelden van ontwikkelingen waarvoor beleid gemaakt moet worden: hoe zorg je als bestuur voor de continuïteit van de stichting, hoe gaan we om met samenwerkingsvormen op locaal niveau, hoe zorg je als bestuur ervoor dat de stichting zich kan profileren? Functiebeschrijving penningmeester: De penningmeester verzorgt de boekhouding van de SPW. Daarnaast verricht de penningmeester de betalingen van de stichting. De dagelijkse mutaties van het ledenbestand en de maandelijkse inning van de ouderbijdragen worden verzorgd door het centraal kantoor. De salarisadministratie wordt verzorgd door Gamma Dienstverlening. De boekhouding wordt jaarlijks gecontroleerd door de accountant. Deze stelt ook de jaarrekening op. De penningmeester van de stichting houdt, samen met de overige bestuursleden, de financiële continuïteit van de stichting in de gaten. Bijna alle beslissingen hebben financiële gevolgen; de penningmeester geeft hierover informatie aan de rest van de bestuursleden. Daarnaast informeert de penningmeester het bestuur minimaal eens per halfjaar over de financiële positie van de stichting. Het bestuur legt jaarlijks verantwoording af aan de personeelsraad, ouderraad en subsidieverstrekker middels de jaarrekening. Jaarlijks moet een verantwoorde en gemotiveerde begroting worden opgesteld. Deze begroting moet tevens voorgelegd worden aan ouderraad en personeelsraad, die daarover adviesrecht hebben. Naast het voeren van de boekhouding onderhoudt de penningmeester ondermeer contacten met de bank, verhuurders van onze locaties, verzekeringsmaatschappijen, het UWV en de belastingdienst. J.Meinhardt, [email protected] Stichting Peuterspeelzaal de Sprong Profielschets bestuurslid Peuterspeelzaal de Sprong is sinds 1985 de peuterspeelzaal voor Zaamslag en omgeving. De speelzaal is 6 dagdelen open, er zijn 2 dagdelen – maandagochtend en donderdagochtend- voor peuters tot 3 jaar en 2 maal 2 dagdelen –maandagmiddag en donderdagmiddag, dinsdagmiddag en vrijdagochtend- voor de peuters tot 4 jaar. De groepen worden geleid door 2 betaalde hiervoor opgeleide leidsters per groep. Bij elke groep is ook 1 vrijwilligster aanwezig. E zijn dus 3 leidsters aanwezig per groep van maximaal 18 peuters. De Stichting is zelfstandig en heeft als dusdanig een bestuur. Het bestuur bestaat uit 5 personen: 1 voorzitter, 1 penningmeester, 1 secretaris en 3 bestuursleden. Elk bestuurslid heeft meestal 1 specifieke taak. Die taak kan doorlopend zijn, maar het kunnen ook activiteiten met een bepaalde duur betreffen. Sommige activiteiten worden door meerdere bestuursleden samen gedaan. Het is de bedoeling dat de taken van de bestuursleden maximaal een uur per maand in beslag nemen. Dat kan tijdelijk meer zijn, het is meestal zo dat het minder dan dat in beslag neemt. Het bestuurswerk is een niet betaalde vrijwilligersbaan. Het plezier staat voorop. De Sprong wordt gesubsidieerd door de gemeente. Waar nodig probeert De Sprong voor alternatieve (financiele) ondersteuning te zorgen door middel van sponsoracties, inzamelingen of bijvoorbeeld een kraam op het dorpsfeest. Er wordt ongeveer 5 keer per jaar vergaderd. De vergaderingen vinden normaalgesproken plaats in de peuterspeelzaal en duren van 8 tot uiterlijk half 11. Een keer per jaar is er een teambuilding activiteit van het bestuur met het leidstersteam. De eerste vergadering van het jaar wordt gevolgd door een kleine borrel, samen met alle leidsters en vrijwilligsters, dit ook in het kader van de saamhorigheid. Twee maal per jaar is er een ouderochtend waarop een bestuurslid actuele zaken van het bestuur toelicht. De leidsters doen af en toe een beroep op het bestuur om te helpen bij bijvoorbeeld het dorpsfeest. Dit gebeurt altijd op basis van vrijwilligheid. Er is van tijd tot tijd overleg met andere speelzaalstichtingen in de regio en met de gemeente. Deze worden bezocht door de voorzitter en soms nog 1 bestuurslid of 1 leidster. Doel is om het peuterspeelzaalbeleid in de kanaalzone zoveel mogelijk op elkaar af te stemmen en indien mogelijk bestuurlijke zaken te bundelen. Een fusie met een andere stichting is derhalve de toekomst niet uit te sluiten. Voorwaarde hiervoor is echter wel dat dit De Sprong zowel op bestuurlijk als pedagogisch inhoudelijk vlak toegevoegde waarde zal bieden. Profielschets voor een bestuurslid: - maatschappelijke betrokkenheid - de wil om iets voor niets te doen - beschikbaarheid tijdens vergaderingen - enthousiasme en een positief kritische instelling Monique Swagemakers, [email protected] SPW 1.1. Taakverdeling bestuur Voorzitter voorbereiden van bestuursvergaderingen opstellen van de agenda in overleg met de secretaris voorzitten van de bestuursvergaderingen en eventuele andere bijeenkomsten vertegenwoordigen van de stichting naar buiten opstellen en medeondertekenen van de correspondentie en andere officiële stukken toezien op een goede taakverdeling en uitvoering binnen het bestuur huisvestingsbeleid controle op de invoering en voortgang van de werkzaamheden, die dienen plaats te vinden zorgdragen voor de continuïteit in het bestuur portefeuillehouder personeelsbeleid verzorgen van het werkplan en jaarverslag samen met de secretaris Secretaris - maken van de notulen van de vergaderingen en andere bijeenkomsten opstellen van de agenda in overleg met de voorzitter verzenden van de agenda met bijbehorende stukken uiterlijk 4 dagen voor de vergadering bijhouden van de administratie, waaronder het verwerken van de correspondentie, het behandelen van de binnengekomen post en het verzorgen van de uitgaande post verzorgen van het werkplan en jaarverslag samen met de voorzitter onderhoudt mede de contacten naar de gemeente toe (afkomstig van coördinator) regelt mede het personeelsbeleid (afkomstig van coördinator) archivering bewaren van huurcontracten en arbeidsovereenkomsten verzorgen van kopieer- en drukwerk in voorkomende gevallen samen met de voorzitter en penningmeester de stichting naar buiten vertegenwoordigen Penningmeester - het verzorgen van de subsidieaanvragen het maken van het financiële verslag, de begroting en de jaarrekening zorgdragen voor verzekeringen het voeren van overleg met de gemeente in financiële kwesties samen met of de voorzitter of de secretaris kostenbewaking en het aangeven van de beschikbare ruimte tijdens het kalenderjaar (per kwartaal) contact onderhouden met het administratiekantoor om die gegevens te verkrijgen die nodig zijn voor het uitvoeren van de functie het (mede)ontwikkelen van het financiële beleid van de stichting het aansturen van de salarisadministratie omtrent: het berekenen van salarissen conform CAO Welzijn, het in opdracht verstrekken van financiële gegevens aan derden en het voeren van een personeelsadministratie Overige bestuursleden Tijdens de bestuursvergaderingen worden eventuele taken/verantwoordelijkheden toebedeeld aan de overige bestuursleden. Uiteraard vindt ook hierbij verantwoording plaats aan het bestuur. Nieuwe bestuursleden worden door het zittend bestuur benoemd. Alle peuterspeelzalen kunnen een kandidaat voordragen die past binnen het bestuur en cultuur van de stichting. Het bestuur geeft vooraf aan hoe dat profiel eruit zal zien, verwoord in een korte vacature die op elke speelzaal duidelijk zichtbaar wordt opgehangen. Een rooster van aftreden wordt opgesteld waarbij wordt afgetreden na 2 jaar uiteraard worden hierbij de regels van de statuten in acht genomen. Coördinator - - - staat onder leiding van het bestuur, legt verantwoording af en rapporteert aan bestuur is bij de bestuursvergadering aanwezig draagt zorg voor de ziektebegeleiding. Verzorgt de ziekmelding en schrijft de reïntegratieplannen herkent problemen bij kinderen, bespreekt deze wanneer dit wenselijk is met de ouders en kan de juiste weg wijzen naar een geschikte vorm van hulpverlening verzorgt publiciteit voor de speelzalen (inschrijfdagen, informatieve stukken) regelt overleg met werknemers, beheerscommissies en is 2 keer per jaar aanwezig bij de leidsterbesprekingen op de speelzalen voert 1 keer per jaar functioneringsgesprekken met alle werknemers geeft ondersteuning aan de werknemers bij het vervullen van hun taak onderhoudt de netwerkcontacten en de voor het werk belangrijke personen en instanties zoals: de regiovergadering, schoolbegeleidingsdienst, Gamma, G.G.D., thuiszorg, e.d. functioneert tevens als preventiemedewerker met de daarbij horende taken draagt bij aan de organisatorische beleidsontwikkeling en de pedagogische beleidsontwikkeling en bewaakt de uitvoering daarvan werkt nauw samen met bestuursleden, bijvoorbeeld: * het maken van een nieuwsbrief * evaluaties regelen * verzorgen informatieboekjes
