Organisatie structuur

BBC WUUSTWEZEL
2011-2012
ORGANISATIE & STRUCTUUR
Mijlpalen van de club
2
1981:
oprichting
LOEBAC
4de Provinciale
1982 - 1984:
Eerste jaren in
4de Provinciale
1985 - 1990:
Start van de
jeugdwerking
1992
Promotie naar
3de Provinciale
en start Dames
1993 - 1996:
Verdere uitbouw
seniors heren en
dames en jeugd
1997:
Promotie
heren naar
2de Provinciale
2005 - 2006:
Start 2de
seniorsploeg in
4de Prov
2006 – 2007:
Jeudgploeg in
Landelijke
Competitie
2007 – 2008:
Reservenploeg
voor 2de seniors
ploeg
2009 – 2010:
1ste prov.
3de prov.
4de prov.
Basisprincipes
3









Familieclub en vriendenclub
Voor Wuustwezel en buurgemeenten (zonder club)
Sportiviteit en hoge kwaliteit opleiding
Gezonde ambitie: ‘naar boven mikken’
Alle spelers voldoende aan bod: waar voor lidgeld
Voldoende bekwame personen in de juiste functies:
spelers/ouders en medewerkers
Doelmatige interne organisatie / taakverdeling
Voldoende zaalruimte en materiële middelen
Gezonde financiële werking
Een democratische organisatie
Democratie : 4 basiswaarden: vrijheid, gelijkheid,
solidariteit en efficiëntie
 Toepassing op alle onderdelen van organisatie:
Alle leden, organen, middelen en activiteiten
(korte en lange termijn)
 Vrijheid: leden kunnen voldoende zelf kiezen en
initiatieven nemen
 Gelijkheid: voldoende gelijk deelnemen aan
activiteiten en voldoende gelijke behandeling
 Solidariteit: voldoende (financiële) ‘ondersteuning’
om volwaardig te kunnen deelnemen
 Efficiëntie: gegeven de drie andere waarden is de
dagelijkse werking voldoende doelmatig

Toekomst seniors: drie scenario’s
5
Scenario 1
Kalm aan
2015
2de land.
1ste prov.
2de prov.
3de prov.
4de prov.
Scenario 2
Stabiele groei
2013
2012
2011
Scenario 3
Snel pieken
2010
Scenario 2 – Stabiele groei
6

Rustig opbouwen om te groeien op alle niveaus

Goede mix van ervaren spelers en eigen jeugd

Seniors





Jeugd




Lager budget dan scenario 3, hoger dan scenario 1
Jeugd en seniors: spelers uit Wuustwezel en omstreken
Alle spelers: voldoende aan bod op juiste niveau
Spelers en trainers krijgen voldoende tijd om te groeien
Geen drama als doel niet wordt gehaald binnen termijn
Verdere uitbouw 1ste prov., overgang naar 2de landel.
Verdere uitbouw 3de prov., overgang naar 2de prov.
Verdere uitbouw 4de prov., ev. overgang naar 3de prov.
Vriendenclubs voor puur recreatieve basketbal
Keuze van de club, met alle consequenties !
Jeugdwerking – scenario 2
7

Seniors
Algemeen

Gecoördineerde jeugdwerking over alle
jeugdploegen heen

Vanaf miniemen - cadetten gerichter werken naar
integratie in seniors ploegen door samenwerking met
coaches seniors

Brede structuur zodat spelers van verschillende
niveaus aan hun trekken komen

Geen spitse piramide, waarbij enkel de betere spelers
worden behouden
Jeugd
Basisprincipes  uitdagingen
8









Familieclub en vriendenclub
Voor Wuustwezel en buurgemeenten (zonder club)
Sportiviteit en hoge kwaliteit opleiding
Gezonde ambitie: ‘naar boven mikken’
Alle spelers voldoende aan bod: waar voor lidgeld
Voldoende bekwame personen in de juiste functies:
spelers/ouders en medewerkers
Doelmatige interne organisatie / taakverdeling
Voldoende zaalruimte en materiële middelen
Gezonde financiële werking
ORGANISATIE & STRUCTUUR
Inhoud
9

Organigram
Verklaringen en taken verschillende niveau’s
Onderlinge connectie

Functies: uitleg, profiel

Algemeen voor alle organen geldt:


 Werken
volgens plan goedgekeurd door AV
 Werken volgens budget goedgekeurd door AV
 De meeste beslissingen d.m.v. gewone meerderheid
(uitzonderingen zie statuten)
 Rapporteren aan Raad van Bestuur
Algemene vergadering
Raad van Bestuur
Sportieve cel
Dagelijks
bestuur
Financiële cel
Sportraad
Activiteiten
Jeugdcoördinatie
Sponsoring
Trainersvergadering
Publiciteit
Administratieve cel
Kan10
Organen
11




Algemene beschrijving
Doel
Vergadering
Taken
Verantwoordelijken per orgaan
12
Organen











Alg. Vergadering
Bestuursraad
Dagelijks bestuur
Sportieve cel
Financiële cel
Trainersvergadering
Sportraad
Activiteiten
Sponsoring/publiciteit
KAN10
Administratieve cel
Leiding











Walter Van Dongen
Walter Van Dongen
Ron Meeusen
Jan Hens
Walter Van Dongen
Hoofdtrainer
??
1 pers. per activiteit
Denis Bastiaenssens
Tom Van Opstal
Ron Meeusen
Leden











alle leden vzw
15 personen
8 personen
8 personen
4 personen
alle trainers
10 personen
2 à 3 personen
5 personen
5 personen
4 personen
Algemene vergadering (AV)
13

Toegankelijk voor alle leden en ouders van leden

Verwachte aanwezigheid:






Doel: toelichting, bespreking en goedkeuring werking club
Vergaderingen: leiding voorzitter


Leden Raad van Bestuur
Jeugdcoördinator, trainers, ploegverantwoordelijken
3 spelers per seniorploeg
3 ouders per jeugdploeg
December en juni
Agenda

Presentatie, bespreking en beslissing:






Sportieve plan voorbije en volgende werkjaar
Financiële plan voorbije en volgende werkjaar
Plan niet-sportieve activiteiten voorbije en volgende werkjaar
Visie op langere termijn: sportief, organisatorisch en financieel
Open vragenronde
Nieuwe bestuursleden en voorzitter stemmen (juni)
Raad van Bestuur (RvB)
14


Groep max. 15 personen
Doel:




Vergaderingen: leiding voorzitter / ondervoorzitter










Maandelijks
Agenda:


Algemene lopende, sportieve en niet-sportieve, zaken
Algemeen vergadering voorbereiden en opstellen van agenda
Toekomstvisie voor de club ontwikkelen en realiseren
Financieel: kort overzicht van de lopende begroting door FC
Briefwisseling voor B
Evaluatie activiteiten: gebracht door verantwoordelijke AC
KAN10: verantwoordelijke kan10
Bespreking werking/verslagen van DB, SC, SR, TV, FC, enz.
Oplossing formuleren voor diverse problemen
Planning, uitvoering, opvolging en evaluatie activiteiten
Investeringen opvolgen en nieuwe bekijken
Beslissingen: met meerderheid van stemmen
Secretaris: ombudsman, verslagen, briefwisseling
Dagelijks bestuur (DB)
15


Groep max. 8 personen
Doel:





Algemene lopende, sportieve en niet-sportieve, zaken die snel een
oplossing vereisen
Oplossing formuleren voor problemen
Beslissingen nemen over dringende zaken
Opvolging andere organen
Vergadering:


Wekelijks tot tweewekelijks, voor zover nodig
Leiding: algemeen directeur
Sportieve cel (SC)
16

Samenstelling:




Doel: Sportbeleidsplan ontwikkelen en realiseren
Organisatie: 4x per jaar


September, december, februari, mei
Agenda








Voorzitter en Secretaris
Leden : jeugdcoördinator, trainers en afgevaardigden jeugd en seniors
Ploegindelingen: kalender, uren trainingen en wedstrijden
Aantrekken van spelers en coaches volgens budget
Opvolging jeugdcoördinator
Materiaal: aankoop volgens budget en opvolging (materiaal meester)
Opleidingen organiseren: refs, coaches
Oplossingen aanbrengen voor jeugdcoördinator en coaches
Opvolging van aankoop tenues
Geeft voeding en feedback aan andere bestuursorganen
Financiële cel (FC)
17


Groep: max. 4 personen
Taken









Financieel beheer: oriënteren en controleren
Maken en opvolgen van begroting: sportieve en niet-sportieve inkomsten
en uitgaven
Opvolging uitgaven
Opvolging inkomsten
Boekhouding
Investeringsplan
Beheer dossiers subsidies, projecten
Beheer reservefonds
Aangifte belastingen, rechtbank van Koophandel
Sportraad (SR)
18

Samenstelling:





Doel: praktische zaken ploegen (sportief en niet-sportief)
Organisatie: min. 5x per jaar


Ploegverantwoordelijken
Voorzitter + Secretaris
2 leden van bestuursraad
September, november, januari, maart en mei
Agenda:







Bespreking ploegen sportief
Praktische zaken rond de ploegen
Tafelfuncties: opleiding
Begeleiding nieuwe ploegverantwoordelijken
Bespreking noden spelers en opmerkingen ouders
Vriendenwedstrijden: kijken naar mogelijkheden ploeg
Medewerkers zoeken voor activiteiten,tap onder ouders en spelers
Trainersvergadering (TV)
19

Voor alle trainers

Doel: opvolging jeugdwerking volgens plan

Organisatie:



Jeugdcoördinator organiseert en leid

Min. 5x per seizoen: sept., nov., jan., maart en mei
Agenda:

Bespreking ploegen: trainingen, wedstrijden, stages, initiatielessen

Opvolging en evaluatie spelers

Opvolging nieuwe spelers

Bespreking ploegindeling volgend seizoen
Volgen clinics
Sponsoring en publiciteit (S&P)
20

Sponsoring/advertenties: 4 à 6 personen

Verantwoordelijk voor:
Sponsors aantrekken
 Sponsors opvolgen
 Gemaakte afspraken doorgeven aan publiciteit
Leden publiciteit/communicatie: 4 à 6 personen



Verantwoordelijk voor:
Clubblad : artikels en foto’s opvragen
 Rubriek De Spiegel : artikels en foto’s opvragen
 Folders, affiches activiteiten drukken en verdelen
 Website onderhoud en creatie
 Nieuwsbrieven

KAN10
21


Leden: 4 à 5 personen
Taken:
Dagelijkse organisatie
 Tapkalender opstellen en opvolgen
 Opleiding tapverantwoordelijken
 Lokaal en materiaal onderhouden/herstellen
 Opvolgen en organiseren feestjes
 Contact met gemeente, andere clubs

Activiteiten
22


Leden: vooral leden Raad van Bestuur
Taken:









Uitwerking en realisatie activiteiten
Opstellen jaaragenda
Doorgeven van info naar publiciteit
Regelen personeel
Aankoop producten
Financieel: raming, prijsbepaling, afrekening
Folders/affiches maken en laten drukken
Stand van zaken uitbrengen bij bestuursraad
Draaiboek activiteiten: opvolgen, evalueren, aanpassen
Activiteiten: verantwoordelijken
23











Augustus : Kruisweg Kermis: Walter + Tom + Toon
September : Zandbergrun: Ron + Jan
September : Supportersweekend (nieuw)
Oktober : Speculaasverkoop: Bart en Nancy
November : Wedstrijddiner + Sinterklaasfeest:
Nancy + Gerda + Annemie
December : Kerststage : jeugdcoördinator + trainer
Januari : Nieuwjaarsdrink: Tom + ??
Februari: Wedstrijddiner 2: Nancy + Gerda + Annemie
Februari/maart : Quiz: Jan Jacobs + Toon
April : Wedstrijddiner 3: Nancy + Annemie + Ron
Mei : Jeugddag: Ron + Annemie + Peggy
Administratieve cel (AC)
24


Leden: 3 à 4 personen
Taken:






Contacten/communicatie met VBL: inschrijvingen, licenties,…
Verslagen vergaderingen: noteren, uitschrijven en rondsturen
Versturen/verdelen clubblad, folders, affiches, brieven, …
Ledenlijsten bijhouden en uitvoeren: etiketten enz…
Draaiboek activiteiten opvolgen
Diversen
ORGANISATIE TAP KAN10
25


Leden: 10 à 15 tapverantwoordelijken en ruim 60
tappers
Doel: kwaliteit en stiptheid
Tapverantwoordelijken: minstens 8 x per jaar, met kleine
vergoeding
 Eén of twee tapbeurten voor alle spelers/ouders
 Reserve: kandidaten voor extra tapbeurten, met kleine
vergoeding
 In nood: externe tappers, met weekvergoeding

Functies
26


Algemene beschrijving
Profiel
Leden Raad van Bestuur
27

Taakomschrijving
Bijwonen van de bestuursvergaderingen
 Meedenken om de club verder uit te bouwen
 Voorstellen voor verbetering uitwerken
 Organiseren en uitvoeren activiteiten
 Toekomstvisie mee uitdenken


Profiel
Moet zich willen engageren binnen de club
 Ervaring in organiseren, samenwerken
 Vlot omgaan met andere medewerkers

Leden Sportieve cel
28

Taakomschrijving
Sportieve visie van de club uitwerken en realiseren
 Zoeken en opvolgen van trainers
 Opvolgen van ploegen/spelers (jeugd en seniors)
 Organiseren en uitvoeren sportieve activiteiten


Profiel
Zin voor planning hebben
 Beslissingen durven en kunnen nemen
 Kunnen onderhandelen met trainers en spelers
 Kennis en ervaring m.b.t. basketbalsport (in BBC)
 Bij voorkeur geen kinderen als speler in club

Jeugdcoördinator (JC)
29

Taakomschrijving
Stippelt opleidingsplan uit voor jeugd
 Opvolging en actief begeleiden coaches en spelers
 Leid en organiseert de trainersvergadering
 Richt clinics in
 Specialisatie trainingen inrichten
 Jeugdstages organiseren (contact Tom - KAN10)
 Geeft feedback aan sportieve cel


Profiel

Gediplomeerd trainer met ambitie om een club van af de
premicroben naar een hoger niveau te brengen
Trainer jeugd / seniors
30

Taakomschrijving









Ploeg trainen/coachen volgens plan JC en code club
Mee helpen aan stages, clinics, initiaties
Feedback aan jeugdcoördinator, andere trainers
Aanwezigheden spelers en evaluatie (speler v/d maand)
Bijwonen trainersvergaderingen / AV
Vriendenwedstrijden zoeken en vastleggen
Opvolgen tapkalender (seniors)
Tekst Clubblad/Spiegel,
Profiel



Diploma C of B
Ervaring met basketbalsport
Vlot omgaan met spelers, trainers, medewerkers, refs
Ploegverantwoordelijke
31

Taakomschrijving

Zorgt voor algemene organisatie van een ploeg zoals








Opvolging wedstrijden en vervoerlijst (Extranet !)
Waslijst voor de tenues
Verzamelen/bijhouden licenties, medische fiche spelers, trainer,
medewerkers en bundelen in kaft
Taplijst voor eigen ploeg opvolgen
Bijwonen vergaderingen van de sportraad
Communicatie naar ouders: wedstrijden, stages, activiteiten…
Zoeken van helpers voor de activiteiten: indien gevraagd
Profiel




Overweg kunnen met computer: mail, excell
Communicatieve vaardigheden: spelers, ouders, trainers…
Spelers groep vertegenwoordigen binnen club
Punctueel zijn en zin hebben voor planning
Tafelfunctie: boek, 24sec en klok
32

Taakomschrijving

Tijdens de wedstrijd de tafelfunctie op zich nemen
Boek invullen op verplaatsing
 24sec bij thuiswedstrijden vanaf de pupillen
 Scorebord bij thuiswedstrijden


Profiel
Opleiding volgen tijdens de wedstrijd of op aanvraag
 Sportieve instelling hebben
 De regels van basket willen leren

Terreinafgevaardigde (delegué)
33

Taakomschrijving


In de zaal aanwezig zijn tijdens de wedstrijd zodat de scheidrechter,
indien problemen, beroep kan doen op deze mensen
Profiel



Minimum 18 jaar zijn
In het bezit zijn van licentie van de club
Goed organisatorisch inzicht
Scheidsrechter
34

Taakomschrijving

Clubscheidsrechter




Officieel Scheidsrechter




Leiden wedstrijden premicroben, microben, benjamins
Officiële opleiding volgen: betaald door de club
Leiden van vriendenwedstrijden en tornooien
Officiële opleiding volgen: betaald door de club
Leiden van wedstrijden toegekend door VBL
Leiden van thuiswedstrijden bij noodsituaties
Profiel
Min 14 jaar en vertrouwd zijn met de sport
 Opleiding gevolgd en geslaagd zijn van de VBL

Verantwoordelijken activiteit
35

Taakomschrijving
Datum opstellen: aanvang seizoen
 Uitwerking van praktische zaken
 Aankoop materiaal en/of producten
 Overzicht maken en zoeken naar helpers
 Publiciteit uitwerken en doorgeven aan de juiste personen
(website, spiegel, clubblad


Profiel
Organisatie talent
 Ervaring met computer: mail, Excel, Word, Powerpoint
 Goede feeling voor planning

Tapverantwoordelijke
36

Taakomschrijving

Alle taken achter den toog van de kan10 kennen:
Kassa, koffiemachine, afwasmachine, snacks bereiden
 Openen en sluiten van de kan10
 Schoonmaken toog, toestellen en Kan10 uitkeren



Bijstaan van een groep helpers in woord en daad
Profiel




Vlot in omgang
Zin voor organisatie
1x per maand tappen
Correct omgaan met geld
BEDANKT
NOG VRAGEN, VOORSTELLEN?
BBC Wuustwezel