Richtlijnen van de commissie BBV

Richtlijnen van de commissie BBV
Stellige uitspraken gelden met ingang van begrotingsjaar T+1, het jaar nadat de
uitspraak is gepubliceerd.
1. Notitie Software, mei 2007
Stellige uitspraak:
1.1 Software (als afzonderlijk actief) valt onder de materiële vaste activa als
bedoeld in artikel 35, 1a (investeringen met een economisch nut).
Ook de gebruiksrechten op software voor onbepaalde duur die ineens in rekening
worden gebracht vallen onder de materiële vaste activa als bedoeld in artikel 35 lid 1
letter a (investeringen met een economisch nut).
2. Notitie verkrijging/vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen, mei 2007
Stellige uitspraken:
2.1 De boekwinst die wordt gerealiseerd bij het afstoten van een kapitaalgoed
moet als incidentele bate in de jaarrekening worden verwerkt.
De opbrengst mag niet direct met de boekwaarde van het eventuele
vervangingsobject worden verrekend.
2.2 De kosten van (klein en groot) onderhoud zijn niet levensduurverlengend en
mogen dus niet worden geactiveerd.
- Kosten van klein onderhoud dienen in het jaar van uitvoering ten laste van de
exploitatie te worden gebracht.
- Kosten van groot onderhoud kunnen op twee wijzen worden verwerkt in de
administratie:
1. Kosten in het jaar van uitvoering direct ten laste van de exploitatie brengen,
met eventuele vrijval via resultaatbestemming van een daartoe gevormde
reserve.
2. Kosten in het jaar van uitvoering ten laste van een vooraf gevormde
voorziening brengen (artikel 44, lid 1c, van het BBV).
- Kosten van het wegwerken van achterstallig onderhoud dienen ineens ten laste van
de exploitatie te worden gebracht.
Februari 2013
1
2.3 Voorzieningen die worden gevormd om de (groot) onderhoudslasten van
een kapitaalgoed over een aantal jaren te egaliseren kunnen alleen worden
ingesteld en gevoed op basis van een beheerplan van het desbetreffende
kapitaalgoed. Dit beheerplan dient periodiek te worden geactualiseerd.
Indien er geen (recent) beheerplan aanwezig is, kunnen de kosten van groot
onderhoud wel door vrijval via resultaatbestemming vanuit een (daartoe gevormde)
reserve worden gedekt.
Aanbevelingen:
2a. De commissie doet de aanbeveling om tenminste éénmaal in de vier jaar een
integrale beleidsnota over het beleidskader onderhoud kapitaalgoederen door de
raad te laten vaststellen en de hoofdlijnen daarvan jaarlijks op te nemen in de
paragraaf als bedoeld in artikel 9, tweede lid, onder c BBV.
2b. De commissie doet de aanbeveling om in de financiële verordening (of een
nadere uitwerking daarvan) op grond van artikel 212 van de Gemeentewet op te
nemen dat voor het activeren van investeringen aan tenminste één van de, of aan
beide, criteria moet worden voldaan:
- een minimumbedrag;
- een minimale gebruiksduur.
2c. Indien voor de dekking van de kapitaallasten van een investering met een
economisch nut een reserve is opgebouwd, doet de commissie de aanbeveling om
die bestemmingsreserve conform de (afschrijving)parameters van het bijbehorende
actief via resultaatbestemming periodiek vrij te laten vallen ter (gedeeltelijke) dekking
van de kapitaallasten.
2d. De commissie doet de aanbeveling om in de financiële verordening (of een
nadere uitwerking daarvan) op grond van artikel 212 van de Gemeentewet op te
nemen wanneer met het afschrijven van een nieuw kapitaalgoed wordt begonnen.
Mogelijke keuzes hierbij:
- óf in het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt en vanaf het
moment dat het door de gemeente in gebruik kan worden genomen,
- óf medio het begrotingsjaar waarin het gereed komt/verworven wordt,
- óf in het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het gereed komt/verworven
wordt.
2e. Als de gemeente ervoor kiest om de componentenbenadering toe te passen,
Februari 2013
2
doet de commissie de aanbeveling om de componentenbenadering alleen toe te
passen bij investeringen met een economisch nut.
2f. De commissie doet de aanbeveling om in de financiële verordening op grond van
artikel 212 van de Gemeentewet (of een nadere uitwerking daarvan) de
uitgangspunten over de handelswijze betreffende de restwaarde aan te geven.
3. Notitie riolering, oktober 2009
Stellige uitspraak:
3.1 Uit het oogpunt van transparantie en ten behoeve van de periodieke
bijstelling van het gemeentelijk rioleringsplan (GRP) is van belang dat de
voorziening onderhoud resp. vervanging in de begroting en in de jaarrekening
zodanig wordt toegelicht dat de relatie is te leggen met het GRP en inzicht kan
worden geboden in het onderscheid onderhoud cq spaarcomponent
vervangingsinvesteringen.
De gemeente kan niet meer in mindering brengen op de boekwaarde van
vervangingsinvesteringen dan aan spaarbedragen voor toekomstige
vervangingsinvesteringen bijeen gespaard is in de voorziening.
Uit oogpunt van efficiency kan de gemeente die een riooltarief in rekening brengt één
rioolvoorziening op grond van art 44.2 BBV aanhouden waarin dan zowel de
egalisatiebijdragen voor het toekomstig groot onderhoud als de spaarbedragen voor
toekomstige vervangingsinvesteringen zitten. Het gemaakte onderscheid is nodig
omdat de spaarcomponent voor toekomstige vervangingingsinvesteringen in
mindering gebracht worden op de aanschafwaarde van de betreffende investeringen
(afboeking in de balanssfeer) en de pieklasten grootonderhoud rechtstreeks op de
voorziening wordt afgeboekt.
Aanbeveling:
3a. De commissie BBV doet de aanbeveling om –als een gemeente een riooltarief
hanteert- de gerealiseerde resultaten riolering te muteren op een
bestemmingsreserve ‘riolering’, het geeft inzicht in de mate waarin de planning wordt
gerealiseerd, en doet de aanbeveling de kaders ervoor vast te leggen in de
verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet.
Februari 2013
3
4. Notitie: Het BBV en stelsel-/schattingswijzigingen, juli 2011
Stellige uitspraken:
4.1. Een stelselwijziging betreft een wijziging van de „vrij te kiezen‟
‟
waarderingsgrondslagen. Bij een stelselwijziging worden bestaande
(rest)boekwaarden niet herrekend, maar over de langere, dan wel kortere, dan
wel gelijkblijvende verwachte gebruiksperiode afgeschreven.
4.2. Een schattingswijziging betreft een wijziging van een verwachte
toekomstige gebruiksduur c.q. gebruiksintensiteit dan wel de “naar
verwachting” duurzaam lagere gebruikswaarde. De bestaande
(rest)boekwaarde wordt niet herrekend, maar over de langere, dan wel kortere,
dan wel gelijkblijvende verwachte toekomstige gebruiksduur afgeschreven.
5. Vraag en antwoordrubriek 2011
Stellige uitspraak:
5.1 Van alle gemeenten en provincies wordt verwacht dat in de jaarrekening van
jaar t de gemeentefonds- respectievelijk provinciefondsuitkering wordt
opgenomen conform de in jaar t laatste gepubliceerde accresmededeling.
Doorgaans is deze accresmededeling opgenomen in de septembercirculaire. De
gevolgen van het bijgestelde accres zoals opgenomen in de meicirculaire van
het jaar t+1 worden verwerkt in de begroting/jaarrekening van het jaar t+1.
Aanbeveling:
5a. De commissie BBV doet de aanbeveling om in de paragraaf bedrijfsvoering
verantwoording af te leggen over het gebruik van open standaarden.
6. Notitie grondexploitatie (bijgesteld), februari 2012
Stellige uitspraken:
6.1. De lasten en baten verband houdende met grondexploitaties worden in de
exploitatie verantwoord en via een tegenboeking (onderhanden werk) naar de
balans gemuteerd.
Februari 2013
4
6.2. Voor het activeren van kosten bij niet in exploitatie genomen gronden
(NIEGG) moet een reëel en stellig voornemen bestaan dat deze in de nabije
toekomst zal worden bebouwd. Deze verwachting moet zijn gebaseerd op een
raadsbesluit, waarin inhoud wordt gegeven aan ambitie en planperiode.
6.3. Het activeren van vervaardigingskosten op NIEGG is aanvaardbaar, maar
dient beperkt te blijven tot het niveau van de huidige marktwaarde van de
grond.
Wanneer na een raadsbesluit meer duidelijkheid bestaat over de nadere
invulling van de toekomstige bouwlocatie en de daartoe nog te maken kosten,
kan de verwachte marktwaarde in de toekomstige bestemming als toets worden
gebruikt. Dit ligt in lijn met artikel 65, 2e lid. Dat betekent concreet het volgende:
a. de boekwaarde kan nooit hoger zijn dan de verwachte marktwaarde;
b. de ruimte voor activering wordt in eerste instantie bepaald door het verschil
tussen de boekwaarde en de marktwaarde in de huidige bestemming;
c. bij de bepaling van het verschil tussen boekwaarde en verwachte
marktwaarde moet rekening gehouden worden met de overige nog te maken
kosten (bijvoorbeeld infrastructurele voorzieningen) in het verdere verloop van
het transformatieproces naar de verwachte toekomstige bestemming. Deze
bepaling dient jaarlijks gemaakt te worden;
d. als de waardering het niveau van de marktwaarde al heeft bereikt en de
marktwaarde daalt, dan wordt een verliesvoorziening getroffen c.q.
afgewaardeerd;
e. als duidelijk wordt dat de door de raad voorgenomen bestemming in het
geheel niet of slechts gedeeltelijk zal worden gerealiseerd en daardoor een
lagere verwachte marktwaarde ontstaat, dan wordt een verliesvoorziening
getroffen c.q. afgewaardeerd.
6.4. Het treffen van een afboeking of een voorziening gebeurt bij een
geprognosticeerd verlies direct ter grootte van dit volledige verlies. Als sprake
is van een voorziening ingericht ter bestrijding van de (verwachte) tekorten in
grondexploitaties, dan moet die worden gepresenteerd als een waardecorrectie
op de post Bouwgrond in exploitatie. Deze wijze van verantwoording is naar
analogie van de voorziening voor dubieuze debiteuren.
Februari 2013
5
Aanbevelingen:
6a. De commissie BBV beveelt aan om de wijze van autorisatie van
grondexploitatiebudgetten en de jaarlijkse actualisatie daarvan via een raadsbesluit
vast te leggen, bijvoorbeeld in de verordening 212, als de autorisatieprocessen van
de gemeenteraad met betrekking tot grondexploitaties geen onderdeel uitmaken van
de normale begrotingscyclus.
6b. De commissie BBV beveelt aan in het kader van efficiënte bedrijfsvoering en een
juiste waardering en resultaatbepaling goed te bezien of looptijd en grootte van de
grondexploitatie in verhouding staan tot een adequate beheersing van alle aspecten
van dat bestemmingsplan -waar onder (bouw)vergunningverlening en handhaving en hierover verantwoording af te leggen in de begroting en jaarrekening.
6c. Om de consistentie van de jaarverslaglegging van een gemeente met betrekking
tot grondexploitaties te bevorderen doet de commissie BBV op basis van deze notitie
de aanbeveling aan de gemeenten om in of bij de verordening 212 gedragsregels op
te nemen, tenminste over de vervaardigingskosten van niet in exploitatie genomen
grond (NIEGG) en de hoogte van de in acht te nemen marktwaarde.
6d. De commissie BBV beveelt voor het tussentijds winst nemen aan dat de lokale
afweging tussen het voorzichtigheidsbeginsel en het realisatiebeginsel nader wordt
uitgewerkt, bijvoorbeeld in de verordening 212. Het voorzichtigheidsbeginsel leidt er
immers toe dat realisatie van winst moet worden uitgesteld tot daarover voldoende
zekerheid bestaat. Dit betekent echter niet dat pas winst moet worden genomen bij
het afsluiten van het grondexploitatiecomplex. Er zijn situaties denkbaar waarbij reeds
eerder voldoende zekerheid is voor winst nemen. Volgens het realisatiebeginsel dient
in die gevallen de winst dan ook te worden genomen
6e. De commissie BBV beveelt aan de projectfasering en de daaraan verbonden
tussentijdse resultaatbepaling te actualiseren wanneer de marktomstandigheden
daartoe aanleiding geven zoals bijvoorbeeld vanwege stagnerende grondverkopen.
Februari 2013
6
7. Notitie erfpacht, februari 2013
Stellige uitspraak:
Bij het aanpassen van de waarderingsgrondslag voor de verwerking van
afkoopsommen is sprake van een stelselwijziging. Een stelselwijziging kan niet
vanwege louter financiële redenen plaatsvinden, maar alleen op basis van gegronde
redenen. De notitie stelsel- en schattingswijzigingen schrijft de boekhoudkundige
verwerking van een stelselwijziging voor.
Aanbeveling:
Bedragen ontvangen in verband met de afkoop van voortdurend erfpacht worden op de
balans onder de vaste schulden opgenomen.
Februari 2013
7