Handleiding

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap
WebApplicatie
Maandstaten
Handleiding
November 2007
INHOUDSOPGAVE :
TOEKOMSTIGE PRODUCTIEOMGEVING .................................................................................................. 1
1 TABBLAD REGISTRATIE : ........................................................................................................................... 2
2 TABBLAD MAANDSTATEN : ........................................................................................................................ 3
2.1 BEHEER KST : .............................................................................................................................................. 3
2.1.1 ALGEMEEN : ................................................................................................................................................ 3
2.1.2 AANMAKEN VAN DE MAANDSTATEN : ......................................................................................................... 5
2.1.2.1 Status : ..................................................................................................................................................... 5
2.1.2.2 Aanwezigheden : ..................................................................................................................................... 6
2.1.2.3 Financiële codes : .................................................................................................................................... 6
2.1.3 VERWERKTE MAANDSTATEN : ................................................................................................................... 11
2.2 FOUTENRAPPORT KST : ............................................................................................................................. 15
2.3 RAPPORT TYPEDAGEN : .............................................................................................................................. 16
2.4 RAPPORT BIJDRAGE : ................................................................................................................................. 17
3 TABBLAD RAPPORTEN : ............................................................................................................................ 18
3.1
3.2
3.3
3.4
BEGELEIDINGSOVEREENKOMSTEN 2E SEM 06 (WORDT LATER BESPROKEN) :......................................... 18
OVERZICHT ACTIEVE BEGELEIDINGSOVEREENKOMSTEN (WORDT LATER BESPROKEN) : ...................... 19
FOUTENRAPPORT BEGINDATUM 01/01/1900 :............................................................................................ 20
FOUTENRAPPORT SCHEMA AFWEZIG : ....................................................................................................... 21
4 TABBLAD BEHEER : .................................................................................................................................... 22
BIJLAGEN : ........................................................................................................................................................ 23
Lijst met figuren
Figuur 1 : de werking van de maandstaten schematisch voorgesteld ........................................1
Figuur 2 : overzicht maandstaten ...................................................................................3
Figuur 3 : soorten statussen .........................................................................................4
Figuur 4 : lijst van alle bewoners voor deze instelling ..........................................................4
Figuur 5 : wijzigen detail maandfiche .............................................................................5
Figuur 6 : wijzigen detail maandfiche :status ....................................................................5
Figuur 7 : wijzigen detail maandfiche : aanwezigheden .......................................................6
Figuur 8 : wijzigen detail maandfiche : financiële codes ......................................................6
Figuur 9 : financiële codes voor –21 jarigen ......................................................................7
Figuur 10 : financiële codes voor +21 jarigen ....................................................................9
Figuur 11 : voorbeeld van een verwerkte maandfiche (verwerking mislukt) voor -21 jarige .......... 11
Figuur 12 : voorbeeld van een verwerkte maandfiche (correct verwerkt) voor -21 jarige ............. 12
Figuur 13 : voorbeeld van een verwerkte maandfiche (verwerking mislukt) voor +21 jarige .......... 13
Figuur 14 : voorbeeld van een verwerkte maandfiche (correct verwerkt voor +21 jarige ............. 14
Figuur 15 : foutenrapport kst ..................................................................................... 15
Figuur 16 : voorbeeld foutenrapport kst (gewone webpagina) .............................................. 15
Figuur 17 : rapport typedagen .................................................................................... 16
Figuur 18 : rapport typedagen .................................................................................... 16
Figuur 19 : rapport bijdrage ...................................................................................... 17
Figuur 20 : rapport bijdrage ...................................................................................... 17
Figuur 21 : overzichtlijst van al de opgenomen bewoners in de instelling ................................ 18
Figuur 22 : overzicht actieve begeleidingsovereenkomsten ................................................. 19
Figuur 23 : overzichtslijst van de bewoners die opgenomen zijn als logeerders of zonder
opnamedatum................................................................................................... 20
Figuur 24 : overzichtslijst van de bewoners waarvoor geen schema aanwezig is ........................ 21
Toekomstige productieomgeving
De lokale module KST zal vervangen worden door de bestaande webapplicatie Cliëntregistratie.
Deze wordt hiertoe uitgebreid. Bijgevolg zullen naast de opname- en ontslaggegevens ook de
maandstaatgegevens via de webapplicatie doorgegeven worden. Aangezien de gegevens van de
cliëntregistratie gaan dienen als basis voor het aanmaken van de maandstaten, verdwijnt de
dubbele invoer van de opnamegegevens. Alle gegevens bevinden zich dus bij het V.A.P.H., er wordt
niets meer gestockeerd op de PC van de voorziening. Hierdoor hoeven er ook geen bestanden meer
uitgewisseld te worden via e-mail.
Figuur 1 : de werking van de maandstaten schematisch voorgesteld
Voorziening
V.A.P.H.
Opgelet :
De maandstaten worden voortaan elke maand door het V.A.P.H. aangemaakt op basis
van de gegevens van de cliëntregistratie.
1
Tabblad Registratie :
Het toevoegen van nieuwe bewoners of wijzigen van begeleidingsovereenkomst (zie handleiding
cliëntenregistratie).
Belangrijke opmerking :
Door het gebruik van de cliëntenregistratie, is het vereist om bij wisselingen van werkvorm niet
telkens opname/ontslag te registreren in de cliëntenregistratie (bijv. wisseling met logeren). Er is
vanaf dat moment bij regimewisselingen enkel nog een opname nodig bij de initiële start en enkel
nog een ontslag wanneer het gebruik wordt stop gezet. Bijgevolg dient de maandstaat dan opgevuld
te worden met niet-subsidiabele dagen (NG- resp. XX-dagen) voor de dagen dat de persoon niet in
het betrokken regime is.
Dit vereenvoudigd opname- en ontslag-systeem zal geëvalueerd worden.
De wetgeving blijft ongewijzigd, zowel deze betreffende de alternerende combinaties, als deze
betreffende de toegelaten dubbele combinaties.
Voor alternerende/afwisselende combinaties wordt de manier van registreren deze zoals hierboven
beschreven.
Voor dubbele combinaties verandert er sowieso niets aan de gekende manier van registreren (geen
opname-ontslag vereist; de wettelijke combinatie op eenzelfde dag van bepaalde subsidiabele
typedagen voor de toegelaten dubbele plaatsingen blijft bestaan en op de gekende manier te
registreren).
2
Tabblad Maandstaten :
1.1
Beheer KST :
Algemeen :
Figuur 2 : overzicht maandstaten
Onder “dienst” wordt er
verstaan de
cliëntenregistratie – afdeling.
Onder “Omschrijving kst afdeling” wordt de KST-afdeling verstaan.
Vb. TNW nursing => “Dienst” = 601 (TNW) en “Omschrijving kst” = 901 (nursing)
Vb. Internaat KV => “Dienst” = 101 (Int) en “Omschrijving kst” = 701 (kortverblijf)
De filter “Status” wordt apart besproken.
Aan de hand van de aanwezige filters kunt u een lijst bekomen van de bewoners waarvoor reeds
maandstaten zijn gegenereerd.
Indien er geen enkele filter is ingesteld, krijgt u alle maandstaten van alle bewoners te zien. Dit is
onoverzichtelijk, daarom wordt er aangeraden de nodige filters te gebruiken.
3
Figuur 3 : soorten statussen
In Aanmaak : Dit zijn de maandstaten die nog niet verwerkt
mag worden.
Klaar voor verwerking : De maandstaten die door de
voorziening klaargezet zijn om ’s nachts te laten verwerken.
Correct verwerkt : De maandstaten die verwerkt zijn en geen
fouten bevatten (zie punt 2.1.3.).
Verwerking mislukt (cat.1 of cat.2) : De maandstaten die
verwerkt zijn en fouten bevatten, die door de instellingen
dienen opgelost te worden. Van deze maandstaten kunt u een
rapport opvragen (zie punt 2.1.3.).
Verwerking mislukt (cat.3 of cat.4) : De maandstaten die
verwerkt zijn en fouten bevatten die door de dienst kostenstaten dienen opgelost te worden. Van
deze maandstaten kunt u een rapport opvragen (zie punt 2.1.3.).
In Verwerking : De maandstaten die “klaar voor verwerking” staan, en waarvoor de verwerking op
dit ogenblik lopende is.
Afgesloten : Het maandstatenjaar is bevestigd en door de dienst maandstaten geblokkeerd.
Figuur 4 : lijst van alle bewoners voor deze instelling
Door op “zoeken” te klikken, zonder enige filter te gebruiken, krijgt men alle bewoners te zien die
kostenstaten hebben in de voorziening.
Men krijgt de maandfiche van de gekozen persoon (Pmh) te zien door op de link “Inzien” te klikken.
4
Aanmaken van de maandstaten :
Figuur 5 : wijzigen detail maandfiche
Het scherm “Wijzigen detail” bestaat uit drie delen, nl. Status, Aanwezigheden en Financiële codes.
2.1.2.1 Status :
Figuur 6 : wijzigen detail maandfiche :status
In het deel “status” kan men kiezen tussen “In aanmaak” of “klaar voor verwerking”.


“In aanmaak”: betekent dat deze maandstaat nog niet verwerkt mag worden.
“Klaar voor verwerking”: wanneer deze maandstaat verwerkt mag worden, verandert u de
status “In aanmaak” naar “Klaar voor verwerking”.
5
2.1.2.2 Aanwezigheden :
Figuur 7 : wijzigen detail maandfiche : aanwezigheden
De maandstaat wordt aangemaakt aan de hand van het gekozen schema in de
begeleidingsovereenkomst.
Uiteraard kunnen deze dagen nog worden veranderd, dit dient u dag per dag te veranderen.
Afhankelijk van de afdeling waarin de betrokkene zich bevindt, krijgt u de typedagen voor deze
afdeling te zien.
De bewoners die nog geen schema hebben, kunt u terugvinden door naar rapporten te gaan (zie
2.3.4. foutrapport schema afwezig). De kostenstaat wordt voor deze personen opgevuld met NGdagen. Voor bepaalde werkvormen zal automatisch een default schema aangemaakt worden :
- NG-dagen voor kort verblijf,
- A6-dagen voor begeleide uitgroei,
- WP-dagen voor WOP,
- I-dagen voor gezinsplaatsing.
2.1.2.3 Financiële codes :
Figuur 8 : wijzigen detail maandfiche : financiële codes
Bij het deel “financiële codes” dient u de verschillende velden in te vullen. Telkens als de
maandstaten door het V.A.P.H. worden aangemaakt, worden de financiële codes van de vorige
maand mee overgenomen. Het is dus aangeraden om zo spoedig mogelijk en éénmalig de financiële
codes in te vullen.
6
Bedlegerig
Financiële bijdrage
Geeft aan of de bewoner al dan niet bedlegerig is. Mogelijke
waarden zijn :
N
niet bedlegerig
J
bedlegerig
De financiële bijdrage die de bewoner betaalt voor zijn/haar
opname in de afdeling tijdens de betrokken maand.
Deze dient ingevuld te worden indien kinderbijslagstelsel of
arbeidsstelsel “U” is.
Figuur 9 : financiële codes voor –21 jarigen
Kinderbijslagstelsel
Bijdragestelsel. Mogelijke waarden zijn :
 L
Bijkomende bijslag
de bewoner betaalt een financiële bijdrage gebaseerd op de
kinderbijslag volgens het stelsel der loontrekkende
 O de bewoner betaalt geen financiële bijdrage
 U de financiële bijdrage wordt berekend door de instelling
(enkel bij opnamemaand)
Geeft aan of de bewoner in kwestie recht heeft op een bijkomende
kinderbijslag. Mogelijke waarden zijn :
N
J
H
geen bijkomende bijslag
bijkomende bijslag oud stelsel
bijkomende bijslag nieuw stelsel
7
Rang van het kind /
zelfredzaamheid
 Heeft de persoon geen recht op bijkomende bijslag, dan bevat dit
veld de rang van het kind : er wordt namelijk een onderscheid
gemaakt tussen kinderen van eerste of hogere rang bij het
bepalen van de kinderbijslag.



Rang 1
Code 1
Rang 2 of hoger
Code 2
Geboren tussen 01/91 en 12/96 en rang 1 in Code3
vervanging van een ouder kind dat recht gaf op
leeftijdsbijslag
 Wanneer de persoon recht heeft op een bijkomende bijslag,
wordt de waarde in het veld geïnterpreteerd als de graad van
zelfredzaamheid : deze geeft aanleiding tot een verhoging van de
kinderbijslag.


Aantal kinderen ten laste
Beslissing jeugdrechter
schoolgaand
Oud stelsel code J
­ 0 – 3 punten
Code 2
­ 4 – 6 punten
Code 3
­ 7 – 9 punten
Code 4
Nieuw stelsel code H
­ Minder dan 6 punten over de drie pijlers
en
Code 0
ten minste 4 in de eerste pijler
­ 6 – 8 punten over de drie pijlers
en
Code 1
minder dan 4 in de eerste pijler
­ 9 – 11 punten over de drie pijlers
en
Code 2
minder dan 4 in de eerste pijler
­ 12 – 14 punten over de drie pijlers
of
6 – 11 punten over de drie pijlers
Code 3
en
ten minste 4 in de eerste pijler
­ 15 – 17 punten
Code 4
­ 18 – 20 punten
Code 5
­ > 20 punten
Code 6
Aantal kinderen ten laste in het gezin van de persoon met een
handicap. Dit is een getal gelegen tussen 0 en 10.
Geeft aan of de bewoner al dan niet geplaatst werd door de
jeugdrechter of het comité van bijzondere jeugdzorg. Hierdoor
wordt de financiële bijdrage beperkt tot 2/3 van de kinderbijslag.
Mogelijke waarden zijn :
N
geen beslissing jeugdrechter
J
beslissing jeugdrechter
Geeft aan of de bewoner al dan niet schoolgaand is.
Het
onderscheid is enkel in semi-residentiële opvang voor de financiële
bijdrage van toepassing. Mogelijke waarden zijn :
N
J
niet schoolgaand
schoolgaand
8
Figuur 10 : financiële codes voor +21 jarigen
Arbeidsstelsel
Bijdragestelsel. Mogelijke waarden zijn :
 M
Code zakgeld
de bewoner betaalt een financiële bijdrag gebaseerd op de
maximum forfait per aanwezigheidsdag.
 J
de bewoner betaalt een financiële bijdrage gebaseerd
op zijn inkomsten uit arbeid en overige inkomsten
 N de bewoner betaalt een financiële bijdrage gebaseerd op
zijn eventuele overige inkomsten
 O de bewoner betaalt geen financiële bijdrage
 U de financiële bijdrage wordt ingevuld door de instelling
(enkel bij opnamemaand).
Code voor zakgeld. Mogelijke waarden zijn afhankelijk van de
doelgroepen: (zie handleiding cliëntenregistratie : 3.2 Registreren
nieuwe pmh)
 0
 1
 2
geen
laag
hoog
9
Code socio-culturele
toelage
Inkomsten uit arbeid
Overige inkomsten
Code voor socio-culturele noden. Mogelijke waarden zijn afhankelijk
van de doelgroepen vermeld in de beslissingen waarover de persoon
beschikt: (zie handleiding cliëntenregistratie : 3.2 Registreren
nieuwe pmh)
 0
 13
 20
Onder "inkomsten uit arbeid" wordt verstaan, alles wat als "loon"
dient te worden beschouwd. Het begrip "loon" is het netto ontvangen
loon,
zonder
vergoeding
voor
vervoer
en
zonder
vakantiegeld. Daarentegen moet de 13de maand wel als loon
beschouwd worden.
Hieronder wordt verstaan, inkomsten die niets te maken hebben
met loon uit arbeid.
Vb. kinderbijslagen, tegemoetkomingen van de dienst voor
mindervaliden, werklozensteun aan afgestudeerden die nog niet
tewerkgesteld waren.
10
Verwerkte maandstaten :
Wanneer de maandstaten verwerkt zijn, kunt u via de filter “status” zowel de verwerkte (correct
verwerkt) als diegene waarvan de verwerking mislukt is (verwerking mislukt) opvragen. Via “inzien
kunt u de maandstaat in detail bekijken en eventueel corrigeren.
Figuur 11 : voorbeeld van een verwerkte maandfiche (verwerking mislukt) voor -21 jarige
Wanneer u eventuele wijzigingen wilt doorvoeren, kiest u voor “wijzigen”.
Nadat u de wijzigingen hebt aangebracht, verandert u de status terug naar “klaar voor verwerking”,
zodat deze ‘s nachts terug verwerkt kunnen worden.
11
Figuur 12 : voorbeeld van een verwerkte maandfiche (correct verwerkt) voor -21 jarige
Berekende bedragen voor de –21 jarige
Kinderbijslag
Financiële bijdrage
Vervoerssupplement
Logeersupplement
Kampsupplement
Het bedrag aan kinderbijslag. De financiële bijdrage wordt afgeleid op
basis van dit bedrag.
De financiële bijdrage die de bewoner betaalt voor zijn/haar opname
in de afdeling tijdens de betrokken maand.
Het supplementair bedrag aan vervoer, afgeleid op basis van het aantal
HD-dagen + VH-dagen in de loop van de maand, vermenigvuldigd met
het forfaitair bedrag per halve dag met vervoer (enkel voor semiinternaat / dagcentrum niet-schoolgaande).
Het supplementair bedrag aan logeerdagen, afgeleid op basis van het
aantal L-dagen in de loop van de maand, vermenigvuldigd met het
forfaitair bedrag per logeerdag
Het supplementair bedrag aan kampkosten, afgeleid op basis van het
aantal H-dagen en VK-dagen in de loop van de maand, vermenigvuldigd
met het forfaitair bedrag per kampdag.
12
Alle bedragen worden berekend door de centrale applicatie op het
V.A.P.H., op basis van de financiële codes die een instelling invult. Op het
moment dat de instelling de financiële codes in de applicatie invult,
worden geen berekeningen uitgevoerd. Deze berekeningen worden pas
zichtbaar nadat de maandstaten correct verwerkt zijn.
Er is slechts één uitzondering. Wanneer u code “U” als kinderbijslagstelsel
kiest, geeft u aan dat de standaardberekening voor deze bewoner niet kan
worden toegepast. De instelling vult het bedrag van de financiële bijdrage
zelf in.
Figuur 13 : voorbeeld van een verwerkte maandfiche (verwerking mislukt) voor +21 jarige
13
Figuur 14 : voorbeeld van een verwerkte maandfiche (correct verwerkt voor +21 jarige
Berekende bedragen voor +21 jarige
Financiële bijdrage
Kinderbijslag
Socio-culturele
toelage
Kampsupplement
Vervoerssupplement
Logeersupplement
De financiële bijdrage die de bewoner betaalt voor zijn/haar opname in de
afdeling tijdens de betrokken maand.
Het bedrag aan kinderbijslag, op basis waarvan de financiële bijdrage is
afgeleid.
Het bedrag aan socio-culturele toelage, berekend op basis van de code
voor socio-culturele noden.
Het supplementair bedrag aan kampkosten, afgeleid op basis van het
aantal H-dagen en VK-dagen in de loop van de maand, vermenigvuldigd
met het forfaitair bedrag per kampdag.
Het supplementair bedrag aan vervoerskosten, afgeleid op basis van het
aantal HD-dagen + VH–dagen in de loop van de maand, vermenigvuldigd
met het forfaitair bedrag per halve vervoersdag.
Het supplementair bedrag aan logeerkosten, afgeleid op basis van het
aantal L- dagen in de loop van de maand, vermenigvuldigd met het
forfaitair bedrag per logeerdag
Ook hier dezelfde opmerking m.b.t. de berekening van de bedragen als bij de -21
jarigen. Deze gebeurt met de centrale applicatie op het V.A.P.H., behalve voor code ‘U’.
14
1.2
Foutenrapport KST :
De maandstaten die “klaar voor verwerking” werden gezet, worden tijdens de nacht verwerkt.
Eventuele fouten kan u via dit rapport raadplegen.
Deze foutenlijst kunt u bekomen in 3 verschillende versies.
 Csv voor oudere versies van excel
 Excel versie 2000 of recenter
 Gewone webpagina
Figuur 15 : foutenrapport kst
Figuur 16 : voorbeeld foutenrapport kst (gewone webpagina)
15
1.3
Rapport typedagen :
Dit rapport geeft de sommatie weer per soort van typedag dat gebruikt wordt voor de bewoner voor
die maand. Net zoals het vorige rapport, is dit te bekomen in drie verschillende versies.
Figuur 17 : rapport typedagen
Figuur 18 : rapport typedagen
16
1.4
Rapport bijdrage :
Aan de hand van dit rapport komt men te weten hoeveel de verschuldigde bijdrage is voor de
afdeling. Dit rapport kan men ook verkrijgen in drie versies.
Figuur 19 : rapport bijdrage
Figuur 20 : rapport bijdrage
17
Tabblad Rapporten :
Begeleidingsovereenkomsten 2e sem 06 (wordt later
besproken) :
1.5
Dit rapport wordt semesterieel opgemaakt met als punten 30/06/20xx en 31/12/20xx.
Figuur 21 : overzichtlijst van al de opgenomen bewoners in de instelling
18
Overzicht actieve begeleidingsovereenkomsten (wordt later
besproken) :
1.6
Figuur 22 : overzicht actieve begeleidingsovereenkomsten
19
1.7
Foutenrapport begindatum 01/01/1900 :
Figuur 23 : overzichtslijst van de bewoners die opgenomen zijn als logeerders of zonder
opnamedatum
20
1.8
Foutenrapport schema afwezig :
Aan de hand van deze lijst kunt u nagaan bij welke bewoner een aanwezigheidsschema ontbreekt.
Dit schema is van belang bij het genereren van de maandstaten.
Figuur 24 : overzichtslijst van de bewoners waarvoor geen schema aanwezig is
21
Tabblad beheer :
zie handleiding cliëntenregistratie Punt 2 Beheer.
22
Bijlagen :
Bijlage 1 : Foutmeldingen afkomstig van de Centrale Applicatie Maandstaten
AFKORTINGEN FOUTCODES
Aantal kinderen ten laste
Aanwezigheidsgegevens
Afdeling
beslissing
code arbeidsstelsel
code bedlegerig
code bijkomende bijslag
code deeltijds
code jeugdrechter
code kinderbijslag
code schoolgaand
code zelfredzaamheid
deeltijdse plaatsing
dubbele plaatsing
erkenning
financiële bijdrage
Financiële code
Identificatiecode
Inrichtende macht
Instelling
langdurige afwezigheid
Rijksregisternummer
socio-kulturele noden
Transactiecode
zorgafdeling
Akndtl
Anwgeg
AFD
BES
Cdarbstl
Cdbedl
Cdbybsl
Cddlts
Cdjgdrch
Cdkndbsl
Cdschlgnd
Cdzlfred
dlt plts
Dbbl plts
ERK
Finbydr
Fincod
Idcod
IM
INST
Lngafw
Rrnum
SKN
Tracod
Zrgafd
De foutmeldingen die de Centrale Applicatie Maandstaten bij de verwerking van opnames,
ontslagen, aanwezigheden en financiële codes invult, zijn hieronder weergegeven. Ze zijn
onderverdeeld in vier categorieën :
 categorie 1 bevat ‘syntax type’ fouten die wijzen op ongeldige waarden in een record
zodat dit absoluut niet kan verwerkt worden.
 categorie 2 bevat ‘logische’ fouten die wijzen op onregelmatigheden wat betreft de
inhoud van een record, zodat het record niet verwerkt kan worden
 categorie 3 bevat ‘logische’ fouten die wijzen op onregelmatigheden wat betreft de
inhoud van een record. Het record wordt echter wel verwerkt
 categorie 4 bevat extra informatie i.v.m. het record en waarschuwingen.
Records met foutcodes moeten door de instelling verbeterd worden. Deze aangepaste records
moeten opnieuw worden doorgestuurd, tot ze correct verwerkt worden (foutcode = 0).
De laatste twee kolommen geven aan (‘X’) of de fout voorkomt bij de verwerking van
opnames en ontslagen, bij maandstaten of beide.
23
Categorie 1
Cat
1
Nr Omschrijving
1 nummer Inrichtende Macht foutief
2
nummer Instelling foutief
3
nummer afdeling foutief
4
Rijksregisternummer foutief
5
6
7
foutief jaar
foutieve maand
Ongeldige datum opname
8
9
Ongeldige datum ontslag
Opnamedatum moet voor ontslagdatum
liggen
10 (tracod : enkel waarde I,U of D
toegelaten)*
11 dubbel record, geen unieke sleutel
12 (fin code : enkel waarde N of R
toegelaten)*
13 Ongeldige datum of tijd
14 (schrappen niet toegelaten) * maand 21j.
Oorzaak
opn kst
Een erkenningsnummer bestaat uit de aaneenschakeling van een uniek nummer voor X
X
de inrichtende macht, de Instelling en het type afdeling. Het opgegeven nummer
van de inrichtende macht bestaat niet in de tabellen van IRI omdat mogelijk één of
meerdere van de drie nummers niet correct is.
Een erkenningsnummer bestaat uit de aaneenschakeling van een uniek nummer voor X
X
de inrichtende macht, de Instelling en het type afdeling. Het opgegeven nummer
van de Instelling bestaat niet in de tabellen van IRI omdat mogelijk één of meerdere
van de drie nummers niet correct is.
Een erkenningsnummer bestaat uit de aaneenschakeling van een uniek nummer voor X
X
de inrichtende macht, de Instelling en het type afdeling. Het opgegeven nummer
van de afdeling bestaat niet in de tabellen van IRI omdat mogelijk één of meerdere
van de drie nummers niet correct is.
Het opgegeven rijksregisternummer moet 11 posities lang zijn waarvan de laatste 2 X
X
posities (controlecijfer) gelijk zijn aan 97 min de rest na deling van de eerste negen
posities door 97.
Het opgegeven jaartal is ongeldig.
X
De opgegeven maand is ongeldig.
X
De opgegeven datum is geen geldige datum (formaat) of is groter dan de X
systeemdatum, wat niet toegelaten is. U kunt geen opnames voor de toekomst
doorgeven.
De opgegeven datum is geen geldige datum (formaat) .
X
De opgegeven ontslagdatum is kleiner dan de opnamedatum, wat niet toegelaten is. X
Het is wel toegelaten dat een ontslagdatum wordt opgegeven voor de toekomst. Een
ontslagdatum gelijk aan de opnamedatum betekent verwijdering van de opname en
alle eventueel geregistreerde verblijfscodes.
De opgegeven transactiecode is niet toegelaten. Toegelaten transactiecodes zijn :
X
X
 ‘I’ voor het toevoegen van een nieuwe rij (insert)
 ‘U’ voor het wijzigen van een bestaande rij (update)
 ‘D’ voor het verwijderen van een bestaande rij (delete)
Wanneer twee records voorkomen met identieke velden ‘afdeling’,
X
‘rijksregisternummer’, ‘jaar’ en ‘maand’ worden deze in volgorde van de datum en
tijd van het veld ‘transactie-datetime’ verwerkt. Is deze ook gelijk dan leidt dit tot
fout 1.11.
Het opgegeven type aangifte is niet toegelaten. Toegelaten codes voor type aangifte
X
zijn :
 N(normale aangifte)
 R(regularisaties)
De opgegeven datum is geen geldige datum.
X
Voor de maand van de 21ste verjaardag moeten 2 staten doorgegeven worden. Eén
X
24
moet dubbel
15 Code bedlegerig : enkel waarde J of N
toegelaten
16 Code kinderbyslag : enkel O,U,L zyn
toegelaten
17 bedrag financiële bydrage is niet correct
18 aantal kinderen ten laste onmogelijk
19 Code bykomende byslag : enkel J, N zyn
toegelaten
20 ongeldige rang van kind of code
zelfredzaamheid
voor de anwgeg en fincod als –21 jarige en één voor de anwgeg en fincod als + 21
jarige.
De opgegeven code voor bedlegerig is niet toegelaten. Toegelaten codes zijn ‘J’ en
‘N’.
Het opgegeven bijdragestelsel is niet toegelaten. Toegelaten codes voor een -21
jarige zijn :
 ‘L’ wanneer de bewoner een bijdrage, berekend op basis van de kinderbijslag
volgens het stelsel van de loontrekkende.
 ‘O’ wanneer de bewoner geen bijdrage betaalt.
 ‘U’ wanneer de bijdrage wordt berekend door de Instelling.
De financiële bijdrage voor code ‘U’ moet groter dan 0 zijn.
X
X
X
Het opgegeven aantal kinderen ten laste moet groter zijn dan 0.
De opgegeven code voor bijkomende bijslag is niet toegelaten. Toegelaten codes
zijn ‘J’ en ‘N’.
De opgegeven code voor rang van het kind is niet toegelaten. Toegelaten codes zijn
‘1’ en ‘2’.
Opgelet : Enkel van toepassing wanneer code voor bijkomende bijslag gelijk is aan
‘N’.
De opgegeven code voor zelfredzaamheid van het kind is niet toegelaten.
Toegelaten codes zijn ‘2’, ‘3’ en ‘4’.
Opgelet : Enkel van toepassing wanneer code voor bijkomende bijslag gelijk is aan
‘J’
X
X
21 Niet van toepassing
22 cdjgdrch : enkel waarde J of N toegelaten De opgegeven code voor beslissing jeugdrechter is niet toegelaten. Toegelaten
codes zijn ‘J’ en ‘N’.
23 cdschlgnd : enkel waarde J of N
De opgegeven code schoolgaand is niet toegelaten. Toegelaten codes zijn ‘J’ en ‘N’.
toegelaten
24 cdarbstl : enkel waarde O, U, J, N, M
De opgegeven code voor het bijdragestelsel voor een +21 jarige is niet toegelaten.
toegelaten
Toegelaten codes zijn :
 ‘J’ wanneer de bewoner bijdrage betaalt, berekend op basis van zijn / haar
inkomen uit arbeid en / of overige inkomsten.
 ‘N’ wanneer de bewoner een bijdrage betaalt, berekend op basis van zijn / haar
overige inkomsten.
 ‘O’ wanneer de bewoner geen bijdrage betaalt.
 ‘U’ wanneer de bijdrage berekend wordt door de Instelling.
 ‘M’ wanneer de maximumbijdrage betaald wordt.
25 bedrag inkomsten uit arbeid is niet
Het opgegeven bedrag voor inkomsten uit arbeid bij code ‘J’ is negatief.
correct
26 bedrag overige inkomsten is niet correct
Het opgegeven bedrag voor overige inkomsten bij code ‘J’ of ‘N’ is negatief.
27 ongeldige code zakgeld
De opgegeven code voor zakgeld is niet toegelaten. Toegelaten codes zijn ‘0’
(geen), ‘1’ (laag) en ‘2’ (hoog).
X
X
25
X
X
X
X
X
X
28 ongeldige code socio-culturele noden
29 (Code deeltyds : enkel waarde J of N
toegelaten)*
30 Dit record werd niet verwerkt !!!
De opgegeven code voor socio-culturele noden is niet toegelaten. Toegelaten codes
zijn ‘ 0’, ‘13’ en ‘20’.
De code voor deeltijdse plaatsing moet ‘J’ of ‘N’ zijn.
X
X
X
26
X
Categorie 2
Cat Nr
2
1
Omschrijving
(nr IM foutief bij dbbl plts)*
2
(nr INST foutief bij dbbl plts)*
3
(Nr AFD foutief bij dbbl plts)*
4
(Nr IM fout INST komende van)*
5
(Nr INST foutief INST komende van)*
6
(nr AFD foutief INST komende van)*
7
(nr IM fout INST gaande naar)*
8
(nr INST foutief INST gaande naar)*
9
(nr AFD foutief INST gaande naar)*
10 (Enkel dlt plts in semi-intern. of
dagcentra.)*
11 type A5-dag enkel by dubbele plaatsing
12 Geen opname of voorgaande reg. voor
deze anwgeg
13 type dag niet toegelaten voor deze
afdeling en/of voor deze leeftijd
14 type dag niet toegelaten
deeltijds/voltijds
15 Type dag niet toegelaten voor -21jarige
16 Verboden wijziging type dag mag niet
Oorzaak
Het opgegeven nummer van de inrichtende macht voor dubbele plaatsing van de
gehandicapte bestaat niet in de tabellen van IRI omdat mogelijk één of meerdere
van de drie nummers niet correct is.
Het opgegeven nummer van de Instelling voor dubbele plaatsing van de
gehandicapte bestaat niet in de tabellen van IRI omdat mogelijk één of meerdere
van de drie nummers niet correct is.
Het opgegeven nummer van de afdeling voor dubbele plaatsing van de gehandicapte
bestaat niet in de tabellen van IRI omdat mogelijk één of meerdere van de drie
nummers niet correct is.
Het opgegeven nummer van de inrichtende macht waarvan de gehandicapte komt,
bestaat niet in de tabellen van IRI omdat mogelijk één of meerdere van de drie
nummers niet correct is.
Het opgegeven nummer van de Instelling waarvan de gehandicapte komt, bestaat
niet in de tabellen van IRI omdat mogelijk één of meerdere van de drie nummers
niet correct is.
Het opgegeven nummer van de afdeling waarvan de gehandicapte komt, bestaat
niet in de tabellen van IRI omdat mogelijk één of meerdere van de drie nummers
niet correct is.
Het opgegeven nummer van de inrichtende macht waarnaar de gehandicapte gaat,
bestaat niet in de tabellen van IRI omdat mogelijk één of meerdere van de drie
nummers niet correct is.
Het opgegeven nummer van de Instelling waarnaar de gehandicapte gaat, bestaat
niet in de tabellen van IRI omdat mogelijk één of meerdere van de drie nummers
niet correct is.
Het opgegeven nummer van de afdeling waarnaar de gehandicapte gaat, bestaat
niet in de tabellen van IRI omdat mogelijk één of meerdere van de drie nummers
niet correct is.
Deeltijds plaatsing is enkel toegestaan voor een semi-internaat of dagcentrum. Deze
regel is niet toegepast.
U hebt A5-dagen doorgestuurd voor een bewoner die geen dubbele plaatsing heeft.
De bewoner is (was) niet opgenomen tijdens de opgegeven periode van maandstaten
(maand en jaartal) of de vorige maand is nog niet geregistreerd.
U heeft één of meerdere types dagen opgegeven die niet zijn toegelaten in deze
afdeling en / of voor deze leeftijd of U heeft een FZ of FF-dag vermeld op een
andere dag dan een zondag
Gebruik van deeltijdse typedagen in een week met voltijds regime of omgekeerd.
Voor min 21jarige mag geen IV-dag doorgegeven worden
Het toevoegen en / of verwijderen van aanwezigheidsdagen is niet meer toegelaten
27
opn kst
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
17 er werd een ongeldige type dag
doorgegeven
18 (enkel wijzigen binnen dezelfde groep is
toegestaan)*.
19 (wijzigen van dagen is niet meer
toegelaten) *
20 Bestaande opname, wijzigen opname mag
niet
21 niet toegelaten dubbele of alternerende
plaatsing
22 leeftijd onbekend (of strijdig idcode)*
23 (Delete opname mag niet : er zijn
anwgeg)*
24 (fin code=N en de normale termijn is
voorbij)*
25 (fin code=R en het is nog binnen normale
termijn)*
26 (fin code=R buiten regularisatie termijn)*
27 Geen financ. Gegevens of dagcodes
28 Type dag is enkel voor zon- en feestdagen
29 cdarbstl/cdkndbsl = U enkel bij de
opnamemaand
30 dit record werd niet verwerkt!!!
na 3 maanden, te rekenen vanaf de eerste dag van de volgende maand.
Het type aanwezigheidsdag is niet gekend
X
Het wijzigen van dagen kan enkel binnen dezelfde groep
X
Een aanwezigheidsdag mag niet meer wijzigen vanaf 31 maart van het erop volgend
jaar.
X
Bewoner was al opgenomen op deze dag
X
De nieuwe of gewijzigde opname periode voor deze bewoner overlapt met een X
andere opname periode voor dezelfde bewoner. Deze overlapping komt niet voor in
de tabel met toegelaten dubbele plaatsingen.
De idcode en de leeftijd van de gehandicapte moeten met elkaar overeenstemmen :
Code 1 : +21 jarige
Code 2 : -21 jarige
Er bestaan nog aanwezigheden en / of financiële codes voor deze bewoner voor de X
periode van de opname dat moet verwijderd worden. Deze moeten eerst verwijderd
worden, vooraleer de opnamegegevens kunnen verwijderd worden.
Een normale aangifte mag men slechts versturen tot en met drie maanden na de
betrokken maand.
Een regularisatie mag men sturen vanaf vier maanden na de betrokken maand
X
Men mag niet meer regulariseren na vijf jaar na de betrokken maand
Fincod zonder dagcodes of omgekeerd is niet meer toegelaten.
X
Er werden FZ-dagen doorgestuurd die niet stroken met een zondag of een feestdag.
U hebt een financiële code “U” doorgestuurd die enkel bij de maand van opname is
toegelaten.
O.a. wegens poging tot vernietiging van niet (meer) bestaande opname.
X
X
28
X
X
X
X
X
X
Categorie 3
Cat
3
Nr Omschrijving
1 de zrgafd heeft geen geldige erkenning
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
30
Oorzaak
opn kst
Het erkenningsnummer van de zorgafdeling is correct, maar de zorgafdeling is nog X
X
niet of was niet meer erkend op de datum van opname.
de gehandicapte heeft geen beslissing
De bewoner heeft voor de opgegeven periode geen enkele beslissing, of geen enkele X
X
gunstige beslissing voor het betrokken type afdeling. Het is ook mogelijk dat de
bewoner geen gunstige beslissing heeft die de volledige periode omvat en dat er
dagen worden opgegeven buiten de periode van ten laste neming.
ERK en BES heeft geen dezelfde doelgroep De bewoner wiens opname wordt gemeld heeft geen enkele doelgroep die overeen- X
X
komt met de doelgroepen waarvoor de zorgafdeling erkend is. Deze bewoner mag
dan ook niet in deze zorgafdeling worden opgenomen.
geen gunstige BES binnen de termijn
De bewoner heeft een beslissing maar niet voor de toegelaten termijn
X
X
(Max. aantal A2-dagen is overschreden in Een maandstaat mag maximaal 10 A2-dagen per kwartaal per bewoner bevatten.
X
kwart. I)*
Met de dagen van deze maandstaat overschrijdt de bewoner deze limiet voor
kwartaal I.
(Max. aantal A2-dagen is overschreden in Een maandstaat mag maximaal 10 A2-dagen per kwartaal per bewoner bevatten.
X
kwart. II)*
Met de dagen van deze maandstaat overschrijdt de bewoner deze limiet voor
kwartaal II.
(Max. aantal A2-dagen is overschreden in Een maandstaat mag maximaal 10 A2-dagen per kwartaal per bewoner bevatten.
X
kwart. III)*
Met de dagen van deze maandstaat overschrijdt de bewoner deze limiet voor
kwartaal III.
(Max. aantal A2-dagen is overschreden in Een maandstaat mag maximaal 10 A2-dagen per kwartaal per bewoner bevatten.
X
kwart. IV)*
Met de dagen van deze maandstaat overschrijdt de bewoner deze limiet voor
kwartaal IV.
(Max. aantal dagen lngafw is
Een bewoner mag maximaal 3 maanden afwezig zijn wegens ziekte. Vanaf die datum
X
overschreden)*
moet de bewoner uit de afdeling worden ontslagen tenzij door de Administratie een
verlenging wordt toegestaan. Met de dagen van deze maandstaat overschrijdt de
bewoner deze limiet.
(Max. aantal F-dagen is overschreden)*
Een +21 jarige bewoner mag maximaal 144 F-dagen op jaarbasis hebben. Met de
X
dagen van deze maandstaat overschrijdt de bewoner deze limiet.
(Max. aantal H-dagen is overschreden)*
Er mogen max. 30 H-dagen op jaarbasis worden opgegeven. Met de dagen van deze
X
maandstaat overschrijdt de bewoner deze limiet.
Ongeldige F-dagen
Geen registratie F-dagen toegelaten bij deeltijdse opname of bij verblijf in semiX
internaatstelsel (+21).
(de bewoner heeft meerdere idcodes in 1 Meerdere idcodes zijn enkel mogelijk bij het meerderjarig worden in een maand.
X
maand)*
finbydr correct berekend, op te vragen by Er werd een berekening gedaan voor een persoon die +21 jaar is geworden.
X
VFSIPH
geen eenduidige BES binnen het termijn
Er is een overlapping van twee of meer beslissingen voor deze opnameperiode.
X
X
Dit record werd niet verwerkt !!!
X
X
29
Categorie 4
Cat
4
Nr
1
2
3
4
Omschrijving
Aanwezigheidsdagen ongunstig:
erkenningsprobleem
Aanwezigheidsdagen ongunstig:
beslissingsprobleem
Aanwezigheidsdagen ongunstig: langdurig
afwezig
Niet bestaande dagen ingevuld op
onbestaande kalenderdag.
Oorzaak
opn kst
(Wellicht sterretjes) : waarschuwing
* voorlopig niet meer van toepassing vanaf maandstaten ‘98
30