Checklists pakketselektie

ICT in bedrijf, deel 2, CHECKLISTS Pakketselectie
Checklists pakketselektie
INTRODUCTIE
In deze syllabus wordt het selecteren van toepassingspakketten geïntroduceerd.
We onderzoeken de beschikbare software met het oog op verbetering van de informatievoorziening in een
casusomgeving.
Maak daartoe een beschrijving van de menustructuur voor die functies waaraan u de hoogste prioriteit
toekent.
Maak voor diezelfde functies een ER-Diagram dat de entiteittypen beschrijft die door het pakket
worden afgedekt. Ga uit van tenminste vier overzichten of invoerschermen.
Maak in overleg met de docent een adequate selectie uit de 12 vragenlijsten en beantwoord de geselecteerde
vragen. Geef antwoord in de volgende categorieδn:
Vereist/ wenselijk/ niet van toepassing in de organisatie (E/W/NVT);
Ja/ nee/ opmerkingen (ten aanzien van het pakket).
Voeg indien nodig zelf vragen toe.
Geef bevindingen en conclusies vanuit voorgaand onderzoek.
De vragen uit de checklist kunnen beschikbaar worden gesteld op diskette.
AANDACHTSPUNTEN IN DE SELECTIEFASE VAN
STANDAARDPROGRAMMATUUR EN APPARATUUR
Programmatuur
-
De programmeertaal (een algemeen bekende taal als ORACLE, ACCESS of een andere vierde generatie programmataal)
Hoe lang is de programmatuur al op de markt en hoe vaak is deze verkocht? (Aantal gebruikers)
In welke mate komt de programmatuur tegemoet aan de functionele specificaties?
De mate waarin op het pakket aanpassingen kunnen worden aangebracht.
Wat zijn de mogelijkheden voor toegangsbeveiliging?
De mate van gebruiksvriendelijkheid
De wijze van opzet van maatwerkprogrammatuur (gebruiksvriendelijkheld, flexibiliteit, betrouwbaarheid enz.)
Is de documentatie van een voldoende niveau?
Leveranciersaspecten
-
Hoe staat de leverancier bekend?
Wat is de bedrijfsomvang?
Hoe lang bestaat het bedrijf al?
Hoe doet men het in de markt?
Is het service-apparaat voldoende?
Is de leverancier verantwoordelijk voor apparatuur en programmatuur?
Is er een uitwijkmogelijkheid of een mogelijkheid voor een tijdelijke vervanging?
(november ’02)
1
ICT in bedrijf, deel 2, CHECKLISTS Pakketselectie
Apparatuuraspecten
-
Hoe lang is de apparatuur al op de markt?
Hoeveel systemen zijn afgezet?
Hoeveel systemen zijn afgezet?
Zijn een of meer besturingssystemen bruikbaar?
Wordt gebruik gemaakt van een bekend besturingssysteem of een besturingssysteem dat als 'standaard' aangemerkt wordt?
Is het systeem snel genoeg?
Is het interne geheugen voldoende, kan het nog uitgebreid worden?
Is het externe geheugen voldoende, kan het nog uitgebreid worden?
Is er een medium (diskettemagazijn, magneetbandcassette) voor gegevensbeveiliging?
Hoe zien toetsenbord en beeldscherm er uit, bevallen ze?
Kunnen voldoende beeldschermwerkstations gekoppeld worden, is uitbreiding nog mogelijk zonder extra apparatuur?
Is de snelheid van de printer(s) toereikend en bevalt het lettertype? Is uitbreiding van het aangeboden systeem mogelijk
zonder oude delen, bijvoorbeeld de processor, te hoeven vervangen?
Zijn er specifieke installatie-eisen?
Kan de organisatie er aan voldoen?
Is onderhoud op afstand mogelijk?
Wat voor hulpprogrammatuur is beschikbaar (voor maken van overzichten, selecties op bestanden enz.)?
-
Prijsaspecten
Wat is de koopprijs van het aangeboden systeem?
Zijn additionele kosten vermeld (bijvoorbeeld voor transport, installatie en bekabeling, opleiding conversie)?
Wat is de koopprijs van mogelijke uitbreidingen?
Wat is de prijs voor onderhoud (apparatuur en programmatuur)?
Om deze aandachtspunten meer diepgaand te kunnen onderzoeken gaan we gebruik maken van vragenlijsten (checklists)
van vrij algemene aard.
(november ’02)
2
ICT in bedrijf, deel 2, CHECKLISTS Pakketselectie
De volgende onderwerpen komen daarbij aan de orde:
algemene pakketgegevens, apparatuur en besturingssysteem, ontwikkelomgeving, leveranciersaspecten, onderhoud en
service, uitbreidingsmogelijkheden, kosten van aanschaf en onderhoud, verwerkingssystematiek en functionaliteit,
gebruiksgemak, documentatie, beveiliging, koppelingen met andere systemen.
TOELICHTING OP DE CHECKLISTS
De fragmenten die hier worden getoond, zijn een aantal van de eisen en wensen voor een financieel pakket, zoals die voor
een willekeurig bedrijf kunnen gelden. In het voorbeeld beschikt de organisatie reeds over een minicomputer van het merk
X en microcomputers van het merk Y. Daarnaast is op de mini een programma voor de administratie van vaste activa aanwezig, dat journaalposten kan aanleveren aan het financiδle pakket.
(november ’02)
3
ICT in bedrijf, deel 2, CHECKLISTS Pakketselectie
De volgende afkortingen worden gebruikt:
E = Eis het nieuwe pakket dient deze functie zeker te bevatten.
W = Wens het is niet strikt noodzakelijk dat het pakket de functie bevat.
De mogelijkheden van het pakket dienen aan te sluiten bij de gebruikende organisatie. De achtergrond van sommige functies uit de eisen- en wensenlijst is veel beter te begrijpen als een korte toelichting wordt gegeven op de wenselijke
verwerkingswijze in de toekomst, met name waar deze verwerkingswijze betrekking heeft op de processen waarin het
pakket een plaats krijgt. Waar van toepassing kan een beschrijving van de gewenste informatievoorziening worden opgenomen in de vorm van een toelichting bij de verschillende vragen.
Het gebruik van de vragenlijsten
De opgenomen vragenlijsten bevatten per module de bouwstenen om in een specifieke situatie op efficiënte wijze een zo
compleet mogelijke eisen- en wensenlijst op te stellen. De vragenlijsten zelf kunnen nooit als eisen- en wensenlijst worden
gebruikt, omdat er vragen in staan die elkaar tegenspreken of uitsluiten. Dit komt omdat de vragenlijst inspeelt op
verschillende mogelijke inrichtingsvarianten die elkaar uitsluiten. Een aantal vragen is een vervolg op een positief
antwoord bij een andere vraag. Indien die andere vraag met 'nee' zou worden beantwoord, dienen de vervolgvragen te
worden overgeslagen.
De gebruiker van de vragenlijst zal al snel merken dat voor het opstellen van een eisen- en wensenlijst niet kan worden
volstaan met het min of meer klakkeloos schrappen van vragen die hij niet relevant vindt. Vooral indien bij het opstellen
van de eisen- en wensenlijst gebruik wordt gemaakt van een checklist of standaardvragenlijst zoals in de bijlagen, moet
wordt gewaakt voor het opnemen van allerlei 'nice-to-haves'. Indien de eisen- en wensenlijst doorspekt is met dit soort
hebbedingetjes, wordt de beoordeling en afweging nodeloos bemoeilijkt.
Bij kennisneming van de vragenlijsten lijkt soms een logische volgorde in de gestelde vragen te ontbreken. Bij het
formuleren van zijn eisen en wensen zal de gebruiker zelf namelijk een eigen logische volgorde hanteren, die samenhangt
met de specifieke doelstellingen en omstandigheden. Zo baant iedere gebruiker zijn eigen weg door de vragenlijst.
(november ’02)
4
ICT in bedrijf, deel 2, CHECKLISTS Pakketselectie
DE CHECKLISTS
CHECKLIST 1.
Algemene pakketgegevens
1.
Naam van het pakket
2.
a.
b.
3.
Aantal malen in Nederland geïnstalleerd
als onderdeel van een door uw organisatie geleverd totaalsysteem
als alleenstaand pakket
Aantal malen wereldwijd geïnstalleerd
als onderdeel van een door uw organisatie geleverd totaalsysteem
als alleenstaand pakket
Uit welke modulen bestaat het pakket?
Bijvoorbeeld:
Commercieel: database met adressenbeheerfunctie, verkoopondersteunende module, verkoopbuitendienst-module, telemarketing-module, communicatiemodule, marketing-informatie, marketingondersteuning, rapporteringsmodule, analysemodule.
Financieel administratief: zie vraag 5.2.
4.
5.
Eerste versie operationeel sinds
Huidige versienummer
Naam module
6.
Voor welk land is het pakket oorspronkelijk ontwikkeld?
7.
Voor welke landen is het pakket functioneel geschikt? Met andere woorden voldoet het aan de in die landen
gestelde wettelijke en bedrijfseconomische eisen (zo ja, voor welke landen)?
8.
In welk(e) land(en) (en sinds wanneer) is het pakket daadwerkelijk operationeel?
9.
Is het pakket recentelijk onderzocht of gecertificeerd (zo ja, door wie)?
10.
Kan het pakket in combinatie met een accountingsysteem (dat de kosten van het systeemgebruik per gebruiker
berekent) worden gebruikt?
11.
In welk type bedrijven wordt het pakket voornamelijk gebruikt ?
a.
consumentenorganisaties;
b.
business to business;
c.
dienstverlening;
d.
non-profit;
e.
retail;
f.
direct marketing;
g.
overig, namelijk
CHECKLIST 2.
1.
Apparatuur en besturingssysteem
Voor welk computersysteem is het pakket geschikt?
a.
apparatuur type
b.
besturingssysteem
(november ’02)
5
ICT in bedrijf, deel 2, CHECKLISTS Pakketselectie
2.
Voor welk systeem is het pakket oorspronkelijk ontwikkeld?
3.
Op welk systeem is het pakket daadwerkelijk operationeel?
4.
Worden door het pakket eisen gesteld aan de minimale apparatuurconfiguratie?
5.
Worden daarbij eisen gesteld t.a.v. onder meer:
a.
de interne geheugencapaciteit?
b.
de externe geheugencapaciteit?
c.
het aantal beeldschermen?
d.
het type beeldscherm?
e.
de snelheid van de printer?
f.
de breedte van het printerfont (bijv. aantal posities > 80, > 135)?
Indien een minimale apparatuurconfiguratie voor het pakket bestaat:
a.
in welke gevallen?
b.
waarom in die gevallen?
6.
7.
8.
Welke apparatuurconfiguratie is nodig bij een gebruikerspopulatie tussen de 5 en 15 personen?
Is er voor het pakket een maximale apparatuurconfiguratie?
9.
Is het pakket toepasbaar op meer merken en typen computers?
Zo ja, welke?
Kan het pakket onder meer besturingssystemen draaien?
Zo ja, welke?
10.
11.
12.
Bieden het specifieke merk en het type apparatuur voldoende doorgroeimogelijkheden onder dezelfde
besturingsprogrammatuur?
Heeft de leverancier aangegeven op welk moment een andere processor noodzakelijk wordt, gegeven de
verwachte groei in het gebruik van het geautomatiseerde systeem?
13.
Kan het pakket op de bij de cliδnt reeds aanwezige/beschikbare apparatuur en besturingsprogrammatuur draaien?
14.
Is in de toepassingsprogrammatuur voorzien een microcomputer als terminal aan het systeem te kunnen koppelen
en deze daarnaast voor een decentrale c.q. intelligente gegevensverwerking te kunnen gebruiken?
CHECKLIST 3.
Ontwikkelomgeving
1.
Is het pakket beschreven vanuit een derdegeneratietaal omgeving?
Indien ja, welke taal?
2.
Is het pakket geschreven vanuit een vierdegeneratietaal omgeving?
Indien ja, welke taal?
3.
Indien bij het ontwikkelen van het pakket gebruik gemaakt is van een vierde generatie taal: is het noodzakelijk
dat run time modulen van het vierde generatietaal-tool meegeleverd worden?
Indien ja,
a.
tegen welke vergoeding?
b.
dient deze bij een derde aangeschaft te worden?
4.
Is in het pakket één programmeertaal uniform toegepast?
5.
Zijn aanpassingen met behulp van een vierdegeneratietaal mogelijk?
6.
Van welk type bestandsorganisatievorm maakt het pakket gebruik:
(november ’02)
6
ICT in bedrijf, deel 2, CHECKLISTS Pakketselectie
7.
a.
sequentieel?
b.
index sequentieel?
c.
hiδrarchisch?
d.
relationeel?
e.
overig?
Is de bestandsorganisatie zodanig dat de integriteit van de gegevens voldoende kan worden beantwoord?
8.
Is de bestandsorganisatie zodanig dat aanpassingen eenvoudig kunnen worden gerealiseerd?
9.
Van welke bestandsorganisatievorm resp. database-managementsysteem maakt het pakket gebruik?
10.
Zijn de datafiles extern beschreven?
11.
Is bij het ontwikkelen van het pakket gebruik gemaakt van een applicatiegenerator? Indien ja, welke?
12.
Is er bij het ontwikkelen van het pakket gebruik gemaakt van een schermgenerator? Indien ja, welke?
13.
Is bij de ontwikkeling van het pakket gebruik gemaakt van een workbench c.q. CASE-tool? Indien ja, welke?
14.
Is het pakket specifiek geschreven voor een bepaald besturingssysteem?
15.
Zo nee:
a.
voor welke automatiseringstechnische infrastructuur (apparatuur en/of besturingssysteem) is het
oorspronkelijke pakket ontwikkeld?
b.
van wanneer dateert de oorspronkelijke versie?
c.
is het pakket 1 op 1 overgezet vanuit de oorspronkelijke omgeving (zonder functionele uitbreidingen)?
d.
in hoeverre is het pakket functioneel herzien?
CHECKLIST 4.
Leveranciersaspecten
1.
Naam
2.
Adres
3.
Postbusnummer
4.
Telefoonnummer Telefaxnummer
5.
Omvang organisatie in personen
- Nederlandse vestiging
- wereldwijd (inclusief Nederlandse vestiging)
6.
Actief op automatiseringsmarkt vanaf
7.
Omvang afdelingen
- ontwikkeling pakket
- ontwikkeling standaardprogrammatuur
- operationele ondersteuning pakket
- opleidingen pakket
8.
Technische ondersteuning vanuit
9.
Cursussen
- cursusprogramma voorhanden
- cursus voor pakket
- duur cursus pakket
- lokatie(s)
(november ’02)
7
ICT in bedrijf, deel 2, CHECKLISTS Pakketselectie
- ook te geven bij cliδnt
10.
Juridische binding met
11.
Contactpersoon
12.
Bieden de omvang (aantal personeelsleden), de eigendomsstructuur en de rentabiliteit van de leverancier
voldoende zekerheid voor de continu∩teit in de dienstverlening voor de komende 5 jaar?
13.
Heeft de leverancier specifieke ervaring in de branche?
14.
Is de leverancier onafhankelijk van een specifieke hardware-leverancier?
15.
Is de leverancier een systeemhuis (levert desgewenst zowel apparatuur als programmatuur)?
16.
Is de leverancier:
a.
producent van het pakket?
b.
agent resp. dealer van het pakket?
17.
Is de hoofdvestiging van de leverancier gesitueerd in:
a.
Nederland?
b.
buitenland? Zo ja, waar?
18.
Is het pakket reeds bij een aantal ondernemingen in deze branche
ge∩nstalleerd?
CHECKLIST 5
Onderhoud en service
1.
Is de levertijd van het pakket kort genoeg?
2.
is de levertijd van het totale systeem kort genoeg?
3.
Wordt (indien de leverancier gebruik maakt van een standaardcontract om de onderlinge rechten en
verplichtingen te regelen) de mogelijkheid geboden contractbepalingen te wijzigen of specifieke bepalingen toe
te voegen?
4.
Zijn alle mondelinge toezeggingen schriftelijk vastgelegd?
5.
Is in het contract geen zinsnede opgenomen dat alle reeds gedane toezeggingen zijn vervallen?
6.
Wordt een schriftelijke garantie afgegeven ten aanzien van de goede werking van het pakket?
7.
Wordt een schriftelijke garantie afgegeven ten aanzien van het onderhoud van (hardware en) software en de
maximale reparatieduur bij storingen?
8.
Zijn de
meer:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
garantiebepalingen (met sancties) duidelijk en naar voldoening geformuleerd? Te denken valt aan onder
definities
specificaties apparatuur en systeemprogrammatuur
specificaties programmatuur
duur en opzegging
preventief en curatief onderhoud
uitbrengen van nieuwe versies
melding storingen, 'call services'
reactietijd na een storingsmelding
helpdesk
aansluiting randapparatuur andere merken
draai-uren (apparatuur max. aantal ... per periode)
(november ’02)
8
ICT in bedrijf, deel 2, CHECKLISTS Pakketselectie
l.
m.
zorg voor apparatuur
beschikbaarheidsgarantie apparatuur
9.
Welke garantietermijn wordt gehanteerd inzake het pakket (periode tussen acceptatie pakket door gebruiker en
ingang onderhoudscontract)?
10.
Verplicht de leverancier zich tot geregelde aanpassingen van het pakket aan gewijzigde externe omstandigheden
(zoals bij nieuwe versies van de besturingsprogrammatuur)?
11.
Is de leverancier bereid tot het doen van aanpassingen op aanvraag (tegen betaling van kosten)?
12.
Is het pakket gemakkelijk (dat wil zeggen tegen geringe kosten) aanpasbaar aan wensen van gebruikers?
13.
Wordt de gebruiker dan ook eigenaar van de aangepaste modules?
14.
Wordt de gebruiker in de gelegenheid gesteld zelf aanpassingen aan te brengen?
15.
Stelt de leverancier een compiler ter beschikking van de gebruiker?
16.
Stelt de leverancier de sources ter beschikking van de gebruiker?
17.
Kan terzake van het pakket een zogeheten Escrow-overeenkomst worden afgesloten?
18.
Welke soorten onderhoud worden er geboden:
a.
nieuwe releases (zo ja, met welke frequentie)?
b.
help desk?
c.
ondersteuning via modemverbinding?
19.
Is er een officieel ingestelde gebruikersvereniging inzake het pakket?
20.
Indien ja, hoeveel leden telt de gebruikersvereniging?
CHECKLIST 6.
1.
Welke uitbreidingsmogelijkheden biedt het pakket? Hierbij gaat het om modulen die geïntegreerd kunnen
worden opgenomen in het pakket.
Naam
2.
Uitbreidingsmogelijkheden
module
Biedt het pakket de mogelijkheid tot het voeren van een subadministratie voor de volgende functies (m.a.w.
maken de volgende modules deel uit van het pakket):
(november ’02)
9
ICT in bedrijf, deel 2, CHECKLISTS Pakketselectie
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
debiteuren
crediteuren
kostensoorten
kostenplaatsen
verkopen (orders)
inkopen
voorraden
projecten (werken)
andere registraties
(november ’02)
10
ICT in bedrijf, deel 2, CHECKLISTS Pakketselectie
3.
Kan het pakket uitgebreid worden met een of meer van de volgende modules (functies),
waarmede dan ge∩ntegreerd wordt gewerkt:
(november ’02)
11
ICT in bedrijf, deel 2, CHECKLISTS Pakketselectie
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
m.
n.
o.
p.
q.
r.
s.
t.
u.
v.
w.
debiteuren
crediteuren
verkopen
facturering
inkopen
voorraden
projecten
personeelsadministratie
loon/salarisadministratie
tijdverantwoording
planning
produktie-administratie
vaste-activa-administratie
inquiries
reportwriting
statistische analysetechnieken
financial modelling
electronic banking
cash management
verplichtingen
logistiek
afzonderlijke relatie (NAW) registratie
andere (zo ja, welke)?
(november ’02)
12
ICT in bedrijf, deel 2, CHECKLISTS Pakketselectie
4.
Is het pakket in zijn samenstellende delen afzonderlijk verkrijgbaar?
5.
is gefaseerde ingebruikneming van modules en opties mogelijk?
6.
Kan het pakket worden uitgebreid met modulen of pakketten voor bepaalde branches, waarmee dan geïntegreerd
wordt gewerkt? (Gaarne vermelden welke branches resp. branche-toepassingen dit betreft)
CHECKLIST 7.
1.
Kosten van aanschaf en onderhoud
Geef een indicatie van de aanschafprijs van de verschillende modulen:
het pakket ?
uitbreidingsmogelijkheden ?
te integreren modulen ?
Naam module
*
Indicatie
aanschafprijs
Opmerkingen
Geef een indicatie met betrekking tot maximum en minimum prijzen en eventuele toeslagen per extra
gebruiker.á Indien verschillende prijzen gelden per computertype/model c.q. lokaties, deze s.v.p. nader
specificeren-
2.
Hoe worden de kosten van onderhoud berekend (per jaar) en wat is de hoogte van de desbetreffende eenheden?
a.
vast bedrag
b.
nacalculatie
c.
percentage van aanschafprijs
3.
Zijn de kosten van opleiding begrepen in de pakketprijs?
4.
Zijn de kosten van implementatie-ondersteuning begrepen in de pakketprijs?
CHECKLIST 8.
Verwerkingssystematiek en functionaliteit
1.
Biedt het pakket de mogelijkheid 'online' verwerking te plegen (invoeren van mutatie, schermcontrole, directe
verwerking in de definitieve bestanden)?
2.
Biedt het pakket de mogelijkheid 'batchgewijze' verwerking te plegen (invoeren van meer mutaties in een
tijdelijk bestand, afdrukken controleverslag, corrigeren in tijdelijk bestand, verwerken in definitieve bestanden)?
3.
Kan de gebruiker opvraag doen naar de algemene status van de batch-verwerking?
4.
Indien ja, wordt de gebruiker via het scherm ge∩nformeerd over de voortgang van de batchverwerking?
5.
Worden mutaties direct na invoer in de definitieve bestanden opgenomen?
a.
welke mutaties wel?
b.
welke mutaties niet?
6.
Kan de gebruiker bij iedere verwerkingsgang vooraf aangeven of 'online' of 'batch-gewijs' verwerkt dient te
worden?
(november ’02)
13
ICT in bedrijf, deel 2, CHECKLISTS Pakketselectie
7.
Biedt het pakket bij batchgewijze invoer de mogelijkheid:
a.
bij invoer de mutaties direct aan het scherm te controleren op juistheid en volledigheid?
b.
de controles pas te voeren bij het verwerken van de batch?
8.
Kan tussen de beide opties uit de voorgaande vraag een keuze worden gemaakt?
(november ’02)
14
ICT in bedrijf, deel 2, CHECKLISTS Pakketselectie
9.
Geschiedt de verwerking van de gegevens:
a.
veldsgewijs?
b.
beeldschermgewijs?
c.
per reeks van schermen (bij afsluiting) van een invoersessie?
d.
periodiek (bijvoorbeeld dagelijks), waarbij reeksen van diverse invoersessies worden verwerkt?
e.
overig (zo ja, op welke wijze)?
10.
Kan tussen de opties a t/m e uit de voorgaande vraag een keuze worden gemaakt?
11.
Kent het pakket één of meer van de volgende type(n) bestanden voor grootboekmutaties:
a.
voorlopige mutatiebestanden?
b.
definitieve mutatiebestanden?
c.
periode (tellingen) bestanden?
d.
andere totaal (tellingen) bestanden (zo ja, welke)?
12.
Wanneer worden (totalen-) tellingenbestanden bijgewerkt:
a.
direct bij invoer van mutaties (boekingen)?
b.
periodiek, bij verwerken van batches?
c.
periodiek, bij afsluiten van periodes?
13.
Moet een (batch-)verwerking worden gestart alvorens de volgende overzichten kunnen worden
opgevraagd/afgedrukt:
a.
Periode-overzichten?
b.
Balans?
c.
Andere overzichten, te weten:
CHECKLIST 9.
Gebruiksgemak
1.
Stelt de leverancier een applicatiegenerator ter beschikking aan de gebruiker?
2.
Stelt de leverancier een reportgenerator ter beschikking aan de gebruiker?
3.
Is programmatuur aanwezig waarmee de verwerking van geblokkeerde mutaties kan worden gestimuleerd?
4.
Kunnen de invoergegevens van het bedrijf zo nodig door middel van conversieprogramma's worden aangepast
aan de vorm die het pakket eist?
5.
Wordt de conversieprogrammatuur geleverd door de pakketleverancier?
6.
Vindt programmabesturing plaats door middel van keuzemenu's?
7.
Indien ja,
a.
wordt gebruik gemaakt van systeemmenu's?
b.
kunnen gebruikers zelfstandig menu's samenstellen?
c.
Indien nee, hoe geschiedt de besturing?
8.
Kan een geoefende gebruiker direct naar het gewenste programma 'springen' zonder de keuzemenu's te moeten
doorlopen?
9.
Is het mogelijk de taal op het scherm per gebruiker in te stellen? Indien ja, welke talen ondersteunt het pakket?
(november ’02)
15
ICT in bedrijf, deel 2, CHECKLISTS Pakketselectie
10.
Is het mogelijk een door het pakket gevraagde bevestiging (bijvoorbeeld ter controle van de juiste
invoergegevens) uit te schakelen?
11.
Maakt het pakket gebruik van parameterbesturing?
12.
Indien ja,
a.
hoeveel parameters kent het pakket?
b.
welke parameters kent het pakket?
c.
waarvoor worden de parameters gebruikt?
d.
hoe dienen de parameters te worden opgegeven?
13.
Vindt binnen het pakket aansturing van randapparatuur en uitvoerwachtrijen plaats?
14.
15.
Indien ja, gebeurt dit:
a.
automatisch?
b.
door de gebruiker?
Is binnen het pakket de mogelijkheid aanwezig taakwachtrijen te bestuderen?
16.
Kunnen binnen het pakket prioriteiten aan taakwachtpartijen worden toegekend?
17.
Zijn helpschermen aanwezig?
18.
Indien ja,
a.
zijn deze helpschermen tijdens de invoer opvraagbaar?
b.
zijn deze te allen tijde opvraagbaar?
19.
Zijn helpschermen gedefinieerd:
a.
per veld?
b.
per scherm?
c.
overig?
20.
Kunnen stamgegevens van tijdens de invoer opgevraagde gegevens (helpschermen) worden overgenomen in de
mutatieboeking (bijvoorbeeld debiteurnummer of B.T.W.code)?
21.
Als de helpfunctie opgevraagd wordt, kan dan in de helptekst specifieke informatie van het veld waar vandaan de
hulp wordt aangeroepen, worden getoond?
22.
Kunnen teksten van helpschermen door de gebruiker zelf worden aangemaakt of aangepast?
23.
Wordt in de helpschermen verwezen naar de gebruikershandleiding?
24.
Kan iedere pakketfunctie gelijktijdig voor verschillende personen worden gebruikt?
25.
Indien nee, voor welke pakketfuncties is dat niet mogelijk?
26.
Ondersteunt het pakket het cliδnt-server model?
27.
Biedt het pakket mogelijkheden voor het voeren van 2 testomgevingen, naast de operationele versie; ΘΘn
omgeving met testbestanden en ΘΘn omgeving met aangepaste programmatuur?
28.
Worden binnen het pakket systeemboodschappen vertaald in gebruikersvriendelijke boodschappen?
29.
Worden door het pakket andere schermen dan de standaard (24x80) ondersteund)?
30.
Biedt het pakket zelf grafische mogelijkheden (grafieken, pie-charts en dergelijke) ten behoeve van het opstellen
van overzichten:
a.
op het beeldscherm?
b.
op papier?
(november ’02)
16
ICT in bedrijf, deel 2, CHECKLISTS Pakketselectie
31.
Worden door het pakket kleurenschermen ondersteund, in die zin dat kleuren als bron van informatie worden
gebruikt?
32.
Worden door het pakket grafische mogelijkheden ondersteund?
33.
Kan de lay-out van de invoerschermen door de gebruiker worden aangepast?
34.
Kan de gebruiker de velden van meer invoerschermen samenbrengen in ΘΘn scherm c.q. de velden van ΘΘn
scherm splitsen naar meer schermen?
35.
Wordt binnen het pakket gebruik gemaakt van windowing-faciliteiten?
36.
Kunnen bij opvragingen zogeheten wildcards worden gehanteerd (bijvoorbeeld 'Jans*' betekent dat alle namen
die beginnen met 'Jans' worden getoond)?
37.
Is programmatuur aanwezig waarmee de verwerking van geblokkeerde mutaties kan worden gesimuleerd?
CHECKLIST 10.
10.1
Documentatie
Algemeen
1.
Is de documentatie losbladig opgezet?
2.
Is de documentatie met behulp van een inhoudsopgave en/of trefwoordenregister voldoende
toegankelijk gemaakt?
3.
Zijn gebruikersgerichte cursussen noodzakelijk
4.
Worden deze cursussen door de pakketleverancier verzorgd?
5.
Heeft de leverancier een contactpersoon aangewezen voor de invoeringsfase?
6.
Wordt bij deze testset tevens een specificatie van de te bereiken uitvoer meegeleverd?
7.
Wordt door de leverancier een
implementatieplan opgeleverd?
8.
In welke taal is de documentatie opgesteld?
9.
Wordt door u een demonstratieset meegeleverd met uitgebreide voorbeelden van in- en uitvoer?
10.
Is deze demonstratieset gedocumenteerd?
11.
Wordt een testset meegeleverd?
12.
Is deze testset gedocumenteerd?
13.
Welke documentatie is aanwezig?
a.
overzichtsdocumentatie
b.
gebruikershandleiding
c.
technische documentatie
(november ’02)
17
ICT in bedrijf, deel 2, CHECKLISTS Pakketselectie
10.2
10.3
Overzichtsdocumentatie
1.
Zijn er uitgebreide - meer algemene beschrijvingen per module beschikbaar, waarin het volgende wordt
behandeld:
a.
systeembeschrijving?
b.
benodigde configuratie?
c.
operating system (besturingssysteem)?
d.
programmeertalen die zijn gebruikt?
e.
bestandsbeschrijving?
f.
beschrijving van in- en uitvoer?
g.
controleprocedures?
h.
mutatieprocedures?
i.
bestandsbeveiliging?
j.
back-up en herstelprocedure?
2.
3.
Wordt een globale beschrijving van het totale systeem gegeven (ten behoeve van het management)?
Zijn er inzichtelijke beknopte beschrijvingen per module?
4.
Worden koppelingen tussen modulen, zoals het gemeenschappelijk gebruik van gegevens, verklaard?
5.
Zijn per module beschrijvingen beschikbaar waarin worden behandeld:
a.
programmeertalen die zijn gebruikt?
b.
de bestandsbeschrijving?
c.
de mogelijke en toegelaten beveiligingen?
Gebruikersdocumentatie
1.
Is op papier een gebruikershandleiding beschikbaar, waarin het volgende wordt behandeld:
a.
een korte systeemflow?
b.
in- en uitvoerspecificaties?
c.
te gebruiken formulieren?
d.
voorschriften voor het op juiste wijze invullen van de invoerdocumenten?
e.
mutatieproces/mutatieprocedures?
f.
controleprocedures?
g.
correctieprocedures?
h.
planningsschema voor tijdige aanlevering van de invoer?
i.
uitvoergegevens (frequentie, alsmede ten behoeve van wie)?
j.
systeem- en programmaflowcharts?
k.
de mogelijkheden van het systeem?
l.
een beschrijving van de geprogrammeerde controles en onderlinge relaties?
m.
uitgewerkte voorbeelden van alle gedrukte uitvoer?
n.
beeldschermlay-outs van de verschillende invoerprogramma's en de daarbij behorende
instructies voor beeldschermopties?
o.
beeldschermlay-outs van alle bestanden?
p.
recordbeschrijvingen van alle bestanden?
q.
een volledige instructie voor de bediening van het pakket?
r.
een beschrijving van de fout- en waarschuwingscodes?
s.
een beschrijving van de fout- en connectieprocedures?
t.
een beschrijving van de mogelijkheden van de toegelaten codestelsels en tabellen?
u.
een beschrijving van eventuele conversieprocedures?
v.
een beschrijving van de herstel- en back-up procedures?
w.
een trefwoordenregister?
x.
referentiekaarten?
2.
Is de gebruikershandleiding beschikbaar via de helpschermen?
10.4
Technische documentatie
(november ’02)
18
ICT in bedrijf, deel 2, CHECKLISTS Pakketselectie
1.
Is terzake van de programmadocumentatie het volgende beschikbaar:
a.
programmabeschrijving met vermelding van invoer, uitvoer en berekeningen?
b.
tabellen, constanten en tellers?
c.
lijst van programma's, routines en macro's, die door een bepaald programma worden aangeroepen?
d.
lijsten van compilaties, source deck en object deck?
e.
testsets (in- en uitvoer)?
f.
controle- en afstemtotalen?
2.
Is terzake van de operator-documentatie het volgende beschikbaar:
a.
blokschema per run?
b.
invoerprocedures job control language, JCL-statements)?
c.
invoermedium (vaste schijf, diskette of cassette)?
d.
opgave van geprogrammeerde halts?
e.
eventuele afstemming met geteste uitvoer (mogelijke controles)
f.
bijzonderheden?
3.
Is de volgende technische documentatie beschikbaar:
a.
een beschrijving van de onderlinge samenhang tussen de verschillende bestanden?
b.
record lay-outs van alle bestanden?
c.
een datadictionary?
- handmatig?
- geautomatiseerd?
d.
een datamodel met beschrijving van alle entiteiten en attributen alsmede de relaties daartussen?
e.
een beschrijving van alle invoerprocedures (inclusief koppelingen met andere systemen)?
f.
een beschrijving van alle verwerkingsprocedures (met stroomschema's en dergelijke)?
g.
een beschrijving van alle uitvoerprocedures (inclusief koppelingen met andere systemen)?
h.
gegevens inzake te gebruiken gegevensdragers (tapes, diskettes, et cetera)?
i.
een beschrijving van de afhankelijkheid van het pakket van bepaalde 'layered software'?
4.
Is de programmadocumentatie in de vorm van een source-list beschikbaar?
5.
Heeft de source een algemeen gebruikte programmeertaal als basis?
6.
Is de source-list voldoende voorzien van verklarende opmerkingen?
7.
Bevat de documentatie de procedures bij programmawijziging?
8.
Wordt de technische documentatie onderhouden door middel van een CASE-tool?
9.
Zo ja, welke CASE-tool?
CHECKLIST 11.
11.1
Beveiliging
Toegangsbeveiliging
1.
Zijn de programma- en bestandsbibliotheken beveiligd tegen ongeautoriseerde toegang?
2.
Is uitloggen verplicht bij niet in gebruik zijn van het beeldscherm?
3.
Is fysieke beveiliging mogelijk?
4.
Zijn de programma's ondergebracht in vaste strings?
(november ’02)
19
ICT in bedrijf, deel 2, CHECKLISTS Pakketselectie
5.
Is het mogelijk operationele programma's tijdens de uitvoering te wijzigen?
6.
Wordt binnen het pakket gebruik gemaakt van de standaardbeveiligingsfaciliteiten van het
besturingssysteem?
7.
Beschikt het pakket zelf over specifieke beveiligingsmogelijkheden?
8.
Indien ja:
a.
per programma?
b.
per bestand?
c.
per veld?
d.
per gebruiker?
e.
overig (bijvoorbeeld combinaties van voornoemde punten)?
9.
Kan de toegang tot elk menuniveau afzonderlijk worden beveiligd door middel van wachtwoorden?
10.
Kunnen afhankelijk van het opgegeven wachtwoord variabele menu's worden getoond waarin bepaalde
(niet toegankelijke) functies zijn weggelaten?
11.
Is het wachtwoord niet zichtbaar bij het intoetsen c.q. wijzigen?
12.
Is iedere gebruiker in staat zelf zijn wachtwoord te wijzigen?
13.
Wordt door het pakket het in korte tijd invoeren van (zeer) veel wachtwoorden onmogelijk gemaakt?
14.
Wordt elke module gezien als een apart object waarop specifieke beveiligingen kunnen worden
toegepast?
15.
Kan two phase commit worden toegepast bij het gebruik van gedistribueerde databases?
16.
Is een apart beveiligd programma beschikbaar waarmee niet in evenwicht zijnde
joumaalposten kunnen worden ingevoerd?
(november ’02)
20
ICT in bedrijf, deel 2, CHECKLISTS Pakketselectie
11.2
Logboek
1.
11.3
Kan binnen het pakket gebruik
worden gemaakt van de eventuele
logboekfaciliteiten
van
het
besturingssysteem?
2.
Bestaat de mogelijkheid binnen het
pakket deze uit te schakelen?
3.
Wordt door het pakket zelf een
afzonderlijk logboek vervaardigd?
4.
Welke gegevens worden
logboek bijgehouden?
5.
Kan door de gebruiker worden
bepaald welke gegevens in het
logboek
dienen
te
worden
opgenomen?
in
het
6.
Hoe wordt het logboek beveiligd?
7.
Worden door het pakket zelf gegevens
opgeslagen waaruit blijkt:
a.
welke computerverwerkingen
hebben plaatsgevonden?
b.
welke
programma-onderbrekingen
er zijn geweest?
c.
welke ongeautoriseerde (en
derhalve
mislukte)
toegangspogingen
hebben
plaatsgevonden?
1.
Kan van elke transactie worden
nagegaan in welk totaal deze is
opgenomen?
2.
Is in het pakket een zodanig stelsel
van coderingen opgenomen dat
top-down analyse van de totalen
mogelijk is? (Bijvoorbeeld van
balanspost via grootboekrekening,
journaal
en
dagboek
naar
basisdocument).
3.
Kan van elke totaalberekening worden
nagegaan uit welke transacties deze
bestaat?
4.
Is de audit trail (controlespoor)
beschreven
in
de
Gebruikersdocumentatie?
5.
Wordt elke ingevoerde mutatie
verplicht op een invoerverslag
afgedrukt, mede ter
ondersteuning van de controle op het
moment van invoer?
6.
Zo ja, is het mogelijk bepaalde
verslagen te 'onderdrukken' (zo ja,
welke)?
7.
Zijn alle mutatieregels bereikbaar
door middel van eigen, speciale
programmatuur en/of programmatuur
van een accountant?
Audit-Trail
(november ’02)
21
ICT in bedrijf, deel 2, CHECKLISTS Pakketselectie
11.4
11.5
11.6
Aansluiting modulen
1.
Leiden alle boekingen van bedragen in de verschillende subadministraties automatisch tot boekingen op
collectieve rekeningen in het grootboek?
2.
Worden grootboekrekeningen, waar automatische boekingen vanuit andere modulen op plaatsvinden,
door het systeem geblokkeerd voor andere (handmatige) boekingen (teneinde een continue aansluiting
tussen grootboek en subadministraties te waarborgen)?
3.
Vindt de aansluiting tussen modulen, dat wil zeggen de bijwerking van het grootboek, plaats door
middel van:
a.
directe automatische verwerking?
b.
batchverwerking?
4.
Wordt uit elke verwerking een totaaltelling vervaardigd en afgedrukt?
5.
Wordt een tellingenrecord van bestandsmutaties bijgehouden, waarin wordt opgenomen 'telling oud' van
mutaties en 'tellingen nieuw'?
6.
Kunnen controletotalen van bestanden en bewerkingsresultaten worden afgedrukt?
7.
Is het mogelijk een sluitend netwerk van totalen te creδren?
8.
Kan in subadministraties worden geboekt buiten het (automatische) verband met het grootboek?
Identificatie uitvoer
1.
Worden programmanaam en versienummer op elk uitvoeroverzicht vermeld?
2.
Wordt er per definitief uitvoeroverzicht een afzonderlijk doorlopend volgnummer afgedrukt (dus een
unieke nummering op jaarbasis per lijstsoort, ten einde achteraf de volledigheid te kunnen vaststellen)?
3.
Is op elk beeldscherm zichtbaar:
a.
het programmanummer?
b.
programmanaam?
c.
bedrijfsnummer?
d.
de bedrijfsnaam?
e.
de (systeem)datum?
f.
overige gegevens, zo ja, welke?
Invoer
1.
Kunnen alle ingevoerde gegevens realtime/ online worden opgevraagd?
2.
Kan alle invoer verplicht op papier worden afgedrukt (bijvoorbeeld een mutatie logfile)?
3.
Is de verplichting tot integrale afdruk van ingevoerde gegevens op te heffen?
a.
voor alle invoer
b.
per afzonderlijke invoercategorie
c.
overig, te weten
(november ’02)
22
ICT in bedrijf, deel 2, CHECKLISTS Pakketselectie
11.7
Backup- en herstelprocedures
1.
is
er
een
herstelprocedure?
geschikt te kunnen maken voor gebruik in het
nieuwe pakket?
eenvoudige
5.
2.
Is in iedere afsluitingsroutine altijd
een 'save'procedure opgenomen?
3.
Wordt in dat geval tevens een
oplossing geboden of een uit te voeren
handeling opgegeven?
4.
Wordt bij een I/O-storing (buiten het
systeem om, bijvoorbeeld de stekker
uit het contact van de printer) een
foutmelding gegeven en kan de
uitgevoerde routine opnieuw worden
opgestart?
5.
Zijn
er
pakketgebonden
veiligstelprocedures?
6.
Indien ja, werken die dan op basis van
a.
save van de hele bibliotheek?
b.
save van enkel de datafiles?
c.
save van alleen gewijzigde
datafiles?
d.
save van de journals?
e.
overige?
7.
Biedt het pakket zelf mogelijkheden
om, in geval van een calamiteit, de
situatie direct voorafgaand aan de
calamiteit te herstellen, zonder terug
te hoeven gaan naar de laatste
veiligstelling
('save')
van
de
gegevens?
CHECKLIST 12.
Koppelingen
andere systemen
Welke koppelingsmogelijkheden zijn
aanwezig:
Import:
inlezen journaalposten
(datacollectiemodule)
Export:
naar andere (administratieve)
systemen - naar
tekstverwerkingsprogramma - naar
spreadsheet-programma
naar database-programmatuur
met
1.
Zijn standaard interfaces beschikbaar:
a.
voor het importeren van gegevens uit
andere systemen?
b.
voor het exporteren van gegevens naar
andere systemen?
2.
Indien ja, voor welke systemen?
3.
Is een standaardmodule beschikbaar voor het
realiseren van interfaces naar willekeurig welk
ander systeem?
4.
Wordt bij het pakket een migratiemodule
meegeleverd om bestaande databestanden
(november ’02)
23
ICT in bedrijf, deel 2, CHECKLISTS Pakketselectie
(november ’02)
25
ICT in bedrijf, deel 2, CHECKLISTS Pakketselectie
6.
Is integratie met andere pakketten mogelijk (met integratie wordt bedoeld dat, zonder het pakket te verlaten,
direct in andere pakketten gewerkt kan worden met gegevens uit het pakket)?
N.B.
Niet wordt bedoeld de bij vraag 5 genoemde mogelijkheden tot het exporteren van gegevens.
Indien ja, welke:
spreadsheet?
database-programmatuur?
tekstverwerking?
electronic mail programmatuur?
andere administratieve programmatuur?
andere administratieve systemen?
andere toepassingsprogrammatuur (zo ja, welke)?
Indien deze te integreren pakketten eveneens door de leverancier worden geleverd, geef dan een
indicatie van de aanschafprijs aan bij vraag 6.2.
7.
Maakt het pakket gebruik van een SQL-interface?
8.
Kan het pakket onder een (application driver) shell draaien?
Indien ja:
a.
welke shell?
b.
van de pakketleverancier?
c.
van derden?
d.
geleverd tegen welke vergoeding?
9.
Kunnen de bestanden worden overgezet naar een PC (zogenoemde 'downloaden')?
10.
Indien ja, naar welke PC's/toepassingen?
11.
Kunnen de bestanden vanuit een PC worden 'ge-upload'?
12.
Indien ja, vanuit welke PC's/toepassingen?
13.
Is in de toepassingsprogrammatuur voorzien in een micro-computer als terminal aan het systeem te kunnen
koppelen en deze daarnaast voor decentrale c.q. intelligente
gegevensverwerking te kunnen gebruiken?
14.
Zijn invoer- en uitvoerfaciliteiten beschikbaar door middel van:
a.
diskettes?
b.
tapes?
c.
datacommunicatie?
15.
Heeft het systeem een eigen tekstverwerker?
(november ’02)
26