Workshop projectafsluiting 2013

EFRO Doelstelling 2
Projectafsluiting
Inhoud
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Verlengingsaanvraag
Eindrapportering
Haal alles uit uw EFRO project: Begeleidingscomité 3
Controlestructuur
Timing controles
Behandeling eindrapport door EEE
Controle ter plaatse
Communicatie
Verplichtingen na projecteinde
Verlengingsaanvraag
• Maximaal 1 jaar via CVT
Voorwaarden:
– Schriftelijke aanvraag (ondertekende brief)
– Tijdige aanvraag (vóór einde lopende projectperiode)
– Gemotiveerde aanvraag
– Binnen voorzien totaalbudget
• Maximaal 3 maanden via Begeleidingscomité
Voorwaarden: idem
Eindrapport: wanneer?
• Project inhoudelijk & financieel afgerond
• Voorzien rapporteringsschema of eerder
• Maximaal 6 maand na einddatum
• Minimale aanvraag saldo 5 à 10 %
Eindrapport: hoe?
• Indienen eindrapport via applicatie
– ‘Indienen eindrapport’ in plaats van ‘Indienen
voortgangsrapport’
– Extra indicatoren invullen
– Opgelet: volledig apart leesbaar rapport
• Aanvraag tot betaling EFRO-steun: extra
onderdeel invullen
• Bijkomende informatie eindrapport
Eindrapport: wat?
• Extra indicatoren eindrapport:
– Behoud en/of creatie jobs
– Bijdrage project aan horizontale thema’s zoals
duurzame ontwikkeling, leefmilieu, gelijke kansen
(kwalitatieve meting)
– Inschatting van bijdrage programma aan Vlaamse
beleidsdoelstellingen zoals versterken
ondernemerschap, verbetering
vestigingsaantrekkelijkheid, …(kwalitatieve meting)
 nu en op middellange termijn (2 à 3 jaar)
 verschillen per prioriteit
Eindrapport: wat?
• Aanvraag tot betaling EFRO-steun
Afsluiting van het project
15 Is dit het eindrapport van het project?
Als het om een investeringsproject gaat, bevestigt u hiermee dat alle uitgaven die gelinkt zijn aan het goedgekeurde
EFRO-project, ingediend zijn, ook al is het maximum van de EFRO-steun al bereikt.
ja. Ga naar vraag 16.
nee. Ga naar vraag 17.
16 Vermeld in de tabel hieronder de meest recente gegevens van de uitbetaling van de cofinanciering van
het project.
De cofinancieringsbronnen moeten overeenstemmen met de cofinancieringsbronnen in de projectdefinitie.
cofinancieringsbron
toegekend bedrag
reeds uitbetaald bedrag
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
Eindrapport: wat?
• Bijkomende informatie eindrapport:
– Verdere inhoudelijke toelichting
– Toelichting indicatoren (berekeningswijze, …)
– Overzicht deelnemers, begeleide personen, …
– Relevante projectresultaten (studies, rapporten,
evaluaties, …)
Eindrapport: welke kosten en
bewijsstukken?
• Alle resterende projectuitgaven met
• Factuurdatum: einddatum + 1 maand
• Betaaldatum: einddatum + 3 maanden
! Werkingsprojecten: prestatie binnen projectperiode
Eindrapport: welke kosten en
bewijsstukken?
• Alle personeelskosten tot einddatum project
! Vakantiegeld (VG) en eindejaarspremie (EP):
• Pro rata aantal maanden laatste projectjaar
• Ev. op basis van loonfiche voorgaand jaar
• Voorbeeld: Einddatum project 31/3/2013
=> indiening 3/12 van VG 2012 en 3/12 van EP 2012
• Voorbeeld: Einddatum project 31/8/2013
=> indiening 8/12 VG 2013 en 8/12 EP 2012
Eindrapport: welke kosten en
bewijsstukken?
• Indiening alle relevante kosten, ook indien >
goedgekeurd bedrag
• Investeringsprojecten:
– Eindafrekening
– Beslissing goedkeuring eindafrekening
(indien van toepassing)
– Proces-verbaal voorlopige oplevering
(of verklaring goede uitvoering)
- Cumulatief overzicht overheidsopdrachten: realisaties
(Aanvraag tot betaling EFRO-steun)
Haal alles uit uw EFRO project
• PRINCIPE: uw gemaakte projectkosten ≥ de
voorziene projectkosten
u ontvangt
de voorziene EFRO-steun volledig
• ECHTER: als de kosten in een rubriek niet
opgevuld zijn, ontvangt u mogelijk niet alle
voorziene EFRO-steun
• MOGELIJKHEID: laatste Begeleidingscomité
gemotiveerde verschuiving
Haal alles uit uw EFRO project:
Begeleidingscomité 3
• Doel: optimalisering afsluiting =>
voorbereiding opmaak eindrapport
• Aanpassing van goedgekeurde rubriektotalen
tot 25% van totale projectkost
! Opgelet: 25% in totaliteit, ten opzichte van
de eerste projectdefinitie, niet per BC
• Timing organisatie BC is belangrijk + tijdige
uitnodigingen noodzakelijk (min. 2 weken)
Haal alles uit uw EFRO project:
Begeleidingscomité 3
25%-regel:
• aanpassing van goedgekeurde rubriektotalen tot 25%
van initiële totale projectkost
• alle rubrieken
• door Begeleidingscomité
• 10%-regel blijft mogelijk
10%-regel:
• heeft betrekking op aanvaarde kosten
• 10% flexibiliteit op goedgekeurde rubriektotalen
• niet op rubrieken personeel en overhead & subrubriek
grond
• door dossierbehandelaar
Haal alles uit uw EFRO project:
Begeleidingscomité 3
• Voorbereiding:
– Ingediende kosten: kostenlijnenoverzicht
– Kosten die u nog hebt liggen (facturen,
betalingsbewijzen), te rangschikken per rubriek.
TIP: geef dit rechtstreeks in in de EFRO toepassing,
zo voorkomt u dubbel werk.
– Projectdefinitie: huidige en eerste
– Financieel overzicht
•Alle rubrieken opgevuld
Of
•Verschuiving nodig
Controlestructuur
• Beheersautoriteit (Agentschap Ondernemen)
– Controle op stukken: ent. Europa Economie (EEE)
– Controle ter plaatse: afd. Inspectie & Ondersteuning
(AIO)
• Certificeringsautoriteit (CA)
(Agentschap Ondernemen)
• Externe autoriteiten
• Auditautoriteit (Inspectie van Financiën
of externe auditor)
• Europese Commissie, Belgisch Rekenhof,
Europees Rekenhof, OLAF
Timing controles
• Controle op stukken: continu tijdens de
projectperiode
• Controle ter plaatse: bij eindrapport
• Certificeringsautoriteit (CA): tijdens de
projectperiode
• Externe autoriteiten: tijdens en/of na
projectperiode
Behandeling eindrapport door EEE
1. Controle op stukken EEE
2. Volledig dossier naar AIO:
status ‘Geblokkeerd’
3. Risicoanalyse AIE => 2 mogelijkheden:
– Geen controle ter plaatse =>betaling saldo
– Controle ter plaatse:
 verwerken controleresultaten (ev. via extra rapport
aangemaakt door EEE)
 betaling saldo
Behandeling eindrapport door EEE
4. Annulatie niet opgebruikte EFRO-steun door
Comité van Toezicht
(= decommittering)
5. Aangepaste projectdefinitie
6. Afsluiting project (status ‘Afgesloten’)
Controle ter plaatse
• Kans op controle: +/- 50%
• Controle ter plaatse:
– Bij promotor & ev. copromotor(en)
– Steekproef uitgaven: controle van originele
bewijsstukken (ook 100%-controles
mogelijk)
– Visuele projectcontrole
– Boekhouding
–…
• Controleverslag AIO (max. 6 maanden)
Communicatie
• Uitvoering communicatieplan: correcties
mogelijk!
• Minstens 2 verplichte persacties => eventueel
bij afsluiting project
• Investeringsprojecten: permanente
gedenkplaat (EFRO-logo en Europese vlag,
minimaal 25% oppervlakte)
Verplichtingen na projecteinde
• Bewaren van onderliggende bewijsstukken tot
2022 (= maximale termijn)
– Originele bewijsstukken
– Voor authentiek gewaarmerkte versies op algemeen
aanvaarde gegevensdragers (microfiche, e-versie,…)
• Meewerken aan controles (vnl. door externe
autoriteiten)
• Inhoudelijke rapportering, vooral indicatoren
(bereikte doelgroep, realisaties, …)
Verplichtingen na projecteinde
• Melden bestemmingswijziging (verplicht
behoud van bestemming: 5 jaar na voltooiing)
• Opvolging inkomsten investeringsprojecten:
melding van aanzienlijke afwijkingen (> 10%)
en nieuwe inkomstenbronnen (tot afsluiting
programma)
=> aanpassing EFRO-steun mogelijk
Wij zijn er om u te helpen
• Inhoudelijke/financiële vragen:
contactgegevens via EFRO-toepassing
(tabblad Projectorganisatie):
– Projectbegeleider (contactpunt / PS Brussel)
– Dossierbehandelaar
• Technische vragen:
[email protected]
02/553.37.30 (Roel Loos)
U kan ons ook helpen
2014-2020: aanpassing EFRO-toepassing
• Opmerkingen of ideeën?
• Kandidaat om zelf mee te werken?
[email protected]
02/553.37.30 (Roel Loos)
Vragen?