Handleiding eindrapport loopbaan-en diversiteitsplan

HANDLEIDING EINDRAPPORT LOOPBAAN-EN DIVERSITEITSPLAN
Op het einde van de looptijd van je loopbaan- en diversiteitsplan moet je rapporteren over de
afgelopen periode. Daarvoor moet je een eindrapport opmaken en indienen uiterlijk 2 maanden na
afloop van de subsidieperiode.
In deze handleiding geven we in een notendop de stappen weer voor de opmaak en indiening van het
eindrapport. Een uitgebreide technische handleiding vind je in de DPOL-applicatie (in de tab info van
jouw dossier).
1 Ter voorbereiding
Het eindrapport en de bewijsstukken moeten niet per post opgestuurd worden naar het Departement
Werk en Sociale Economie, maar worden bewaard in het bedrijf gedurende 7 jaar zodat ze beschikbaar
zijn voor de inspectiediensten. De rapportage verloopt via het elektronisch systeem DPOL.
(DiversiteitsPlannen Online). Voor de rapportage dien je dus in het bezit te zijn van een elektronische
versie van alle bewijsstukken. Bij het navigeren in de applicatie DPOL is het van belang om voldoende
malen op ‘bewaren’ te klikken. Zo vermijd je dat gegevens verloren gaan.
2 Stappen
2.1 (registreren) en aanmelden in DPOL
Het indienen van het eindrapport gebeurt via de online applicatie DPOL. Ga naar https://wsedpol.vlaanderen.be/dpol/pub/login/up/login.xhtml en meld je aan met je gebruikersnaam en
wachtwoord. Je gebruikersnaam is het emailadres dat je opgegeven hebt bij registratie.
Indien je nog geen toegang hebt tot DPOL, dien je je eerst te registreren. Klik op ‘registreren’ en vul de
gevraagde gegevens in. Contacteer een dossierbehandelaar van het Departement met de vraag om je
te linken aan het dossier, zodanig dat je toegang krijgt tot het dossier van je organisatie.
2.1 Het eindrapport aanmaken
Klik na het aanmelden op de naam van de organisatie.
Navigeer vervolgens naar het tabblad ‘dossiergegevens’. Hier kan je de algemene gegevens van de
organisatie nakijken. Is de organisatie van adres veranderd? Dan kan je dat wijzigen. Vergeet niet op
‘bewaar’ te klikken om te voorkomen dat gegevens verloren zouden gaan.
Om het formulier van het eindrapport aan te maken selecteer je rechts bij ‘Acties’ de optie ‘Maak
eindrapport’ en klik je vervolgens op ‘Voer actie uit’.
2.2 Het eindrapport invullen
Om de inhoudelijke vragen van het eindrapport in te vullen, navigeer je in het dossier naar het tabblad
‘Formulier’ en klik je op ‘Eindrapport’.
Aan de linkerkant staan, net zoals bij het aanvraagformulier, een aantal vragenrubrieken die je moet
invullen. Verplichte vragen bevatten een rode asterisk (*). Klik op één van de rubrieken om de vragen
te openen.
a. Plan van aanpak
De rubriek ‘Plan van aanpak’ bevat de acties en de kosten die je opgaf in het aanvraagformulier.
Klik op de ‘bewerken’-knop naast een actie .
Je komt in het scherm van de actie. Daarin moet je een aantal vragen beantwoorden over hoe de actie
verlopen is. Een aantal van de vragen uit het aanvraagformulier worden ter informatie in het grijs
weergegeven.
Als je een onvoorziene actie wil toevoegen, klik dan op ‘Voeg nieuwe actie toe’.
Geef in de actielijst weer wat de werkelijke loon en werkingskosten bedroegen per actie. Let op het
onderscheid tussen loonkosten (bovenste vakje) en werkingskosten (onderste vak). De totalen worden
automatisch berekend. Vul de verantwoording van de effectieve kosten in. Klik ook hier nog eens op
‘bewaren’. (zie ook puntje 2.3)
b. Beoogd globaal effect
In deze rubriek gaf je in het aanvraagformulier aan hoeveel personen je verwachtte te laten instromen,
doorstromen, werken aan retentie of hoeveel opleiding te laten volgen tijdens de looptijd van het
loopbaan- en diversiteitsplan. Geef in deze tabel het werkelijk aantal personen. In deze tabel kunnen
alleen gehele getallen ingevuld worden. Tel steeds het aantal personen, niet het aantal VTE’s.
Voor meer info zie bijlage 1 (kansengroepen) en bijlage 2 (streefcijfers)
c. Ervaringen
De rubriek ‘Ervaringen’ peilt in een aantal open vragen naar positieve en negatieve ervaringen en
samenwerkingen tijdens de looptijd van je loopbaan- en diversiteitsplan.
d. Vervolgacties
We vragen tenslotte of je organisatie vervolgacties plant na het loopbaan- en diversiteitsplan.
2.3 Bewijsstukken opladen
In het tabblad documenten kan je de bewijsstukken toevoegen om de uitgevoerde acties zowel
inhoudelijk als financieel aan te tonen. Selecteer het bestand door op ‘kiezen’ en vervolgens op
‘opladen’ te klikken.
Voorbeelden van inhoudelijke bewijsstukken: een competentieprofiel, een onthaalbrochure
sjablonen, verslagen van vergaderingen/werkgroepen, …
Elke loon-en werkingskost dient gestaafd te worden met een bewijsstuk (een verklaring op eer voor
loonkosten en facturen bij werkingskosten).
Per inlogsessie kunnen er maximum 5 documenten opgeladen worden. Wanneer je meer dan 5
documenten wil toevoegen in het dossier, dien je je opnieuw in te loggen.
a. Hoeveel bedraagt de subsidie?
De subsidie wordt berekenend op basis van de ingebrachte loon-en werkingskosten en verschilt
afhankelijk van het type plan. Hieronder een overzicht:
InstapLDP
SUBSIDIE
LOOPTIJD
VOOR WIE
½ van de kosten
6 of 12 maanden 1 organisatie
Max. 2.500,00 euro
LDP
2/3 van de kosten
Max. 10.000,00 euro
12, 18 of 24
maanden
1 organisatie
ClusterLDP
2/3 van de kosten
Max. 3.000,00 euro per
12, 18 of 24
Meerdere
maanden
organisaties
participerende organisatie
GroeiLDP
½ van de kosten
6 of 12 maanden 1 organisatie
Max. 2.500,00 euro
Begeleiding zonder
Niet van toepassing
middelen
12,18 of 24
1 of meerdere
maanden
organisatie(s)
b. Welke kosten komen in aanmerking voor subsidiëring?
Loon-en werkingskosten die voortvloeien uit de voorbereiding en de uitvoering van de specifieke acties
in het plan en die gemaakt zijn in de loop van de subsidieperiode komen voor subsidiëring in
aanmerking.
Loonkosten (eigen personeel)





Werkingskosten
Van het personeel (uitgedrukt in werkuren)
gemaakt voor de uitvoering van het plan
- opstellen van plan
- opvolgingsvergaderingen
- het geven van coaching/interne
trainingen
Lonen doorbetaald voor het participeren
aan het plan
- bijwonen van VTO i.k.v. het plan
- begeleidingsactiviteiten
- participatie aan werkgroep

Hoe berekenen?
Bruto-uurloonkost x aantal personen x
aantal uren
Bewijsstuk: ondertekende en gedateerde
verklaring op eer
Gebruik bijgevoegd formulier (bijlage 3)




bv. aankoop van in dossier vermelde
instrumenten:
- trainingsmateriaal
- publicaties
bv. inhuren van diensten:
- externe consultancy
bv. logistieke ondersteuning:
- zaalhuur
- verplaatsingskosten
- catering
Bewijsstuk: Facturen binnen de
looptijd van het loopbaan-en
diversiteitsplan
Ingeval dat de organisatie de Btw kan
recupereren, wordt het factuurbedrag
excl. Btw ingebracht
Let op: Dubbele subsidiëring is in elk geval uitgesloten. Er zullen dus geen diensten vergoed worden
die al gefinancierd worden door de Vlaamse Overheid of door andere officiële instanties. Dit is
bijvoorbeeld van toepassing bij lokale besturen of organisaties in de social profit. Zoals hierboven
geschetst varieert de maximale subsidie afhankelijk van het type plan: 1/2 (bij instap of groeiplan) tot
2/3 (bij een instap- of groeiLDP). Wanneer loonkosten reeds gefinancierd zijn uit andere bronnen,
kunnen deze loonkosten slechts als co-financiering ingebracht worden in het eindrapport van het
loopbaan-en diversiteitsplan: deze loonkosten kunnen max 1/3 (bij een LDP of clusterLDP) of 1/2 (bij
een instap- of groeiLDP) van de totale kosten bedragen.
Twijfel je of een bepaalde kost subsidiabel is of wil je graag meer informatie mbt ‘cofinanciering’?
Neem dan contact op met een dossierbehandelaar van het Departement Werk en Sociale Economie.
2.4 Het eindrapport indienen
Kijk voor je het dossier indient na of alles volledig is ingevuld en vergeet niet om de bewijsstukken,
zoals facturen of een verklaring op eer voor de loonkosten, op te laden in de tab ‘Documenten’.
Rechts bij ‘Acties’ selecteer je ‘dien in’ en klik je vervolgens op ‘Voer actie uit’.
Het dossier is nu ingediend op het Departement Werk en Sociale Economie. Een dossierbehandelaar
zal zorgen voor de afhandeling van het dossier.
2.5 Het eindrapport afprinten
Een PDF van het eindrapport kan je downloaden. Navigeer naar het tabblad ‘Dossiergegevens’.
Selecteer bij het onderdeel ‘Documenten’ aan de rechterkant ‘Eindrapport’ en klik op ‘Maak
printversie’.
3. Lijst bijlagen
-
Bijlage 1: wie zijn de prioritaire kansengroepen
Bijlage 2: invullen van de resultaten streefcijfers
Bijlage 3: sjabloon verklaring op eer loonkosten
4. Contact
Met vragen over je dossier kan je terecht bij een dossierbehandelaar van het Departement Werk en
Sociale Economie:
Hayat Najib: [email protected] - tel: 02 553 43 88
Monia Tahri: [email protected] - tel: 02 553 09 63