Hoofdstuk 2

Hoofdstuk 2
Het inkoopproces
De essentie van administratieve organisatie
1 van 11
De fasen van het inkoopproces
•
•
•
•
•
•
initiatief tot inkoop;
aanvragen en selecteren van offertes;
bestellen van de goederen;
goederenontvangt;
retourzendingen;
factuurcontrole en -afwikkeling.
De essentie van administratieve organisatie
2 van 11
De fasen van het inkoopproces
Fase 1: initiatief tot inkoop.
• Ieder inkoopproces wordt geactiveerd
door een impuls.
•
–
–
–
Waarom is een impuls nodig?
Wie mag een inkoopopdracht geven?
Wat is de aanleiding tot een inkoopopdracht?
De essentie van administratieve organisatie
3 van 11
De fasen van het inkoopproces
Fase 2: aanvragen en selecteren van
offertes.
• Procedure offerteaanvraag:
•
–
–
–
–
aanvragen, vast te leggen in offertebestand;
binnengekomen offertes registreren;
gelijktijdig beoordelen;
beslissing vastleggen in offertebestand.
De essentie van administratieve organisatie
4 van 11
De fasen van het inkoopproces
•
Bij leveranciersselectie op basis van
offertes wordt gekeken naar:
–
–
–
–
prijsaspecten;
kwaliteitsaspecten;
bereikbaarheid leverancier;
leverings- en betalingscondities.
De essentie van administratieve organisatie
5 van 11
De fasen van het inkoopproces
Fase 3: bestellen van de goederen.
• Verschillende soorten inkoopcontracten
zijn:
•
–
–
–
–
afroepcontracten
afnamecontracten
oogstcontracten
raamcontracten
De essentie van administratieve organisatie
6 van 11
De fasen van het inkoopproces
Fase 4: goederenontvangst.
• Kwaliteitsbewaking is een belangrijk
marketinginstrument. Dit gebeurt bij
goederenontvangst door:
•
– controle ontvangst door de portier;
– ontvangstmelding en eventueel besluit tot
controle van de levering door de magazijnmeester;
– controle door magazijnmeester dan wel
laboratorium.
De essentie van administratieve organisatie
7 van 11
De fasen van het inkoopproces
Fase 5: retourzendingen.
• Bij retourzending stuurt de leverancier
een creditnota. Deze wordt verwerkt in
de crediteurenadministratie.
•
De essentie van administratieve organisatie
8 van 11
De fasen van het inkoopproces
•
Fase 6: het afwikkelen van de
inkoopfactuur
– ontvangst van de factuur door
administratiefactuur vastleggen en nummeren;
– factuur controleren met bestelopdracht,
ontvangst, eventueel contract (prijscontrole);
– crediteur opboeken;
– factuur betaalbaar stellen;
– factuur betalen.
De essentie van administratieve organisatie
9 van 11
Operationele informatiebehoefte
•
Informatie nodig voor de uitvoering
van het inkoopproces:
–
–
–
–
hoogte van de voorraden;
leveranciersgegevens;
assortiment van de leveranciers;
contractgegevens.
De essentie van administratieve organisatie
10 van 11
Tactische informatie
•
•
Gericht op de beheersing van het proces.
Leveranciersbeoordeling (Leveren ze
gemiddeld op tijd? Hoeveel procent van
de leveringen klopt met de bestelling?):
– ontwikkeling inkoopprijzen;
– werkelijke kosten t.o.v. gebudgetteerde kosten;
– kosten retourzendingen.
De essentie van administratieve organisatie
11 van 11