Projectmanagement

Projectmanagement
Hoofdstuk 1 en 2
Het project
Mensen en projecten
Roel Grit
Instructie docent




Er is een aantal dia‟s met animaties. Als je die niet wilt
gebruiken vanwege afdrukken van hand-outs, kun je die
verwijderen.
Graag de bronvermelding onderaan de dia laten staan.
Zie voor ander materiaal de website.
Deze dia verwijderen 
Roel Grit
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
2
Opbouw boek PM
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
3
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
4
Uitvoeren project
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
5
Hoofdstuk 1 Het project
1. Soorten werkzaamheden
2. Voorbeelden van projecten
3. Wat is een project?
4. Van improvisatie via project naar routine
5. Soorten projecten
6. Aandachtspunten projectmatig werken
7. Faseren
8. Doel van faseren
9. Voorbeeld van fasering
10. Wanneer een project?
11. Levenscyclus van een project
12. Projectdoelen moeten SMART zijn
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
6
Voorbeelden projecten
Bouwen van een brug, gebouw, schip
Doen van een marktonderzoek
Maken van een computerprogramma
Reorganiseren van een bedrijf
Invoeren van computerprogramma
Inrichten van een groot magazijn
Bouwen van een fabriek
Het maken van een film
Het openen van een nieuw filiaal
Het ontwikkelen van een nieuw product
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
7
Opdracht
1.
Schrijf een aantal voorbeelden op van projecten
in je eigen organisatie.
2.
Geef eveneens een aantal voorbeelden van
(grote) “klussen” die geen project zijn
3.
Waarom zijn de voorbeelden van 1 wel projecten
en die van 2 niet?
4.
Welke “eigenschappen” hebben projecten
gemeenschappelijk?
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
8
Projecteigenschappen
• (Duidelijk) éénmalig doel
• Een project moet worden opgestart
• Een project heeft een opdrachtgever
• Meestal multidisciplinair
• Tijdelijk d.w.z. startdatum en einddatum
• Eigen (vast) budget
• Eigen projectorganisatie
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
9
Soorten werkzaamheden
Improvisatie
Projectmatig
Routine
Wanneer?
ad hoc,
plotseling
te voorzien
herhalend
Resultaat?
onzeker
redelijk zeker zeker
Bekendheid?
nieuw,
plotseling
nieuw,
planmatig
bekend
Vrijheid?
veel
vooraf
doordacht
nauwelijks
Werkwijze
chaotisch
geleidelijk
duidelijker
vaste
procedure
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
10
Soorten werkzaamheden
Improvisatie
Projectmatig
Routine
Wanneer?
ad hoc,
plotseling
te voorzien
herhalend
Resultaat?
onzeker
redelijk zeker zeker
Bekendheid?
nieuw,
plotseling
nieuw,
planmatig
bekend
Vrijheid?
veel
vooraf
doordacht
nauwelijks
Werkwijze
chaotisch
geleidelijk
duidelijker
vaste
procedure
Bij projectmatig werken probeer je routine (via PvA)
te brengen in iets wat je voor het eerst doet!
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
11
Via project naar routine
Door bij een project gebruik te maken van een plan van
aanpak breng je een soort routine in projectmatig werken
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
12
Principes projectmatig werken
• Eerst denken, dan doen!
• Project doordenken van voor naar achter ÈN
van achter naar voor.
• Werken van grof naar fijn:
Top-Down werken: Grote lijnen eerst, dan details!
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
13
Typen projecten
1
2
3
Technische projecten
Sociale projecten
Gemengde projecten
Welk type project is het “moeilijkst”?
Voorbeelden
• bouwen brug, aanleg van een spoorlijn, aanleg
computernetwerk
• aanpassen werkprocedures, reorganisatie
• Automatiseringsprojecten, verhuizing fabriek
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
14
Klein project
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
15
Fasering
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
16
Faseren van een project
fase:
Initiatief
Het idee!
Definitie
Wat moet er gebeuren?
Ontwerp
Hoe moet het worden?
Voorbereiding
Realisatie
Nazorg
Hoe moet het gemaakt worden?
Doen!
Gebruik en instandhouding
Vraag: Waarom wordt fasering toegepast?
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
17
Wanneer een project?
• Waarom tegenwoordig veel projecten?
• Voordelen projecten?
….
….
• Nadelen projecten
….
….
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
18
Levenscyclus project
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
19
Doelen/opdrachten moeten SMART zijn
S
M
A
R
T
Specifiek
Meetbaar
Aanwijsbaar & Acceptabel
Realistisch
Tijdgebonden
1. De levering van onze producten moet worden verbeterd.
2. Ik wil gezonder leven.
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
20
Stellingen Hoofdstuk 1
• Projectmatig werken is een modegrill en zal wel
•
•
•
•
•
weer overgaan
Het schrijven van een plan van aanpak kost veel
tijd en kan bij een (klein) project beter achterwege
worden gelaten.
Als in een project al 100.000 euro is geïnvesteerd
kan men niet meer stoppen.
Routinematig werk maakt ongelukkig.
Door in een project te werken krijgen de
projectleden de gelegenheid zich te ontwikkelen.
Het is niet altijd nodig een project te faseren.
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
21
Hoofdstuk 2 Mensen en projecten
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Lijnorganisatie
Projectorganisatie
Opdrachtgever
Gebruikers
Projectleider
Projectleden
Taakgericht en mensgericht leiderschap
Werken in een project
Teamrollen volgens Belbin
Teamafspraken
Brainstormen
Onderhandelen
Besluiten nemen in een project
Samenhangende projecten
Een project uitbesteden
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
22
Lijnorganisatie
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
23
Projectorganisatie
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
24
Projectorganisatie
Directie
Stuurgroep
Linking pin
Project
groep
Werk
groep
Stuurgroep
• Beheersen meerdere projecten
• Informatie-uitwisseling
• Bestaat uit directielid
+ projectleiders
Project Project
groep groep
Verschillende
Projecten in één bedrijf
Werkgroep
• Uitvoering deeltaken
• Bestaat uit projectleden
Werk
groep
Samenwerking
Linking pin
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
25
Het project en omgeving
Stake holders
Interne opdrachtgever
Afdelingen
Andere projecten
Directie
Moeder organisatie
(eigen bedrijf)
Projectleider
Werkgroepleiders
Secretaris
Archivaris
Projectleden
Projectgroep
Ext. Opdrachtgever
Leveranciers
Consultants
Klanten
Overheid
Referentiegroep
Buitenwereld
Uitwisseling van:
- Informatie
- Geld
- Middelen
- Mensen
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
26
Projectomgeving
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
27
Teambuilding
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
28
Tweebazen probleem
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
29
Belbin groepsrollen
•
Bedrijfsman
•
- uitvoerder
- organisator
•
„Plant‟
- onafhankelijk denker
•
- „generator‟
- ideeën mens
•
Brononderzoeker
- prestatiegericht
- gedreven
•
Monitor (waarschuwer)
- kritisch
- analyserend
•
- extern gericht
- enthousiast
•
Vormer
Afmaker/zorgdrager
- ordelijk
- efficient
Voorzitter
•
- procesbegeleider
- coördinator
Groepswerker
- sociaal
- vriendelijk, mild
•
Boek: Projectmanagement
Specialist
Auteur: Roel Grit
30
Stuurgroep
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
31
Programma en project
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
32
Competentie
Een competentie is de combinatie van
kennis
vaardigheden
houding
gedrag
die nodig is om in een bepaalde beroepssituatie goed te kunnen functioneren.
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
33
„Competenties‟ Projectleider
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
enthousiast anderen kunnen motiveren
het lef hebben zich als leider te gedragen
taakgericht kunnen werken
goede communicatieve vaardigheden bezitten
om kunnen gaan met conflicten
hoofd- en bijzaken van elkaar onderscheiden (helicopterview)
vooruit kunnen denken
pro-actief zijn
kunnen onderhandelen, bijvoorbeeld met de opdrachtgever
kunnen omgaan met onzekerheden
kunnen organiseren en delegeren.
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
34
Verantwoordelijkheden Projectleider
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Onderhandelen met opdrachtgever
Zorgen voor juist plan van aanpak (PvA)
Bekend maken van PvA bij …
Goedkeuring verkrijgen PVA …
Voortgang rapporteren aan …
Zorgen voor externe communicatie
De dagelijkse leiding nemen binnen het team
Werkverdeling binnen het projectteam
Voorzitten van de projectteamvergaderingen
Zorgen voor een goede motivatie binnen projectteam
Oplossen van conflicten
Projectleden "uit de wind houden"
Bewaken van de planning, budget en kwaliteit
Voorschrijven hulpmiddelen en technieken
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
35
Stellingen hoofdstuk 2
• Projectleiderschap is een full-time baan.
• Projectleiderschap is een vak en niet door iedereen te leren
• Een projectleider moet verstand hebben van de details van
•
•
•
•
zijn project.
Iedereen is geschikt om in een project te werken.
Een projectleider moet meer taakgericht zijn dan
mensgericht.
Een opdrachtgever kan gebaat zijn bij een vaag
geformuleerd projectresultaat.
Door medewerkers in een project te laten werken creëert je
deskundigen.
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
36