1107280.doc - Gemeente Leiden

RAADSVOORSTEL
Rv. nr.:
B en W-besluit d.d.:
B en W-besluit nr.:
Naam programma:
Cultuur, sport en recreatie
Onderwerp:
Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer gemeente Noordwijkerhout
Aanleiding: De gemeente Noordwijkerhout heeft op 30 april 2015 besloten een
gemeenschappelijke regeling ten aanzien van het archiefbeheer met de gemeente Leiden aan te
gaan.
Doel: Het doel van dit voorstel is in te stemmen met het verzoek van de gemeente
Noordwijkerhout om het archiefbeheer over te nemen, waarbij de gemeentearchivaris van Leiden
wordt benoemd tot gemeentearchivaris van Noordwijkerhout en de gemeentelijke
archiefbewaarplaats van Leiden als archiefbewaarplaats van Noordwijkerhout.
Met deze samenwerking wordt de regionale functie van Erfgoed Leiden en Omstreken (hierna
ELO) verder versterkt.
Kader: De Archiefwet 1995 regelt de zorg voor de archiefbescheiden van de overheid.
Gemeenten zorgen voor een archiefbewaarplaats die voldoet aan de daartoe bij ministeriële
regeling gestelde eisen. Tevens benoemen zij een gemeentearchivaris die de naar de
bewaarplaats overgebrachte archieven beheert en toezicht houdt op de nog niet overgebrachte
archieven.
Sinds 1995 zijn met verschillende gemeenten uit de Leidse regio en een deel van de Duin- en
Bollenstreek gemeenschappelijke regelingen gesloten voor het beheer van en toezicht op hun
archief. In deze periode is Leiden door de provincie aangewezen als centrumgemeente t.a.v.
archiefbeheer. De diverse gemeentelijke herindelingen in de regio en problemen met de eigen
archiefbewaarplaatsen, naast de goede dienstverlening van Erfgoed Leiden hebben de
gemeenten ertoe aangezet om na te denken over samenwerking met Leiden.
Overwegingen: Sinds 1995 zijn met diverse gemeenten uit de Leidse regio en een deel van de
Duin- en Bollenstreek gemeenschappelijke regelingen gesloten ten aanzien van het beheer van
en toezicht op hun archief. ELO heeft daarnaast ook overeenkomsten met de Omgevingsdienst
West Holland en de gemeenten Zoeterwoude, Oegstgeest en Leiderdorp op het gebied van
archeologische en cultuurhistorische advisering als ook monumentenzorg.
Deze regelingen komen tot stand op verzoek van de desbetreffende gemeente of organisatie.
ELO kan met deze uitbreiding haar regionale functie als historisch kenniscentrum verstevigen.
Daarnaast wordt het ‘historische verhaal’ van stad en regio voor bezoekers en onderzoekers
interessanter door dat zij de beschikking krijgen over steeds meer verschillende bronnen.
Financiën: De gemeente Noordwijkerhout betaalt een bijdrage per meter archief. Hierbij zijn ook
inbegrepen kosten voor depot en formatie dienstverlening. Voor de uren inspectie wordt een
aparte berekening gemaakt. Daarnaast kunnen additionele afspraken worden gemaakt over te
leveren diensten voor restauratie, inventarisatie en/of digitalisering. Bijdragen zijn kostendekkend.
De precieze dienstverlening en de daartegenover staande vergoeding worden vastgelegd in een
dienstverleningsovereenkomst.
Gelet op RV13.0096 Beleidskader verbonden partijen is bij deze GR sprake van een
zogenaamde ‘lichte regeling’ maar geen sprake van een verbonden partij. Aan deze regeling is
dan ook geen financieel risico verbonden.
Inspraak/participatie: Niet van toepassing
Evaluatie: De dienstverlening wordt jaarlijks geëvalueerd.
Bijgevoegde informatie:
 Gemeenschappelijke Regeling (bijlage)

Dienstverlening overeenkomst (bijlage)
RAADSBESLUIT:
De raad van de gemeente Leiden:
Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders (Raadsvoorstel
gezien het advies van de commissie,
1.
van 2011), mede
BESLUIT
het college van B&W toestemming te verlenen om op grond van art 1 lid 2 van de Wet op de
Gemeenschappelijke Regelingen (WGR) een gemeenschappelijke regeling inzake het
beheer van het archief van de gemeente Noordwijkerhout door Erfgoed Leiden en
Omstreken (gemeente Leiden) aan te gaan.
Gedaan in de openbare raadsvergadering van,
de Griffier,
de Voorzitter,
Opsteller:
Organisatieonderdeel:
Telefoon:
E-mail:
TECHNISCHE INFORMATIE
Ike Ruiter
ELO
5381
[email protected]
Portefeuillehouder:
Bereikbaarheid, Economie, Binnenstad en Cultuur
B en W-nummer 15.0795;
Onderwerp
besluit d.d. 15-9-2015
Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer met de gemeente Noordwijkerhout
Besluiten:
1. de raad toestemming te vragen om op grond van art 1 lid 2 van de Wet op de
Gemeenschappelijke Regelingen (WGR) een gemeenschappelijke regeling inzake het
beheer van het archief van de gemeente Noordwijkerhout door Erfgoed Leiden en
Omstreken (gemeente Leiden) aan te gaan.
Perssamenvatting:
College B&W vraagt Raad toestemming voor het aangaan een gemeenschappelijke regeling met
gemeente Noordwijkerhout voor archiefdiensten.
Gemeenschappelijke regeling met de gemeente Leiden inzake het beheer
van het archief van de gemeente Noordwijkerhout
De raden van de gemeente Noordwijkerhout en de gemeente Leiden;
gelet op het bepaalde in de Wet gemeenschappelijke regelingen;
Besluiten:
aan te gaan en vast te stellen de navolgende "gemeenschappelijke regeling inzake het beheer van
het archief van de gemeente Noordwijkerhout";
Begripsbepalingen:
Artikel 1
In deze regeling wordt verstaan onder:
- de wet:
de Archiefwet 1995;
- de gemeenten:
de gemeenten Noordwijkerhout en Leiden;
- het archief:
alle archieven van de gemeente Noordwijkerhout, van haar onderdelen en
van
hun rechtsvoorgangers die naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats
overgebracht zijn om door de gemeentearchivaris te worden beheerd.
Tevens worden hier onder verstaan de archieven van natuurlijke en
rechtspersonen die functioneren of gefunctioneerd hebben op het
grondgebied van de gemeente Noordwijkerhout, voor zover die zijn of
worden verworven volgens een nader door burgemeester en wethouders
van Noordwijkhout vast te stellen procedure.
Aanwijzing archiefbewaarplaats:
Artikel 2
Als gemeentelijke archiefbewaarplaats in de zin van artikel 31 van de wet wordt voor de gemeente
Noordwijkerhout aangewezen de gemeentelijke archiefbewaarplaats van de gemeente Leiden.
Artikel 3
Tot gemeentearchivaris van Noordwijkerhout - in de zin van artikel 32 van de wet - wordt
aangewezen de gemeentearchivaris van de gemeente Leiden.
Dienstverleningsovereenkomst
Artikel 4
Voor de beheers- en inspectiewerkzaamheden wordt ter uitwerking van het gestelde in de artikelen
2 en 3 tussen de gemeenten een dienstverleningsovereenkomst gesloten.
Slotbepalingen
Artikel 5
1. De regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en treedt in werking op de dag, volgende op
die van haar opname in de registers als bedoeld in artikel 27, eerste en tweede lid, van de Wet
gemeenschappelijke regelingen.
2. De regeling kan worden gewijzigd op voorstel van elk der gemeenten.
3. De regeling kan bij daartoe strekkende besluiten van de gemeenten worden opgeheven, waarbij
een opzegtermijn van tenminste drie jaar in acht genomen moet worden, behoudens in gevallen
van bewezen wanprestatie en/of grove nalatigheid. De opheffing treedt in werking op de dag
volgende op die van opname van de vereiste besluiten in de registers als bedoeld in het eerste lid,
tenzij een later tijdstip is bepaald.
4. De besturen van de gemeenten dragen op de gebruikelijke wijze - overeenkomstig het bepaalde
in artikel 26, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen - zorg voor de bekendmaking
van de inwerkingtreding van de regeling of van besluiten tot wijziging of opheffing van de regeling.
5. Burgemeester en wethouders van Leiden zenden de regeling en besluiten tot wijziging of
opheffing daarvan toe aan Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland.
6. Bijgaande dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Noordwijkerhout te sluiten.
Aldus vastgesteld door de Gemeenteraad van Leiden in de openbare vergadering van ...........
(datum).
Namens deze,
de Griffier
de Voorzitter
………………………………………
………………………………………
Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Noordwijkerhout in de openbare vergadering van
............ (datum).
NADERE REGELING TER UITVOERING VAN HET BEPAALDE IN ARTIKEL 4 VAN DE
GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING INZAKE HET BEHEER VAN HET ARCHIEF VAN DE
GEMEENTE NOORDWIJKERHOUT
De gemeente Leiden, hierbij krachtens artikel 171 van de Gemeentewet, vertegenwoordigd door
haar wethouder, ……………………., ter uitvoering van het tot aangaan van deze overeenkomst
strekkende besluit van de raad van de gemeente Leiden
d.d.
,
verder te noemen de dienstverlenende gemeente,
en de gemeente Noordwijkerhout, hierbij krachtens artikel 171 van de Gemeentewet,
vertegenwoordigd door haar wethouder, ter uitvoering van het tot aangaan van deze
overeenkomst strekkende besluit van de raad van de gemeente Noordwijkerhout
d.d.
,
verder te noemen de afnemende gemeente,
komen ter uitvoering van het bepaalde in artikel 4 van de gemeenschappelijke regeling inzake het
beheer van het archief van de gemeente Noordwijkerhout het volgende overeen:
Artikel 1
1. De dienstverlenende gemeente verbindt zich ten behoeve van de afnemende gemeente tot
het verrichten van de volgende diensten:
a. het beheer van het naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats overgebrachte archief,
inclusief het ter beschikking stellen ter raadpleging;
b. het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen,
voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
2. De gemeentearchivaris van Leiden brengt in zijn functie van gemeentearchivaris van
Noordwijkerhout jaarlijks verslag uit aan burgemeester en wethouders van de afnemende
gemeente ter zake van de in artikel 1, eerste lid, bedoelde diensten.
Artikel 2
1. De afnemende gemeente is jaarlijks aan de dienstverlenende gemeente een vergoeding
verschuldigd, die als volgt is samengesteld:
a. de beheerskosten per strekkende meter (m 1) archief van € 100,-- vanaf …….(jaar);
b. een bedrag van € 50,-- per uur voor de werkzaamheden verricht ten behoeve van de
onder artikel 1, eerste lid, sub b, bedoelde dienst, uitgaande van een tijdsbesteding van
104 uur per jaar. De kosten zijn gebaseerd op het aantal medewerkers (36-50
medewerkers) van de gemeente.
2. De afnemende gemeente neemt in voorkomende gevallen de volgende kosten voor haar
rekening:
a. verpakkingskosten;
b. transportkosten;
c. overige kosten gepaard gaande aan de vernietiging en overbrenging.
3.
4.
5.
Restauratie en inventarisatie of toepassing van andere methodes van toegankelijk maken
van archieven van de afnemende gemeente zullen slechts geschieden op basis van
gezamenlijk opgestelde plannen van aanpak en begroting.
De onder artikel 2, eerste lid, genoemde bedragen worden na 2016 geïndexeerd, op basis
van de loon- en prijsindex van het CBS.
De dagelijkse leiding over de werkzaamheden voortvloeiende uit de onder artikel 1, eerste
lid, bedoelde diensten, berust bij de gemeentearchivaris van Leiden.
Artikel 3
1. De afnemende gemeente verbindt zich om het in het vorig artikel bedoelde jaarbedrag
binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur aan de dienstverlenende gemeente te
voldoen. Na het verstrijken van deze termijn is de afnemende gemeente zonder dat een
nadere ingebrekestelling vereist is, over het voor die datum te betalen bedrag de wettelijke
rente als bedoeld in artikel 6:119 BW verschuldigd met ingang van de dag volgend op de
hiervoor genoemde datum.
2. Voor 1 januari van een kalenderjaar zendt de dienstverlenende gemeente aan de
afnemende gemeente een eindafrekening van de verschuldigde vergoeding.
Artikel 4
1. De overeenkomst treedt in werking op …………(datum)
2. De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.
3. De overeenkomst kan door beide partijen worden opgezegd, mits hierbij een opzegtermijn in
acht wordt genomen van tenminste twee jaar, behoudens in gevallen van bewezen
wanprestatie en/of grove nalatigheid.
4. Indien de overeenkomst wordt opgezegd zullen partijen nader overleg voeren om vast te
stellen of de dienstverlenende gemeente in redelijkheid aanspraken kan maken op een
desintegratievergoeding in verband met eventuele loon- en/of wachtgeldaanspraken van
mede ten behoeve van de uitvoering van deze overeenkomst in dienst genomen personen.
Artikel 5
1. Zodra wijziging in de dienstverlening optreedt of op enige andere wijze het evenwicht tussen
de wederzijdse prestaties van partijen ernstig wordt verstoord, zal de partij die zich in haar
belangen geschaad acht, op de andere partij een beroep kunnen doen, teneinde in
gezamenlijk overleg te bezien of en zo ja in hoeverre het nodig is deze overeenkomst te
wijzigen c.q. aan te vullen.
2. Onverminderd het bepaalde in lid 1 zal jaarlijks binnen twee maanden na het uitbrengen van
het in artikel 1, tweede lid, bedoelde jaarverslag door partijen worden bezien of deze
overeenkomst wijziging of aanvulling behoeft.
Artikel 6
In alle gevallen waarin tussen partijen verschil van mening ontstaat omtrent de uitleg tot
toepassing van de bepalingen van deze overeenkomst, zal het geschil in eerste instantie ter
beoordeling worden voorgelegd aan de interbestuurlijk toezichthouder van Zuid-Holland.
Aldus opgemaakt in Leiden op …………………..(datum).
de wethouder van Leiden
de wethouder van Noordwijkerhout
Burgemeester
MACHTIGING
De Burgemeester van Leiden,
gelet op het bepaalde in artikel 171, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet,
machtigt hierbij
R.R. Strijk
om namens hem
de
Nadere regeling ter uitvoering van het bepaalde in artikel 4 van de Gemeenschappelijke
Regeling inzake het beheer van archief van de gemeente Noordwijkerhout
te ondertekenen.
Leiden, 15 september 2015
drs. H.J.J. Lenferink
Burgemeester van Leiden