Verslag van de bijeenkomst met organisaties en raadsleden over de

Verslag van de bijeenkomst met organisaties en raadsleden over de nieuwe ASV
26 maart 2013
Aanwezig:
Namens de politiek: C.G.D. van Leeuwen (voorzitter), D. Dankaart, J.H. Hoge, W.H.J. de
Hoog, W. Kamstra-van Leeuwen, A.E. Koster, B. de Lange-Verschoor, J.W. de Leeuw van
Weenen, C.M. Meerman-van Benthem, J.L. Meijnders, N.M.A. Schnocks-Kriek,
J.W.A. Siebelhoff en E.B. Weeder
Namens de organisaties: J. Kuijpers (Push), F. de Man (Oude Woelhoek),
T. Klompenhouwer (Oude Woelhoek), K. Nieuwland (WTAC Waterstad), H. Gruis (VU
Hellevoetsluis), J. Postma (SBO) en A. Janssen (Jeugdtheaterschool Voorne)
Ambtelijk: A. Daudey (afd. Samenlevingszaken) en Y. Brouwer-Stam (griffie)
Agenda:





Opening plus voorstelronde aanwezigen
Toelichting van de gemeente op de enquêteresultaten en het proces herziening ASV
Punten ter bespreking uit de nieuwe concept ASV (belangrijkste verschillen tussen VNG-model
en huidige ASV)
Wvttk
Sluiting
Opening & voorstelronde:
Dhr. Van Leeuwen opent als voorzitter de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Daarna wordt aan
de aanwezige organisaties gevraagd om hun verwachtingen van de avond te delen. De meeste
organisaties komen luisteren naar de plannen van de gemeente met de ASV. Verder is er een organisatie
die erg benieuwd is naar de enquêteresultaten en wat de gemeente met de uitkomsten gaat doen. Een
andere organisatie komt vooral om een steentje bij te dragen aan de vorming van nieuw beleid.
Toelichting gemeente op proces en enqueteresultaten:
Dhr. Van Leeuwen geeft dhr. Daudey het woord om namens de gemeente de enquêteresultaten te
presenteren en iets te zeggen over het proces van herziening van de ASV. Dhr. Daudey licht een aantal
enquêtevragen eruit die wat betreft de gemeente goed weergeven wat organisaties willen als het gaat
om de nieuwe ASV. Hieronder een samenvatting van de belangrijkste punten:
De enquête is door 47% van de aangeschreven organisaties ingevuld. Een krappe meerderheid van 53%
van de respondenten vindt de huidige ASV en beleidsregels duidelijk genoeg. Toch is er nog 21% die
duidelijke criteria voor hun subsidieaanvraag mist. 16% vindt de huidige verordening te lang en nog eens
16% vindt de verordening moeilijk leesbaar door juridisch taalgebruik. De gemeente spreekt de ambitie
uit om deze laatste drie elementen in de nieuwe ASV en beleidsregels te verbeteren.
Verder spreekt dhr. Daudey over het hoge aantal organisaties dat graag eerder in het jaar geïnformeerd
zou willen worden over het voorgenomen subsidiebedrag, ook als de gemeenteraad officieel de plafonds
nog moet vaststellen. Maar liefst 72% van de organisaties wil graag eerder in het jaar geïnformeerd
worden over de voorgenomen subsidie.
Als laatste wordt ingegaan op de wens van 47% van de organisaties om de aanvraag per post in te
kunnen dienen. De gemeente zou bij invoering van een online aanvraag ook de mogelijkheid per post
moeten blijven aanbieden.
Qua proces zit de gemeente nu midden in de beleidsvorming. Daarom kan bruikbare input die op deze
avond gegeven wordt, direct meegenomen worden in het herzieningsproces. Nadat de
enquêteresultaten begin maart bekend zijn geworden, is er intern bij de gemeente een overleg geweest
tussen de budgethouders die subsidies elk jaar beoordelen. In dit overleg zijn de enquêteresultaten
besproken en zijn nadere afspraken gemaakt over de uitwerking van de ASV en beleidsregels. Onder de
budgethouders blijft de voorkeur om de ASV zo simpel mogelijk te houden naar het VNG-voorbeeld en
de concrete uitwerking te regelen middels beleidsregels. Deze beleidsregels kunnen wel een
verbeteringsslag gebruiken. Verderop in de avond komt een voorstel tot verbetering van de beleidsregels
aan de orde.
Reactie organisaties en raadsleden n.a.v. enquêteresultaten en bespreekpunten:
Concrete verbetersuggesties van de ASV, beleidsregels of werkproces die de organisaties of raadsleden
inbrachten tijdens de avond zijn bij de besproken onderwerpen hieronder cursief weergegeven. Ambtelijk
zal gekeken worden of deze suggesties haalbaar en wenselijk zijn. Mochten suggesties niet overgenomen
worden dan zal dit duidelijk beargumenteerd worden.
Termijnen aankondiging subsidie
De aanwezige organisaties wijzen op het hoge aantal respondenten dat in de enquête aangeeft graag
eerder geïnformeerd te worden over het voorgenomen subsidiebedrag. Dit is een breed gedeelde
wens. Het is één van de verbeteringen die de VNG ASV voorstelt. Het voorgenomen subsidiebedrag zou
in dat geval bekend worden gemaakt onder voorbehoud van goedkeuring door de raad.
Een vraag vanuit de raadsleden is of de subsidieplafonds eerder in het jaar al kunnen worden
vastgesteld bijvoorbeeld bij de zomernota. Het is de vraag of dit kan voorafgaande aan de
begrotingsraad. Het zou organisaties wel eerder echte duidelijkheid bieden, zonder voorbehoud.
Een organisatie reageert met de vraag op of de betaling van de eerste 80% van de subsidie al begin
januari van het nieuwe jaar uitbetaald zou kunnen worden. De gemeente gaat dit uitzoeken, maar
geeft al wel mee dat het financiële jaar altijd nog doorloopt in januari en dat vaak pas eind januari
gestart wordt met betalingen van het nieuwe jaar. Het is dus niet zomaar gezegd of het mogelijk is.
Meerjarige subsidie
Aansluitend op het vorige punt noemen organisaties de mogelijkheid van meerjarige subsidies. Net zoals
een organisatie er bij gebaat is om vroeger geïnformeerd te worden over het voorgenomen
subsidiebedrag, is een organisatie er ook bij gebaat als er meerjarig een bepaalde zekerheid gegeven kan
worden over de beschikbare subsidie voor hun activiteit. Nu werd naar aanleiding van het proces
herijking subsidies in de laatste subsidieprogramma een meerjarig plaatje gegeven van de meerjarige
subsidievooruitzichten. Organisaties geven aan dat het fijn zou zijn om niet alleen bij bezuinigingen
aan te geven wat het meerjarig perspectief is, maar ook in andere jaren zouden ze graag een
financieel doorkijkje krijgen naar volgende jaren.
Een aanwezige doet de suggestie om het meerjarig perspectief elke keer voor de duur van
collegeperiode aan te geven.
Digitale aanvraag
Twee organisaties hebben al ervaring met digitaal subsidie aanvragen, omdat ze ook in Rotterdam
subsidie aanvragen. In die gemeente is het sinds kort alleen mogelijk om digitaal subsidie aan te vragen,
maar werkt het systeem nog niet optimaal. Advies aan de gemeente Hellevoetsluis om goed te
overwegen voor welk systeem gekozen wordt en niet te rigide vast te houden aan 1 stramien. De
gemeente zegt dat gezien het hoge aantal organisaties dat bij de enquête aangaf de aanvraag nog steeds
per post in te willen sturen, de gemeente op dit moment niet overweegt om een totale omslag naar
digitale subsidieaanvragen door te voeren. De aanvrager zou de keuze moeten krijgen om het per post of
digitaal aan te kunnen vragen.
Als het gaat om de technische kant van een digitale aanvraag, geeft een organisatie aan dat organisaties
geen DigID hebben, maar dat er inmiddels wel een mogelijkheid bestaat van e-herkenning. Deze eherkenning is er speciaal voor bedrijven en organisaties. Dit zou ook voor Hellevoetsluis een goede
mogelijkheid zijn.
Accountantskosten
Een organisatie vraagt zich af of er een schaalvoordeel gerealiseerd kan worden als de gemeente de
accountantskosten op zich zou nemen voor alle organisaties. De accountant zou in dat geval door de
gemeente betaald worden en mogelijk een lagere prijs bieden als hij in pakket alle organisaties mag
beoordelen. De gemeente geeft aan dat er intern wel eens over gesproken is, maar dat het belangrijk is
dat de verantwoordelijkheid van de financiële verantwoording bij de organisaties ligt. Bovendien zijn het
alleen de grote organisaties die een accountant moeten inschakelen en vaak werken deze regionaal en
vragen ze in meerdere gemeentes subsidie aan. Het zou niet logisch zijn dat dan alleen gemeente
Hellevoetsluis de accountantskosten voor haar rekening neemt.
Toekenningsgronden (uitwerking in de voorbeeld-casus beleidsregels nieuwe stijl)
Uit de enquête bleek dat één op de vijf subsidieaanvragers in de huidige ASV en beleidsregels duidelijke
criteria mist waarop een subsidieaanvraag op beoordeeld wordt. De gemeente heeft plannen om de
beleidsregels op dit punt te verbeteren zodat aanvragers beter weten waar ze aan toe zijn. Als
concretisering van dit punt heeft de gemeente een hoofdstuk uit de huidige beleidsregels gekopieerd
voor de aanwezigen en daarnaast een uitdraai gelegd van een mogelijk nieuwe opzet van de
beleidsregels. Deze beleidsregels nieuwe stijl worden in een aantal gemeentes gehanteerd die de ASV
vernieuwd hebben naar het voorbeeld van de VNG ASV. De vraag aan de aanwezige organisaties en
raadsleden is of zij op basis van de oude beleidsregels kunnen vertellen waar hun subsidie op
beoordeeld zou worden en of dat duidelijker wordt met de nieuwe beleidsregels.
Dhr. Van Leeuwen stelt een leespauze voor van 5 minuten en vraagt daarna eerst aan raadsleden
of zij antwoord kunnen geven op de vraag waar een subsidie op beoordeeld wordt met de huidige
beleidsregels. De huidige ASV en beleidsregels zijn immers vastgesteld door de raad. Het merendeel van
de raadsleden geven aan de nieuwe regels veel duidelijker te vinden als het gaat om
beoordelingscriteria. Ook de organisaties zien een verbetering in de beleidsregels nieuwe stijl.
Een raadslid merkt wel op dat ook met nieuwe beleidsregels het altijd een kwestie blijft van beoordeling
en dat keuzes niet altijd te objectiveren is. Er wordt gerefereerd aan het proces herijking waar
organisaties ook beoordeeld werden aan een aantal criteria en ze zich er soms niet in herkenden. Toch
zouden duidelijkere criteria een stap in de goede richting zijn. Een raadslid wil graag nog meegeven dat
als de beleidsregels worden vernieuwd hij graag referenties naar beleidsnota’s opgenomen zou willen
zien.
Wvttk:













Een raadslid vindt de insteek van de avond positief en heeft goede suggesties gehoord. Eén van
de belangrijkste punten van verbetering vindt zij het tijdiger informeren van organisaties over de
voorgenomen hoogte van de subsidie.
Een raadslid zou achteraf graag een evaluatie zien van de huidige inspraak. Werkt het om
vroeger in het proces organisaties/burgers te betrekken?
Een raadslid zou liever eerder in het jaar met de raad de discussie voeren over de
subsidieplafonds en als het kan ze vroeger vaststellen. Wel moet de tijdsdruk meegenomen
worden in dit verhaal. Kan het wat dat betreft wel eerder?
Een raadslid wil weten of andere gemeenten op VP ook een nieuwe ASV hebben op basis van het
VNG model en of hier afstemming over is tussen de gemeentes.
Een raadslid is benieuwd of de besluitvorming rondom subsidies vervroegd kan worden. Verder
vindt hij het een taak voor de raad om te kijken wat de reden van de VNG was om
deelverordeningen voor te stellen in plaats van beleidsregels. Is daar een bewuste reden voor of
zijn beleidsregels min of meer hetzelfde als deelverordeningen?
Een raadslid is van mening, dat in de beleidsnota’s aandacht geschonken dient te worden aan het
subsidietraject.
Een raadslid vraagt of er een verslag van deze avond komt en of dit gedeeld kan worden met de
raad en alle organisaties.
Een organisatie geeft aan dat hij het een positieve avond vond en dat openheid belangrijk is. Het
is goed om te horen dat er wat gebeurd met de mening van organisaties. Communicatie naar
organisaties is heel belangrijk.
Een organisatie vraagt of er een seintje aan alle organisaties gegeven kan worden als de ASV af is
en ter inspraak gelegd wordt. Wat haar betreft mag dit per email.
Een organisatie geeft mee dat hij het fijn zou vinden als er over voorgenomen subsidies in
meerjarig perspectief gecommuniceerd wordt zoals eerder op de avond geopperd is.
Een organisatie zegt dat zij het belangrijk vindt dat het kostenaspect van digitalisering
meegenomen wordt.
Een organisatie sluit zich aan bij wat al gezegd is.
Een organisatie ervaart het als positief om bij de beleidsvorming betrokken te worden.
Sluiting:
Dhr. Van Leeuwen geeft als laatste dhr. Daudey namens de gemeente het woord. Dhr. Daudey sluit zich
aan bij de positieve geluiden vanuit de rondvraag en zegt dat hij de avond als zeer nuttig heeft ervaren
en dat hij blij is met de goede suggesties die zijn aangedragen. Deze zullen intern besproken worden en
de bruikbare suggesties worden meegenomen in de nieuwe ASV en beleidsregels. Hij belooft dat er een
verslag van deze avond gemaakt zal worden die met de raadsleden en organisaties gedeeld zal worden.
Dhr. Van Leeuwen bedankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering.