Compliancy rondom de indirect spend
advertisement
O RAGNAANGIESMA ET NI ET EA NC CPORUONCTEISNSGE NE N C O N T R O L M Wilson Eind is business consultant bij BasWare Benelux ISlim ndire mer c t e wer ink koen op me zorgenk t s t r aindje t egy maps nr 1/2 januari/februari 2008 Compliancy rondom de indirect spend 20 Voor veel ondernemingen is de focus op corporate governance en financiële transparantie de laatste jaren een stuk belangrijker geworden. De eisen aan kwaliteit en beschikbaarheid van interne en externe informatie worden steeds hoger. Ook gelden strengere eisen aan de praktijk en controle van financiële processen. Maar hebben organisaties alle onderdelen van het financiële proces wel inzichtelijk? Hoe is het gesteld met het inkoopproces? WI L S O N EIN D Eind jaren negentig waren ondernemingen voornamelijk gericht op het verhogen van de omzet en het vergroten van marktaandeel. Tijdens de dip begin 2000 wilde men vooral op personele kosten besparen. Even later kwam het besparen op de inkoop van primaire goederen hoog op de agenda. Daar zijn de meeste bedrijven inmiddels goed mee op weg. Nu is de inkoop van facilitaire goederen aan de beurt. Ook daarin valt nog veel te besparen. Indirecte inkoop Over het algemeen onderscheiden we twee verschillende soorten inkoop, te weten directe inkoop (primaire goederen) en indirecte inkoop (facilitaire goederen). De meeste organisaties hebben de directe inkoop van goederen en diensten nu geheel in het bedrijfsproces opgenomen en onderdeel gemaakt van de productieketen. Processen rondom directe inkoop zijn inmiddels gestandaardiseerd, geautomatiseerd en er bestaat communicatie tussen verschillende systemen. Directe inkoop is daarmee volledig inzichtelijk gemaakt en dat maakt naleving van wet- en regelgeving zeer gemakkelijk. De indirecte inkoop is een ander verhaal. Deze valt uiteen in de producten die dagelijks ingekocht worden (zoals kantoorartikelen, drukwerk en transport) en infrastructurele inkoop. Onder infrastructurele inkoop verstaan we alle zaken die een bedrijf niet dagelijks inkoopt, zoals computers, telecommunicatie en transportmiddelen. Helaas hebben veel CFO’s deze indirecte kosten nog steeds niet erg hoog op hun agenda staan en dat levert een probleem op bij het naleven van wet- en regelgeving. Er is geen eenduidige, transparante en efficiënte werkwijze ten aanzien van indirecte inkoop voor de organisatie. Opgelegde regels vanuit overheid, Belastingdienst of beurswaakhonden kunnen hierdoor gemakkelijk omzeild en vrij geïnterpreteerd worden. Eigen baas Het probleem rondom indirecte inkoop is veelal historisch gegroeid. Business units werken vaak als zelfstandige eenheden, waar de budgethouders graag eigen baas zijn. En die baas bepaalt het liefst zelf waar en hoe hij de facilitaire nr 1/2 januari/februari 2008 21 Op indirecte kosten valt nog veel te besparen. middelen inkoopt. De budgethouder krijgt namelijk ieder jaar een bepaald budget tot zijn beschikking. Dit budget komt in gevaar als er wordt aangetoond dat er op inkoop bespaard kan worden. De budgethouder zal altijd proberen om er voor te zorgen dat het budget voor het komende jaar niet minder wordt. Met name binnen de overheid eisen budgethouders vaak zelfstandigheid en dit heeft zeer recentelijk nog voor opschudding gezorgd. Begin augustus stelde werkgeversorganisatie MKB-Nederland dat de overheid vaak in de fout gaat met aanbestedingen, een belangrijk onderdeel van inkopen. De stelling van MKB-Nederland was gebaseerd op de missers van de ministers Bert Koenders en André Rouvout. Beide ministers hebben de organisatie van een evenement niet openbaar aanbesteed, terwijl dat volgens de regels wel bij alle opdrachten boven de 137.000 euro moet. MKB-Nederland liet vervolgens weten dat zij regelmatig klachten van ondernemers ontvangt over bijvoorbeeld buitensporige eisen en opdrachten die tussentijds gewijzigd of afgebroken worden betreffende aanbestedingstrajecten. Het naleven van contracten is vaak het grootste probleem rondom indirecte inkopen. Er zijn organisaties en overheden die wel juist aanbesteden en een offertetraject starten, een leveranciersselectie doen en uiteindelijk één van deze leveranciers kiezen. Maar vervolgens blijft de uitvoering van het contract met de leverancier achterwege. Dit resulteert in forse boetes die worden opgelegd, omdat contracten niet nageleefd worden. Procurementproces geautomatiseerd Het voorgaande leert ons dat versnipperde indirecte inkoop leidt tot minimale controle op (Europese) wet- en regelgeving die van toepassing is. Daardoor krijgen organisaties niet altijd de beste prijs/kwaliteit verhouding voor hun inkopen. Bovendien zijn de interne kosten hoog door de betrokkenheid van veel beleidsmedewerkers en komt er een groot aantal facturen binnen. Deze facturen dienen weer (handmatig) verwerkt te worden. Daarnaast hebben inkoopmanagers en financiële managers door versnipperde indirecte inkoop geen actueel inzicht in de lopende verplichtingen. Ze hebben geen nr 1/2 januari/februari 2008 idee welke producten of diensten in bestelling staan, wanneer deze worden geleverd, hoe vaak deze producten en diensten besteld worden en wat de kosten hiervoor zijn. 22 Organisaties zouden het inkoopbeleid ten aanzien van indirecte inkopen onder de loep moeten nemen en de mogelijkheden van een geautomatiseerd inkoopproces moeten bekijken. Het geautomatiseerd ondersteunen van het secundaire inkoopproces op basis van de aangegane verplichtingen biedt een eenduidig en transparant overzicht voor de naleving van wet- en regelgeving. Een geautomatiseerd proces maakt het mogelijk om de inkoop van meerdere productgroepen en diensten te beheren met als basis de contracten met leveranciers. Door het geautomatiseerd bestellen van goederen en diensten en het toepassen van regels kunnen veel ad-hoc inkopen door de hele organisatie worden vermeden. Hierdoor kunnen medewerkers van de inkoopafdeling zich meer richten op strategische inkopen. Meer focus op strategie zorgt zowel op korte als op lange termijn voor veel voordelen, zoals betere afspraken met leveranciers. Met het oog op compliance zorgt een geautomatiseerd procurementproces voor afgedwongen werkprocessen en vastgelegde autorisatieniveaus. Een dergelijk systeem biedt ook real-time inzicht in de cash flow van een organisatie. Kortom, met een geautomatiseerd procurementproces kunnen organisaties meer controle op het inkoopproces krijgen, wat uiteindelijk leidt tot een beter beheersbaar en transparant bedrijfsproces. Inrichten inkoopsystemen Alvorens u de keuze maakt om een geautomatiseerd systeem in te zetten, is het verstandig om vooraf de potentiële besparingen en opbrengsten inzichtelijk te maken. Dit wordt ook wel een spend analyse genoemd. Deze spend analyse geeft Gea ut oma t i s eer de inkoop bij TU Del f t Benito Minnella, controller bij de faculteit Techniek, Bestuur en Management, is al 23 jaar werkzaam bij de TU Delft en nauw betrokken bij de factuurverwerking en het inkoopproces. ‘Sinds medio 2006 hebben wij ons factuurverwerkingsproces geautomatiseerd en inmiddels kijken we naar de mogelijkheden om met dezelfde oplossing ook het inkoopproces te automatiseren.’ Volgens Minnella is dit eigenlijk een zeer logische vervolgstap, omdat TU Delft daarmee alles in één systeem heeft van inkoop tot en met betaling. ‘Alle bestellingen van indirecte goederen gaan nu via papier en deze worden overgetypt in het financiële systeem’, aldus Minnella. ‘Met geautomatiseerd inkoop kunnen we het inkoopproces goedkoper en efficiënter maken. De inkooporders worden automatisch gekoppeld aan de inkoopfacturen, waardoor de inkoop sneller verloopt. De budgethouder kan de inkoop zelf regelen en de verplichtingsadministratie is altijd op orde. We kunnen ook een efficiëntieslag maken met de autorisatie van inkooporders. De inkooporder wordt met een geautomatiseerd systeem direct naar de juiste budgethouder gestuurd. Tot slot biedt het systeem ons te allen tijde inzicht in de orderstatus en bij wie de aanvraag ligt.’ inzicht in de potentiële besparingen door efficiencyverbeteringen in het facilitair inkoopproces en de crediteurenadministratie. Daarnaast geeft het inzage in de totale uitgaven aan indirecte goederen en diensten, welke leveranciers deze goederen en diensten leveren, hoe het artikelbestand eruit ziet en wie de facturen stuurt. Dankzij de spend analyse is het mogelijk om besparingen te ontdekken door middel van procesoptimalisatie en prijsreducties door inkoop- en volumebundeling. Het resultaat van de analyse zijn aanbevelingen voor de korte en lange termijn over hoe organisaties de facilitaire inkoop het beste kunnen inrichten. ‘Dankzij een spend analyse is het mogelijk om besparingen te ontdekken’ On-going proces Echter, met het implementeren van een geautomatiseerd systeem bent u er nog niet. Het geautomatiseerde inkoopproces vraagt voortdurend om analyse van gegevens en het verwerken hiervan in het volgende proces. Immers wet- en regelgeving of aanbestedingsprocedures kunnen veranderen en bedrijven moeten daarop kunnen anticiperen. Daarnaast zouden organisaties zich af moeten vragen of zij bereid zijn aan change management te doen. Door te kiezen voor standaardpakketten, zijn nieuwe releases snel in te zetten. Daarnaast zijn ze ontwikkeld door experts op het gebied van inkoop en dat biedt de garantie dat de oplossing alle benodigde functionaliteiten in zich heeft. Ten slotte kunnen standaardpakketten gemakkelijk communiceren met het ERP-systeem van de organisatie en leidt de interface hiermee dus niet tot problemen. Maar een standaard pakket heeft één groot nadeel. Vaak leidt de aanschaf van een standaardoplossing tot aanpassingen in de organisatiestructuur. Ziet u de politieke bui al hangen? Maar u zult zien dat dit absoluut niet opweegt tegen de voordelen van een geautomatiseerd inkoopproces. Directe impact Het indirecte inkoopproces is van groot belang, omdat het direct impact heeft op de financiële positie van de organisatie. De kwaliteit van de inkoopprocessen heeft dus direct invloed op de kwaliteit van de financiële rapportages. Maar het indirecte inkoopproces is aan onderhoud en verandering onderhevig, vooral door steeds wijzigende wet- en regelgeving. Verdere professionalisering van het inkoopproces en automatisering ervan kan aanzienlijke voordelen opleveren. Door dit te automatiseren is het onderhoud en het naleven van de regels beter te controleren en indien nodig gemakkelijk aan te passen. De kwaliteit van de inkoopprocessen neemt hierdoor toe en het verkrijgen van financiële rapportages is eenvoudiger. Wie de procedures met betrekking tot elektronische inkopen verder aanscherpt en automatiseert, kan meer controle krijgen op het inkoopproces en tevens –C veel kosten en problemen besparen. ÊÃÌiÊ«ÀiVÌÊÛÀÊ>}ÀÊÜ>ÃÊLÊiiÊ}iÀiiiÀ`iÊ«>v>LÀiÊ Ê>LÕÀ}°Ê>ÃViÀi`Ê`>ÌÊiÊâ½ÊLi`ÀvÊÊÀi>ÌivÊÀÌiÊÌ`ÊÛÀÊ}i`ÊiiÀÌÊ ii°ÊÃÊVÃÕÌ>ÌÊ iLÊiÊiÌÊ>iiÊiiÊ>`ÛÃiÀi`iÊÀ]Ê>>ÀÊLiÊiÊÊ LiÌÀiÊ LÊ `iÊ «iiÌ>ÌiÊ Û>Ê iÌÊ >`ÛiÃ°Ê Ê `>ÌÊ Û`Ê Ê }iÜi`}]Ê `iÊÊ Û>À>Ìi°Ê>À}ÌÊi««>>À`° >}ÀÊ âiÌÊ iiÀÊ VÃÕÌ>Ìð Ê *ÀviÃÃ>ÃÊ iÌÊ iiÀÊ Ü>>À`i°Ê iÊ iiÀÊ iÃiÊ Û>Ê âV âiv]ÊiiÀÊÜiÊLi`i]Ê>>ÀÊÊiiÀÊÜiÊÌÛ>}i°Ê<>ÃÊiiÀÊÕÌ`>}}ÊiÊiiÀÊÌÜi}à }i i`i°Ê>}ÀÊÛÀ>>}ÌÊÛiiÊiÊLi`ÌÊ`>>ÀÊÊÛii°ÊÊ«ÊÜÜÜ°v>}À°ÉiiÀÊÛÀÊ`iÀiiÀÊâiÊ «ÀiVÌi]Ê`iÊ>}ÀÊV>`iÞÊiÊâiÊÕÌ`>}i`iÊvÕVÌiÃÊ«Ê iÌÊ}iLi`ÊÛ>Êw>ViÊEÊVÌÀ°ÊÊ>}ÀÊÊ iÊiÌÊ>iiÊÛÀÊ iÌÊÜiÀ°ÊÊ>}ÀÊÜiÀÊiÊ>>Êiâiv° - ! ! 3 4 2 ) # ( 4 % ) . $ ( / 6 % . ! 2 . ( % - ÜÜÜ°v>}À°ÉiiÀ
