Notulen extra ALV ZTC 12 januari 2015 Aanwezig: 8 bestuursleden

Notulen extra ALV ZTC 12 januari 2015
Aanwezig: 8 bestuursleden en 30 leden.
Afwezig met kennisgeving: Petra Mulder Smit, Maud Litjens, Marga van Nooijen, Piet
Kuylman, Jesse ten Brink, Nelleke van Duyn, Jan van den Bos, Marjen van den Bos,
Frederike van Marle, Meilo Hoekstra, Patrick Herremans, Evelien Jolman, Robert
Collewijn, Wilfred Mijnheer.
De voorzitter van ZTC heet iedereen welkom en opent de vergadering.
De leden van ZTC zijn uitgenodigd door het bestuur voor een extra ALV om de stappen
te bespreken die gezet moeten worden naar de gemeente met betrekking tot onderhoud
van de banen en een mogelijk privatiseringstraject. Eveneens zal er worden
teruggekeken naar het proces tot nu toe en een doorkijk worden gegeven naar de
toekomst. Hiertoe heeft het bestuur op woensdag 7 januari 2015 via email een
memorandum naar alle leden gestuurd waarin de stappen die tot nu toe gezet zijn met
de gemeente worden toegelicht en waarin de ALV gevraagd wordt te kiezen uit 2
scenario’s voor onderhoud van de banen. Het bestuur zou graag de zienswijze van de
ALV willen weten.
Sinds vorige jaar is er een proces gestart tot privatisering van de banen. Destijds is er bij
de gemeente een totaal plan neergelegd met een bedrag dat nodig is om het groot
onderhoud en baanrenovaties in de toekomst te kunnen financieren. De gemeente is
niet akkoord gegaan met het voorstel van ZTC, omdat dit voor de gemeente financieel
geen haalbare kaart bleek.
Het bestuur is verder gegaan met plannen maken en overleg. Er is een werkgroep
opgezet vanuit het bestuur. Hierin zitten Gert Jan Schuinder, Kees Sinnige, Sipke de
Hoop en Dick van der Baan. Gert Jan en Kees voeren de gesprekken met de gemeente.
Het onderhoud is al jaren onder de maat en de huur die betaald moet worden aan de
gemeente wordt steeds hoger. Op 3 september 2014 is een brief gestuurd naar de
gemeente om te komen tot een structurele oplossing voor onderhoud van de banen. Op
verzoek kunnen leden een kopie krijgen via de voorzitter. In de brief heeft het bestuur
de gemeente om nader overleg betreffende het onderhoud van de banen en een
eventueel privatiseringstraject.
Het gesprek met de gemeente is door Gert-Jan en Kees gevoerd op 28 november 2014
met mevrouw Hofstra, wethouder Financiën, de heer Berends, wethouder Sport en de
heer Mulder, beleidsmedewerker sport.
Voornaamste zorgpunt dat aan de orde is geweest is het groot onderhoud en renovatie
van de gravelbanen. Naar verwachting zal tussen 2018 en 2021 de toplaag van de
gravelbanen vernieuwd moeten worden waar een bedrag van ca € 75.000 mee gemoeid
is. 15 tot 18 jaar daarna zal volgens huidige inschattingen van de KNLTB een complete
renovatie van de gravelbanen moeten plaatsvinden waarmee € 200.000 a € 250.000
gemoeid is. Vervolgens elke 15 tot 18 jaar toplaag vernieuwen en 15 tot 18 jaar erna
weer renoveren. Dit geld heeft ZTC niet beschikbaar en ZTC zal voor deze kosten een
beroep blijven doen op gemeente. Dit wil het bestuur zo concreet mogelijk vastgelegd
krijgen in de bruikleenovereenkomst. N.a.v. het gesprek is de gemeente gekomen met
een concept bruikleenovereenkomst , waarbij ZTC zelf verantwoordelijk wordt voor
onderhoud en geen huur meer betaald. In de bruikleenovereenkomst is de intentie
vastgelegd om tot privatisering te komen vanaf 1921. Dit concept is met commentaar
van ons bestuur inclusief advies van een jurist van de KNLTB aan de gemeente
geretourneerd. Er is vandaag (12 januari) een reactie van de gemeente teruggekomen
met aangepaste concept bruikleenovereenkomst, waar naar de mening van het bestuur
nog onvoldoende garanties in staan voor het groot onderhoud in de toekomst. Wij gaan
hierover verder in gesprek met de gemeente met de KNLTB op de achtergrond.
De gemeente heeft toegegeven dat het onderhoud de laatste jaren niet goed is
uitgevoerd.
Zoals het nu lijkt zal de gemeente toestemmen dat ZTC zelf verantwoordelijk wordt voor
het onderhoud, ZTC geen huur betaald voor de banen en de gemeente eigenaar blijft.
Aan de ALV worden 2 scenario’s voor onderhoud van de banen in eigen beheer
voorgelegd:
1. Gedeeltelijk uitbesteden in combinatie met vrijwilligerswerk door clubleden. Hiervoor
zal een tender worden opgesteld waarin het pakket van eisen voor onderhoud van de
banen wordt beschreven, die gedeeld zal worden met alle leden van ZTC.
2. Alle onderhoud uitvoeren vanuit het participatiebeleid, oftewel volledig uit te voeren
middels vrijwilligerswerk door clubleden.
In beide scenario’s geldt dat het preparen van de banen vóór 1 april jaarlijks door een
professioneel bedrijf uitgevoerd zal worden.
Chris Bisschops vraagt zich af of er over ander baansoorten is gesproken die minder
onderhoud vergen. Kees antwoordt dat het zeker onderzocht is en alle kostenplaatjes
naast elkaar zijn gelegd, waarbij de conclusie was dat aanleggen van een andere
baansoort zeer kostbaar is, niet haalbaar voor ZTC en momenteel niet bespreekbaar met
de gemeente. De tendens is dat gravel toch de fijnste ondergrond is voor veel tennissers.
We zijn er van overtuigd dat ZTC “goud” in handen heeft met onze 5 gravel banen.
Kees Laan vraagt of er contact is gezocht met andere clubs met de vraag hoe deze clubs
het onderhoud verzorgen. Dick vertelt dat er contacten zijn met Vries en Annen. Vries
huurt een groundsman in en er worden veel werkzaamheden door vrijwilligers
uitgevoerd. In Annen is er materiaal gekocht om het onderhoud te verzorgen en zij
hebben iemand ingehuurd. De rest wordt door vrijwilligers gedaan.
Voorstel van de gemeente is om met alle tennisclubs in Tynaarlo om de tafel te gaan om
privatisering, financiering en onderhoud te bespreken.
Ferdinand ten Damme vraagt zich af of ZTC de financiële middelen heeft om het
onderhoud zelf te verzorgen. Kees Sinnige vertelt dat dit meegenomen wordt in de
begroting voor 2015 die aan de ALV voorgelegd zal worden op 2 maart a.s.. Kees geeft
aan dat m.n. voor toekomstige jaren het lastig wordt de begroting rond te krijgen,
afhankelijk van het beroep dat op onze leden kan worden gedaan voor vrijwilligerswerk.
Ad Wouterson vraagt naar de kosten van het bedrijf die het jaarlijkse onderhoud vóór 1
apil kan verzorgen. Dick geeft aan dat hij reeds een offerte heeft van het bedrijf dat dit
ook voor Vries verzorgt en Kees meldt dat deze kosten binnen de begroting vallen.
Er volgt een stemming. Scenario 1 wordt met algehele stemmen aangenomen. Er wordt
gevraagd of de ALV zich kan vinden in de wijze waarop het bestuur tot nu toe het proces
heeft uitgevoerd. De vergadering zegt positief te zijn en met vertrouwen de
ontwikkelingen af te wachten.
André Boertje vraagt hoe het financiële plaatje eruit komt te zien. Kees Sinnige vertelt
dat er een concept begroting voor 2015 is opgesteld. Er is uitgegaan van scenario 1 met
medeneming van het onderhoud van de kunstgras banen. Verdere details zullen in de
ALV van 2 maart a.s. worden toegelicht. Maurits Post vraagt zich af wat er gebeurt als er
geen overeenstemming met de gemeente wordt bereikt. De voorzitter denkt dat het dan
een continu gevecht wordt wat zal gaan over de conditie van de banen en de
huurverhogingen. Er zullen nog meerdere gesprekken met de gemeente volgen, waarbij
we kritisch onze eisen zullen bewaken.
Carlo Kamphuis vraagt op welke manier we leden moeten benaderen die kennis hebben
van het onderhoud en continuïteit kunnen waarborgen. Dick geeft aan dat het
inschrijven voor de vrijwilligerstaken tot nu toe goed werkt en dat we met elkaar
moeten kijken naar mensen met voldoende kennis die deze taken willen uitvoeren. We
moeten ons inzetten met elkaar.
Het bestuur hoopt tijdens de ALV van 2 maart 2015 meer te kunnen zeggen over de
voortgang van de gesprekken tussen ZTC en gemeente.
De voorzitter bedankt iedereen voor zijn aanwezigheid, inbreng en het meedenken.
Iedereen wordt uitgenodigd voor een hapje en een drankje.