B en W nummer 11 - Gemeente Leiden
advertisement
B&W 14.0322 d.d. 25 maart 2014 Onderwerp positie bestuurders en ambtenaren in privaatrechtelijke besturen en toezichtsorganen Besluiten:Behoudens advies van de commissie 1. De notitie inzake ambtenaren en bestuurders in privaatrechtelijke besturen en toezichtsorganen vast te stellen en daarmee het volgende te besluiten: 1.1 De wenselijkheid van een benoeming in een bestuur of Raad van Toezicht of Commissarissen wordt iedere vier jaar bij de aanvang van een nieuwe collegeperiode opnieuw door B&W vastgesteld aan de hand van een (risico)analyse. 1.2 Het belangrijkste criterium moet bij een dergelijke analyse als bedoeld in beslispunt 1 zijn of de voordelen van bestuurlijke deelname, namelijk dat de gemeentelijke doelstellingen veel beter kunnen worden bereikt, opweegt tegen de risico’s van deelname . In het algemeen verdient een externe vertegenwoordiger de voorkeur. 1.3 B&W weegt bij iedere benoeming af en motiveert of een interne benoeming gewenst is of dat een externe vertegenwoordiging de voorkeur verdient. 1.4 Indien een bestuurder of ambtenaar die is benoemd tot bestuurder of toezichthouder bij een private instelling een vergoeding krijgt, dan wordt deze vergoeding in de gemeentekas gestort. 1.5 Besluitvorming over deelname van portefeuillehouders aan raden van advies of stuurgroepen is een B&W besluit op basis van een beknopte analyse van de wenselijkheid en risico’s. 1.6 Bij de start van het College wordt bij de verdeling van aandeelhouderschappen het beleidskader Verbonden partijen als uitgangspunt genomen, dat wil zeggen in principe wordt de rol van opdrachtgever en eigenaar bij verschillende portefeuillehouders gelegd. 1.7 Degene die de rol van aandeelhouder vervult brengt eens per jaar kort schriftelijk verslag uit aan B&W. 1.8 Naast wat over verbonden partijen al in de begroting van de gemeente wordt vermeld, wordt in de begroting van de gemeente Leiden vanaf 2015 ook een overzicht opgenomen van benoemingen door B&W in bestuursfuncties van private instellingen. 1.9 Bij organisaties waar de gemeente benoemingsrecht heeft dan wel aandeelhouder van is, wordt altijd voorgeschreven dat de desbetreffende organisatie zijn bestuursleden en eventuele toezichtfunctionarissen transparant op de website van de desbetreffende organisatie publiceert. 1.10 Er wordt een databank ingesteld nevenfuncties van ambtenaren waar mogelijk strijdige belangen kunnen spelen conform artikel 15:1:e:2 van de CAR/UWO. 1.11 In het vervolg zal in de jaarlijkse gesprekcyclus nevenwerkzaamheden één van de onderwerpen zijn. 1.12 Nevenfuncties van de directeuren worden op de website van de gemeente gepubliceerd. 1.13 De gemeentesecretaris laat een voorstel voorbereiden over de wijze van invulling van het verbod op financiële belangen van ambtenaren die de dienst kunnen schaden. Perssamenvatting: Het college heeft nadere afspraken vastgelegd voor wanneer leden van B&W of ambtenaren kunnen worden benoemd in privaatrechtelijke besturen. Daarnaast zijn nadere afspraken gemaakt wanneer benoeming heeft plaatsgevonden. Notitie inzake ambtenaren en bestuurders in privaatrechtelijke besturen en toezichtsorganen Leiden, 6 februari 2014 0. Inleiding Het doel van deze beleidsnota is standpunten in te nemen omtrent de participatie van de gemeente in besturen of toezichtorganen van private organisaties. Deze private organisaties worden geschaard onder de noemer "verbonden partijen" als de gemeente zich zowel bestuurlijk als financieel verbindt. Is er alleen sprake van een bestuurlijke participatie dat valt deze private organisatie niet onder de definitie van "verbonden partij", maar ook dan blijft de vraag relevant hoe vertegenwoordigers van gemeente deze verantwoordelijkheid uitoefenen. Zie ook bijlage A. Vormen van private partijen. De notitie geeft aan welke elementen een rol spelen als een portefeuillehouder of ambtenaar namens de gemeente een functie bekleedt als bestuurder of toezichthouder van een privaatrechtelijke organisatie. Deze notitie bevat een aantal aanbevelingen. De aanbevelingen gaan uit van het zogenoemde governancemodel zoals dat door het Ministerie van Financiën (2001) is ontwikkeld. Zie bijlage B: Wat is governance. Bij governance staan vier cyclische activiteiten centraal: sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden. Dit model beoogt de goede afstemming van deze activiteiten inzichtelijk te maken en te bevorderen. Het geeft houvast om te bepalen wanneer het al dan niet gewenst is iemand vanuit de gemeente te benoemen als bestuurder of als intern toezichthouder. De gemeente Leiden is uitvoerder van een omvangrijk en zeer divers takenpakket. De uitvoering van een groeiend aantal taken vindt plaats via publieke en private verbonden partijen (organisaties waaraan de gemeente zich bestuurlijk en financieel verbindt) of particuliere partijen. Het kan gaan om tijdelijke of langdurige samenwerkingsverbanden. Een dergelijke samenwerking kan worden aangegaan met andere overheden (in het kader van de WGR), maar ook met private organisaties al dan niet werkend met een winstoogmerk. 1. Het vraagstuk In deze notitie gaat het alleen om de samenwerking met private organisaties. De samenwerking in publiekrechtelijke samenwerkingsverbanden valt buiten het kader van deze notitie. Deze notitie gaat ook niet over de vraag of het wenselijk of noodzakelijk is de realisatie van gemeentelijke doelstellingen met behulp van een private organisatie te bevorderen. Als uitgangspunt wordt de situatie genomen waarin er reeds voor gekozen is om door middel van een private organisatie of in een publiek private partnership (PPS) de realisatie van de gemeentelijke doelstellingen na te streven. De vraag is dan of een bestuurlijke rol in de private organisatie gewenst is en zo ja in welke vorm? Worden door deelname in bestuur van de private partij de doelstellingen van de gemeente beter bereikt? En wat zijn de randvoorwaarden waaraan dan moet zijn voldaan om op verantwoorde wijze te kunnen deelnemen? Wat mag er verwacht worden van de wijze waarop een door de gemeente aangewezen bestuurder of toezichthouder in een private partij functioneert, in het bijzonder als deze tevens een gemeentelijk bestuurder of ambtenaar is? 2. Soorten privaatrechtelijke rechtspersonen en governancemodel Welke soorten rechtspersonen betreft het? Nederland kent een gesloten systeem van rechtspersonen krachtens privaatrecht, namelijk alleen die organisatievormen waaraan het Burgerlijk Wetboek rechtspersoonlijkheid toekent. Dat zijn de vereniging, de coöperatie, de onderlinge waarborgmaatschappij, de Naamloze Vennootschap, de Besloten Vennootschap met beperkte aansprakelijkheid en de Stichting. Daarnaast kennen we nog 2 soorten rechtspersonen, namelijk rechtspersonen op basis van publiek recht en kerkgenootschappen. In deze notitie gaat het alleen om privaatrechtelijke rechtspersonen en dan vooral de Stichting en de BV. Wanneer een organisatie rechtspersoon is, kan zij zelfstandig deelnemen aan het vermogensrechtelijke verkeer. Zij kan derhalve in eigen naam en onder eigen verantwoordelijkheid privaatrechtelijk handelen net zo als een natuurlijk persoon dat kan. In bijlage A bij deze notitie zijn de verschillende private rechtspersonen nader toegelicht. Governance De doelstelling is dat de gemeentelijke doelstellingen zoveel mogelijk worden bereikt. De vraag is op welke manier dat kan en of het zitting nemen in een bestuur of toezichtsorgaan daar toe bijdraagt. Daartoe kan als referentie gebruik worden gemaakt van het voornoemde governance model. De rode draad van het governance-model is te komen tot afstemming in de hele keten van sturen-beheersen-verantwoorden-toezicht. In bijlage B bij deze notitie wordt het gebruikte governance-model uitgelegd. Dit governancemodel kan gebruikt worden om te analyseren of het bereiken van gemeentelijke doelstellingen gewaarborgd zal worden door vertegenwoordiging. En welke risico’s zijn er aan deelname verbonden en wegen de voor en nadelen tegen elkaar op? Dit betekent dat er per geval een dergelijke analyse gemaakt moet worden. In bijlage C bij deze notitie is een checklist van vragen opgenomen. Met behulp van deze checklist kan deze analyse worden gemaakt. Maar daaraan voorafgaand komen eerst vragen: 1. Is er sprake van een publiek belang? 2. Is intensieve gemeentelijke betrokkenheid noodzakelijk of kan worden volstaan zonder? 3. Kan de gemeente als subsidiegever niet voldoende invloed uitoefenen of zijn er andere manieren waarop er toch invloed kan worden uitgeoefend? 4. Is een PPS-constructie mogelijk? 3. Vormen van vertegenwoordiging inzake private organisaties Bij private partijen zijn verschillende vormen van vertegenwoordiging mogelijk: 1. De gemeente kan deelnemen aan het bestuur van een organisatie doordat een portefeuillehouder of een ambtenaar zitting heeft in een bestuurlijk orgaan van de organisatie. Dat kan zijn het bestuur of Raad van Bestuur maar ook als toezichthouder in een Raad van Toezicht of Commissarissen. 2. De gemeente kan een vertegenwoordiging hebben in stuurgroepen of raden van advies. Hiermee heeft de gemeente geen bestuurlijke rol in de organisatie, maar is het een vorm van afstemming of advies. 3. Bij een NV of BV, waarvan de gemeente aandeelhouder is, is er altijd de rol van aandeelhouder en daarmee deelnemer aan AvA. In bijlage E is een lijst opgenomen van BV’s en NV’s waarvan de gemeente aandeelhouder is. 4. De gemeente Leiden heeft op grond van de garantiebepalingen de mogelijkheid een zogenaamde waarnemer te benoemen als de organisatie in problemen zit. De waarnemer heeft binnen de desbetreffende organisatie ook geen bestuurlijke bevoegdheden. Hij heeft een signalerende en zo nodig een afstemmende rol. Ad 1: zitting in een bestuur of toezichtsorgaan Bij deze vorm van vertegenwoordiging zou vooraf, en ook regelmatig, bijvoorbeeld om de 4 jaar bij het aantreden van een nieuw college, een analyse, inclusief een risicoanalyse moeten worden opgesteld om rolconflicten en discussie omtrent de functievermenging te voorkomen. Op basis van deze analyse kan worden bepaald of het voordeel van (beter) behartigen van het publiek belang (hetgeen met de gemeentelijke vertegenwoordiging wordt beoogd) opweegt tegen de risico’s die geïnventariseerd zijn. Besluitvorming hierover vindt plaats in het college (in sommige gevallen afhankelijk van het onderwerp kan daarbij het oordeel van de raad worden gevraagd door middel van een zogenaamde voorhangprocedure). Als het gaat om de vertegenwoordiging van de gemeente in een Raad van Toezicht (RvT) of Raad van Commissarissen (RvC) geldt: bij voorkeur geen bestuurlijke of ambtelijke vertegenwoordiger. De RvT en RvC zijn zo samengesteld dat de leden onafhankelijk van elkaar, van het bestuur/directie en van deelbelangen, kunnen functioneren als goede toezichthouders en adviseurs van het desbetreffende private bestuur. Zij dienen het belang van de private organisatie voorop te plaatsen. Inzake de vertegenwoordiging in stichtingen wordt voorgesteld om terughoudend te zijn bij het benoemen van portefeuillehouders of ambtenaren als bestuurder, zeker in het geval van een financiële relatie tussen de stichting en de gemeente. In de gevallen dat het wel wordt voorgesteld, zal er een goede risicoanalyse aan ten grondslag moeten liggen. Indien de gemeente het vanuit financieel of beleidsinhoudelijk oogpunt belangrijk vindt om rechtstreeks (niet als opdrachtgever of inkoper) invloed uit te kunnen oefenen op een partij, dan kan eventueel een wethouder of de burgemeester tot commissaris benoemd worden bij vennootschappen (of tot bestuurder bij verenigingen of stichtingen). Hoewel deze commissaris of bestuurder het bedrijfsbelang moet laten prevaleren, kan deze wel ter verantwoording worden geroepen over de door hem gemaakte afweging tussen het gemeentebelang en het bedrijfsbelang in het geval van tegenstrijdige belangen. Het college kan kiezen tussen een interne of externe vertegenwoordiging. De interne vertegenwoordiging (wethouder of ambtenaar ) is door de functie/positie binnen de gemeente onlosmakelijk met de gemeente verbonden. Daardoor kunnen de vereisten waaraan een commissaris volgens de Nederlandse Corporate Governance Code dient te voldoen, namelijk onafhankelijkheid en het vermijden van elke schijn van belangenverstrengeling, in het geding komen. De externe vertegenwoordiging daarentegen heeft geen gemeentelijke functie en kan dus losser van de gemeente en haar belangen worden gezien. Om die reden verdient een externe vertegenwoordiging de voorkeur boven een interne. Op 25 april 2013 heeft de Raad de nota verbonden partijen (RV 13.0016) vastgesteld: ‘Samenwerking tussen de gemeente Leiden en privaatrechtelijke partijen vindt alleen plaats als een bijzonder en benoemd openbaar belang dit rechtvaardigt. Hiervan is sprake als er onderzocht en gemotiveerd is waarom uitvoering van beleidsvoornemens beter niet in een publiekrechtelijke rechtsvorm kan plaatsvinden.’ Uit oogpunt van functiescheiding wordt gemeentelijke vertegenwoordiging door raadsleden afgeraden. In een dergelijke functie zouden zij immers snel betrokken raken bij de uitvoering van het beleid, terwijl zij in het duale stelsel juist een controlerende rol moeten vervullen. Op dit moment zijn er ook geen leden van de Leidse raad die een dergelijke rol vervullen bij privaatrechtelijke organisaties. Het beleidskader verbonden partijen zegt hierover: ‘Raadsleden vervullen geen gemeentelijke vertegenwoordiging in privaatrechtelijke functies, tenzij hiermee een publiek belang gediend wordt en de raad hierover gehoord is. In gevallen waarin raadsleden op persoonlijk initiatief bestuursfuncties aanvaarden van partijen waarin de gemeente een financieel belang heeft dan worden deze partijen als verbonden partij aangemerkt en zal een passend toezichtregime worden ingesteld.’ Het is van belang om de wenselijkheid van iedere benoeming in een bestuur of Raad van Toezicht of Commissarissen door middel van een analyse (inclusief risicoanalyse) regelmatig tegen het licht te houden (de vraag: willen we een dergelijk benoemingsrecht nog wel uitoefenen?). Een frequentie van eens in de 4 jaar is daarbij een goede. Jaarlijks is een te hoge frequentie. De vierjaars-frequentie koppelen aan de nieuwe Collegeperiode heeft als voordeel dat dan toch eventuele benoemingen opnieuw moeten worden vastgesteld. Bij een nieuwe bestuursfunctie moet een dergelijke analyse in ieder geval gebeuren. Beslispunt 1: De wenselijkheid van een benoeming in een bestuur of Raad van Toezicht of Commissarissen wordt iedere vier jaar bij de aanvang van een nieuwe collegeperiode opnieuw doro B&W vastgesteld aan de hand van een (risico)analyse. Beslispunt 2: Het belangrijkste criterium moet bij een dergelijke analyse als bedoeld in beslispunt 1 zijn of de voordelen van bestuurlijke deelname, namelijk dat de gemeentelijke doelstellingen veel beter kunnen worden bereikt, opweegt tegen de risico’s van deelname . In het algemeen verdient een externe vertegenwoordiger de voorkeur. Beslispunt 3: B&W weegt bij iedere benoeming af en motiveert of een interne benoeming gewenst is of dat een externe vertegenwoordiging de voorkeur verdient. In sommige gevallen zal aan de bestuurs- of toezichtfunctie een vergoeding zijn verbonden. Omdat vervulling van een dergelijke functie deel uitmaakt van de gemeentelijke taken worden deze vergoedingen in de gemeentekas gestort. Beslispunt 4: Indien een bestuurder of ambtenaar die is benoemd tot bestuurder of toezichthouder bij een private instelling een vergoeding krijgt, dan wordt deze vergoeding in de gemeentekas gestort. Ad 2: Stuurgroep of Raad van Advies Deelname in een raad van advies of stuurgroep door een portefeuillehouder zal over het algemeen niet leiden tot bestuurlijke verantwoordelijkheid. Het is wel wenselijk per geval een beknopte analyse van de wenselijkheid en de risico’s te maken, maar deze kan beknopt zijn, omdat er geen bestuurlijke verantwoordelijkheid is. Wel moet er sprake zijn van een publiek belang. Beslispunt 5: Besluitvorming over deelname van portefeuillehouders aan raden van advies of stuurgroepen is een B&W besluit op basis van een beknopte analyse van de wenselijkheid en risico’s. Ad 3: Aandeelhouder Als de gemeente aandelen van een BV of NV bezit, is hij (deels) eigenaar en dus aandeelhouder. En iemand zal die rol moeten invullen. Het is wenselijk deze rol in principe door een portefeuillehouder te laten invullen, tenzij in bepaalde situaties het gewenst is cq. meer voor de hand ligt een ambtenaar te benoemen. De interne benoeming in de rol van aandeelhouder dient een B&W besluit te zijn. Daarnaast is het gewenst dat een aandeelhouder kort eens per jaar schriftelijk verslag uitbrengt aan B&W. Het door de raad vastgestelde beleidskader Verbonden Partijen (2013) stelt: ‘Om belangenvermenging te voorkomen zijn de rollen opdrachtgever en eigenaar gescheiden. Wanneer de rollen opdrachtgever en eigenaar namens de gemeente Leiden door eenzelfde vertegenwoordiger worden vervuld dient voor aanvang een risicoanalyse te zijn opgesteld met daarin de overwegingen die daarbij een rol hebben gespeeld. Deze risicoanalyse bevat een inventarisatie van de risico’s en maatregelen om de kans dat de risico’s zich zullen voordoen te verkleinen.’ Beslispunt 6: Bij de start van het College wordt bij de verdeling van aandeelhouderschappen het beleidskader Verbonden partijen als uitgangspunt genomen, dat wil zeggen in principe wordt de rol van opdrachtgever en eigenaar bij verschillende portefeuillehouders gelegd. Beslispunt 7: Degene die de rol van aandeelhouder vervult brengt eens per jaar kort schriftelijk verslag uit aan B&W. Ad 4: Waarneming Dit is een specifieke situatie op grond van de garantiebepalingen. Hier is geen sprake van een bestuurlijke verantwoordelijkheid, maar eerder van een op een indringender wijze invullen van de gemeentelijke toezichtstaak in het kader van garanties. De inzet van deze rol is voor de gemeente risicobeperkend. Ook hier zal altijd aan analyse ten grondslag moeten liggen, voordat tot instelling in een bepaalde wordt overgegaan. De benoeming in deze rol is altijd voor een bepaalde en beperkte periode en is een B&W besluit. De benoemde waarnemer zal eens per jaar aan B&W een rapportage uitbrengen. 4. Transparantie Een belangrijk punt in het kader van Governance is transparantie of openheid. De Nederlandse code voor goed openbaar bestuur van het Ministerie van BZK heeft als eerste gedragregel: Openheid en integriteit ‘Het bestuur is open en integer en maakt duidelijk wat het daaronder verstaat. Het bestuur geeft in zijn gedrag het goede voorbeeld, zowel binnen de organisatie als daarbuiten.’ Een onderdeel van deze openheid of transparantie is dat bekend is wie de bestuurders en toezichthouders van een organisatie zijn. En als die door anderen worden benoemd, zoals door B&W van de gemeente Leiden, dan moet dat ook zichtbaar zijn. Of anders gezegd: het wenselijk dat bekend is welke personen door B&W zijn benoemd in besturen en toezichtorganen van private organisaties. Beslispunt 8: Naast wat over verbonden partijen al in de begroting van de gemeente wordt vermeld, wordt in de begroting van de gemeente Leiden vanaf 2015 ook een overzicht opgenomen van benoemingen door B&W in bestuursfuncties van private instellingen. Bij een aantal instellingen is op hun website niet zichtbaar wie bestuurslid, lid van de Raad van Toezicht of Commissarissen is. Dat voldoet niet aan het hiervoor genoemde uitgangspunt van transparantie. Beslispunt 9: Bij organisaties waar de gemeente benoemingsrecht heeft dan wel aandeelhouder van is, wordt altijd voorgeschreven dat de desbetreffende organisatie zijn bestuursleden en eventuele toezichtfunctionarissen transparant op de website van de desbetreffende organisatie publiceert. 5. Rechtspositionele aspecten Nevenwerkzaamheden Ambtenaren moeten nevenwerkzaamheden melden indien er het risico van strijdige belangen is. Dit zou kunnen wanneer een ambtenaar persoonlijk een nevenfunctie heeft aanvaard, maar het ontstaat ook wanneer een ambtenaar door de gemeente is benoemd als bestuurder, commissaris of lid van een Raad van Toezicht van een BV/NV of een Stichting (conform artikel 15 lid 1e van de CAR/UWO). Het is wenselijk dat er een databank wordt ingesteld van nevenfuncties van ambtenaren waar mogelijk strijdige belangen kunnen spelen conform artikel 15:1:e:2 van de CAR/UWO. Op dit moment worden wel de nevenfuncties in de personeelsdossiers opgeslagen, maar er is geen centrale databank. Het is belangrijk dat het onderwerp regelmatig wordt besproken tussen leidinggevende en medewerker: is het overzicht nog actueel en zijn er eventueel strijdigheden? De jaarlijkse gesprekscyclus ‘Het goede gesprek’ is daar een geschikt moment voor. Beslispunt 10: Er wordt een databank ingesteld nevenfuncties van ambtenaren waar mogelijk strijdige belangen kunnen spelen conform artikel 15:1:e:2 van de CAR/UWO. Beslispunt 11: In het vervolg zal in de jaarlijkse gesprekcyclus nevenwerkzaamheden één van de onderwerpen zijn. Databank Van in ieder geval de bestuurders, gemeentesecretaris en directeuren (zowel concerndirecteuren als directeuren van instellingen) moet deze databank openbaar worden gemaakt op grond van artikel 15:1:e:4 CAR/UWO Op dit moment worden wel de nevenfuncties van de bestuurders en de gemeentesecretaris openbaar gemaakt op de website van de gemeente. Die openbaarmaking moet derhalve worden uitgebreid voor de directeuren. En de vermeldingen moeten regelmatig worden gecontroleerd op actualiteit. Beslispunt 12: Nevenfuncties van de directeuren worden op de website van de gemeente gepubliceerd. Financieel belang Een ander punt is de melding van een eventueel financieel belang. Het is de ambtenaar verboden financiële belangen te hebben, effecten te bezitten en transacties in effecten te verrichten waardoor de goede vervulling van zijn functie of de goede functionering van de openbare dienst, voor zover deze in verband staat met zijn functievervulling, niet in redelijkheid zou zijn verzekerd. Artikel 15:1:f van de CAR/UWO zegt hierover het volgende: 1. Het college wijst ambtenaren aan die zijn aangesteld in een functie waaraan in het bijzonder het risico van financiële belangenverstrengeling of het risico van oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie verbonden is. 2. De ambtenaar bedoeld in het eerste lid meldt aan het college, op een door dit orgaan te bepalen wijze, zijn financiële belangen respectievelijk bezit van en transacties in effecten, die de belangen van de dienst, voor zover deze in verband staan met de functievervulling, kunnen raken. 3. Er wordt een registratie gevoerd van de meldingen bedoeld in het tweede lid. Omtrent dit verbod kunnen nadere regels worden gesteld. Voorgesteld wordt dit onderwerp, in samenwerking met SP71, nader uit te werken en in juni/begin juli 2014 met een voorstel hierover te komen. Beslispunt 13: De gemeentesecretaris laat een voorstel voorbereiden over de wijze van invulling van het verbod op financiële belangen van ambtenaren die de dienst kunnen schaden. Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering Het is overigens wenselijk dat een organisatie voor haar Bestuur, Raad van Toezicht of Commissarissen een verzekering tegen bestuurdersaansprakelijkheid heeft. Iemand die namens de gemeente wordt benoemd zal daar ook altijd naar moeten vragen. De gemeente heeft overigens een aansprakelijkheidsverzekering voor haar bestuurders. Bijlage A: Vormen van private partijen Naamloze Vennootschap (NV) De NV is een open samenwerkingsverband, een rechtspersoon, zelfstandig drager van rechten en plichten, die onder eigen naam deelneemt aan het rechtsverkeer. De aandelen worden uitgegeven aan toonder of op naam en zijn vrij verhandelbaar, tenzij in de statuten is geregeld dat de overdraagbaarheid van de aandelen op naam is beperkt. De oprichting van een NV geschiedt bij notariële akte. De NV kent een bestuur en een algemene vergadering van aandeelhouders. Bij de statuten kan worden bepaald dat er een raad van commissarissen zal zijn. Aandeelhouders en bestuurders zijn niet aansprakelijk met hun privé-vermogen voor schulden van de rechtspersoon. De bestuurders zijn verplicht de NV in te schrijven in het handelsregister, gehouden door de Kamer van Koophandel. Bestuurders zijn in de volgende gevallen naast de vennootschap ook zelf hoofdelijk aansprakelijk: indien de opgave ter eerste inschrijving in het handelsregister nog niet is geschied; indien het gestorte deel van het kapitaal niet ten minste bij de oprichting het voorgeschreven minimumkapitaal bedraagt; indien het bij de oprichting geplaatste kapitaal niet ten minste 1/4 deel van het nominale bedrag is gestort. De NV is een rechtspersoon, zelfstandig drager van rechten en plichten, die onder eigen naam deelneemt aan het rechtsverkeer. De aandelen worden uitgegeven aan toonder of op naam en zijn vrij verhandelbaar, tenzij in de statuten is geregeld dat de overdraagbaarheid van de aandelen op naam is beperkt. Besloten Vennootschap (BV) Een BV wordt aangegaan met het oog op de persoonlijke eigenschappen en kwaliteiten van de aandeelhouders. De oprichting van een BV geschiedt bij notariële akte. De BV kent een bestuur en een algemene vergadering van aandeelhouders. Bij de statuten kan worden bepaald dat er een raad van commissarissen zal zijn. Aandeelhouders en bestuurders zijn niet aansprakelijk met hun privévermogen voor schulden van de rechtspersoon. De bestuurders zijn verplicht de BV in te schrijven in het handelsregister, gehouden door de Kamer van Koophandel. Bestuurders zijn in de volgende gevallen naast de vennootschap ook hoofdelijk aansprakelijk: indien de opgave ter eerste inschrijving in het handelsregister nog niet is geschied; indien het gestorte deel van het kapitaal niet ten minste bij de oprichting het voorgeschreven minimumkapitaal bedraagt; indien het bij de oprichting geplaatste kapitaal niet ten minste 1/4 deel van het nominale bedrag is gestort. De BV is een rechtspersoon, zelfstandig drager van rechten en plichten, die onder eigen naam deelneemt aan het rechtsverkeer. De aandelen worden uitgegeven op naam en zijn niet vrij verhandelbaar. De structuurvennootschap Indien een NV of BV onder het structuurregime valt dan zijn de bevoegdheden van de organen van de vennootschap anders verdeeld. Een aantal bevoegdheden dat door de wet wordt toegekend aan de algemene vergadering van aandeelhouders, wordt bij een structuurvennootschap gelegd bij de raad van commissarissen (een verplicht orgaan dat uit minimaal drie natuurlijke personen bestaat). Dit betekent dat de invloed van de aandeelhouders op het bestuur van structuurvennootschappen beperkt wordt. De bevoegdheden die in een structuurvennootschap bij de RvC liggen: De raad van commissarissen benoemt zijn eigen leden (stelsel van coöptatie); De raad van commissarissen benoemt, schorst en ontslaat bestuurders; De raad van commissarissen stelt de jaarrekening vast; De raad van commissarissen keurt bepaalde bestuursbesluiten goed. NV's en BV’s kunnen structuurvennootschappen worden als gedurende drie jaar aan de volgende voorwaarden is voldaan: Het geplaatste kapitaal tezamen met de reserves volgens de balans met toelichting bedraagt minimaal EUR 12 mln.; Er is een ondernemingsraad ingesteld; Er zijn minimaal 100 werknemers in dienst. NV en BV Raad van Commissarissen: bij de vervulling van zijn taak richt de commissaris zich naar het belang van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming.” (Burgerlijk wetboek , boek 2 art 140 lid 2 en Nederlandse Corporate Governance Code). Hij dient zich dan ook te richten naar het belang van de onderneming en kan dus niet het openbaar belang (via de vennootschap) behartigen. Hij is geen vertegenwoordiger van de aandeelhouders, ook al wordt hij benoemd door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA). Het college kan kiezen tussen een interne of externe vertegenwoordiging. De interne vertegenwoordiging (wethouder of ambtenaar ) is door de functie/positie binnen de gemeente onlosmakelijk met de gemeente verbonden. Daardoor kunnen de vereisten waaraan een commissaris volgens de Nederlandse Corporate Governance Code dient te voldoen, namelijk onafhankelijkheid en het vermijden van elke schijn van belangenverstrengeling, in het geding komen. De externe vertegenwoordiging daarentegen heeft geen gemeentelijke functie en kan dus losser van de gemeente en haar belangen worden gezien. Om die reden verdient in zijn algemeenheid een externe vertegenwoordiging de voorkeur boven een interne. Raad van Bestuur/ Directie/Dagelijks bestuur: naast de AVA en de Raad van Commissarissen, heeft een kapitaalvennootschap ook een directie/ bestuur. Volgens het vennootschapsrecht heeft het bestuur, onder voorbehoud van statutaire beperkingen, in beginsel een eigen terrein waarop de andere organen van het kapitaalvennootschap en - met name -de AVA niet mogen treden. Ook de gemeentelijke vertegenwoordiger in de AVA niet. De bestuurder moet wettelijk de belangen van de vennootschap laten prevaleren boven elk ander belang, terwijl het collegelid de belangen van de gemeente moet behartigen. Zodra de belangen van de gemeente en vennootschap niet parallel lopen, komt de wethouder in een lastig parket (dubbele-pettenprobleem). Om dit probleem te voorkomen wordt voorgesteld om geen collegeleden plaats te laten nemen in het bestuur van een NV/BV. Benoeming van ambtenaren in een dergelijke rol kan alleen in specifieke situaties plaatsvinden. Raad van Commissarissen: Bij de vervulling van zijn taak richt de commissaris zich naar het belang van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming.” (Burgerlijk wetboek , boek 2 art 140 lid 2 en Nederlandse Corporate Governance Code). Hij dient zich dan ook te richten naar het belang van de onderneming en kan dus niet het openbaar belang (via de vennootschap) behartigen. Hij is geen vertegenwoordiger van de aandeelhouders, ook al wordt hij benoemd door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA). Commanditaire Vennootschap (CV) Een CV is een samenwerkingsverband waarop de regels van het BW en van het Wetboek van Koophandel van toepassing zijn. De CV bestaat uit twee soorten vennoten: commanditaire vennoten (ook wel 'stille' vennoten) en beherende vennoten. Commanditaire vennoten mogen geen beheersdaden of vertegenwoordigingshandelingen verrichten. Indien een commanditaire vennoot beheersdaden verricht, is hij medeaansprakelijk. Zijn aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag van de inbreng. Beherende vennoten zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de schulden van de CV. De CV is een maatschapsvorm, waarbij alle vennoten een inbrengplicht hebben. Een CV bezit geen rechtspersoonlijkheid en kan derhalve niet zelfstandig rechten en plichten dragen. De CV is beperkt geregeld in de wet, waardoor veel aandacht besteed moet worden aan het CV contract. Vanwege het karakter van de CV zal deze rechtsvorm veelal in PPS-constructies in combinatie met BV’s of NV’s gebruikt worden. De gemeente Leiden heeft samen met Portaal een dergelijke PPS in de vorm van de BV/CV Nieuw Leyden. Vereniging Een vereniging is een rechtspersoon met leden die is gericht op een bepaald doel. Een vereniging wordt bij meerzijdige rechtshandeling opgericht en wordt per notariële akte opgericht. Informele verenigingen (een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid) kunnen zonder notariële akte tot stand worden gebracht. De bestuurders van vereniging waarvan de statuten zijn opgenomen in een notariële akte zijn verplicht de vereniging te doen inschrijven in een openbaar register, gehouden door de Kamer van Koophandel binnen het gebied welke de vereniging haar vestigingsplaats heeft. Wanneer dit niet heeft plaatsgevonden, is iedere bestuurder voor een rechtshandeling, waardoor hij de vereniging verbindt, naast de vereniging hoofdelijk aansprakelijk. Bestuurders van een vereniging waarvan de statuten niet zijn opgenomen in een notariële akte zijn hoofdelijk aansprakelijk naast de vereniging voor schulden uit een rechtshandeling die tijdens hun bestuur opeisbaar worden. De vereniging is een duale rechtspersoon met een bestuur en een algemene ledenvergadering. Stichting Een stichting is een door een rechtshandeling in het leven geroepen rechtspersoon die geen leden kent en beoogt met behulp van een daartoe bestemd vermogen een in de statuten vermeld doel te verwezenlijken. Een stichting kent een ideëel doel en kan geen uitkeringen verrichten aan de bestuursleden; enkel het ideëel of sociaal doel, zoals beschreven in de doelstelling van de stichting, komt voor uitkering in aanmerking. Een stichting heeft geen leden, maar altijd een bestuur. Het kan zijn dat er alleen een bestuur is, maar vaak komt ook voor dat de Stichting naast het bestuur ook een Raad van Toezicht of een Raad van advies heeft. Het bestuur is conform artikel 2:291 BW lid 1 behoudens beperkingen volgens de statuten belast met het besturen van de Stichting. De statuten kunnen bepalen dat voor bepaalde besluiten eerst toestemming moet worden gevraagd. Bij kerkelijke of aan kerken gelieerde stichtingen was het bijvoorbeeld vaak het geval dat voor bepaalde situaties aan een kerkgenootschap toestemming moest worden gevraagd. Dit hangt er dus helemaal van af hoe het in de Statuten is geformuleerd. De formulering van artikel 2:291 BW houdt overigens tevens in dat statuten de bestuursbevoegdheid niet aan anderen dan het Bestuur kunnen opdragen. Slechts indien dit uit de statuten voortvloeit, is het bestuur bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen, en tot het aangaan van overeenkomsten waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt. De statuten kunnen deze bevoegdheid aan beperkingen en voorwaarden binden. De uitsluiting, beperkingen en voorwaarden gelden mede voor de bevoegdheid tot vertegenwoordiging van de stichting ter zake van deze handelingen, tenzij de statuten anders bepalen. De bestuurders zijn verplicht de stichting te doen inschrijven in een openbaar register, gehouden door de Kamer van Koophandel binnen het gebied welke de stichting haar woonplaats heeft. Wanneer dit niet heeft plaatsgevonden, is iedere bestuurder voor een rechtshandeling, waardoor hij de stichting verbindt, naast de stichting hoofdelijk aansprakelijk. Maakt een bestuurder misbruik van zijn bevoegdheid of gaat hij zijn bevoegdheid te buiten dan kan de bestuurder onder omstandigheden ook persoonlijk aansprakelijk zijn. Een stichting heeft een bestuur, maar kent geen controlerende mechanisme in de vorm van vergadering van aandeelhouders of leden (zoals een vereniging). Wel kan een Raad van Toezicht worden ingesteld. De stichting bezit rechtspersoonlijkheid. Een volgend vraagstuk is dan of anderen, zoals bij de Stichting betrokken derden, bindende instructies aan het Bestuur kunnen geven. Dit wordt over het algemeen negatief beantwoord, vanwege de zogenaamde bestuursautonomie (statuten mogen de het bestuur niet van de bestuursbevoegdheid ontnemen). Beperkingen in de autonomie zijn toegestaan. De autonomie hangt ook samen met de norm dat het bestuur zich heeft te richten naar het belang van de stichting. Een belangrijk punt daarbij is dat bij een Stichting het accent ligt op de verwezenlijking van het doel van de stichting. Kan een gemeente dan geen enkele invloed uitoefenen op een Stichting? De gemeente kan, als dat in de statuten zo is geregeld, een instemmingsbevoegdheid hebben met bepaalde besluiten van het bestuur van een Stichting. Maar dat is een passieve bevoegdheid. Daarnaast kan de gemeente, als dat, conform artikel 2:286 lid 4c BW in de statuten van de stichting is bepaald , soms bestuursleden benoemen. Zeker wanneer dit de meerderheid van het bestuur betreft, kan de gemeente hiermee invloed uitoefenen. Mocht een stichting naast een uitvoerend bestuur een Raad van Toezicht kennen, dan is sprake van gemeentelijke invloed als de gemeente een meerderheid van de leden van een Raad van Toezicht van een Stichting mag benoemen (ook mits dit in de Statuten zo is geregeld). Dit is overigens een variant die op dit moment bij de gemeente Leiden niet voor komt. Artikel 2:9 BW eerste lid bepaalt dat elke bestuurder is gehouden tot een behoorlijke vervulling van de hem opgedragen taak, lees het besturen van de stichting. Deze norm en de daaraan gekoppelde aansprakelijkheid van bestuurders (bij onbehoorlijke taakvervulling) onderstrepen de eigen verantwoordelijkheid van het bestuur voor een behoorlijke taakvervulling. Men spreekt wel van de ‘verplichting van het bestuur zijn taak in autonomie en met eigen verantwoordelijkheid behoorlijk te vervullen’. Elke bestuurder is tegenover de rechtspersoon gehouden tot een behoorlijke vervulling van de hem opgedragen taak. Indien het een aangelegenheid betreft die tot de werkkring van twee of meer bestuurders behoort, is ieder van hen voor het geheel aansprakelijk ter zake van een tekortkoming, tenzij deze niet aan hem is te wijten en hij niet nalatig is geweest in het treffen van maatregelen om de gevolgen daarvan af te wenden. Bijlage B: Wat is Governance Het doel van governance is het scheppen van waarborgen voor de realisatie van doelstellingen. Bij de gemeente zijn dit de door de raad vastgestelde beleidsdoelen. Of de uitvoering van deze taken nu wel of niet binnen de eigen organisatie of op afstand gebeurt, het college blijft altijd verantwoordelijk en aanspreekbaar voor de realisatie van deze doelstellingen. Als de uitvoering van een publieke taak op afstand wordt gezet is het onvermijdelijk dat (volledige) directe invloed/sturing door de gemeente niet langer aan de orde is. Indien directe invloed/sturing op de verzelfstandigde activiteit blijft bestaan, is het risico groot dat er een inefficiënte en ineffectieve werkwijze ontstaat. Om die verantwoordelijkheid toch te kunnen dragen wordt het governance model gebruikt voor de aansturing van de uitvoeringsorganisatie/verbonden partijen. Een veel gehanteerde omschrijving, die ook in deze beleidsnota gehanteerd wordt, is: “Governance is het waarborgen van de onderlinge samenhang van de wijze van sturen, beheersen en toezicht houden van de organisatie, gericht op een efficiënte en effectieve realisatie van de doelstellingen, alsmede het daarover op een open wijze communiceren en verantwoording afleggen ten behoeve van belanghebbenden” ( Ministerie van Financiën 2001). Government governance is gericht op de publieke sector en gebaseerd op het begrip corporate governance. Het begrip corporate governance is ontstaan in het midden van de jaren tachtig en heeft in diverse landen een ontwikkeling ondergaan. In Nederland is corporate governance sinds midden jaren negentig bekend geworden door de aanbevelingen van de Commissie Peters. Die 7 aanbevelingen zijn vooral gericht op de rol die de Raad van Commissarissen vervult bij het toezicht op de raad van bestuur van een onderneming. De toegenomen aandacht voor corporate governance vloeit voort uit de veranderingen in maatschappelijke verwachtingen over de organisatie, het ontstaan van complexe financiële instrumenten met de daarbij behorende risico‟s (financiële markt), fraudes, faillissementen etc. Corporate governance is een stelsel van omgangsvormen voor de bij de vennootschap en haar onderneming direct betrokkenen en belanghebbenden, met name bestuurders, commissarissen en kapitaalverschaffers; het houdt een aantal regels in voor goed bestuur en adequaat toezicht. De kern is dat belanghebbenden binnen en buiten de organisatie gebaat zijn bij een goede (interne) beheersing en een goede verantwoording daarover. Bij governance staan vier cyclische activiteiten centraal: sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden. Het nieuwe aan governance is echter niet deze individuele elementen, maar het in onderlinge samenhang bekijken van deze elementen Sturen: Is het proces waarbij door de gemeente richting wordt gegeven aan het realiseren van de vastgestelde beleidsdoelstellingen. Beheersen: Betreft het stelsel van maatregelen, procedures en processen waardoor de gemeente zorg draagt voor het blijvend nastreven en realiseren van de vastgestelde beleidsdoelen. Verantwoorden: Over alle opgedragen taken en gedelegeerde bevoegdheden moet verantwoording worden afgelegd. Bij verantwoording gaat het om inzicht in rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. Verantwoording afleggen is een wederkerig proces, je moet het niet alleen doen voor de opdrachtgever, maar ook voor jezelf. Je kunt geen verantwoordelijkheid dragen voor de publieke middelen als je niet regelmatig verantwoording aflegt. Toezicht houden: Is de controlerende activiteit die uitgevoerd wordt om de resultaten van het beleid te kunnen beoordelen. Deze vier elementen dienen onderling met elkaar in balans te zijn. Zie onderstaande afbeelding: Vanuit de interne organisatie kan men invloed uitoefenen op Governance, door middel van sturen en beheersen. Hiervoor kunnen bijvoorbeeld de 'tools' prestatiemanagement, planning en controlcyclus én risicomanagement worden ingezet. De externe belanghebbende (bijvoorbeeld de gemeente) kan invloed uitoefenen op Governance door middel van het uitoefenen van toezicht, of juist door het aan zich laten verantwoorden. Indien de governance benadering wordt toegepast op de dualistische rolverdeling tussen raad en college betekent dat het college verantwoordelijk is voor het bereiken van de beleidsdoelstellingen die de raad heeft vastgesteld. Het college legt over het bereiken van de beleidsdoelstellingen verantwoording af aan de raad. De raad oefent controle uit op de daadwerkelijk realisering van de beleidsdoelstellingen. Dit kan als volgt worden weergegeven: Governance bij verbonden partijen of private partijen met wel bestuurlijke deelname Voordat we nader ingaan op de governance van de verbonden partijen, staan we eerst stil bij de definitie van een verbonden partij. Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) geeft als definitie: ‘Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft.’ Bestuurlijk belang is zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht. Van een financieel belang is sprake als de gemeente geen verhaal heeft als de partij failliet gaat, of als de gemeente aansprakelijk wordt gesteld als de partij haar verplichtingen niet nakomt. Bij leningen en garantstellingen is dus geen sprake van een verbonden partij; de gemeente houdt juridisch verhaal als de partij failliet gaat. Ook bij exploitatiesubsidie is er geen sprake van een verbonden partij: het gaat om overdrachten (subsidies). Om drie redenen zijn verbonden partijen van belang voor de gemeente: 1. Zij realiseren (publieke) doelen van de gemeente; 2. Zij kunnen financiële risico‟s met zich meebrengen voor de gemeente; 3. Zij kunnen bestuurlijk-organisatorische risico’s met zich meebrengen die te maken hebben met: a. de dubbele rol van de gemeente bij de partij; 1. bestuurder/eigenaar 2. klant/opdrachtgever b. het risico van afstand; de gemeente heeft minder informatie en minder mogelijkheden om bij te sturen. Bij private partijen, waar geen financiële risico’s voor de gemeente zijn, geldt punt 2 niet, maar 1 en 3 wel. Zij zijn dan ook geen verbonden partij. Sturen Bij de aansturing van een partij kan het college zowel een eigenaarsrol als een opdrachtgeversrol hebben. In de eigenaarsrol beslist het college over de oprichting, de missie, de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de verbonden partij (beheersmatige aansturing). In de rol van opdrachtgever streeft het college naar een zo goed mogelijk product tegen een zo laag mogelijke prijs (beleidsmatige aansturing, realisering van gemeentelijke doelstellingen). De kracht van sturing ligt in het op tijd vooraf maken en vastleggen van de afspraken. Als heldere voorwaarden of (contact)afspraken niet vooraf worden gemaakt en vastgelegd, kan de gemeente gedurende het begrotingsjaar slechts beperkt bijsturen. De informatie die aangeleverd moet worden en waarop gestuurd wordt, moet vooraf vaststaan. Daarbij zijn de volgende aspecten van belang bij het opstellen van voorwaarden en/of contracten: aanwezigheid van duidelijke beleidskaders, meerjarenplannen (wat wil de gemeente?); werken met transparante meerjarenbegrotingen (wat biedt de betrokken partij?); werken met heldere output-afspraken en expliciete en waar mogelijk gekwantificeerde meerjarendoelstellingen (wat krijgt de gemeente?); het verwerken van voorwaarden en richtlijnen (wat is de afspraak?). Voor de aansturing van de bestaande partijen wordt met name gebruik gemaakt van de begroting of het jaarplan. Deze documenten geven niet altijd voldoende sturingsinformatie; de stukken bevatten immers niet alle informatie over de taakuitvoering die voor de gemeente relevant is. Daarnaast zijn contracten van belang. In de contracten dient dus de aandacht te worden gevestigd op het te realiseren resultaat; de output. Tevens moeten in de contracten goede afspraken worden gemaakt over de inhoud van de rapportage (wat, aan wie en frequentie?). Indien vooraf geen duidelijke afspraken worden gemaakt dan bestaat het risico dat er onvoldoende of op details wordt gestuurd en niet de juiste informatie wordt opgevraagd en verkregen. Door elkaar te houden aan de afgesproken informatiestromen wordt de efficiency van de sturing geborgd. Beheersen Beheersen bestaat uit een stelsel van maatregelen en procedures waarmee het college de zekerheid heeft dat de partij de gemeentelijke doelstellingen realiseert. De informatie wordt in principe verkregen via een vooraf afgesproken rapportagemodel en overlegstructuur. Er moet op worden toegezien dat deze afspraken worden nagekomen. Binnen de gemeente vindt door de betrokken beleidsambtenaar beoordeling van deze documenten plaats en advisering. Om als gemeente afstand te kunnen houden en toch voldoende inzicht te hebben in de realisatie van de doelstellingen, moeten de rapportages de juiste mix zijn van adequate inhoudelijke en financiële informatie (bijvoorbeeld kengetallen). Verantwoorden De betrokken partij moet aan haar stakeholders (waaronder het college) verantwoording afleggen of ze haar taken binnen de gestelde kaders en tegen de afgesproken prijs uitvoert. De gemeente maakt met de partij afspraken over de wijze van verantwoording. De verantwoording bestaat uit twee aspecten: 1. De rechtmatigheid van de bestedingen; de rechtmatigheid kan worden getoetst op basis van het jaarverslag, inclusief goedkeurende accountantsverklaring. 2. De effectiviteit en efficiency. Instrumenten voor verantwoording rond effectiviteit en efficiency zijn: - het periodiek volgen van benchmarken; - een periodieke externe audit van de kwaliteit van diensten, organisatie en kostenniveau; - certificering van werkprocessen (wordt de kwaliteit duurzaam geleverd?). Toezicht Het college moet toezicht houden of de partij de gemaakte afspraken nakomt. Aangezien er verschillende soorten verbonden en niet verbonden partijen zijn en de mate waarin het college verantwoordelijk is voor de uitvoering van een publieke taak door een private partij geheel verschillend is, zal toezicht op maat moet worden vormgegeven. De wijze van toezicht is dus afhankelijk van de juridische vormgeving van de betrokken partij. Daarnaast is de omvang van publieke alsmede het financiële belang relevant voor de wijze van toezicht. Bij de invulling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de toezichthouder is het goed om, waar mogelijk, in de statuten of aandeelhoudersovereenkomst mogelijkheden in te bouwen voor het treffen van aanvullende afspraken. BIJLAGE C Checklist Governance vragen Sturen Zijn er om te kunnen sturen de volgende afspraken vastgelegd? Zijn afspraken met en taken van de verbonden partij formeel vastgelegd in een contract? Zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd over de bijdrage van de verbonden partij aan de realisatie van de beleidsdoelstellingen? Is het leveren van een bijdrage aan doelen van deelnemende gemeenten als doel van de verbonden partij in haar statuten vastgelegd? Zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd over de beoogde effecten van de producten of dienstverlening? Staan er afspraken in het contract over te leveren prestaties en financiering van de activiteiten? Zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd rond risico’s, risicoverdeling en de wijze waarop deze worden beheerst? Zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd over beïnvloedingsmogelijkheden? Zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd over eventuele tussentijdse evaluaties? Zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd over de informatievoorziening, zowel kwantitatief als kwalitatief en frequentie? Zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd over beëindiging van deelneming aan de verbonden partij? Zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd over frequentie en aard van de overlegstructuur? Worden er eisen gesteld aan certificeren bedrijfsvoering? Zijn er afspraken over: . wanneer en hoe vaak de informatie moet worden geleverd? . aan wie de informatie moet worden geleverd? . welke informatie moet worden geleverd met betrekking tot de realisatie, met andere woorden: de inhoud van de rapportages? . evaluatie op basis van de geleverde informatie? Zijn er naast financiële afspraken ook meetbare kwalitatieve afspraken gemaakt over te leveren prestaties? Heeft de gemeente in het kader van zijn coördinatierol de mogelijkheid en bevoegdheid: tot het geven van directe aanwijzingen bij de uitvoering? tot het opstellen van richtlijnen voor de uitvoering van activiteiten waarvoor subsidie wordt verstrekt? tot het geven van opdrachten aan de gesubsidieerde instelling? om aanvullende informatie te vragen? om een bestuurder te benoemen of te ontslaan? tot vormgeving van de uitvoeringsprocessen? En In hoeverre zijn deze mogelijkheden (al) wettelijk vastgelegd? Wie is financieel of bestuurlijk verantwoordelijk als het mis gaat? gemeente; verbonden partij of private partij; beide. Zijn er afspraken over de wijze waarop het risico wordt gedeeld? gemeente is aansprakelijk; verbonden of private partij is aansprakelijk; gedeelde aansprakelijkheid. Zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd over niet-reguliere informatievoorziening van de verbonden partij aan de deelnemers als doelen van deelnemers niet gehaald dreigen te worden of financiële en andere risico’s zich dreigen te manifesteren? Zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voldoende afgebakend? Is er sprake van een functiescheiding binnen de gemeenten tussen degene die beleidsmatig samenwerkt met de verbonden partij en degene die de rapportages beoordeelt en het college adviseert? Beheersen Is vastgelegd dat de verbonden of private partij moet rapporteren over de uitvoering? Ontvangt de gemeente periodiek tussenrapportages over: realisatie van de beleidsdoelstellingen; prestatieafspraken; realisatie versus budget? Waarover moet gerapporteerd worden? financiële informatie; operationele informatie; informatie over de kwaliteit van de uitvoering; kengetallen over bedrijfsvoering; kengetallen over prestaties; rechtmatigheid; fiscale aangelegenheden, onder andere BTW- compensatiefonds. Is de gewenste detaillering en frequentie van rapporteren vastgelegd? Vinden evaluatiegesprekken plaats aan de hand van de rapportages? Is er sprake van een incidentenmeldplicht? In hoeverre worden aangeboden cijfers getoetst op juistheid, volledigheid en tijdigheid? Zijn er voldoende formele afspraken over deling en borging van kennis? Zijn de taken van de verbonden partij ingebed in een afdeling of sector van de gemeente? Zitten de mensen met de juiste competenties op de juiste plaats? Heeft de gemeente voldoende kennis in huis om adequaat te reageren wanneer zich calamiteiten voordoen bij de verbonden partij? Beïnvloedingsmogelijkheden Heeft de gemeente voldoende mogelijkheden om in te grijpen wanneer zich afwijkingen voordoen, zoals bij beëindiging van deelname? Is de gemeente bevoegd om bestuurders voor te dragen voor benoeming en ontslag? Zijn de juridische bevoegdheden van het bestuur van de verbonden partij vastgelegd in bijvoorbeeld een directiestatuut? Interne organisatie van de organisatie Heeft de gemeente voldoende kennis en expertise om tijdig dreigende ontsporingen bij de verbonden partij te onderkennen? Is er een adequate verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de organisatie? Zijn er integriteitregels in de vorm van gedragscodes met betrekking tot: onafhankelijkheid van commissarissen; onafhankelijkheid van accountants; adequaatheid beloningsstructuur, het tegengaan van zelfverrijking? Is er een stelsel van interne controlemaatregelen om te kunnen toetsen of financiële rapportages betrouwbaar zijn en men zich aan de wetten en regels houdt? Wordt over de werking van interne controlemaatregelen gerapporteerd? Is er een interne audit om na te gaan in hoeverre volgens procedures wordt gewerkt? Verantwoorden Waarover vindt verantwoording plaats? resultaten van het beleid; doelmatigheid van inzet van middelen; rechtmatigheid van inzet van middelen. Waarover moet informatie worden geleverd? financiën; operationele informatie; kengetallen over bedrijfsvoering; kengetallen over prestaties; rechtmatigheid. Wordt de verbonden partij op basis van deze verantwoordingsinformatie geëvalueerd? Wordt gecontroleerd in hoeverre de activiteiten zijn uitgevoerd binnen de beleidskaders? Bevat de verantwoordingsinformatie voldoende informatie voor het stuurproces? Wordt vaak en ad hoc om aanvullende informatie gevraagd? Effectiviteit en Efficiency Heeft de gemeente voldoende zicht op effectiviteit en efficiëntie? Maakt de gemeente gebruik van benchmarks? Maakt de gemeente gebruik van externe audits, als beleidsevaluatie en financiele doorlichting? Externe informatiebehoefte Is de kwaliteit en kwantiteit van de externe informatiebehoefte duidelijk omschreven? Zijn er afspraken met betrekking tot: tijdigheid, relevantie, volledigheid, getrouwheid en onderlinge vergelijkbaarheid van de informatie; voorschriften rond inhoud van verslaglegging, zowel financieel als beleidsmatig; frequentie van de informatie? De verantwoordingsinformatie: geeft inzicht in het gevoerde beleid; draagt bij aan transparantie; ondersteunt toezicht; geeft voldoende informatie voor het stuurproces. Wordt er vaak en ad hoc om aanvullende informatie gevraagd? Administratie Is er sprake van een certificering van de informatie? Is er een aparte accountantsverklaring voor de betrokken partij? Toezichthouder Is er een onafhankelijke toezichthouder aanwezig? Algemene Vergadering van Aandeelhouders; Raad van Toezicht Is er een landelijke externe toezichthouder? Wat zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de toezichthouders? De toezichthouders hebben mogelijkheden tot het nemen van corrigerende maatregelen; De toezichthouders hebben mogelijkheden tot het uitvoeren van sancties bij uitvoerende organisaties; De toezichthouders hebben mogelijkheden tot het ontslaan van bestuurders; De toezichthouders hebben mogelijkheden tot het goedkeuren van jaarrekeningen en begrotingen. Beschikken de toezichthouders over de juiste informatie om te kunnen controleren: hoe de organisatie presteert; of het bestuur goed functioneert; of de risico’s goed worden gemanaged; of de financiële toestand solide is; of de organisatie ‘in control’ is? Wordt door toezichthouders gerapporteerd en verantwoording afgelegd? Worden toezichthouders geëvalueerd op hun functioneren? Heeft de gemeente de mogelijkheid om toezichthouders te vervangen? Zijn accountantsrapporten beschikbaar? Zijn de oordelen rond toezicht van andere toezichthouders beschikbaar? Controle Hoe is, indien van toepassing, in relatie tot het realiseren van de beleidsdoelstellingen handhaving van naleving van wettelijke voorschriften geregeld? Is het gekozen handhavingssysteem toegesneden op de inhoud van het beleid? Wie zijn belast met handhaving? Zijn zij daarop ingesteld? Risicomanagement Beschikt de verbonden of private partij over een interne risicomanagementmethode waarbij risico’s worden geïnventariseerd en geconsolideerd, inclusief de wijze waarop monitoring plaatsvindt? Is vastgelegd wie verantwoordelijk is voor het risicomanagement? Bijlage D, bepalingen uit de CAR-UWO inzake nevenfuncties Artikel 15:1:e 1.De ambtenaar is verplicht aan het college, op een door dit orgaan te bepalen wijze, opgave te doen van de nevenwerkzaamheden die hij verricht of voornemens is te gaan verrichten, die de belangen van de dienst, voor zover deze in verband staan met zijn functievervulling, kunnen raken 2.Er wordt een registratie gevoerd op basis van de ingevolge het eerste lid gedane opgaven 3.Het is de ambtenaar verboden nevenwerkzaamheden te verrichten waardoor de goede vervulling van zijn functie of de goede functionering van de openbare dienst, voor zover deze in verband staat met zijn functievervulling, niet in redelijkheid zou zijn verzekerd. Omtrent dit verbod kunnen nadere regels worden gesteld 4.Het college regelt de openbaarmaking van de in het eerste lid bedoelde nevenwerkzaamheden van de gemeentesecretaris en directeuren van gemeentelijke diensten en bedrijven, alsmede van andere ambtenaren aangesteld in een functie waarvoor ter bescherming van de integriteit van de openbare dienst openbaarmaking van nevenwerkzaamheden noodzakelijk is. Artikel 15:1:f 1.Het college wijst ambtenaren aan die zijn aangesteld in een functie waaraan in het bijzonder het risico van financiële belangenverstrengeling of het risico van oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie verbonden is. 2.De ambtenaar bedoeld in het eerste lid meldt aan het college, op een door dit orgaan te bepalen wijze, zijn financiële belangen respectievelijk bezit van en transacties in effecten, die de belangen van de dienst, voor zover deze in verband staan met de functievervulling, kunnen raken. 3.Er wordt een registratie gevoerd van de meldingen bedoeld in het tweede lid. 4.Het is de ambtenaar verboden financiële belangen te hebben, effecten te bezitten en transacties in effecten te verrichten waardoor de goede vervulling van zijn functie of de goede functionering van de openbare dienst, voor zover deze in verband staat met zijn functievervulling, niet in redelijkheid zou zijn verzekerd. Omtrent dit verbod kunnen nadere regels worden gesteld. Bijlage E: Inlichtingen- en verantwoordingsplicht van B&W De raad stelt de kaders en controleert het college op de uitvoering. In dat licht houdt de raad zich niet bezig met de dagelijkse voortgang van het aandeelhouderschap. Wel kan de raad controleren of het college zijn taak goed uitvoert. Als een verbonden of private partij bijvoorbeeld in moeilijkheden komt, dan heeft de raad reden het college te vragen hoe het is omgesprongen met bijvoorbeeld het toezicht. In de relatie tussen de raad en het college moet onderscheid worden gemaakt tussen de plicht van het college tot het geven van inlichten en het afleggen van verantwoording. Verantwoording Het college en elk van zijn leden afzonderlijk zijn aan de raad verantwoording schuldig over het door het college gevoerde bestuur (Gemeentewet artikel 169, lid 1). Het afleggen van verantwoording betekent het uitleggen, motiveren en verdedigen van het gevoerde beleid. Deze verantwoordingsplicht is beperkt tot die zaken waarvoor het college ook bevoegdheden heeft: zonder bevoegdheid, geen verantwoordelijkheid. Als het om deelnemingen gaat, kan de raad het college dus uitsluitend ter verantwoording roepen over zaken die door het college kunnen worden beïnvloed. Inlichtingenplicht Het college geeft de raad alle inlichtingen die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft (Gemeentewet artikel 169, lid 2). De inlichtingenplicht strekt zover als de juridische en feitelijke mogelijkheden van het college om informatie in te winnen. Dat betekent dat een wethouder informatie moet verschaffen die hij op basis van de wet of meer informeel op basis van zijn (hiërarchische) positie kan verkrijgen van een partij. De inlichtingenplicht reikt dus verder dan de verantwoordingsplicht van het college. Indien het verschaffen van inlichtingen in strijd is met het openbaar belang, behoeft de informatie niet te worden verstrekt (Gemeentewet artikel 169, lid 3). De praktijk leert dat dit begrip ‘in strijd met het openbaar belang’ zeer beperkt moet worden opgevat. In ieder geval moet het college steeds overwegen of de gegevens niet toch vertrouwelijk kunnen worden verstrekt. Het college moet steeds zelf afwegen of beantwoording van vragen opportuun is in relatie tot de te leveren inspanning en kosten. Dit kan leiden tot een weigering. Het is uiteindelijk aan de raad om te bepalen of hij hier genoegen mee neemt. Bijlage F Aandeelhouderschappen en andere deelnemingen in private partijen van de gemeente Leiden begin 2014 Aandelen: NV of BV % Aandeelhoude Verantwoordelij Overige Aandee r gemeente k ambtenaar opmerkinge l Leiden n NV. NUON 0,82% Weth. Strijk Hr. Hans Smit Aandelen zijn (mede voor de verkocht, regio-gemeenten) levering laatste tranche juli 2015 NV. Alliander 2,27% Weth. Strijk Hr. Hans Smit (mede voor de regio-gemeenten) NV. Dunea Weth. Strijk Hr. Hans Smit NV. BNG 0,62% Weth. Strijk Hr. Tom Smolders BV. Stadspodia Leiden 100% Weth. De Haan BV. Nieuw Leyden Beheer 50% Mw. Ingeborg Hr. Jaap van der Wordt de Jong Toorn opgeheven per eind 2014 BV. Leiden naar Nieuw 100% Weth. Strijk Hr. Jaap van der Wordt Leyden Toorn opgeheven per eind 2014 DZB Partycatering BV. 100% Weth. De Haan Regionale 3,7% BW: 7 mei Ontwikkelingsmaatschappi 2013 (BW j Zuidvleugel BV. 13.0359) Deelname in coörporatieve verenigingen: Coöperatieve Zakelijke Post Nederland U.A. gevestigd te Alkmaar, deelname door middel van lidmaatschap (inleggeld 20.000). Financiële deelname in een Stichting: Stichting Stimuleringsfonds Volkhuisvesting Nederlandse Gemeenten, deelname in de vorm van Verstrekte garanties en geldleningen en aandelenkapitaal 1.969.000 + 3.440.000 langlopende lening. Stichting Universitaire Woonwijk Boerhaave De gemeente heeft aan de Stichting Universitaire Woonwijk Boerhaave een gemeentegarantie op de hoofdsom van de nieuwe lening ad € 15 miljoen voor renovatie en nieuwbouw van 166 woningen in en naast het voormalig ‘Anatomie’ gebouw aan de Wassenaarseweg te verstrekken, onder voorwaarde van inbreng van eigen vermogen van € 6 miljoen en verstrekking van het recht op eerste hypotheek. Bijlage G: Inventarisatie huidige situatie Bij een BV/NV vindt de benoeming plaats door de aandeelhouder(s). Als de gemeente voor 100% eigenaar is van de NV/BV is het derhalve alleen de gemeente die de bestuurder van de NV of BV benoemd. In 2 gevallen is een ambtenaar van de gemeente als bestuurder van een NV/BV benoemd, namelijk: 1. Bij de B.V. Partycatering DZB is bestuurder/directeur, de heer B. van Drooge; 2. Bij de B.V. Leyden naar Nieuw Leiden is de heer E. den Hartog. In de constructie van de CV/BV van Nieuw Leyden heeft deze BV het karakter van een stille vennoot. Overigens zal de CV/BV Nieuw Leyden naar verwachting eind 2014 worden opgeheven. Benoeming in stichtingen van bestuurders of ambtenaren kan plaatsvinden op grond van de statuten van de Stichting, waarbij B&W het benoemingsrecht toekomt. Dit is het geval bij: 1. de Stichting Boerhaave waar de gemeente het recht tot het doen van bindende voordracht heeft voor 3 personen. Op dit moment zijn dat de heren Nagtegaal, Olivier en Smit. 2. Namens de gemeente is bestuurslid van de Stichting SLIB de heer Roel Bergeijk. Dat de gemeente, evenals de universiteit en de scholen, iemand in het bestuur benoemd, is destijds bij de instelling van SLIB tussen Universiteit Leiden, scholen en gemeente afgesproken. 3. Stichting Beheer Begraafplaats ‘Rhijnhof’ (SBBR). In de Wet op de Lijkbezorging is vastgelegd, dat elke gemeente in Nederland moet beschikken over een begraafplaats. Deze wettelijke taak heeft de gemeente Leiden toegewezen aan de “Stichting Beheer Begraafplaats Rhijnhof” (SBBR), die daarvoor in september 1994 werd opgericht. De gemeente wijst 3 van de 5 bestuursleden aan. Bestuursleden namens de gemeente zijn op dit moment mw. Marjan de Jonge (extern) en hr. J. Olivier. Voor het derde bestuurslid komt binnenkort een voorstel naar B&W voor benoeming van een externe vertegenwoordiger. Bestuurder benoemd door de B&W gemeente Leiden, maar geen verplichting ingevolge de statuten: Stichting Leiden Bio Science Park Foundation: volgens de statuten moet de gemeente wel toestemming geven tot statutenwijziging, maar zij heeft geen benoemingsrecht. Op dit moment is wethouder Robert Strijk bestuurslid/penningmeester. Wethouder Robert Strijk is lid van het Bestuur van Stichting Leiden Life Meets Science. Benoemingen in het openbaar onderwijs zijn externe vertegenwoordigers en er zijn geen ambtenaren of portefeuillehouders benoemd in besturen van scholen. Benoeming in Raad van advies of participanten: In de WIFA (West-Holland Foreign Investment Agency) zit namens de gemeente wethouder Robert Strijk in de Raad van Participanten. Burgemeester Lenferink is Lid Raad van Advies Leiden Life Meets Science. Nader uitzoekpunt bij bestuurlijke nevenfuncties: wethouder Van Gelderen in Raad van advies (of RvT) kinderrechtenhuis of -tribunaal?? Zij is wel benoemd door B&W, maar de Raad is nooit als zodanig bijeen geweest cq. zij is nooit uitgenodigd geweest? Dit punt moet nader worden uitgezocht. Waarnemer op grond van de garantiebepalingen is op dit moment de heer E. den Hartog bij de Stichting Roomburgh (benoemd tot juni 2014) en de Stichting Huis op de Waard (benoemd tot juni 2015)
