Samenvatting Quinto

Quinto Pensioenfondsen; onderzoek naar de administratie van
pensioenaanspraken bij pensioenfondsen
1. Onderzoeksresultaten
De Nederlandsche Bank (DNB) heeft in 2011 de kwaliteit van de administratie bij een select aantal
pensioenfondsen laten onderzoeken (het zogenoemde Quinto-P onderzoek). Een jaar eerder heeft DNB
dit bij de grootste pensioenverzekeraars laten doen (Quinto-V). De resultaten zijn vergelijkbaar, al zijn
er ook enkele verschillen. Niet alles is volledig op orde, terwijl dat wel het uitgangspunt moet zijn. Het
tweede pijlerpensioen vormt als uitgesteld loon van de deelnemer een belangrijke bron van toekomstig
inkomen; tussentijdse pensioenopgaven zijn relevant voor de persoonlijke financiële planning. Een
kwalitatief goede pensioenadministratie met juiste aanspraakregistraties is daarom een hygiënefactor.
Bij de onderzochte fondsen is van de nagerekende deelnemeraanspraken een ruime meerderheid goed
genoeg in orde te noemen. Een kleine helft daarvan is tot in detail narekenbaar juist; een ruime helft
moet het op onderdelen van een plausibele en goed onderbouwde juistheid hebben. In dat laatste geval
ontbreekt op onderdelen de noodzakelijke brondocumentatie om de juistheid volledig te staven.
Niettemin resteert een aanmerkelijk aantal gevallen waarin er een verschil is geconstateerd tussen de
aanspraken zoals opgenomen in de administratie en een nauwkeurige berekening op basis van de
bijbehorende brondocumentatie. Die verschillen zijn meestal echter relatief klein en evenwichtig
gespreid in het voordeel of in het nadeel van de deelnemer. Fondsbesturen ondernemen actie om de
achtergrond van de geconstateerde fouten te achterhalen en de fouten te herstellen.
Gerelateerd aan het aantal doorgerekende mutaties is het foutenaandeel beperkt, net zoals eerder bij
Quinto-V. Ruwweg heeft elk fonds zo’n kleine 500 tot bijna 2000 mutaties moeten doorrekenen,
waarvan een klein percentage niet helemaal goed blijkt. Brongegevens, met name die uit een verder
verleden, zijn onvoldoende bewaard gebleven of terug te vinden. Ze moeten achterhaalbaar zijn om
precies te kunnen narekenen en controleren dat de aanspraken juist zijn geadministreerd. Wanneer
ergens brongegevens ontbreken kan een herberekening van een aanspraak hooguit plausibel juist zijn,
mits het fonds die plausibiliteit kan onderbouwen. Van belang is dat administraties steeds beter
worden en meer aankunnen, zodat de brondocumentatie beter beschikbaar blijft en daarmee het
herleiden van pensioenaanspraken steeds minder een probleem zal gaan vormen.
2. De aanpak van het onderzoek
Op grond van artikel 143 van de Pensioenwet in samenhang met artikel 18 van het Besluit FTK
(beheerste bedrijfsvoering) dient de bedrijfsvoering van het pensioenfonds onder meer een adequate
administratie van pensioenaanspraken en –rechten te waarborgen. De deelnemers en gepensioneerden
dienen immers het pensioen te krijgen waar zij conform het pensioenreglement recht op hebben. Het
Quinto-P onderzoek is onder meer aangekondigd in het DNB nieuwsbericht naar aanleiding van
Quinto-V, Pensioenadministratie bij verzekeraars voor verbetering vatbaar (zie:
http://www.dnb.nl/nieuws/nieuwsoverzicht-en-archief/nieuws-2011/dnb246767.jsp).
DNB heeft de fondsen opgedragen het onderzoek zelf te verrichten, onder regie van een interne
accountantsdienst (IAD) of vergelijkbare functie, en volgens een door DNB ontwikkeld format qua
aanpak en output. Een volledig statistisch verantwoord onderzoek bleek praktisch niet haalbaar. Er is
gekozen voor een steekproef van 30 trekkingen uit het hele deelnemersbestand per geselecteerd fonds,
waarbij de huidige aanspraak of uitkering wordt gereconstrueerd aan de hand van het originele
bronmateriaal. Van elk van deze deelnemers is vanaf toetreding tot de administratie de volledige
pensioenopbouw nagerekend. Naast 15 aselecte trekkingen is tevens op potentieel kritische mutaties
geselecteerd, zoals echtscheiding, uitruil (ouderdom - nabestaandenpensioen), overlijden in actieve
dienst, arbeidsongeschiktheid en inkomende waardeoverdracht.
DNB heeft geleerd van de ervaringen met Quinto-V en daarvan gebruik gemaakt bij de opzet van
Quinto-P. Ingezet is op een open interactie met de koepelorganisatie en met de geselecteerde fondsen,
via diverse bezoeken en andere contacten waarbij ook handreikingen zijn geboden voor de praktische
problemen. DNB heeft veel gevraagd aan de betrokken pensioenfondsen: het gemiddelde aantal uren
besteed aan het onderzoek ligt met ongeveer 2400 uren in lijn met dat van Quinto-V. Los van het
inhoudelijke oordeel van DNB is een woord van waardering op zijn plaats voor de aanzienlijke
inspanning die de fondsen hebben geleverd.
3. Follow-up en overwegingen
In materiële zin duiden de bevindingen meestal op beperkte afwijkingen tussen de geregistreerde en de
herberekende aanspraken. Fouten wijzen niet in één richting, want zijn min of meer gelijk verdeeld in
het voordeel en in het nadeel van de deelnemer. De administraties en de daaruit voortkomende cijfers,
die de bron vormen van zowel de Uniforme Pensioenoverzichten (UPO’s) als het Pensioenregister,
moeten echter zonder meer in orde zijn. Naast een hoogwaardige pensioenadministratie is daartoe een
constructieve actiegerichte bestuurlijke attitude van belang.
Op hoofdlijnen vraagt DNB aan de fondsen de volgende acties. De soort en intensiteit van activiteiten
kan per fonds verschillen. De acties liggen in dezelfde lijn als die voor de verzekeraars bij Quinto-V.
 DNB verwacht van Pensioenfondsen dat zij minstens voldoen aan de wet- en regelgeving inzake
het archiveren van brondocumenten. Uitgangspunt daarbij moet zijn dat gegevens betreffende een
specifieke deelnemer, slaper, (ex-)partner en uitkeringsgerechtigde worden bewaard tot 7 jaar na
beëindiging van de deelnemerrelatie (als gevolg van waardeoverdracht of overlijden).
 Pensioenfondsen dienen te waarborgen dat het proces rond de archivering van brondocumenten en
een adequate uitvoering van de wettelijke bewaartermijnen toekomstvast is verankerd. Daarbij
moeten de gegevens zonder kostenbarrières direct beschikbaar zijn.
 Pensioenfondsen dienen tevens te waarborgen dat de in de pensioenadministraties opgenomen
aanspraken in ieder geval herleidbaar zijn tot de oorspronkelijke basisinformatie.
 De jaarlijkse UPO’s van deelnemers moeten aansluiten op de pensioenadministratie. Ook voor
oudere UPO’s moet deze relatie aantoonbaar blijven. De kwaliteit van de administratie moet
geborgd worden door het uitvoeren van periodieke steekproefsgewijze integrale doorrekeningen
van individuele aanspraken en het stapsgewijs integraal schonen van het bestaande bestand.
 Bij alle pensioenfondsen dient zolang het integraal schonen van het bestaande bestand nog niet
afdoende is uitgevoerd in ieder geval op de ‘waarheidsmomenten’ (ingang pensioenuitkering,
uitgaande waardeoverdracht) een cross check op de plausibiliteit van de op dat moment
geregistreerde aanspraken te worden uitgevoerd.
 Pensioenfondsen dienen een plan van aanpak op te stellen waarin – voor zover in hun specifieke
geval aan de orde - bovengenoemde punten worden opgenomen. Het plan van aanpak bevat in ieder
geval duidelijke en realistische streefdata waarop acties zijn afgerond en duidelijke indicatoren
waarmee kan worden aangetoond dat het beoogde resultaat is bereikt. Voor de meeste fondsen is al
expliciet een datum van indiening van het plan van aanpak afgesproken (uiterlijk 1 mei 2012).
De Quinto resultaten, de tussentijdse contacten en de gevoerde gesprekken hebben een aantal ‘good
practices’ opgeleverd die het overwegen waard zijn, ook voor de overige fondsen in de sector. De
good practices zullen in samenspraak met de Pensioenfederatie worden uitgedragen. In grote lijnen
betreffen ze de beschikbaarheid van brondocumentatie, de checks op de input van de
pensioenadministratie, de checks op de output daarvan en enkele toekomstgerichte maatregelen.
De good practices steunen onder meer op de volgende uitgangspunten:
 De architectuur van de administratiesystemen moet gericht zijn op een tussentijds te valideren
reproduceerbare pensioenopgave aan de pensioendeelnemers. Deze vorm van verantwoording past
bij de verplichte deelname en de daarmee samenhangende zorgplicht.
 Administratie uitbestedende fondsen zouden de IAD van de ingehuurde uitvoeringsorganisatie
beter en meer moeten benutten als controlemedium op de kwaliteit van de dienstverlening. Ook
voor DNB is die betrokkenheid van nut bij het toezicht op de administratieve organisatie.
 Verticale individuele doorrekeningen zouden een vast onderdeel moeten vormen van de
management & control cyclus. De betrokkenheid van een interne accountant kan hierbij veel
toegevoegde waarde hebben. De externe accountant zou bij voorkeur méér assurance moeten
bieden dan die welke verbonden is aan SAS 70 type II en ISAE 3402 verklaringen.
Het Quinto onderzoek bevat tot slot enkele overwegingen voor de toekomst.
 Net als verzekeraars hebben ook pensioenfondsen te maken met wet- en regelingswijzigingen en
bijgevolg ook met de overgangsmaatregelen die daarbij worden afgesproken. Daarin zit een
administratief risico en daarom is er winst te behalen door vereenvoudiging en zelfbeperking.
 Daarnaast zijn verzekeraars als marktgerichte organisaties geneigd om in te spelen op specifieke
klantwensen. Geleidelijk concluderen steeds meer verzekeraars, dat het aan te bieden productpalet
veel simpeler en eenvormiger moet. Pensioenfondsen moeten de door sociale partners afgesproken
regelingen uitvoeren. Fondsbesturen kunnen echter ook hun invloed aanwenden om de complexiteit
van pensioenregelingen te beteugelen. Dit draagt bij aan lagere uitvoeringskosten en minder risico
op fouten en is daarmee in het belang van alle deelnemers van het fonds.
 In de administratieve verantwoording gaat het steeds meer om opgebouwde in plaats van de te
bereiken aanspraken. Soms lijken de systemen nog op het laatste te leunen. Dat betekent, dat de
systeemtechnische administratieve infrastructuur nog onvoldoende is ingericht op het in beeld
brengen van de feitelijke stapsgewijze opbouw van pensioenaanspraken.
 Ook de soms geconstateerde praktijk om zonder back-up bestaande gegevens te ‘overschrijven’
maakt het niet goed mogelijk te achterhalen of de aanspraken adequaat zijn opgebouwd. Toen
geheugenruimte nog kostbaar was, viel dat te beargumenteren, maar nu steeds minder.
 Het nieuwe pensioencontract kenmerkt zich door meerjarig gespreide aanpassingsmechanismen
van levensverwachtingen- en rendementsfluctuaties. Deze mechanismen leiden tot mogelijk
frequente (in euro’s uitgedrukte) aanspraakmutaties. Het is de vraag of de huidige administratieve
systemen deze mutaties zonder meer adequaat kunnen verwerken.
 Het is dan ook sterk aan te bevelen dat vooral de fondsen, die geconfronteerd worden met een
transitie naar het nieuwe pensioencontract, zich daar in twee stappen op voorbereiden. Eerst zal het
administratieve systeem aantoonbaar volledig op orde gebracht moeten zijn en vervolgens zal het
aan een grondige geschiktheidtest moeten worden onderworpen om na te gaan of het de
dynamische registratievereisten van een nieuw pensioencontract kan accommoderen.