Opvolging projecten - Kenniscentrum Vlaamse Steden

Intervisie Reflectiegroep Europa
Werking Europese projecten
19/08/2014
Projectflow
Van projectidee tot afsluiting project
• (under construction: flow in visio wordt
toegevoegd)
Registratie
Huidige tools
Nood
• Ideeënmatrix (voorbeeld)
in beheer SA
(subsidieadviseur)
• Ingediende
projectaanvragen: lijst in
beheer SA
• Goedgekeurde projecten:
lijst in beheer SA
• Goedgekeurde projecten:
Samenvatting in algemene
Projectmanagementtool
stad (voorbeeld)
• Helikopterzicht over
work in progress,
aanvragen en projecten
van stad én OCMW
Projectbeheer
Huidig
• Financieel: Excelbladen
op maat van elk project
afzonderlijk in beheer
SA
• Inhoudelijk: beheer
projecteigenaar (andere
dienst), te raadplegen
via de formele
rapportage.
Nood
• Duidelijke rolbepaling en
taakverdeling tussen SA
(subsidie-adviseur),
diensten, dienst financiën
• Tool voor samenwerking
tussen SA, projecteigenaar,
dienst financiën,
personeelsdienst (cfr. tool
Gent?)
• Uniforme
registratiemethodiek voor
opvolging ontvangen
subsidies (ism dienst
financiën)
Europees budget en BBC
Huidig
Nood/Moeilijkheden
• Per project nieuwe actie
en nieuwe ramingen
(vroeger projectcode, nu
niet meer mogelijk)
• Timing afhankelijk van
budgetwijziging
• Geen overdrachten
mogelijk (bufferbudget
cfr. Gent: vraag hoe
werkt dit precies?)
• Cofinanciering uit de
reguliere budgetten
moet onder nieuwe actie
worden geplaatst.
Incentives voor diensten
Huidig
Mogelijkheden (ter illustratie, in
Mechelen nog niet van toepassing)
• Algemeen
cofinancieringsbudget
van 600.000 euro voor
duurzaamheidsprojecten
(6 jaar)
• Aandacht voor innovatie
initiatieven in interne
(en externe)
communicatie.
• Garantie dat met de
subsidies bijkomend
personeel wordt
aangeworven
• Systematische aandacht in
interne (en externe)
communicatie voor
projecten
• Projecttool voor Europese
projecten
• (Sectorale) algemene
cofinancierings - budgetten
Europese subsidiewerving en projectbeheer
Stad Antwerpen – Eurodesk
29 augustus 2014
Reflectiegroep Europa KCVS
Proces subsidiewerving
Overzicht EU-subsidiekanalen
• Eurodesk (overzicht en dispatch)
• ‘Europa-overleg’ (EU-contactpersonen binnen groep stad)
Indiening projectvoorstellen
• Eurodesk begeleidt ‘op maat’ (administratief-technisch-financieel vs. inhoudelijk) en
zorgt voor indiening (cf. LEAR)
• Collegiale goedkeuring (of bekrachtiging) bij indiening en bij contractonderhandeling
(voorleggen aan gemeenteraad) – Agendering via Eurodesk (cf. adviesfunctie)
Opvolging projecten
• Decentraal (Eurodesk opereert als ‘helpdesk’)
• Begeleiding eerstelijnscontrole
• Geen aparte rapportering naar college
• Financiële dienst (boekhouding/subsidies) volgt invorderingen op
Incentives subsidiewerving
Uitgangs- en aandachtspunten
• Subsidies ter uitvoering van MJP
• ‘Geld heeft geen kleur’
• Stedelijke versus autonome entiteiten
• Project/investeringssubsidies versus werkingssubsidies
• Aanwerving projectmedewerkers: tijdelijk? personeelsoptimalisatie?
• Afweging baten (inhoudelijk/financieel/netwerk/…) en kosten (administratieve lasten)
Slechts beperkte ervaring met incentives
• Mogelijkheid tot aanwerving personeel (indien personeelskosten gedekt worden door
subsidie)
• Indien uitgaven toch niet werden voorzien: verhoging van middelen op doelstelling
Instrumenten projectbeheer
Overzicht projecten (Eurodesk)
• Subsidietabel (excel): kanaal, oproep, partnerschap, looptijd, subsidiebedrag, …
• Onderverdeling: denkspoor - in voorbereiding - lopend - afgerond - afgevoerd
Kwartaalrapportering (Eurodesk)
• Aantal ingediende subsidiedossiers
• Aantal goedgekeurde subsidiedossiers
• Bedrag aan toegekende subsidies
• Managementsamenvatting (inhoudelijke toelichting)
Inhoudelijk en financieel projectbeheer
• Decentraal: projectleiders en financiële verantwoordelijken
• Eurodesk als ‘helpdesk’: o.a. contractuele en budgettaire aanpassingen, contacten
met subsidieverstrekkende overheden en/of programmasecretariaten
Financieel-budgettair
Inschrijven in budget (decentraal)
• Opmaak subsidiefiche (na verkrijgen van ‘vaste belofte’)
• Nieuwe ontvangsten en uitgaven: bij budgetopmaak en/of -wijziging
• Reeds begrote middelen koppelen aan subsidiefiche: ‘interne kredietaanpassing’
Boekhouding (decentraal)
• Codering via subsidiefiche: SUB versus SUB_NR
Overdrachten (decentraal)
• Projectbudget over meerdere jaren inschrijven (looptijd project), en indien nodig saldo
overzetten (‘opvissen’) bij budgetwijziging
Opmerking: financieel-budgettaire opvolging gebeurt wel centraal voor ‘fondsen’
(gewaarborgde middelen)
Intervisie reflectiegroep Europa – werking EU projecten
29/08/14
Registratie
Huidig:
-Ideeënmatrix in beheer EC
-Projectopmaak in beheer EC / start via projectfiche (knowhow via stadsdienst)
-Partner search door EC mbv netwerk stadsdienst
-Goedgekeurde projecten in beheer EC met nauwe samenwerking stadsdienst (inhoudelijke
knowhow)
-Rapportage door EC aan het College
Nood:
-Projectmanagement tool voor goedgekeurde projecten (centralisatie inhoud, partners, logo’s,
budget, stand van zaken, …)
-Tool die algemeen helikopterbeeld geeft van het project/stand van zaken
Projectbeheer
Huidig:
-Financieel: excel – overzicht aangevraagd budget per kostenpost – stand van zaken per rapportage
– door EC ism stadsdienst
-Facturen worden door EC opgevraagd aan stadsdienst voor te rapporteren periode –
betalingsbewijzen worden door EC aan de Financiële dienst gevraagd
-Betaalbewijzen worden door EC opgevraagd aan FA / idem voor personeelskost
-Inhoudelijk: informatie wordt aangeleverd door stadsdiensten en gebundeld door EC
-In de toekomst: EC onderdeel van strategische cel
Nood:
-Opvolgingstool voor de (te) ontvangen subsidies + directe koppeling naar FA
-Gestructureerdere samenwerking + samenwerkingstool tussen FA + personeelsdienst + EC +
stadsdienst
Europees budget en BBC
Huidig:
-Projectkosten worden binnen de stadsdienst voorzien op acties en ramingen
-Ontvangsten worden voorzien door EC op actie
-Wordt pas voorzien bij officiële projectgoedkeuring
-Bij wijziging projectbudget wordt via BW budget gewijzigd
Nood:
-Deelrapportagecode/aparte actie
-“Met 1 druk op de knop” alle kosten verzamelen per rapportage (en bijhorende
stavingsdocumenten)
-Sjabloon voor opmaak projectbudget – vertaling naar stadsbudget – linken aan MJP/BBC
Incentives voor de diensten
Huidig:
-1 op 1 contact tussen EC en diensthoofd/projectverantwoordelijke
-Stimulans dat dankzij Europese subsidies projecten “grootser” en innovatiever uitgevoerd kunnen
worden
-Netwerking en kennisuitwisseling wordt (niet door allen) als een zeer belangrijke meerwaarde
aanzien
Nood:
-Geen garantie op bijkomend personeel ondanks stijgende werkdruk
-Projecttool voor Europese projecten
-Cofinancieringsbudgetten
-Onvoldoende communicatie (intern als extern) over gerealiseerde EU projecten en de resultaten
Intervisie Reflectiegroep Europa
Thijs Rommens
Stad Leuven
Mechelen
29 augustus 2014
Werking
• Geen specifieke aanpak Europese projecten
• Reactieve aanpak, geen beleidskeuze
• Gebruik bestaande tools & methodes
• Afhankelijk van diensthoofden/college
Project
• Voorstel deelname project via partners
vb: provincie, KUL, Boerenbond,…
• Informeel aftoetsen betrokken diensten
• Opvolging:
- inhoudelijk: dienst
-financieel: financiën
• Ambitie: EU/subsidiewerking opzetten
verhogen coherentie & strategische visie
Interstedelijke
Reflectiegroep Europa
WERKING EUROPESE PROJECTEN STAD OOSTENDE
Algemeen: Projectproces
•Strategische coördinatie heeft totaaloverzicht van alle projecten en
projectplannen binnen de stad
•Dynamische overzichtstabel (in xls) met projecten die in aanmerking komen
voor EU- of andere subsidiëring en indien mogelijk wordt match aangeduid
•Interessante calls worden vanuit StraCo verspreid naar de diensten (bron:
Vleva, Eurocities, netwerken, enz)
•Concrete uitwerking project voorlopig (?) nog niet gestandaardiseerd:
sommige volledig door dienst zelf, andere in nauwe samenwerking met
StraCo
•Toekomst: 1 subsidiecoördinator per beleidsdomein die actief zoekt naar
subsidieopportuniteiten – inhoudelijke expertise en input bij dienst
•Opmerking: Subsidies slechts 1 van de vele taken van StraCo…
Algemeen: tools en incentives
•Aantal Europese projecten voorlopig nog zeer beheersbaar
•Geen specifieke projectmanagementtools. Standaardgebruik office,
misschien in toekomst samenwerkingsplatform via Sharepoint.
•Geen gestandaardiseerde methodiek: elke dienst heeft vaak zijn eigen
succesvolle methodiek, los van EU-projecten
•Per project werkgroep met duidelijke taakverdeling en afspraken
•Incentives: weinig personeel en middelen om nieuwe projecten te
realiseren vaak voldoende als motivatie. Dankzij EU-middelen kan
bijkomend personeel worden aangeworven en zijn er extra middelen
beschikbaar
Financieel
•Financiële expertise EU-projecten gebundeld bij budgetambtenaar. (+ backup in opleiding)
•Budget indien mogelijk ingeschreven bij opmaak budget, indien nog te veel
onduidelijkheid via budgetwijziging.
•Nodige budget wordt opgenomen in gewone budgetvoorstel van de dienst
(sjabloon xls met opgave uitgaven/ontvangsten/toelichting)
•Bij voorkeur wordt aparte actie aangemaakt specifiek voor dit project.
Personeelskosten voorlopig centraal maar in toekomst uitzondering voor
volledig gesubsidieerd personeel.
•Cofinanciering/overhead wordt extracomptabel bijgehouden.
•Te onderzoeken of een kostenplaats in de toekomst een oplossing biedt om
extracomptabele opvolging te minimaliseren
•Wijzigingen project: nog onduidelijkheden wegens BBC
Projectmanagementtools
EU-werking
Cel Stedelijk Beleid
Vlaamse Gemeenschapscommissie
Datum
p. 24
Projectflow
Projectvoorbereiding en –opmaak:
•VGC-dienst/externe organisatie legt projectidee voor
aan de cel Stedelijk Beleid.
•Cel Stedelijk Beleid biedt info over meest relevante
subsidieprogramma’s (tijdens individueel gesprek,
infosessies).
•VGC-dienst/externe organisatie werkt een
projectvoorstel uit (binnen het meest geschikte
subsidieprogramma)
•VGC-dienst/externe organisatie vraagt feedback aan
cel SB.
Titel van
presentatie
Datum
p. 25
Projectflow
• De cel SB leest het projectvoorstel i.f.v. EU-criteria
en geeft feedback.
• VGC-dienst/externe organisatie verwerkt de
feedback.
• VGC-dienst/externe organisatie dient het
projectvoorstel in bij de bevoegde
Europese/nationale instantie.
> Indien de VGC zelf een project indient:
> Het bevoegde kabinet wordt geïnformeerd van zodra
een concreet projectvoorstel op tafel ligt.
> Afhankelijk van de deadline voor projectindiening
wordt het projectvoorstel vóór de indieningsdatum op
het VGC-College gebracht ter goedkeuring.
Titel van
presentatie
Datum
p. 26
Projectflow
> In geval van een krappe deadline wordt het project
ingediend onder voorbehoud van goedkeuring door
het eerstvolgende VGC-College.
• VGC-dienst/externe organisatie bezorgt de cel SB
een kopie van het ingediende projectvoorstel.
• De cel SB registreert en inventariseert het
ingediende projectvoorstel.
Titel van
presentatie
Datum
p. 27
Projectflow
Projectuitwerking en –opvolging:
•In geval van goedkeuring project:
•VGC-dienst/externe organisatie staat in voor de
inhoudelijke en financiële uitwerking en opvolging van
het project.
Titel van
presentatie
Datum
p. 28
Registratie
Huidige tools
Nood
•Lijst ingediende
projectaanvragen
•Lijst goedgekeurde
projecten
Titel van
presentatie
Datum
p. 29
Projectbeheer
Huidig
Nood
•Beheer door
projecteigenaar (VGCdienst/externe
organisatie).
•Ervaring in
(ondersteuning bij)
Europese projectindiening
Titel van
presentatie
Datum
p. 30
Europees budget en BBC
Huidig
Nood/moeilijkh.
NVT
NVT
Titel van
presentatie
Datum
p. 31
Incentives voor diensten
Huidig
Mogelijkheden
•Bijkomende middelen
voor (nwe) NL initiatieven,
projecten en
infrastructuren.
•Intensifiëring
communicatie over
projectmogelijkheden/
calls.
•Mogelijkheid
cofinanciering door VGC.
Titel van
presentatie
Datum
p. 32