nieuw reglement over de bedrijfskosten

Directie Financiën
Reglement bedrijfskosten
Inhoud
A) Wat zijn bedrijfskosten?
B) Toepassingsgebied
C) Hoe moeten bedrijfskosten worden ingediend?
D) Detailbespreking van courante bedrijfskosten:
1. Kantoorbenodigdheden (geen meubilair)
2. Post- en portkosten, expreszendingen en koerierdiensten
3. Verzekeringspremies
4. PR, professionele contacten en lidmaatschapsbijdragen
5. HORECA, catering, kleine verbruiksgoederen
6. Kledij
7. Reis- en verblijfkosten
8. Dienstverplaatsingen
9. Deelname aan congressen, voordrachten, opleiding en
bijscholing
10. Uitrusting en meubilair
11. Thuiskantoor
12. PC’s en laptops
13. GSM/PDA en abonnement
14. Vaste telefoon en internet op de werkplaats
15. Professionele literatuur
16. Geschenken
17. Vergoedingen proefpersonen/éénmalige vrijwilligers/vrijwillige
medewerkers/vrijwilligers
18. Giften
19. Personeelsfeesten/teambuildingactiviteiten
20. Beurzen
21. Honoraria aan derden en kosten verbonden aan honoraria.
Update 21/03/2011
Pagina 1 van 27
A) Wat zijn bedrijfskosten ?
Bedrijfskosten zijn kosten die gemaakt worden in het kader van de
universitaire zending (onderwijs, onderzoek, dienstbetoon).
Een groot deel van de bedrijfskosten worden centraal door VUB
aangestuurd. Een voorbeeld hiervan zijn personeelskosten.
Dit soort van kosten maakt geen deel uit van dit reglement.
Dit reglement beperkt zich tot bedrijfskosten die personeelsleden
(en sommige derden) maken in het kader van de uitoefening
van hun functie aan de VUB.
Personeelsleden kunnen met inachtname van de aankoopprocedure en
de daarin vervatte delegatieregeling aankopen doen van goederen
en diensten.
Personeelsleden kunnen kosten terugvragen aan de VUB die ze zelf
hebben voorgefinancierd. Dit soort kosten wordt fiscaal omschreven
als ‘kosten eigen aan de werkgever’. Deze kosten worden vermeld op
de fiscale fiche 281.10 (niet belastbaar).
Vergoedingen aan derden worden aangegeven op de fiche 281.50
wanneer het gaat om erelonen(belastbaar) en/of kosten verbonden
aan erelonen(niet belastbaar).
Bedrijfskosten kunnen slechts ten laste genomen worden door VUB en
(terug) betaald worden als de volgende vier voorwaarden samen
vervuld zijn:
1. de kost heeft een bedrijfskarakter en wordt gemotiveerd;
2. de kost wordt bewezen aan de hand van een origineel
bewijsstuk;
3. de aanvraag tot vergoeding van de kost gebeurt tijdig;
4. de kost heeft intern een goedkeuringstraject doorlopen.
Update 21/03/2011
Pagina 2 van 27
Meer in detail:
1. De kost heeft een bedrijfskarakter en wordt gemotiveerd
Bedrijfskosten ten laste van de VUB moeten bedrijfsmatig
kunnen verantwoord worden, d.w.z. de kosten moeten gemaakt
zijn in het kader van de universitaire zending (onderwijs,
onderzoek, dienstbetoon).
Het is de verantwoordelijkheid van het personeelslid om aan te
tonen dat de kost een bedrijfskarakter heeft (zie verder bij
praktische informatie en richtlijnen).
Het bedrijfskarakter is niet altijd voor de hand liggend.
Daarom moet elke bedrijfskost gemotiveerd worden.
De motivering kan onder andere verwijzen naar:
• een onderzoeks- of onderwijsproject;
• een project van wetenschappelijke of maatschappelijke
dienstverlening;
• een andere behoefte van professionele aard (bv.
kantoorbehoefte);
• een uitgave in het kader van het studentenbeleid.
De motivering is belangrijk in het kader van controles door
bedrijfsrevisoren, fiscale controleurs, het rekenhof of bij
projectaudits.
2. De kost wordt bewezen aan de hand van een origineel
bewijsstuk
Het originele bewijsstuk is nodig om aan te tonen dat de kost is
gemaakt en uitsluitend bij de VUB wordt ingediend.
De kosten kunnen worden bewezen aan de hand van
volgende bewijsstukken:
• factuur op naam van VUB, met vermelding van het BTW
nummer van de VUB ( BE449012406) en op een facturatie
adres van de VUB:
- Pleinlaan 2 – 1050 Brussel (Campus Etterbeek)
- General Jacqueslaan 141 – 1050 Brussel (VUB
Kinderdagverblijf Etterbeek)
- Laarbeeklaan 109 – 1090 Jette (VUB Kinderdagverblijf te
Jette)
- Laarbeeklaan 103 – 1090 Jette (Faculteiten VUB te Jette)
• debetnota op naam van VUB opgemaakt door een niet
BTW-plichtige derde
Update 21/03/2011
Pagina 3 van 27
•
•
•
•
•
•
•
•
•
restaurantrekening (in België met BTW bon) of
restaurantfacturen
hotelrekening of hotelfactuur
vervoersbewijs
afdruk van de bestelling en bevestiging van de aankoop via
het internet en leveringsbon, indien geen factuur kan
worden aangevraagd
kasticket
overeenkomst
uitbetalingstaat voor erelonen
inschrijvingsbewijs (vb. voor congres)
…
Opgelet: een kredietkaartstrookje (VISA e.d.) is geen geldig
bewijsstuk. Het kan wel dienen als extra bewijsstuk voor een
gebruikte wisselkoers.
Bij het ontbreken van een origineel bewijsstuk wordt een zelf
geschreven “verklaring op eer” als ultiem bewijs slechts
aanvaard tot een maximumbedrag van 25 Euro. Een verklaring
op eer is niet toegestaan bij extern te rechtvaardigen
onderzoeksprojecten.
Forfaitaire kostenvergoedingen (d.w.z. vergoedingen die niet
moeten worden bewezen met originele bewijsstukken) zijn alleen
mogelijk in het geval van per diem, kilometervergoeding of
wanneer voorzien in een apart reglement.
3. De vraag tot terugbetaling van de kosten moet tijdig
ingediend worden
Algemeen geldt dat de kost moeten worden ingediend binnen
het boekjaar waarin de kost zich heeft voorgedaan.
In het bijzonder en bij voorrang gelden de looptijden van
onderzoeksprojecten.
Einde boekjaar
De VUB voert een bedrijfseconomische boekhouding. In dit kader
moeten kosten zoveel als mogelijk worden toegewezen aan het
boekjaar waarin ze hebben plaatsgevonden.
Kosten van het afgelopen boekjaar die ten laste van een budget
van afgelopen boekjaar moet gelegd worden, kunnen uiterlijk tot
14 januari worden ingediend.
Update 21/03/2011
Pagina 4 van 27
4. Goedkeuringstraject
Kosten worden altijd intern ten laste gelegd van een budget
(project – kostenplaats, afgekort PKC), toebehorend aan een
budgethouder. Om kosten ten laste te leggen is dus steeds de
goedkeuring nodig van de budgethouder of zijn gevolmachtigde.
Wanneer de budgethouder zelf de begunstigde is van de
betaling van de kosten, is een bijkomende handtekening nodig
van de verantwoordelijke van de hiërarchische meerdere:
Aanvrager
ZAP,AAP en ATP
Vakgroepvoorzitter
Decaan
Rector
Voorzitter RvB
Hierarchische meerdere (*)
Vakgroepvoorzitter/diensthoofd
Decaan
Rector
Voorzitter RvB
Rector
Deze bijkomende handtekening impliceert het akkoord dat de
terugbetaalde kosten bedrijfskosten zijn die kaderen binnen het
opgegeven project.
Periodiek zal, als controle instrument, aan de rector, vicerectoren en decanen een overzichtslijst bezorgd worden van de
ingediende kosten.
(*) De hiërarchische meerdere kan in geval van afwezigheid een
plaatsvervanger aanduiden.
Update 21/03/2011
Pagina 5 van 27
B) Toepassingsgebied
Het reglement bedrijfskosten is van toepassing op alle budgetten.
Dit houdt in dat het reglement ook van toepassing is op niet extern te
rechtvaardigen budgetten ( vb. werkingsbudgetten, dienstbetoon
budgetten, BOF budgetten,…).
Wanneer onderzoekscontracten bijzondere regels voorzien, primeren
deze bijzondere regels op de algemene regels.
Dit reglement dekt de meest courante kosten. Kosten die niet worden
gedekt door de bepalingen in dit reglement moeten worden voorgelegd
aan het hoofd van de financiële administratie. Desgevallend wordt
advies gevraagd aan de Rector.
Ten uitzonderlijke titel kan het nodig zijn af te wijken van de
bepalingen in dit reglement. De vraag tot afwijking moet substantieel
gemotiveerd worden en gericht aan het hoofd van de financiële
administratie. De financiële administratie zal de afwijking voor advies
voorleggen aan de Rector.
Afwijkingen zijn enkel mogelijk op niet extern te rechtvaardigen
budgetten.
Kosten die niet worden (terug)betaald
•
•
•
Privé uitgaven of uitgaven voor andere rechtspersonen.
Kosten van woon-werkverkeer worden niet beschouwd als
bedrijfskosten1.
Verkeersovertredingen en parkeerboetes.
C) Hoe moeten bedrijfskosten worden ingediend?
Bedrijfskosten moeten ingediend worden via RAPTOOLS. Dit is de
standaard financiële software, toegankelijk voor personeelsleden via
het intranet.
Bedrijfskosten moeten in RAPTOOLS worden ingevoerd onder de vorm
van een bestelaanvraag (BA), directe factuur (DFAC) of onkostennota
(ONK).
1
De tussenkomst van de werkgever in woon-werkverkeer (openbaar vervoer) loopt via de Dienst Personeel
Update 21/03/2011
Pagina 6 van 27
•
Bestelaanvraag (BA): aankopen voor goederen en diensten kunnen
worden besteld met een bestelaanvraag (zie aankoopprocedure
voor grensbedragen). De aankoopdienst zet de interne
bestelaanvraag om in een externe bestelbon gericht aan de
leverancier. Op basis van de instructies op de bestelbon zal de
leverancier een factuur opmaken op naam van VUB, die centraal
door de financiële administratie wordt ingeboekt.
•
Directe factuur (DFAC): voor aankopen van goederen en diensten
onder een bepaald grensbedrag (zie aankoopprocedure) is een
bestelbon niet verplicht en mag de kost ingediend worden via een
directe factuur op naam van VUB, ofwel te betalen aan de
leverancier, ofwel terug te betalen aan het personeelslid indien
voorgefinancierd.
•
Onkostennota (ONK): voor vergoeding van kosten aan
personeelsleden en derden.
Facturen op naam van VUB worden niet betaald via onkostennota.
Het laten terugbetalen van facturen opgemaakt op het privé adres
van de betrokkene via onkostennota moet worden vermeden. Doet
het geval zich voor moet extra aandacht besteed worden aan de
motivatie. Deze facturen kunnen immers aanleiding geven tot
betwisting van het bedrijfsmatig karakter door de fiscale
administratie. Bijkomend is de BTW op facturen ingebracht via een
onkostennota niet aftrekbaar.
De financiële administratie toetst de bedrijfskosten aan de vier
voorwaarden zoals hiervoor beschreven (bedrijfskarakter,
origineel document, tijdigheid, goedgekeurd) ongeacht de
manier waarop de kost wordt ingediend (bestelaanvraag,
directe factuur, onkostennota).
Praktische informatie en richtlijnen m.b.t. het indienen van
bedrijfskosten
-
Personeelsleden hebben automatisch toegang tot RAPTOOLS. In
RAPTOOLS worden de functies waartoe personeelsleden toegang
hebben geregeld via autorisatieprofielen.
-
Het goedkeuren van bestelaanvragen (BA), directe facturen
(DFAC) en onkostennota’s (ONK) wordt geregeld in RAPTOOLS
d.m.v. een ingebouwde goedkeuringsflow.
Update 21/03/2011
Pagina 7 van 27
-
Het aangeven dat de kosten een bedrijfskarakter hebben,
gebeurt in RAPTOOLS door het aanvinken van een
standaardverklaring.
-
Het motiveren/kaderen van kosten gebeurt in RAPTOOLS door
het invullen van een veld ‘motivatie’.
-
Grensbedragen en tarieven (vb. voor kilometervergoeding) zijn
ingebouwd in RAPTOOLS.
-
Om redenen van efficiëntie wordt aanbevolen het indienen van
onkosten zoveel als mogelijk te bundelen en het aantal in te
voeren onkostennota’s op die manier te beperken.
-
Nadat de onkostennota/directe factuur is aangemaakt en
goedgekeurd in RAPTOOLS door de budgethouder (of delegate)
moeten bij de print out de originele bewijsstukken gevoegd
worden.
-
Als de budgethouder zelf de begunstigde is van de betaling van
de onkostennota/factuur, is op de print out een bijkomende
handtekening nodig van de hiërarchische meerdere.
Om redenen van efficiëntie wordt aanbevolen het voorleggen van
documenten voor een bijkomende handtekening aan de
hiërarchische meerdere te beperken tot één keer per maand
voor de VISA kaarthouders (vermits deze kaarthouders een
langere termijn hebben vooraleer ze zelf de uitgaven aan VISA
moeten betalen).
-
De print-out van de directe factuur/onkostennota (eventueel
voorzien van een bijkomende handtekening als de budgethouder
zelf de begunstigde is) moet met de binnenpost opgestuurd
worden t.a.v. de financiële administratie. De financiële
administratie gaat pas over tot betaling van de kosten na
ontvangst en nazicht van de bewijsstukken.
-
Tickets, bonnetjes en andere kleine bewijsstukken moeten in
bijlage van de onkostennota gekleefd worden op een wit A4 blad
(bij voorkeur met kleefband). Gelieve geen nietjes te gebruiken
en niet recto-verso te kleven.
De reden hiervoor is dat de bewijsstukken op de financiële
administratie ten dienste van de budgethouder worden
ingescand en de scanner loopt vast op nietjes. Het volledig
onkostendossier kan weliswaar samengehouden worden met één
nietje of paperclip.
Update 21/03/2011
Pagina 8 van 27
-
Om het verlies van bewijsstukken te vermijden wordt gevraagd
de bladzijden met bijlagen te nummeren. De meest efficiënte
manier is rechtsbovenaan de bladzijde het documentnummer
van de onkostennota en volgnummer (vb. ONK1 2033/1 op
bijlage 1 – ONK1 2033/2 op bijlage 2 enz…) te vermelden zodat
bij het inscannen alle bewijsstukken aan de correcte boeking
kunnen gekoppeld worden.
Dit geldt ook voor bijlagen bij directe facturen.
-
In het geval er bewijsstukken ontbreken, gelieve dit duidelijk te
vermelden; dit vermijdt bijkomende vragen en het heen en weer
sturen van de documenten.
-
Bij terugbetaling van buitenlandse voorgefinancierde aankopen
in niet Euro landen moet rekening gehouden worden met
wisselkoersen. De toegepaste wisselkoers kan bewezen worden
door bij de onkostennota/directe factuur in de bijlagen een print
out van de omzetting via een convertor website toe te voegen of
wanneer er met VISA is betaald een copie van de visaafrekening toe te voegen waarop de omrekeningskoers staat
vermeld. Indien geen bijlage is toegevoegd gebruikt de financiële
administratie de omrekeningskoers op datum waarop de kost
zich heeft voorgedaan.
-
De financiële administratie garandeert een terugbetaling van
onkosten binnen de 7 werkdagen nadat de bewijsstukken
werden ontvangen.
-
Directe facturen worden betaald 50 dagen factuurdatum.
Dit is de standaard betalingstermijn voor VUB facturen.
-
Op onkosten kan geen BTW gerecupereerd worden, bijgevolg
zijn de bedragen die ingevoerd worden voor onkosten BTW
inbegrepen.
-
Op facturen kan naargelang het BTW regime van het project
BTW gerecupereerd worden. Het factuurbedrag moet ingevoerd
worden BTW niet inbegrepen. De BTW wordt ingebracht aan de
hand van het BTW percentage en wordt automatisch berekend.
Update 21/03/2011
Pagina 9 van 27
Schematische flow van het indienen/goedkeuren van een onkostennota/directe factuur
onkostennota (ONK)
directe factuur (DFAC)
Invoer van de onkostennota in RAPTOOLS
Invoer van de directe factuur in RAPTOOLS
electronische goedkeuring in RAPTOOLS door de budgethouder (of delegate)
electronische goedkeuring in RAPTOOLS door de budgethouder (of delegate)
Print van de onkostennota; originele bewijsstukken worden aangehecht
Print van de factuurnota; originele factuur wordt aangehecht
begunstigde ≠ budgethouder
begunstigde = budgethouder
begunstigde ≠ budgethouder
handtekening hierarchische meerdere
op print out
onkostennota + bewijsstukken opsturen naar financiële administratie
Update 21/03/2011
factuurnota + originele factuur opsturen naar financiële administratie
Pagina 10 van 27
D) Detailbespreking van de meest courante beroepskosten
1) Kantoorbenodigdheden (geen meubilair)
Kantoorbenodigdheden (schrijfgerief, papier, enveloppen,
mappen….) worden bij voorkeur aangekocht in het centraal
magazijn van de VUB via RAPTOOLS – bestelaanvraag stock
artikelen.
2) Post- en portkosten, kosten van expresszendingen en
koerierdiensten
Brieven, drukwerk en pakjes kunnen verstuurd worden via de
Verzendingsdienst. Pakjes worden door de verzendingsdienst via
DHL verstuurd tot 15u.
Aanrekening gebeurt via interne facturatie.
Wanneer er bij hoogdringendheid zonder tussenkomst van de
dienst verzending wordt beroep gedaan worden op een
privékoerierdienst (na 15u), dan wordt bij voorkeur beroep
gedaan op DHL zodat de afrekening kan gebeuren via interne
facturatie.
3) Verzekeringspremies
De Dienst Verzekeringen heeft diverse polissen afgesloten voor
het verzekeren van personeelsleden en medewerkers.
Standaard zijn alle personeelsleden en doctoraatsbursalen in
binnen- en buitenland verzekerd voor lichamelijke ongevallen.
Omdat Eurocross (systeem ziekenfondsen bij verblijf in het
buitenland) niet tussenkomt in geval van ziekte als men om
beroepsredenen in het buitenland verblijft kan men bij de dienst
verzekeringen een reisbijstand verzekering afsluiten voor
buitenlandse zendingen (wordt verrekend via interne facturatie).
Meer info over de verzekeringen voor personeelsleden en
medewerkers is terug te vinden op de intranetpagina van de
dienst verzekeringen.
Omdat de VUB de nodige verzekeringen aanbiedt aan het
personeel en medewerkers worden verzekeringen ten
persoonlijke titel niet vergoed door VUB.
Update 21/03/2011
Pagina 11 van 27
Specifieke verzekeringen die in het kader van onderzoek en
onderwijsprojecten nodig zijn kunnen wel worden vergoed. De
link met het project moet worden gemotiveerd.
4) Kosten verbonden aan public relations, professionele
contacten en lidmaatschapsbijdragen
Kosten voor PR zijn kosten die gemaakt worden om de
universiteit naar de buitenwereld te promoten of om de
universiteit te profileren en bekend te maken binnen andere
socio-economische instellingen of bedrijven. Voor
persconferenties en advertenties dient vooraf de dienst interne
en externe communicatie (IECO) te worden geraadpleegd.
Lidgelden van professionele of wetenschappelijke verenigingen
kunnen vergoed worden voor zover een rechtstreeks verband
bestaat tussen de uitgeoefende dienstactiviteit en de betrokken
vereniging en als de facturatie van het lidmaatschap op naam
van VUB gebeurt.
Bijdragen en lidgelden aan zogenaamde ‘serviceclubs’ (Rotary,
Lions,….) komen niet in aanmerking voor (terug)betaling. Deze
kosten behoren tot de privé sfeer in navolging van de fiscale
wetgeving.
Lidgelden van Alumniverenigingen worden niet aanvaard op
kredieten van de afdeling Werking en extern te rechtvaardigen
budgetten..
5) HORECA, catering, kleine verbruiksgoederen
•
HORECA
Het gaat om kosten van bedrijfsmatige maaltijden met
bediening. Aan het bedrijfsmatig karakter wordt voldaan als
er met de tafelgeno(o)te(n) een bedrijfsmatige relatie bestaat
zoals bijvoorbeeld: (externe) collega(‘s); leveranciers;
klanten;(mogelijke) partij voor een contract,…
HORECA kosten voor één persoon worden enkel aanvaard in
het kader van een dienstreis.
De kosten voor HORECA worden mits gewone motivatie
aanvaard voor zover het uitgegeven bedrag per persoon
Update 21/03/2011
Pagina 12 van 27
redelijk is (max. 60 € per persoon) en de uitgave gebeurt op
een werkdag.
In de andere gevallen (uitgaven op verlofdagen of in het
weekend, bedragen hoger dan 60 €,…) moeten de kosten
omstandiger worden gemotiveerd2.
Als bewijsstuk geldt de originele afrekening van de maaltijd
of ticket. Bij restaurantbezoek in België moet ook het BTW
bonnetje (met vermelding van het aantal couverts en het
bedrag) toegevoegd worden.
Voor onderzoeksprojecten moet ook een deelnemerslijst
worden toegevoegd.
•
Catering
Catering betreft alle kosten met betrekking tot
broodjeslunches, koffiepauzes en recepties. Catering wordt
meestal verzorgd door een traiteur die, al dan niet met
bediening, voeding en drank levert.
Bij voorkeur worden deze kosten besteld bij het restaurant
van de VUB.
•
Kosten van kleine verbruiksgoederen in het kader van
de werking van de dienst
Zowel aankopen van voeding en drank als kleine toestellen
vallen hieronder.
Voorbeelden : thee, koffie, koekjes, huishoudrol, servietten,
afwasproduct, koffiezetapparaat, huur watercooler.
Veel van de kleine verbruiksgoederen kunnen intern bij het
restaurant worden besteld.
6) Kledij
Beroepskledij (vb. laboschort, veiligheidskledij,..) moet worden
besteld of aangekocht via directe factuur op naam van VUB.
De aankoop van een bril (montuur en glazen) is niet toegelaten,
tenzij het gaat om een speciale bril (vb. veiligheidsbril).
2
De controle van het overschrijden van de 60 Euro en de controle op welke dag de kost zich heeft
voorgedaan is ingebouwd in RAPTOOLS
Update 21/03/2011
Pagina 13 van 27
7) Reis- en verblijfkosten
Reiskosten zijn kosten, gemaakt in dienstopdracht, van
verplaatsing over langere afstanden, meestal per vliegtuig, per
trein of per boot. Reiskosten gaan meestal gepaard met
verblijfkosten.
Verblijfkosten zijn kosten, gemaakt in dienstopdracht, van
overnachting, eten en korte verplaatsingen ter plekke
(taxi,bus,…).
Buiten het personeel van de VUB kunnen ook volgende personen
reis- en verblijfkosten indienen:
• bursalen;
• emeriti met opdracht;
• gastprofessoren
• derden (zie honoraria en terugbetaling van kosten aan
derden)
Volgende reis- en verblijfkosten zijn niet toegestaan omdat ze
behoren tot de privé-sfeer:
• kleding (hemden, broeken, sokken, dassen, vesten,
kostuums,…)
• reiskoffers van welke aard ook
• rugzakken
• toiletgerief
• wasserijkosten
• betaal TV
De standaard voor vliegtuigreizen is economy class.
De standaard voor treinreizen, bootreizen, … is 2e klasse of een
vergelijkbaar economisch tarief.
Kosten gemaakt voor/door de meereizende partner en/of
gezinsleden worden in regel niet vergoed.
Iedere financiële bijdrage van derden in de kosten dient door de
begunstigde te worden vermeld en in mindering gebracht van de
door de VUB ten laste te nemen vergoedingen.
•
Betaling op basis van reële bewijsstukken
Algemeen is de regel dat alle reis- en verblijfskosten kunnen
worden (terug)betaald op basis van reële bewijsstukken
(hotelfactuur, vliegtuigticket, bewijs huur wagen, taxibewijs,
maaltijdkosten,...).
Update 21/03/2011
Pagina 14 van 27
Bij het indienen van reiskosten moet, buiten de motivering, uit
de bijlagen (tickets of manueel toegevoegde informatie) steeds
duidelijk blijken: aantal tickets (indien van toepassing),
bestemming en datum van de heen- en terugreis.
Voor onderzoeksprojecten moeten ook de boardingpassen
toegevoegd worden.
•
Forfaitaire vergoeding – per diem
Een 'per diem' is een forfaitaire kostenvergoeding voor uitgaven
die gemaakt worden in het kader van een beroepsverblijf/
dienstopdracht.
Omdat alle reis- en verblijfkosten kunnen worden vergoed op
basis van reële bewijsstukken zijn per diems aan
personeelsleden, uitgezonderd de hieronder vermelde gevallen,
niet toegelaten .
In een beperkt aantal gevallen zijn per diems of forfaitaire
vergoedingen wel mogelijk:
• aan buitenlandse postdoctorale bursalen en studenten;
• wanneer voorzien in bepaalde onderzoeks- en
onderwijsprojecten.
De per diem dekt niet de reiskosten naar en van de locatie van
de dienstopdracht.
8) Dienstverplaatsingen
a) Dienstverplaatsingen met het eigen voertuig
(kilometervergoeding)
Dienstverplaatsingen3 met het eigen gemotoriseerd voertuig
kunnen terugbetaald worden via de kilometervergoeding.
De kilometervergoeding is een forfaitaire vergoeding
gebaseerd op de tarieven voor het personeel van de Vlaamse
Gemeenschap. De kilometervergoeding is onafhankelijk van
het belastbaar vermogen van het voertuig en uniform voor
alle personeel.
De kilometervergoeding dekt alle kosten die uit het gebruik
van het voertuig voortspruiten zoals benzinegebruik,
3
Alleen dienstverplaatsingen kunnen worden terugbetaald. Woon-werkverkeer met de wagen wordt niet
terugbetaald.
Update 21/03/2011
Pagina 15 van 27
afschrijvingen en onderhoudskosten. Dit soort kosten kan
bijgevolg niet afzonderlijk worden vergoed.
Personeelsleden hebben voor de kilometervergoeding de
keuze uit 2 tarieven:
• tarief 1: kilometervergoeding met omniumverzekering
VUB4
• tarief 2: kilometervergoeding zonder omniumverzekering
VUB (deze mogelijkheid kiezen als men persoonlijk reeds
een omniumverzekering voor het voertuig heeft
afgesloten)
Buiten het personeel van de VUB kunnen ook volgende
personen kilometervergoeding vragen:
• bursalen;
• emeriti met opdracht;
• gastprofessoren
• derden (zie honoraria en terugbetaling van kosten aan
derden)
Voor niet-personeelsleden is alleen het tarief
kilometervergoeding zonder omniumverzekering VUB
mogelijk.
Kilometervergoeding kan alleen aangevraagd worden via
RAPTOOLS – onkosten. Bij het invoeren van de aanvraag
kiest men voor tarief 1 met omniumverzekering of tarief 2
zonder omniumverzekering. De bedragen die
overeenstemmen met de tarieven moeten niet ingevoerd
worden maar zijn al standaard ingebouwd.
Per verplaatsing moeten het aantal kilometers alsook het
vertrekpunt en bestemming moet worden opgegeven en de
reden van de verplaatsing (dit kan in de toepassing zelf of via
een excelsheet in bijlage waarbij dan de som van de
verplaatsingen wordt ingevoerd in raptools).
b) Dienstverplaatsingen met een gehuurd voertuig
De huur van een voertuig en hieraan verbonden
benzinekosten worden vergoed als dit kadert in een
dienstreis.
4
De uitbetaalde kilometervergoeding ligt lager dan bij tarief 2. Het verschil is de bijdrage voor de
omniumverzekering. De omniumverzekering dekt stoffelijke schade, brand en diefstal van het voertuig
tijdens dienstdoeleinden.
Update 21/03/2011
Pagina 16 van 27
c) Dienstverplaatsingen met een bedrijfsvoertuig van de
VUB
De VUB beschikt over een aantal bedrijfsvoertuigen.
De benzinekost van het bedrijfsvoertuig van VUB wordt
geregeld via tankkaart. Als deze kaart niet bruikbaar is
kunnen benzinekosten vergoed worden.
Voor bedrijfswagens worden de onderhoudskosten (incl.
carwash) vergoed.
d) Dienstverplaatsingen met de fiets (fietsvergoeding)
Dienstverplaatsingen met de fiets kunnen terugbetaald
worden via fietsvergoeding (bedrag per km). Het bedrag/km
is identiek aan het bedrag dat de Dienst Personeel uitbetaald
voor fietsvergoeding in het kader van woon- werkverkeer.
e) Dienstverplaatsingen met het openbaar vervoer
Dienstverplaatsingen met het openbaar vervoer (tram, trein,
bus,...) kunnen terugbetaald worden op basis van
bewijsstukken.
9) Deelname aan congressen, voordrachten, opleiding en
bijscholing
Het betreft de kosten van inschrijving voor beroepsmatige
deelname aan een binnenlands of buitenlands congres als
spreker, panellid, organisator of deelnemer.
Het bedrijfskarakter van congressen, colloquia, opleidingsdagen
en andere deelnames kan aangetoond worden aan de hand van
het congresprogramma, de uitnodiging of enige andere
attestatie van deelname.
Opmerking: voor inschrijvingen kan de betaling dringend zijn en
is het soms nodig de factuur sneller te laten betalen dan de
standaard betalingstermijn van VUB (50 dagen factuurdatum).
Dit moet duidelijk worden aangegeven met een begeleidende
nota of duidelijke vermelding bij de factuur.
Bijscholing voor personeelsleden wordt binnen de VUB
georganiseerd door de dienst Vorming, Training en Opleiding
(VTO).
Raadpleeg het intranet voor het aanbod.
Via de begrotingsaanvraag kan een tussenkomst bij VTO worden
aangevraagd voor externe bijscholing.
Update 21/03/2011
Pagina 17 van 27
Inschrijvingsgeld voor academische opleidingen/doctoraten
ingericht door de VUB kan niet worden vergoed, tenzij dit is
voorzien op onderzoeksprojecten.
10) Uitrusting en Meubilair
Het gaat hier om volgende kosten:
• bureau’s en bureauopstellingen
• labo uitrusting
• tafels
• bureaustoelen
• bezoekersstoelen
• kasten en ladeblokken
• schrijfborden
• kapstokken
• spiegels
• ...
Aankopen van meubilair gebeurt via bestelling of directe
factuur op naam van VUB.
Aankopen van meubilair ten persoonlijke titel (zie ook punt
kosten voor thuiskantoor) kunnen niet ten laste gelegd worden
van VUB en worden niet vergoed.
11) Thuiskantoor
•
De kosten voor kantoorinrichting op een niet VUB adres
kunnen niet ten laste gelegd worden van de VUB. Dit zijn
kosten die normalerwijze verrekend worden in de
persoonlijke belastingaangifte van het personeelslid. In
overleg met de fiscus wordt dan een deel van de kosten
van het gebouw, elektriciteit, verwarming,
kantoormeubelen, bureelbenodigdheden, enz… in
mindering gebracht van het belastbaar inkomen.
•
Aansluiting, abonnementskosten en gesprekskosten met
betrekking tot een vast telefoon- of faxtoestel en/of
internet op een niet VUB adres kunnen in regel niet ten
laste gelegd worden van de VUB.
Enkel wanneer het personeelslid via motivering de
noodzaak aantoont kan een percentage van de factuur
terugbetaald worden dat overeenstemt met het
beroepsgedeelte.
Update 21/03/2011
Pagina 18 van 27
De VUB betaalt met andere woorden nooit de volledige
rekening terug.
12) PC’s/laptops
PC’s die worden aangekocht door VUB zijn uitsluitend bedoeld
voor bedrijfsdoeleinden ( zie ook de bepalingen hierover in de
bijlage van het arbeidsreglement).
De VUB heeft voor de aankoop van desktops, laptops,
schermen en servers een raamakkoord afgesloten met een
aantal leveranciers.
Afwijkingen van het raamakkoord moeten worden
gemotiveerd.
Aankopen van PC’s en laptops ten persoonlijke titel worden
niet terugbetaald. PC’s en laptops moeten aangekocht worden
via bestelling of directe factuur op naam van VUB.
13) GSM/PDA en abonnement
De VUB kan een GSM/PDA en/of abonnement ter beschikking
stellen van personeelsleden omwille van professionele
doeleinden (procedure mobiel telefoonverkeer).
De aankoop van de GSM/PDA gebeurt via bestelling of directe
factuur op naam van VUB.
De aankoop van een GSM/PDA kan niet worden terugbetaald
via een onkostennota.
De toestellen kunnen niet jaarlijks vervangen worden tenzij bij
verlies, diefstal of beschadiging.
De kost van de bedrijfsgesprekken via VUB abonnementen,
aangevraagd in het kader van de procedure mobiel
telefoonverkeer, wordt rechtstreeks door de telecomoperator
aan de VUB gefactureerd via een systeem van dual invoicing.
Het personeelslid ontvangt een privé afrekening voor de
persoonlijke gesprekken op het VUB abonnement. Bijgevolg
wordt privé-gebruik ten laste van de VUB uitgesloten.
Het vergoeden van abonnementen op een niet VUB adres is in
regel niet toegestaan.
Update 21/03/2011
Pagina 19 van 27
Uitzondering op deze regel is de terugbetaling van (een
gedeelte van) een abonnement voor een beperkte periode
wanneer dit kadert die in een onderzoeksproject. Dit moet
gemotiveerd worden.
In elk geval worden privé kosten van gesprekken of
transmissies niet terugbetaald en enkel het beroepsmatig deel
wordt vergoed.
14) Vaste telefoon en internet op de werkplaats
Vaste telefoons mogen niet extern worden aangekocht, maar
moeten intern besteld worden via de technische dienst
(verrekening via interne facturatie). Het is de technische dienst
die zorgt voor de configuratie en aansluiting.
Aansluiting op het VUB internet moet intern besteld worden bij
het rekencentrum van de VUB.
15) Professionele literatuur
Vakliteratuur (papier of elektronisch) moet aangekocht worden
via de bibliotheek (beslissing BUR.101/S4/01). Na levering
maakt de bibliotheek de factuur, voorzien van een
bezitstempel, over aan de budgethouder voor invoer in
RAPTOOLS.
Aankopen ten persoonlijke titel (on-line aankopen met VISA,
vakliteratuur gekocht op zending,…) worden slechts vergoed na
registratie van het boek of tijdschrift bij de bibliotheek.
Persoonlijke krantenabonnementen worden niet vergoed.
16) Geschenken
a) Geschenken aan professionele relaties (derden)
De kosten voor aankoop van geschenken aan professionele
relaties worden vergoed voor een maximumbedrag van 50
Euro per relatie/jaar. Het is de verantwoordelijkheid van de
budgethouder om ervoor te zorgen dat dit bedrag niet wordt
overschreden.
Geschenken kunnen enkel worden vergoed ten laste van niet
te rechtvaardigen budgetten.
Update 21/03/2011
Pagina 20 van 27
b) Geschenken aan personeelsleden
Het geschenk wordt gegeven als blijk van erkentelijkheid of
van goedgunstigheid naar aanleiding van gelukkige of
onfortuinlijke gebeurtenissen die geen rechtstreeks verband
houden met de beroepswerkzaamheid van het personeelslid.
Geschenken aan personeelsleden kunnen nooit worden
toegekend als vergoeding voor een prestatie.
De fiscale reglementering en de RSZ reglementering leggen
maximale bedragen op voor geschenken aan personeel. Bij
overschrijding van deze bedragen worden de geschenken
beschouwd als voordeel in natura.
In geval van huwelijk/wettelijke samenwoning en geboorte
worden volgende geschenken in de vorm van een premie
uitbetaald door de dienst Personeel aan elk personeelslid:
•
•
Geboorte: €35
Huwelijk of wettelijke samenwoning: €200
In geval van pensionering of overlijden beslist het diensthoofd
over de geschenken/premie die wordt toegekend ten laste van
een budget van de dienst rekening houdend met volgende
maxima:
•
•
Pensionering: €35 per dienstjaar, met een maximum van
€875
Overlijden: €35
Bij pensionering kan ten laste van het budget van de dienst
bijkomend een receptie worden aangeboden, omdat dit fiscaal
niet als een geschenk wordt beschouwd.
De vergoeding van geschenken met een waarde groter dan
deze grenzen worden door de VUB geweigerd gezien het fiscale
grenzen betreft. Het is de verantwoordelijkheid van de
budgethouder om ervoor te zorgen dat de wettelijke bedragen
niet worden overschreden.
Voor meer info en de laatste actuele grenzen, kijk op
http://www.sd.be/site/website/be/nl/4000A/40B00C/40B20C/4
0B22C/40B221C/40230P_Sociale_Voordelen
Update 21/03/2011
Pagina 21 van 27
Premies/Geschenken kunnen enkel worden betaald ten laste
van niet extern te rechtvaardigen budgetten.
Geschenken naar aanleiding van verjaardagen,
secretaressedag, e.d. kunnen niet ten laste genomen worden
door VUB en zijn op persoonlijk initiatief.
c) Ontvangen van geschenken
Bij het afsluiten van contracten of het doen van bepaalde
aankopen (goederen, diensten, werken) worden soms
relatiegeschenken aangeboden aan personeelsleden.
Het is niet toegestaan geschenken (in eender welke vorm) te
aanvaarden die het afsluiten van een contract of een aankoop
kunnen beïnvloeden.
In het kader van het onderhouden van werkrelaties of relaties
met leveranciers mag een geschenk van beperkte omvang
worden aanvaard voor zover dit het verder zetten van de
relatie niet beïnvloedt.
17) Vergoedingen proefpersonen/éénmalige vrijwilligers
/vrijwillige medewerkers/vrijwilligers/
Proefpersonen zijn personen die op vrijwillige basis en
onbezoldigd meewerken aan een wetenschappelijk onderzoek
of studie. Er kan met de dienst verzekeringen contact worden
genomen om een verzekering af te sluiten.
Aan deze personen - derden - mag belastingvrij een geschenk
worden toegekend, waarvan de waarde overeenstemt met een
redelijke tussenkomst in gemaakte kosten die een rechtstreeks
gevolg zijn van hun deelname aan het experiment.
Een geschenk aan proefpersonen mag nooit worden toegekend
als vergoeding voor een prestatie.
Om de vergoeding te laten uitbetalen is de opgave van het
aantal proefpersonen en de vergoeding per persoon
noodzakelijk.
Voor de verdere modaliteiten zie geschenken aan derden.
Eenmalige vrijwilligers zijn personen die zich bij één enkele
gelegenheid op vrijwillige basis en onbezoldigd inzetten om de
doelstellingen van de universiteit te helpen realiseren. Ook
medewerkers bij het afnemen van enquêtes vallen onder deze
categorie. Een geschenk aan een éénmalige vrijwilliger mag
nooit worden toegekend als vergoeding voor een prestatie.
Update 21/03/2011
Pagina 22 van 27
De fiscus schakelt deze groep mensen gelijk aan 'derden'.
Voor de verdere modaliteiten zie geschenken aan derden.
Vrijwillige academische medewerkers en administratieve
vrijwilligers zijn personen die zich op regelmatige en vrijwillige
basis en onbezoldigd inzetten om de doelstellingen van de
universiteit te realiseren. Deze personen zijn niet aan de
universiteit verbonden in het kader van een
arbeidsovereenkomst, een dienstencontract of een statutaire
aanstelling.
De overeenkomst voor vrijwillige academische medewerkers/
administratieve vrijwilligers wordt geregistreerd door de dienst
personeel en zal op geen enkele wijze beschouwd worden als
een arbeidsovereenkomst.
Vergoedingen aan vrijwillige academische medewerkers/
administratieve vrijwilligers, van welke aard ook, kunnen dus
nooit worden toegekend als vergoeding voor een prestatie.
Aan vrijwillige academische medewerkers/administratieve
vrijwilligers mag belastingvrij een vergoeding worden
toegekend, waarvan de waarde overeenstemt met een
redelijke tussenkomst in gemaakte kosten die een rechtstreeks
gevolg zijn van hun vrijwillige activiteit.
De vergoeding kan bestaan uit een terugbetaling van de reële
kosten, indien de realiteit en het bedrag van deze kosten
kunnen aangetoond worden aan de hand van bewijskrachtige
documenten. In dit geval moet geen plafond worden
gerespecteerd, geen sociale bijdragen worden betaald en niets
(noch inkomsten, noch kosten) worden vermeld op het
aangifteformulier inzake personenbelasting.
Als er geen kosten kunnen worden aangetoond op basis van
bewijskrachtige documenten kan de vergoeding bestaan uit
een forfaitair bedrag. In dat geval moeten twee geïndexeerde
plafonds (een maximaal bedrag per dag en een maximaal
bedrag per jaar) worden toegepast. Deze plafonds zijn terug te
vinden op: http://www.socialsecurity.fgov.be/nl/specifiekeinfo/vrijwilligers/vergoeding-plafond.htm.
Zolang deze plafonds niet worden overschreven moeten geen
geen sociale bijdragen worden betaald en niets (noch
inkomsten, noch kosten) worden vermeld op het
aangifteformulier inzake personenbelasting.
Update 21/03/2011
Pagina 23 van 27
Opgelet: deze plafonds betreffen namelijk de totaliteit van al
het vrijwilligerswerk dat door eenzelfde persoon gedurende een
dag of een kalenderjaar voor één of meerdere organisaties
wordt verricht. Als één van deze plafonds wordt overschreden
(of beide plafonds) verliest de betrokkene de hoedanigheid van
vrijwilliger. Dus, in geval van overschrijding worden alle
forfaitaire vergoedingen die betrokkene gedurende dat jaar
voor vrijwilligerswerk heeft ontvangen, als belastbaar
beschouwd; zal betrokkene kunnen worden geherkwalificeerd
als werknemer of als zelfstandige met alle gevolgen van dien.
Opgelet:een vrijwilliger die in één of meerdere organisaties
vrijwilligerswerk verricht, mag niet van beide systemen
genieten: indien zijn kosten worden vergoed, moet hij
eenzelfde systeem van vergoeding kiezen in alle organisaties
waar hij vrijwilligerswerk verricht.
18) Giften
De middelen van de VUB mogen alleen gebruikt worden voor
de realisatie van de missie van de VUB. Bijgevolg zijn giften
aan derden niet toegelaten.
Uitzonderlijk kunnen giften ten laste van
patrimoniumkredieten worden toegestaan op initiatief van het
rectoraat.
19) Personeelsfeesten / teambuildingactiviteiten
Diensten kunnen bijvoorbeeld volgende activiteiten
organiseren:
•
•
•
•
barbecue
feestje n.a.v. nieuwjaar
teambuildingactiviteit
…
Personeelsfeesten en teambuildingactiviteiten behoren tot de
beroepssfeer als ze worden georganiseerd door een VUB dienst
en mits goedkeuring van het diensthoofd. Voor feesten is het
Update 21/03/2011
Pagina 24 van 27
belangrijk dat alle personeelsleden die behoren tot de dienst
worden uitgenodigd.
Deze kosten zijn niet toegelaten op extern te rechtvaardigen
projecten.
Voor teambuildingactiviteiten kan, via de begrotingsaanvraag,
een tussenkomst worden gevraagd bij de dienst VTO (vorming,
training, opleiding).
20) Beurzen
• Beurzen voor korte verblijven
Het gaat hier voornamelijk over visiting scholars of visiting
fellows die met een beurs in het kader van
uitwisselingsakkoorden met andere universiteiten gedurende
een kort verblijf (in de regel 3 maanden, maximaal 6
maanden) aan de VUB verblijven om studieredenen of
onderzoeksactiviteiten buiten elk dienstverband.
Deze kosten kunnen enkel worden betaald via een
onkostennota.
• Beurzen voor lange verblijven
Kunnen enkel worden betaald door:
- IRMO (Interantional relations and mobility): statuut student
- Personeelsdienst: statuut postdoc/personeelslid
21) Honoraria aan derden en kosten verbonden aan
honoraria
Honoraria of erelonen aan derden zijn vergoedingen die
worden betaald voor een aantal prestaties van intellectuele
aard. Aan erelonen kunnen ook kosten verbonden zijn.
Voorbeelden : advocaten, architecten, consultants, vertalers,
enqueteurs, derden die deelnemen aan evaluatievisitaties,
sprekers, bedrijfsrevisoren, kunstenaars (zie bijzondere
regeling voor kunstenaars), muzikanten (zie bijzondere
regeling voor kunstenaars),…
Update 21/03/2011
Pagina 25 van 27
Deze beroepen kunnen optreden als rechtspersoon of als
natuurlijk persoon.
Honoraria of erelonen en kosten hieraan verbonden worden in
regel niet toegekend aan personeelsleden, tenzij voorzien in
een apart reglement.
Jobstudenten ontvangen geen honoraria en worden vergoed
via de personeelsdienst.
Eénmalige prestatie voor een bedrag van minder dan 3500 €
Het opmaken van een overeenkomst is niet verplicht.
Het ereloon wordt betaald d.m.v. van DFAC (als er een factuur
is) of ONK. Als bewijsstuk bij de ONK moet ofwel een
ereloonnota gevoegd worden of een ‘uitbetalingsstaat voor
honoraria’. Dit is een document waarop volgende gegevens zijn
ingevuld:
naam, voornaam, volledig adres van de tegenpartij
bankgegevens van de tegenpartij
datum waarop de prestatie werd geleverd
omschrijving van de geleverde prestatie
handtekening van VUB vertegenwoordiger en tegenpartij.
Prestatie(s) voor een bedrag van meer dan 3500 €
Het kan gaan om een éénmalige prestatie of meerdere
prestaties die samen meer dan 3500 € bedragen.
Het opmaken van een overeenkomst is verplicht, uitgezonderd
voor advocaten. De overeenkomst wordt ondertekend door de
tegenpartij en de budgethouder en wordt tegengetekend door
de hiërarchische meerdere.
Er wordt gewerkt met een bestelaanvraag.
Honoraria die niet het voorwerp uitmaken van een factuur
worden aangegeven bij de belastingen via een fiscale fiche
281.50 voor zover deze erelonen op jaarbasis de 125 €
overschrijden. Op deze fiche worden ook de betaalde kosten
vermeld.
Gezien op honoraria geen bijdragen voor de sociale zekerheid
worden ingehouden, dienen de personen die honoraria
ontvangen zelf als zelfstandige sociale bijdragen te betalen en
bijkomende verzekeringen te voorzien.
Update 21/03/2011
Pagina 26 van 27
Bijzondere regeling voor kunstenaars
Onder de term kunstenaars wordt verstaan:
podiumkunstenaars en scheppende kunstenaars.
Als de kunstenaar:
• per dag en per opdrachtgever niet meer vergoed wordt dan
€100 (geïndexeerd);
• én per jaar niet meer vergoed wordt dan € 2.000
(geïndexeerd);
• én maximaal slechts 30 dagen per kalenderjaar artistieke
prestaties levert, waarvan maximaal 7 opeenvolgende dagen
bij éénzelfde opdrachtgever,
dan worden die vergoedingen geacht onkostenvergoedingen te
zijn, vrijgesteld van belasting en sociale zekerheidsbijdragen.
Het zijn all-in kostenvergoedingen die niet kunnen worden
gecombineerd met een andere kostenvergoeding (zoals
afgelegde kilometers).
Om onder de regel van “kleine vergoeding” te vallen, moet
bij de ingediende onkostennota, een verklaring worden
gevoegd waarin de kunstenaar bevestigt nog in aanmerking te
komen voor de kleine vergoedingsregeling.
De kleine vergoeding wordt niet vermeld op een fiche 281.50.
Update 21/03/2011
Pagina 27 van 27