Huishoudelijk reglement volleybalvereniging FAMA

Volleybalvereniging FAMA
Huishoudelijk reglement
Huishoudelijk reglement volleybalvereniging FAMA, vastgesteld d.d. 26 september
2005 door de Algemene Ledenvergadering.
Dit huishoudelijk reglement van volleybalvereniging FAMA regelt een aantal zaken
die als belangrijk worden gezien voor het goed functioneren van de organisatie van
FAMA.
Het betreft onder meer afspraken over lidmaatschap en de rechten en plichten die
hieraan verbonden zijn.
Daarnaast behandelt dit reglement taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
van het bestuur, de algemene vergadering en de commissies.
Het huishoudelijk reglement ontleent haar rechtmatige status aan artikel 23 van de
statuten zoals die zijn verleden door notaris Mr. J.G. Huisman te Smilde op 25
september 1980.
LEDEN
Artikel 1 Verenigingsjaar
Het verenigingsjaar loopt van 1 juli tot en met 30 juni (zie statuten art. 2.2). Het
financiële jaar loopt van 1 augustus tot en met 31 juli.
Artikel 2 Contributie
Met betrekking tot contributie gelden de volgende regels:
a. De contributie wordt door de algemene ledenvergadering vastgesteld voor de
periode van één seizoen;
b. Tussentijdse verhogingen kunnen slechts plaatsvinden wegens dringende
onvoorziene redenen na goedkeuring van de ledenvergadering;
c. De vereniging kent de volgende contributiecategorieën:
 Competitie senior (18 jaar en ouder)
 Competitie junior (12 t/m 17 jaar)
 Mini’s (t/m 11 jaar)
 Recreanten
d. Voor vaststelling van de leeftijd geldt de meetdatum 30 september. De leeftijd
op die datum is bepalend voor de contributiecategorie en is geldig gedurende
het gehele lopende seizoen;
e. De contributie is in vier gelijke termijnen verschuldigd;
f. Wanbetalers worden per geval door het bestuur bespoken. Het bestuur is
bevoegd als maatregel een lid te royeren;
g. Bij opzegging van het lidmaatschap tijdens het seizoen is men de resterende
termijnen ineens verschuldigd; direct na beëindiging lidmaatschap te voldoen.
h. Bij aanmelding tijdens het seizoen is men contributie naar rato verschuldigd.
Men betaalt contributie met ingang van de eerstvolgende termijn die vervalt.
i. Het bestuur is gerechtigd om in individuele gevallen bij bijzondere,
zwaarwegende omstandigheden van dit artikel af te wijken.
Huishoudelijk Reglement Volleybalvereniging FAMA
Artikel 3 Aanmelding
Leden kunnen zich aanmelden door invulling van het aanmeldingsformulier. Hierop
staan ten minste de volgende gegevens:
Voornaam, achternaam, adres, woonplaats, geboortedatum en categorie van spelen.
Het lidmaatschap geldt voor het gehele (resterende) verenigingsjaar en wordt,
zonder tijdige opzegging, elk jaar stilzwijgend met één jaar verlengd.
Artikel 4 Adreswijziging
De leden (zie statuten art. 5 en 6) zijn verplicht adreswijzigingen schriftelijk aan de
secretaris door te geven.
Artikel 5 Afmelding
Afmelding dient schriftelijk te geschieden bij de secretaris vóór het einde van het
verenigingsjaar. Het lidmaatschap wordt daarmee per einde verenigingsjaar
beëindigd. Tussentijdse afmeldingen zijn derhalve niet mogelijk en er vindt geen
restitutie plaats.
Het bestuur is gerechtigd om in bijzondere omstandigheden hiervan af te wijken.
Artikel 6 Taken en verantwoordelijkheden
De leden zijn medeverantwoordelijk voor alle door de vereniging beschikbaar
gestelde faciliteiten en/of materialen.
Leden die deelnemen aan de Nevobo competitie zijn verplicht deel te nemen aan
minimaal één van de volgende taken:
 Fluiten van thuiswedstrijden (noodzaak voor een scheidsrechtersdiploma
conform NeVoBo reglementen);
 Tellen bij thuiswedstrijden;
 Draaien van zaaldiensten.
Artikel 7 Volleybalstimulering
Als bijzonder onderdeel van de vereniging geeft de vereniging niet-leden de
gelegenheid overdag de volleybalsport te beoefenen door tegen kostprijs faciliteiten
aan te bieden, onder de titel “Sport Overdag”.
BESTUUR
Artikel 8 Verplichtingen
Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te
houden van:
a. namen en adressen van in de statuten art. 5 en 6 van de bedoelde personen
b. presentielijsten en besluitenlijsten en notulen van alle algemene vergaderingen
c. notulen van alle vergaderingen van het bestuur
d. de bezittingen en schulden van de vereniging.
Artikel 9 Samenstelling en taken
Het bestuur bestaat uit tenminste drie leden (voorzitter, secretaris en
penningmeester)
Alle bestuursleden zijn gezamenlijk belast met de uitvoering en/of naleving van de
genomen besluiten in de algemene vergadering en in de bestuursvergaderingen. Zij
ondersteunen elkaar daar waar nodig is door taken van elkaar over te nemen.
Pagina 2 van 5
Huishoudelijk Reglement Volleybalvereniging FAMA
De voorzitter is mede belast met:
 het voorzitten van de bestuurs- en algemene vergaderingen;
 het representeren van de vereniging waar nodig en wenselijk is, zowel in als
buiten rechte;
 het maken van een algemeen jaarverslag t.b.v. de algemene vergadering.
De secretaris is mede belast met:
 alle correspondentie;
 het archiveren van de correspondentie;
 het inbrengen van in- en uitgaande stukken op de eerst volgende
bestuursvergadering ter kennisgeving, ter discussie of ter besluitvorming;
 het voeren van de registratie van de leden;
 het convoceren van de (algemene) vergaderingen onder bijvoeging van de
agenda en eventuele bijlages;
 het notuleren van de bestuursvergaderingen of het delegeren daarvan aan
een notulist(e), en het maken van een besluitenlijst;
 het maken van een jaarverslag t.b.v. de algemene vergadering.
De penningmeester is mede belast met:
 het innen van alle voor de vereniging bestemde gelden;
 het bijhouden van een deugdelijke boekhouding van het gehele
betalingsverkeer betreffende de vereniging;
 het melden van achterstallige betalers aan het bestuur en het doen van
voorstellen voor het afhandelen ervan;
 het betalen aan leden of aan derden ten laste van en in opdracht van de
vereniging voor het verwerven van goederen en het gebruik maken van
diensten;
 het uitnodigen van de kascommissie ter controle;
 het maken van de begroting, voorstel van contributiewijziging, de balans en
andere jaarstukken t.b.v. de algemene vergadering.
Eén of meerdere algemene lid (leden) kan (kunnen) de verantwoordelijkheid van de
technische commissie, de commissie wedstrijdzaken, de activiteitencommissie en de
P.R. binnen en buiten de vereniging, onder zijn of haar hoede hebben.
Elk bestuurslid kan een deel van zijn taken delegeren aan een ander bestuurslid of
een commissielid maar blijft wel eindverantwoordelijk.
Tot bestuursleden kunnen stemgerechtigde leden worden benoemd en ouders van
leden jonger dan 16 jaar en personen buiten de vereniging die vanwege hun
competentie en/of neutraliteit het bestuur kunnen versterken.
Artikel 10 Zittingstermijn
In afwijking van de statuten art. 11.4 hanteert het bestuur als werkmodel een
zittingstermijn van 4 jaar met de mogelijkheid tot een éénmalige herverkiezing van
maximaal 4 jaar. Zij kunnen zowel direct in functie (zie statuten art. 11.3 ) gekozen
worden door de algemene vergadering als na onderling overleg binnen het bestuur
de functies verdelen.
Pagina 3 van 5
Huishoudelijk Reglement Volleybalvereniging FAMA
VERGADERINGEN
Artikel 11 Frequentie
De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of
tenminste drie bestuursleden dit wensen.
De voorzitter heeft in de vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle
leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te
verdagen.
Artikel 12 Kandidaatstelling
Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris
geschiedt door het bestuur en/of vijf stemgerechtigde leden.
Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich ervan heeft
vergewist, dat de aan te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen
aanvaarden.
Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de
secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke ondertekende verklaring,
vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk 7 dagen voor
de algemene ledenvergadering.
Artikel 13 Stemmingen
In afwijking van de statuten art.16.4 kan het stemmen over personen bij
handopsteking plaatsvinden wanneer er geen zwaarwegende redenen zijn om tot
schriftelijke stemming over te gaan.
Wanneer een lid niet in staat is lijfelijk aanwezig te zijn bij de algemene vergadering
kan hij of zij schriftelijk zijn mening kenbaar maken en een ander stemgerechtigd lid
schriftelijk volmachten namens hem of haar de stem uit te brengen.
COMMISSIES
Artikel 14 Algemeen
Zowel het bestuur als de algemene vergadering kan één of meerdere commissies
benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen
uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van de benoemde commissie.
Elke commissie staat onder verantwoordelijk van het bestuur, met dien verstande dat
de voorzitter van de desbetreffende commissie verantwoording aflegt aan het
bestuur. Het bestuur geeft een grove werkopdracht aan en het kader waarbinnen
gewerkt dient te worden. Na benoeming kunnen tevens de bevoegdheden van iedere
commissie worden geregeld of gewijzigd.
Elke commissie doet regelmatig verslag van hun activiteiten, voortgang en / of
resultaten. Tijdens de algemene vergadering overleggen zij hun jaarverslag.
De commissies – met uitzondering van de kascommissie, zie statuten art. 14.2,
kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of
meerdere leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al of niet
door anderen worden vervangen.
Om takenverstrengeling te voorkomen, wordt als algemene regel gehanteerd dat een
lid in maximaal twee commissies zitting kan hebben. In bijzondere situaties behoudt
het bestuur zich het recht voor hiervan af te wijken.
Pagina 4 van 5
Huishoudelijk Reglement Volleybalvereniging FAMA
Artikel 15 Kascommissie
De kascommissie bestaat uit twee leden. Eén lid kan 2 jaar in deze commissie zitting
nemen. Elk jaar wordt in de commissie één lid vervangen. Bij ontstentenis van één
der leden kan een plaatsvervanger gevraagd worden welke bij voorkeur door de
algemene vergadering zal verkozen worden tot nieuw kascommissielid in de plaats
van de langstzittende.
Artikel 16 Technische commissie
De technische commissie regelt alle zaken betreffende de teamindeling,
trainerszaken, trainingstijden, zowel voor competitie leden (mini’s, jeugd en senioren)
als recreanten.
De TC organiseert toernooien of ondersteunt toernooien binnen en buiten de
vereniging.
Zij beheert de materialen en draagt zorgt voor reparatie en/of vervanging in
samenspraak of samenwerking met de beheerder van de sporthal en de gemeente
Midden-Drenthe.
De TC kan cursussen organiseren al dan niet in samenwerking met de Nevobo op
het gebied van training, fluiten of andere volleybaltechnische aangelegenheden.
Artikel 17 Commissie wedstrijdzaken
De commissie wedstrijdzaken regelt onder andere:
 het wedstrijdsecretariaat;
 het indelen van scheidsrechters en tellers;
 de organisatie van de zaaldiensten;
 de zaalreserveringen.
Artikel 18 Activiteitencommissie
De activiteitencommissie heeft als doelstelling activiteiten te organiseren die buiten
het specifieke volleybalspel zelf vallen en het verenigingsleven in het algemeen
ondersteunen.
Dit kan zowel van financiële aard zijn (zoals verkoop activiteiten) als van sociale aard
en ontspanning (verenigingsfeest).
Artikel 19 P.R. commissie
De commissie P.R. binnen en buiten de vereniging heeft als taak:
 het verzorgen van het clubblad
 het verzorgen van het infobulletin (i.s.m. (wedstrijd)secretariaat en het bestuur)
 commerciële zaken betreffende sponsoring op welke wijze dan ook i.s.m. het
bestuur.
SLOTBEPALINGEN
Artikel 20 Geldigheid
Dit huishoudelijk reglement is een uitbreiding / aanvulling op de statuten. In het geval
er conflicten optreden tussen de artikelen in dit reglement en de statuten, zijn de
bepalingen in de statuten van rechtswege leidend.
Artikel 21 Eindbevoegdheid
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
Pagina 5 van 5