Ons Boek Handleiding Gebruikers

Bijzondere Jeugdzorg Vlaanderen
Ons Boek
Handleiding
Gebruikers
Software versie 1.5.x.x
Redactie: ‘Çois Lescrève
2
Ons Boek Handleiding Gebruikers
Inleiding
Inhoudstafel
1
Inleiding ............................................................................................................................. 6
1.1
Algemeen................................................................................................................... 6
1.2
Organisatie van het project ....................................................................................... 6
1.2.1
Algemeen ........................................................................................................... 6
1.2.2
Doelstelling ........................................................................................................ 7
1.2.3
De stuurgroep .................................................................................................... 7
1.2.4
De technische werkgroep .................................................................................. 7
1.2.5
De contactpersonen .......................................................................................... 7
1.2.6
Actuele rolhouders ............................................................................................ 8
1.3
2
3
4
1.2.6.1
Leden stuurgroep .......................................................................................... 8
1.2.6.2
Leiding technische werkgroep ....................................................................... 8
1.2.6.3
Leden technische werkgroep ........................................................................ 8
1.2.6.4
Contactpersonen ........................................................................................... 8
Bouwstenen van Ons Boek ........................................................................................ 9
1.3.1
De applicatie ...................................................................................................... 9
1.3.2
De beveiliging van de applicatie ........................................................................ 9
1.3.3
De database ....................................................................................................... 9
1.3.4
De website ......................................................................................................... 9
1.3.5
De handleidingen............................................................................................... 9
Wat is nodig om Ons Boek te gebruiken? ....................................................................... 10
2.1
Architectuur............................................................................................................. 10
2.2
Besturingssysteem................................................................................................... 10
2.3
Componenten .......................................................................................................... 10
2.3.1
De veiligheidssleutel (SoftDongle)................................................................... 11
2.3.2
De software van Ons Boek .............................................................................. 11
2.3.3
De SQL-Server database .................................................................................. 11
Installatie van de software (origineel of nieuwe versies)................................................ 11
3.1
Eerste installatie ...................................................................................................... 11
3.2
Installatie van nieuwe versies ................................................................................. 14
Ons Boek in gebruik nemen in een organisatie ............................................................... 15
4.1
Aanmaken van één of meerdere systeembeheerders ............................................ 15
4.2
Invoeren van personeelsleden en cliënten ............................................................. 15
4.3
Bepalen van verzamelingen en deelverzamelingen ................................................ 15
4.4
Bepalen lidmaatschap deelverzamelingen cliënten ................................................ 16
4.5
Bepalen gebruikersrechten personeelsleden.......................................................... 16
4.6
Ingeven van organisatie-specifieke instellingen...................................................... 16
4.7
Betrekken, informeren en motiveren van de gebruikers ........................................ 16
3
4
Ons Boek Handleiding Gebruikers
5
4.7.1
Betrekken ........................................................................................................ 16
4.7.2
Informeren....................................................................................................... 17
4.7.3
Motiveren ........................................................................................................ 17
Opstarten van de software .............................................................................................. 17
5.1
5.1.1
Toegangscodes ................................................................................................ 17
5.1.2
Contact met de database ................................................................................ 17
5.1.3
Synchronisatie van software en database....................................................... 18
5.2
6
Voorafgaande controles .......................................................................................... 17
Inloggen ................................................................................................................... 19
Gebruik van Ons Boek ..................................................................................................... 19
6.1
Gebruik .................................................................................................................... 19
6.1.1
6.2
Wachtwoord en gebruikersnaam wijzigen ...................................................... 20
Agenda ..................................................................................................................... 21
6.2.1
Algemeen ......................................................................................................... 21
6.2.2
Een agenda-item schrijven .............................................................................. 21
6.2.2.1
Algemeen ..................................................................................................... 21
6.2.2.2
Het venster ‘Schrijven nieuwe afspraak’ en zijn onderdelen ...................... 21
6.2.2.3
Specificiteiten voor Taken en Mededelingen .............................................. 27
6.2.3
6.2.3.1
Filters en opties ........................................................................................... 27
6.2.3.2
Standaardinstellingen bij het openen ......................................................... 29
6.2.3.3
Extra opties .................................................................................................. 29
6.2.3.4
Elementen per agenda-item ........................................................................ 30
6.2.3.5
Visuele voorstelling van bepaalde item-karakteristieken ........................... 31
6.2.4
Herhalingen beheren ....................................................................................... 31
6.2.4.1
Herhalingen instellen................................................................................... 31
6.2.4.2
Herhalingen annuleren ................................................................................ 35
6.2.4.3
Herhalingen editeren................................................................................... 35
6.2.5
6.3
Agenda-items raadplegen ............................................................................... 27
Agenda-item exporteren naar het Logboek .................................................... 36
Logboek ................................................................................................................... 37
6.3.1
Algemeen ......................................................................................................... 37
6.3.2
Een logboekitem schrijven .............................................................................. 37
6.3.2.1
Algemeen ..................................................................................................... 37
6.3.2.2
Het venster en zijn onderdelen ................................................................... 37
6.3.2.3
Validatieregels ............................................................................................. 43
6.3.3
Logboekitems raadplegen ............................................................................... 44
6.3.3.1
Algemeen ..................................................................................................... 44
6.3.3.2
Het venster en zijn onderdelen ................................................................... 44
Inleiding
6.3.3.3
Standaardinstellingen .................................................................................. 44
6.3.3.4
Hoofdopties ................................................................................................. 45
6.3.3.5
Extra opties .................................................................................................. 47
6.3.3.6
Elementen per logboek-item ....................................................................... 48
6.3.4
6.4
Logboek: dagoverzicht..................................................................................... 49
Cliëntadministratie .................................................................................................. 51
6.4.1
Algemeen ......................................................................................................... 51
6.4.2
Cliënt................................................................................................................ 51
6.4.2.1
Identiteit ...................................................................................................... 51
6.4.3
Deelverzameling .............................................................................................. 54
6.4.4
Organisatie ...................................................................................................... 54
6.4.5
Optielijsten ...................................................................................................... 54
6.5
Statistieken .............................................................................................................. 54
6.5.1
6.6
Contextbegeleiding.......................................................................................... 54
6.5.1.1
De zoekcriteria............................................................................................. 54
6.5.1.2
De resultaten ............................................................................................... 54
Systeembeheer ........................................................................................................ 55
6.6.1
Cliënten............................................................................................................ 56
6.6.1.1
Beheer ......................................................................................................... 56
6.6.1.2
Lidmaatschap deelverzamelingen ............................................................... 58
6.6.2
Personeel ......................................................................................................... 59
6.6.2.1
Beheer ......................................................................................................... 59
6.6.2.2
Gebruikersrechten ....................................................................................... 61
6.6.3
Verzamelingen ................................................................................................. 71
6.6.3.1
Algemeen ..................................................................................................... 71
6.6.3.2
Uitwerking ................................................................................................... 72
6.6.4
Instellingen ...................................................................................................... 74
6.6.4.1
Categorieën context .................................................................................... 74
6.6.4.2
Categorieën logboek.................................................................................... 75
6.6.4.3
Kleurcodes ................................................................................................... 77
6.6.5
Systeemtaken .................................................................................................. 79
6.6.5.1
Registreer nieuwe versie ............................................................................. 79
6.6.5.2
Maak een backup ........................................................................................ 80
5
6
Ons Boek Handleiding Gebruikers
Ons Boek
Handleiding gebruikers
Software: versie 1.5.x.x
Handleiding: versie 10 juni 2017
Dit document is ‘in wording’ en nog ver van ‘af’. Bedankt voor je
geduld. Feedback of suggesties zijn welkom per e-mail naar
[email protected]
1 Inleiding
1.1 Algemeen
'Ons Boek' is een gezamenlijk initiatief van De Kantel vzw en Arcade vzw om samen met
andere organisaties van de Bijzondere Jeugdzorg in Vlaanderen een gemeenschappelijke
oplossing te bieden voor de electronische ondersteuning van belangrijke processen binnen
deze organisaties (logboek, agenda, administratie...).
De naam van het project, 'Ons Boek', verwijst naar de eeuwenoude gewoonte in Vlaanderen
om belangrijke zaken te boek te stellen om deze te bewaren en te kunnen terugvinden.
Deelaspecten als een logboek, een agenda -dat in wezen ook een boek is- of de
administratieve boekhouding ondersteunen de naam. Het is Ons Boek omdat het ontwikkeld
wordt in eigen beheer.
De vermelde electronische ondersteuning neemt de vorm aan van een softwareprogramma.
Deze handleiding beschrijft o.a. het algemeen gebruik van deze software. Naast deze
handleiding bestaat er ook een ‘Technische Handleiding’. Deze is in de eerste plaats bedoeld
voor de ontwikkelaars van de software maar bevat o.a. ook de te volgen procedure om de
software of updates te installeren.
Het project omvat eveneens een website ( www.OnsBoek.be ). Daar kan de recentste versie
van voorliggende handleiding worden gedownload. Feedback over deze handleiding is
welkom per e-mail naar [email protected]
1.2 Organisatie van het project
1.2.1 Algemeen
Het project ‘Ons Boek’ is een feitelijke vereniging van verschillende organisaties binnen de
Bijzondere Jeugdzorg in Vlaanderen. Het doel en de organisatie van het project is vastgelegd
Inleiding
in een samenwerkingovereenkomst1 die ondertekend werd door de verantwoordelijken van
de deelnemende organisaties. Hierna volgen enkele elementen uit de samenwerkingsovereenkomst, samen met enkele aanvullingen.
1.2.2 Doelstelling
De formele doelstelling van het project is de ontwikkeling van een digitaal platform ter
ondersteuning van de dagelijkse werking van elke betrokken organisatie inzake cliëntopvolging en – administratie.
1.2.3 De stuurgroep
De stuurgroep is het hoogste beslissingsorgaan binnen het project. Elke deelnemende
organisatie heeft een vertegenwoordiger in de stuurgroep, in principe de directie. Verder
neemt de leider van de technische werkgroep ex officio deel aan de vergaderingen o.a. om
de evolutie van de ontwikkeling te rapporteren en de richtlijnen van de stuurgroep te
vernemen. De bijeenkomsten kunnen mits akkoord van de stuurgroep eveneens bijgewoond
worden door derden (vb. leden van de technische werkgroep).
De stuurgroep staat in voor de opvolging en sturing van het project. De stuurgroep beslist
over het stappenplan en alle financiële aspecten van de projectontwikkeling.
De stuurgroep komt in principe maandelijks samen in één van de deelnemende organisaties.
De vertegenwoordiger van de organisatie waar de bijeenkomst doorgaat bereidt de agenda
voor, zit de vergadering voor en stelt het verslag op.
1.2.4 De technische werkgroep
De technische werkgroep is het werkpaard van het project. De werkgroep wordt geleid door
de leider van de technische werkgroep (zie verder: Actuele rolhouders). Elke organisatie kan
(maar hoeft niet) één of meerdere vertegenwoordigers hebben in de werkgroep. In principe
moeten de leden van de werkgroep over één of meer competenties beschikken (of deze
willen verwerven) die nuttig zijn voor het project: zoals programmeren (visual basic, WPF,
ASP.Net), met SQL-server kunnen werken, programma’s kunnen installeren,... maar ook
teksten kunnen redigeren, presentaties voor publiek kunnen geven enz.
De technische werkgroep staat in voor de ontwikkeling en het onderhoud van de diverse
bouwstenen van het project (zie verder: Bouwstenen van het project).
De technische werkgroep komt in principe maandelijks samen in één van de deelnemende
organisaties die een vertegenwoordiger heeft in de technische werkgroep. De leider van de
technische werkgroep voorziet de agenda en zit de bijeenkomsten voor en neemt de nodige
schikkingen inzake verslaggeving.
1.2.5 De contactpersonen
Doordat niet elke organisatie een vertegenwoordiger naar de technische werkgroep kan
afvaardigen en omdat de leden van de technische werkgroep niet permanent beschikbaar
zijn (verlof, ziekte,...), is het nodig om naast de leden van de technische werkgroep ook
contactpersonen te hebben. In principe is het om de continuïteit van de eerstelijnsondersteuning van Ons Boek te verzekeren, nodig om per organisatie minstens twee
mensen te hebben (leden van de technische werkgroep of contactpersonen) die inzake
aanwezigheid in de organisatie onderling afspreken.
1
Enkel de ondertekende samenwerkingsovereenkomst is bindend. De teksten opgenomen in deze
handleiding zijn slechts bedoeld als verduidelijking en aanvulling maar hebben geen bindende
waarde.
7
8
Ons Boek Handleiding Gebruikers
De contactpersonen (die tevens een lid van de technische werkgroep kunnen zijn)
coördineren de communicatie tussen de gebruikers van Ons Boek binnen hun organisatie en
de technische werkgroep. Indien gebruikers problemen ondervinden met Ons boek, melden
ze die aan hun contactpersoon. Deze bundelt eventueel gelijkaardige probleemmeldingen
en informeert de technische groep. Anderzijds, wanneer de technische werkgroep
meldingen heeft voor de gebruikers van een organisatie (vb. er is een nieuwe versie van de
software beschikbaar), wordt die informatie aan de contactpersonen doorgegeven die dan
verwacht worden deze te verwerken of naar alle belanghebbenden binnen hun organisatie
te verspreiden.
De groep contactpersonen komt samen op uitnodiging van de leider van de technische
werkgroep op een ad hoc basis (vb. om de contactpersonen te leren een nieuwe versie van
de software te installeren).
1.2.6 Actuele rolhouders
Hieronder volgt een overzicht van de personen die een bijzondere rol bekleden binnen het
project Ons Boek:
1.2.6.1 Leden stuurgroep
Organisatie
Vertegenwoordiger
Binnenstad vzw
Tom Vangrysperre
De Kantel vzw
Wilfried Haverals
De Korf vzw
Ivan Lemenu
De Zandberg vzw
Paul Verbiest
Nieuwland vzw
Paul Taveirne
Tronkestik vzw
Noël Ongenae
Contact e-mail
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
1.2.6.2 Leiding technische werkgroep
‘Çois Lescrève, [email protected]
1.2.6.3 Leden technische werkgroep
Organisatie
Vertegenwoordiger
Binnenstad vzw
Joeri Coenye
De Kantel vzw
Marleen Fieu
Johan D’Hondt
De Korf vzw
Jan Vanhaerents
De Zandberg vzw
Nieuwland vzw
Tronkestik vzw
Pedro Baele
Valerie Winnen
Kathia Moreno
Marc Hoornaert
Contact e-mail
[email protected]
[email protected]
johan.d'[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
1.2.6.4 Contactpersonen
Noot: Leden van de technische werkgroep (zie hoger) functioneren eveneens als
contactpersonen.
Organisatie
Binnenstad vzw
De Kantel vzw
De Korf vzw
De Zandberg vzw
Nieuwland vzw
Contactpersoon
Marleen Fieu
Gerdi Vanhie
Contact e-mail
[email protected]
[email protected]
Inleiding
Organisatie
Tronkestik vzw
Contactpersoon
Contact e-mail
1.3 Bouwstenen van Ons Boek
Bij een project met de ambitie van Ons Boek komt heel wat bij kijken: de kern van het
project bestaat erin de deelnemende organisaties software aan te bieden waarmee ze veel
van hun data-verwerking beduidend kunnen vergemakkelijken. Om dat doel te bereiken en
waar nodig ondersteuning te bieden, zijn diverse bouwstenen nodig of op zijn minst
wenselijk. Hierna volgt een summiere beschijving van de diverse bouwstenen.
1.3.1 De applicatie
De applicatie of software vormt de kern van het project. De applicatie is bedoeld om op de
computer van de gebruiker te draaien en gebruik te maken van een database die zich
daarbuiten bevindt. Het gaat dus om een zgn. ‘rich client-server’ applicatie waarbij maximaal
gebruik gemaakt wordt van de rekenkracht van de computer van de gebruiker om zo de
server waarop de database draait te ontzien. Vooral in grotere organisaties is dit belangrijk
om snelle prestaties te verwezenlijken.
1.3.2 De beveiliging van de applicatie
De Achillespees inzake veiligheid van het project ligt in de toegangscodes tot de database(s).
Daarom zijn deze niet opgenomen in de applicatie zelf (waar ze zouden kunnen
gedecompileerd worden) maar is een andere oplossing gevonden die gebruik maakt van een
specifieke applicatie. Omdat dit gevoelige informatie is, wordt dit in dit publiek-toegankelijk
document niet verder besproken.
1.3.3 De database
Het hele project draait rond het bewaren en terugvinden en/of verwerken van informatie. In
technische termen vertaalt zich dat in de behoefte aan een database. Er is voor geopteerd
dat elke organisatie haar eigen database heeft en dat er daarnaast een ontwikkelings- en
demo-database aangemaakt wordt, uiteraard voor ontwikkelings- en demonstratiedoeleienden en dus met fictieve gegevens.
De keuze werd gemaakt voor SQL-server databases, minstens in versie 2008 R2. Al
naargelang de situatie eigen aan een organisatie bevindt de database zich binnen het
informatica-netwerk van de organisatie of op het wereldwijde web. Een rechtstreekse
toegang tot de database wordt verwezenlijkt via de applicatie SSMS: SQL-Server
Management Studio.
1.3.4 De website
De webstek van Ons Boek ( www.OnsBoek.be ) beoogt verschillende doelen. O.a.:



Ruimte bieden voor een web-based database voor ontwikkelings- en demonstratiedoeleinden;
Ruimte bieden, al dan niet voor éénieder toegankelijk, voor het bewaren van
allerhande documenten (o.a. de recenste versie van deze handleiding);
Organisatie-specifieke ruimte voorzien voor de ontplooiing van organisatiespecifieke versies van de software;
1.3.5 De handleidingen
De software is geschreven om zo intuïtief mogelijk te kunnen gebruikt worden. Dat neemt
niet weg dat het soms nuttig is om over een handleiding te kunnen beschikken. Binnen het
project worden drie documenten voorzien:
9
10
Ons Boek Handleiding Gebruikers



Een ‘Handleiding Gebruikers’: Dit is het document dat je nu leest. De handleiding
gebruikers geeft algemene informatie over het project en concrete instructies over
het gebruik van alle mogelijkheden van de software. Deze handleiding is vrij
beschikbaar.
Een ‘Technische Handleiding’: De technische handleiding is bedoeld voor de leden
van de technische werkgroep maar is ook beschikbaar voor éénieder die toegang
heeft to de private pagina’s van de website. In de technische handleiding staat uitleg
over de organisatie van de software, praktische gegevens over het aanmaken en
verdelen van nieuwe versies van de software, enz. De technische handleiding bevat
evenwel geen gevoelige gegevens zoals de toegangcodes tot de databases,
waardoor ze relatief vrij beschikbaar is.
Een ‘Technische Handleiding – Codes’-document: Dit document bevat gevoelige
gegevens en wordt hier daarom niet verder besproken.
2 Wat is nodig om Ons Boek te gebruiken?
Vooraleer Ons Boek kan gebruikt worden, moet aan een aantal voorwaarden voldaan zijn
inzake hard- en software.
2.1 Architectuur
Ons Boek heeft een zogenaamde ‘rich client – server’-architectuur. Dat betekent dat de
software beschikbaar is op elke computer die de applicatie gebruikt. 2 De ‘server’ bevat enkel
de database waarmee de computer van elke gebruiker interageert. Door het meeste werk
aan de individuele computer van elke gebruiker toe te wijzen, wordt vermeden dat de server
wordt overbelast, waardoor de prestaties van de applicatie zouden verminderen wanneer
veel gebruikers simultaan met de applicatie werken.
Deze architectuur heeft evenwel als gevolg dat de software (én elke latere update) op de
computer van elke gebruiker moet worden geïnstalleeerd.
2.2 Besturingssysteem
De applicatie is geschreven voor Microsoft Windows. Dat besturingssysteem moet dus
beschikbaar zijn op de computer van elke gebruiker. Daarenboven moeten twee
basisprogramma’s beschikbaar zijn (Deze kunnen gratis van Microsoft gedownload worden) :


Microsoft .Net Framework 4.5 (x86 and x64)
Windows Installer 4.5
2.3 Componenten
Om de software van Ons Boek te kunnen gebruiken, moeten drie componenten
samenwerken:



Een veiligheidssleutel die beschikbaar moet zijn vanuit de computer van elke
gebruiker.
De software van Ons Boek, beschikbaar op elke computer.
De SQL-Server database.
We zullen deze verschillende elementen nu verder in meer detail bespreken.
2
De situatie is verschillend in configuraties die Terminal Server gebruiken.
Installatie van de software (origineel of nieuwe versies)
2.3.1 De veiligheidssleutel (SoftDongle)
Omwille van veiligheidsredenen werden de toegangscodes tot de database niet voluit
geschreven in de broncode van de software. De software zal geïnstalleerd worden vanuit het
Internet (zie verder). Dat betekent dat ook malafide personen in de mogelijkheid zijn om de
software te downloaden en via hacker-programma’s te decompileren. Indien de broncode
de gevoelige toegangscodes zou bevatten, zouden malafide personen onbeperkte toegang
tot de database kunnen bekomen en dat is onaanvaardbaar.
Daarom worden de toegangscodes tot de database (en andere gevoelige informatie)
versleuteld weggeschreven in een veiligheidssleutel die niet via de software-installatie wordt
verspreid. We noemen die veiligheidssleutel een SoftDongle3. Indien dat bestand niet op de
voorziene locatie voorhanden is op de computer van de gebruiker (of op een locatie die elke
gebruiker kan bereiken (vb. een map op een netwerk-server)), zal de software niet werken.
Zorg ervoor dat je over dat bestand beschikt en kopieer het op de verwachte plaats op de
computer van elke gebruiker of op een netwerk-server. In principe blijft de SoftDongle
dezelfde bij het wijzigen van de versie van Ons Boek. De SoftDongle zal enkel moeten
aangepast worden wanneer de locatie of de toegangscodes tot de database gewijzigd
werden.
2.3.2 De software van Ons Boek
Het programma zelf is geschreven in Windows Presentation Foundation (WPF) en Visual
Basic. De ontplooiing gebeurt via de ‘Click once’ technologie van Microsoft. Daartoe krijgt
elke deelnemende organisatie een beschermde web-pagina van waaruit het programma (en
zo nodig ook de basisprogramma’s zoals hoger vermeld) kan worden gedownload. Daarvoor
is een Internet-verbinding nodig en moet wie de software installeert over administratorrechten beschikken.
2.3.3 De SQL-Server database
De applicatie bewaart de gegevens op een SQL-Server database (Versie 2008 R2 of later).
Deze database moet beschikbaar zijn en elke gebruiker moet er toegang toe hebben (D.w.z.
de applicatie moet er een connectie naar kunnen maken. De toegangscodes worden door de
applicatie aangeleverd: niet elke gebruiker heeft eigen SQL-toegangsrechten tot de
database). De database kan zich op het netwerk van de organisatie bevinden of op het web.
Indien de database lokaal op het netwerk staat, moet ook de applicatie SQL Server
Management Studio (SSMS) beschikbaar zijn en toegang hebben tot de database. Dit is
nodig om rechtstreeks op de database te werken (bijvoorbeeld om nieuwe ‘stored
procedures’ te installeren).
3 Installatie van de software (origineel of nieuwe versies)
3.1 Eerste installatie
Noot: De hierna volgende uitleg geldt voor Windows 10 (Engelse versie). De installatie op
een computer met een eerdere versie van Windows verloopt in essentie gelijkaardig. Alleen
kunnen de getoonde schermen er wat anders uitzien.
3
De naam refereert naar vroegere ‘dongles’: een dongle was een stukje hardware die op de computer
moest aanwezig zijn, zoniet zou de software niet werken. Onze SoftDongle is een nieuwe software
variante van hetzelfde principe: als de sleutel niet aanwezig is, zal de sofware niet werken.
11
12
Ons Boek Handleiding Gebruikers
Om de software te installeren, surf op het Internet naar het adres waar de software voor
jouw organisatie zich bevindt. Dat adres kan je bekomen bij het lid van de technische
werkgroep van je organisatie (zie lijst hogerop). Het installatiescherm ziet er zo uit:
Figuur 1: Installatiescherm software
Klik op ‘Install’ om de installatie te starten. Indien de twee noodzakelijke programma’s
(Microsoft .NET 4.5 en Windows installer 4.5) op je computer ontbreken, zal je gevraagd
worden om die eerst te downloaden en installeren.
Nadat je de knop ‘Install’ hebt ingedrukt, is het waarschijnlijk dat je browser, anti-virus
programma en/of firewall hindernissen zullen opwerpen. Allemaal goed bedoeld, maar
behoorlijk vervelend.
Na het klikken op ‘Install’, krijg je de keuze om het installatieprogramma uit te voeren (Run)
of te bewaren (Save). Kies voor ‘Uitvoeren’ (Run)
Nadien zal Windows een veiligheidswaarschuwing geven:
Klik op ‘More info’, dan krijg je volgend scherm met meer opties:
Installatie van de software (origineel of nieuwe versies)
Klik nu op ‘Run anyway’. Intussen kan je antivirus programma ook van zich laten horen.
Hieronder is de boodschap van Norton 360:
Indien je antivirus-programma de installatie blokkeert, zoek dan de opties die je toch
toelaten om met de installatie verder te gaan. Raadpleeg desnoods de handleiding of vraag
assistentie.
Een volgende hindernis komt van Windows installer en is het gevolg van het feit dat Ons
Boek niet geregistreerd staat als Publisher (wat geld zou kosten).
Klik nu op ‘Install’. Dan zal de software gedownload worden:
13
14
Ons Boek Handleiding Gebruikers
Na het downloaden, begint je computer het programma te installeren. Opnieuw zal
Windows een waarschuwing geven:
Opnieuw moet je op ‘More info’ klikken en vervolgens op ‘Run anyway’:
Na de installatie gaat het programma in principe vanzelf opstarten. Let op: het kan zijn dat
het automatisch opstarten van Ons Boek niet lukt. Sluit in dat geval het programma en start
hem zoals verder wordt uitgelegd (Opstarten van de software).
3.2 Installatie van nieuwe versies
De installatie van een nieuwe versie gebeurt op dezelfde manier. Wat er kan gebeuren is dat
het icoontje dat op je bureaublad bij de eerste installatie is geïnstalleerd, niet overschreven
wordt. In dat geval wordt een tweede icoontje geplaatst met ‘Ons Boek - 1’ als naam. Je
hoeft natuurlijk slechts één icoontje op je bureaublad te behouden.
Ons Boek in gebruik nemen in een organisatie
Een nieuwe versie van de software wordt gepubliceerd wanneer er nieuwe functionaliteiten
aan het programma zijn toegevoegd of om correcties of verbeteringen aan de huidige versie
aan te brengen.
Wanneer een nieuwe versie van de software wordt gepubliceerd, kunnen er zich twee
gevallen voordoen. Ofwel blijft het aanvaardbaar om met de ‘oude’ versie te blijven werken,
ofwel moet je de nieuwe versie installeren. Dat laatste is het geval wanneer er wijzigingen
zijn aangebracht aan software en/of de database waardoor het blijven werken met de oude
versie fouten zou veroorzaken.
4 Ons Boek in gebruik nemen in een organisatie
Vooraleer Ons Boek voor het eerst in een organisatie van de Bijzondere Jeugdzorg in gebruik
wordt genomen, moeten een aantal zaken worden voorbereid.
4.1 Aanmaken van één of meerdere systeembeheerders
Nadat een organisatie over haar versie van de software en een eigen database beschikt,
moet er minstens één systeembeheerder worden aangemaakt zodat deze de onderstaande
taken kan uitvoeren. Het aanmaken van een initiële systeembeheerder (met
gebruikersnaam en wachtwoord) is een taak voor de ontwikkelaars van Ons Boek. Een
initiële systeembeheerder kan dan andere systeembeheerders aanmaken. Details over wat
een systeembeheerder kan (en moet) doen, vind je terug onder het hoofdstuk
‘Systeembeheer’.
Bij het bepalen van het aantal systeembeheerders in een organisatie, is het goed om met
volgende principes rekening te houden:



Niet te weinig: indien er (zeer) weinig beheerders zijn, kan hun werklast behoorlijk
oplopen en riskeert het probleem voor te komen dat bij dringende actie (vb. urgente
opname) er geen systeembeheerder beschikbaar is, waardoor bijvoorbeeld geen
logboekitem over de opgenomen jongere kan worden ingegeven.
Niet te veel: Worden er teveel systeembeheerders aangeduid, dan riskeert het
probleem van inconsistentie in hun beheer inzake de toekenning van
gebruikersrechten. Ook dreigt een privacy-probleem: elke systeembeheerder kan
ook voor zichzelf brede gebruikersrechten toekennen. Ergens moet kunnen worden
opgevolgd of de toegekende rechten wel verantwoord zijn. Wanneer de
organisatiestructuur zich daartoe leent, menen we dat leefgroep-coördinatoren het
best geschikt zijn om als systeembeheerder te functioneren.
Wie: omdat OnsBoek een softwareprogramma is, kan de neiging bestaan om de taak
van systeembeheerder aan IT-mensen toe te vertrouwen. Daar is geen enkele goede
reden voor! Het systeembeheer kan best aan administratieve krachten of
coördinatoren worden toevertrouwd. Een directie die (schaarse) IT-mensen
administratief inzet is inzake HRM duidelijk niet goed bezig.
4.2 Invoeren van personeelsleden en cliënten
Personeelsleden (of toch deze die gebruik zullen maken van Ons Boek) en alle cliënten
binnen de organisatie moeten in het systeem worden ingebracht. Enkel hun voornaam en
familienaam is nodig om hen binnen het systeem in te voeren.
4.3 Bepalen van verzamelingen en deelverzamelingen
Verzamelingen (vb ‘Leefgroepen’) en deelverzamelingen (vb ‘Leefgroep A’, ‘Leefgroep B’)
laten toe het systeembeheer van Ons Boek aanzienlijk te vereenvoudigen.
15
16
Ons Boek Handleiding Gebruikers
4.4 Bepalen lidmaatschap deelverzamelingen cliënten
Eens de deelverzamelingen zijn bepaald, kunnen cliënten eraan gekoppeld worden. Zo
kunnen bepaalde cliënten aan de deelverzameling ‘Leefgroep B’ worden toegewezen.
Wanneer een begeleider verder gebruikersrechten krijgt m.b.t. tot die deelverzameling, zal
hij er bijvoorbeeld logboekitems over kunnen schrijven en lezen.
4.5 Bepalen gebruikersrechten personeelsleden
Vervolgens moeten de gebruikersrechten van de ingebrachte personeelsleden worden
bepaald. Deze zijn onderverdeeld in drie groepen die een antwoord geven op de vragen:



Tot welke cliënten heeft de gebruiker toegang?
Tot welke software-modules heeft de gebruiker toegang?
Welke bijzondere gebruikersrechten heeft deze gebruiker?
4.6 Ingeven van organisatie-specifieke instellingen
Terwijl de software van Ons Boek wezenlijk gelijk is voor alle deelnemende organisaties, zijn
er twee wegen om deze aan te passen aan de wensen of specificiteiten van de verschillende
organisaties:


Bepaalde parameters zijn opgenomen in de software. Het betreft bijvoorbeeld de
naam en het logo van een organistatie, de locatie van de database enz. Wijzigingen
aan deze parameters moeten door ontwikkelaars worden uitgevoerd en hebben pas
effect wanneer een nieuwe versie van de software wordt gepubliceerd en in gebruik
genomen.
Andere parameters daarentegen kunnen door systeembeheerders worden
aangemaakt of gewijzigd via het menu-item ‘Systeembeheer > Instellingen’. Het
betreft:
o De context-categorieën: Wanneer een logboekitem over een contextactiviteit handelt, kan de gebruiker aangeven over welke van deze contextcategorieën het item handelt. Dit wordt vervolgens gebruikt voor het
berekenen van statistieken, nodig voor de rapportering aan de overheid.
o De logboek-categorieën: Wanneer een logboekitem wordt geschreven, is
het nuttig om die onder één of meerdere categorieën te brengen (vb.
School, Medisch) om die later, op basis van deze categorieën te kunnen
oproepen.
o De kleurcodes: Logboekitems kunnen een kleurcode krijgen. Elke kleur kan
een eigen betekenis krijgen (vb. rood = ‘Dringende aandacht vereist’). Het
instellen van de betekenis van elke kleur is een taak van de
systeembeheerder(s).
4.7 Betrekken, informeren en motiveren van de gebruikers
Of software als Ons Boek als een succesverhaal zal gezien worden, hangt ook in aanzienlijke
mate af van de manier waarop het aan de man, in dit geval de gebruiker, wordt gebracht.
Betrekken, informeren en motiveren lijken belangrijke peilers.
4.7.1 Betrekken
In essentie is Ons Boek bedoeld om het leven van de personeelsleden (begeleiders,
administratieve krachten,...) én van de directie te veréénvoudigen. Daartoe moet Ons Boek
zo goed als mogelijk aansluiten bij de behoeften van de diverse gebruikers. Deze moeten
daarom betrokken worden bij het onwtikkelingsproces van de software. De interface bij
uitstek tussen de leidinggevenden en de ontwikkelaars van de software zijn de
Opstarten van de software
bijeenkomsten van de Stuurgroep. Het is bijgevolg belangrijk dat de deelnemers aan de
stuurgoep terdege voeling houden met de behoeften en desiderata van hun achterban.
4.7.2 Informeren
Ons Boek is een vrij complex systeem. De ingebruikname is daarom niet zomaar intuïtief en
vanzelfsprekend. Om de kans te verhogen dat de gebruikers er hun weg in vinden, geen
fouten maken en er geen frustraties aan overhouden, is het belangrijk om hen vooraf goed
te informeren. Er is wel de handleiding, maar het is wellicht weinig realistisch om te
verwachten dat elke gebruiker die volledig zal doornemen. Informatievergaderingen op
gepaste tijdstippen lijken dan ook wenselijk.
4.7.3 Motiveren
De overstap van een bekende werkmodus naar een nieuw systeem vraagt wel degelijk een
inspanning van het personeel. Het is dan ook belangrijk om het betrokken personeel terdege
te motiveren door aan te geven wat de voordelen zijn van het nieuwe systeem voor het
personeel zelf of voor de organisatie op de korte of de langere termijn.
5 Opstarten van de software
Bij de installatie van het programma4 wordt een icoon op het bureaublad geplaatst:
Figuur 2: De snelkoppeling naar het programma
Als je het icoontje dubbelklikt met je muis, start het programma. Er verschijnt eerst een
‘splashscreen’: een eerste beeld van Ons Boek in het midden van je scherm. Dat geeft aan
dat het programma goed is opgestart.
5.1 Voorafgaande controles
Vooraleer het programma effectief kan werken, moet aan een aantal voorwaarden voldaan
zijn:
5.1.1 Toegangscodes
Om veiligheidsredenen worden toegangscodes tot de database en andere gevoelige
informatie niet in de softwarecode bewaard. Wanneer deze informatie niet kan worden
teruggevonden, wordt een foutmelding gegeven.
5.1.2 Contact met de database
Wanneer het programma wordt opgestart, wordt nagegaan of het contact kan leggen met
de database. Indien dat niet lukt, wordt een foutmelding5 gegeven:
4
5
De installatie van de software wordt in de Technische Handleiding beschreven.
De inhoud van de foutmelding kan variëren in functie van organisatie-specifieke instellingen.
17
18
Ons Boek Handleiding Gebruikers
Figuur 3: Foutmelding wanneer er geen contact is met de database
Noot: De procedure om de adressering te testen, zoals vermeld in de foutmelding, is een
technische aangelegenheid en wordt daarom in de Technische Handleiding behandeld.
5.1.3 Synchronisatie van software en database
De software interageert met de database o.a. d.m.v. zogenaamde ‘Stored Procedures’. Dat
zijn stukjes programmering die zich in de database bevinden maar waarvan de signatuur
bekend is en gebruikt wordt in Ons Boek. Daarom moeten de gebruikte versie van Ons Boek
en de database op elkaar afgestemd zijn.
Bij het opstarten van het programma (na het checken of er contact kan gelegd worden met
de database (zie vorige paragraaf) en vóór het aanbieden van het ‘Login’ scherm (zie
volgende paragraaf)) wordt de versie van Ons Boek vergeleken met de versie die door de
database verwacht wordt. In het geval de database versie recenter is, krijgt de gebruiker een
waarschuwing. Er kunnen zich twee gevallen voordoen: ofwel blijft het mogelijk om met de
oude software-versie te werken ofwel is dat niet meer mogelijk omdat het werken met de
oude software-versie zou leiden tot fouten in de database of het programma zou kunnen
blokkeren. In het eerste geval krijgt de gebruiker de keuze tussen het verder werken met de
huidige software-versie of de nieuwe versie te installeren (zie melding hieronder). In het
tweede geval moet de nieuwe versie geïnstalleerd worden of wordt de applicatie afgesloten.
Figuur 4: Melding dat een nieuwe software-versie beschikbaar is
Gebruik van Ons Boek
5.2 Inloggen
Omdat het programma toegang geeft tot gegevens die behoren tot de persoonlijke
levenssfeer, is het nodig om de toegang te beschermen. Dat gebeurt door middel van een
login-procedure. Elke gemachtigde gebruiker moet over een gebruikersnaam en een
wachtwoord beschikken. Deze kunnen bekomen worden bij een gebruiker die over
‘Systeembeheerder’-rechten beschikt.
Figuur 5: Het Login scherm
Om in te loggen en toegang te krijgen tot het programma, moet de gebruiker een geldige
gebruikersnaam en wachtwoord inbrengen. Let op, beiden zijn hoofdlettergevoelig.
Indien de gebruiker na drie pogingen niet kan worden ingelogd (m.a.w. de ingebrachte
gebruikersnaam en wachtwoord kunnen niet teruggevonden worden in de database), wordt
het programma afgesloten.
Indien het wachtwoord ongewijzigd is sinds het aanmaken van het gebruikersaccount, of
sinds het verkrijgen van een nieuw wachtwoord door een systeembeheerder aangemaakt,
wordt de gebruiker om veiligheidsredenen verplicht om een nieuw wachtwoord aan te
maken.
Indien het wachtwoord ouder is dan wat in de instellingen is voorzien6, wordt de gebruiker
om veiligheidsredenen verplicht om een nieuw wachtwoord aan te maken. Vanaf 10 dagen
voor het verstrijken van de geldigheidsdatum van het wachtwoord, wordt de gebruiker bij
het inloggen uitgenodigd om zijn wachtwoord te wijzigen.
Indien de gebruiker binnen het systeem geregistreerd staat als ‘Niet-actief’, kan hij geen
toegang krijgen tot de applicatie.
6 Gebruik van Ons Boek
Wanneer de applicatie is gestart, verschijnt een menu bovenaan het scherm. In dit gedeelte
van de handleiding zullen we de verschillende menu-items gedetailleerd beschrijven.
6.1 Gebruik
De functionaliteiten die aangeboden worden onder het menu-item ‘Gebruik’ omvatten:

6
Programma beëindigen: Daarmee wordt de applicatie gestopt.
De standaardwaarde is 365 dagen, maar elke organisatie kan een eigen waarde hebben.
19
20
Ons Boek Handleiding Gebruikers

Wachtwoord en gebruikersnaam wijzigen: Daarmee kan een gebruiker zelf zijn
gebruikersnaam en/of wachtwoord aanpassen.
Laten we nu de items in detail bespreken.
6.1.1 Wachtwoord en gebruikersnaam wijzigen
Wanneer een gebruiker het menu-item aanklikt of wanneer de gebruiker na het inloggen
verplicht wordt om een nieuw wachtwoord aan te maken (zie de paragraaf over het
inloggen), verschijnt volgende pop-up venster:
Figuur 6: Het scherm om je toegangscodes te wijzigen
Bij aanvang is de huidige gebruikersnaam al ingevuld. Je kan kiezen om enkel je gebruikersnaam te wijzigen, om enkel het wachtwoord te wijzigen of om beiden te wijzigen. Je kan het
venster ook gewoon sluiten tenzij het systeem je verplicht om een nieuw wachtwoord aan te
maken. In dat geval moet je een nieuw wachtwoord aanmaken of het programma afsluiten.
Om een nieuwe gebruikersnaam aan te maken, geef de gewenste naam in het bovenste
vakje en je huidig wachtwoord in het vakje daaronder. Klik dan op ‘Bewaren’. Een
gebruikersnaam moet minstens 8 tekens bevatten en niet meer dan 50. Elke
gebruikersnaam moet uniek zijn. Indien de door jou gekozen gebruikersnaam reeds in de
database bestaat, zal je daarvan verwittigd worden en zal je een andere moeten kiezen of de
huidige behouden. Je moet ook je huidig wachtwoord ingeven om je nieuwe
gebruikersnaam te kunnen bewaren.
Om een nieuw wachtwoord aan te maken, geef je eerst je huidig wachtwoord in en
vervolgens tweemaal het nieuw wachtwoord dat je bedenkt. Klik dan op ‘Bewaren’. Een
wachtwoord moet aan volgende regels voldoen om geldig te zijn:


Het moet verschillend zijn van je huidig wachtwoord.
Het moet minstens 8 tekens lang zijn.
Gebruik van Ons Boek



Het moet minstens één hoofdletter bevatten.
Het moet minstens één kleine letter bevatten.
Het moet minstens één cijfer of speciaal teken bevatten.
Tip: Vul de verschillende velden in van boven naar onder om nodeloze foutmeldingen te
vermijden.
Info: Je wachtwoord wordt nergens bewaard7. Het is dus vanuit deze applicatie veilig om een
wachtwoord te gebruiken dat je al elders gebruikt. Let wel, wanneer zo’n wachtwoord elders
lekt, kan het ook voor deze applicatie een veiligheidsrisico inhouden. Mocht je weet hebben
van een lek, wijzig dan onverwijld je wachtwoord in ‘Ons Boek’!
Indien je je gebruikersnaam of wachtwoord bent vergeten, contacteer dan een ‘Systeembeheerder’ om nieuwe toegangscodes te bekomen.
6.2 Agenda
6.2.1 Algemeen
De agenda laat toe om afspraken, taken of mededelingen te noteren. Later is het o.a.
mogelijk om te melden dat een afspraak heeft plaatsgevonden of een taak is uitgevoerd. Er
kunnen voor agenda-items ook herhalingen worden aangemaakt. Zo gewenst, kan een
agenda-item geëxporteerd worden als logboekitem.
6.2.2
Een agenda-item schrijven
6.2.2.1 Algemeen
Om een nieuw agenda-item te schrijven, klik dan op het menu-item ‘Agenda  Schrijven’ en
kies dan verder ‘Afspraak’, ‘Taak’ of ‘Mededeling’.
6.2.2.2 Het venster ‘Schrijven nieuwe afspraak’ en zijn onderdelen
Hieronder is een algemeen beeld van het venster ‘Schrijven nieuwe afspraak’. De vensters
‘Schrijven nieuwe taak’ en ‘Schrijven nieuwe mededeling’ zijn in essentie gelijkaardig. We
bespreken eerst de verschillende onderdelen van het venster ‘Schrijven nieuwe afspraak’ in
detail. Vervolgens vermelden we de specifieke aspecten van de twee andere vensters.
7
In de database wordt een zgn. ‘hash’ van het wachtwoord bewaard. Daardoor kan nagegaan worden
of een ingegeven wachtwoord geldig is. Vanuit de hash een wachtwoord terugvinden is echter zo
goed als uitgesloten.
21
22
Ons Boek Handleiding Gebruikers
Figuur 7: Scherm 'Schrijven nieuwe afspraak'
6.2.2.2.1 Selecteren cliënten
In de marge linksboven staat een vertikale knop: ‘Selecteer Cliënt(en)’. Wanneer je met de
muis over deze knop gaat, ontvouwt hij zich en kan je cliënten selecteren;
Figuur 8: Selecteren cliënten
Gebruik van Ons Boek
Met de knop ‘Selecteer Cliënt(en)’, kan je aangeven over welke cliënten het agenda-item
handelt. De opties die je te zien krijgt, hangen af van de gebruikersrechten die je door een
systeembeheerder werden toegekend. Denk eraan dat de lijst van cliënten, afhankelijk is van
de periode waarvoor de cliëntselectietool wordt opgemaakt. Je kan individuële cliënten
naast hun naam aanvinken. Je kan evenwel ook een deelverzameling aanvinken. Indien je in
bovenstaand voorbeeld ‘Leefgroep – Andromeda’ aanvinkt, zullen alle leden van deze
deelverzameling automatisch worden aangevinkt. Omgekeerd, bij het uitvinken van de
deelverzameling, zullen alle leden ervan worden uitgevinkt. Je kan zelfs beslissen al jouw
cliënten, t.t.z. alle cliënten waartoe je toegang hebt, via de checkbox ‘Al mijn cliënten’ aan of
uit te vinken. De mogelijkheid bestaat ook om een agenda-item ‘los van cliënten’ te
schrijven. Indien je een item schrijft organisatie-breed los van cliënten (de 2de checkbox in de
lijst) zal het item voor éénieder zichtbaar zijn. Indien je de keuze maakt ‘los van cliënten’
binnen een deelverzameling (zoals ‘Andromeda: los van cliënten’), zal het item zichtbaar zijn
voor de gebruikers die toegang hebben tot deze deelverzameling. Noteer dat het selecteren
van één of meerdere cliënten en het selecteren van een optie ‘los van cliënten’ niet
verenigbaar is! Dat betekent dat alle keuzes ‘los van cliënten’ zullen geannuleerd worden
zodra een cliënt wordt geselecteerd en dat alle cliënten zullen gedeselecteerd worden zodra
je een keuze ‘los van cliënten’ aanvinkt. Je keuzes inzake selectie van cliënten worden ook
weergegeven in de gegevens m.b.t. het agenda-item (zie hieronder).
6.2.2.2.2 Gegevens m.b.t. het agenda-item
Figuur 9: Gegevens m.b.t. het agenda-item
Het gedeelte van het scherm dat hierboven is afgebeeld, bevat ‘administratieve’ gegevens
m.b.t. het agenda-item. Dat zijn gegevens die naast de tekst van het agenda-item ook in de
database worden bewaard. We overlopen ze:


Auteur: Dit is steeds de ingelogde gebruiker. Zijn of haar naam wordt automatisch
weergegeven.
Betreft: Dit zijn de cliënten waarop het agenda-item betrekking heeft, alfabetisch
gerangschikt volgens hun voornaam. De namen worden automatisch aangepast
wanneer de gebruiker cliënten (de-)selecteert (zie hoger).
23
24
Ons Boek Handleiding Gebruikers






Icoon: Rechtsboven staat een icoontje. Dat geeft aan om welke categorie agendaitem het gaat:
o
Een uurwerk: = een afspraak
o
Een notaboekje: = een taak
o
Een “i” in blauwe cirkel: = een mededeling
Tijdstip: De elementen onder de rubriek ‘Tijdstip’ hebben tot doel om het agendaitem, in de tijd te situeren.
o Begin: Hier vind je twee elementen die toelaten aan te geven wanneer de
gebeurtenis een aanvang neemt: een kalender en een teller die uren en
minuten aangeeft:
 Klikken op de kalender ontvouwt hem en laat je toe om de datum te
selecteren waarop de afspraak plaatsvindt of begint. Een
begindatum is verplicht voor elk agenda-item!
 Het gebruik van de teller voor uren en minuten is niet altijd nodig. Je
gebruikt de teller wanneer het aanvangstuur van de afspraak van
belang is. Met de neerwaartse pijl rechts van de teller, open je een
lijst met uren gaande van 0 uur tot 23u30 in stappen van 30
minuten. Je kan één van deze waarden selecteren. Je kan ook op
een andere manier werken: je kan klikken op de teller en handmatig
het uur en de minuten invullen (formaat: ‘HH:mm’ waar HH de uren
voorstelt (van 00 tot 23) en mm de minuten (van 00 tot 59)).
Ongeldige waarden worden niet aanvaard en herzetten de teller op
’00:00’.
Einde: Het opgeven van het einde van een afspraak is optioneel. Het invullen
gebeurt op dezelfde wijze als voor het ‘Begin’. Het einde moet natuurlijk later vallen
dan het begin. Telkens de waarden voor ‘Begin’ (datum en uur) later vallen dan de
waarden voor ‘Einde’, zet het systeem deze laatste waarden op die van ‘Begin’.
Herhalingen: De knop dient om herhalingen te beheren (Zie verder voor details). Hij
heeft drie modi, aangegeven door zijn tekst:
o Herhalingen instellen: deze modus wordt getoond bij nieuwe (nog niet
bewaarde) afspraken waarvoor nog geen herhalingen zijn ingesteld of bij
bestaande items waarvoor nog geen herhalingen zijn bewaard.
o Herhalingen annuleren: deze modus wordt getoond wanneer voor een item
(nieuw of bestaand) herhalingen zijn ingesteld maar nog niet bewaard (Het
bewaren van de herhalingen gebeurt simultaan met het bewaren van het
moeder agenda-item).
o Herhalingen editeren: deze modus wordt getoond wanneer er bewaarde
herhalingen zijn voor het agenda-item.
Onderwerp: Geef hier het onderwerp van je agenda-item in. Dit is verplicht en mag
slechts 80 tekens bevatten.
Kleurcode: Je kan aan een agenda-item een kleur koppelen. De betekenis die aan
een bepaalde kleur is toegekend, wordt door jouw organisatie in onderlinge
afspraak bepaald. In tegenstelling tot de kleurcodes van een Logboekitem kunnen
deze qua kleur en betekenis niet worden ingesteld. Om een kleur aan je agendaitem te koppelen, klik gewoon op de kleur die je wenst in de keuzelijst. Bij de
opening van een nieuw scherm ‘Schrijven nieuwe afspraak’ wordt de kleurcode ‘wit’
geselecteerd die als eerste in de lijst voorkomt.
Gebruik van Ons Boek
Figuur 10: Keuzelijst kleurcodes

Omschrijving: Het veld ‘Omschrijving’ kan alle nuttige preciseringen bevatten. Voor
een afspraak kan bijvoorbeeld aangegeven worden waar de afspraak doorgaat, hoe
daar geraakt wordt, met wie, bijkomende informatie voor een bezoek aan de dokter
of de tandarts enz. Het invullen van dat veld is optioneel. Soms is een Onderwerp op
zich voldoende. Het veld kan enkel (niet geformatteerde) tekst bevatten.
6.2.2.2.3 Bijkomende gegevens voor bestaande agenda-items
Voor een reeds bewaarde afspraak wordt de mogelijkheid geboden om aan te geven dat de
afspraak heeft plaatsgevonden of om een geplande afspraak te annuleren. Wanneer één van
beide is aangevinkt, is de andere niet langer beschikbaar.
Figuur 11: Bijkomende gegevens voor bestaande agenda-items
Wanneer een gebruiker één van de vakjes aanvinkt, wordt dat geregistreerd en op scherm
getoond. Hieronder zie je een voorbeeld:
6.2.2.2.4 De rij knoppen
De rij knoppen bevat volgende drie knoppen:
Figuur 12: De drie hoofdknoppen van het venster ‘Schrijven nieuwe afspraak’
Bij aanvang is de rechterknop geactiveerd. Met deze knop kan je het venster sluiten. Van
zodra echter je iets wijzigt in het venster wordt deze knop gedesactiveerd en de twee linkse
geactiveerd. Van dan af moet je kiezen of je de wijzigingen wil bewaren of ongedaan maken
(via de knop ‘Annuleren’). Na het bewaren van het agenda-item of het Annuleren van de
wijzigingen wordt het opnieuw mogelijk om het venster te sluiten.
Wanneer het venster een reeds bewaarde item toont, verschijnt een bijkomende knop ‘Item
naar het Logboek exporteren’. Deze volgt dezelfde activeringsregels als de knop ‘Venster
sluiten’ en dient om een agenda-item dat reeds voorbij is, naar het Logboek te exporteren
(Zie verder voor details).
6.2.2.2.5 Acties na het bewaren van een agenda-item
Na het bewaren van een agenda-item komt een dialoogvenster met verschillende opties
tevoorschijn. We overlopen ze.
25
26
Ons Boek Handleiding Gebruikers
Figuur 13: Opties na het bewaren van een agenda-item




Nieuwe afspraak schrijven: Met deze knop wordt een nieuw venster geopend waarin
een nieuwe afspraak kan worden geschreven;
Nieuwe taak schrijven: Met deze knop wordt een nieuw venster geopend waarin
een nieuwe taak kan worden geschreven;
Nieuwe mededeling schrijven: Met deze knop wordt een nieuw venster geopend
waarin een nieuwe mededeling kan worden geschreven;
E-mail sturen: Met deze knop kan je een e-mail sturen om één of meerdere
bestemmelingen over het agenda-item in te lichten. Daartoe heb je wel een open
Internetverbinding nodig. Wanneer je de knop drukt, verschijnt volgende dialoog:
Figuur 14: Dialoog 'E-mail sturen'
Zoals aangegeven, kan je één of meerder geldige e-mailadressen inbrengen.
Verschillende adressen worden door een punt-komma ‘;’ gescheiden (zonder
spaties). Denk eraan dat het minder zinvol is om een bericht te sturen naar iemand
die geen toegang heeft tot Ons Boek. Bij het klikken op de knop ‘OK’ wordt een
bericht naar de bestemmelingen gestuurd. Het bericht ziet er als volgt uit:
Figuur 15: Bericht om agenda-item te melden

Item naar het Logboek exporteren: Met deze knop wordt naar het Logboek
geëxporteerd. Zie verder voor details.
Gebruik van Ons Boek

Venster sluiten: Met deze knop wordt het venster gesloten. Indien het venster
vanuit een ander venster werd geopend, verschijnt dat eerste venster opnieuw (zo
nodig met aangepaste gegevens).
Noot: Wanneer het scherm niet rechtstreeks geopend wordt vanuit het menu maar vanuit
een ander scherm (vb. ‘Agenda raadplegen’,’Herhalingen editeren’...) worden de drie opties
links (nieuw item schrijven) niet getoond. Dat is om te vermijden dat teveel vensters
tegelijkertijd geopend zijn.
6.2.2.3 Specificiteiten voor Taken en Mededelingen
Hierna beschrijven we de verschillen tussen het venster m.b.t. een afspraak en resp. een
taak en een mededeling.
6.2.2.3.1 Schrijven nieuwe taak
Het venster voor het schrijven van een taak oogt identiek aan dat voor een afspraak. Er is
evenwel een wezenlijk inhoudelijk verschil: daar waar het optioneel veld ‘Einde’ bij een
afspraak verwijst naar het einde van de afspraak, betekent het veld ‘Uiterste uitvoering’ de
deadline voor een taak. Taken die nog niet zijn uitgevoerd wanneer de uiterste
uitvoeringstijd is verstreken, worden in het rood aangegeven in het overzicht van de agendaitems (Menu-item: Agenda  Raadplegen) zolang ze niet zijn uitgevoerd. Op die manier
wordt de aandacht extra gevestigd op taken die dringend moeten worden uitgevoerd.
6.2.2.3.2 Schrijven nieuwe mededeling
Het venster voor het schrijven van een nieuwe mededeling bevat geen veld ‘Einde’ of
‘Uiterste uitvoering’ omdat deze zaken niet zinvol zijn voor een mededeling. In dezelfde zin
is er voor een reeds bewaarde mededeling ook geen vakje om aan te geven dat die voltooid
is.
6.2.3 Agenda-items raadplegen
Agenda-items worden geraadpleegd via het menu-item Agenda  Raadplegen. Bij het
openen, ziet het venster er als volgt uit:
Figuur 16: Het venster Agenda --> Raadplegen
6.2.3.1 Filters en opties
Bovenaan het scherm kan je de zoekopdracht verfijnen:
27
28
Ons Boek Handleiding Gebruikers



Met de cliëntselectietool linksboven kan je aangeven over welke cliënten of deelverzamelingen de getoonde items moeten handelen;
Je kan ook kiezen welke categorieën agenda-items je wil zien: elke combinatie van
Afspraken, Taken en Mededelingen is toegelaten behalve het uitvinken van de drie
categorieën.
Je kan de periode bepalen waarvoor je agenda-items zoekt. Dat doe je met behulp
van de kalenders begindatum en einddatum. De enige beperking is dat de
begindatum niet na de einddatum kan vallen.
Er zijn ook enkele opties beschikbaar:

Je kan alle getoonde items selecteren of deselecteren met volgende knoppen. Je kan
uiteraard ook individuele items selecteren of deselecteren (zie verder):

Je kan de geselecteerde items afdrukken met de knop:
Dan krijg je een dialoogvenster om je afdrukopdracht naar de gewenste printer te
sturen:
Gebruik van Ons Boek
Een afdruk van de agenda ziet er dan als volgt uit:
6.2.3.2 Standaardinstellingen bij het openen
Wanneer het venster geopend wordt, worden de agenda-items automatisch getoond die
beantwoorden aan volgende standaardinstellingen :










Agenda-items worden getoond die betrekking hebben op alle cliënten waartoe de
gebruiker toegang heeft (op datum van vandaag);
Alle agenda-itemtypes worden getoond (Afspraken, Taken én Mededelingen);
Agenda-items met begindatum tussen vandaag en vandaag plus één week worden
getoond;
Alle items zijn gedeselecteerd;
De zoekopdracht wordt beperkt tot 100 items;
Items ‘los van cliënten’ worden eveneens getoond;
Geannuleerde items worden eveneens getoond;
Taken die over tijd zijn (d.w.z. de uiterste uitvoeringstijd is verstreken en het item is
niet uitgevoerd noch geannuleerd), worden eveneens getoond (onafhankelijk van
het feit of die binnen de periode vallen tussen vandaag en vandaag plus één week);
Items worden getoond, wie ook de auteur is;
Items worden getoond, welke hun kleurcode ook zij;
6.2.3.3 Extra opties
Indien je niet genoeg hebt aan de standaardopties, kan je via de knop ‘Open extra opties’
bijkomende keuzes krijgen. Na het klikken, opent volgende sub-venster:
Figuur 17: Extra opties bij het zoeken van agenda-items
In dit venster kan je bijkomende filters instellen. We overlopen de opties:



Maximaal aantal items: Standaard worden er maximaal 100 items per zoekopdract
getoond. Je kan evenwel vrij een maximum aantal kiezen (geldige waarden liggen
tussen 1 en 2.147.483.647 items). Denk erom dat een heel grote waarde de
zoekopdracht sterk kan vertragen.
Toon items ‘Los van cliënten’: Standaard worden items die los van cliënten
geschreven werden (voor deelverzamelingen of voor de hele organisatie), getoond.
Je kan ze evenwel uitsluiten van de zoekopdracht door de checkbox uit te vinken.
Toon geannuleerde items: Standaard worden items die geannuleerd werden,
getoond. Je kan ze evenwel uitsluiten van de zoekopdracht door de checkbox uit te
vinken.
29
30
Ons Boek Handleiding Gebruikers




Toon taken ‘over tijd’: Standaard worden taken die ‘over tijd’ zijn getoond, ook al
valt hun begindatum buiten de periode die bepaald wordt door de twee kalenders.
Een taak die ‘over tijd’ is, is een taak die niet is geannuleerd noch uitgevoerd werd
en waarvan het uiterste tijdstip voor uitvoering voorbij is. Je kan deze taken ‘over
tijd’ evenwel uitsluiten van de zoekopdracht door de checkbox uit te vinken.
Toon de items van alle of slechts van één auteur: Standaard worden items getoond,
onafhankelijk van wie het item schreef. Wil je enkel items zien die geschreven
werden door één welbepaalde auteur, klik dan op de radiobutton ‘Toon items van
één auteur’ en selecteer vervolgens de gewenste auteur in de combobox ernaast.
Toon de items van alle of slechts van één kleur: Standaard worden items getoond,
onafhankelijk van de kleurcode die eraan werd gegeven. Wil je enkel items zien die
een welbepaalde kleurcode meekregen, klik dan op de radiobutton ‘Toon items van
één kleur’ en selecteer dan de gewenste kleur in de combobox ernaast.
Oudste of nieuwste items boven: Standaard worden de ‘oudste’ items bovenaan
getoond. Je kan die volgorde evenwel omkeren door op de radio-button ‘Nieuwste
items boven’ te klikken.
Let op: Wanneer je het sub-venster sluit (via de knop ‘Sluit extra opties’), blijven je keuzes
actief! Heb je bijvoorbeeld gekozen om enkel de items geschreven door Mieke Pak te zien en
je sluit de extra opties en wijzig vervolgens de periode waarin je agenda-items zoekt, dan zal
een nieuwe zoekopdracht uitgevoerd worden maar enkel de items geschreven door Mieke
Pak zullen getoond worden (tenzij eventueel ook taken die over tijd zijn).
6.2.3.4 Elementen per agenda-item
Na een zekere tijd – o.a. afhankelijk van de complexiteit van de zoekopdracht – worden de
resultaten in een kader ‘Zoekresultaten’ getoond. Per item krijg je informatie zoals
hieronder:
Figuur 18: Getoonde elementen voor een agenda-item
Van links naar rechts, kunnen volgende elementen voorkomen:

Een icoontje dat de categorie agenda-item weergeeft: het uurwerk = een
afspraak, een notablok = een taak en een i in blauwe cirkel = een mededeling;

Een checkbox dat aangeeft of het item is geselecteerd (aangevinkt =
geselecteerd);
Begindatum en -uur van het agenda-item


Een informatie-icoon: wanneer je met de muis over het icoon gaat, krijg je
bijkomende informatie over het item. Zo die info voorhanden is, lees je:
o Wie het item heeft geschreven en wanneer;
o Tot wanneer een afspraak duurt of wanneer een taak moet zijn uitgevoerd;
o Of een afspraak is doorgegaan of of een taak is uitgevoerd en wie dit meldt
en wanneer;
o Of een taak over tijd is (d.w.z. deze is nog niet opgegeven als zijnde
uitgevoerd en de uiterste uitvoering is verstreken);
o Of een item is geannulleerd, door wie en wanneer;
Gebruik van Ons Boek
o
Of een item is gewijzigd, door wie en wanneer (Noot: het aangeven dat een
item is voltooid of geannulleerd, wordt apart geregistreerd en wordt niet
getoond als ‘gewijzigde’ item);

een herhalings-icoon: Dit icoon geeft aan dat het item behoort tot een reeks.
Wanneer je op het icoon klikt, opent een venster met de items uit de reeks (zie
verder: Herhalingen beheren);

Een vierkantje dat de kleur weergeeft dat aan het agenda-item is toegekend;

Een checkbox dat aangeeft of een afspraak is doorgegaan of of een taak is
uitgevoerd. Deze kan in het overzicht worden aangevinkt. M.a.w. moet je het item
dat voltooid is niet eerst openen om aan te geven dat het voltooid is. Bij wijziging
van de checkbox, krijg je feedback of de wijziging is bewaard in de database;
Het onderwerp van het item: Het onderwerp wordt getoond als link. Wanneer je
erop klikt, wordt het item geopend;
Onder het onderwerp van het item, over wie het item handelt;
Onder het onderwerp van het item, de omschrijving van het item (indien deze niet
leeg is);



6.2.3.5 Visuele voorstelling van bepaalde item-karakteristieken
Om de aandacht van de gebruiker te helpen richten naar de belangrijkere items, worden
volgende visuele elementen aangewend:



Items die voltooid zijn, worden lichter voorgesteld (in het grijs i.p.v. in het zwart);
Items die geannulleerd werden, worden lichter en doorstreept getoond. Tevens
wordt onder de titel aangegeven dat het item is geannulleerd, door wie en wanneer;
Taken die nog niet uitgevoerd zijn (noch geannulleerd werden) terwijl de uiterste
uitvoeringstijd is verstreken, worden in het rood aangegeven.
6.2.4 Herhalingen beheren
Sommige afspraken of taken kunnen met een zekere regelmaat terugkomen. Zo kan een
kind elke week naar de muziekschool moeten gebracht worden of moet medicatie elke
morgen worden ingenomen. Om het opmaken van de agenda te vereenvoudigen, biedt Ons
Boek de mogelijkheid om voor een bepaalde agenda-item herhalingen aan te maken en te
beheren. Een herhaling van een agenda-item is niets anders dan een kopie van dat item met
een andere begindatum en –tijd (eventueel). Hierna geven we aan hoe je herhalingen kan
instellen, annuleren of beheren.
6.2.4.1 Herhalingen instellen
6.2.4.1.1 Herhalingen instellen voor een nieuw item
Herhalingen worden in principe ingesteld bij het opmaken van een agenda-item. Hier is de te
volgen procedure:


Maak het nieuw agenda-item aan (Zie hoger: ‘Een agenda-item schrijven’).
Klik op de knop ‘Herhalingen instellen’. Let op, wanneer je de knop indrukt wordt
het item eerst gevalideerd. Indien het item nog niet klaar is om te worden bewaard,
krijg je daar een bericht over. Na het klikken op de knop, verschijnt een venster
waarin je de herhalingen kan instellen. Het venster ziet er als volgt uit:
31
32
Ons Boek Handleiding Gebruikers
Figuur 19: Het venster 'Instellen herhalingen'
In dit venster moet je twee zaken aangeven: de frequentie van de herhaling en een regel om
de herhalingen te beëindigen.
6.2.4.1.2 De frequentie van herhalingen instellen
Je kiest de frequentie door het klikken op één van de mogelijke opties. In functie van de
gekozen optie, moet je eventueel bijkomende keuzes maken. We overlopen de opties en
hun keuzes:

Meermaals per dag: Het kan voorkomen dat een bepaald item meermaals per dag
moet worden herhaald. Denk bijvoorbeeld aan medicatie die ’s morgens, ’s middags
en ’s avonds moet worden ingenomen. Wanneer je de optie kiest, moet je aangeven
op welke uren het item moet worden herhaald. Dit doe je door de gewenste uren
aan te vinken in volgende checkcombobox. De gekozen uren worden dan in het
venstertje weergegeven. Om geldig te zijn moet minstens één uur aangevinkt zijn. :

Dagelijks: Deze optie spreekt voor zich. Er moeten geen bijkomende keuzes gemaakt
worden.
Wekelijks: In deze optie kan je aangeven op welke dag(en) in de week het item moet
worden herhaald. Dit laat bijvoorbeeld toe om bepaalde items enkel tijdens de week
(maandag t.e.m. vrijdag) of enkel in het weekend (zaterdag en zondag) te herhalen.
Bij het openen van de checkcombobox is de weekdag van het moeder-item reeds
geselecteerd. De geselecteerde dag(en) worden in het venstertje weergegeven. Om
geldig te zijn moet minstens één dag aangevinkt zijn.

Gebruik van Ons Boek

Maandelijks: Voor items die maandelijks moeten worden herhaald, heb je twee
opties. Eén van beide moet gekozen worden:
o


Dag van de maand: Kies je deze optie, dan moet je de dag in de maand
aangeven (van 1 tot 31). Komt de gekozen dag (29, 30 of 31) niet voor in een
bepaalde maand, dan wordt voor die maand geen herhaling aangemaakt!
o Zoveelste weekdag in de maand: Hier kan je bijvoorbeeld aangeven dat het
item elke ‘2e dinsdag’ van de maand moet herhaald worden. Bestaat de
gekozen dag (vb. ‘5e zondag’) niet voor een bepaalde maand, dan wordt
voor die maand geen herhaling aangemaakt! Om geldig te zijn moeten beide
waarden ingegeven zijn.
Jaarlijks: Voor items die jaarlijks herhaald worden, moet de datum gekozen worden
(vb. elke ‘1e april’):
Vrije keuze data: Deze laatste optie is voorzien voor het geval de vorige geen
oplossing bieden voor het herhalingsschema dat je wenst in te stellen. Kies je voor
deze optie, dan opent een kalender waarin je vrij data kunt selecteren. De
geselecteerde data worden onder de kalender weergegeven. Het is belangrijk om te
weten dat de kalender de klassieke werkwijze van Windows volgt. Wens je
bijvoorbeeld verschillende data te kiezen, eventueel in verschillende maanden,
gebruik dat de controletoets (Ctrl) samen met de linker muisknop. Wens je een
periode af te bakenen, gebruik dan de shift-toets bij het bepalen van de tweede
datum die de periode afbakent. Je kan beide combineren en zo bijvoorbeeld het
volgende schema bepalen. Voor deze optie moet minstens één datum geselecteerd
zijn.:
33
34
Ons Boek Handleiding Gebruikers
6.2.4.1.3 De regel instellen om herhalingen te beëindigen
Een tweede vereiste om een herhalingsschema te bepalen, is het kiezen van een regel om de
herhalingen te stoppen. Er zijn twee mogelijkheden:


Eindig na n herhalingen: Hierbij geef je het aantal (‘n’) herhalingen die je wenst.
Wanneer de optie is gekozen, kan je een aantal tussen 0 en 30 kiezen in de
combobox. Kies je deze optie, dan moet je een aantal groter dan nul kiezen om
geldig te zijn.
Eindig na een datum: In deze regel moet je een datum kiezen waarna geen
herhalingen meer worden aangemaakt. De keuze van deze datum is vrij maar we
doen een beroep op redelijkheid. Indien je voor een wekelijkse herhaling een datum
kiest over vijf jaar, ga je ruim 250 herhalingen aanmaken! Voor deze optie moet een
datum gekozen zijn om geldig te zijn.
Noot: In het geval je de frequentie ‘Vrije keuze data’ kiest, is het niet nodig om een eindregel
in te stellen.
6.2.4.1.4 Herhalingen bevestigen
Wanneer je klaar bent met het ingegeven van je wensen inzake herhalingen, kan je op de
knop ‘Herhalingen aanmaken’ klikken. Dan zal Ons Boek een schema aanmaken met de
gewenste data en uren waarop de items zullen worden gecreëerd. Dat schema wordt je dan
ter bevestiging aangeboden. Het ziet er als volgt uit:
Figuur 20: Herhalingsschema ter bevestiging aangeboden
Je kan dat schema nakijken en eventueel één of meerdere herhalingen schrappen door die
herhalingen uit te vinken. Ben je niet tevreden met het resultaat, dan kan je het venster
sluiten. Daardoor kom je terug in het vorig scherm en kan je de herhalingen anders instellen.
Gebruik van Ons Boek
Ben je wel tevreden met het schema, dan kan je op de knop ‘Herhalingen besvestigen’
klikken. Daardoor ga je terug naar het scherm van het moeder-item. Het herhalingsschema
(eventueel aangepast als je bepaalde herhalingen uitvinkte) is dan aan het moeder-item
gekoppeld. Noteer dat de herhaalde items op dit ogenblik nog niet zijn aangemaakt! De
herhalingsitems worden pas aangemaakt en bewaard op het ogenblik dat het moeder-item
wordt bewaard (of de wijzigingen worden bewaard wanneer het om een item gaat dat
eerder al bewaard werd)!
6.2.4.1.5 Herhalingen instellen voor een bestaand item
Herhalingen kunnen ook ingesteld worden voor een reeds bewaard agenda-item voor zover
er voor dat item nog geen herhalingen werden ingesteld. Om herhalingen aan een bestaand
item toe te voegen, open het item en klik op de knop ‘Herhalingen instellen’. De verdere
procedure is identiek aan het instellen van herhalingen bij een nieuw item (zie hoger).
6.2.4.2 Herhalingen annuleren
De knop ‘Herhalingen annuleren’ is enkel zichtbaar voor een agenda-item in de korte
periode tussen het instellen van de herhalingen (zie hoger) en het bewaren van het agendaitem. Het klikken op de knop heeft voor effect dat het herhalingsschema dat gekoppeld
werd aan het item verwijderd wordt. Het is dan mogelijk om nieuwe herhalingen in te
stellen.
Wil je reeds bewaarde herhalingen annuleren, doe dat via de optie ‘Herhalingen editeren’
(zie verder).
6.2.4.3 Herhalingen editeren
Een reeks herhalingen kan worden geëditeerd. Om een reeks te openen, klik ofwel op het
icoontje van een item uit die reeks in het venster Agenda  Raadplegen of klik op de
knop ‘Herhalingen editeren’ in het venster waarin een item wordt geopend (Die knop is
enkel zichtbaar wanneer het item reeds is bewaard én tot een reeks behoort).
Het venster ziet er als volgt uit:
Figuur 21: Het venster Herhalingen editeren
Bij het openen van het venster, worden alle agenda-items getoond die tot de reeks behoren
én in de toekomst liggen! Zij zijn geordend volgens begindatum en –uur.
Per item in de reeks zie je:



Begindatum en –uur;
Een checkbox waarmee je het item kunt selecteren (= aangevinkt) of deselecteren (=
uitgevinkt);
Het onderwerp van het item. Dit is tevens een link-knop: wanneer je erop klikt,
wordt dat specifiek item geopend. Dat kan dan geëditeerd worden.
35
36
Ons Boek Handleiding Gebruikers
Met de knoppen bovenaan kan je:





Alle items selecteren;
Alle items deselecteren;
De geselecteerde items verwijderen;
Een nieuw item aanmaken:
o Wanneer je op deze knop klikt, opent een nieuw venster waarin je een
nieuw item kan editeren en bewaren. Bij de creatie van dat item heeft het al
enkele eigenschappen meegekregen. Deze eigenschappen zijn afkomstig van
het eerste item die je ziet in de lijst van de herhalingen (Noteer dat niet alle
items binnen de reeks noodzakelijkewijze identiek zijn (zelfs buiten de
situering in de tijd) aangezien ze individueel kunnen geëditeerd worden). De
overgenomen eigenschappen omvatten:
 De categorie agenda-item (afspraak, taak of mededeling);
 De cliënt(en) waarover het item handelt;
 Het onderwerp van het item;
 De omschrijving van het item;
 De toegekende kleurcode;
 Let op: Begin- en einddatum worden niet overgenomen maar
standaard op nu gezet. Deze waarden zullen normaliter moeten
aangepast worden.
o Wanneer je dat nieuw item bewaart, zal het opgenomen worden in de reeks
herhalingen en wordt het overzicht automatisch bijgewerkt.
Het venster sluiten. Wanneer het venster gesloten wordt, ga je terug naar het
venster vanwaar je kwam.
6.2.5 Agenda-item exporteren naar het Logboek
Je kan een agenda-item naar het logboek exporteren. Daartoe is een knop voorzien in het
venster waarin een agenda-item getoond wordt. Het item moet evenwel reeds bewaard zijn
anders is de knop niet zichtbaar.
Wanneer je een item exporteert, opent het venster voor het schrijven van een logboekitem
en worden gegevens uit het agenda-item automatisch overgenomen. De gegevens die
worden overgenomen, omvatten:





De cliënten waarover het item handelt;
Begindatum en –uur. Indien deze niet in het verleden liggen, worden ze niet
geëxporteerd omdat een Logboekitem enkel gebeurtenissen in het verleden kunnen
bevatten. In voorkomend geval wordt de gebruiker hiervan verwittigd;
Einddatum en –uu. Indien deze niet in het verleden liggen, worden ze niet
geëxporteerd omdat een Logboekitem enkel gebeurtenissen in het verleden kunnen
bevatten. In voorkomend geval wordt de gebruiker hiervan verwittigdr;
Het onderwerp;
De omschrijving;
De auteur van het logboekitem is steeds de gebruiker die het logboekitem bewaart. Dat
hoeft dus niet noodzakelijk dezelfde persoon te zijn als de auteur van het oorspronkelijk
agenda-item.
Andere elementen die niet kunnen overgenomen worden van het agenda-item (vb. keuze
logboekcategorie(ën)) moeten in het logboekitem vervolledigd worden vooraleer het
logboekitem kan bewaard worden.
Gebruik van Ons Boek
6.3 Logboek
6.3.1 Algemeen
Het logboek is bedoeld om een verslag over allerhande gebeurtenissen bij te houden.
Dingen die gebeuren kunnen later een nuttige informatiebron vormen inzake antecedenten
en aangewezen handelingen. Het logboek is ook de plaats waar activiteiten die als
contextbegeleiding moeten bestempeld worden, genoteerd worden. Via de opgave van de
duur van deze activiteiten zullen achteraf de nodige statistieken kunnen worden opgesteld
teneinde aan de overheid te rapporteren.
6.3.2
Een logboekitem schrijven
6.3.2.1 Algemeen
Om een nieuw logboekitem te schrijven, klik op ‘Logboek  Schrijven’ in het hoofdmenu.
6.3.2.2 Het venster en zijn onderdelen
Hieronder is een algemeen beeld van het scherm ‘Logboek schrijven’. Vervolgens bespreken
we de verschillende onderdelen in detail.
Figuur 22: Scherm 'Logboek schrijven'
6.3.2.2.1 Selecteren cliënten en categorieën
In de marge linksboven staan twee vertikale knoppen: ‘Selecteer Cliënt(en)’ en ‘Selecteer
Categorie(ën)’. Wanneer je met de muis over één van deze knoppen gaat, ontvouwen ze zich
en kan je cliënten, resp. categorieën selecteren;
37
38
Ons Boek Handleiding Gebruikers
Figuur 23: Selecteren cliënten
Met de knop ‘Selecteer Cliënt(en)’, kan je aangeven over welke cliënten het logboekitem
handelt. De opties die je te zien krijgt, hangen af van de gebruikersrechten die je door een
systeembeheerder werden toegekend. Zo kan je individuële cliënten naast hun naam
aanvinken. Je kan evenwel ook een deelverzameling aanvinken. Indien je in bovenstaand
voorbeeld ‘Leefgroep – Andromeda’ aanvinkt, zullen alle leden van deze deelverzameling
automatisch worden aangevinkt. Omgekeerd, bij het uitvinken van de deelverzameling,
zullen alle leden ervan worden uitgevinkt. Je kan zelfs beslissen al jouw cliënten, t.t.z. alle
cliënten waartoe je toegang hebt, via de checkbox ‘Al mijn cliënten’ aan of uit te vinken. De
mogelijkheid bestaat ook om een logboekitem ‘los van cliënten’ te schrijven (tenzij je een
categorie kiest waarvoor wel cliënten moeten geselecteerd zijn). Indien je een item schrijft
organisatie-breed los van cliënten (de 2de checkbox in de lijst) zal het item voor éénieder
zichtbaar zijn. Indien je de keuze maakt ‘los van cliënten’ binnen een deelverzameling (zoals
‘Andromeda: los van cliënten’), zal het item zichtbaar zijn voor de gebruikers die toegang
hebben tot deze deelverzameling. Noteer dat het selecteren van één of meerdere cliënten
en het selecteren van een optie ‘los van cliënten’ niet verenigbaar is! Dat betekent dat alle
keuzes ‘los van cliënten’ zullen geannuleerd worden zodra een cliënt wordt geselecteerd en
dat alle cliënten zullen gedeselecteerd worden zodra je een keuze ‘los van cliënten’ aanvinkt.
Je keuzes inzake selectie van cliënten worden ook weergegeven in de ‘Administratieve
gegevens m.b.t. het logboekitem’ (zie verder).
Figuur 24: Selecteren categorieën
Gebruik van Ons Boek
Voor elk logboekitem kan je aangeven over welke categorie(ën) het gaat. Deze categoriën
zijn vooral nuttig om later items terug op te zoeken. Zo zal je bijvoorbeeld alle items m.b.t.
de schoolse antecedenten van een cliënt kunnen opzoeken. De voorwaarde daartoe is
natuurlijk dat bij het ingeven van een item ook aangegeven wordt dat het item betrekking
heeft op de categorie ‘School’.
De categorieën die je aangeboden worden, worden door je organisatie bepaald en kunnen
door systeembeheerders worden aangepast. Het is mogelijk verschillende categorieën aan
te vinken voor eenzelfde item en er moet minstens één categorie gekozen worden.
6.3.2.2.2 Administratieve gegevens m.b.t. het logboekitem
Figuur 25: Administratieve gegevens m.b.t. het logboekitem
Het gedeelte van het scherm dat hierboven is afgebeeld, bevat ‘administratieve’ gegevens
m.b.t. het logboekitem. Dat zijn gegevens die buiten de tekst van het logboekitem ook in de
database worden bewaard. We overlopen ze:




Auteur: Dit is steeds de ingelogde gebruiker. Zijn of haar naam wordt automatisch
weergegeven.
Betreft: Dit zijn de cliënten waarop het logboekitem betrekking heeft, alfabetisch
gerangschikt volgens hun voornaam. De namen worden automatisch aangepast
wanneer de gebruiker cliënten (de-)selecteert (zie hoger).
Categorie(ën): Dit zijn de categorieën waarop het logboekitem betrekking heeft,
alfabetisch gerangschikt. De categorieën worden automatisch aangepast wanneer
de gebruiker die (de-)selecteert (zie hoger).
Gebeurtenis: De elementen onder de rubriek ‘Gebeurtenis’ hebben tot doel om
hetgeen gerapporteerd wordt in het logboekitem, in de tijd te situeren.
o Begin: Hier vind je twee elementen die toelaten aan te geven wanneer de
gebeurtenis een aanvang nam: een kalender en een teller die uren en
minuten aangeeft:
 Klikken op de kalender ontvouwt hem en laat je toe om de datum te
selecteren waarop de gebeurtenis begon. Een begindatum is
verplicht voor elk logboekitem!
 Het gebruik van de teller voor uren en minuten is niet altijd nodig. Je
gebruikt de teller wanneer het aanvangstuur van de gebeurtenis van
belang is of wanneer je de duur van de gebeurtenis wil bepalen door
het ingeven van het tijdstip van aanvang en de datum en het tijdstip
van einde gebeurtenis (zie ‘Einde’). Met de neerwaartse pijl rechts
van de teller, open je een lijst met uren gaande van 0 uur tot 23u30
in stappen van 30 minuten. Je kan één van deze waarden selecteren.
Je kan ook op een andere manier werken: met de kleinere
39
40
Ons Boek Handleiding Gebruikers


opwaartse en neerwaartse pijlen links van vorige pijl, kan je het uur
telkens met één vermeerderen of verminderen. Je kan ook klikken
op de teller en handmatig het uur en/of de minuten invullen.
Ongeldige waarden worden niet aanvaard.
o Einde: De elementen m.b.t. het einde van de gebeurtenis zijn standaard
verborgen. Je kan ze zichtbaar maken door op het keuzerondje naast ‘Einde’
te klikken. Hier is de uitleg waarom: de duur van de gerapporteerde
gebeurtenis kan op twee manieren ingegeven worden. Ofwel worden begin
en einde aangegeven, ofwel wordt de duur rechtstreeks ingegeven. In het
geval je de duur wil ingeven via begin en einde, moeten 4 elementen
ingegeven worden: begindatum en –uur en einddatum en –uur. Door op het
keuzerondje naast ‘Einde’ te klikken, worden er een kalender en teller
zichtbaar waarmee je einddatum en einduur kan ingeven op net dezelfde
wijze als je begindatum en beginuur ingaf.
o Duur: De teller m.b.t. de duur van de gebeurtenis is standaard zichtbaar.
Wanneer je op het keuzerondje naast ‘Einde’ klikt, wordt het element
evenwel verborgen. Om het terug zichtbaar te maken, klik op het
keuzerondje naast ‘Duur’. De duur kan je met behulp van de teller als volgt
ingeven: Met de opwaartse en neerwaartse pijlen rechts van de teller
vermeerder of verminder je de duur telkens met één minuut. Je kan ook op
de dagen, uren of minuten klikken en dan een waarde manueel ingeven.
Ongeldige waarden worden niet aanvaard.
o Duur gebeurtenis: Wanneer het systeem voldoende informatie heeft om de
duur van de gerapporteerde gebeurtenis te bepalen, wordt de duur hier
automatisch aangegeven.
Onderwerp: Geef hier het onderwerp van je logboekitem in. Dit is verplicht.
Is context: Wanneer de gebeurtenis die je in het logboekitem rapporteert, een
contextbegeleiding betreft, moet je het selectievakje naast ‘Is context’ aanvinken.
Daarna worden twee nieuwe elementen zichtbaar:
Figuur 26: De 'Is context'-elementen
o

Duur: Hier wordt de duur van de gebeurtenis automatisch weergegeven. De
duur wordt bepaald a.h.v. de mechanismen beschreven onder de topic
‘Gebeurtenis’ (zie hoger). Een logboekitem dat als contextbegeleiding is
gemerkt, moet een zekere duur hebben.
o Context categorieën: Context-activiteiten kunnen gecategoriseerd worden.
De categorieën die worden getoond zijn deze die door de organisatie zijn
bepaald (Door een systeembeheerder in het menu-item ‘Systeembeheer 
Instellingen  Categorieën context’). Minstens één categorie moet worden
aangevinkt.
Is privaat: Gebruikers aan wie het gebruikersrecht ‘Mag private logboekitems
schrijven’ is toegekend, zien de optie ‘Is privaat’ en kunnen het selectievakje
Gebruik van Ons Boek

aanvinken. Daardoor wordt het logboekitem privaat. Dat betekent dat enkel8 de
auteur het logboekitem verder zal kunnen lezen en wijzigen.
Kleurcode: Je kan aan een logboekitem een kleur koppelen. De betekenis die aan
een bepaalde kleur is toegekend, wordt door jouw organisatie bepaald. Een
systeembeheerder kan ze instellen. Om een kleur aan je logboekitem te koppelen,
klik gewoon op de kleur die je wenst in de keuzelijst. Bij de opening van een nieuw
scherm ‘Logboekitem schrijven’ wordt de kleurcode geselecteerd die als eerste in de
lijst voorkomt.
Figuur 27: Keuzelijst kleurcodes
6.3.2.2.3 De tekstruimte
De tekstruimte is de plaats waar de inhoud van het logboekitem wordt neergeschreven.
Figuur 28: De tekstruimte voor het schrijven van een logboekitem
De werkwijze en de betekenis van de icoontjes is gelijkaardig aan wat je wellicht gewoon
bent wanneer je Microsoft Word gebruikt. Het gebruik van een combinatie van deze opties
laat je toe om je tekst naar wens te formatteren. Dat formatteren wordt behouden
doorheen de applicatie. Er zijn evenwel een aantal belangrijke opmerkingen:

8
Kopiëren en plakken: Het is mogelijk om een bestaande tekst uit bijvoorbeeld een email of Word-document te kopiëren en in de tekstruimte te plakken. Indien echter
het geplakte materiaal ook figuren bevat, zullen deze figuren niet overgenomen
worden. Dat heeft o.a. te maken met het beperken van de grootte van logboekitems
in de database.
De tekst van het logboekitem wordt in de database echter niet versleuteld. Dat betekent dat wie
rechtstreekse toegang heeft tot de database zonder via de applicatie te gaan (vb. via SSMS) het item
in xml-versie kan lezen.
41
42
Ons Boek Handleiding Gebruikers

Invoegen hyperlinks: De tekstruimte zal het niet automatisch herkennen wanneer je
een hyperlink probeert in te brengen. Wanneer je in Word bijvoorbeeld
www.OnsBoek.be schrijft, zal Word dat herkennen als hyperlink en je toelaten om
via Ctrl + Klik naar de hyperlink te surfen. Binnen de tekstruimte werkt dat
mechanisme niet. Je kan evenwel expliciet een hyperlink invoegen. Gebruik daartoe
het icoon
. Wanneer je op de icoon klikt, wordt een dialoogvenster geopend:
Figuur 29: Dialoogvenster voor het invoegen van een hyperlink
Er zijn drie opties inzake hyperlink: je kan verwijzen naar een bestand, een emailadres of een website. Begin met het klikken op de icoon van je keuze: de
linkericoon is voor een hyperlink naar een bestand, de middelste voor een emailadres en de rechtse voor een website. Voor de drie opties moet je dan een
‘Weer te geven tekst’ ingeven. Dat is de tekst die zichtbaar zal zijn in de tekstruimte.
Daarnaast moet het ‘Adres’ worden ingegeven waarnaar de hyperlink verwijst.
Wanneer de juiste icoon is geklikt en de twee tekstvakken zijn ingevuld, klik je op
‘Invoegen’ om de hyperlink in de tekstruimte in te voegen. Via Ctrl + Klik kan je deze
hyperlink volgen.
6.3.2.2.4 De rij knoppen
De rij knoppen bevat volgende drie knoppen:
Figuur 30: De drie hoofdknoppen van het venster Logboekitem schrijven
Bij aanvang is de rechterknop geactiveerd. Met deze knop kan je het venster sluiten. Van
zodra echter je iets wijzigt in het venster wordt deze knop gedesactiveerd en de twee linkse
geactiveerd. Van dan af moet je kiezen of je de wijzigingen wil bewaren of ongedaan maken
(via de knop ‘Annuleren’). Na het bewaren van het logboekitem of het Annuleren van de
wijzigingen wordt het opnieuw mogelijk om het venster te sluiten.
6.3.2.2.5 Acties na het bewaren van een logboekitem
Na het bewaren van een logboekitem komt een dialoogvenster met verschillende opties
tevoorschijn.
Figuur 31: Dialoogvenster na het bewaren van een logboekitem
Gebruik van Ons Boek
De linkse en rechtse knop spreken voor zich. Met de middelste knop kan je een e-mail sturen
om iemand op de hoogte te brengen dat je een logboekitem schreef die de bestemmeling
zou moeten lezen. Wanneer je die optie kiest, volgt een pop-up venster waarin je het emailadres van de bestemmeling kan geven.
Figuur 32: Venster om het e-mailadres van de te verwittigen persoon in te geven
Na het ingeven van het adres wordt de e-mail verstuurd en verschijnt er een kopij van van
de verzonden tekst.
Figuur 33: Kopij van de verstuurde tekst
Noteer dat de inhoud van het logboekitem niet wordt opgenomen in de e-mail. De
bestemmeling moet dus zelf het item in Ons Boek gaan opzoeken. Het heeft bijgevolg geen
zin om een e-mail te sturen naar iemand die geen toegang heeft tot het Logboek van Ons
Boek.
6.3.2.3 Validatieregels
Wanneer je een logboekitem wil bewaren, wordt eerst nagegaan of aan een aantal regels is
voldaan. Hierna volgen deze regels.
6.3.2.3.1 Verplichte velden
Een geldig logboekitem moet minimaal volgende elementen bevatten:




De begindatum van de gebeurtenis;
Minstens één aangevinkte categorie;
Een onderwerp;
Tekst in de tekstruimte.
6.3.2.3.2 Gevolgen van de keuze van categorieën
De categorieën kunnen een aantal eigenschappen hebben waaraan moet voldaan zijn:
43
44
Ons Boek Handleiding Gebruikers



Moet over cliënten handelen: Wanneer je een categorie aanvinkt die over cliënten
moet handelen, moet minstens één cliënt zijn geselecteerd.
Moet als contextbegeleiding worden aangeduid: Wanneer je een categorie aanvinkt
die als contextbegeleiding moet worden aangeduid, moet je ook het selectievakje ‘Is
context’ aanvinken. Dat heeft nog verdere gevolgen (zie verder).
Moet verborgen worden voor inzagerecht cliënten: Wanneer je een categorie
aanvinkt die aangeeft dat het logboekitem moet onttrokken worden aan het
inzagerecht van de betrokken cliënt(en), moet je dat ook motiveren in de tekst van
het item. Vooraleer je het item bewaart, zal het systeem je hieraan herinneren.
6.3.2.3.3 Gevolgen van de keuze ‘Is context’
Wanneer je aangeeft dat een logboekitem betrekking heeft op een contextbegeleiding:



6.3.3
Moet de duur van de gebeurtenis worden ingegeven;
Moet minstens één cliënt zijn geselecteerd;
Moet minstens één contextcategorie zijn aangevinkt;
Logboekitems raadplegen
6.3.3.1 Algemeen
Om logboekitems te raadplegen, klik op ‘Logboek  Raadplegen’ in het hoofdmenu.
6.3.3.2 Het venster en zijn onderdelen
Hieronder is een algemeen beeld van het scherm ‘Logboek raadplegen’. Vervolgens
bespreken we de verschillende onderdelen in detail.
Figuur 34: Het venster Logboek raadplegen
6.3.3.3 Standaardinstellingen
Bij het openen van het venster, wordt een zoekopdracht met standaardwaarden uitgevoerd.
Nadien kan je deze zoekopdracht wijzigen of verfijnen. De standaardwaarden zijn:




Geselecteerde cliënten: Alle cliënten waartoe de gebruiker toegang heeft.
Geselecteerde categorieën: Alle logboek-categorieën.
Begin- en einddatum: Vandaag.
De standaardwaarden voor de extra opties: zie verder ‘Extra opties’.
Gebruik van Ons Boek
6.3.3.4 Hoofdopties
Als hoofdopties voor de zoekopdracht kan je de gewenste cliënten, logboek-categorieën en
periode bepalen. Na het wijzigen van hoofdopties, klik je op de knop ‘Zoekopdracht
uitvoeren’ om de resultaten op te halen.
6.3.3.4.1 Selecteren cliënten en categorieën
In de marge linksboven staan twee vertikale knoppen: ‘Selecteer Cliënt(en)’ en ‘Selecteer
Categorie(ën)’. Wanneer je met de muis over één van deze knoppen gaat, ontvouwen ze zich
en kan je cliënten, resp. categorieën selecteren;
Figuur 35: Selecteren cliënten
Met de knop ‘Selecteer Cliënt(en)’, kan je aangeven over welke cliënten de logboekitems die
je zoekt, handelen. De opties die je te zien krijgt, hangen af van de gebruikersrechten die je
door een systeembeheerder werden toegekend. Zo kan je individuële cliënten naast hun
naam aanvinken. Je kan evenwel ook een deelverzameling aanvinken. Indien je in
bovenstaand voorbeeld ‘Leefgroep – Andromeda’ aanvinkt, zullen alle leden van deze
deelverzameling automatisch worden aangevinkt. Omgekeerd, bij het uitvinken van de
deelverzameling, zullen alle leden ervan worden uitgevinkt. Je kan zelfs beslissen al jouw
cliënten, t.t.z. de cliënten waartoe je toegang hebt, via de checkbox ‘Al mijn cliënten’ aan of
uit te vinken. De cliënt(en) die je selecteert worden ook weergegeven in de zoekcriteria (zie
verder).
Figuur 36: Selecteren categorieën
Voor elke zoekopdracht kan je aangeven over welke categorie(ën) de te zoeken items
moeten handelen. De categorieën die je aangeboden worden, worden door je organisatie
bepaald en kunnen door systeembeheerders worden aangepast. Het is mogelijk
45
46
Ons Boek Handleiding Gebruikers
verschillende categorieën aan te vinken voor eenzelfde zoekopdracht of zelfs om via de
checkbox ‘Alle categorieën’ alle categorieën te selecteren.
6.3.3.4.2 Selecteren periode
Met de kalenders ‘Selecteer een begindatum’ en ‘Selecteer een einddatum’ bepaal je de
periode van de zoekopdracht. Bij het uitvoeren van de zoekopdracht worden enkel Logboekitems getoond waarvan het begin van de gebeurtenis valt in de bepaalde periode (begi- en
einddatum zijn inbegrepen).
6.3.3.4.3 Er zijn nog enkele opties beschikbaar:
 Je kan alle getoonde items selecteren of deselecteren met volgende knoppen. Je kan
uiteraard ook individuele items selecteren of deselecteren (zie verder):

Je kan de geselecteerde items afdrukken met de knop:
Dan krijg je een dialoogvenster om je afdrukopdracht naar de gewenste printer te
sturen:
Een afdruk van de items ziet er dan als volgt uit:
Gebruik van Ons Boek

Je kan de geselecteerde items exporteren naar Word met de knop:
6.3.3.5 Extra opties
Wanneer je op de knop ‘Extra opties openen’ klikt, krijg je nieuwe opties te zien:
Figuur 37: Extra opties bij het zoeken van logboek-items
In dit venster kan je bijkomende filters instellen. We overlopen de opties:






Maximaal aantal items: Standaard worden er maximaal 100 items per zoekopdract
getoond. Je kan evenwel vrij een maximum aantal kiezen (geldige waarden liggen
tussen 1 en 2.147.483.647 items). Denk erom dat een heel grote waarde de
zoekopdracht sterk kan vertragen.
Toon items ‘Los van cliënten’: Standaard worden items die los van cliënten
geschreven werden (voor deelverzamelingen of voor de hele organisatie), getoond.
Je kan ze evenwel uitsluiten van de zoekopdracht door de checkbox uit te vinken.
Toon de items van alle of slechts van één auteur: Standaard worden items getoond,
onafhankelijk van wie het item schreef. Wil je enkel items zien die geschreven
werden door één welbepaalde auteur, klik dan op de radiobutton ‘Toon items van
één auteur’ en selecteer vervolgens de gewenste auteur in de combobox ernaast.
Toon context items: Standaard worden items die genoteerd staan als contextactiviteit getoond. Wanneer je de checkbox uitvinkt, worden deze niet opgenomen
in de zoekresultaten.
Toon niet-context items: Standaard worden items die niet genoteerd staan als
context-activiteit getoond. Wanneer je de checkbox uitvinkt, worden deze niet
opgenomen in de zoekresultaten.
Toon de items in alle of slechts van één context-categorie: Wanneer de checkbox
‘Toon context items’ is aangevinkt, worden standaard context-items getoond,
onafhankelijk van hun context-categorie. Wil je enkel items zien die genoteerd staan
als context-activiteit in een welbepaalde context-categorie, klik dan op de
radiobutton ‘Toon één context categorie’ en selecteer vervolgens de gewenste
categorie in de combobox ernaast.
47
48
Ons Boek Handleiding Gebruikers




Toon de items van alle of slechts van één kleur: Standaard worden items getoond,
onafhankelijk van de kleurcode die eraan werd gegeven. Wil je enkel items zien die
een welbepaalde kleurcode meekregen, klik dan op de radiobutton ‘Toon één
kleurcode’ en selecteer dan de gewenste kleur in de combobox ernaast.
Toon items met commentaar: Standaard worden items waarop iemand commentaar
schreef, getoond. Wanneer je de checkbox uitvinkt, worden deze niet opgenomen in
de zoekresultaten.
Toon items zonder commentaar: Standaard worden items waarop niemand
commentaar schreef, getoond. Wanneer je de checkbox uitvinkt, worden deze niet
opgenomen in de zoekresultaten.
Oudste of nieuwste items boven: Standaard worden de ‘oudste’ items bovenaan
getoond. Je kan die volgorde evenwel omkeren door op de radio-button ‘Nieuwste
items boven’ te klikken.
Let op: Wanneer je het sub-venster sluit (via de knop ‘Sluit extra opties’), blijven je keuzes
actief! Heb je bijvoorbeeld gekozen om enkel de items geschreven door Mieke Pak te zien en
je sluit de extra opties en wijzig vervolgens de periode waarin je agenda-items zoekt, dan zal
een nieuwe zoekopdracht uitgevoerd worden maar enkel de items geschreven door Mieke
Pak zullen getoond worden.
Wanneer de zoekcriteria zijn ingegeven, kan je de zoekopdracht starten met de knop
‘Zoekopdracht uitvoeren’. Ook de knop ‘Venster sluiten’ blijft permanent beschikbaar.
6.3.3.6 Elementen per logboek-item
Na een zekere tijd – o.a. afhankelijk van de complexiteit van de zoekopdracht – worden de
resultaten in een kader ‘Zoekresultaten’ getoond. Per item krijg je informatie zoals
hieronder:
Figuur 38: Voorbeeld van een item teruggevonden door een zoekopdracht
Per item worden enkele gegevens weergegeven. We overlopen de mogelijkheden:

Hoofding:
o
: Wanneer je over het icoontje gaat met de muis, krijg je volgende
informatie te zien:





Wie schreef het item en wanneer;
Over wie gaat het item;
Welke logboek-categorieën zijn aan het item toegekend;
Wanneer begon de gerapporteerde gebeurtenis;
Wanneer eindigde de gerapporteerde gebeurtenis;
Gebruik van Ons Boek



Hoe lang duurde de gebeurtenis;
Betreft het een context-activiteit en zo ja, in welke contextcategorieën;
Toegekende kleurcode met zijn betekenis;
o
: Dit selectievakje laat toe het item te selecteren. Functie: Zie verder.
o
: Dit vakje is gekleurd volgens de kleurcode toegekend aan het item. Als
je er met de muis over gaat, wordt de betekenis van de kleurcode getoond.

: Door het klikken op dit icoon wordt een dialoogvenster geopend
waarin je een commentaar op het item kan schrijven:
Figuur 39: Dialoogvenster om een commentaar op een logboekitem te schrijven



: Dit icoon is enkel zichtbaar als het item geschreven werd door de
gebruiker die actueel is ingelogd. Door het klikken op dit icoon wordt het
item geopend en kan het bijgewerkt worden.
 Datum en onderwerp: Verder in de hoofding wordt de begindatum (en –
tijdstip) en het onderwerp van het item weergegeven.
Tekstruimte: De tekst van het item wordt getoond in een zogenaamde
FlowDocumentScrollViewer. Daarbij wordt de formattering van het item behouden.
Commentaren: Indien commentaren werden geschreven m.b.t. het item, worden ze
hier getoond. Voor elk commentaar wordt aangegeven wie het commentaar gaf en
wanneer en de tekst van het commentaar. Indien je de auteur bent van het
commentaar of over de gebruikersrechten ‘Mag logboekitems en commentaren van
anderen wijzigen’ beschikt, wordt het commentaar gevolgd door een icoon
‘Commentaar editeren’. Via deze link kan het commentaar gewijzigd of verwijderd
worden.
6.3.4 Logboek: dagoverzicht
Via het menu-item ‘Logboek  Dagoverzicht’ kan je voor een gekozen dag een overzicht
krijgen van de logboekitems. De items behorende tot elke categorie worden getoond.
Standaard worden de logboekitems betreffende alle cliënten waartoe je toegang hebt
getoond. Je kan zo gewenst bepaalde deelverzamelingen of individuele cliënten
deselecteren via de cliëntselectietool links bovenaan de pagina. Dit venster is een
‘lichtgewicht’ versie van het venster ‘Logboekitems raadplegen’: de selectie gaat veel sneller
(je moet enkel een datum kiezen) maar er zijn minder mogelijkheden (vb. je kan geen items
afdrukken, editeren ofspecifieke categorieën selecteren enz.). Dat komt o.a. omdat de
49
50
Ons Boek Handleiding Gebruikers
gevonden items samengesmolten worden tot één document waardoor de leesbaarheid
verbetert.
Om een dagoverzicht te krijgen, selecteer een datum met behulp van de kalender. Eens je
een eerste datum hebt geselecteerd, kan je met behulp van de pijltjes naast de kalender een
dag vroeger of later opvragen.
Bij een nieuwe geselecteerde datum of een wijziging aan de geselecteerde cliënten krijg je
een scherm zoals dat hieronder.
Figuur 40: Dagoverzicht logboekitems met resultaten
Volgend voorbeeld geeft aan welke elementen er per item getoond worden:
Figuur 41: Een item uit het venster 'Logboek - Dagoverzicht'
In de eerste regel wordt de titel van het item gegeven samen met de auteur en de cliënten
waarop het item betrekking heeft. Verder volgt de tekst. In voorkomend geval wordt
vervolgens aangegeven of het item werd gewijzigd nadat het eerst werd bewaard. Tenslotte
worden eventuele commentaren opgesomd.
Gebruik van Ons Boek
6.4 Cliëntadministratie
6.4.1 Algemeen
Het beheer van de administratieve gegevens van de cliënten wordt onder het menu-item
‘Cliëntadministratie’ aangeboden. Dat beheer is georganiseerd op drie niveau’s:



De individuele cliënt;
De cliënten die samen behoren tot een deelverzameling (vb. een leefgroep);
Alle cliënten binnen de organisatie;
De verschillende functionaliteiten worden aangeboden binnen het meest geschikt niveau.
Er worden ook optielijsten voorzien, bijvoorbeeld voor ziekenkassen, kinderbijdragefondsen,
scholen enz. om te voorkomen dat telkens weer dezelfde gegevens zouden moeten
ingegeven worden.
Om toegang te krijgen tot de module Cliëntadministratie moet een gebruiker daartoe
gemachtigd zijn. Elke Systeembeheerder kan dat gebruikersrecht toekennen via het menuitem ‘Systeembeheer  Personeel  Gebruikersrechten’. Binnen de Cliëntadministratie
krijgt een gebruiker enkel toegang tot de gegevens van de cliënten waarvoor hij gemachtigd
is.
6.4.2 Cliënt
Bij het aanklikken van het menu-item ‘Cliëntadministratie  Cliënt’ wordt een venster
geopend waarin de gebruiker eerst de gewenste cliënt moet selecteren. Dat gebeurt via een
ListBox die de cliënten oplijst waartoe de gebruiker toegang heeft.
Wanneer de gebruiker een cliënt in de lijst heeft aangeklikt, verschijnt z’n naam bovenaan
het scherm en worden de diverse tabs toegankelijk. We overlopen deze tabs.
6.4.2.1 Identiteit
De tab ‘Identiteit’ is bedoeld om gegevens m.b.t. de burgerlijke stand van de cliënt te
beheren. Het scherm ziet er als volgt uit:
51
52
Ons Boek Handleiding Gebruikers
Figuur 42: De tab 'Identiteit'
We overlopen de velden:






Voornaam: De voornaam van de cliënt wordt gegeven maar kan hier niet worden
gewijzigd. Dat komt omdat de combinatie van voornaam en familienaam van een
cliënt gebruikt wordt als identificatiesleutel doorheen de hele applicatie. Voornaam
en familienaam worden ingegeven bij het aanmaken van een cliënt in het menuitem ‘Systeembeheer  Cliënten  Beheer’. Indien er een spelfout in de voornaam
is geslopen, moet een systeembeheerder die verbeteren in voornoemd menu-item;
Familienaam: De familienaam van de cliënt wordt gegeven maar kan hier niet
worden gewijzigd. Dat komt omdat de combinatie van voornaam en familienaam
van een cliënt gebruikt wordt als identificatiesleutel doorheen de hele applicatie.
Voornaam en familienaam worden ingegeven bij het aanmaken van een cliënt in het
menu-item ‘Systeembeheer  Cliënten  Beheer’. Indien er een spelfout in de
familienaam is geslopen, moet een systeembeheerder die verbeteren in voornoemd
menu-item;
2de en volgende voornamen: Dit veld laat toe om in voorkomend geval de andere
voornamen van de cliënt te noteren;
Nummer rijksregister: Dit veld is voorzien voor het officieel identificatienummer van
het Rijksregister, o.a. terug te vinden op de achterkant van de identiteitskaart. Bij
het ingeven van het nummer, wordt de interne controle gevalideerd (de 2 laatste
cijfers moeten volgens vastgestelde regels overeenkomen met de eerste 9). Heeft de
cliënt geen rijksregisternummer maar een ander identificatienummer (vb.
vreemdelingen), dan kan dat in het vrij veld ‘Nota’s’ genoteerd worden;
Geboortedatum: Via de kalender, kan hier de geboortedatum van de cliënt worden
ingegeven;
Leeftijd vandaag: Wanneer de geboortedatum is ingevuld, geeft dit veld automatisch
aan hoe oud de cliënt is op vandaag;
Gebruik van Ons Boek







Geboorteplaats: Dit veld is voorzien om de gemeente aan te geven waar de cliënt is
geboren;
Geboorteland: In principe gaan we ervan uit dat de cliënt in België is geboren. Mocht
dat niet het geval zijn, vul hier dan het geboorteland in;
Nationaliteit: Ook hier gaan we ervan uit dat de nationaliteit ‘Belgisch’ is. Mocht het
anders zijn, vul hier dan de nationaliteit in;
Voertaal: Dit is een vrij veld waarin de voertaal van de cliënt kan aangegeven
worden wanneer die zou afwijken van het Nederlands;
Godsdienst: Bij de creatie van een nieuwe cliënt, wordt de godsdienst op
‘Onbepaald’ gezet. Wanneer nodig, kan de godsdienst worden gekozen uit de lijst
van de meest voorkomende godsdiensten of ‘Overige’. In dat geval kan de
particuliere godsdienst in het veld ‘Nota’s’ worden gepresiseerd;
Geslacht: Bij de creatie van een nieuwe cliënt, wordt het geslacht op ‘Onbepaald’
gezet. In dit venster kan het geslacht gepreciseerd worden naar ‘Jongen’ of ‘Meisje’;
Foto: Het is mogelijk om per cliënt één foto in de database op te laden. Daartoe
moet op de knop ‘Een foto opladen’ (of ‘Een andere foto opladen’ in het geval er al
een foto is) geklikt worden. Dan volgt een dialoogvenster die toelaat om de
gewenste foto op je computer te localiseren en te openen:
Figuur 43: Het dialoogvenster op een foto te selecteren
Het is mogelijk om foto’s met de volgende extensies op te laden: *.jpg, *.jpeg, *.png,
*.gif en *.bmp.
Omdat foto’s soms ‘zwaar’ zijn, een foto kan al gemakkelijk 25MB groot zijn
wanneer die getrokken werd met een goede reflex-camera, en dat belastend zou
zijn voor de database, worden foto’s omgezet naar een lichter formaat met
maximaal 250 pixels in hoogte of breedte.

Nota’s: Het veld ‘Nota’s’ laat je toe om zaken te noteren die je nuttig acht;
Verdere validering: Vooraleer je de ingegeven data kan bewaren, wordt nagegaan of er geen
inconsistenties zijn tussen ‘Nummer rijksregister’, ‘Geboortedatum’ en ‘Geslacht’. De eerste
zes cijfers van het rijksregisternummer (yymmdd) moeten overeenkomen met de
53
54
Ons Boek Handleiding Gebruikers
geboortedatum en het 9de cijfer van het rijksregisternummer moet even zijn voor meisjes en
oneven voor jongens.
6.4.3 Deelverzameling
Later.
6.4.4 Organisatie
Later.
6.4.5 Optielijsten
Later.
6.5 Statistieken
6.5.1 Contextbegeleiding
Het venster bereikt via het menu-item ‘Statistieken  Contextbegeleiding’ laat toe om
statistieken aan te maken m.b.t. de contextbegeleiding. Het aangeven dat een activiteit als
contextbegeleiding moet worden beschouwd, gebeurt bij het schrijven van een logboekitem.
Daarbij wordt de duur van de activiteit genoteerd evenals het type contextbegeleiding.
6.5.1.1 De zoekcriteria
Om de statistieken op te stellen, moet het systeem weten welke logboekitems het in
aanmerking moet nemen. Twee criteria moeten daartoe bepaald worden:


De cliënten: Met de cliëntselectietool links bovenaan het scherm, kan je bepalen
welke cliënten je in de statistiek wil opnemen.
De periode: Via de twee kalenders bepaal je de periode waarop de statistiek
betrekking heeft. Begin- en einddatum zijn inbegrepen in de statistiek. Een
logboekitem wordt geacht bij een datum te horen wanneer de gerapporteerde
gebeurtenis op die dag een aanvang nam.
Figuur 44: Zoekcriteria voor de statistieken contextbegeleiding
Wanneer de zoekopdracht is gedefinieerd, klik op de knop ‘Zoekopdracht uitvoeren’ om de
statistieken te berekenen. In functie van het aantal cliënten en de lengte van de periode kan
het maken van de statistieken langer duren.
6.5.1.2 De resultaten
Wanneer de statistieken klaar zijn, worden ze onderaan het scherm getoond:
Vooreerst wordt de globale statistiek getoond:
Figuur 45: Globaal resultaat
Deze statistiek toont de totale duur van de contextbegeleiding, uitgedrukt in minuten.
Daarnaast wordt de totale duur per type contextbegeleiding gegeven.
Gebruik van Ons Boek
Vervolgens worden de details per cliënt gegeven:
Figuur 46: Resultaten per cliënt
Opnieuw wordt per cliënt de totale duur en de duur per type contextbegeleiding gegeven.
Via het pijltje links van de naam van een cliënt, kan een expander geopend worden:
Figuur 47: Details per cliënt
Met de gegeven details is het mogelijk om de totalen voor een cliënt te reconstrueren of
eventuele anomalieën te situeren. Per logboekitem die bijdraagt tot de totale duur van de
contextbegeleiding van de cliënt, is er een regel waarin volgende elementen staan:








Datum: De datum van het logboekitem (aanvang van de gerapporteerde
gebeurtenis).
Auteur: Wie het item schreef.
Titel: De titel van het item. Met datum, auteur en titel is het mogelijk om het
betreffende logboekitem terug te vinden via ‘Logboek  Raadplegen’.
Duur: De duur van de contextbegeleiding.
Cliënten: Het aantal cliënten waarop het logboekitem betrekking heeft.
Categorieën: Het aantal contextcategorieën die in het logboekitem zijn aangevinkt.
Proportionele duur: dit is de duur die voor de statistiek wordt weerhouden: ze wordt
bepaald door de totale duur te delen door het aantal cliënten en het aantal
contextcategorieën. In de laatste regel van de vorige figuur zie je een voorbeeld: Er
is een gesprek geweest met de ouders van Nathalie en Nicole. Het gesprek heeft 15
minuten geduurd. De helft (7,5 minuten) zal verrekend worden als
contextbegeleiding van Nathalie en de andere helft als begeleiding van Nicole. Er
zijn ook twee contextcategorieën aangevinkt: ‘Is face-to-face’ en ‘Ouderwerking’.
Bijgevolg gaan van de 7,5 minuten van Nicole de helft (3,75 minuten) verrekend
worden voor ‘Is face-to-face’ en de andere helft voor ‘Ouderwerking’.
Duur per categorie: Dit geeft aan hoeveel tijd er per categorie voor dat item wordt
toegevoegd.
6.6 Systeembeheer
De functionaliteiten die aangeboden worden onder het menu-item ‘Systeembeheer’ hebben
tot doel het dagelijks beheer van Ons Boek binnen een organisatie te regelen.
Gebeurtenissen die regelmatig zullen voorkomen zijn bijvoorbeeld een personeelslid die
wordt aangeworven of de organisatie verlaat, een kind dat wordt opgenomen, een
55
56
Ons Boek Handleiding Gebruikers
begeleider die van de ene groep naar een andere overgaat enz. Deze zaken moeten kunnen
ingebracht worden in het systeem.
Hier volgt een kort overzicht van de functionaliteiten:

Systeembeheer:
o Cliënten:
 Beheer: Hier worden cliënten aangemaakt, t.t.z. ze worden in het
systeem ingebracht.
 Lidmaatschap deelverzamelingen: Hier wordt aangegeven aan welke
deelverzamelingen een cliënt is gelinkt.
o Personeel:
 Beheer: Hier worden personeelsleden aangemaakt, t.t.z. ze worden
in het systeem ingebracht.
 Gebruikersrechten: Hier worden bepaalde gebruikersrechten aan
reeds aangemaakte personeelsleden9 toegekend.
o Verzamelingen:
 Beheer: Dit venster laat toe om verzamelingen te definiëren (een
leefgroep, een afdeling...). Deze verzamelingen zijn nodig om er
cliënten aan toe te wijzen. Op die manier wordt het bijvoorbeeld
mogelijk om gebruikersrechten toe te kennen voor een hele
deelverzameling cliënten ineens.
 Deelverzamelingen:
 Beheer: Dit venster laat toe om voor elke verzameling, één
of meer deelverzamelingen te definiëren.
o Instellingen: Hiermee kunnen bepaalde organisatie-specifieke zaken
worden ingesteld:
 Categorieën logboek: Hier kan een systeembeheerder de
verschillende categorieën definiëren waarmee logboekitems kunnen
worden gecodeerd om latere zoekopdrachten te vereenvoudigen.
Laten we nu de verschillende items in detail bespreken.
6.6.1
Cliënten
6.6.1.1 Beheer
Een eerste voorwaarde om een cliënt toe te laten tot het systeem is dat ie geïdentificeerd
wordt. Deze identificatie gebeurt op basis van de combinatie ‘voornaam’ en ‘familienaam’.
Binnen het systeem moet deze combinatie uniek zijn. Het is daarom niet toegestaan om
twee mensen met dezelfde voornaam én familienaam in het systeem aan te maken. Achter
de schermen wordt deze persoon door het systeem herkend a.h.v. indexen.
Waarschuwing: Vervang dus nooit voornaam en familienaam van een cliënt om er een ander
van te maken (bijvoorbeeld als een nieuwe cliënt wordt verwacht maar uiteindelijk niet
komt en er komt een andere in de plaats). Omwille van de achterliggende indexen zouden
deze twee personen door het hele systeem door verward worden. De enige goede reden om
de identificatie van een bestaande cliënt (voornaam + familienaam) te wijzigen is in het
geval dat er bij de aanmaak een schrijffout is gemaakt.
Aangemaakte cliënten kunnen niet worden verwijderd. De reden hiervoor ligt opnieuw in de
indexen gebruikt in de database. Stel bijvoorbeeld dat een begeleider een logboekitem
9
In voorliggende versie kunnen enkel personeelsleden toegang krijgen tot het systeem.
Gebruik van Ons Boek
schrijft over de cliënt ‘Tinneke Van Heuleghem’ (met index 83). In de database wordt dat
item bewaard met de waarde waarin de cliënt met index 83 is vervat. Wanneer je Tinneke
Van Heuleghem nu als cliënt zou verwijderen (en dus ook de link tussen haar naam en de
index 83), bijvoorbeeld omdat zij de organisatie zou verlaten, zou het systeem in het beste
geval kunnen zeggen dat het logboekitem over ‘83’ gaat, wat nietszeggend is.
Wanneer het menu-item ‘Systeembeheer  Cliënten  Beheer’ wordt geklikt, verschijnt
een scherm met een datagrid waarin alle bestaande cliënten zijn opgenomen:
Figuur 48: Lijst van de cliënten
De lijst is oorspronkelijk alfabetisch gerangschikt volgens de familienaam. De volgorde kan
gewijzigd worden door het klikken op de hoofding van een kolom. Klikken op ‘Voornaam’
bijvoorbeeld zal de lijst alfabetisch ordenen volgens de voornaam. Opnieuw klikken op
dezelfde hoofding zal de volgorde omkeren.
De lijst toont enkel de velden ‘Voornaam’, ‘Familienaam’, ‘Aangemaakt op’: dit is het
ogenblik waarop de cliënt in het systeem is aangemaakt en ‘Is actief’: Zoals hierboven
uitgelegd, kan een cliënt niet worden verwijderd. Hij kan wel op niet-actief worden gezet
door de checkbox ‘Is actief’ uit te vinken (zie verder). Daardoor zal de cliënt niet meer
verschijnen in de keuzelijsten in andere delen van het systeem.
6.6.1.1.1 Een nieuwe cliënt aanmaken
Om een nieuwe cliënt aan te maken, klik je op de knop ‘Nieuwe cliënt’ onderaan het scherm.
Dan verschijnt volgend pop-up scherm:
Figuur 49: Pop-up scherm om een cliënt aan te maken
Vul de voornaam en de familienaam van de nieuwe cliënt in. Standaard is de checkbox ‘Is
actief’ aangevinkt.
Zodra de waarde van een veld is gewijzigd, wordt de knop ‘Venster sluiten’ (en het sluiten
van het scherm d.m.v. de ‘X’ knop rechts bovenaan) inactief. De knoppen ‘Bewaren’ en
‘Annuleren’ worden actief. Met ‘Annuleren’ worden de gegevens teruggezet zoals bij het
openen van het scherm en wordt de knop ‘Venster sluiten’ weer actief. Via ‘Bewaren’
57
58
Ons Boek Handleiding Gebruikers
worden de gegevens naar de database geschreven (indien ze geen fouten bevatten). Zodra
de gegevens zijn bewaard, krijg je een bevestiging en wordt het pop-up scherm gesloten. De
onderliggende datagrid is dan ook aangepast en bevat de nieuwe cliënt.
Zodra je een veld wijzigt, wordt de ingegeven waarde gevalideerd. Zo wordt het bijvoorbeeld
niet toegestaan dat een voornaam enkel uit hoofd- of enkel uit kleine letters bestaat.
Wanneer een validatieregel wordt overtreden, verschijnt een bericht zoals hieronder:
Figuur 50: Voorbeeld van een validatiebericht
6.6.1.1.2 Een bestaande cliënt wijzigen
Om de gegevens van een bestaande cliënt te wijzigen, klik je gewoon op de rij van de
datagrid die zijn gegevens bevat. Daardoor verschijnt een pop-up scherm dat identiek is aan
het scherm voor de aanmaak van een nieuwe cliënt maar reeds de gegevens van de
geslecteerde clïent bevat.
De werkwijze is verder identiek aan wat in de vorige paragraaf is beschreven.
6.6.1.2 Lidmaatschap deelverzamelingen
6.6.1.2.1 Algemeen
Om diverse redenen is het handig om cliënten in deelverzamelingen onder te brengen. Eén
van die redenen is bijvoorbeeld dat je dan gebruikersrechten in één handeling kan
toekennen voor alle cliënten binnen een deelverzameling. Binnen de applicatie bestaan er
verzamelingen (Bijvoorbeeld: Leefgroepen) die elk deelverzamelingen kunnen bevatten
(Bijvoorbeeld de specifieke leefgroepen binnen de organisatie). De functionaliteit die verder
wordt besproken, is de toewijzing van een cliënt aan één of meer deelverzamelingen voor
een bepaalde periode.
6.6.1.2.2 Overzicht
Via de menu-keuze ‘Systeembeheer  Cliënten  Lidmaatschap deelverzameling’ wordt
een scherm opgeroepen waarop een datagrid het overzicht geeft van alle actieve cliënten in
de database. Door het klikken op de rij van de gewenste cliënt, wordt een dialoogvenster
geopend waarin je lidmaatschappen van deelverzamelingen kan bepalen voor de gekozen
cliënt.
6.6.1.2.3 Details
Na het selecteren van een cliënt in het venster ‘Systeembeheer  Cliënten  Lidmaatschap
deelverzameling’, wordt een dialoogvenster geopend zoals deze:
Gebruik van Ons Boek
Figuur 51: Beginscherm om lidmaatschappen van deelverzamelingen in te brengen
Om een lidmaatschap in te geven, zijn twee velden noodzakelijk: de keuze van een
deelverzameling en de datum vanaf wanneer de cliënt deel uitmaakt van de
deelverzameling.
Figuur 52: Keuzelijst deelverzamelingen


De deelverzameling wordt gekozen via het klikken op een item in de combobox
‘Deelverzameling’.
De datum ‘Vanaf’ wordt geselecteerd via het kiezen van een datum in de kalender.
De datum ‘Tot’ is niet verplicht. Indien deze blanco wordt gelaten, gaat het systeem ervan
uit dat het lidmaatschap toegekend is tot op de dag van vandaag.
Via de knop ‘Nieuw lidmaatschap’ wordt de kans geboden om een nieuw lidmaatschap te
definiëren. Indien verschillende lidmaatschappen worden gedefinieerd of gewijzigd, zullen
ze gezamenlijk worden bewaard door het klikken op de knop ‘Bewaren’.
6.6.2
Personeel
6.6.2.1 Beheer
Een eerste voorwaarde om een personeelslid toe te laten tot het systeem is dat ie
geïdentificeerd is. Deze identificatie gebeurt op basis van de combinatie ‘voornaam’ en
‘familienaam’. Binnen het systeem moet deze combinatie uniek zijn. Het is daarom niet
toegestaan om twee mensen met dezelfde voornaam én familienaam in het systeem aan te
maken. Achter de schermen wordt deze persoon door het systeem herkend a.h.v. indexen.
Waarschuwing: Vervang dus nooit voornaam en familienaam van een personeelslid om er
een ander van te maken (bijvoorbeeld als een personeelslid de organisatie verlaat en
vervangen wordt door een nieuw aangeworven personeelslid). Omwille van de
achterliggende indexen zouden deze twee personen door het hele systeem door verward
worden. De enige goede reden om de identificatie van een bestaand personeelslid
(voornaam + familienaam) te wijzigen is in het geval dat er bij de aanmaak een schrijffout is
gemaakt.
59
60
Ons Boek Handleiding Gebruikers
Aangemaakte personeelsleden kunnen niet worden verwijderd. De reden hiervoor ligt
opnieuw in de indexen gebruikt in de database. Stel bijvoorbeeld dat ‘Jan Huys’ (met index
56) een logboekitem schrijft. In de database wordt dat item bewaard met de waarde auteur
= 56. Wanneer je Jan Huys nu als personeelslid zou verwijderen (en dus ook de link tussen
zijn naam en de index 56), bijvoorbeeld omdat zijn contract ten einde is, zou het systeem in
het beste geval kunnen zeggen dat het logboekitem door ‘56’ is geschreven, wat
nietszeggend is.
Wanneer het menu-item ‘Systeembeheer  Personeel  Beheer’ wordt geklikt, verschijnt
een scherm met een datagrid waarin alle bestaande personeelsleden zijn opgenomen:
Figuur 53: Lijst van de personeelsleden
De lijst is oorspronkelijk alfabetisch gerangschikt volgens de familienaam. De volgorde kan
gewijzigd worden door het klikken op de hoofding van een kolom. Klikken op ‘Voornaam’
bijvoorbeeld zal de lijst alfabetisch ordenen volgens de voornaam. Opnieuw klikken op
dezelfde hoofding zal de volgorde omkeren.
De lijst toont enkel de velden ‘Voornaam’, ‘Familienaam’, ‘Aangemaakt op’: dit is het
ogenblik waarop het personeelslid in het systeem is aangemaakt en ‘Is actief’: Zoals
hierboven uitgelegd, kan een personeelslid niet worden verwijderd. Hij kan wel op nietactief worden gezet door de checkbox ‘Is actief’ uit te vinken (zie verder). Daardoor zal dat
personeelslid niet meer verschijnen in de keuzelijsten in andere delen van het systeem.
6.6.2.1.1 Een nieuw personeelslid aanmaken
Om een nieuw personeelslid aan te maken, klik je op de knop ‘Nieuw personeelslid’
onderaan het scherm. Dan verschijnt volgend pop-up scherm:
Figuur 54: Pop-up scherm om een personeelslid aan te maken
Vul de voornaam en de familienaam van het nieuw personeelslid in. Standaard is de
checkbox ‘Is actief’ aangevinkt.
Gebruik van Ons Boek
Zodra de waarde van een veld is gewijzigd, wordt de knop ‘Venster sluiten’ (en het sluiten
van het scherm d.m.v. de ‘X’ knop rechts bovenaan) inactief. De knoppen ‘Bewaren’ en
‘Annuleren’ worden actief. Met ‘Annuleren’ worden de gegevens teruggezet zoals bij het
openen van het scherm en wordt de knop ‘Venster sluiten’ weer actief. Via ‘Bewaren’
worden de gegevens naar de database geschreven (indien ze geen fouten bevatten). Zodra
de gegevens zijn bewaard, krijg je een bevestiging en wordt het pop-up scherm gesloten. De
onderliggende datagrid is dan ook aangepast en bevat het nieuw personeelslid.
Zodra je een veld wijzigt, wordt de ingegeven waarde gevalideerd. Zo wordt het bijvoorbeeld
niet toegestaan dat een voornaam enkel uit hoofd- of enkel uit kleine letters bestaat.
Wanneer een validatieregel wordt overtreden, verschijnt een bericht zoals hieronder:
Figuur 55: Voorbeeld van een validatiebericht
6.6.2.1.2 Een bestaand personeelslid wijzigen
Om de gegevens van een bestaand personeelslid te wijzigen, klik je gewoon op de rij van de
datagrid die zijn gegevens bevat. Daardoor verschijnt een pop-up scherm dat identiek is aan
het scherm voor de aanmaak van een nieuw personeelslid maar reeds de gegevens van het
geselecteerd personeelslid bevat.
De werkwijze is verder identiek aan wat in de vorige paragraaf is beschreven.
6.6.2.2 Gebruikersrechten
6.6.2.2.1 Beginscherm
Een systeembeheerder kan gebruikersrechten toekennen of wijzigen voor een personeelslid
of haar een nieuw wachtwoord geven. Via de menu-keuze: ‘Systeembeheer  Personeel 
Gebruikersrechten’ wordt een scherm opgeroepen met een datagrid waarin alle personeelsleden worden getoond. Ook hun eventuele gebruikersnaam wordt aangegeven.
Personeelsleden die geen gebruikersnaam hebben, hebben ook geen gebruikersrechten.
61
62
Ons Boek Handleiding Gebruikers
Figuur 56: Voorbeeld van de datagrid in het overzichtscherm 'Gebruikersrechten'
Door het klikken op ‘Gebruikersrechten’ krijgt de systeembeheerder een scherm waarin de
gebruikersrechten van de persoon in de geselecteerde rij kunnen toegekend of aangepast
worden.
Door het klikken op ‘Nieuw wachtwoord’, wordt een nieuw wachtwoord aangemaakt voor
de persoon in de geselecteerde rij.
Noot: In de voorliggende versie van de software kunnen enkel personeelsleden gebruikersrechten krijgen.
6.6.2.2.2 Algemeen
Algemeen genomen, kan je stellen dat de ‘Gebruikersrechten’ aangeven wat een gebruiker
kan en mag doen binnen Ons Boek. De bedoeling van de gebruikersrechten is ervoor te
zorgen dat elke gebruiker kan doen wat hij verwacht wordt te doen, zonder daarom toegang
te krijgen tot informatie die hij niet nodig heeft. Om dat te bereiken, worden de
gebruikersrechten georganiseerd rond drie assen:



Tot welke cliënten heeft de gebruiker toegang?
Tot welke modules binnen de applicatie heeft de gebruiker toegang?
Heeft de gebruiker bijzondere gebruikersrechten?
De toegang tot gegevens van cliënten wordt verder gespecifieerd in de tijd en kan ofwel
enkel leesrechten behelzen ofwel lees- en schrijfrechten.
6.6.2.2.3 Toegang tot cliënten
6.6.2.2.3.1 Principe
Laat ons vertrekken van de verzameling van alle cliënten binnen de organisatie en een
gebruiker die we in onderstaand voorbeeld Lisa zullen noemen. De vraag waarop de
gebruikersrechten een antwoord moeten kunnen geven is: “Tot welke cliënten heeft Lisa
toegang op een gegeven datum?”. In de volgende figuren symboliseren de blauwe cirkels de
cliënten en de groene pijlen de cliënten tot wie Lisa toegang heeft. Het gestelde probleem
stellen we dus als volgt voor:
Gebruik van Ons Boek
Figuur 57: Toegang tot cliënten: Probleemstelling
In principe kan een systeembeheerder beslissen om een gebruiker geen toegang te verlenen
tot de gegevens van cliënten.
Daarnaast bestaat de mogelijkheid om Lisa toegang te geven tot individuele cliënten. Deze
toegang wordt gespecifieerd in de tijd. Een begindatum is verplicht, een einddatum niet.
Onderstaande figuur toont dat Lisa op datum van 28 oktober 2015 toegang heeft tot de
cliënten O, S en I. Merk op dat zij geen toegang heeft tot cliënt P omdat de periode waarin
zij wel toegang had, verstreken is (Bijvoorbeeld omdat P naar een andere leefgroep is
verhuisd).
Figuur 58: Toegang tot cliënten: Individuele toegangsrechten
Indien het beheer van de toegangsrechten tot cliënten enkel via het toekennen van
individuele rechten zou kunnen, zou de werklast voor de systeembeheerders die ze moeten
toekennen en actueel houden, onredelijk worden. Daarom is de mogelijkheid voorzien om
toegang te verlenen tot deelverzamelingen van cliënten. Systeembeheerders kunnen
‘verzamelingen’ van cliënten definiëren (vb. ‘Leefgroepen’ of ‘Modules’) en binnen deze
verzamelingen, deelverzamelingen definiëren (vb. leefgroep ‘Jade’ of module ‘Diagnostiek’).
63
64
Ons Boek Handleiding Gebruikers
Leefgroepen
Jade
Koraal
...
Modules
Diagnostiek
Crisisopvang
...
Verzameling
...
Deelverzameling
Figuur 59: Voorbeeld van verzamelingen en deelverzamelingen
Verder kunnen systeem-beheerders cliënten aan deze deelverzamelingen verbinden. Het is
systeembeheerders verder mogelijk om gebruikers toegangsrechten te geven tot deze
deelverzamelingen waardoor ze automatisch toegang krijgen tot alle cliënten die op de
beschouwde datum lid zijn van de deelverzameling. In onderstaande tabel wordt een
voorbeeld gegeven van de verbinding van cliënten en onze gebruiker Lisa aan twee
deelverzamelingen:
Figuur 60: Toegang tot cliënten via deelverzamelingen: Gegevens
Gebruik van Ons Boek
Figuur 61: Toegang tot cliënten via deelverzamelingen: Schema
In dit voorbeeld heeft Lisa toegang tot de gegevens van cliënten O,S en I op basis van
individuele toegangen, tot T, F, I en X op basis van de deelverzameling Jade en tot T en L op
basis van de deelverzameling Diagnostiek. Samengevat heeft Lisa toegang tot O, S, T, F, L, I
en X. Dit illustreert een belangrijk principe: Er zijn verschillende gronden om een gebruiker
toegang te verlenen tot een cliënt. Deze gronden zijn cumulatief. Met andere woorden
maakt het niet uit op welke basis een gebruiker toegang heeft tot de gegevens van een
cliënt. Wanneer er een goede reden is om een gebruiker toegang te geven tot de gegevens
van een cliënt, krijgt hij toegang. Wel kunnen de applicatie-modules waarbinnen de
gebruiker toegang heeft tot een cliënt, beperkt worden (zie verder).
Een laatste mogelijkheid bestaat erin een gebruiker toegang te geven tot de gegevens van
alle cliënten. Dat kan nuttig zijn voor bijvoorbeeld directieleden, administratieve
medewerkers, wetenschappelijk onderzoek of inspectie.
6.6.2.2.3.2 Uitwerking
Om gebruikersrechten van iemand toe te kennen of te wijzigen, moet je ‘Gebruikersrechten’
aanklikken in de rij van de persoon in het overzicht. Daarna opent een dialoogvenster met
de huidige gebruikersrechten van de gekozen persoon. Deze kan er als volgt uitzien:
65
66
Ons Boek Handleiding Gebruikers
Figuur 62: Dialoogvenster met de gebruikersrechten van een gekozen personeelslid
Het bovenste gedeelte (Toegang tot cliënten) laat een systeembeheerder toe om te bepalen
tot welke cliënten een gebruiker toegang krijgt. Daartoe zijn vier checkboxen voorzien:


Geen toegang tot cliënten: Wanneer deze optie is aangevinkt, zal de gebruiker geen
toegang krijgen tot gegevens van cliënten. Wanneer deze optie is aangevinkt, mogen
de andere opties (Toegang tot inidviduele cliënten, tot deelverzamelingen cliënten
of tot alle cliënten) niet aangevinkt zijn.
Toegang tot individuele cliënten: Wanneer de optie is aangevinkt, verschijnt een
expander met informatie over de reeds toegekende toegangen tot individuele
cliënten samen met een knop die toelaat nieuwe toegangen toe te kennen.
Hieronder is een voorbeeld waarbij de toegang tot twee cliënten is toegekend en
een nieuwe toegang klaar is om te worden ingevuld:
Figuur 63: Voorbeeld van toekenning van toegangsrechten tot individuele cliënten
Per toegang vind je volgende informatie:
Gebruik van Ons Boek
o

Cliënt-toegang Nr...: Dat nummer is enkel van belang wanneer er zich een fout
voordoet. In dat geval vermeldt de foutmelding het nummer en laat het
nummer toe om de toegang te identificeren waarin de fout voorkomt.
o Cliënt: Dit is een listbox met de namen van alle actieve cliënten. De cliënt voor
wie de toegang wordt toegekend, moet geselecteerd worden.
o Mag schrijven: Wanneer de optie is aangevinkt, krijgt de gebruiker lees- en
schrijfrechten voor de geselecteerde cliënt. Is de optie niet aangevinkt, dan
krijgt de gebruiker enkel leesrechten.
o Vanaf: Met deze kalender moet de datum worden aangegeven vanaf wanneer
de toegang effectief is (meestal zal dat de datum van vandaag zijn).
o Tot: Met deze kalender kan de datum worden aangegeven tot wanneer de
toegang effectief is. Het invullen is niet verplicht. Wanneer geen datum wordt
aangegeven, blijft de toegang effectief.
o Verwijderen: Wanneer deze optie is aangevinkt, zal de toegang worden
verwijderd. Dat gebeurt niet onmiddellijk maar op het ogenblik dat op de knop
‘Bewaren’ wordt geklikt.
Toegang tot deelverzamelingen cliënten: Wanneer de optie is aangevinkt, verschijnt
een expander met informatie over de reeds toegekende toegangen tot
deelverzamelingen cliënten samen met een knop die toelaat nieuwe toegangen toe
te kennen. Hieronder is een voorbeeld waarbij de toegang tot twee
deelverzamelingen is toegekend en een nieuwe toegang klaar is om te worden
ingevuld:
Figuur 64: Voorbeeld van toekenning van toegangsrechten tot deelverzamelingen cliënten
Per toegang vind je volgende informatie:
o

Deelverzameling-toegang Nr...: Dat nummer is enkel van belang wanneer er zich
een fout voordoet. In dat geval vermeldt de foutmelding het nummer en laat het
nummer toe om de toegang te identificeren waarin de fout voorkomt.
o Deelverzameling: Dit is een listbox met de namen van alle actieve deelverzamelingen. De deelverzameling voor dewelke de toegang wordt toegekend,
moet geselecteerd worden.
o Mag schrijven: Wanneer de optie is aangevinkt, krijgt de gebruiker lees- en
schrijfrechten voor de geslecteerde deelverzameling. Is de optie niet aangevinkt,
dan krijgt de gebruiker enkel leesrechten.
o Vanaf: Met deze kalender moet de datum worden aangegeven vanaf wanneer
de toegang effectief is (meestal zal dat de datum van vandaag zijn).
o Tot: Met deze kalender kan de datum worden aangegeven tot wanneer de
toegang effectief is. Het invullen is niet verplicht. Wanneer geen datum wordt
aangegeven, blijft de toegang effectief.
o Verwijderen: Wanneer deze optie is aangevinkt, zal de toegang worden
verwijderd. Dat gebeurt niet onmiddellijk maar op het ogenblik dat op de knop
‘Bewaren’ wordt geklikt.
Toegang tot alle cliënten: Wanneer deze optie is aangevinkt, zal de gebruiker
toegang krijgen tot gegevens van alle cliënten. Wanneer deze optie is aangevinkt,
67
68
Ons Boek Handleiding Gebruikers
mogen de andere opties (Geen toegang, toegang tot inidviduele cliënten of tot
deelverzamelingen cliënten) niet aangevinkt zijn.
6.6.2.2.4 Toegang tot applicatie-modules
6.6.2.2.4.1 Principe
Het is ook mogelijk om bepaalde modules van de applicatie al dan niet toegankelijk te
maken voor bepaalde gebruikers. Zo kan een administratieve medewerker toegang krijgen
tot alle cliënten in de organisatie maar enkel tot modules met een administratief karakter en
bijvoorbeeld niet tot het Logboek.
6.6.2.2.4.2 Uitwerking
In hetzelfde scherm dat gebruikt wordt om toegang te verlenen tot de gegevens van
cliënten, is een onderdeel voorzien om de gebruiker al dan niet toegang te verlenen tot
applicatie-modules. Hieronder is een voorbeeld:
Figuur 65: Voorbeeld van toegang tot applicatie-modules
De checklistbox bevat de applicatie-modules waarvoor al dan niet toegang kan worden
verleend. Wanneer een optie is aangevinkt, krijgt de gebruiker toegang tot deze module,
anders niet.
6.6.2.2.5 Bijzondere gebruikersrechten
6.6.2.2.5.1 Principe
Het is binnen de applicatie soms nodig om aan bepaalde gebruikers specifieke rechten toe te
kennen buiten de ‘gewone’ toegangen tot cliënten of applicatie-modules. Dat kan
bijvoorbeeld het geval zijn wanneer iemand het werk van iemand anders moet kunnen
corrigeren, bijvoorbeeld bij afwezigheid van de oorspronkelijke auteur. Daartoe zijn
bijzondere gebruikersrechten voorzien. Elk recht heeft een specifiek doel dat hieronder
wordt beschreven.
6.6.2.2.5.2 Uitwerking
In hetzelfde scherm dat gebruikt wordt om toegang te verlenen tot de gegevens van
cliënten, is een onderdeel voorzien om de gebruiker al dan niet bijzondere gebruikersrechten te verlenen. Deze rechten worden toegekend door het aanvinken van de bijhorende
checkbox. Hieronder is een voorbeeld:
Figuur 66: Voorbeeld van toekenning van bijzondere gebruikersrechten
De bijzondere gebruikersrechten omvatten:
Gebruik van Ons Boek


Mag logboekitems en commentaren van anderen wijzigen: In principe kan slechts de
auteur van een logboekitem dat item wijzigen. Andere gebruikers kunnen enkel een
commentaar schrijven over dat item. Wie echter over dit bijzonder recht beschikt
kan wél de logboekitems en/of commentaren van anderen wijzigen. Het item of
commentaar zal dan aangeven dat het werd gewijzigd (door wie en wanneer).
Is een ontwikkelaar van de applicatie: Dit recht is voorbehouden aan de
ontwikkelaars van de applicatie. Iemand met dit gebruikersrecht kan alles doen
binnen de applicatie. Dit is nodig om eventuele fouten te verhelpen, in welk
onderdeel deze zich ook mogen bevinden. Dit gebruikersrecht kan enkel toegekend
worden door iemand die zelf dat bijzonder gebruikersrecht heeft.
6.6.2.2.6 Toegangscodes voor een nieuwe gebruiker
Wanneer een systeembeheerder een personeelslid voor het eerst gebruikersrechten
toekent, krijgt hij een popup scherm te zien met de oorspronkelijke toegangscodes.
Hieronder is een voorbeeld:
Figuur 67: Voorbeeld van toegangscodes voor een nieuwe gebruiker
Voor de systeembeheerder die de nieuwe gebruiker aanmaakt, zijn er verschillende
manieren om de toegangcodes aan de nieuwe gebruiker door te geven:


10
De codes zijn naar het klembord gecopieerd. Dus kunnen de gegevens via de toetsen
Ctrl + v of met de rechtermuis-optie ‘Plakken’ in bijvoorbeeld een Word document
gecopieerd worden en dan voor de gebruiker afgedrukt.
De systeembeheerder kan ook het e-mailadres van de gebruiker10 ingeven en hem
via de knop ‘Mail versturen’ een mail met de toegangscodes sturen (dit
veronderstelt evenwel een open Internetverbinding).
In principe kan elke geldige e-mailadres worden ingegeven maar het lijkt weinig zinvol om de
toegangscodes voor iemand naar iemand anders te versturen.
69
70
Ons Boek Handleiding Gebruikers
Figuur 68: Voorbeeld e-mail met toegangscodes
De nieuwe gebruiker zal om veiligheidsredenen bij zijn eerste aanmelding verplicht worden
om een nieuw wachtwoord aan te maken.
6.6.2.2.7 Noten
Om gebruikersrechten toe te kennen of te wijzigen, vink de gewenste rechten aan en klik
vervolgens op ‘Bewaren’.
Elk personeelslid kan gebruikersrechten toegekend krijgen. Is een personeelslid echter als
‘niet-actief’ geregistreerd (‘Is actief’ veld is niet aangevinkt. Zie Menu-item ‘Systeembeheer
 Personeel  Beheer’), dan zal deze persoon geen toegang krijgen tot de applicatie al
heeft ie geldige gebruikersrechten.
Het kan voorkomen dat een systeembeheerder toegang verleent tot een cliënt of
deelverzameling die vervolgens als ‘niet-actief’ wordt aangeduid. In dat geval verdwijnt de
niet-actieve cliënt of deelverzameling uit de keuzemogelijkheden voor het toewijzen van
toegangen tot gegevens. Voor de toegangen die reeds werden toegekend, verschijnt de
naam van de cliënt of deelverzameling met de melding ‘(Is niet meer actief!)’. Er kan voor
die toegang geen andere cliënt of deelverzameling meer worden gekozen. Logischerwijze zal
een beheerder die dit vaststelt, de toegang gewoon verwijderen.
Figuur 69: Voorbeeld van een toegang tot gegevens van een niet langer actieve cliënt
6.6.2.2.8 Een nieuw wachtwoord geven
Het zal vroeg of laat voorkomen dat een gebruiker zijn wachtwoord of gebruikersnaam
vergeet. In dat geval kan een systeembeheerder nieuwe toegangscodes aanmaken. Daartoe
moet ‘Nieuw wachtwoord’ aangeklikt worden in de overzichtspagina van de
gebruikersrechten (Menu-item: ‘Systeembeheer  Personeel  Gebruikersrechten’). Dan
volgt een vraag ter bevestiging. Het bestaand wachtwoord zal met name overschreven
worden en daarna is het onmogelijk om die terug te vinden. Wanneer de systeembeheerder
de opdracht bevestigt, volgt een popup scherm als deze:
Gebruik van Ons Boek
Figuur 70: Voorbeeldscherm van nieuwe toegangscodes
Dat scherm toont de nieuwe toegangscodes voor de geselecteerde gebruiker. De bestaande
gebruikersnaam is ongewijzigd maar het wachtwoord is nieuw (en de wachtwoord-hash is
reeds in de database bewaard, wat een terugkeer naar het vorig wachtwoord onmogelijk
maakt). Voor de systeembeheerder die de nieuwe toegangscodes aanmaakt, zijn er
verschillende manieren om de codes aan de gebruiker door te geven:


De codes zijn naar het klembord gecopieerd. Dus kunnen de gegevens via de toetsen
Ctrl + v of met de rechtermuis-optie ‘Plakken’ in bijvoorbeeld een Word document
gecopieerd worden en dan voor de gebruiker afgedrukt.
De systeembeheerder kan ook het e-mailadres van de gebruiker11 ingeven en hem
via de knop ‘Mail versturen’ een mail met de toegangscodes sturen (dit
veronderstelt evenwel een open Internetverbinding).
Toegegeven, het aangemaakt wachtwoord is weliswaar sterk maar moeilijk te onthouden.
Daarenboven heeft de systeembeheerder de kans gekregen om de codes te zien en
eventueel te bewaren. Daarom zal de gebruiker gevraagd worden om bij een eerstvolgende
aanmelding met de nieuwe codes, een nieuw zelf-gekozen wachtwoord aan te maken.
6.6.3
Verzamelingen
6.6.3.1 Algemeen
Verzamelingen (en hun deelverzamelingen) zijn een middel om een aantal cliënten te
groeperen in één of andere entiteit zodanig dat hun behandeling binnen de applicatie
efficiënter kan gebeuren. Verder volgt een voorbeeld. Verzamelingen worden onderverdeeld
in deelverzamelingen en de elementen van de deelverzamelingen zijn cliënten. Zo kan een
verzameling ‘Leefgroepen’ gecreëerd worden met concrete leefgroepen als deelverzamelingen (vb. ‘Leefgroep A’ en ‘Leefgroep B’). Daarna kunnen cliënten aan deze
deelverzamelingen worden toegewezen. Wanneer verder een personeelslid gebruikersrechten krijgt voor Leefgroep A, zal ie in feite gebruikersrechten verkrijgen voor alle cliënten
die lid zijn van Leefgroep A.
11
In principe kan elke geldige e-mailadres worden ingegeven maar het lijkt weinig zinvol om de
toegangscodes voor iemand naar iemand anders te versturen.
71
72
Ons Boek Handleiding Gebruikers
6.6.3.2 Uitwerking
6.6.3.2.1 Beheer verzamelingen
Via de menu-keuze ‘Systeembeheer  Verzamelingen  Beheer’ opent een venster waarin
een datagrid een overzicht geeft van de verzamelingen in de applicatie.
Figuur 71: Overzicht verzamelingen in de applicatie
Met de knop ‘Nieuwe verzameling’ kan een nieuwe verzameling worden aangemaakt. Om
een bestaande verzameling te wijzigen, klik je gewoon op de gewenste rij van het overzicht.
In beide gevallen opent een dialoogvenster zoals hieronder:
Figuur 72: Dialoogvenster om een verzameling te wijzigen
Dit zijn de velden van het venster:




Naam verzameling: De naam van de verzameling moet uniek zijn en moet
hoofdletters gewoon gebruiken (normaal: één hoofdletter gevolgd door kleine
letters).
Kan personeelsleden bevatten: Wanneer deze checkbox is aangevinkt, zullen
personeelsleden kunnen gelinkt worden aan de deelverzamelingen van de
verzameling (Voorlopig niet geïmplementeerd).
Kan cliënten bevatten: Wanneer deze checkbox is aangevinkt, zullen cliënten
kunnen gelinkt worden aan de deelverzamelingen van de verzameling. Dit kan
gebeuren via de menu-keuze ‘Systeembeheer  Cliënten  Lidmaatschap
deelverzamelingen’.
Is actief: Indien deze checkbox niet is aangevinkt, zullen er geen deelverzamelingen
voor kunnen worden aangemaakt noch elementen aan worden gelinkt. Let op:
Indien de verzameling actief is, kan ze niet op niet-actief worden gezet indien één of
Gebruik van Ons Boek
meer van haar deelverzamelingen actief zijn. Als je de verzameling moet deactiveren moet je eerst al haar deelverzamelingen de-activeren.
6.6.3.2.2 Beheer deelverzamelingen
Via de menu-keuze ‘Systeembeheer  Verzamelingen  Deelverzamelingen  Beheer’
opent een venster waarin een datagrid de bestaande deelverzamelingen in de applicatie
toont (gegroepeerd per verzameling):
Figuur 73: Overzicht van de deelverzamelingen in de applicatie
Met de knop ‘Nieuwe deelverzameling’ kan een nieuwe deelverzameling worden
aangemaakt. Om een bestaande deelverzameling te wijzigen, klik je gewoon op de gewenste
rij van het overzicht. In beide gevallen opent een dialoogvenster zoals hieronder:
Figuur 74: Dialoogvenster om een deelverzameling te wijzigen
Dit zijn de velden van het venster:

Verzameling: Voor het definiëren van een deelverzameling moet de verzameling
waarvan zij deel uitmaakt, geslecteerd worden d.m.v. de combobox die de actieve
verzamelingen toont.
73
74
Ons Boek Handleiding Gebruikers


Naam deelverzameling: De naam van de deelverzameling moet uniek zijn en moet
hoofdletters gewoon gebruiken (normaal: één hoofdletter gevolgd door kleine
letters)
Is actief: Wanneer de checkbox is aangevinkt, zal het mogelijk zijn om cliënten lid te
maken van de deelverzameling, anders niet.
6.6.4 Instellingen
Onder het menu-item ‘Systeembeheer  Instellingen’ vallen een aantal functionaliteiten die
de systeembeheerders toelaten organisatie-specifieke zaken in te stellen zodat de applicatie
beter aansluit bij de noden van elke organisatie.
6.6.4.1 Categorieën context
6.6.4.1.1 Algemeen
Logboekitems zijn in een aantal gevallen ook context-items, t.t.z. zijn relateren een
gebeurtenis die als contextbegeleiding moet worden beschouwd. De contextactiviteiten
moeten regelmatig aan de overheid gerapporteerd worden. Daarom moet de duur van elke
context-item aangegeven worden. Elke organisatie kan daarenboven de contextactiviteiten
onderverdelen in verschillende categorieën (voor externe rapportering en/of eigen gebruik).
Voor elke item kunnen één of meerdere categorieën worden aangevinkt wanneer een
logboekitem wordt geschreven. De volgende paragrafen geven aan hoe een
systeembeheerder context-categorieën kan aanmaken.
6.6.4.1.2 Overzicht
Via de menu-keuze ‘Systeembeheer  Instellingen  Categorieën context’ wordt een
scherm opgeroepen waarop een datagrid het overzicht geeft van alle context categorieën in
de database.
Figuur 75: Overzicht van de context categorieën
Zie volgende paragraaf (Details) voor een beschrijving van de kolommen.
Het venster biedt een knop ‘Nieuwe categorie’. Op de knop klikken, opent een nieuw
dialoogvenster waarmee een nieuwe categorie kan worden aangemaakt.
Om een bestaande categorie te wijzigen, klik op de gewenste rij in het overzicht. Een nieuw
dialoogvenster wordt dan geopend waarmee de categorie kan worden gewijzigd.
6.6.4.1.3 Details
Wanneer in het venster ‘Systeembeheer  Instellingen  Categorieën context’ een
bestaande categorie wordt geselecteerd of een nieuwe categorie wordt aangevraagd, opent
een dialoogvenster zoals hieronder:
Gebruik van Ons Boek
Figuur 76: Detailscherm context-categorie
Volgende informatie moet worden ingegeven:



Omschrijving: Dit is de tekst die zal worden overgenomen in de lijst van mogelijke
categorieën waaruit de auteur van een logboekitem dat een context-activiteit
betreft, zal moeten kiezen. Let op: Achter de schermen werkt de applicatie met
identificatie-codes, niet met de tekst zelf. Vervang dus nooit een omschrijving door
iets dat inhoudelijk verschillend is! Let op: De omschrijvingen moeten uniek zijn!
Twee categorieën mogen niet dezelfde omschrijving hebben.
Volgorde: Dit veld kan enkel een getal bevatten, eventueel met cijfers na de komma.
Dat getal zal de volgorde bepalen van de verschillende categorieën die aan de
gebruiker worden voorgesteld wanneer hij een context-activiteit moet
categoriseren. De categorieën worden aldaar van kleine volgorde-waarde naar grote
waarde geordend. Het is een goede praktijk om waarden te kiezen die een veelvoud
zijn van 10. Zo is het éénvoudig om later zo nodig een nieuwe categorie een
tussenliggende waarde toe te kennen. Doordat het veld ook decimalen aanvaardt,
zou het nooit een probleem mogen zijn om de juiste volgorde van alle categorieën
te bepalen. Let op: De waarden moeten uniek zijn! Twee categorieën mogen niet
dezelfde volgorde-waarde hebben.
Is actief: Wanneer deze checkbox is aangevinkt, zal de categorie worden
aangeboden aan de auteur van een logboekitem dat een context-activiteit betreft
om het item te categoriseren, anders niet.
Klik op de knop ‘Bewaren’ om een nieuwe of gewijzigde categorie te bewaren.
6.6.4.2 Categorieën logboek
6.6.4.2.1 Algemeen
Alle items in het Logboek worden gecategorizeerd. Dat betekent dat voor elk item één of
meerdere categorieën worden aangevinkt. Stel bijvoorbeeld dat een item het feit relateert
dat een jongere zijn arm breekt op school. Voor dat item zouden de categorieën ‘School –
Werk’ en ‘Medisch’ kunnen aangevinkt worden. De bedoeling van deze categorisering is het
filteren van logboekitems bij een zoekopdracht. Als je bijvoorbeeld wil weten wat er
allemaal genoteerd werd in de laatste drie jaar m.b.t. de school van een jongere, helpt de
categorie ‘School – Werk’ om enkel relevante items op te halen. Elke organisatie kan zelf de
categorieën definiëren die ze nuttig acht.
6.6.4.2.2 Overzicht
Via de menu-keuze ‘Systeembeheer  Instellingen  Categorieën logboek’ wordt een
scherm opgeroepen waarop een datagrid het overzicht geeft van alle logboek categorieën in
de database.
75
76
Ons Boek Handleiding Gebruikers
Figuur 77: Overzicht van de categorieën voor het logboek
Zie volgende paragraaf (Details) voor een beschrijving van de kolommen.
Het venster biedt een knop ‘Nieuwe categorie’. Op de knop klikken, opent een nieuw
dialoogvenster waarmee een nieuwe categorie kan worden aangemaakt.
Om een bestaande categorie te wijzigen, klik op de gewenste rij in het overzicht. Een nieuw
dialoogvenster wordt dan geopend waarmee de categorie kan worden gewijzigd.
6.6.4.2.3 Details
Wanneer in het venster ‘Systeembeheer  Instellingen  Categorieën logboek’ een
bestaande categorie wordt geselecteerd of een nieuwe categorie wordt aangevraagd, opent
een dialoogvenster zoals hieronder:
Figuur 78: Detailscherm categorie voor het logboek
Volgende informatie moet worden ingegeven:

Omschrijving: Dit is de tekst die zal worden overgenomen in de lijst van mogelijke
categorieën waaruit de auteur van een logboekitem zal moeten kiezen. Let op:
Achter de schermen werkt de applicatie met identificatie-codes, niet met de tekst
zelf. Vervang dus nooit een omschrijving door iets dat inhoudelijk verschillend is! In
het voorbeeld hierboven heeft de categorie ‘School –Werk’ de identificatie ‘4’. Items
m.b.t. de school zullen dus de code ‘4’ in de database krijgen. Wanneer je later de
Gebruik van Ons Boek





tekst (voor code ‘4’) zou wijzigen tot ‘Jeugdbeweging’ bijvoorbeeld, verander je de
inhoudelijke categorisatie van reeds bestaande logboekitems! Let op: De
omschrijvingen moeten uniek zijn! Twee categorieën mogen niet dezelfde
omschrijving hebben.
Volgorde: Dit veld kan enkel een getal bevatten, eventueel met cijfers na de komma.
Dat getal zal de volgorde bepalen van de verschillende categorieën die aan de
gebruiker worden voorgesteld wanneer hij een logboekitem moet categoriseren. De
categorieën worden aldaar van kleine volgorde-waarde naar grote waarde
geordend. Het is een goede praktijk om waarden te kiezen die een veelvoud zijn van
10. Zo is het éénvoudig om later zo nodig een nieuwe categorie een tussenliggende
waarde toe te kennen. Doordat het veld ook decimalen aanvaardt, zou het nooit een
probleem mogen zijn om de juiste volgorde van alle categorieën te bepalen. Let op:
De waarden moeten uniek zijn! Twee categorieën mogen niet dezelfde volgordewaarde hebben.
Moet over cliënten handelen: Wanneer deze checkbox is aangevinkt, zal de auteur
van een logboekitem die deze categorie aanvinkt, verplicht worden om aan te geven
over welke cliënt(en) het logboekitem handelt. Wanneer de checkbox niet is
aangevinkt, dan kan een logboekitem dat enkel gecategorizeerd is met categorieën
die niet over cliënten moeten handelen, geschreven worden zonder aangeven van
cliënten.
Moet als contextbegeleiding worden aangeduid: Wanneer de checkbox is
aangevinkt, zal de auteur van een logboekitem die deze categorie aanvinkt, verplicht
worden om aan te geven dat het item een context-activiteit betreft. Hij zal dan ook
verplicht worden om de duur van de activiteit aan te geven evenals de passende
context-categorieën.
Moet verborgen worden voor inzagerecht cliënten: Wanneer de checkbox is
aangevinkt, zal het logboekitem onttrokken worden aan het inzagerecht van
cliënten. Het aanvinken van zo’n categorie moet behoedzaam gebeuren en moet
door de auteur in de tekst van het logboekitem gemotiveerd worden (t.t.z. aangeven
op welke wettelijke gronden het inzagerecht van de cliënt wordt beperkt).
Is actief: Wanneer deze checkbox is aangevinkt, zal de categorie worden
aangeboden aan de auteur van een logboekitem om het item te categoriseren,
anders niet.
Klik op de knop ‘Bewaren’ om een nieuwe of gewijzigde categorie te bewaren.
6.6.4.3 Kleurcodes
6.6.4.3.1 Algemeen
Aan logboekitems kan een kleurcode gegeven worden. De betekenis van die kleur wordt
bepaald door de organisatie. Beheerders kunnen instellen welke kleuren beschikbaar zijn en
welke betekenis elke kleur heeft.
6.6.4.3.2 Overzicht
Via de menu-keuze ‘Systeembeheer  Instellingen  Kleurcodes’ wordt een scherm
opgeroepen waarop een datagrid het overzicht geeft van alle kleurcodes in de database.
77
78
Ons Boek Handleiding Gebruikers
Figuur 79: Overzicht van de kleurcodes in de applicatie
Zie volgende paragraaf (Details) voor een beschrijving van de kolommen.
Het venster biedt een knop ‘Nieuwe kleurcode. Op de knop klikken, opent een nieuw
dialoogvenster waarmee een nieuwe kleurcode kan worden aangemaakt.
Om een bestaande kleurcode te wijzigen, klik op de gewenste rij in het overzicht. Een nieuw
dialoogvenster wordt dan geopend waarmee de kleurcode kan worden gewijzigd.
6.6.4.3.3 Details
Wanneer in het venster ‘Systeembeheer  Instellingen  Kleurcodes’ een bestaande
kleurcode wordt geselecteerd of een nieuwe kleurcode wordt aangevraagd, opent een
dialoogvenster zoals hieronder:
Figuur 80: Detailscherm kleurcode
Volgende informatie moet worden ingegeven:


Omschrijving: Dit is de tekst die zal worden getoond wanneer de kleur wordt
geselecteerd. Let op: Achter de schermen werkt de applicatie met identificatiecodes, niet met de tekst zelf. Vervang dus nooit een omschrijving door iets dat
inhoudelijk verschillend is! Let op: De omschrijvingen moeten uniek zijn! Twee
kleurcodes mogen niet dezelfde omschrijving hebben.
Kleur: Hiermee kan je een bepaalde kleur kiezen. Let op: Eenzelfde kleur kan niet
gebruikt worden voor verschillende codes! We raden je aan om binnen de
organisatie, kleuren te kiezen die voldoende verschillend zijn om fouten te
voorkomen.
Gebruik van Ons Boek



Voorbeeld: In het veld ‘Voorbeeld’ wordt de omschrijving getoond met de
geselecteerde kleur als achtergrond. De kleur van de tekst wordt automatisch
bepaald: op een donkere kleur wordt de tekst in het wit weergegeven, op een lichte
achtergrond is de tekst zwart.
Volgorde: Dit veld kan enkel een getal bevatten, eventueel met cijfers na de komma.
Dat getal zal de volgorde bepalen van de verschillende kleurcodes die aan de
gebruiker worden voorgesteld wanneer hij bijvoorbeeld een logboekitem schrijft. De
kleurcodes worden aldaar van kleine volgorde-waarde naar grote waarde geordend.
De kleurcode met de kleinste volgorde-waarde zal als standaardwaarde gebruikt
worden. Bij het openen van het venster ‘Logboek > Schrijven’ bijvoorbeeld zal deze
kleurcode al geselecteerd zijn. Het is daarom een goed idee om een ‘neutrale’
kleurcode als eerste te tonen. Het is een goede praktijk om waarden te kiezen die
een veelvoud zijn van 10. Zo is het éénvoudig om later zo nodig een nieuwe
kleurcode een tussenliggende waarde toe te kennen. Doordat het veld ook
decimalen aanvaardt, zou het nooit een probleem mogen zijn om de juiste volgorde
van alle kleurcodes te bepalen. Let op: De waarden moeten uniek zijn! Twee
kleurcodes mogen niet dezelfde volgorde-waarde hebben.
Is actief: Wanneer deze checkbox is aangevinkt, zal de kleurcode worden
aangeboden aan de gebruiker, anders niet.
Klik op de knop ‘Bewaren’ om een nieuwe of gewijzigde kleurcode te bewaren.
6.6.5
Systeemtaken
6.6.5.1 Registreer nieuwe versie
Wanneer de ontwikkelaars een nieuwe versie van de applicatie publiceren, bijvoorbeeld na
het implementeren van een nieuwe module, dan is dat nog niet geweten bij de gebruikers.
Het verwittigen van de gebruikers gebeurt via de database. Daartoe moet een
systeembeheerder een record toevoegen aan de SychronizationSettings tabel in de
database. Dat kan via het venster Systeembeheer  Systeemtaken  Registreer nieuwe
versie. In principe zal de ontwikkelaar een e-mail sturen naar de systeembeheerder die in de
Technische werkgroep zetelt met de nodige informatie om het record aan te maken.
Figuur 81: Het scherm 'Registreren nieuwe versie'
Het scherm ‘Registreren nieuwe versie’ toont bij het openen, het recentste record van de
tabel SynchronizationSettings:
79
80
Ons Boek Handleiding Gebruikers
Figuur 82: Recenste record in de tabel
In het record vind je volgende informatie:






Het nummer van de softwareversie: Dat nummer wordt gegeven door vier getallen
(Major, Minor, Build en Revision). In het voorbeeld hierboven is het nummer van de
versie 1.3.0.1. Een hoger nummer wijst op een recentere versie.
Actief op: Dit zijn datum en uur waarop de aangegeven versie actief wordt. Vanaf
dat moment zal een gebruiker die Ons Boek opstart een mededeling te zien krijgen
met informatie over de nieuwe versie.
Gebruik vorige versie ok: Soms is het ok om te blijven werken met de vorige versie
van de software, bijvoorbeeld wanneer een nieuwe functionaliteit is toegevoegd.
Wanneer de gebruiker beslist de nieuwe versie niet meteen te installeren, kan hij
verderwerken maar heeft hij geen toegang tot de nieuwe functionaliteit. Of het ok is
om met vorige versie te blijven werken, wordt aangegeven door de checkbox
(aangevinkt = ok om verder te werken). In andere gevallen echter wordt geoordeeld
dat het niet ok is om met de vorige versie te blijven werken. Dat is bijvoorbeeld het
geval wanneer in de vorige versie een belangrijke fout is ontdekt en deze met de
nieuwe versie wordt opgelost. In dat geval is de checkbox niet aangevinkt en zal de
gebruiker verplicht worden om meteen de nieuwe versie te installeren.
Wat is nieuw in deze versie: Deze tekst geeft kort aan wat de nieuwe versie inhoudt.
Aangemaakt op: Dit is het tijdstip waarop het record is aangemaakt.
Aangemaakt door: Dit is de naam van wie het record bewaarde.
Het onderste deel van het venster laat toe om een nieuw record aan te maken en te
bewaren. De betekenis van de velden is dezelfde aan wat hierboven is beschreven. Noteer
evenwel dat:




Het nummer van de versie, samengesteld uit de getallen in Major, Minor, Build en
Revision minstens gelijk moet zijn aan het versienummer getoond in het bovenste
deel van het venster. In principe moet het versienummer zelfs groter zijn. Doordat
een gelijk versienummer toegelaten is, geeft dat de mogelijkheid om een wijziging te
maken, bijvoorbeeld aan het tijdstip waarop de nieuwe versie actief wordt.
Build: Het build-nummer is niet wijzigbaar en wordt automatisch ingevuld. Dat komt
omdat het build-nummer gelinked is aan een organisatie.
Actief op: Dit tijdstip moet uiteraard vallen na het beschikbaar zijn voor installatie
van de nieuwe versie. Omdat de ingebruikname van een nieuwe versie
organisatorische gevolgen kan hebben (bijvoorbeeld wanneer een nieuwe module
zal worden gebruikt ter vervanging van een bestaand systeem), is het raadzaam om
het tijdstip pas na overleg binnen de organisatie te bepalen.
Wat is nieuw in de nieuwe versie: Dit is een verplicht veld dat aangeeft wat er nieuw
is in vergelijking met de vorige versie. Indien de upgrade verplicht wordt (via het
aanvinken van de checkbox Gebruik vorige versie ok), is het goed om hier ook uit te
leggen waarom dat is.
6.6.5.2 Maak een backup
Deze optie is enkel beschikbaar voor de organisaties die de database op hun eigen netwerk
hebben. Organisaties die met een database op het Internet werken, krijgen de optie niet te
zien. Dit is enerzijds omdat de web-databases door de provider van backups worden
voorzien (vb. Combell N.V. neemt elke nacht een backup van de database en houdt deze drie
Gebruik van Ons Boek
weken lang bij) en anderzijds is het onwaarschijnlijk dat de SQL server waarop de database
staat voldoende toegangsrechten kan bekomen om een backup op ons lokaal systeem te
kunnen aanmaken.
Vervolg: Later
Dit document is ‘in wording’ en nog ver van ‘af’. Bedankt voor je
geduld. Feedback of suggesties zijn welkom per e-mail naar
[email protected]
81