6. Draaiboeken activiteiten

Kaatsverenigingen/
Federaties
hoofdstuk 1
6. Draaiboeken activiteiten
Foto: Boppeslach
Vanuit de gekozen en vastgestelde structuur van functies, taakgebieden en taken binnen de kaatsvereniging moeten voor
de uitvoering van de activiteiten vervolgens draaiboeken worden opgesteld.
In de draaiboeken worden alle te nemen maatregelen duidelijk omschreven en in een tijdspad gezet.
Een aantal voorbeelden van draaiboeken voor activiteiten zijn opgenomen.
Organisatie van de kaatssport • Organisatie • april 2004
14
Kaatsverenigingen/
Federaties
hoofdstuk 1
Draaiboek wedstrijd
Nr
Sub Omschrijving
1
Besluit/
antwoord
a
b
c
d
Algemeen
Categorieen voor wedstrijd indelen
Plaats wedstrijd vastleggen
Data wedstrijd vastleggen
Aanvang wedstrijd bepalen
a
b
c
Plaats wedstrijd
Regelen veld of zaal
Regelen kantine (zie draaiboek kantine)
Regelen geluidsinstallatie
2
3
b
c
d
Prijzen
Vaststellen prijzen (en aantal prijzen winnaarsen verliezersronde)
Kopen prijzen
Kopen kransen
Verzorging prijsuitreiking
a
b
c
d
e
f
g
Begeleiding
Scheidsrechter vragen
Keurmeesters vragen
Indelen van scheidsrechters en keurmeesters
Kaatsaanmerkers en telegrafisten vragen
Overige begeleiders vragen
Attentie scheidsrechter cq begeleiders
Regelen toezicht op begeleiding
a
b
c
Veld klaarmaken
Tijdstip voor aanvang van de wedstrijd
Regelen veldklaarmakers
Aantal perken (afmetingen etc)
a
b
c
d
e
f
Materiaal
Aantal kaatsballen
Regelen kaatsballen
Telegrafen
Aanmerkersblokjes
Tape voor eventuele meerdere perken en opslag
EHBO doos
a
b
c
d
Opgave
Werven deelnemers
Uiterste opgavedatum
Opgave bij
Inleg innen
a
4
5
6
7
Aktie door
Organisatie van de kaatssport • Organisatie • april 2004
15
Plandatum
Gereed
Kaatsverenigingen/
Federaties
hoofdstuk 1
Nr
Sub Omschrijving
8
Besluit/
antwoord
a
b
c
Loting
Plaats loting
Datum loting
Regelen loting
a
b
c
Lijsten
Lijst maken
Lijsten drukken
Datum lijsten gereed
a
Publiciteit
bekend maken van deze activiteit
a
b
Overige
wedstrijden evalueren
standen doorgeven aan secretaris
9
10
11
Aktie door
Organisatie van de kaatssport • Organisatie • april 2004
16
Plandatum
Gereed
Kaatsverenigingen/
Federaties
hoofdstuk 1
Draaiboek KNKB wedstrijd jeugd
Nr
Sub Omschrijving
1
a
b
c
d
Algemeen
Categorie wedstrijd
Plaats wedstrijd
Datum wedstrijd
Aanvang wedstrijd
a
b
c
Plaats wedstrijd
Regelen veld
Regelen kantine
Regelen geluidsinstallatie
2
3
Besluit/
antwoord
b
c
d
Prijzen
Vaststellen prijzen
(en aantal prijzen winnaars- en verliezersronde)
Kopen prijzen
Kopen kransen
Verzorging prijsuitreiking
a
b
c
d
e
f
Begeleiding
Scheidsrechter
Keurmeesters vragen
Kaatsaanmerkers en telegrafisten vragen
Bezetting kantine
Overige begeleiders vragen
Attentie scheidsrechter cq begeleiders
a
b
c
d
Veld klaarmaken
Datum
Tijdstip
Hulpen vragen
Aantal velden en aantal perken (afmetingen etc)
a
b
c
d
e
f
g
Materiaal
Aantal kaatsballen
Regelen kaatsballen
Telegrafen
Aanmerkersblokjes
Lijnen, krammen e.d.
Omroepinstallatie
EHBO doos
a
b
c
Opgave
Werven deelnemers
Uiterste opgavedatum
Opgave bij
a
4
5
6
7
Aktie door
Organisatie van de kaatssport • Organisatie • april 2004
17
Plandatum
Gereed
Kaatsverenigingen/
Federaties
hoofdstuk 1
8
a
b
c
Loting
Plaats loting
Datum loting
Regelen loting
a
b
c
Lijsten
Lijst maken
Lijsten drukken
Datum lijsten gereed
a
b
Licentiekaartcontrole
controle bij
checklist maken
9
10
11
b
PR
wedstrijd onder de aandacht brengen bij leden /
publiek / media
prijswinnaars doorgeven aan media
a
Aanwezigheid bestuur / jeugdcommissie
Aanwezig bij wedstrijd
a
12
Organisatie van de kaatssport • Organisatie • april 2004
18
Kaatsverenigingen/
Federaties
hoofdstuk 1
Draaiboek Diplomakaatsen
Nr
Sub Omschrijving
1
Besluit/
antwoord
a
b
c
d
Algemeen
Jeugdcategorie indelen
Plaats diplomakaatsen bepalen
Datum diplomakaatsen vaststellen
Aanvang diplomakaatsen bepalen
a
b
c
Opgave
Werven deelnemers
Uiterste opgavedatum
Opgave bij
a
Publiciteit
Bekend maken van deze activiteit
a
b
c
d
e
Trainers en begeleiding
Trainers vragen
Begeleiders vragen voor diplomakaatsen
Begeleiders vragen voor catering
Begeleiders vragen voor recreatie
Voorbespreking trainers en begeleiders
2
3
4
5
b
c
Programma
Programma diplomakaatsen maken
(volgorde onderdelen)
Tijdstip afsluiting met ouders
Groepen indelen inclusief trainers en begeleiders
a
b
c
d
Materiaal
Kaatsballen, tennisballen regelen
Pionnen, krammen, lijnen e.d. regelen
Diploma's regelen met diverse letters
EHBO doos regelen
a
6
7
b
c
Prijzen
Vaststellen prijzen meest succesvolle kaatsers
en aanmoedigingsprijzen
Kopen prijzen
Verzorgen uitreiking diploma's en prijzen
a
Catering
Regelen kantine (zie draaiboek kantine)
a
b
Evaluatie
diplomakaatsen evalueren met deelnemers
diplomakaatsen evalueren met trainers/begeleiders
a
8
9
Aktie door
Organisatie van de kaatssport • Organisatie • april 2004
19
Plandatum
Gereed
Kaatsverenigingen/
Federaties
hoofdstuk 1
Draaiboek Uitwedstrijden: Federatie en KNKB
Nr
Sub Omschrijving
1
a
b
c
d
2
a
b
3
Besluit/
antwoord
Algemeen
Categorieen voor wedstrijd indelen
Plaats wedstrijd vastleggen (door federatie en KNKB)
Data wedstrijd vastleggen (door federatie en KNKB)
Aanvang wedstrijd bepalen (door federatie en KNKB)
Begeleiding
Begeleiders regelen voor de federatieen/of KNKB-wedstrijden
Vertrektijd vaststellen per federatieen/of KNKB-wedstrijden
a
b
Publiciteit
Bekend maken van deze activiteit
bekend maken van kledingvoorschriften
(zwart/wit of clubtenue)
a
b
c
d
e
f
Opgave
Werven deelnemers
Uiterste opgavedatum deelnemers
Opgave bij
Inleg innen
Deelnemers verdelen in categorie A,B of C-maat
Lijst deelnemers doorgeven bij organiserende
vereniging + cat.
4
5
a
b
c
Aktie door
Overige
Regelen clubtenue
Wassen clubtenue
Vervoer regelen
Organisatie van de kaatssport • Organisatie • april 2004
20
Plandatum
Gereed
Kaatsverenigingen/
Federaties
hoofdstuk 1
Draaiboek Kaatskamp
Nr
Sub Omschrijving
1
Besluit/
antwoord
a
b
c
d
e
Algemeen
Jeugdcategorie indelen
Plaats kaatskamp bepalen
Datum kaatskamp vaststellen
Aanvang kaatskamp bepalen
Kosten kaatskamp vaststellen
a
b
c
d
Opgave
Werven deelnemers/uitnodigen deelnemers
Uiterste opgavedatum
Opgave bij
Inleg innen
2
3
c
d
e
Publiciteit
Regelen artikel in het clubblad
Maken en verspreiden van nieuwsbrief voor
(potentiele) deelnemers
Maken en verspreiden programmaboekje kaatskamp
Maken medische vragenlijst
Maken en verspreiden van kampkrant
a
b
c
d
e
f
Trainers en begeleiding
Trainers vragen
Begeleiders vragen voor trainingen
Begeleiders vragen voor catering
Begeleiders vragen voor recreatie
EHBO regelen
Presentje trainers en begeleiders regelen
a
b
4
5
a
b
c
d
e
6
a
b
c
d
e
f
Aktie door
Programma
Draaiboek programma maken
Trainingsprogramma maken
Recreatieprogramma maken
Afsluitingsprogramma met ouders maken
Trainingsgroepen indelen inclusief trainers
en begeleiders
Materiaal
Kaatsballen, tennisballen en indiaka's regelen
Pionnen, krammen, lijnen e.d. regelen
Kaatskanon regelen
Kaatsrapporten regelen
Kleurenkaarten regelen
EHBO doos
Organisatie van de kaatssport • Organisatie • april 2004
21
Plandatum
Gereed
Kaatsverenigingen/
Federaties
hoofdstuk 1
7
a
b
c
Prijzen
Vaststellen prijzen op- en uitslagbokaal
Kopen prijzen
Verzorgen prijsuitreiking op- en uitslagbokaal
a
b
c
Catering
Regelen kantine (zie draaiboek kantine)
Regelen tafels, stoelen en banken
Regelen extra toiletten
a
b
Afstemming derden
Afstemming met sportvereniging
Regelen lokatie evt. met gemeente
a
b
Evaluatie
Kaatskamp evalueren met deelnemers
Kaatskamp evalueren met begeleiders
8
9
10
Organisatie van de kaatssport • Organisatie • april 2004
22
Kaatsverenigingen/
Federaties
hoofdstuk 1
Draaiboek Schoolkaatsproject door eigen vereniging
Nr
Sub Omschrijving
1
Besluit/
antwoord
a
b
c
d
Algemeen
Categorieen scholenproject
Plaats schoolkaatsproject bepalen
Data schoolkaatsproject bepalen
Aanvang schoolkaatsproject vastleggen
a
Plaats veldtraining
Regelen veld en/of zaal
a
b
c
Opgave
Werven deelnemers
Uiterste opgavedatum
Opgave bij
a
Publiciteit
Bekend maken van deze activiteit
a
b
c
d
e
f
g
Materiaal
Aantal kaatsballen
Regelen kaatsballen
Telegrafen en aanmerkersblokjes regelen
Pionnen en ander materiaal regelen
Kaatskanon regelen
EHBO doos
Sleutels trainer regelen
a
b
c
e
Trainers en begeleiding
Trainer regelen
Vaststellen begeleiders per trainingsgroep
Regelen begeleiders per trainingsgroep
Aanwezigheid jeugdcommissielid bij eerste training
a
b
Evaluatie
Schoolkaatsproject evalueren met deelnemers
Schoolkaatsproject evalueren met begeleiders
2
3
4
5
6
7
Aktie door
Organisatie van de kaatssport • Organisatie • april 2004
23
Plandatum
Gereed
Kaatsverenigingen/
Federaties
hoofdstuk 1
X
X
Datum wedstrijd
Datum wedstrijd
Datum wedstrijd
Datum wedstrijd
Datum wedstrijd
Datum wedstrijd
Datum wedstrijd
Datum wedstrijd
Datum wedstrijd
Naam
Jan
Piter
Ulbe
Durk
Oane
Reindert
Nanne
Andries
Wopke
Thys
Za 1 mei ledenpartij
Voorbeeld rooster perkleggen/keurmeesters/blokjerinners
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Organisatie van de kaatssport • Organisatie • april 2004
24
Kaatsverenigingen/
Federaties
hoofdstuk 1
Draaiboek Technische Commissie
Nr
Sub Omschrijving
1
Besluit/
antwoord
a
b
c
Testen van kaatsers
Kaatsers testen voor federatie
Kaatsers testen voor KNKB
Bepalen van A, B of C-maat
a
Training
Indelen van categorien trainingen
2
3
a
b
c
d
4
a
b
Aktie door
Parturen
Samenstellen afdelingsparturen
Benaderen (kandidaat) -coaches voor de
afdelingsparturen
Regelen begeleiding van de parturen naar de
wedstrijden
Onderhouden van contacten met geselecteerden
over voortgang
Evaluatie
Seizoen evalueren met kaatsers
Seizoen evalueren met begeleiders/coaches
Organisatie van de kaatssport • Organisatie • april 2004
25
Plandatum
Gereed
Kaatsverenigingen/
Federaties
hoofdstuk 1
Draaiboek Ledenadministratie
Nr
Sub Omschrijving
1
Besluit/
antwoord
a
b
c
d
e
Informatie voor secretaris
Bijhouden ledenadministratie
Innen van de ledencontrubitie
Innen van donatiegelden
Aanmaken van contributie -en donateurkaarten
Vaststellen hoogte contributie
a
Informatie voor KNKB
Verenigingsmutaties doorgeven aan bondsbureau
a
b
c
Nieuwe leden
Nieuwe inwoners informeren
Nieuwe inwoners bezoeken
Bijhouden inwonersbestand
2
3
Aktie door
Organisatie van de kaatssport • Organisatie • april 2004
26
Plandatum
Gereed
Kaatsverenigingen/
Federaties
hoofdstuk 1
Draaiboek Kantine
Nr
Sub Omschrijving
1
a
b
2
Besluit/
antwoord
Activiteiten
Verzorgen van begeleiders bij wedstrijden
toezicht houden op het ordentelijk verloop tijdens de
openstelling (lawaai, sluitingstijd en openbare orde)
a
b
c
Ruimte
Opstellen rooster bardienst
Opstellen rooster schoonmaakdienst
Zorgdragen schoonmaak kantine/kleedkamers
a
b
Inventaris
Onderhouden van de inventaris
Bestellen van eet- en drinkwaren
a
b
c
d
Wettelijke zaken
Regelen vereiste horecavergunningen
Regelen vereiste diploma's
Regelen van BUMA/STEMRA
Regelen van verzekeringen
a
b
Informatie naar secretaris
Bijhouden verkoopresultaten
Vaststellen prijzen (ism secretaris)
3
4
5
Aktie door
Organisatie van de kaatssport • Organisatie • april 2004
27
Plandatum
Gereed