Organisatie Arbo en Milieu bij de Universiteit Leiden Kenmerken AM

De Demingcyclus als hulpmiddel bij risicobeheersing
A. Noort, J.H.W. Maasen
Adres : Interne Arbodienst Universiteit Leiden, Postbus 9500, 2300 RA Leiden
e-mail : [email protected]
Organisatie Arbo en Milieu bij de Universiteit Leiden
Bij de Universiteit Leiden is de verantwoordelijkheid voor
arbeidsomstandigheden en milieu door het College van Bestuur (CvB)
gemandateerd aan de decentrale eenheden (faculteiten, diensten). De decentrale
eenheden zijn daarmee zelf verantwoordelijk voor hun arbo- en milieubeleid en
daaruit voortvloeiende acties. De eindverantwoordelijkheid ligt nog wel bij het
College, ondermeer omdat de milieuvergunningen voor de decentrale eenheden op
hun naam staan.
De decentrale eenheden hebben zelf arbo- en milieucoördinatoren of
–consulenten in dienst. Bij de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen hebben
die vanwege de meer complexe arbo- en milieurisico’s vanzelfsprekend een hoger
opleidings- en kennisniveau dan bij de andere faculteiten, die deze personen meestal
inhuren van het Universitair Facilitair Bedrijf.
De Interne Arbodienst (IAD) adviseert en ondersteunt het CvB en de
decentrale eenheden. Waar nodig formuleert de IAD centraal beleid, zoals
bijvoorbeeld in de Regeling Bedrijfshulpverlening en de Kaderregeling Arbo en
Milieumanagement. De regelingen worden door het CvB vastgesteld. Decentrale
eenheden moeten zich aan deze regelingen houden.
Kenmerken AM-zorg bij de universiteit
De Universiteit Leiden kent geen centraal Arbo- en Milieuzorgsysteem. Arboen milieuzorg willen de (de)centrale eenheden wel, maar niet zo opgetuigd als de
ISO-norm dat voorschrijft. Certificering is zeker geen doel. Men streeft er naar zo
weinig mogelijk ballast rondom de arbo- en milieuzorg te hebben; dus geen
handboeken en zo weinig mogelijk procedures. De basis voor de arbo- en
milieuzorg is afkomstig uit de centrale Kaderregeling Arbo- en Milieumanagement.
Hierin staan de vijf hoofdlijnen waaraan de decentrale zorgsystemen moeten
voldoen: de beleidscyclus. De Kaderregeling is gebaseerd op de Plan – Do – Check
– Act – cyclus (PDCA) uit de ISO-normen (de Demingcirkel). De Kaderregeling is
vastgesteld door het College van Bestuur en te downloaden van de website van de
Interne Arbodienst (www.arbodienst.leidenuniv.nl).
Decentrale beleidscyclus
Volgens de Kaderregeling moet iedere decentrale eenheid minstens
beschikken over de volgende vijf documenten:
• Actuele RI&E (maximaal vijf jaar oud en getoetst door de Interne
Arbodienst). De IAD heeft de afgelopen jaren voor alle decentrale eenheden
een RI&E opgesteld. Inmiddels is de RI&E nieuwe fase ingegaan; de RI&E
wordt nu uitgevoerd door de decentrale eenheden zelf, eventueel met
ondersteuning door de IAD. De IAD heeft nog wel enkele
toetsingsmomenten (RIE-scan, toetsing RI&E, toetsing PvA). Bij de
RIE-scan wordt door de deskundigen van de IAD in overleg met de
decentrale eenheid bepaald welke onderdelen uit de oude RIE aan
‘vervanging’ toe zijn.
• Actueel Plan van Aanpak. Het PvA moet ieder jaar door de decentrale
eenheid worden geactualiseerd.
• Uitvoering. De uitvoering van actiepunten uit het PvA door de decentrale
eenheden moet aantoonbaar zijn, bijvoorbeeld in projectbeschrijvingen of
-verslagen.
• Evaluatie. Na een jaar wordt bekeken of de uitvoering (naar tevredenheid) is
verlopen. Deze evaluatie kan worden uitgevoerd in het (arbo- en
milieu)jaarverslag van de decentrale eenheid, maar kan ook een extra kolom
in het Plan van Aanpak zijn waarin de voortgang / afronding is beschreven of
worden meegenomen in bestuurlijke kwartaalrapportages.
• Directiebeoordeling. Het faculteitsbestuur of de directie van de eenheid
beoordeelt jaarlijks of de doelen zijn gehaald en stelt nieuwe doelen /
prioriteiten voor het komende jaar. Deze worden verwerkt in het Plan van
Aanpak, waarna de cyclus weer opnieuw begint. Het Plan van Aanpak wordt
ook aangevuld met gegevens uit een nieuwe (deel) RI&E of andere (externe)
onderzoeken.
Centrale beleidscyclus
Op centraal niveau wordt een soortgelijke cyclus aangehouden:
• Risicoprofiel: in dit document staan de risico’s die in de RI&E’s van
meerdere decentrale eenheden zijn geconstateerd. Dergelijke risico’s kunnen
vragen om een meer centrale aanpak. Niet zelden zijn het gebouwgebonden
•
•
•
of organisatorische risico’s. Dit document wordt eens per vier jaar
geactualiseerd. Eind 2004 is het tweede Risicoprofiel verschenen.
Arbo- en Milieuplan: op basis van de risico’s uit het Risicoprofiel wordt een
Arbo- en Milieuplan opgesteld. Hier worden acties gekoppeld aan een
verantwoordelijke dienst of eenheid binnen de universiteit. Bij centrale
diensten wordt daarbij ook een tijdpad aangegeven; decentrale eenheden
moeten de acties opnemen in hun eigen Plan van Aanpak. Eind 2004 is het
Arbo- en Milieuplan 2004-2007 verschenen.
In de jaarlijkse Arbo- en Milieurapportage worden onder andere de
vorderingen van de acties uit het Arbo- en Milieuplan beschreven.
Jaarlijks beoordeelt het College van Bestuur de vorderingen in de
Management Review en stelt eventueel het uitvoeringsplan of het beleid bij.
De uitkomsten van de Management Review worden weer verwerkt in het
Arbo- en Milieuplan, waarna de cyclus opnieuw begint. In de Management
Review kunnen ook nieuwe risico’s (uit bijvoorbeeld nieuwe RI&E'
s) en
inzichten (bv. Gewijzigde wetgeving of andere in- en externe factoren)
worden meegenomen.
Stand van zaken
In 2004 is een nieuw Risicoprofiel samengesteld. Op basis daarvan is een
nieuw Arbo- en Milieuplan 2004 – 2007 opgesteld. Belangrijke punten daaruit,
samen met een overzicht van de vorderingen van de actiepunten uit de Management
Review van 2003, staan in de Management Review van 2004.
Audits
Vanaf 2006 zal de Interne Arbodienst audits gaan uitvoeren bij de decentrale
eenheden. De audits richten zich op de vijf hoofdpunten uit de Kaderregeling: RIE –
PvA – uitvoeringsplannen – evaluatie, jaarverslag – directiebeoordeling. Het idee is
de scope van de audit in overleg met de decentrale eenheid vooraf vast te leggen in
een zogenaamde scorecard. Op deze scorecard wordt de “stand van het gewas”
vastgelegd in kwantificeerbare prestatie-indicatoren. Mogelijk worden de doelen
voor meerdere jaren op deze scorecard vastgelegd.
De laatste jaren is auditervaring opgedaan met thema-audits op het gebied van
bedrijfshulpverlening en Legionella. In 2005 vindt een tweede ronde BHV-audits
plaats. Na een aanvankelijke huivering worden deze audits door de decentrale
eenheden als nuttig ervaren. Ook is een eerste ronde audits van de
“Legionella-zorg” uitgevoerd: voldoen de installaties en beheersmaatregelen aan de
eisen om besmettingen met Legionella te voorkomen.
Alle audits (gaan) worden uitgevoerd door getrainde auditors van de IAD. 3
medewerkers van de IAD hebben daarvoor een cursus Auditor gevolgd bij Lloyds, 2
de cursus Lead Auditor.
Management Review
In 2003 en 2004 is een Management Review (MR) voor de centrale
organisatie uitgebracht in de vorm van een brief van het College van Bestuur aan de
decentrale eenheden en centrale diensten. In de brief staan enkele belangrijke
risico’s genoemd waarvan aan de decentrale eenheden en centrale diensten wordt
gevraagd deze binnen een bepaalde periode aan te pakken.
In de tweede MR is een overzicht gegeven van de vorderingen van de
knelpunten uit de eerste MR. Daaraan zijn weer enkele nieuwe knelpunten
toegevoegd, gebaseerd op het nieuwe Risicoprofiel en AM-plan.
De Management Review wordt, evenals het Risicoprofiel en het Arbo- en
Milieuplan, opgesteld door de Interne Arbodienst, besproken in het Arboteam en
vastgesteld door het College van Bestuur. De MR wordt door de voorzitter van het
CvB ondertekend en aan de decentrale eenheden en belanghebbende centrale
diensten gestuurd. De Management Review is er nu nog vooral op gericht extra
aandacht te vragen voor enkele spoedeisende of belangrijke zaken uit het Arbo- en
Milieuplan. Het doel is dat het CvB ook een daadwerkelijk oordeel geeft over de
stand van arbo en milieuzorg bij de universiteit.
In het Arboteam zitten: de algemeen directeur Bestuursbureau (met mandaat
van het CvB), hoofd Interne Arbodienst, directeur Vastgoed, manager HRM,
directeur bedrijfsvoering W&N, secretaris Arboteam.