141207 PvE website - Historische Vereniging Die Goude

Programma van Eisen nieuwe website die Goude
1. INLEIDING
In zijn vergadering van 3 december 2014 heeft het bestuur van de Historische Vereniging die Goude
het Programma van Eisen (PvE) vastgesteld voor de bouw van een nieuwe website. Het bestuur
heeft een duidelijke voorkeur uitgesproken voor een website die is gebouwd op basis van
WordPress. Voorafgaand aan het PvE is aan alle werkgroepen, aan enkele specifieke functionarissen
binnen het bestuur en aan enkele ICT/communicatiedeskundigen binnen de vereniging om
commentaar gevraagd.
Aanleiding dit voorjaar voor de vernieuwing was:
 het feit dat de bestaande website (www.diegoude.nl) werd ervaren als onoverzichtelijk, vol van
verouderde en onjuiste informatie, terwijl er ook klachten waren over de actualiteit.
 Onduidelijkheid over de hosting
 Onduidelijkheid wie waarvoor verantwoordelijk was.
 Het feit dat gewerkt werd met een verouderde Joomla-versie, die niet meer door de producent
werd ondersteund.
In de aanloop naar een nieuwe website is Nico J. Boerboom aan de slag gegaan als waarnemend
webmaster en is een belangrijk deel van de aanmerkingen op actualiteit, onvolledigheid en
onjuistheid weggenomen.
Die Goude krijgt een centrale webmaster. Als zodanig heeft het bestuur Nico J. Boerboom
aangewezen. De precieze rolverdeling tussen de content beheerders per pagina / werkgroep, de
webmaster en de portefeuillehouder communicatie binnen het bestuur zal nog op papier gezet
worden, maar is voor de volgende fase. Het vragen van offerte voor de bouw van een website hoeft
daar niet op te wachten.
Besloten is dat in elk geval aan de host van de huidige website gevraagd zal worden om basis van het
bijgevoegde “Programma van Eisen” een offerte uit te brengen voor de bouw van een nieuwe
website en het onderhoud daarvan. Het bestuur wil graag vergelijkingsmateriaal en heeft daarom in
eigen kring gevraagd naar andere bedrijven die ook de hosting kunnen verzorgen.
Dientengevolge zal nu aan 4 (markt-) partijen om een offerte worden gevraagd.
Indien de aanbieder zwaarwegende argumenten heeft om een andere open-source aanbieding dan
WordPress te doen, dan nemen wij daar graag kennis van.
Tot het (vrijblijvend) uitbrengen van de offerte rekenen wij het verschaffen van informatie over:
 het bieden van inzicht in de structuur van de website ;
 het doen van een voorstel over de hosting en het onderhoud
 Een raming van de eenmalige en structurele kosten.
 Het eigendom van het ontwerp
 Een denkbare tijdsplanning.
Verder stellen wij bereidheid op prijs om in de bestuursvergadering van woensdagavond 7 januari
een toelichting te geven.
1
2. HET PROGRAMMA VAN EISEN
2.1. ALGEMEEN DEEL
Het algemene deel is een voorzetting van de uitgangspunten die in oktober zijn vastgesteld (bijlage).
Ze richten zich op uniformiteit en logica. De inrichting van de site is in beginsel overal gelijk. Dat geldt
in elk geval voor het lettertype en het gebruik van kleuren, koppen en tussenkoppen e.d..
Afwijkingen moeten verband houden met het specifieke thema dat op de betreffende pagina
behandeld wordt.
De structuur van de website moet eenduidig zijn, gekoppeld aan een homepage met een beperkt
aantal onderdelen/ buttons. Wij denken aan de volgende structuur:
 Activiteiten (die voor de leden zichtbaar zijn en waar in de meeste gevallen een werkgroep, gilde
of commissie voor in het leven is geroepen; per pagina een algemeen verhaal, gevolgd door
voorgenomen activiteiten en behaalde resultaten, contactpersoon). Op dit moment gaat het om
het Gouds Watergilde, het Sluiswachtersgilde, de Werkgroep Ruimte, de Lezingencommissie, de
Excursiecommissie, de Stadhuiscommissie, de redacties van de Tidinge en van de Nieuwsbrief en
de Werkgroep Geschiedenisprijs.
 Publicaties (boeken, Tidinge, Nieuwsbrief) met daarachter overzichten wat er wanneer uitkomt
of is gekomen, waar en hoe te verkrijgen, verwijzen naar opslagfunctie)
 Nieuws en agenda (geplande activiteiten op alle terreinen + info die niet noodzakelijk op de
volgende Nieuwsbrief hoeft te wachten).
 Vereniging: algemeen/ doelstelling/ beleid/ samenstelling bestuur, werkgroepen en
coördinatoren. ALV (met de verslagen)/ secretariaat (jaarverslagen) / financiën (verslagen) / ANBI
gegevens.
 Contact: diverse gegevens vereniging / formulier lid worden / formulier info wijzigingen.
Mogelijkheid om gericht contact op te nemen met werkgroepen of jury’s.
Kanttekeningen:
a. De behoefte aan gericht contact. Er is behoefte aan de mogelijkheid om zich als bezoeker van de
website gericht te wenden tot bepaalde functionarissen of werkgroepen. Daartoe is er behoefte aan
meerdere e-mail adressen.
b. Zoekfunctie. Wanneer er een structurele opslag komt van Tidinge of Nieuwsbrief doet zich de
vraag naar een goed- en snelwerkende zoekfunctie voor. Er is dus behoefte aan een goede database
zoekstructuur. Gaarne aangeven welke consequenties dat heeft (qua structuur en kostenplaatje)
voor de bouw van de website op basis van WordPress.
c. Werkgroep geschiedenisprijs is toegezegd dat tijdig een werkbare digitale methode beschikbaar is
om in te dienen werkstukken (van flinke omvang) bij de jury te krijgen.
d. Algemene info over geschiedenis en monumenten van Gouda. In oktober is uitgesproken dat de
website er primair is voor de (potentiele) leden en daarom hooguit een verwijsfunctie heeft als het
gaat om informatie over de geschiedenis en de monumenten van Gouda.
2.2. SPECIFIEKE WENSEN1
a. Redactie Tidinge
Graag raadpleegfunctie (in full tekst) van alle Tidinges ouder dan twee jaar. Vermelding uitkomen
laatste nummer, inclusief korte samenvatting inhoud. Deze overzichten twee jaar laten staan. (net als
nu).
b. Redactie Nieuwsbrief
1
De wensen van de werkgroepen kunnen indien gewenst ook ter beschikking worden gesteld.
2




Het snel na gereed komen op de website plaatsen van de Nieuwsbrief (met foto’s in kleur).
Op de homepage aangeven wat het laatste nummer is + een link.
De nieuwsbrieven van pakweg de laatste 10 jaar opslaan in een “archief” op de site. Een
historische vereniging is aan zijn stand verplicht om ook zijn eigen historie goed vast te leggen,
dus dit geldt ook voor verslagen van bestuursvergaderingen en ledenvergaderingen.
Nadenken over de onderlinge wisselwerking /aanvulling tussen Nieuwsbrief en website. In
aanvulling op de Nieuwsbrief een rubriek actualiteit in de website opnemen.
c. Penningmeester
Op de website moet ruimte zijn voor:
a) wat betreft de Financiën:
 Financiële verslagen die in de ALV zijn behandeld (vanaf boekjaar 2010)
 Toelichting op de financiële verslagen voor de ALV (idem).
 Verslag van de ALV (hierin is de goedkering van de financiële cijfers vastgelegd). (idem)
 Gegevens van de rekeningnummers die we gebruiken.
b) wat betreft de ANBI voorwaarden (bij voorkeur als apart item met verwijzing naar documenten die
elders op de website staan):
 Enkele gegevens van de vereniging (naam, RSIN-nummer, postadres, naam en functie
bestuurders)
 Doelstelling van de vereniging
 Beleidsplan
 Beloningsbeleid
 Actueel verslag van de uitgeoefende activiteiten
 Financiële verantwoording (financieel verslag en toelichting)
c) wat betreft de Ledenadministratie
 Een eenvoudig aanmeldingsformulier waar alle benodigde gegevens op staan voor de
ledenadministratie.
d. Secretaris (mede t.a.v. de publicaties)
a) Secretariaat:
 Een contactformulier is nodig, maar (anders dan in de huidige situatie) met een beveiliging tegen
spam.
 Rechtstreekse bereikbaarheid van een aantal werkgroepen, zoals Tidinge, Watergilde, redactie
nieuwsbrief, werkgroep lezingen, door in het contactformulier de mogelijkheid op te nemen om
aan te geven voor welke werkgroep het bericht bestemd is. Op dit moment moet de secretaris
steeds de berichten aan de werkgroepen doorsturen.
 Rechtstreekse bereikbaarheid van de ledenadministratie. Veel berichten die bij de secretaris
binnen komen betreffen aanmelding, opzegging, of wijziging van het e-mailadres of het fysieke
adres. Voor aanmelding en adreswijziging zou er een formulier moeten zijn dat doorgezet wordt
naar het e-mailadres van de ledenadministrateur.
 De jaarverslagen als zodanig publiceren of toegankelijk te maken, zodat daarvoor niet eerst de
betreffende Nieuwsbrief opgezocht hoeft te worden, waar het in heeft gestaan. De jaarverslagen
geven een goed inzicht in de activiteiten van de vereniging.
b) Publicaties:
Het overzicht van de publicaties anders en beter inrichten door een scheiding te maken tussen de
publicaties die ooit door die Goude zijn uitgebracht en een meer commercieel deel waarin wordt
aangegeven welke publicaties te koop zijn en tegen welke prijs.(+ waar en wanneer).
3
BIJLAGE: PLAN VAN AANPAK en UITGANGSPUNTEN NIEUWE WEBSITE
(vastgesteld door het bestuur in oktober 2014).
1. Aanleiding:
De huidige website van die Goude dateert uit 2007. Hij is gebouwd door het Goudse bedrijf Endoria
met zgn. free software Joomla! 1.5 (niet meer ondersteund). Die Goude heeft bij Endoria een
budgetabonnement voor hosting. Dit bedrijf zorgt ook voor domeinregistratie.
Overzichtelijkheid, inhoud en actualiteit laten te wensen over. Na verkenning van de stand van zaken
is deze notitie het centrale startschot voor de aanpak van herziening. De volgende stap is het vragen
van inbreng vanuit de werkgroepen, alsmede aan de secretaris en de penningmeester.
2. Uitgangspunten:
1. De website is eenvoudig qua inrichting en mogelijkheden. Hij moet bijgehouden kunnen worden
door een in de loop van de tijd wisselende groep “gewone” mensen (doorgaans geen ICT-profs).
2. De incidentele en structurele kosten van de website blijven beperkt.
3. Voor wie is de website in eerste instantie bedoeld?
1. De leden en potentiele leden van die Goude
2. De (overige) inwoners van Gouda en omgeving, geïnteresseerd in monumenten en geschiedenis.2
3. Andere instanties die zich bezig houden met geschiedenis en monumenten.
4. Wat zijn de doelen van de website:
1. Informatie over de activiteiten van die Goude en haar werkgroepen, niet alleen feitelijk maar
met enige inhoudelijke achtergrondinformatie.
2. Voldoen aan wetgeving: jaarstukken, informatie bestuursleden, beleid, ANBI
3. Aanmelden en doorgeven mutaties van leden
4. Informatie over de vereniging (statuten, huishoudelijk reglement)
5. Archieffunctie voor de Tidinge en de Nieuwsbrief
5. Wat moet een gerichte bezoeker van de site snel naar toe geleid worden?
1. Waartoe is die Goude op aarde? En hoe kom ik in contact met de vereniging (aanmelding als lid,
secretariaat, bankrekeningnummer, aankoop van publicaties)
2. Wat zijn de activiteiten in de komende drie maanden / half jaar (korte aanduiding, verdere info
achter de knop van de betreffende werkgroep)
3. Knoppenstructuur naar werkgroepen (Watergilde, Sluiswachtersgilde, Werkgroep Ruimte,
Werkgroep Geschiedenisprijs, Lezingencommissie, Excursiecommissie, Redactie Tidinge)
4. Wat staat er in de laatste Nieuwsbrief
5. Korte inhoudsopgave van de laatste Tidinge
6. Welke publicaties zijn (recent) uitgebracht (met foto cover); waar en hoe te verkrijgen.
6. De programmatuur en de transitie
1. Voorkeur voor WordPress als standaard toepassing van open source programma
2. Dat betekent de bouw van een nieuwe website en geen upgrading / migratie vanuit de
bestaande. Hooguit kunnen enkele tekstblokken overgezet worden.
4
7. Beheer van de website:
1. Er is een voorkeur voor een website met gedeelde verantwoordelijkheid voor het up-to-date zijn
van de inhoud van de website : centraal vanuit het bestuur (algemeen beleid, secretariaat,
penningmeester, publiciteit) en decentraal vanuit de werkgroepen.
2. Er is in een centrale webmaster, waarvan veel wordt verwacht; niet alleen wat betreft het snel
en adequaat verwerken, maar ook wat betreft het achter de broek zitten van mensen die de
verantwoordelijkheid dragen content aan te leveren en actueel te houden. Die webmaster hoeft
geen deel uit te maken van het bestuur, maar hij moet zich wel houden aan de richtlijnen die
namens het bestuur door een van de bestuursleden worden geformuleerd.
8. Overige aandachtspunten
1. Mogelijkheid van een webshop.
2. Voor ANBI-status vereiste informatie bijeen zetten
3. In verband met veiligheid, interactie via de site zoveel mogelijk beperken. Reactieformulieren en
linken naar e-mailadressen dienen beveiligd te zijn voor het genereren van spam.
5