Derving en lekkage bij open en gesloten magazijnen
advertisement
1 MAGAZIJN Inleiding Er zijn verschillende magazijnen, die ook verschillend gebruikt worden. Een detailhandelsbedrijf gebruikt zijn magazijn anders dan een productiebedrijf. Klus Je Rot is een voorbeeld van een detailhandelsbedrijf. Klus Je Rot is een bouwmarkt in Vlaardingen. Het assortiment van Klus Je Rot bestaat uit drie artikelgroepen; doe-het-zelf artikelen, tuinartikelen en interieurartikelen. Het magazijn is in dezelfde drie artikelgroepen ingedeeld. Dexter Bikes is een productiebedrijf. Het bedrijf maakt en verkoopt fietsen. Het bedrijf heeft twee magazijnen. Eén magazijn voor de opslag van onderdelen. En één magazijn voor de fietsen die klaar zijn voor de verkoop. Het magazijn Een magazijn is een tijdelijke opslagplaats van goederen. Een magazijn wordt op verschillende manieren gebruikt in een bedrijf. 1. Ontvangst van goederen - je ontvangt de goederen die aangeleverd worden bij het magazijn - je controleert of de zending in orde is. - je schrijft de nieuwe voorraad bij in de voorraadadministratie 2. De opslag van goederen: - je geeft de ontvangen goederen de juiste plaats in het magazijn. Dan kun je ze . later snel terugvinden. 3. Leveren van goederen. De goederen kunnen geleverd worden aan: - klanten, omdat er iets verkocht wordt - de productieafdeling, die er iets mee gaat maken - de winkel zelf. leveren van goederen uit magazijn Functies van het magazijn Ontvangst van goederen Opslag van goederen Leveren van goederen 2 Waarom worden goederen opgeslagen? Er zijn twee redenen om goederen op te slaan: Om de productie door te laten gaan: In de werkplaats van Dexter Bikes worden de nieuwe fietsen gemaakt. Ze hebben daar veel onderdelen nodig. Een productiebedrijf moet daarom veel onderdelen op voorraad hebben. Zo kunnen de mensen in de werkplaats doorwerken. Om de klant geen Nee te hoeven verkopen: Een klant die bij Klus Je Rot iets wil kopen, vindt het vervelend als een product uitverkocht is. Klus Je Rot heeft daarom artikelen op voorraad liggen. Want een klant Nee verkopen is geen goede reclame. Redenen voor opslaan goederen Om de productie door te laten gaan. Om de klant geen Nee te hoeven verkopen Waar moet een magazijn aan voldoen? Het is vaak erg druk in en rondom een magazijn. Goederen worden aan- en afgevoerd. Het werk in het magazijn moet zo ordelijk en veilig mogelijk verkopen. Daarom moet je eisen stellen aan een magazijn: Het magazijn moet goed bereikbaar zijn voor vrachtverkeer om goederen aan en af te voeren. De looppaden moeten ruim zijn, zodat het personeel elkaar niet in de weg loopt. Grotere magazijnen waar heftrucks gebruikt worden, moeten rijbanen hebben. De stellingen moeten stevig en overzichtelijk opgesteld zijn. Alle deuren moeten goed afsluitbaar zijn in verband met de beveiliging. Er zijn ook goederen die niet opgeslagen kunnen worden in een gewoon magazijn. Deze goederen moeten op een speciale manier bewaard worden. Sommige magazijnen: Hebben een klimaatregeling: koel bij groenten en droog bij elektrische apparatuur Zijn extra beveiligd, omdat er gevaarlijke of explosieve stoffen zijn opgeslagen Zijn extra goed en hygiënisch te onderhouden Hebben uitgebreide noodvoorzieningen, zoals: brandblussers, nooduitgangen, ontruimingsplan en vluchtroute, verbandkist, speciale werkkleding en beschermingsmiddelen. Eisen magazijn Goed bereikbaar voor vrachtverkeer Ruime looppaden Rijbanen als er heftrucks gebruikt worden Stevige en overzichtelijke stellingen Goed afsluitbare deuren De kosten van een magazijn Het kost een bedrijf geld om goederen op te slaan. Hoe groter de voorrad, des te hoger de kosten. Een goed voorraadbeheer kan geld besparen: hoe minder je opslaat, hoe goedkoper het is. 3 3 R’s Als je voorraad hebt, brengt dat drie soorten kosten met zich mee Ruimte Rente Risico Onder ruimte verstaan we de opslagplaats zelf. Het kost geld als je ruimte moet huren of kopen. Dan zijn er ook nog de kosten voor verlichting, verwarming, koeling en schoonmaak. In het magazijn liggen goederen die de winkelier al betaald heeft. Als de winkelier ze betaald heeft van zijn eigen geld, dan heeft hij minder geld op de bank staan. Hij ontvangt dan minder rente de winkelier kan de goederen ook hebben betaald met geleend geld. Over het geld dat hij bij de bank heeft geleend moet hij dan rente betalen. Risico Met de goederen die in het magazijn liggen, kan van alles gebeuren. Het artikel kan bederven, beschadigd raken, gestolen worden of uit de mode raken. De voorraad is dan niet veel meer waard. Om de drie kostenposten zo laag mogelijk te houden kun je verschillende maatregelen nemen. Je kunt: Kiezen tussen een open of gesloten magazijn Een maximumvoorraad invoeren Een voorraadadministratie bijhouden Regelmatig inventariseren Kosten magazijn Drie soorten kosten Ruimte Rente Risico Kosten kun je laag houden door: Open of gesloten magazijn te kiezen Maximumvoorraad in te voeren Voorraadadministratie bij te houden Regelmatig te inventariseren Open en gesloten magazijnen Als je naar de inrichting kijkt, zijn er twee soorten magazijnen: Open magazijnen Gesloten magazijnen 4 In een open magazijn mag iedere werknemer binnenlopen en zelf de goederen pakken, zonder een formulier af te geven. Formulieren zijn papieren die in een bedrijf gebruikt worden om gegevens vast te leggen. Een open magazijn is goedkoper, omdat er geen of weinig magazijnmedewerkers zijn. De voorraad wordt niet uitgebreid bijgehouden. Bij een open magazijn: Kan ieder personeelslid het magazijn vrij in- en uitlopen Is er een beperkte voorraadadministratie van goederen die het magazijn in- en uitgaan (de voorraad wordt niet uitgebreid bijgehouden) Is er weinig controle op de voorraad, omdat deze niet uitgebreid bijgehouden wordt Is de kans op derving daarom groot In een gesloten magazijn kun je niet zomaar een artikel wegnemen. Je moet daarvoor een formulier afgeven. Door die formulieren heeft het magazijn wel een uitgebreide voorraadadministratie. In een gesloten magazijn is meer personeel nodig dan in een open magazijn. Dit is duurder Bij een gesloten magazijn Kunnen alleen magazijnmedewerkers het magazijn in- en uitlopen Wordt alles wat het magazijn in of uit gaat, geregistreerd in de voorraadadministratie Is er veel controle op de in- en uitgaande goederenstroom in het magazijn Is de kans op derving daarom klein De meeste bedrijven hebben een eigen magazijn in of naast het bedrijf. Dit is niet altijd zo. Grootwinkelbedrijven en winkeliers die gezamenlijk inkopen doen. Hebben soms één groot magazijn. Het magazijn heeft dan vaak een centrale plaats. Zo kunnen ze de filialen snel voorraad geven. Zo’n centraal magazijn wordt vaak een distributiecentrum genoemd. Soorten magazijnen Twee soorten: Open magazijn vrije toegang voor iedereen beperkte voorraadadministratie weinig controle op de voorraad risico op derving is groot Gesloten magazijn alleen toegang voor magazijnmedewerkers uitgebreide voorraadadministratie veel controle op de voorraad risico op derving is klein Minimumvoorraad en maximumvoorraad Minimumvoorraad Klus Je Rot en Dexter Bikes moeten ervoor zorgen, dat er altijd voldoende voorraad is. Geen enkel bedrijf vindt het prettig om tegen zijn klant te zeggen dat een product tijdelijk is uitverkocht of de productie te moeten staken. Het is dus belangrijk om op tijd te bestellen. Daarom wordt er per artikel bepaald, wanneer er moet worden besteld. Bij Klus Je Rot bijvoorbeeld moeten er boormachines besteld worden als de voorraad onder de 20 stuks is gedaald. Als je de minimumvoorraad bepaalt, moet je rekening houden met: 5 Het aantal artikelen, dat je normaal verkoopt in een bepaalde periode De levertijd van de artikelen Maximumvoorraad Een bedrijf wil geen Nee verkopen aan een klant. Je verwacht dus dat bedrijven grote voorraden aanhouden. Dit is niet het geval. Dat zou ook veel te duur zijn. Denk maar aan de 3 R’s. Een bedrijf zal per artikel de maximumvoorraad vaststellen. Ze kijken daarvoor naar at ze de komende tijd verwachten te verkopen. Bedrijven zullen dan inkopen tot aan de maximumvoorraad van het artikel. Oorbeeld: In het magazijn van Klus Je Rot liggen 15 boormachines. Dit is vijf minder dan de minimumvoorraad. Dit betekent dat Klus Je Rot boormachines moet gaan bestellen. Zij bestellen 15 boormachines, zodat de maximumvoorraad van 30 boormachines is bereikt. Het verschil tussen de maximumvoorraad en de minimumvoorraad is tien. Deze tien boormachines vormen de reservevoorraad, zodat Klus Je Rot de klant geen Nee hoeft te verkopen. Voorraad Minimumvoorraad: e voorraad die aanwezig moet zijn, wil een bedrijf de klant geen Nee hoeven te verkopen. Maximumvoorraad: de grootste voorraad die in het magazijn aanwezig mag zijn Voorraadadministratie Alle in- en uitgaande goederen worden geregistreerd. Op deze manier houd je een goed overzicht over de voorraad. Je houdt de voorraadadministratie bij met een voorraadkaart. Ieder artikel in het magazijn heeft een eigen voorraadkaart. Je kunt een voorraadkaart met de hand bijhouden, maar ook met de computer. Op die kaart staan de belangrijkste gegevens van het artikel. Deze gegevens vind je terug op de voorraadkaart. 6 Dexter Bikes Dexter Bikes Kloudius Siefiluslaan, 3131 WJ Vlaardingen VOORRAADKAART 1) 2) 3) 4) Artikelomschrijving H i l l Runner 5) Minimum voorraad: 35 Artikelgroep: Mountainbikes 6) Maximumvoorraad: 60 Artikelnummer MHR-011 7) Besteleenheid: per stuk Kleur: leverancier: (Hill Runner) zilvergrijs Bikes 4 you Datum Ordernummer & Omschrijving Bij Hoeveelheid Af Transport Saldo Besteld 55 55 02-12-2008 InventarIsatIe 04-12-2008 Verkoop / A-126 Tweewielerspec. 9 46 06-12-2008 Verkoop / A129 Smits & Zn. 8 38 09-12-2008 Verkoop / A-134 Janssen V.O.F. 4 34 09-12-2008 Bestelling B4Y 11-12-2008 Inkoop / HIM-4598 B4Y 26 26 60 Transport Voorraadkaartnummer: 7 Di t a r t i k e l iI s a l v a n a f 02 – 09 – 2007 i n o n s assortiment opgenomen 1) Een korte omschrijving van het artikel 2) De artikelen uit de winkel worden in groepen ingedeeld 3) Ieder artikel krijgt een eigen nummer 4) De leverancier van het artikel 5) De voorraad die minimaal aanwezig moet zijn om de de klant geen ‘nee’ te verkopen 6) De maximale toegestane voorraad 7) Je kunt alleen dit aantal of een veelvoud hiervan bestellen. Op deze kaart worden de ontvangsten en afgiften bijgehouden. Zo weet je altijd hoeveel goederen er in voorraad zijn. 7 Voorraadadministratie Alle in- en uitgaande goederen worden geregistreerd Ieder artikel heeft zijn eigen voorraadkaart Op de voorraadkaart worden de ontvangsten en afgiften bijgehouden Derving en lekkage in het magazijn In een magazijn komen goederen binnen. Deze worden opgeslagen en na verloop van tijd weer uitgeleverd. Een voorraad hebben kost geld. Daarom moet je in het magazijn zorgvuldig te werk gaan. De verkoopwaarde van een artikel kan door een ongelukje of door onnauwkeurig werken verloren gaan. Dat noem je derving. Het is vervelend als artikelen bederven, verloren gaan, beschadigen of uit de mode raken. Je kunt ze dan niet meer verkopen. Als artikelen met opzet weggenomen of beschadigd worden, noem je dit lekkage. Wat kun je doen om derving te voorkomen? Bij de ontvangst van goederen: Controleer je de goederen op aantallen en kwaliteit Let je erop dat de goederen niet beschadigd of niet compleet zijn Schrijf je alle manco’s (alles wat niet in orde is) op een mancolijst voor de administratie. Tijdens het opslaan van de goederen: Behandel je de goederen voorzichtig en stapel je niet te veel goederen op elkaar Geef je alle goederen een vaste plaats in het magazijn, zodat je ze gemakkelijk terug kunt vinden Zet je goederen die snel verkleuren op een donkere plaats Zet je goederen die gekoeld bewaard moeten worden in de daarvoor bestemde ruimten Als je een goede voorraadadministratie voert, heb je altijd overzicht over: De aantallen goederen in het magazijn De waarde van de goederen Wat kun je doen om lekkage te voorkomen? Er komen veel mensen in het magazijn. Chauffeurs die goederen afleveren of ophalen. Personeel dat in het magazijn werkt. Personeel dat goederen uit het magazijn komt halen. Het risico op lekkage is dan aanwezig. Hiertegen kun je maatregelen nemen. Bijvoorbeeld: Plaats camera’s in e buiten het magazijn Sluit altijd de magazijndeuren Laat geen derden binnen zonder controle Het personeel heeft alleen via de personeelsingang toegang tot het magazijn Tassen van het personeel moeten in de garderobe blijven Controleer het personeel regelmatig of plaats controlepoortjes Breng bij de ingang een elektronische beveiliging aan, het personeel kan alleen met een speciaal pasje naar binnen Derving en lekkage bij open en gesloten magazijnen Derving en lekkage komen het meest voor bij een open magazijn. Als een personeelslid iets nodig heeft, kan hij dit zelf pakken. Hierdoor is er geen of nauwelijks controle. Er kan dus 8 veel mis gaan. De voorraadadministratie is beperkt. Van ieder personeelslid wordt verantwoordelijkheidsgevoel verwacht. Bij een gesloten magazijn is er een betere voorraadadministratie. Het magazijnpersoneel in een gesloten magazijn heeft de verantwoordelijkheid voor het magazijn. Alleen zij hebben toegang tot het magazijn. Alle magazijnwerkzaamheden worden door het magazijnpersoneel gedaan. Daardoor is er een grotere controle en het risico op derving en lekkage is kleiner. Verlies van goederen Derving (per ongeluk) Lekkage (met opzet) Derving en lekkage komen met name voor bij een open magazijn.
