Presentatie Koen Vermeulen - Vrijwilligersbeleid binnen

Vrijwilligersbetrokkenheid binnen Ocmw’s
VVOS Vlaams Brabant
20 september 2016
Ocmw Halle
En u ?
Type 1
2
www.vrijwilligerswerkwerkt.be
Type 2
3
•
We willen een onthaalbrochure voor vrijwilligers. Dit kan dezelfde zijn als de onthaalbrochure voor
medewerkers, eventueel met weglating van arbeidstechnische zaken.
Kan dit?
•
Is de onthaaldag voor nieuwe medewerkers toegankelijk voor nieuwe vrijwilligers.
•
Er zijn binnen ons ocmw verschillende praktijken in het vergoeden van vrijwilligers. Het gaat dan niet over
een onkostenvergoeding, maar over een vrijwilligersvergoeding. We moeten daar duidelijkheid in
creëren.
•
Stellen we als organisatie bepaalde medewerkers vrij om vrijwilligers te ondersteunen of moet de
ondersteuning lokaal ingebed worden in de teams? We kiezen duidelijk voor de tweede optie. Lokale
ondersteuning werkt het beste. Teams mogen dit zelf organiseren. Het vraagt soms investering, maar
het levert ook winst op. Hoe kunnen we teams hierbij ondersteunen?
•
Hoe maken we profielen en vacatures op voor vrijwilligers en hoe beheren we die? Hoe delen we die
organisatiebreed? Er is nu een database maar die wordt te weinig up-to-date gehouden.
De vacatures voor vrijwilligers worden die best verspreid en opgevolgd door de
personeelsdienst?
www.vrijwilligerswerkwerkt.be
4
•
Onze vrijwilligers hebben - net als onze werknemers - recht op vorming: de onthaaldag voor nieuwe
medewerkers, reguliere vormingen, intervisie en inspraakmomenten. Om hier beleid over te voeren
hebben we een overzicht nodig van het aantal vrijwilligers in onze organisatie. Dat hebben we nu te
weinig.
•
Wat met vormingen voor onze werknemers die de vrijwilligers ondersteunen? Is dat van het
teambudget of bieden we dat centraal aan?
•
Er wordt webruimte over ons vrijwilligersbeleid voorzien op ons intranet. Hoe beheren we de inhoud daarvan?
•
Kunnen we een Fb pagina aanmaken voor de vrijwilligers? Of eerder een Fb groep?
•
Er is ook nood aan een visie op doelgroepvrijwilligers. Kiezen we daarvoor en wat betekent dat dan?
•
Net als onze werknemers krijgen vrijwilligers de mogelijkheid om door te stromen naar vacante
functies. Dat wil zeggen: bij gelijke kwaliteit van kandidatuur, krijgen zei voorrang. Wat betekent dit in de
praktijk?
www.vrijwilligerswerkwerkt.be
Van constateren naar antciperen
5
www.vrijwilligerswerkwerkt.be
Werken met vrijwilligers anno 2016
6
•
Werken aan de permanente motivatie van de
vrijwilliger anno 2016.
•
Een optimale omkadering van de vrijwilliger:
een vrijwilligersbeleid.
•
Vrijwilligers situationeel (durven) leiden.
www.vrijwilligerswerkwerkt.be
Beleid
Leiderschap
7
Goesting
www.vrijwilligerswerkwerkt.be
VW-BELEID
8
www.vrijwilligerswerkwerkt.be
Vrijwilligersbeleid
9
www.vrijwilligerswerkwerkt.be
V. W. B E L E I D
=
V. W. T I J D
10
www.vrijwilligerswerkwerkt.be
De Corridor
11
www.vrijwilligerswerkwerkt.be
Vrijwilligersbeleid
rekruteren
exit
onthalen
visie
evalueren
12
coachen
www.vrijwilligerswerkwerkt.be
visie
‘Een gedeelde en duidelijke visie bepaalt de richting
waarin je je samen beweegt.’
13
www.vrijwilligerswerkwerkt.be
visie
1. Waarom werkt ons ocmw met vrijwilligers?
Wat halen we uit de geschiedenis van het vrijwilligerswerk in ons ocmw?
2. Is het werken met vrijwilligers een kerntaak binnen onze diensten?
Wie voelt zich hiervoor (eind)verantwoordelijk?
Kiezen we voor vrijwilligersvriendelijke ambassadeurs, vrijwilligersvriendelijke
diensten, of een vrijwilligersvriendelijke gemeente?
4. Hebben medewerkers de juiste competenties om te werken met vrijwilligers?
Welke competenties zijn dit dan?
5. Op welke manier houdt het ocmw er rekening mee dat werken met vrijwilligers
tijd en (dus) geld kost? Hoe is het ocmw afgestemd op het vrijwilligerswerk?
14
www.vrijwilligerswerkwerkt.be
visie
6. Wat bieden wij onze vrijwilligers?
Ligt de klemtoon of materiële of immateriële prikkeling?
15
10.
Hoe verhouden vrijwilligers zich bij ons tot de betaalde krachten?
Staan de beroepskrachten open voor participatie van vrijwilligers?
Is de vrijwilliger werkgever van de beroepskracht of andersom?
11.
Heeft vrijwilligerswerk binnen uw ocmw een extra sociale dimensie?
Zo ja, wat is uw absorptiegraad?
www.vrijwilligerswerkwerkt.be
visie
Vrijwilligersbetrokkenheid creëren
Vraag 1: Wie heeft er regelmatig tijd over?
Vraag 2: Wie heeft er regelmatig tijd tekort om zijn werk kwalitatief te
doen?
Vraag 3: Kunnen vrijwilligers beroepskrachten vervangen?
Vraag 4: Kunnen vrijwilligers beroepskrachten aanvullen binnen mijn
organisatie.
Vraag 5: Wat zijn hiertoe de voorwaarden?
Welke competenties moet de vrijwilliger hebben?
Welke competenties moet de organisatie hebben om met
vrijwilligers te werken?
16
www.vrijwilligerswerkwerkt.be
rekruteren
Welke taken kunnen vrijwilligers opnemen om de
kwaliteit van onze dienstverlening te verhogen?
Welke taken mogen vrijwilligers zeker (of
voorlopig) niet opnemen?
17
www.vrijwilligerswerkwerkt.be
Functieprofielen / competentieprofielen
18
www.vrijwilligerswerkwerkt.be
onthalen
Al wat duidelijk is op voorhand,
leidt niet tot discussie nadien.
Al wat onduidelijk is op voorhand,
leidt tot discussie en ongenoegen.
Onthalen is mensen meenemen in de stuctuur
én de cultuur van je organisatie.
19
www.vrijwilligerswerkwerkt.be
coachen
20
•
Visie & plan van aanpak leiden tot regelmaat en voorspelbaarheid
•
3 fases: Voor lopen - Naast lopen - Na lopen
•
Zelf kiezen + het graag doen + gewaardeerd worden = betrokken
•
Formeel vs. Informeel
•
Coachen is anticiperen, niet constateren
www.vrijwilligerswerkwerkt.be
evalueren
Formeel evalueren op taakniveau vermijdt
informeel evalueren op persoonsniveau.
Débriefing
21
www.vrijwilligerswerkwerkt.be
Exit
7x3
=
21
22
www.vrijwilligerswerkwerkt.be
Vrijwilligersbeleid
rekruteren
exit
onthalen
visie
evalueren
23
coachen
www.vrijwilligerswerkwerkt.be
Vrijwilligersbeleid
Een beleid zorgt voor een systematisch,
gestructureerde en planmatige aanpak van
het vrijwilligerswerk binnen je organisatie,
aansluitend op de doelstellingen en het
strategisch plan van de organisatie.
24
www.vrijwilligerswerkwerkt.be
GOESTING
25
www.vrijwilligerswerkwerkt.be
Motivatie van vrijwilligers
Organisatie
Maatschappij
Persoonlijk
Motivatie
26
www.vrijwilligerswerkwerkt.be
De vrijwilliger anno 2016
kortdurend
Versplinterd
win-win
bewuste keuze
niet zuilgebonden
afgebakend
eerder vrijwilliger dan bestuurder
individualistisch
kritisch
27
www.vrijwilligerswerkwerkt.be
dessert buffet engagement
De trends
28
www.vrijwilligerswerkwerkt.be
Evenement
Taak
Multi
Trekker
Vaste
29
www.vrijwilligerswerkwerkt.be
BEN JE LEIDER
OF LIJDER VAN
JE VRIJWILLIGERS
30
www.vrijwilligerswerkwerkt.be
Stappenplan ontwikkeling
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Algemene situerende sessie.
Samenstelling kerngroep die vrijwilligersbeleid opmaakt obv bollenmodel:
visie, rekruteren, onthalen, coachen, evalueren en exit
Uitschrijven vrijwilligersbeleid (max. 10 blz.) als werkinstrument.
Aanstellen vrijwilligersambassadeurs per dienst die participeert.
Aanstellen van een vrijwilligerscoördinator.
Opleiden vrijwilligersambassadeurs, toeleiden naar intervisiemodel.
Opmaak strategisch plan vrijwilligers.
Elke vrijwilliger moet afgedekt worden door het vrijwilligersbeleid.
Betrokkenheidscirkels staan centraal.
31
www.vrijwilligerswerkwerkt.be
Stappenplan implementatie
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
32
Vrijwilligersbeleid ontwikkelen.
Draagvlak creëren binnen de organisatie.
Draagvlak creëren binnen de diensten:
- Kunnen vw’s beroepskrachten vervangen?
- Kunnen vw’s beroepskrachten aanvullen?
- Zo ja, wat is hiervoor nodig?
Blijvend opleiden en coachen van de kernfiguren.
Permanent vinger aan de pols.
Van beleidsthema’s naar managementsthema’s.
Driejaarlijks actualiseren vrijwilligersbeleid.
www.vrijwilligerswerkwerkt.be
Werken met vrijwilligers is
eerst 10 uur erin steken
om er nadien
100 uur uit te halen
33
www.vrijwilligerswerkwerkt.be
The future depends on what you do in the present
M. Gandhi
Workshopbegeleider:
Koen Vermeulen
www.vrijwilligerswerkwerkt.be