(Standaard) Commissie voorbladen griffi - Provincie Noord

Commissie voor
financiën
Datum commissievergadering:
DIS-stuknummer
Secretaris
Doorkiesnummer
Behandelend ambtenaar
Dienst/afdeling
Nummer commissiestuk
Status
Datum
Bijlagen
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
707442
P.M. van Laanen
073 6812031
drs. M.A.P.M. Spijkers
MCO
FIN-0128
ter advisering
ter bespreking
ter kennisneming
ter vaststelling
26 september 2000
2
Onderwerp:
Invoering Euro in het financieel informatiesysteem SAP R/3
Voorstel aan commissie:
1. Kennis nemen van het Plan van Aanpak ten behoeve van de invoering van de
Euro in SAP R/3
2. Kennis nemen van het besluit van GS om de voorbereidingen te treffen om
per eind juli 2001 de invoering van de Euro in het financieel
informatiesysteem SAP R/3 te realiseren.
Eventuele nadere opmerkingen:
Ook ter kennisneming gezonden aan de Rekeningcommissie.
Overeenkomstig het door Gedeputeerde Staten
van Noord-Brabant genomen besluit,
namens deze,
P.M. van Laanen, secretaris
Commissie voor financiën
1. Notitie d.d. 26 september
2000
2. Invoering Euro in SAP R/3
Plan van Aanpak.
Notitie ten behoeve van de commissie Financiën inzake de invoering van de Euro
in SAP R/3.
Per 1 januari 2002 zal de invoering van de euro volledig zijn doorgevoerd: zowel
giraal als chartaal. Voor het financiële informatiesysteem van de provincie, SAP
R/3, heeft dit ingrijpende consequenties.
Ten behoeve van de invoering van de euro in SAP R/3 is een Plan van Aanpak
opgesteld (zie bijlage).
Vooruitlopend op definitieve besluitvorming omtrent invoering van de euro voor
de gehele organisatie wordt in dit Plan van Aanpak voorgesteld om de
invoeringsdatum van de euro in SAP R/3 eind juli 2001 mogelijk te maken. Deze
invoering van de euro in SAP R/3 is mogelijk zonder voor andere aanverwante
systemen de verplichting op te leggen op dat tijdstip ook over te gaan.
Invoering van de euro in SAP R/3 heeft uiteraard wel consequenties voor de
financiële informatievoorziening. Daar zal in de uitvoering zeer nadrukkelijk
aandacht aan moeten worden besteed.
De interdienstelijke Werkgroep Euro zal binnenkort een voorstel doen voor
invoering van de euro voor de gehele organisatie, inclusief SAP R/3. Ten behoeve
van de mogelijke invoering van de euro in SAP R/3 per eind juli 2001 hebben wij
nu besloten de noodzakelijke voorbereidingen te treffen.
's-Hertogenbosch, 26 september 2000
Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant.
INVOERING EURO IN SAP R/3
PLAN VAN AANPAK
SEPTEMBER 2000
Invoering euro in SAP R/3
Werkgroep Euro SAP R/3
Plan van aanpak
Versie 1.1
7 september 2000
Inhoudsopgave
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Inleiding
Voorbereiding
Analyse
Realisatie
Conversie
Kosten
1.
Inleiding
Door de algemene invoering van de euro moet het financiële informatiesysteem SAP R/3 worden aangepast.
Historische gegevens moeten worden omgezet van guldens in euro en na de conversie moeten alle mutaties in euro
worden uitgevoerd. Na conversie zullen ook alle rapportages in euro luiden.
Uitgangspunten bij de conversie naar de euro zijn eerder vastgelegd door de interdienstelijke projectgroep Euro.
Conversie in SAP R/3 zal uitgevoerd moeten worden binnen de kaders van deze uitgangspunten (tijdstip,
afrondingsregels, rapportages etc.).
Na afstemming binnen de interdienstelijke werkgroep Euro zal dit plan van aanpak ter vaststelling worden voorgelegd
aan het college van Gedeputeerde Staten. Met het oog op de rol die de accountant heeft in de controle van de financiële
administratie zal ook het plan van aanpak ter advisering aan hem worden voorgelegd.
Samenvattende belangrijkste beslispunten zijn:
Mogelijk tijdstip euro-conversie SAP R/3: eind juli 2001
Tijdelijke uitbreiding systeemlandschap
Upgrade van SAP R/3 na euro-conversie
Beschikbaar stellen budget voor programmering, ondersteuning en advisering, extra systeem, testen.
2.
Voorbereiding
2.1 Conversiedatum
Voor de provincie gold het uitgangspunt, zoals eerder vastgelegd door de interdienstelijke werkgroep, dat tot en met het
dienstjaar 2001 alle financiële communicatie zou worden gevoerd in guldens. Begroting en jaarrekening tot en met
2001 luiden in guldens; vanaf 2002 in euro. In principe zou de conversie plaats moeten vinden per 1 januari 2002.
Gezien de concentratie van de reguliere werkzaamheden in de financiële processen rond de jaarafsluiting, jaarverslag,
opening nieuwe boekjaar in de periode december-januari stuit dit op veel bezwaren. De twee alternatieven zijn het
vervroegen van de euro-conversie of deze uitvoeren op een later tijdstip.
Uitstel van de euro-conversie in SAP R/3 tot na het proces van jaarafsluiting en jaarrekening betekent een
daadwerkelijke conversie in april 2002, voordat de eerste doorlichting 2002 plaats vindt. Nadelige consequentie hiervan
is dat dan de administratie tot dat tijdstip nog in guldens moeten worden gevoerd terwijl de begroting 2002 in euro is
vastgesteld en de euro al in de volle breedte in de samenleving is ingevoerd (chartaal en giraal).
Onze voorkeur (de samenstellers van dit plan van aanpak) gaat uit naar een vervroeging van de daadwerkelijk euroconversie van SAP R/3 en wel in het laatste weekend van juli 2001. Gelet op de diverse financiële processen leent deze
periode zich het beste (minst slecht) om de euro-conversie voor te bereiden en uit te voeren. Realisatie van de
programmering en testen zal dan in de periode oktober 2000 tot en met juli 2001 moeten plaats vinden.
Feitelijke conversie vindt dan plaats voor de tweede financiële doorlichting van 2001. Dit heeft consequenties voor het
proces van de tweede doorlichting maar ook voor de overige financiële processen en financiële informatievoorziening
in de tweede helft van het dienstjaar 2001 (jaarrekening, maraps, rapportage aan PS, begrotingswijzigingen voor PS,
rapportages aan BZK e.d.). Gelet op de consequenties die de invoering van de euro in SAP R/3 heeft voor de totale
provinciale organisatie is goede berichtgeving (communicatie) hierover van groot belang. Alle gebruikers van het
systeem moeten ruim van tevoren op de hoogte zijn van de conversie, conversiedatum en de gevolgen daarvan voor het
gebruik van SAP R/3 en daaraan gekoppelde systemen. Dit geldt in ieder geval zeer uitdrukkelijk voor het feit dat
rapportages uit SAP R/3 vóór de conversiedatum luiden in guldens en na de conversiedatum in euro.
Ongeacht het moment waarop de daadwerkelijke euro-conversie zal plaats vinden zullen in verband met
meerjarenramingen bepaalde onderdelen van SAP R/3 (MJR, reserves en voorzieningen, investeringen, geldleningen) al
eerder moeten worden geconverteerd, namelijk bij het opstellen van de concept begroting 2002. In de analyse zal dat
per module worden aangegeven.
De keuze van het tijdstip van conversie heeft ook gevolgen voor de vakantieplanning van de diverse direct betrokken
medewerkers van de provincie. Een eerste inventarisatie heeft opgeleverd dat dat niet tot echte problemen hoeft te
leiden.
2.2 Systeemlandschap: Ontwikkelen, customizing, testen, productie.
De provincie beschikt over twee SAP R/3 omgevingen: een omgeving voor productie (RM600) en een omgeving voor
test en ontwikkeling (RM400). Externe adviseurs adviseren het inrichten van een extra omgeving uitsluitend ten
behoeve van invoering van de euro. In overleg met de afdeling I&A is vast komen te staan dat, gezien het belang van de
euro-conversie en de risico’s die daaraan verbonden zijn een dergelijke tijdelijke uitbreiding van het systeemlandschap
voor SAP R/3 noodzakelijk is.
Inmiddels is ook duidelijk geworden dat bij een keuze voor een tijdelijk extra computer dit in ieder geval een Siemens
computer moet zijn. Nederlandse verhuur- en leasebedrijven kunnen geen tijdelijke Siemens computer aanbieden.
Onderzocht is of een dergelijke computer tijdelijk vanuit Duitsland wel leverbaar is. Dat blijkt het geval te zijn.
Raming van de kosten van het tijdelijk inrichten van een extra omgeving ten behoeve van de euro-conversie bedragen,
indicatief, gelet op een aaneengesloten doorlooptijd van 12 maanden, ongeveer f 150.000,-- (inclusief installatie van de
software).
Mocht het inzetten van een extra computer niet haalbaar of wenselijk zijn dan zijn een aantal next-best alternatieven
denkbaar. Een alternatief is om tijdelijk het ontwikkelen en testen los van de euro-conversie op een externe computer te
laten plaats vinden en de test van de euro-conversie op de huidige test- en ontwikkelmachine uit te voeren( RM400).
Een ander alternatief is om het huidige bestaande systeem landschap niet uit te breiden. Dan zal op de RM400 zowel de
euro-conversie moeten worden voorbereid en getest en zullen tegelijkertijd de reguliere ontwikkelingen en testen
moeten worden uitgevoerd. Nadere scherpe afspraken moeten dan worden gemaakt met de programmeurs op welke
tijdstippen aan de euro-conversie kan worden gewerkt. Dat kan niet tegelijk met ontwikkelen en testen binnen het
reguliere werk. Tijdens het testen van de euro-conversie moet er dan ook voor gezorgd worden dat het
transportmechanisme wordt uitgeschakeld.
Een alternatief waarbij alle ontwikkelingen behalve voor de euro worden stop gezet is niet uitvoerbaar. Immers een
aantal andere ontwikkelingen zoals ten behoeve van de uitbreiding belasting op de grondwateronttrekking en de
invoering van het BTW-compensatiefonds kunnen niet worden stop gezet.
Los van de keuze die gemaakt wordt over het al dan niet uitbreiden van het systeemlandschap hebben de samenstellers
van dit plan van aanpak een zeer sterke voorkeur voor het voorbereiden en testen van de euro-conversie op een systeem
binnen de muren van het provinciehuis.
2.3 Koppelingen
Ten behoeve van de koppeling van SAP R/3 met andere systemen heeft het de voorkeur dat daadwerkelijke conversie
van de verschillende systemen op hetzelfde moment plaats vindt.
Voor SAP R/3 is dat niet noodzakelijk. Zolang andere systemen hun gegevens nog in guldens aanleveren kan de
omzetting naar euro binnen SAP R/3 worden verzorgd.
Binnen het bestek van dit plan van aanpak valt niet de integrale euro-conversie van die andere systemen binnen de
provincie waarmee een koppeling bestaat. Binnen dit plan van aanpak worden de koppelingen behandeld. Wel zullen de
eigenaars van de verschillende systemen waarmee die koppelingen met SAP R/3 bestaan zeer tijdig moeten worden
geïnformeerd over de euro-conversie binnen SAP R/3 en de gevolgen daarvan voor de koppelingen.
De systemen waarmee een koppeling bestaat zijn:
Reis- en verblijfkosten
Studie financiering
Betalingen d.m.v. clieop03
Salarisboekingen
Belasting op grondwateronttrekking
2.4 Archiveringsstrategie
Met betrekking tot de historische gegeven in SAP R/3 (vanaf boekjaar 1997) zullen alle ingevoerde gegevens worden
geconverteerd naar euro. Historische gegevens in SAP R/3 van afgesloten boekjaren zouden kunnen worden
gearchiveerd binnen SAP R/3. Daarmee zouden deze gegevens niet geconverteerd worden naar euro. Die archivering
zal echter niet plaats vinden vóór euroconversie. Deze keuze zal de doorlooptijd van de conversie vergroten. Voordeel
van deze keuze is dat rapportages over meerdere boekjaren niet tot problemen leiden door vermenging van valuta.
Deze keuze is niet in strijd met regelgeving over bewaartermijnen van historische gegevens.
2.5 Upgrade
Momenteel wordt gewerkt met versie 3.1i van SAP R/3. Deze versie is volledig geschikt om de euro-conversie uit te
voeren. Het onderhoud op deze versie wordt tot augustus 2003 door SAP Nederland gegarandeerd. In het kader van de
euro conversie is het van belang dat upgrade niet plaats vindt tijdens het euro conversie traject: analyse, testen en
daadwerkelijke conversie moeten binnen één (stabiele) versie van SAP R/3 worden uitgevoerd.
Met het oog op het voorstel om de euro conversie in SAP R/3 uit te voeren in juli 2001 wordt in dit plan van aanpak
voorgesteld om alle activiteiten in dit kader uit te voeren in de huidige versie (3.1i). Daarna is er nog tijd genoeg om
over te stappen naar een hogere versie van SAP R/3.
In het kader van de versie van SAP R/3 is het tevens van groot belang om bij aanvang van het euro conversie traject alle
tot dan toe uitgegeven hot packages behorende bij de betreffende versie in te lezen. Daarna moet euro-conversie plaats
vinden in een zo stabiel mogelijke omgeving.
2.6 Presentatie valuta
In de rapportages uit SAP R/3, in bijna alle gevallen maatwerk, wordt geen expliciete vermelding van valuta gegeven.
Dit zal ook zo blijven met uitzondering van een beperkt aantal overzichten uit de module Meerjarenraming. De
meerjarenraming geldt namelijk voor verschillende dienstjaren die ook over de euro tijdgrens (1 januari 2002) heen
gaat.
Het feit dat geen valuta aanduiding in de overzichten wordt meegegeven maakt het dringend noodzakelijk ruim, en
tijdig berichten over het tijdstip van conversie te verspreiden: een uitstekende communicatie is van levensbelang voor
het welslagen van het project (PIB, intranet, berichten in SAP R/3, eventueel extra publicaties e.d.)
2.7 Projectteam
Het projectteam bestaat uit:
T. Spijkers (hoofd FA en projectleider)
T. v.d. Burgt (applicatiebeheerder)
A. v.d. Veerdonk (applicatiebeheerder)
J. Karmelk (applicatiebeheerder)
W. v. Well (applicatiebeheerder)
M. Steenbakkers (abap programmeur)
H. Mathijssen (systeembeheerder)
Tijdsplanning
Voorbereiding Plan van Aanpak: gereed eind augustus 2000
Vaststelling Plan van Aanpak door GS: september 2000.
Analyse euro-conversie: gereed augustus 2000
Inrichten systeemlandschap: oktober 2000
Realisatie (programmering en testen van de conversie) gereed op 1 juni 2001
Conversie op 28 en 29 juli 2001
Live: 31 juli 2001
Documentatie
Analyse, testen, testresultaten en uitvoering van de conversie zullen steeds en volledig worden gedocumenteerd.
Vanuit de analyse van de diverse onderdelen zullen, waar nodig, functionele ontwerpen gemaakt worden voor
aanpassingen in programmatuur (maatwerk) en overzichten.
Kick-off
De formele start van het project vindt plaats bij vaststelling van het Plan van Aanpak door GS. Materieel is het project
al volop gaande. Dat is ook hard nodig om op tijd de euro-conversie te kunnen uitvoeren.
Analyse
Van alle in gebruik zijnde modules van SAP R/3, zowel maatwerk als standaard zal een analyse moeten worden
gemaakt: functies, overzichten, conversie voorstel en andere belangrijke aandachtspunten. In de bijlage 2 bij dit plan
van aanpak wordt deze analyse uitgebreid per module weergegeven in de onderstaande volgorde:
3.1 Reserves en voorzieningen
3.2 Verplichtingen en vorderingen
3.3 Geldleningen (opgenomen, verstrekte, gewaarborgde)
3.4 Doorlichting
3.5 Meerjarenraming
3.6 Kapitaalkredieten
3.7 Standaard SAP R/3 met conversie van de volgende modules:
3.7.1FI/FM (grootboek, debiteuren, crediteuren)
3.7.2 CO (kostenplaatsen)
3.7.3 PS (projecten systeem)
3.7.4 AM (vaste activa)
3.7.5 IM (investeringen)
3.7.6 SD (verkoopmodule)
3.7.7 MM (inkoopmodule)
Koppelingen
Van de bestaande koppelingen met SAP R/3 zal ook een analyse worden gemaakt met, indien nodig, een voorstel tot
conversie. Het gaat om de volgende koppelingen:
Reis- en verblijfkosten
Studiefinanciering
Betalingen d.m.v. clieop03
Salarisboekingen
Belasting grondwateronttrekking
4. Realisatie
In de realisatiefase wordt van alle modules voor zover nodig een functioneel ontwerp gemaakt van de noodzakelijke
aanpassingen in programma’s (conversieprogrammatuur) en rapportages.
Vervolgens zullen de conversieprogrammatuur en rapportages worden ontwikkeld (voor zover niet standaard in SAP
R/3 aanwezig) en getest.
Inmiddels zijn deze functionele ontwerpen gereed en kan een inschatting plaats vinden van benodigde tijd om de
programmering in SAP R/3 uit te voeren.
In bijlage 3 bij dit plan van aanpak wordt deze realisatie uitgebreid per module weergegeven in de onderstaande
volgorde:
4.1 Reserves en voorzieningen
4.2 Verplichtingen en vorderingen
4.3 Geldleningen (opgenomen, verstrekte, gewaarborgde)
4.4 Doorlichting
4.5 Meerjarenraming
4.6 Kapitaalkredieten
4.7 Standaard SAP R/3 met conversie van de volgende modules:
4.7.1FI/FM (grootboek, debiteuren, crediteuren)
4.7.2 CO (kostenplaatsen)
4.7.3 PS (projecten systeem)
4.7.4 AM (vaste activa)
4.7.5 IM (investeringen)
4.7.6 SD (verkoopmodule)
4.7.7 MM (inkoopmodule)
4.8 Koppelingen
Van de bestaande koppelingen met SAP R/3 zal in de realisatiefase , indien nodig, de conversieprogrammatuur moeten
worden ontwikkeld en getest. Bovendien zullen waar nodig rapportages worden aangepast.
Het gaat om de volgende koppelingen waarvan in de bijlagen een nadere uitwerking wordt gepresenteerd:
4.8.1 Reis- en verblijfkosten
4.8.2 Studiefinanciering
4.8.3 Betalingen d.m.v. clieop03
4.8.4 Salarisboekingen
4.8.5 Belasting grondwateronttrekking
5.
Conversie
Daadwerkelijke conversie vindt plaats in het weekend van 28 en 29 juli 2001. De
euro-conversie heeft in ieder geval plaats gevonden op 31 juli 2001; vanaf dat moment is de euro volledig operationeel
in SAP R/3. In deze laatste fase moet de project documentatie worden gecompleteerd en kan het project worden
afgesloten.
6.
Kosten
Extra kosten door euro-conversie in SAP R/3 zijn onder andere afhankelijk van een aantal beslissingen zoals het al of
niet inzetten van een afzonderlijke systeemomgeving voor de euro-conversie.
Daarnaast zal ten behoeve van de conversie een groot aantal maatwerk programma’s moeten worden aangepast
waarvoor zowel interne als externe capaciteit nodig is en zal enige extra technische ondersteuning nodig zijn. Ten
behoeve van het programmeerwerk is een raming gemaakt van totaal 1.232 uur (zie bijlage 1). Hiervan zijn reeds
gerealiseerd 196 uur. Resteert een benodigde capaciteit van 1.036 uur. Naar verwachting kan het grootste deel van deze
activiteiten door eigen programmeurs worden uitgevoerd. Ongeveer 200 uur zullen moeten worden uitbesteed.
Uitbesteding van deze activiteiten kost f 225,-- per uur exl. BTW.
Met de afdeling I&A zal verder worden afgestemd welke van deze werkzaamheden met de intern beschikbare capaciteit
kan worden uitgevoerd.
Ook zal voor het testen van de euro-conversie tijd beschikbaar moeten zijn. Hierdoor kan het voorkomen dat reguliere
werkzaamheden tijdelijk door uitzendkrachten moet worden uitgevoerd.
Tot slot zal een stelpost voor eventueel benodigde externe advisering moeten worden opgenomen.
De globale kostenraming op dit moment is (incl. BTW):
Inrichting systeemlandschap
Externe ondersteuning bij programmering
Uitzendkrachten in testfase
Externe advisering (stelpost)
f
f 150.000,-55.000,-PM
f 10.000,--
Dekking van deze kosten kan (vooralsnog) plaats vinden ten laste van het bedrag van f 1 mln. dat in het kader van de
Voorjaarsnota 2000 beschikbaar is gesteld voor de invoering van de euro en de voorbereiding van het BTWcompensatiefonds (eveneens per 1 januari 2002).