CPM: VEEL MEER DAN ALLEEN FINANCIËLE SOFTWARE

&
FINANCE
thema financiële software
CONTROL
INFORMATIEMANAGEMENT
CPM: VEEL MEER DAN ALLEEN
FINANCIËLE SOFTWARE
Kan financiële software nog wel los worden gezien van andere functionaliteiten voor de financiële functie
die door software wordt ondersteund? Ontwikkelingen op het gebied van organisatiebesturing en
informatievoorziening tonen aan dat financiële software niet meer als apart pakket kan worden gezien.
Corporate performance management, ofwel CPM, is daarbij een paraplubegrip dat tegenwoordig steeds
vaker wordt gehoord.
D O O R E D U A R D VO N S A H E R E N LU C S C H I N K E L
N
og niet zo lang geleden waren er
leveranciers van financiële software,
enkele leveranciers van rapportagetools,
leveranciers van databasetechnologie,
leveranciers gericht op het ondersteunen
van statistische analyses, leveranciers
voor software voor financiële consolidatie en een enkele grote speler die zich
bezighield met al die onderdelen.
Dit beeld van verschillende aanbieders
vanuit verschillende invalshoeken is de
laatste tijd duidelijk veranderd. Dat komt
onder andere omdat veel organisaties
tegenwoordig ook niet-financiële informatie in de managementrapportages
opnemen, om de organisatie beter meetbaar en stuurbaar te maken. Hierbij is al
dan niet gebruik gemaakt van organisatiebrede integrale besturingsconcepten,
zoals de balanced scorecard of het INKmanagementmodel. Het gebruik van
andere dan financiële informatie dringt
nu ook door in de verslaglegging en
speelt een steeds belangrijkere rol bij de
waardering van organisaties. Veel jaar-
verslagen zijn voorzien van prestatieindicatoren gericht op klanten, personeel
en andere informatiegebieden. Het traject rondom Basel-II, waarbij kredietdekking gekoppeld wordt aan operationele
risico’s, is ook een duidelijk teken van
deze ontwikkeling. Voor het inschatten
van de operationele risico’s is informatie
nodig die voorheen niet gebruikt werd
voor de verplichte verslaglegging. BaselII is misschien een klein begin, maar de
ontwikkelingen op het gebied van integrale rapportage(eisen) zullen, ook voor
niet financiële organisaties, in de toekomst verder doorzetten.
Dit alles stelt meer eisen aan de informatievoorziening en rapportages en uw
werk als financial. Het biedt echter ook
de kans om meer ‘in control’ te komen
en de organisatie beter meetbaar en
stuurbaar te maken.
cpm: totaaloplossing
Een veelgehoord begrip dat een totaaloplossing biedt voor rapportage en
28
D| E CDEEMC BE EMRB E2 R0 0240 0 4|
28
managementinformatie is corporate performance management (CPM), ofwel:
integrale organisatiebrede managementinformatie. Onder CPM wordt
verstaan: ‘Het bij elkaar brengen van
processen, methoden, meetwaarden en
systemen die nodig zijn om de prestaties
van een organisatie te meten en te managen’. Het is dus een paraplubegrip
waaronder zowel het rapportage- en
analyseproces valt, maar ook budgetteren, het maken van forecasts en de
financiële consolidatie. Door het integrale karakter is CPM een concept
waarbij zowel financiële als niet-financiële informatie een belangrijke rol spelen. Hierdoor sluit CPM goed aan bij de
opkomst van integrale besturingsconcepten, zoals de balanced scorecard en
het INK-managementmodel. Veel softwareleveranciers spelen in op CPM
door zogenoemde CPM-suites aan te
bieden die alle bij CPM behorende
functionaliteit afdekken.
Een aantal jaren geleden waren leveran-
&
FINANCE
ciers veel makkelijker te onderscheiden
omdat ze verschillende functies (zoals
financiële consolidatie, rapportage, analyse, et cetera) ondersteunden. Door de
CPM-ontwikkeling is het echter moeilijker geworden de verschillende leveranciers en hun producten uit elkaar te
houden. Want als gevolg van veel overnames en veel productontwikkeling bieden ze inmiddels allemaal een bij CPM
passende totaaloplossing, waarbij alle
functies worden ondersteund. En dat
maakt de keuze niet eenvoudiger.
Hoewel het de meeste gebruikers nauwelijks interesseert wat er technisch
allemaal op de achtergrond gebeurt
(‘zolang ik maar betrouwbare rapportages heb’), blijkt uit ervaring dat enige
conceptuele kennis van de componenten die CPM ondersteunen de kansen
op een succesvolle implementatie aanzienlijk verbetert. Deze informatie is
ook nuttig als u voor de keuze voor of
implementatie van een financieel pakket
staat. De functies van een financieel
pakket maken immers onderdeel uit van
CPM, en voor degenen die bezig zijn
beter ‘in control’ te komen, kunnen die
beter meteen rekening houden met alle
rapportagewensen.
Het raamwerk voor een goede CPMoplossing is weergegeven in figuur 1. De
in de figuur weergegeven elementen
worden hierna beschreven.
gereedschap inmiddels in haar assortiment onder de noemer ETL (extractie,
transformatie, laden). In gewone taal
noemen we dit de ontsluitingslaag.
Bekende leveranciers op dit gebied zijn:
Informatica en Kalido.
Opslaan en beheer van de
ontsloten data
Zodra de data periodiek uit de bronsystemen is ontsloten, moet dit ergens
worden opgeslagen. Deze opslag vindt
gewoonlijk plaats in een (relationele)
database. Enigszins kort door de bocht
noemen we deze opslaglaag een datawarehouse. Nu wordt vaak gezegd: ‘Ja maar
ik heb toch alles al in
SAP/Axapta/Decade/Coda enzovoort en
ik heb hier een paar prachtige excelsheets die mij alle informatie geven die ik
wil hebben en...’. Hier gaat men voorbij
aan een paar krachtige voordelen van
het CPM-concept, zoals de beheersbaarheid, de opslagcapaciteit, het centraal
eenduidig bewaken van de bedrijfsgegevens en bedrijfsdefinities (‘één versie
van de waarheid’), en de geautomatiseerde aanlevering van gegevens, zodat
de focus van het proces van informatievoorziening meer komt te liggen op het
‘analyseren en rapporteren van informatie’ in plaats van het ‘bijeenharken
van data’. Bekende leveranciers die oorspronkelijk uit deze hoek komen, zijn
Oracle en sinds enige tijd ook
Microsoft.
Analyseren van informatie
Het is natuurlijk mooi als de bedrijfsgegevens in een datawarehouse staan,
maar het is natuurlijk uitermate inefficiënt als u steeds een IT-er moet vragen
een rapport te bouwen dat u dan vervolgens drie weken later net niet volgens
Figuur 1
Raamwerk CPM
Visualisatie integrale organisaties
Cockpits,
dashboards,
scorecard
LOGISTIEK
PERSONEEL
Balanced
scorecard,
INK-model
Risk
management
FINANCE
PROJECTEN
KLANTEN
Rapportage
Rapportage
Analyse
Analyse
Rapportage
Rapportage
Ontsluiting van de data uit de systemen
De kracht van CPM zit ‘m in de ‘C’ van
corporate ofwel bedrijfsbreed of integraal. Om integraal de prestaties van de
organisatie te kunnen meten, zijn gegevens nodig uit verschillende systemen
die de bedrijfsprocessen ondersteunen
en vaak ook uit systemen van buiten de
eigen organisatie, zoals marktgegevens.
Dit worden vaak bronsystemen
genoemd. Door de data uit de verschillende (ERP)-bronsystemen te combineren, ontstaat zinvolle managementinformatie. Bijna iedere leverancier heeft dit
CONTROL
Rapportage
Financiële
consolidatie
Analyse
Analyse
Analyse
Budgettering, planning & forecasting (Integrale planning & control)
Opslaglaag (datawarehouse)
Ontsluitingslaag (ETL:Extractie, transformatie en laden)
Bronsystemen (ERP, Baan, Coda, SAP, Exact, Beaufort enz.)
DECEMBER 2004
|
29
W W W. K L U W E R F I N A N C I E E L M A N A G E M E N T. N L
Marjorie,
Op p. 30 zijn de quotes ardig aan de
lange kant. Zou je mischien bij beiden
iets kunnen schrappen zodat we dan de
ruimte die dan vrij komt op kunnen vullen met een qoute voor p.31?
&
FINANCE
uw wensen krijgt. Op die manier komt
u natuurlijk nog steeds niet in control,
ondanks alle mooie datawarehouses en
periodieke ETL- slagen om het datawarehouse te vullen. Maar ook hier zijn
natuurlijk oplossingen voor gevonden.
Door de CPM-ontwikkeling
wordt het steeds
moeilijker de verschillende
leveranciers en hun
producten uit elkaar
te houden
Zo is er de zogeheten OLAP-oplossingen (on line analytical processing: vaak
beter bekend onder de naam kubussen).
Vanuit het datawarehouse wordt een
extractie gemaakt van een geselecteerd
deel van de informatie (bijvoorbeeld
personeelsinformatie) en deze wordt
zodanig gemodelleerd dat de gebruiker
naar hartelust gebruikersvriendelijk kan
grasduinen in de gegevens. De bekendste leveranciers die oorspronkelijk deze
techniek verkochten, zijn Cognos en
Business Objects.
Maken van rapportages
Het is natuurlijk een illusie te denken
dat de Raad van Commissarissen, de
directie, de Gemeenteraad, de
Secretaris Directeur en andere bestuurders ‘on line in een kubus analytical te
gaan zitten processen’. Die willen
gewoon mooie rapporten zien. Ook het
kunnen maken van nette afdrukbare
rapportages is kortom een belangrijk
onderdeel van CPM. Crystal Reports
(inmiddels overgenomen door
Business Objects) is hier een bekend
voorbeeld van.
CONTROL
Visueel maken van de prestaties
De bekendste en meest aansprekende
functies van CPM zijn misschien wel de
cockpits, dashboards en scorecards. Met
de opkomst van concepten als de balanced scorecard en het INK-managementmodel kwam natuurlijk snel de wens
om de belangrijkste kritieke succesfactoren en prestatie-indicatoren van organisaties kleurrijk en aangekleed in beeld
te brengen. Zoals uit de benaming blijkt,
vindt deze weergave het liefst plaats in
de vorm van het dasboard van een snelle bolide of de cockpit van een moderne
straaljager. Ook weergave aan de hand
van de standaard plaatjes van integrale
organisatiebesturingsmodellen (balanced scorecard, INK-managementmodel)
is hier populair. Deze functionaliteit
wordt door nagenoeg alle leveranciers
geboden. Essentieel van deze cockpits is
dat ze daadwerkelijk (data)technisch
moeten aansluiten op de lagen die hiervoor zijn genoemd. Zo niet, dan kunt u
beter Powerpoint gebruiken: dat is makkelijker en goedkoper.
Verrichten van de financiële
consolidatie
Alle mooie bedrijfskundige integrale
prestatiemanagement-visies ten spijt,
zijn er natuurlijk gewoon de administratieve verplichtingen en zijn we
toch bovenmatig financieel geïnteresseerd. Periodiek moeten immers de verschillende administraties worden afgesloten en moet de boel bij elkaar
opgeteld en tegen elkaar weggestreept
worden. Vaak wordt deze functionaliteit
met het financiële pakket meegeleverd.
En zodra er in grotere organisaties
meerdere administratieve pakketten
worden gebruikt, kunt u terecht bij een
aantal leveranciers die zich in dit soort
functionaliteit hebben gespecialiseerd
zoals Hyperion, Allshare, OutlookSoft
en Frango (inmiddels overgenomen
door Cognos). Het aardige is dat ook
deze leveranciers inmiddels CPM heb-
30
|
DECEMBER 2004
ben omarmd. Als je tenslotte grootboekrekeningen kunt consolideren,
waarom dan geen verzuimcijfers? Dus
de gespecialiseerde financiële consolidatie-pakketleveranciers die inmiddels
niet gekocht zijn of worden door één
van de marktleiders, richten zich ook op
CPM. Soms wordt hierbij gebruikgemaakt van alternatieve benamingen als
reporting & analysis en business performance management.
Maken van budgetten,
planningen en forecasts
Met deze functie komen we bij de kern
van dit artikel. Hiertoe moet eerst verklaard worden hoe deze functie onder
CPM-paraplu is terechtgekomen.
Technisch gezien is dat eigenlijk een
beetje raar. Voor de echte business intelligence-aanhanger (dat was het modewoord voor managementinformatie
voordat de term CPM in zwang kwam)
is het een beetje vloeken in de kerk om
registratiefunctionaliteit onder een business intelligence-paraplu te hangen.
De focus komt steeds
meer te liggen op
het ‘analyseren en
rapporteren van informatie’
in plaats van het
‘bijeenharken van data’
Budgetteren en plannen zijn immers
gewone administratieve functies die in
de desbetreffende administraties moeten plaatsvinden. De resultaten daarvan
komen ‘vanzelf ’ vanuit de ondersteunende bronsystemen in het datawarehouse en kunnen dan geanalyseerd en
gerapporteerd worden.
&
FINANCE
Maar ook budgetteren en plannen is
niet meer wat het vroeger was. Ook dit
zit ‘m in de ‘C’ (corporate) van CPM (of
in de I van integraal prestatiemanagement). Er wordt natuurlijk veel meer
verwacht dan louter een financieel budget. Veel organisaties maken gebruik van
samengestelde prestatie-indicatoren en
willen hierop ook plannen en voorspellen. Dat wil zeggen dat deze indicatoren
berekend zijn door werkelijk vastgelegde
gegevens uit verschillende bronsystemen
te combineren. Sterker nog, een gedeelte
van de gegevens die nodig zijn voor zo’n
berekening wordt vaak helemaal niet
vastgelegd in een (gecontroleerd) bronsysteem. Hiervoor worden vaak excelsheets gebruikt.
Als gevolg van de wens om ook (inte-
CONTROL
grale) prestatie-indicatoren te normeren
en hierop te plannen, wordt dit proces
‘uit de financiële transactieomgeving
getrokken’ en naar de CPM-omgeving
verplaatst. Maar ook ‘normale’ financiële budgetterings- en planningsprocessen
vinden steeds vaker in de CPM-omgeving plaats.
Kortom, onder de paraplu van CPM
speelt ook het ondersteunen van een
integrale planning & controlcyclus een
steeds belangrijkere rol. Dit is ook de
reden dat veel leveranciers hun productsuite hebben uitgebreid of willen uitbreiden met deze functionaliteit.
conclusie
In de praktijk merken we dat veel van
de initiatieven op het gebied van CPM
uit de hoek van planning & control
komen. Het ligt dan ook vaak bij de
financial (in samenwerking met de
informatiemanager) om ervoor te zorgen dat de financiële rapportages en
CPM-achtige initiatieven bij elkaar worden gebracht, zodat de organisatie beter
meetbaar en stuurbaar kan worden
gemaakt. En enige conceptuele technische kennis van de onderliggende hulpmiddelen is dan zeker een pré.
Drs. E, von Saher ([email protected]) en drs. L. Schinkel ([email protected]) zijn
werkzaam bij Van Dijk Consulting. Van
Dijk Consulting is een onderdeel van de
Caesar Groep
advertenties
DECEMBER 2004
|
31
W W W. K L U W E R F I N A N C I E E L M A N A G E M E N T. N L