onderwerpen eerste gesprek met client

OVERLEGSCHEIDING
Stappen in het proces
ONDERWERPEN EERSTE GESPREK MET CLIENT
Verzamel informatie over :








Geschiedenis van de relatie
Doelen, belangen, behoeften en zorgen
Kinderen en ouderschapsissues
Rode knoppen cliënt
Rode knoppen partner
Conflicthantering in de relatie (hoe loste je conflict op in je relatie?)
Bijzondere behoeften (time sensitive issues)
Schaduwadviseurs
Neem het proces door met je cliënt:










Beschrijf de stappen in het proces
Beschrijf de rollen van de deelnemers
Beschrijf hoe het team samenwerkt
Beschrijf de stappen na de oplossing
Serie van bijeenkomsten (elke bijeenkomst duurt 2 uur + tijd voor
nabespreking)
Voorbereiding van iedere bijeenkomst
Reflecteren na iedere bijeenkomst
Comfortabele opstelling en plaats tijdens de bijeenkomst
Plannen van verschillende bijeenkomsten op voorhand (agenda’s mee naar
eerste vijfgesprek!)
Maak een afspraak over jouw kosten
Bespreek Collaborative agreement:





Diskwalificatiebeding
Verbod op rechtsgang tijdens CD-proces
Volledige openheid
Transparantie
Vertrouwelijkheid
Verzamel financiële informatie:


Bezorgen van financiële bescheiden
Bespreek de inhoud (geduldig beantwoorden van vragen)
©Ingeborg Sandig / Charlotte van Beukering-Michielsen (versie 24 januari 2011)
Introduceer Collaborative team:




Raadslieden van partijen
Neutrale coach
Kinderspecialist
Financiële specialist
Slotvraag: Is er iets waarvan u had gewild dat ik het anders had gedaan?
BRIEF AAN CLIENT
Brief aan cliënt:
Herinner aan de ratio van het keuzeproces
Maak een verslag van hetgeen besproken is in de eerste bijeenkomst
GESPREK ADVOCAAT PARTNER
Gesprek met raadsvrouwe of –man van partner:
 Korte beschrijving cliënten
 Delen van eerste indrukken
 Delen belangrijke details
 Coach selecteren
GESPREK VAN COACH MET CLIENT
Coach heeft telefonisch contact met cliënten om een afspraak te maken.
Gesprek van coach met cliënt
Collaborative divorce proces en overeenkomst
 (Overstijgende doelen:integriteit, respect, bescherming kinderen en
gezinsleven na de scheiding, financiële veiligheid voor beiden)
 Rol coach beschrijven (coaching versus therapie)
 Transparantie
 Vraag: Waarom heeft u gekozen voor collaborative proces?
 Overeenkomst met de coach doornemen en tekenen (of meenemen naar huis
en getekend retourneren)
 Mogelijkheid van off-line bijeenkomsten
Inzoomen op de cliënt
 Verhaal van de cliënt
 Is er een kans/mogelijkheid om de relatie te herstellen/continueren?
 Destilleer doelen van de cliënt: Wat vindt u echt belangrijk?
 Wat zou moeilijk voor u kunnen zijn? (Sterke/zwakke punten cliënt)
 Welke zorgen heeft u?
©Ingeborg Sandig / Charlotte van Beukering-Michielsen (versie 24 januari 2011)




Wat heeft u nodig om succesvol door deze moeilijke periode in uw leven heen
te komen?
Hoe ziet een integere scheiding er uit?
Wat wilt u in de toekomst? (Helpen een visie te ontwikkelen)
Wat heeft u nodig om het verleden los te laten en u te gaan richten op de
toekomst?
Inzoomen op de communicatie
 Kunt u beschrijven hoe u samen conflicten oploste in de tijd dat uw huwelijk
goed was?
 Wat zouden uw rode knoppen kunnen zijn en wat zijn de gevolgen als daarop
wordt gedrukt?
 Wat zouden uw rode knoppen van uw partner kunnen zijn en wat zijn de
gevolgen als daarop wordt gedrukt?
 Hoe kan ik u helpen als uw rode knop wordt ingedrukt tijdens het proces?
 Geef tips om te voorkomen dat de rode knop geactiveerd wordt en
aanwijzingen wat te doen als dit toch gebeurt.
 Benoem en normaliseer blokkades
 Maak mini-coaching contracts indien nodig
 Welke zorgen/vragen over het proces heeft de cliënt?
 Is er iets dat ik niet gevraagd heb, maar dat wel belangrijk voor mij is om u
goed te kunnen helpen tijdens dit proces?
 Ik wil dat de communicatie open is, dus u kunt mij bellen of mailen als u dat
nodig vindt.
VOORBEREIDING VIJF-GESPREK ADVOCAAT EN CLIENT
Voorbereiding eerste vijf-gesprek
 Agenda die door een van de advocaten naar de andere leden van het team
wordt gemaild bijv.
1. creëren van een comfortabele omgeving
2. de keuze voor een proces van samenwerking
3. overstijgende doelen
4. richtlijnen voor effectieve communicatie
5. bespreek de coll overeenkomst
6. korte termijn prioriteiten
7. informatie die moet worden uitgewisseld en wanneer
8. agenda voor de volgende bijeenkomst
9. plannen van volgende meetings
 Voorbereiding van de cliënt op het vijf-gesprek:
bespreek agenda
bespreek verwachtingen
beantwoord vragen
©Ingeborg Sandig / Charlotte van Beukering-Michielsen (versie 24 januari 2011)
VOORBEREIDING VIJFGESPREK ADVOCATEN EN COACH
Kennismaking
 Hoe zie jij jouw rol in het Collaborative proces?
 Hoe zie je de rol van de anderen?
 Wat verwachten jullie van de coach?
 Beschrijf je persoonlijke stijl
 Waardoor wordt je getriggered, of wat kan jou in het proces in de weg zitten?
 Hoe kunnen we elkaar helpen?
 Hoe wil je feed-back ontvangen/geven?
 Zullen we afspreken dat we na elke bijeenkomst waardering voor elkaar
uitspreken?
Werkafspraken
 Hoe gaan we om met juridische problemen?
 Rode knoppen en minicontracts cliënten bespreken
Inhoud
 Agenda bespreken
 Wie zorgt voor de overeenkomst?
 Waar vindt het vijfgesprek plaats?
 Wie maakt notulen?
VIJFGESPREK
Eerste bijeenkomst
 Opening
 Voorstellen
 Wie maakt de notulen
 Samenvatten waarom cliënten gekozen hebben voor collaborative proces
 Doelen van cliënten op flapover schrijven (elke CD bijeenkomst ophangen)
 Iedere professional beschrijft zijn/haar rol en doel in het proces
 Collaborative proces overeenkomst doornemen en tekenen
 Inventariseren korte termijn/gevoelige onderwerpen
 Spreek af dat informatie onderling wordt uitgewisseld
 Welke obstakels zouden we kunnen verwachten in dit proces en hoe gaan we
daarmee om?
 Regels effectieve communicatie doornemen (en op tafel leggen)
 Start met bespreking inhoudelijke agendapunten
 Agendapunten voor de volgende bijeenkomst
 Volgende bijeenkomsten plannen
 Complimentary closing
Volgende bijeenkomsten
 Wie maakt de notulen
 Overstijgende doelen herhalen en belangen voor goed verloop van het proces
voor de cliënten
©Ingeborg Sandig / Charlotte van Beukering-Michielsen (versie 24 januari 2011)
 Regels effectieve communicatie doornemen (en op tafel leggen)
 Start met bespreking inhoudelijke agendapunten
 Agendapunten voor de volgende bijeenkomst
 Volgende bijeenkomsten plannen
 Complimentary closing
TERUGBLIK OP HET GESPREK MET CLIENT






Hoe ging het?
Wat ging er goed?
Zijn er zorgen?
Beantwoord vragen
Plan tijd voor een bespreking of telefoongesprek voor de volgende
bijeenkomst
Bespreek taken
TERUGBLIK OP HET GESPREK MET TEAM





Wat ging goed?
Wat kan een ieder beter doen?
Feedback voor elkaar
Wanneer zijn de notulen klaar voor review?
Notulen sturen aan cliënten
VOORBEREIDEN MET CLIENT OP VOLGENDE MEETING




Neem ieder agendapunt door
Beantwoord vragen
Geef juridische voorlichting over diverse onderwerpen
Brainstorm over opties
RAADPLEEG TEAM LEDEN




Deel informatie
Deel indrukken en zorgen
Bespreek agenda
Time gevoelige onderwerpen
PROTOCOL VOOR SLOTSESSIE





Recapituleer de afspraken
Wie maakt de overeenkomst
De procedure
Spreek waardering uit
Team de-brief
©Ingeborg Sandig / Charlotte van Beukering-Michielsen (versie 24 januari 2011)
©Ingeborg Sandig / Charlotte van Beukering-Michielsen (versie 24 januari 2011)