Annulering en regularisatie van Douane

Annulering en regularisatie van Douane- en
Accijnsaangiften
I. Toepasselijke omzendbrief
Circulaire 530.11-273.416 dd. 12/07/07
2.4.1 - Voor de vrijgave
55. De verzoeken om annulering voor de vrijgave moeten met de redenen van het verzoek en de refertes van
de in te trekken aangifte per e-mail met het automatisch verzoek om leesbevestiging aan het hulpkantoor
worden gezonden dat bevoegd is voor de plaats waar de goederen zich bevinden. De bevoegde ambtenaar
behandelt de verzoeken in de volgorde van ontvangst van de elektronische verzoeken (wachtrij). De bevoegde
ambtenaar, die door de directeur van het enig kantoor is aangeduid, registreert de aanvraag en indien de
annulering een terugbetaling of kwijtschelding voor gevolg heeft, notificeert ze aan het team uitgaven van het
enig kantoor. In geval van een positieve beslissing wordt de aangifte ingetrokken en de eventueel betaalde
sommen worden terugbetaald of de rekening ad hoc wordt gecrediteerd door het team uitgaven van het enig
kantoor. Indien de zending werd aangewezen voor verificatie wordt de annulering geweigerd.
56. De verzoeken om regularisatie voor de vrijgave moeten met de redenen van het verzoek en de refertes van
de te regulariseren aangifte per e-mail met het automatisch verzoek om leesbevestiging worden gezonden aan
het hulpkantoor waar de goederen zich bevinden. De bevoegde ambtenaar, aangeduid door de directeur van
het enig kantoor, notificeert zijn beslissing aan de verzoeker en, indien de regularisatie een terugbetaling of
kwijtschelding voor gevolg heeft, aan het team uitgaven van het enig kantoor. Deze beslissing vermeldt de te
wijzigen vakken en de eventuele verschillen in vastgestelde rechten. De aangever wordt uitgenodigd om de
nieuwe aangiften in te brengen met vermelding in vak 44 van de referte van de oorspronkelijke en te annuleren
aangifte en met verwijzing in hetzelfde vak naar de beslissing van de ambtenaar. Wanneer de
vervangingsaangifte wordt ingebracht en aanvaard, wordt de oorspronkelijke aangifte geannuleerd met
verwijzing naar de ingediende regularisatieaangifte en de eventueel betaalde sommen worden terugbetaald of
de rekening ad hoc wordt gecrediteerd door het team uitgaven van het enig kantoor. Indien de zending werd
aangewezen voor verificatie wordt de regularisatie geweigerd.
2.4.2 - Na de vrijgave
57. In geval van annulering of regularisatie na de vrijgave is het afdelingshoofd aangiftebeheer van het enig
kantoor, bevoegd om terzake een beslissing te nemen. De bepalingen van de §§ 55 en 56 zijn vervolgens van
toepassing. Een verwijzing naar de beslissing van het afdelingshoofd aangiftebeheer wordt in vak 44 van de
aangifte aangebracht.
II. Praktische uitvoering
1. Annulering van een PLDA-aangifte
Bepaling
Annuleren van de aangifte zonder dat de aangifte vervangen wordt door een
andere aangifte die refereert naar deze geannuleerde aangifte.
Gevallen
Invoer:
1. Vóór de vrijgave van de goederen.
2. Na de vrijgave van de goederen en de goederen bevinden zich nog onder
douanetoezicht.
3. Na de vrijgave van de goederen indien reeds een andere aangifte voor dezelfde
zending werd ingediend (dubbele ingaven).
Uitvoer:
4. Vóór de vrijgave van de goederen
5. Na de vrijgave van de goederen indien de goederen het fiscaal of douanegebied
van de EU nog niet hebben verlaten
6. Na de vrijgave van de goederen indien reeds een andere aangifte voor dezelfde
zending werd ingediend (dubbele ingaven).
Procedures
Gevallen 1, 2, 4 en 5 :
De verzoeken om annulering moeten door de aangever met de redenen van het
verzoek worden ingediend :
 Rechtstreeks in PLDA , via de opdrachtknop “annuleer aangifte” na selectie van
de te annuleren aangifte
o De door de verantwoordelijke van het hulpkantoor aangewezen
ambtenaar behandelt de verzoeken in de volgorde van ontvangst
(wachtrij: PLDAWeb): aangiften / SAD-procedure–beheer / na selectie van
douanelocatie, tabblad ”aanvraag annulatie” / selectie aangifte / behandel
aanvraag / aanvragen bevestigen (OK) of weigeren.
o Indien de annulering wordt aanvaard :
 Opdrachtknop “annuleer aangifte”
 Indien de aangever zijn e-mailadres heeft vermeld in de aangifte,
ontvangt hij automatisch een bevestigingsbericht van de
annulering.
o Indien de annulering niet wordt aanvaard :
 De aangewezen ambtenaar brengt de aangever op de hoogte van
de weigering van de annulering door middel van een gemotiveerde
schriftelijke beslissing.

Per e-mail, met het automatisch verzoek om leesbevestiging, aan het hulpkantoor
dat bevoegd is voor de plaats waar de goederen zich bevinden. Het (dienst-) emailadres, naar hetwelk de aanvraag moet worden gezonden, dient aan de
klanten te worden gecommuniceerd door de verantwoordelijke van het
hulpkantoor.
o De door de verantwoordelijke van het hulpkantoor aangewezen
ambtenaar behandelt de verzoeken in de volgorde van ontvangst. De te
annuleren aangifte oproepen via PLDAWeb : aangiften / consulteer.
o Indien de annulering wordt aanvaard :
 Knop “annuleer aangifte.
 Reden van de annulering invoegen in veld “reden van annulatie”
en vervolgens opdrachtknop “annuleer aangifte”.
 Indien de aangever zijn e-mailadres heeft vermeld in de aangifte,
ontvangt hij automatisch een bevestigingsbericht van de
annulering.
 Indien de aangever zijn e-mailadres niet heeft vermeld in de
aangifte, zal de aanvrager wordt ingelicht van de annulering door
middel van een antwoord op zijn e-mailadres door het hulpkantoor.
o Indien de annulering niet wordt aanvaard :

De aangewezen ambtenaar brengt de aangever op de hoogte van
de weigering van de annulatie door middel van een gemotiveerde
schriftelijke beslissing
Gevallen 3 en 6 :
 De bovenvermelde procedure is van toepassing, maar bijkomend dient het
dossier te worden ingereikt worden voor voorafgaandelijke beslissing aan het
afdelingshoofd ‘aangiftebeheer’ Enig Kantoor. Tot nader order is deze
bevoegdheid gedelegeerd aan de verantwoordelijke van het betrokken
hulpkantoor.

De boekhoudkundige behandeling (bij invoer, in voorkomend geval) van een
annulering gebeurt tot nader bericht op het Enig Kantoor.
2. Regularisatie – rectificatie – aanvullende aangifte
Bepaling
Regulariseren van de aangifte waarbij de oorspronkelijke aangifte verbeterd,
gerectificeerd of aangevuld wordt door een regularisatieaangifte die refereert:
- naar deze oorspronkelijke PLDA-aangifte, of
- naar een PLDA-schuld indien de oorspronkelijke aangifte een “niet PLDA”-aangifte
is.
Gevallen
Invoer en uitvoer :
1. Verbetering/rectificatie van een aangifte, op aanvraag van de aangever
(vb. spontane aangifte, terugbetaling, regularisatie uitvoer, ….).
2. Regularisatie van een aangifte na vaststelling van een onregelmatigheid
door de douane.
A. Oorspronkelijke aangifte = PLDA-aangifte
A.1. Op initiatief van de aangever (geen vaststelling van onregelmatigheid)
1. De gemotiveerde verzoeken om verbetering/rectificatie van een aangifte
moeten schriftelijk door de aangever worden ingediend op het bevoegd
hulpkantoor volgens de thans geldende procedures (zie o.m. instructie
“Terugbetaling en kwijtscheldingen”, instructie “Enig Document”).
2. De aangever vermeldt op de regularisatieaangifte, ingereikt via PLDA 1:
1
Uitzonderlijk kan een manueel document ingereikt worden op het bevoegd hulpkantoor.
→ in vak 44 de vermelding ’44-PLDA-REGU2 aard document-nummer van
de oorspronkelijke aangifte’ (vb. 44-PLDA–REGU2 IMA-07BEI0000000000123),en ‘44ALGEN-(bijvoegsel 6c aan toelichting ED)’;
→ In vak 54, zijn emailadres.
3. Bevoegde dienst van het hulpkantoor :
→ Inning van eventuele verschuldigdheden, los van de aangifte (vb.
retributie).
→ Aanvaarding van het verzoek tot regularisatie.
→ Indien aanvullende rechten en belastingen (vb. spontane aangifte): PLDA
creëert automatisch de aanvullende schuld in de schuldendatabank (terug
te vinden via referentie ‘regularisatieaangifte’). De gestructureerde
mededeling dient te worden medegedeeld aan de aangever.
→ Tot nader order kunnen de aanvullende verschuldigdheden niet
aangeschreven worden op de klantenrekening, zodat contant of per
overschrijving met gebruik van de gestructureerde mededeling, moet
worden betaald.
→ Als de regularisatie niet wordt aanvaard, zal dit met een gemotiveerde
schriftelijke beslissing worden kenbaar gemaakt aan de aangever.
4. Het Enig kantoor voert in voorkomend geval de kwijtschelding of de
terugbetaling uit.
A.2. Na vaststelling van de douane: 1ste lijnsverificatie
1. De vaststellende dienst deelt de vaststellingen mede aan de aangever.
2. Indien de aangever de vaststelling aanvaardt, maakt hij tot nader order een
manueel document op overeenkomstig de vaststellingen met vermelding in
vak 44 ’44-PLDA-REGU2 aard document-nummer van de oorspronkelijke
aangifte’ en ‘44-ALGEN-(bijvoegsel 6c toelichting ED)’ .
3. Ingeval van aanvullende verschuldigdheden en boetes, worden deze door de
vaststellende ambtenaar of door de lokaal ter zake bevoegd persoon in de
schuldendatabank ingebracht. Om nalatigheidinteresten te voorkomen, kan
voor de aanvullende belastingen een Ben. 3 contant worden uitgereikt
(conform de gangbare procedures).
4. De vaststellende dienst behandelt verder het dossier zoals gebruikelijk (614,
359, …), en reikt het vervolgens in op het hulpkantoor.
5. Het hulpkantoor verzorgt de verdere financiële afhandeling, door de schuld
aan te schrijven op de klantenrekening (regeling uitstel van betaling) of
contant . In geval van overschrijving, zal de aangever de gestructureerde
mededeling moeten gebruiken.
6. Belangrijke opmerking: de aangever kan de regularisatie doen via PLDA,
volgens de procedure in A.1. hiervoor, maar in dat geval kunnen de
aanvullende belastingen tot nader order niet aangeschreven worden op
de klantenrekening (dus dan enkel contant of per overschrijving met
gestructureerde mededeling).
A.3. Na vaststelling van de douane: a posteriori
1. Ingeval van aanvullende verschuldigdheden en boetes, worden deze door de
vaststellende ambtenaar of door de lokaal ter zake bevoegd persoon in de
schuldendatabank ingebracht.
2. De vaststellende dienst deelt de vaststellingen mede aan de aangever, en in
voorkomend geval wordt samen met het verzoek tot betaling de
gestructureerde mededeling meegegeven.
3. Indien de aangever de vaststelling aanvaardt, maakt hij tot nader order een
manueel document op overeenkomstig de vaststellingen met vermelding in
vak 44 ’44-PLDA-REGU2 aard document-nummer van de oorspronkelijke
aangifte’ en ‘44-ALGEN-(bijvoegsel 6c toelichting ED)’.
4. Belangrijke opmerking: de aangever kan de regularisatie doen via PLDA,
volgens de procedure in A.1. hiervoor, maar in dat geval kunnen de
aanvullende belastingen tot nader order niet aangeschreven worden op
de klantenrekening (dus dan enkel contant of per overschrijving met
gestructureerde mededeling).
B. Oorspronkelijke aangifte = niet- PLDA-aangifte (vb. Sadbel)
B. 1. Op initiatief van de aangever (geen vaststelling van onregelmatigheid)
1. De gemotiveerde verzoeken om verbetering/rectificatie van een aangifte
moeten schriftelijk door de aangever worden ingediend op het bevoegd
hulpkantoor volgens de thans geldende procedures (zie o.m. instructie
“Terugbetaling en kwijtscheldingen”, instructie “Enig Document”).
2. De aangever reikt een manuele regularisatieaangifte in op de bevoegde dienst
van het hulpkantoor, samen met een N-kopie van de te regulariseren aangifte:
→ In vak 44 de vermelding ‘44-PLDA-REGU1 aard document-nummer van
de oorspronkelijke aangifte-datum-hulpkantoor’ (vb. 44-PLDA–REGU1
IMA-s101298-15/01/08-Zaventem);
→ In vak 54, zijn emailadres.
3. Bevoegde dienst van het hulpkantoor:
→ Inning van eventuele verschuldigdheden, los van de aangifte (vb.
retributie).
→ Aanvaarding van het verzoek tot regularisatie.
→ Indien aanvullende rechten en belastingen (vb. spontane aangifte): creatie
van de aanvullende schuld in de schuldendatabank (terug te vinden via
referentie ‘regularisatieaangifte’). De gestructureerde mededeling dient te
worden medegedeeld aan de aangever.
→ Aanschrijving van de aanvullende verschuldigdheden op de
klantenrekening (regeling uitstel van betaling) of contant of per
overschrijving met verwijzing naar de gestructureerde mededeling;
→ Als de regularisatie niet wordt aanvaard, zal dit met een gemotiveerde
schriftelijke beslissing worden kenbaar gemaakt aan de aangever;
4. Het Enig kantoor voert in voorkomend geval de kwijtschelding of de
terugbetaling uit.
B.2. Na vaststelling van de douane (vaststelling van onregelmatigheid)
Zie A. 2. en A.3. hiervoor, met gebruik van alleen manuele aangiften en in vak 44
de vermeldingen ‘44-PLDA-REGU1 aard document-nummer van de
oorspronkelijke aangifte-datum-hulpkantoor’ en ‘44-ALGEN-(bijvoegsel 6c
toelichting ED)’.
Brussel, 18 februari 2008
Michel Masi
Afdelingshoofd ‘Aangiftebeheer’