Rapportage van de evaluatie van het eerste pilotjaar

Rapportage van de evaluatie van het eerste pilotjaar
rioleringssamenwerking
Appingedam – Delfzijl – Loppersum – RioNoord B.V.
van:
Stuurgroep Samenwerken in de Waterketen
leden:
mevrouw A. Usmany, wethouder gemeente Appingedam
de heer M. Joostens, wethouder gemeente Delfzijl
de heer J. Stoel, wethouder gemeente Loppersum
de heer H. de Kraa, lid directie RioNoord B.V.
mevrouw A. Tomson, lid directie RioNoord B.V.
leden Projectgroep:
de heer J. Hoekstra, gemeente Appingedam
de heer H. van Dam, gemeente Delfzijl
de heer H. Havinga, gemeente Delfzijl
de heer M. Smit, gemeente Loppersum
de heer D. Sprong, RioNoord B.V.
de heer H. de Vries, RioNoord B.V.
datum: 8 november 2012
versie: 1.0
Samenvatting
De Stuurgroep heeft geconcludeerd dat in het eerste jaar van de twee jaar durende pilot
(juni 2011 – mei 2013) door de samenwerking de gemeenten in het algemeen gesproken, op
een goede manier zijn ontzorgd.
Op basis van de begrippen Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten wordt het eerste pilotjaar als
volgt beoordeeld.
Kwaliteit
De kwaliteit van het beheer en onderhoud van de rioleringssysteem krijgt een positieve
impuls door de managementinformatie die door RioNoord wordt opgesteld. Discussies over
de te verlenen diensten en de scherpe omschrijving daarvan, levert meer duidelijkheid in het
werkveld riolering. Daarbij zijn de aanloop- en afstemmingsproblemen aan het begin van de
pilot in goed overleg opgelost.
De door RioNoord aangeleverde managementrapportages stellen de gemeenten in staat de
begrotingen voor beheer en onderhoud realistischer en nauwkeuriger op te stellen. Het
beheer wordt doelmatiger en kent minder verrassingen.
Kwetsbaarheid
Het planmatig werken door RioNoord, met de inzet in de binnen- en buitendienst van
gekwalificeerde medewerkers van de samenwerkingspartners, zorgt voor een minimum aan
ad hoc werkzaamheden.
Capaciteitsproblemen bij de voorbereiding en begeleiding van de werkzaamheden, behoren
tot het verleden.
Kosten
Met de periodieke overzichten van de door RioNoord verrichte diensten worden dreigende
kostenoverschrijdingen tijdig bijgestuurd. De analyse van meerjarige managementinformatie
van RioNoord levert in de toekomst kostenvoordelen op omdat dan steeds meer overgegaan
kan worden naar toestandsafhankelijk beheer en onderhoud.
Een financiële analyse door Appingedam en Loppersum van de dienstverlening in het eerste
pilotjaar, is niet mogelijk gebleken doordat in deze gemeenten de laatste jaren geen
werkpakketten zijn uitgevoerd die qua aard en omvang vergelijkbaar zijn met de diensten die
RioNoord heeft uitgevoerd. Door Delfzijl is het voordeel berekend op (afgerond) 7 %.
De samenwerkingspartners verwachten dat binnen enkele jaren voor de gemeenten een
besparing mogelijk is van circa 10 %. Dit percentage komt overeen met percentages die in
publicaties worden genoemd over soortgelijke projecten elders in het land en in het regionaal
feitenonderzoek Waterketensamenwerking Groningen - Drenthe.
1. Inleiding
Sinds 1 juni 2011 zijn de drie samenwerkingsovereenkomsten van kracht die zijn afgesloten
tussen de gemeenten Appingedam, Delfzijl en Loppersum en RioNoord.
De overeenkomsten betreffen pilotprojecten met een looptijd van twee jaar (1 juni 2011 –
31 mei 2013). In deze periode verzorgt RioNoord diensten op het gebied van operationeel
rioleringsbeheer, met name betreft dit beheer- en onderhoudstaken.
De werkzaamheden bestaan onder andere uit het reinigen van de straatkolken en het
reinigen en inspecteren van de riolen. Voor Appingedam en Loppersum wordt ook het
beheer en onderhoud van de rioolgemalen verzorgd, inclusief de 24-uurs storingsdienst.
Daarnaast voert RioNoord voor de drie gemeenten op projectbasis diensten uit op het gebied
van gegevensbeheer en informatievoorziening.
De voorliggende evaluatie betreft het eerste pilotjaar 1 juni 2011 – 31 mei 2012.
2. Algemeen
Vanaf het moment dat het besluit tot samenwerking was gevallen, heeft RioNoord met iedere
gemeente regelmatig overleg gevoerd; dit betreft zowel operationeel overleg als overleg op
managementniveau.
Ook is direct begonnen met een nadere inventarisatie van de werkpakketten. Daarbij is
optimaal gebruik gemaakt van de kennis en ervaring die bij de gemeenten aanwezig is.
In zijn algemeenheid geldt dat de voorbereidingstijd die nodig was voordat RioNoord
daadwerkelijk met de werkzaamheden kon beginnen, bij aanvang van de dienstverlening in
de tweede helft van 2011 is onderschat. Uiteindelijk zijn de betreffende werkzaamheden in
2011 grotendeels wel volgens planning uitgevoerd.
Als verbeterslag heeft RioNoord in overleg met de gemeenten een gedetailleerde planning
opgesteld voor de dienstverlening van begin 2012 tot aan het einde van de pilotperiode (mei
2013).
Het tijdig uitvoeren van de operationele evaluaties met de medewerkers van de gemeenten,
is een aandachtspunt; vertragingen ontstaan als door de aannemer de rapportages van de
uitgevoerde werkzaamheden te lang op zich laten wachten. RioNoord heeft de aannemer
hierop nadrukkelijk aangesproken.
2.1. Onderhoud kolken en riolen
Op basis van een Europese aanbesteding is een aannemer geselecteerd om het onderhoud
aan de straat- en trottoirkolken en aan de riolen plus randvoorzieningen uit te voeren. Naast
de prijs was deze selectie ook gebaseerd op de kwaliteit van de dienstverlening en op het
aspect duurzaamheid (met name milieubelasting in te zetten materieel).
Aardig is op te merken dat bij de start van de werkzaamheden in Delfzijl en daarna in
Appingedam, de meest milieuvriendelijke kolkenzuiger van Nederland is ingezet.
Voor het inspecteren van de riolen worden robotcamera’s ingezet. Een gangbare werkwijze
hierbij is dat een deel van de camerabeelden gedetailleerd wordt beoordeeld om te komen
tot voorstellen voor eventuele reparaties en (deel)vervangingen.
Op voorstel van RioNoord is een andere werkwijze toegepast waarbij alle camerabeelden op
een geavanceerde methode zijn beoordeeld en de resultaten op tekening zijn gepresenteerd.
Deze werkzaamheden zijn uitgevoerd door een gespecialiseerd bureau. De gemeenten
Appingedam en Delfzijl zijn tevreden over de nieuwe manier van werken; in Loppersum
wordt deze eind 2012 toegepast.
2.2 Beheer en onderhoud gemalen
Het beheer en onderhoud van de rioolgemalen, inclusief de 24-uurs storingsdienst, wordt in
Appingedam en Loppersum namens RioNoord uitgevoerd door medewerkers van
waterschap Noorderzijlvest, één van de drie moederorganisaties van RioNoord.
De storingsdienst wordt ook verzorgd voor de bergbezinkbassins.
2.3 Gegevensbeheer en informatievoorziening
RioNoord streeft naar goede rapportages van de verrichte werkzaamheden, gevolgd door
adequaat gegevensbeheer en informatievoorziening op maat.
Over het eerste pilotjaar kan het volgende worden gerapporteerd:
1. Bij de drie gemeenten ontbrak bij aanvang van de dienstverlening van RioNoord een
volledig bestand met de straat- en trottoirkolken. Als gevolg hiervan heeft RioNoord
andere aantallen kolken gereinigd dan waarvan tijdens het opstellen van de
samenwerkingsovereenkomsten werd uitgegaan. Zie ook de evaluatie per gemeente.
RioNoord heeft de aannemer opdracht gegeven tijdens iedere ronde de locaties van
de machinaal gereinigde kolken digitaal vast te leggen. Werkende weg ontstaat zo
een volledig bestand van de afwateringskolken.
RioNoord heeft een voorstel in voorbereiding om digitaal ook de locaties vast te
leggen van de handmatig te reinigen kolken en van de kolken met een afwijkende
diameter. De gebieden met kolken die in beheer zijn van derden (bijvoorbeeld
Groningen Seaports of woningstichtingen), kunnen ook in het bestand met de
gemeentelijke kolken worden opgenomen.
Over elke reinigingsronde wordt in detail gerapporteerd in de vorm van een kaart met
daarop alle gereinigde kolken. Dergelijke kaarten werden tot voor kort niet gemaakt
en geven inzicht in de volledigheid van de reinigingsronde.
2. Eenmaal per jaar worden in iedere gemeente een deel van de riolen gereinigd. In
opdracht van RioNoord maakt de aannemer van elk te reinigen riool een schatting
van de aangetroffen vervuiling. De resultaten worden in kaartvorm gepresenteerd. Dit
levert waardevolle informatie op over het functioneren van de riolering.
Deze manier van gegevenspresentatie werd door de gemeenten nog niet toegepast
en is positief ontvangen.
3. Gebruikelijk is dat van de camerabeelden die worden gemaakt tijdens rioolinspecties,
ongeveer 50 % in detail wordt beoordeeld. Door het gespecialiseerde bureau dat
RioNoord in de arm heeft genomen, zijn nu alle schadebeelden geanalyseerd.
De resultaten zijn op kaart gepresenteerd; daarnaast kunnen geconstateerde
schadebeelden per categorie worden geselecteerd en vervolgens ook in kaartvorm
worden gepresenteerd. Ook dit is nieuw voor de drie gemeenten. Deze manier van
werken levert veel extra inzicht op over de technische staat van de geïnspecteerde
riolen.
4. Per kwartaal heeft RioNoord voor Appingedam en Loppersum een schriftelijke
rapportage opgesteld over het uitgevoerde beheer en onderhoud van de
rioolgemalen. Daarnaast worden de verrichte onderhoudswerkzaamheden en
verholpen storingen opgenomen in de gemeentelijk gemalenbeheersystemen.
Deze vier activiteiten van RioNoord zijn door het management van de drie gemeenten
positief beoordeeld. Hiermee kunnen de begrotingen voor beheer en onderhoud realistischer
en nauwkeuriger worden opgesteld. Het beheer wordt doelmatiger en kent minder
verrassingen.
RioNoord heeft toegezegd deze activiteiten tot aan het einde van de pilotperiode uit te zullen
voeren. Voor deze informatieverstrekking worden bij de gemeenten geen extra kosten in
rekening gebracht.
2.4 Financiële evaluatie
Met de opstart van de dienstverlening waren voor RioNoord aanloopkosten gemoeid. De
belangrijkste kostenposten waren: het uitvoeren van een Europese aanbesteding, het maken
van werkafspraken met de gemeenten en het ontwikkelen van managementinformatie.
In Loppersum kwam de dienstverlening langzamer dan gepland op gang, in Delfzijl was
sprake van relatief veel meerwerk (reinigen straat- en trottoirkolken, rioolreiniging en
rioolinspecties; zie ook § 4.2), in Appingedam zorgde het gemalenonderhoud voor extra
werk.
Na uitvoering van de werkzaamheden bleek dat er in iedere gemeente significante
verschillen zijn ontstaan tussen de aantallen en lengtes die door RioNoord zijn gebruikt bij
het opstellen van de oorspronkelijke kostencalculatie en de aantallen en lengtes die in het
eerste pilotjaar zijn gereinigd c.q. onderhouden. In goed overleg met de gemeenten heeft dit
geleid tot het vergoeden van het meerwerk.
Samengevat is het financiële resultaat per gemeente:
Appingedam
Delfzijl
Loppersum
totaal
contractwaarde
€ 91.000
€ 94.252
€ 84.000
€ 269.252
omzet 2011-2012
€ 113.939
€ 163.005
€ 28.411
€ 305.355
Een financiële analyse door Appingedam en Loppersum van de dienstverlening in het eerste
pilotjaar, is niet mogelijk gebleken doordat in deze gemeenten de laatste jaren geen
werkpakketten zijn uitgevoerd die vergelijkbaar zijn met de diensten die RioNoord heeft
uitgevoerd. Door Delfzijl is het voordeel berekend op (afgerond) 7 %.
De samenwerkingspartners verwachten dat binnen enkele jaren voor de gemeenten een
besparing mogelijk is van circa 10 %. Dit percentage komt overeen met percentages die in
publicaties worden genoemd over soortgelijke projecten elders in het land en in het regionaal
feitenonderzoek Waterketensamenwerking Groningen - Drenthe.
3. Activiteiten in Appingedam
3.1. Onderhoud kolken en riolen
De werkzaamheden zijn soepel verlopen.
Conform de werkwijze die de gemeente hanteerde, zijn de reinigings- en
inspectiewerkzaamheden van de riolen tijdig aangekondigd in het plaatselijke huis-aan-huis
blad. Op voorstel van RioNoord zijn de bewoners in de betreffende straten ook per brief over
de werkzaamheden geïnformeerd. Na overleg tussen gemeente en RioNoord is dit
vervolgens alleen gebeurd in straten waarin riolen liggen met een diameter van maximaal
300 mm omdat in geval van grotere diameters er geen overlast in de woningen is te
verwachten.
De werkzaamheden hebben niet geleid tot klachten van burgers.
RioNoord heeft met de gemeente afgesproken de reparaties te verzorgen van een 25-tal
gebreken die zijn geconstateerd tijdens de beoordeling van de camerabeelden van de
rioolinspecties.
3.2 Beheer en onderhoud gemalen
Vanaf de tweede helft van september 2011 verzorgt RioNoord het dagelijks beheer van het
telemetriesysteem van de rioolgemalen hetgeen door de gemeente als een
kwaliteitsverbetering wordt ervaren. Ook wordt de 24-uurs storingsdienst verzorgd. Om deze
beide diensten verder te optimaliseren heeft de gemeente besloten dat zij het deel van de
drukrioolgemalen dat nog niet op het telemetriesysteem was aangesloten, versneld hierop
aan te sluiten.
Opvallend is dat er in drie laatste kwartalen van het eerste pilotjaar (oktober t/m mei)
in totaal 68 storingen zijn verholpen terwijl er door de gemeente voor deze periode uitgegaan
werd van 44 storingen. De belangrijkste verklaring voor dit verschil is waarschijnlijk een
onvolledige storingsregistratie in het verleden.
Het jaarlijkse periodieke gemalenonderhoud is in de zomer van 2012 uitgevoerd, dat wil
zeggen aan het begin van het tweede pilotjaar en niet in mei zoals met de gemeente was
afgesproken. De hoofdreden van de vertraging was de doorlooptijd van de
aanbestedingsprocedure voor de reinigingswerkzaamheden van de pompkelders van de
gemalen.
3.3 Financiële evaluatie
Na uitvoering van de werkzaamheden bleek dat er significante verschillen zijn ontstaan
tussen de aantallen en lengtes die door RioNoord zijn gebruikt bij het opstellen van de
oorspronkelijke kostencalculatie en de aantallen en lengtes die in het eerste pilotjaar zijn
gereinigd c.q. onderhouden. In goed overleg met de gemeente heeft dit geleid tot het
vergoeden van het meerwerk.
Uit onderstaand overzicht blijkt het meerwerk voor een bedrag van € 22.939.
contractwaarde
€ 91.000
omzet 2011-2012
€ 113.939
meerwerk
€ 22.939
Een financiële analyse door de gemeente van de dienstverlening in het eerste pilotjaar is niet
mogelijk gebleken. De reden is dat er de laatste jaren geen werkpakketten zijn uitgevoerd die
qua aard en omvang vergelijkbaar zijn met de diensten die RioNoord heeft uitgevoerd.
4. Activiteiten in Delfzijl
4.1. Onderhoud kolken en riolen
Het reinigen van de straatkolken en het reinigen en inspecteren van de riolen heeft
grotendeels in november 2011 plaatsgevonden. Vooral de handmatig te reinigen straat- en
trottoirkolken bleken bovengemiddeld vervuild. De kolken zijn in juni 2012 opnieuw gereinigd.
Op verzoek van de gemeente is 13.951 meter riool gereinigd in plaats van de 12.000 meter
waarmee in de kostencalculatie van RioNoord is gerekend en is 13.651 meter geïnspecteerd
in plaats van 6.000 meter. Doordat de inspectiecamera gehinderd werd door obstakels, is
300 m minder geïnspecteerd dan gereinigd.
Conform de werkwijze die de gemeente hanteerde, zijn de bewoners vroegtijdig
geïnformeerd over de komende rioolreinigingswerkzaamheden. Zoals gebruikelijk, gebeurde
dit via de gemeentelijk pagina in het huis-aan-huis blad, en in de betreffende straten
eveneens per brief.
Omdat het in november de eerste werkzaamheden betrof die de aannemer in opdracht van
RioNoord uitvoerde, gingen deze gepaard met een aantal “kinderziektes”. Deze bestonden
eruit dat de aannemer zich teveel vrijheden permitteerde waarna RioNoord het toezicht heeft
geïntensiveerd. Daarbij kan worden opgemerkt dat er naar aanleiding van deze
werkzaamheden twee klachten van burgers zijn binnengekomen die direct zijn afgehandeld.
De tweede ronde kolken reinigen is goed verlopen en heeft niet geleid tot klachten.
Door RioNoord werd het als opvallend ervaren dat Delfzijl er voor heeft gekozen “een
schaduwtoezicht” uit te voeren op de werkzaamheden van de aannemer; in de loop van het
eerste pilotjaar nam dit af.
Als gevolg van dit toezicht is bij de gemeente het vermoeden ontstaan dat de aannemer
behalve water ook slib loost op het riool; door gemeente en RioNoord zal worden onderzocht
of dit zo is.
4.2 Financiële evaluatie
Na uitvoering van de werkzaamheden bleek dat er significante verschillen zijn ontstaan
tussen de aantallen straatkolken en lengtes riolen die door RioNoord zijn gebruikt bij het
opstellen van de oorspronkelijke kostencalculatie en de aantallen en lengtes die in het eerste
pilotjaar zijn gereinigd c.q. onderhouden.
De kolken worden in Delfzijl gemiddeld 1,5 keer per jaar gereinigd. Afgesproken is om in het
eerste pilotjaar alle kolken tweemaal te reinigen en in het tweede pilotjaar dit eenmaal te
doen. Dit verklaart het hogere aantal in het eerste pilotjaar.
Wat de riolen betreft: op verzoek van de gemeente is niet 12 km gereinigd en geïnspecteerd
maar bijna 14 km.
In goed overleg heeft dit geleid tot het vergoeden van het meerwerk.
Uit onderstaand overzicht blijkt het meerwerk voor een bedrag van € 68.753.
contractwaarde
€ 94.252
omzet 2011-2012
€ 163.005
meerwerk
€ 68.753
Een financiële analyse door de gemeente van de dienstverlening in het eerste pilotjaar heeft
uitgewezen dat er in dat jaar een besparing is gerealiseerd van (afgerond) 7 %.
5. Activiteiten in Loppersum
5.1. Onderhoud kolken en riolen
In 2011 heeft RioNoord voor de gemeente Loppersum deze werkzaamheden nog niet
uitgevoerd vanwege een nog doorlopende overeenkomst met een aannemer.
In mei 2012 is gestart met het reinigen van de straatkolken.
Het reinigen en inspecteren van de riolen vindt alleen plaats in het tweede pilotjaar vanwege
de werkzaamheden die de gemeente enkele jaren geleden heeft laten uitvoeren.
5.2 Beheer en onderhoud gemalen
Vanaf januari 2012 verzorgt RioNoord het dagelijks beheer van het telemetriesysteem van
de rioolgemalen en de 24-uurs storingsdienst. Het oplossen van de eerstelijns storingen
wordt afgestemd met de gemeente waarbij zo mogelijk gebruik gemaakt wordt van de
diensten van de buitendienst.
Opvallend is dat er in de maanden januari t/m mei in totaal 27 storingen zijn verholpen terwijl
er door de gemeente voor deze periode uitgegaan werd van 7 storingen. De belangrijkste
verklaring voor dit verschil is waarschijnlijk een onvolledige storingsregistratie in het
verleden.
Het jaarlijkse periodieke gemalenonderhoud is grotendeels in de zomer van 2012 uitgevoerd.
Daaraan voorafgaand heeft een adviesbureau in opdracht van de gemeente een
inventarisatie heeft uitgevoerd van de technische staat van alle rioolgemalen. Vervolgens
heeft de gemeente besloten de geconstateerde gebreken eerst te laten herstellen voordat
RioNoord het periodiek onderhoud zou gaan uitvoeren. Deze werkzaamheden zijn nagenoeg
gereed. RioNoord houdt hiermee rekening ter voorkoming van dubbel werk.
5.3 Bijzondere projecten
Door Loppersum en RioNoord is gestart met het uitvoeren van twee bijzondere projecten
buiten de reguliere overeenkomst om maar wel passend binnen het jaarbudget.
Dit betreft:
1. het oplossen van de rioleringsproblematiek in Eenum-Leermens; deze wordt
veroorzaakt doordat de capaciteit van de beide gemalen van de gemeente niet is
afgestemd op de capaciteit van het gemaal van het waterschap; doel is om in
gezamenlijk overleg met partijen te komen tot een oplossing tegen de laagste kosten.
2. het inventariseren van de onderhoudstoestand van de drukriolen in het buitengebied,
het zo nodig uitvoeren van onderhoud en het opstellen van een onderhoudsplan.
Op verzoek van de gemeente heeft het eerste project prioriteit gekregen; inmiddels zijn
voorstellen opgesteld die in de tweede helft van 2012 worden uitgevoerd.
5.4 Financiële evaluatie
Na uitvoering van de werkzaamheden bleek dat er significante verschillen zijn ontstaan
tussen de aantallen en lengtes die door RioNoord zijn gebruikt bij het opstellen van de
oorspronkelijke kostencalculatie en de aantallen en lengtes die in het eerste pilotjaar zijn
gereinigd c.q. onderhouden. De reden hiervoor is dat de gemeente in 2011 nog een aantal
meerjarige overeenkomsten met aannemers had die zijn gerespecteerd.
Per saldo heeft dit geleid tot minderwerk voor RioNoord voor een bedrag van € 55.589.
contractwaarde
€ 84.000
omzet 2011-2012
€ 28.411
minderwerk
€ 55.589
Een financiële analyse door de gemeente van de dienstverlening in het eerste pilotjaar is niet
mogelijk gebleken. De reden is dat er de laatste jaren geen werkpakketten zijn uitgevoerd die
qua aard en omvang vergelijkbaar zijn met de diensten die RioNoord heeft uitgevoerd.
Daarbij speelt mee dat RioNoord pas in het tweede deel van het pilotjaar met haar
dienstverlening is gestart.