Document

Tips en aandachtspunten voor het indienen van een
intentieverklaring/projectaanvraag
Uitgangspunten en doelstellingen van de
sessie:
 Wat is een project?
 Inzicht in de projectfasen
 Basisonderdelen van een SoEprojectaanvraag
 Het probleem ontrafelen: waartoe dient
dit project?
 Een wervend doel voor je project
opstellen: achtergrond en technieken




Stel jezelf voor aan de hand van je hand (vijf
zaken): naam, instelling, job, projectervaring…
Schrijf een aantal meetbare, specifieke en
positieve doelen neer
Wat levert het jou op om deze doelen te bereiken?
Wat gebeurt er als je je doelen niet haalt? Zijn er
negatieve gevolgen?


“Een project is een tijdelijke onderneming om een uniek
product, dienst of resultaat te creëren.” (PMI, PMBOK1996)
SoE-projecten zijn samenwerkingsprojecten binnen de
Associatie KU Leuven en de CVO’s verbonden aan het
Expertisenetwerk School of Education
• Met een demonstratieve kracht;
• Die duurzame resultaten nastreven;
• Die op een innoverende manier een meerwaarde voor de
lerarenopleidingen binnen het expertisenetwerk SoE nastreven;
• Of die duidelijk zichtbaar belangwekkende inzichten en/of aanpakken
implementeren in de lerarenopleidingen.

Prioriteiten werden samengebundeld in vijf actieterreinen:






Opleiding en opleidingsinnovatie
Interne en externe kwaliteitszorg
Navorming
Onderzoek
Infrastructuur;
Kernprojecten: vanaf 2013-2014 niet meer, wel eventueel nadien
mogelijkheid van prioritaire thema’s.
Opstart
Doelstelling
Strategie
Waarom
Planning
Wat
Wie
Wanneer
Hoe
Intentieverklaring/
projectaanvraag:
PROJECTCHARTER
+ PROJECTPLAN
Uitvoering
Hoe
Opvolging
Bijsturing
Afsluiten
Afronding
Feest


Geef voorbeelden van wat goed ging in projecten
waarbij jij betrokken was.
Wat maakte deze projecten succesvol?
16%
53%
Why Projects Succeed
31%
Why Projects are
Why Projects Fail
Challenged
1. Lack of User Input
12,8%
1. Incomplete Req’s
13,1%
2. Exec. Mgmt. Support 13,9%
2. Incomplete Req’s
12,3%
2. Lack of User Involv.
12,4%
3. Clear requirements
3. Changing Req’s
11,8%
3. Lack of Resources
10,6%
1. User Involvement
15,9%
13,0%
9,6%
4. Lack of Exec. Support 7,5%
4. Unrealistic Expectations9,9%
5. Realistic Expectations 8,2%
5. Techn. Incompetence 7,0%
5. Lack of Exec. Support 9,3%
6. Smaller Milestones
7,7%
6. Lack of Resources
6. Changing Req’s
8,7%
7. Competent Staff
7,2%
7. Unrealistic Expectations5,9%
7. Lack of Planning
8,1%
8. Ownership
5,3%
8. Unclear Objectives
8. Didn’t need any longer 7,5%
4. Proper Planning
6,4%
5,3%
9. Clear Vision & Object. 2,9%
9. Unrealistic Timeframes4,3%
9. Lack of IT Mgmt.
10. Hard work/Focused
10. New Technology
10. Technology Illiteracy 4,3%
2,4%
4,3%
Source: The Standish Group Project Leadership Conference Chicago Presentation, June 1995
6,2%
Motivatie
Visie
Beide moeten van bij de
start aanwezig zijn




Naam van project
Wie? Projectmanager en team bepalen
Wat? In vijf zinnen korte samenvatting
Vijf thematische blokken: uitdieping van ‘wat’
 Beginanalyse/probleemstelling
 Situering en innovatief karakter
 Doelstellingen
 Haalbaarheid
 Beknopt actieplan
DUIDELIJKE FORMULERING/AFBAKENING VAN HET
PROBLEEM: MOTIVERING/WAAROM



Aanleiding voor het project: vertrekpunt
De vragen/problemen waarop het project een antwoord
wil bieden
De discrepantie tussen de huidige en de gewenste
situatie

Techniek: 5x Waarom

Brainstormtechnieken: twee interessante boeken
 Creativiteit. Hoe? Zo! (I. Byttebier)
• Six Thinking Hats (E.De Bono)
The White Hat
The White Hat calls for
information known or needed.
The Yellow Hat
The Yellow hat symbolizes
brightness and optimism.
The Black Hat
The Black hat is judgment—the
devil’s advocate or why
something may not work.
The Red Hat
The Red Hat signifies feelings,
hunches, and intuition.
The Green Hat
The Green hat focuses on
creativity: the possibilities,
alternatives, and new ideas.
The Blue Hat
The Blue Hat is used to manage
the thinking process.
• Noodzakelijk
maar dikwijls overgeslagen
• Definitie van probleem of opportuniteit
◦ 5 x Waarom?
◦ Nadruk op ‘oorzaak’/vertrekpunt, niet op ‘oplossing’
• Keuze
van op te lossen ‘deelproblemen’
WAT BESTAAT ER AL? WAAR LIGT INNOVATIE?



Opsommen van soortgelijke initiatieven (refereren!)
Aangeven hoe het eigen project zich hiertoe verhoudt
én het innoverende karakter aangeven
Situering binnen beleidskader School of Education:
http://schoolofeducation.eu/centraal/structuur-enorganisatie
Hoe vind je andere projecten?









Website SoE
OnderwijsOntwikkelingsFonds Associatie KU Leuven
(OOF) http://associatie.kuleuven.be/onderwijs/oofinfo/projecten
Praktijkgericht Wetenschappelijk Onderzoek (PWO)
Eigen instelling
Partnerinstellingen binnen de SoE en daarbuiten
VLHORA, VLOR, …
Nederland
Literatuur
Departement onderwijs
DOEL die het project zal realiseren


Doelstelling is een duidelijke omschrijving van het
toetsbare, evt. zichtbare resultaat op het einde van het
project.
Algemene en concrete doelstellingen (concrete output,
toetsbare eindresultaten)

Techniek: SMART +
◦
◦
◦
◦
◦
◦

Specifiek
Meetbaar
Aanvaard
Realistisch
Tijd
+ Positief verwoord
SCOPE: wat maakt deel uit van het project en wat
niet
 wat zijn de grenzen van het project
 IN versus OUT (tijdens/na project)

RISICO-ANALYSE: techniek
◦ Stap 1: bepaal de risico’s: brainstorm
◦ Stap 2: Risico-analyse: kans versus impact-matrix:
weten waar je grote risico’s liggen
KANS
klein
IMPACT
medium
groot
klein
medium
groot
◦ Stap 3: respons plan ontwikkelen: uitsluiten, verkleinen,
transfer, plan B, aanvaarden
◦ Stap 4: impact op je projectplan





Brainstorm: wat zou ons kunnen beletten om
vandaag met een tevreden gevoel naar huis te
gaan?
Stap 1: risico’s bepalen: als … dan … formulering
Stap 2: analyseer impact (dan) en
waarschijnlijkheid (als), stel risicomatrix op
Stap 3: antwoorden formuleren, kostenbatenanalyse: hoe verhoudt de inspanning zich
ten opzichte van de kosten? Wat zullen de
voordelen zijn?
Stap 4: impact op het actieplan
Projectnaam
 Beschrijving/korte samenvatting
 Projectmanager + partners
 Vertrekpunt/beginanalyse
 Doelstelling
 Beperkingen en voorwaarden: risicoanalyse/haalbaarheid

“If you fail to plan, you plan to fail.”
Tijd
Kosten
Kwaliteit
EEN GOEDGEKEURD ACTIEPLAN MET DAARIN:
 Mijlpalen
 Tijdsschema
 Verantwoordelijkheden: matrix

TECHNIEKEN:
◦ Mijlpalen: POST-IT proces
◦ Tijdsschema: GANTT-chart
◦ Verantwoordelijkheden matrix: RACI-schema
In kleine stukjes….
maar welke stukjes?
Efficiënte mijlpalen:
• Tussentijdse resultaten, geen activiteiten
•
Controlepunten in tijd en inhoud
•
Belangrijke beslissingen
•
Beperkt aantal (10 tot 15)
•
Leiden alle samen tot doelstelling

POST-IT proces:
◦ Start met de
doelstelling = laatste
mijlpaal
◦ Brainstorm over wat
nodig is om doel te
bereiken: één idee per
post-it
◦ Groepeer de post-its in
10 à 15 clusters
◦ Omschrijf de mijlpalen
◦ Bepaal de sequentie:
netwerk-diagram
◦ Evalueer het plan
Project Start
Communicatie en
controle
• Visueel
• Op 1 A4
• Sequentie
• Overzicht
• Bruikbaar voor
opvolging
Project Doelstelling
Verantwoordelijkheidsmatrix
 RACI:





Responsible (verantwoordelijk)
Accountable (aansprakelijk)
Consult (adviseert)
Inform (informeren)
XLI:
 X= execute: voert werk uit
 L= leader: heeft leiding, is verantwoordelijk voor resultaat
 I= inform: moet informatie krijgen over deze taak
• X voert uit
• L is verantwoordelijk
Menu bepaald
Inkopen gedaan
Diner bereid
XL
L
X
X
XL
Diner beëindigd
X
XL
X
Afwas gedaan
L
X
X
X
Diner bereid
ja
ch ar
t
W er 4
in
ke jaa
r
lie
r
Do
Zo
on
de
r
6
r
Inkopen gedaan
Va
de
oe
M
Menu bepaald
XL
5
L
1. Inspanning = mandagen
1X
2X
XL
3
Diner beëindigd
X XL
X
Afwas gedaan
L
2
X
X
X
2. Beschikbaarheid
3. Wachttijd
4. Gantt-schema
ID
1
Task N ame
Menu bepaald
2
Inkopen gedaan
3
D iner bereid
4
D iner beëindigd
5
A fw as gedaan
03 Mar '03
M T W T
F
S
10 Mar '03
S M T W T
F
S
17 Mar '03
S M T W T
F
S
24 Mar '03
S M T W T
F
Timing




Gantt-chart: www.Ganttproject.biz
Microsoft Project
Excell-sheet
www.tomsplanner.com
Algemene tips
•Werk samen
•Probeer je zoveel mogelijk mentaal te
verplaatsen in de positie van de beoordelaar
•Laat het projectvoorstel lezen door nietbetrokkenen
•Kies een goede titel


Deadline intentieverklaring/projectaanvraag=
16 december 2013
Geen éénmalige inspanning
Bedankt voor jullie aandacht en
medewerking!
Succes!
[email protected]