Projecten beheersen met GO-KIT-model

Projectmanagementtechniek.nl
Projectmanagementtechniek.nl| Whitepaper
Projecten beheersen met Go-KIT-model
Projecten beheersen met GO-KIT-model
De GO-KIT-methode wordt veel gebruikt om projecten te beheersen, met name in de
vastgoedontwikkeling, bouwkunde en aannemerij. De methode helpt om op kernachtige
wijze vijf belangrijke aspecten als basis te gebruiken van ieder project: Geld, Organisatie,
Kwaliteit, Informatie en Tijd. In deze whitepaper leert u hoe u GO-KIT inzet op een
succesvolle manier.
Alvorens u aan de slag gaat met de GO-KIT projectmethode is het raadzaam duidelijk het doel van uw
project in kaart te brengen. Dit aspect wordt niet genoemd in het model, maar is uiteraard wel essentieel
voor een succesvol resultaat. Hoe luidt de vraagstelling van de klant, welke wens en welke verwachting heeft
hij of zijn? Breng dit in kaart en stort u daarna pas op de uitvoer van het project. Anders loopt uw project
straks op rolletjes, maar is uw klant aan het einde niet tevreden is met het eindresultaat. Dat levert u beiden
niets op.
Beheers cyclus
Beheersen betekent niet alleen dat u, voordat het project begint, alles in banen leidt, maar ook dat u
regelmatig checkt of alles nog volgens planning verloopt. Volgens de GO-KIT-methode moeten de
beheersactiviteiten regelmatig opnieuw worden uitgevoerd. Deze beheers cyclus bestaat uit vier onderdelen:
Plan, Do, Check en Act. Dit werkt als volgt:
Plan:
Do:
Check:
Act:
bepaal de normen en marges waarbinnen het project moet worden uitgevoerd.
voer de werkzaamheden uit.
neem de stand van zaken op en vergelijk dit met het oorspronkelijke plan.
stuur bij indien nodig, of kies uit de volgende alternatieven: niets veranderen, herplannen of
stoppen.
Vijf beheers aspecten GO-KIT
Zoals eerder genoemd bestaat het GO-KIT-model uit vijf beheers aspecten: Geld, Organisatie, Kwaliteit,
Informatie en Tijd. Alle aspecten zijn even belangrijk, het gaat dus om een integrale projectbeheersing. We
bespreken ieder aspect afzonderlijk en geven hierbij aan welke activiteiten er bij horen.
1. Geld
Geldbeheersing betekent het beheersen van kosten en opbrengsten. Dit kan worden verdeeld in drie
processen, namelijk: ramen, budgetteren en besteden. Hiervoor kunnen technieken worden gebruikt als
kostenbegroting, kostenbudgettering en bijvoorbeeld verschillenanalyse.
Budgetmutaties
Het is mogelijk dat er in een project budgetmutaties optreden, dit zijn
verschuivingen in het budget door het benoemen van onbenoemde posten of het overgaan van de ene naar
het andere budget. Wijzigingen in het totale budget komen vaak door scopewijzigingen in het project.
Uitgaven
Bij de fase ‘besteden’ worden uitgaven gecontroleerd. Een uitgave kan pas worden gedaan als dit gedekt is
door een contract. Zonder dit kan er niet worden betaald.
Enkele taken die behoren tot geldbeheersing zijn:
Voor beschikbaarheid en inschrijven
ga naar projectmanagementtechniek.nl
Persoonlijk advies nodig?
[email protected]
078 - 62 53 888 (van 8.00 tot 18.00 uur)
Projectmanagementtechniek.nl
Projectmanagementtechniek.nl | Whitepaper
Project beheersen met GO-KIT-model
pagina 2
Plannen:

Stel het rendement vast

Bepaal de totale kosten en per activiteit

Verdeel de kosten over de tijd

Zorg voor een goedkeuring van de financiële planning

Verspreid de financiële planning
Voortgang bewaken:

Meet de stand van zaken

Maak een voortgangssignalering
Bijsturen:

Aanpassen van timing, middelen of tijdsplanning
Organisatie
Middels organisatiebeheersing zorgt u ervoor dat alle projectactiviteiten door de
verantwoordelijke/bevoegde personen worden uitgevoerd. Het resultaat komt zo volgens afspraken en dus
geautoriseerd tot stand.
Plannen:

Zet de tijdelijke organisatie op

Stel beslissers vast

Stel vast wie de medewerkers zijn, hun taken en hun verantwoordelijkheden

Organiseer een relatie met de omgeving

Installeer de realisatieorganisatie
Voortgang bewaken:

Check de projectorganisatie

Contracteer ontwerpers en uitvoerders

Zet de besluitvorming op

Zet de nazorg op van de organisatie

Heffen de projectorganisatie op
Beheersen: besluitvorming, doelgerichte teamontwikkeling, sociale vaardigheden, vergadertechnieken
Kwaliteit
Kwaliteitsbeheersing bestaat uit het controleren of aan kwaliteitseisen wordt voldaan. Dit kan op
verschillende manieren tijdens de afzonderlijke fasen in een project.
Plannen:

Zorg voor eisen

Maak alles kwantitatief aantoonbaar

Stel een weging op en wijs dit toe aan deelprojecten/partijen
Voortgang bewaken:
Er zijn vier verschillende fases met daarbij horende taken.
1. 1.Ontwerpfase: toets een ontwerp, begeleid design reviews, ontwerp testprocedures en voeren
prototypetest uit.
2. Voorbereidingsfase: vertaal eisen naar middelen, ontwerp keuringsprocedures, voer testen en
keuringen uit.
3. Realisatiefase: voer keuringen uit, kwalificeer aanpassingen.
4. Nazorgfase: kwalificeer vernieuwingen, beoordeel klachten
Voor beschikbaarheid en inschrijven
ga naar projectmanagementtechniek.nl
Persoonlijk advies nodig?
[email protected]
078 - 62 53 888 (van 8.00 tot 18.00 uur)
Projectmanagementtechniek.nl
Projectmanagementtechniek.nl | Whitepaper
Project beheersen met GO-KIT-model
pagina 3
Beheersen: steekproeven en andere vormen van statische kwaliteitscontrole
Informatie
Het beheersen van de informatie betreft het in juiste banen leiden van de informatiestromen. Zo hebben
alle belanghebbende de informatie die ze nodig hebben, op het juiste moment. Daarnaast zorgt u ervoor dat
alleen bevoegde mensen informatie geven.
Plannen:

Stel een informatiebeheersingssysteem op

Zorg voor codering of identificatiesysteem

Stel vast wie belast zijn met het opstellen, goedkeuren, vrijgeven, wijzigen en vastleggen van
goedkeurings- en wijzigingsprocedures
Voortgang bewaken:

Zie erop toe dat iedereen de gemaakte afspraken
informatievoorziening. Dit voorkomt onduidelijkheden.
naleeft
met
betrekking
tot
de
Beheersen: projectdocumentatie, projectarchivering, information by exception
Tijd
Activiteiten in een project moeten op tijd worden uitgevoerd, dat lijkt logisch. Technieken die hierbij helpen
zijn onder andere: netwerkplanning, balkenschema en capaciteitsplanning.
Plannen:

Vaststellen van opleveringsdatum

Bepaal de totale doorlooptijd en per activiteit

Zet activiteiten in de tijdslijn

Geef aan wat de benodigde middelen zijn om een activiteit op tijd te kunnen uitvoeren

Verspreid de tijdsplanning zodat iedereen op de hoogte is ervan
Voortgang bewaken:

Meet de stand van zaken

Maak een voortgangssignalering
Bijsturen: aanpassen van timing, middelen of tijdsplanning
Bron:
Arie Bubberman
Voor beschikbaarheid en inschrijven
ga naar projectmanagementtechniek.nl
Persoonlijk advies nodig?
[email protected]
078 - 62 53 888 (van 8.00 tot 18.00 uur)