HM.Clause verankert kwaliteit in de top van het bedrijf

HM.Clause verankert kwaliteit
in de top van het bedrijf
“MET DIT PROJECT VERBINDEN WE DE
WERKVLOER MET ONZE STRATEGISCHE
DOELSTELLINGEN”
Hoe vaak komt het niet voor dat initiatieven van de
top van een organisatie stranden bij de uitvoering
ervan? Zelfs als het gaat om bedrijfskritische projecten
rond het borgen van kwaliteit, het initiëren van
bedrijfscontinuïteit of risicobeheersing! Dat is de reden
dat zaadveredelaar HM.Clause kwaliteitsmanagement
top-down aanpakt, om vervolgens de
verantwoordelijkheid voor kwaliteit juist laag in
de organisatie neer te leggen. Het resultaat: meer
betrokken medewerkers die veel beter begrijpen wat
hun bijdrage is aan de organisatiedoelstellingen en die
vanuit dat inzicht ook komen met verbetervoorstellen
waar de hele organisatie van kan profiteren.
Erik Postma is Vice President Quality Assurance and
Intellectual Property bij HM.Clause. Een functie die is
ontstaan toen het topmanagement de bewuste keus
maakte om als antwoord op de almaar toenemende
complexiteit van de organisatie een kwaliteitsinitiatief
te starten. “Op dat moment hebben we gezegd: we
moeten kwaliteit hoog verankeren in de organisatie”,
vertelt hij.
De organisatie zocht naar een systeem om de
kwaliteitsvisie te ondersteunen en kwam, na een lange
zoektocht welk EQMS pakket het beste paste bij de
complexe organisatie van HM.Clause, uit bij Icologiq.
Echter, voordat die implementatie startte heeft de
organisatie eerst een jaar uitgetrokken om holistisch
naar de organisatie te kijken en alle processen met het
topmanagement in kaart te brengen. “De hamvraag
address
Zuiderval 72, Enschede, The Netherlands
tel
daarbij was: hoe verbinden we de werkvloer beter aan
de strategische processen en doelstellingen van de
organisatie?”, zegt Postma. “Het is te gemakkelijk om
te zeggen: dat is de rol van het middle management,
maar je weet dat zij zich primair richten op operationele
activiteiten.”
Alle processen en werkzaamheden in kaart
HM.Clause heeft met behulp van het IDEF en RASCImodel de totale organisatie in kaart gebracht. Alle
primaire, ondersteunende en verplichte (constraint)
processen zijn logisch met elkaar verbonden.
Processtappen zijn subafdelingen die allemaal een eigen
specifieke bijdrage leveren aan de onderneming. Voor
alle subafdelingen zijn de procedures geformuleerd:
Welke taken horen bij iedere functie? Wie is
verantwoordelijk voor de uitvoering van een taak?
Wie levert ondersteuning, wie kan worden
geraadpleegd voor advies, en wie moet worden
geïnformeerd? Postma: “Alle medewerkers kunnen
op basis van hun functie in Icologiq zien waar zij zich
bevinden in het totaal van alle procedures en processen,
en wat hun toegevoegde waarde daarbinnen is voor
de organisatie. Op die manier maken we de verbinding
tussen het werk van een individuele medewerker en de
organisatiedoelstellingen. Medewerkers zien eenvoudig
hoe hun werk relateert aan dat van anderen.
+31 (0)53 480 9090
e-mail
[email protected]
© 2015 Copyright Icologiq BV, Enschede, The Netherlands
online
www.icologiq.com
Medewerkers voelen zich verbonden met
hun werk
Dit resulteert erin dat medewerkers zich meer
betrokken voelen bij hun werk. Ze kunnen makkelijker
prioriteiten stellen omdat ze zien welke andere collega’s
er last van hebben als zij iets niet tijdig, niet compleet of
fout opleveren. Dit zorgt ervoor dat medewerkers hun
werk ook beter documenteren op de momenten dat dat
noodzakelijk is. Processen lopen daardoor soepeler en
dubbel werk wordt voorkomen.
Harmonisatie van bedrijfsprocessen in een belangrijke
doelstelling. Hiervoor is het belangrijk vanaf het begin
te onderkennen welke bedrijfsprocessen mondiaal,
regionaal, landelijk of per vestiging geharmoniseerd
dienen te worden. Begrijpen wat je moet doen is daarbij
cruciaal en in onze organisatie hebben we interessante
taalbarrières doordat we in 17 landen actief zijn.
Daarom kan iedere medewerker een lokale vertaling
binnen de Icologiq EQMS aanvragen zodat zijn taken
voor hem helder worden.
Mentaliteitsverandering
Medewerkers worden bovendien betrokken bij
continuous improvement. “We stimuleren mensen om
met verbetervoorstellen te komen. Medewerkers op
de werkvloer zien immers het best wat we slimmer
kunnen organiseren. Als we een dergelijke verbetering
implementeren, dan wordt dit verbeterde proces (als
dit een wereldwijd geharmoniseerd proces is) met één
zorgvuldig afgewogen muisklik wereldwijd overgenomen
in al onze vestigingen. Dat werkt voor medewerkers als
een enorme stimulans om na te denken welke dingen
zij in hun eigen werk effectiever of efficiënter kunnen
organiseren”, merkt Postma. Al is hij ook realistisch: “Dit
vergt natuurlijk een mentaliteitsverandering. We zijn
met deze manier van werken begonnen in de landen
waar onze hoofdkantoren gevestigd zijn: Frankrijk en
USA. Maar het kost natuurlijk tijd om alle landen waar
wij actief zijn te bereiken en daar de kwaliteitsfilosofie
uit te dragen.
Voorbeeld van een IDEF diagram 0, waarin de hoofdprocessen van HM.Clause zijn vastgelegd.
address
Zuiderval 72, Enschede, The Netherlands
tel
+31 (0)53 480 9090
e-mail
[email protected]
© 2015 Copyright Icologiq BV, Enschede, The Netherlands
online
www.icologiq.com
Hiervoor is training essentieel. Veranderende
protocollen en processen dienen getraind te worden,
waarbij het waarom van de verandering voor de
medewerkers helder moet zijn. Dit is een duidelijke taak
voor de lokale Manager en de Kwaliteitsmedewerker
van de afdeling die door ons opgeleid is om onze
Kwaliteit Management filosofie uit te dragen. Ons doel
is dat in 2017, als de implementatie van Icologiq wordt
afgerond, dit concept compleet en zelfdragend is.”
Kwaliteit is een verantwoordelijkheid van
de werkvloer
Heeft HM.Clause inzichtelijk hoe snel die investering
wordt terugverdiend? “Nee”, zegt Postma eerlijk. “We
zijn er heilig van overtuigd dat dit geld gaat opleveren,
maar je kunt vooraf niet berekenen hoeveel. De
kwaliteit van ons eindproduct gaat omhoog en dat
resulteert in een betere concurrentiepositie. Bovendien
worden we met zijn allen efficiënter, we doen minder
dubbel werk, zoals in het verleden wel regelmatig
gebeurde. En mensen vinden dat hun werk leuker is
geworden, ze halen er meer bevrediging uit. Hoeveel
levert dat op? Ik zou het niet weten”, zegt Postma
nuchter.
Tegen die tijd moet kwaliteit in de genen zitten
van de organisatie. En dat zonder afdeling
‘Kwaliteitsmanagement’. We streven er bewust
naar om de kwaliteitsafdeling zo klein mogelijk te
houden. “Nadenken over kwaliteit is namelijk een
verantwoordelijkheid die thuishoort op de werkvloer.
Op iedere afdeling maken we iemand verantwoordelijk
voor het opleiden van medewerkers in onze
kwaliteitsfilosofie. Dat is geen aparte functie, maar
een neventaak. Wel een hele belangrijke neventaak,
want kwaliteit maakt integraal onderdeel uit van onze
strategie. En juist daarom is het zo belangrijk dat het
ook een integraal onderdeel is van ieders werk.”
Wat daar onlosmakelijk aan vast zit, is dat medewerkers
informatie zoals werkinstructies en formulieren snel
moeten kunnen vinden. Omdat iedereen op een
andere manier zoekt, is de informatie op drie manieren
toegankelijk: via process maps, door te zoeken op
trefwoord en via een intelligente zoekmachine.
Hoe ziet de business case eruit?
De kost gaat voor de baat uit. De implementatie
van deze kwaliteitsfilosofie - en daaraan gekoppeld
de implementatie van Icologiq - is een meerjarig
project waar veel medewerkers van HM.Clause en
Icologiq bij betrokken zijn. Ons kwaliteitsmanagement
project is meerjarig en omvat ook significante
verbeteringsvoorstellen voor de Icologiq standaard
EQMS. De software ontwikkeling en implementatie bij
ons werken hand in hand, wat ons project een zeer
interessante samenwerking maakt.
address
Zuiderval 72, Enschede, The Netherlands
tel
+31 (0)53 480 9090
Applicatieportfolio HM.Clause Aquarius*
Fase 1 (750 users)
•
EQMS Enterprise Application Platform
•
EQMS Security & Deployment Dashboard
•
EQMS Document Control
•
EQMS Analytics
Fase 2 (>1.000 users)
•
EQMS Complaints, Claims & Settlement
•
EQMS Accident Registration & Reporting (SHE)
•
EQMS Continuous Improvement
Fase 3 (1.500 users)
•
EQMS Audit Management
•
EQMS Training & Qualification
•
EQMS Records Management
•
EQMS Integrated Reporting (CSR)
Fase 4 (1.500 users)
•
EQMS Management of Change
•
EQMS Chemical Risk Management
•
Mobile devices
•
Interactive Dictionaires
* HM.Clause maakt onder de interne projectnaam
Aquarius gebruik van Icologiq EQMS.
e-mail
[email protected]
© 2015 Copyright Icologiq BV, Enschede, The Netherlands
online
www.icologiq.com
Wat hij wel weet is dat het aantal klachten omlaag is
gegaan. Dit is echter een momentopname en dient
over een groot aantal jaren bekeken te worden. De
besparingen zullen de komende jaren groeien als de
software breder wordt ingezet en nog intensiever wordt
benut. “We komen dan op een aanzienlijk bedrag uit
aan operationele besparingen, maar hoeveel precies,
daar is het nog te vroeg voor om een uitspraak over te
doen”.
Wat is in zijn ogen de belangrijkste meerwaarde van
dit project? “Die is tweeledig”, zegt Postma. “Enerzijds
verbetert de kwaliteit van onze processen en van
onze producten. Anderzijds zorgt onze aanpak ervoor
dat medewerkers zich meer betrokken voelen bij hun
werk en daar zichtbaar meer plezier uit halen. Die
twee bewegingen versterken elkaar natuurlijk. Zo gaat
kwaliteit echt leven in de hele organisatie.”
Voorbeeld van een RASCI waarin taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden vastgelegd
address
Zuiderval 72, Enschede, The Netherlands
tel
+31 (0)53 480 9090
e-mail
[email protected]
© 2015 Copyright Icologiq BV, Enschede, The Netherlands
online
www.icologiq.com