Effectieve internet marketing en social media voor

Effectieve internet
marketing en social
media voor
verenigingen
1
Het besturen van een vereniging vergt effectieve interne- en externe
communicatie. Internet speelt daarbij een rol die steeds belangrijker
wordt. Dankzij de opkomst van smartphones en social media verloopt
communicatie via internet sneller en effectiever. Voor veel verenigingen
is de website daarom geaccepteerd als primair communicatie-kanaal.
Ontwikkelingen op het gebied van webdesign, internet marketing, online applicaties en social
media volgen zich in razend tempo op. Voor verenigingen is het daarom lastig om op de
hoogte te blijven van alle ontwikkelingen en gebruik te maken van de juiste tools om de
mogelijkheden van internet optimaal te benutten.
Rabobank Hart van Brabant heeft aan QForma gevraagd verenigingen daarbij te helpen
middels dit document. QForma is een webdesign en internet marketing bureau uit
Berkel-Enschot. Het multidisciplinaire team van QForma zorgt ervoor dat organisaties hun
marketing- en communicatiedoelstellingen bereiken via internet.
In dit document worden tips omschreven waardoor verenigingen effectiever communiceren,
beter werven en exposure creëren en tijd en kosten besparen
De volgende met elkaar samenhangende onderwerpen worden besproken:
1. Een effectieve website
Effectiever communiceren
Beter werven en exposure creëeren
Tijd en kosten besparen
2. Integreren gratis online applicaties
Ledenadministratie software koppelen
Google Docs
Google Calender
YouTube
Foto-albums
3. Email marketing
4. Social Media
Facebook
Twitter
Linkedin
Over QForma
3
3
4
5
5
5
6
7
7
8
10
12
12
13
14
16
Hoe beter internet marketing disciplines op elkaar worden afgestemd, des te groter wordt de
onderlinge synergie. Maar de hoofdstukken kunnen ook los van elkaar gelezen worden. De
informatie is nuttig voor uiteenlopende verenigingen, van zangkoren tot sportverenigingen
en van kunstclub tot ouderenbond.
2
1. Een effectieve website
Een vereniging kan ons inziens niet zonder website. Websites van
verenigingen met enkele honderden leden, worden maandelijks
duizenden keren per maand bezocht. De website is niet alleen het
primaire kanaal voor communicatie richting bestaande leden. De
uitstraling en het gebruiksgemak van de website is ook van invloed op de
aanwas van nieuwe leden en sponsoren.
Effectiever communiceren
Effectieve communicatie begint bij een website die is afgestemd op de informatiebehoefte van de
belangrijkste doelgroepen van de vereniging: leden, potentiële leden, sponsoren, etc.
QForma heeft reeds voor diverse verenigingen websites ontwikkeld. De grootste uitdaging van een
verenigingswebsite ligt ons inziens in het opzetten van een gebruiksvriendelijke indeling / structuur.
Daarvoor kan het volgende proces doorlopen worden:
1. Het formuleren van de doelstellingen van de website
2. In kaart brengen van het type bezoekers, bijvoorbeeld: jeugd, senioren, vrijwilligers,
potentiële leden etc.
3. Per type de informatiebehoefte in kaart brengen (bijvoorbeeld wedstrijdprogramma,
evenementenkalender, etc.)
4. Keuzes maken ten aanzien van het wel of niet afstemmen van informatie op verschillende
groepen. Informatie afstemmen op subgroepen maakt de informatie relevanter, maar heeft
als nadeel dat het ‘de subcultuur’ kan stimuleren.
5. Op basis van de doelstellingen de informatie ordenen (informatie verdelen in hoofd- en
submenu, home- en vervolgpagina’s, etc.)
Door binnen de vereniging een website-commissie samen te stellen, kunnen tijdens bovenstaand
proces overwogen keuzes gemaakt worden. Idealiter zou een websitecommissie moeten bestaan
uit:
● Bestuursleden, die denken vanuit de doelstellingen van de vereniging
● Leden, die denken van de behoefte van de leden
● Een internet marketing professional
● Een communicatie professional
Deze informatiebehoefte kan op verschillende manieren vanuit de website vervuld worden. In
hoofdstuk 2, 3 en 4 worden diverse tools en media nader besproken.
3
Beter werven en exposure creëeren
Veel verenigingen gebruiken de website puur om te communiceren met bestaande leden.
Communiceren met potentiële leden, sponsoren, etc., wordt soms over het hoofd gezien,
terwijl verenigingswebsites uitstekend zowel informatief als wervend kunnen zijn. Denk
daarbij aan:
● Promotie van de activiteit van de vereniging in het algemeen (sociale aspecten,
gezondheid, maatschappelijke functie)
● Unieke kenmerken van de vereniging (de mooiste accommodatie, de beste faciliteiten,
grootste vereniging in de omgeving)
● Informatie over lid worden, contributie, etc. (zoals bij AV Attila)
● De mogelijkheid bieden informatie aan te vragen, een proefavond bij te wonen, etc.
● Vacatures voor vrijwilligers prominent communiceren.
● Werken met sfeerfoto’s zodat je zin krijgt in de activiteit van de vereniging (zoals bij
Warandeloop)
Vooral als een vereniging de ambitie heeft meer leden aan te trekken, zou de website ook
interessant moeten zijn voor mensen zonder voorkennis over de vereniging en (bijvoorbeeld
na een verhuizing) op zoek zijn naar een nieuwe vereniging in de buurt.
Een druk bezochte website van een vereniging is een interessant advertentiekanaal voor
sponsors. Wie adverteert op de website van een vereniging weet precies wie hij bereikt. Veel
verenigingen vermelden alleen de logo’s van hun sponsors op de website. Door de inhoud van
de advertentie af te stemmen op de website-bezoekers, wordt het effect groter.
Zo heeft bijna elke sportvereniging een sportwinkel als sponsor. Indien deze sportwinkel
periodiek interessante acties op de website communiceert, wordt de advertentie relevanter
voor de website-bezoekers, krijgt deze meer aandacht en kan direct actie worden uitgelokt.
Tijd en kosten besparen
Een effectieve website bespaart tijd en kosten. Door offline communicatie te verplaatsen
naar internet, worden leden en potentiële leden sneller bereikt tegen lagere kosten. De
website kan niet van de ene op de andere dag alle offline communicatie vervangen. De
verschuiving van offline naar online communicatie is vaak een geleidelijk proces.
In dit document komen uiteenlopende onderwerpen aan bod die tijd- en kostenbesparend
werken, zoals email marketing en de integratie van diverse online applicaties. Wat geschikt is
voor uw vereniging, is van diverse factoren afhankelijk, zoals het type bezoekers (wel/geen
ervaren internetters), het type informatie, etc.
4
2. Integreren gratis online applicaties
Gratis online applicaties hebben het belangrijke voordeel dat meerdere
mensen zich eenvoudig met bepaalde werkzaamheden bezig kunnen
houden. De informatievoorziening naar leden of andere geïnteresseerden
kan vereenvoudigd worden. Tevens kunnen deze mensen eenvoudig zelf
een bijdrage leveren aan de content op de website, door dit online te
plaatsen. De site-beheerder hoeft dit vervolgens alleen nog maar op de
website te plaatsen. Aangezien veel verenigingen en stichtingen weinig
middelen hebben om online marketing activiteiten uit te besteden,
worden hieronder een aantal tools besproken die relatief gemakkelijk
kunnen worden ingezet.
Ledenadministratie software koppelen
Veel verenigingen maken reeds gebruik van bestaande software. Buiten verschillende
algemene toepassingen voor bijv. de financiële administratie, zijn er veel ‘branche’-specifieke
software pakketten op de markt. Deze voorzien meestal in de ledenadministratie, maar
bieden vaak ook extra functies op gebied van administratie & communicatie.
Deze software pakketten stellen zich ook steeds meer open voor
internet-koppelingen. Bij sommigen is het mogelijk maatwerk koppelingen
te programmeren, maar vaak worden er standaard componenten
aangeboden die in de website geïntegreerd worden. Zie hiernaast een
afbeelding van de ‘team widget’ die Sportlink aanbiedt om de voetbal
uitslagen van een voetbal-team te tonen. Deze uitbreidingen zijn eenvoudig
in een bestaande website te integreren.
Tijd en kosten besparen
Dergelijke koppelingen kunnen de vrijwilligers van uw vereniging veel tijd
besparen in het ontsluiten van gegevens.
Effectiever communiceren
Door dergelijke koppelingen te realiseren, gaan leden de website van uw
vereniging vaker raadplegen.
5
Google Docs
Google Docs is een gratis service van Google, welke gebruikt wordt om documenten online te
creëren en te beheren voor vele doeleinden. Door met centrale online documenten werken,
heeft iedereen altijd de laatste versie tot zijn beschikking. De documenten zijn dus altijd bij de
hand (ook mobiel) en op ieder moment van de dag bereikbaar. Tevens bepaald de maker van
het document zelf wie er toestemming heeft om het document in te zien en te bewerken.
Door het gebruik van een mappenstructuur en het delen van mappen, kunnen snel en
eenvoudig hele groepen documenten gedeeld worden binnen de vereniging.
Er zijn verschillende typen documenten mogelijk:
● Documenten (zoals MS Word)
● Spreadsheets (zoals MS Excel)
● Presentaties (zoals MS Powerpoint)
● Formulieren
● Tekeningen / schema’s
De formulieren (zie voorbeeld) kunnen onder andere worden gebruikt om de mening van de
leden/achterban te polsen, een evenement te plannen of anderen informatie te verzamelen.
Een formulier wordt eenvoudig bij elkaar geklikt en kan daarna via email worden verstuurd of
op de site worden ingesloten. De resultaten van alle ingevulde formulieren, worden
automatisch in een spreadsheet samengevat.
Effectiever communiceren
Enerzijds kan Google Docs worden gebruikt om de communicatie tussen bestuursleden en
commissies onderling te vergemakkelijken. Zo kunnen bijvoorbeeld de verslagen van
vergaderingen in Google Docs worden uitgewerkt en onder de bestuursleden worden
verspreid. Anderzijds kan Google docs worden gebruikt om de communicatie met leden of
andere geïnteresseerden te verbeteren. Vanuit de website kan gemakkelijk gelinkt worden
naar een online document, zodat men door meer informatie terug kan vinden.
Door enkele mappen te delen met een nieuw commissie-lid, krijgt deze toegang tot de meest
actuele versies van alle relevante documenten.
Tijd en kosten besparen
Het inzetten van Google Docs binnen verenigingen en stichtingen, zorgt ervoor dat de
communicatie efficiënter en vlotter verloopt. Daarnaast zullen documenten minder snel
worden afgedrukt, aangezien de documenten gemakkelijk online kunnen worden verspreid.
Het gebruik van online formulieren vermindert de administratieve rompslomp van het
verzamelen en verwerken van (inschrijf)formulieren.
6
Google Calender
Voor bestuurders of commissieleden kan het gemakkelijk zijn om elkaars agenda te kunnen
inzien en gezamenlijk afspraken te kunnen plannen. Maar, Google Calendar biedt meer
voordelen boven de papieren variant.
Effectiever communiceren
Een gedeelde kalender kan voor verschillende interne en externe communicatie gebruikt
worden. Het is mogelijk om de kalender te integreren in de website. Eventueel krijgen leden
of achterban van de vereniging de mogelijkheid om een ‘actie’ zelf in te plannen. De kalender
kan bijvoorbeeld worden gebruikt om het gebruik van de tennisbanen te verdelen (zie
soortgelijk voorbeeld) of om aan te geven wanneer bepaalde activiteiten plaatsvinden
(clubavonden, vergaderingen, etc.).
YouTube
YouTube is een website waar men kosteloos video’s kan uploaden, bekijken en delen met
anderen. Video’s die in YouTube zijn geupload, worden ook in de zoekresultaten van Google
weergegeven.
YouTube video’s kunnen
gemakkelijk worden ingesloten
op een website. Hierdoor wordt
een website niet alleen minder
statisch, maar kunnen belangrijke
gebeurtenissen ook d.m.v.
bewegende beelden op de
website worden weergegeven
(zie voorbeeld).
Beter werven en exposure creëren
Filmpjes spreken vooral voor mensen die geen (goed) beeld hebben bij de activiteiten van een
vereniging. Voor potentiële leden of sponsoren is het leuk om te zien ‘hoe het verloopt’.
Daarnaast worden YouTube filmpjes, indien gewenst, ook in Google en op YouTube zelf
gevonden. Op deze manier worden ook nieuwe mensen bereikt.
7
Foto-albums
Elke vereniging of stichting organiseert evenementen en activiteiten. Voor zowel leden als
niet-leden is het leuk om deze evenementen te herbeleven aan de hand van foto’s. Na afloop
is iedereen vaak benieuwd naar de foto’s die tijdens het evenement gemaakt zijn.
Diverse websites bieden mogelijkheden om online een fotoalbum bij te houden waarin alle
digitale foto’s geordend worden weergegeven. Naast de mogelijkheid om op deze manier
online fotoalbums te delen, kan er ook een koppeling gemaakt worden met de website. Op de
website van de vereniging worden de verschillende fotoalbums ingeladen waardoor
bezoekers van de website het evenement opnieuw kunnen ervaren. Zie de afbeelding
hieronder voor een voorbeeld van foto-pagina van EWPC Boule d’Argent.
Picasa
Met Picasa en Picasa Webalbums kan een vereniging of stichting digitaal een fotoalbum bijhouden.
Naast dat de digitale foto’s geordend en bewerkt kunnen worden, kan het album vervolgens ook
gedeeld worden met bijvoorbeeld de leden van de vereniging of stichting. Picasa heeft ook de
mogelijkheid om de albums in te laden op de website. Hiernaast een voorbeeld van het Picasa
album van Breda Beach.
Picasa is gratis te downloaden. In Picasa Webalbums kan er gebruik gemaakt worden van 1
gigabyte aan gratis opslagruimte, wat genoeg is voor zo’n 4000 foto’s.
8
FlickR
FlickR is een website die allerlei mogelijkheden biedt met betrekking tot het delen van foto’s
en videofragmenten. De foto’s kunnen publiekelijk gedeeld worden of bestemd zijn voor
gebruikers die toestemming krijgen van de uploader (bijvoorbeeld sponsoren). Het uploaden
van de foto’s kan via pc, smartphone door middel van iPhone en Blackberry apps of e-mail
vanuit elk mobiel apparaat. Daarnaast is het gemakkelijk om een connectie te maken tussen
een Flickr account en Facebook of Twitter en kan een bepaald album ingeladen worden op de
website. Hiernaast een voorbeeld van het flickr album van de Warandeloop Tilburg.
Op Flickr is het mogelijk om een gratis account aan te maken. Deze account kan ook
aangemaakt worden door gebruik te maken van een bestaande google of facebook account.
In de gratis account kan 300 megabyte per maand geüpload worden.
Picasa en FlickR hebben beide hun voor- en nadelen. Voordat er voor één voor beide wordt
gekozen is het dan ook verstandig om de verschillen tussen beide programma’s goed te
bekijken.
Beter werven en exposure creëren
Door het plaatsen van foto’s na afloop van een evenement, wordt het bezoek van de website
gestimuleerd. Het verbeterd de betrokkenheid van de aanwezigen, of juist diegene die niet
aanwezig konden zijn, bij de vereniging.
9
3. Email marketing
Met een email marketing applicatie kun je via email een boodschap naar je
doelgroep sturen. Dat kan bijvoorbeeld nieuws voor de leden zijn, of een
uitnodiging voor een sponsoravond. In plaats van een algemeen
verenigingsblad of nieuwsbrief wat gericht is aan alle leden en sponsoren,
wordt er een (gepersonaliseerde) email naar een groep ontvangers
verstuurd. Zo kan email marketing ingezet worden als wervend middel
onder bijvoorbeeld de sponsoren en als communicatiemiddel onder de
leden.
Het gebruik van een email marketing
programma is vaak gratis, afhankelijk van het
aantal adressen en nieuwsbrieven die verstuurd
worden per maand. Voorbeelden van gratis
email marketing applicaties zijn YMLP en
MailChimp. D teze programma’s bieden de
mogelijkheid om relatief eenvoudig
(gepersonaliseerde) mooi ontworpen
nieuwsbrieven te verstruen. Daarnaast zijn de
statistieken met betrekking tot zo’n
nieuwsbrief, zoals het aantal geopende emails,
goed meetbaar.
Elke verenging kan eenvoudig zelf gratis een
account aanmaken in bijvoorbeeld YMLP of
MailChimp. Nadat de account is aangemaakt
kunnen de email adressen geïmporteerd worden
van de bijvoorbeeld de leden en sponsoren.
Voor het opstellen van de nieuwsbrief wordt er
gebruikt gemaakt van een template. Dit is als
het ware het ontwerp van de nieuwsbrief, wat
vervolgens door middel van teksten en
afbeeldingen aangepast kan worden per
nieuwsbrief. Het opbouwen en versturen van
een mooie nieuwsbrief is dus mogelijk zonder
dat daar een ontwerper of programmeur aan te pas hoeft te komen!
10
Tijd en kosten besparen
Het digitaliseren van bestaande communicatie kan significant kosten besparen. Zo hebben
veel verenigingen hun papieren ‘krantje’ vervangen door een digitale nieuwsbrief. De tijd
voor het opmaken en verspreiden en de kosten van het drukwerk worden zo drastisch
verminderd.
Effectiever communiceren
Door gebruik te maken van bepaalde lijsten per doelgroep, worden leden en sponsoren op
een professionele manier op de hoogte gebracht van allerlei relevante actualiteiten.
Beter werven en exposure creëren
Het versturen van een gepersonaliseerde email naar een specifieke doelgroep zal de aandacht
trekken van deze doelgroep. Door specifieke berichten voor sponsoren samen te versturen,
zal een sponsor zich meer aangesproken voelen. Verder zorgt de nieuwsbrief ook voor meer
exposure van de vereniging, welke aangewend kan worden voor het plaatsen van
advertenties van sponsoren in de nieuwsbrief.
11
4. Social Media
Het samenkomen van verenigings- en stichtingsleden is een sociale
aangelegenheid. Mensen brengen samen hun vrije tijd door, streven naar
eenzelfde doel en hebben samen plezier. Dit zijn zaken waar men op social
media over praat. Het zijn niet alleen meer de jongeren die een profiel
hebben op Facebook en Twitter, ook de oudere generaties worden steeds
actiever op social media.
Social media bieden legio mogelijkheden voor verenigen en stichtingen. In tegenstelling tot
de meeste communicatiemiddelen, kan via social media natuurlijke mond-tot-mond-reclame
op gang worden gebracht. Hieronder worden een drietal vormen van social media verder
besproken.
Facebook
Facebook is een sociale netwerk site, oftewel een website die de mogelijkheid biedt om een
netwerk uit te bouwen met vrienden, collega’s, potentiële klanten of bijvoorbeeld
verenigingsleden. Het is mogelijk om zowel een persoonlijk profiel aan te maken, als een
profiel voor een bedrijf of verenging. Door middel van zo’n facebookprofiel kan er vanuit een
vereniging communicatie plaatsvinden omtrent bijvoorbeeld een aankomend evenement. Er
kunnen namelijk berichten geplaatst worden of foto’s geüpload worden, die meteen gedeeld
worden met het facebook netwerk van de vereniging. Daarnaast kunnen er events worden
aangemaakt, waar mensen voor kunnen worden uitgenodigd.
12
Twitter
Twitter is een internetdienst waarmee gebruikers korte berichtjes van maximaal 140 tekens
publiceren. Het is een sociale netwerk site waarop men zichzelf een profiel kan aanmeten. Het
plaatsen van berichten op Twitter wordt twitteren (of tweeten) genoemd. Twitteren komt
neer op het in real time communiceren via een microweblog op een pc, mac of gsm,
smartphone of andere mobiele apparaten met een internetaansluiting.
Het grootste voordeel van Twitter is de mogelijkheid om snel onderling te kunnen
communiceren. Zo kunnen leden op het laatste moment herinnerd worden aan een
vergadering en kan een foto van de opening van een evenement meteen gedeeld worden met
alle afwezigen. Door gebruik te maken van de verschillende Twitter functies, waaronder de
@-reply en hashtags (#’s), kunnen berichten direct aan specifieke personen worden gericht en
kan het bereik van het geplaatste bericht worden vergroot.
13
Linkedin
LinkedIn is een virtueel sociaal netwerk dat vooral gericht is op zakelijke netwerken. Iedereen
kan zich gratis aanmelden bij Linkedin, een professioneel profiel aanmaken en vervolgens
gebruik maken van elkaars (zakelijke) netwerk. Het Linkedin profiel is namelijk gelinkt aan
anderen profielen waardoor een virtueel netwerk wordt opbouwd. Leden van een stichting
kunnen bijvoorbeeld elkaars carrières volgen, bedrijven en sponsoren volgen die ook op
Linkedin actief zijn of op de hoogte blijven van vacatures en dergelijke.
Tijd en kosten besparen
Het gebruik van (de meeste) social media is gratis. Social media bieden daarmee de
mogelijkheid om, zonder extra kosten te maken, extra publiciteit te genereren voor de
bestaande berichtgeving. Wordt er normaal gesproken een advertentie in de plaatselijke
krant geplaatst om nieuwe leden te werven, kleding in te zamelen of een open dag te
promoten? Besteed aan deze dingen aandacht op bijvoorbeeld Facebook en Twitter en vraag
leden om het bericht te ‘sharen’ of te ‘retweeten’ (door te sturen naar hun vrienden). Op deze
manier wordt gemakkelijk het netwerk van leden en vrienden bereikt. Dit is van grote waarde,
aangezien de referenties/meningen van vrienden en kennissen steeds belangrijker worden.
Effectiever communiceren
Social media kan op diverse manieren en momenten ingezet worden. Naast het plaatsen van
nieuwtjes op facebook of twitter, is het gemakkelijk om te communiceren met je volgers en
kunnen ook foto’s gedeeld worden. Verder kan social media ingezet worden voor, tijdens en
na bijvoorbeeld een evenement of sociale gelegenheid. Het communicatieproces verloopt
snel en effectief met behulp van diverse social media.
14
Beter werven en exposure creëren
Het bereik van social media is enorm. Alleen al in Nederland hebben ruim 3 miljoen personen
een Facebook account, 400.000 personen een Twitter account en 2,6 miljoen personen een
LinkedIn account. Door actief te worden op social media, kan het bereik van verenigingen
en/of stichtingen gemakkelijk worden vergroot. Daarnaast kan men via social media
gemakkelijk een conversatie met elkaar aan gaan.
Zowel voor Twitter als Facebook heeft QForma een handleiding samengesteld, waarin de
basis functies van beide social media worden besproken. Beide documenten zijn niet
toegespitst op het gebruik door verenigingen en stichtingen, maar kunnen wel door deze
partijen worden gebruikt als startpunt voor hun social media activiteiten. De documenten
kunnen via de volgende links worden geraadpleegd:
●
●
QForma Twitter Handleiding
QForma Facebook Handleiding
15
Over QForma
QForma laat haar klanten groeien dankzij internet. We bieden niet alleen een website en
internet marketing middelen, maar een doordachte strategie die aantoonbaar voor groei
zorgt. Te beginnen met het beter communiceren van uw onderscheidende kenmerken,
gevolgd door groei in bezoekersaantallen. En op termijn groei in omzet, dankzij meer leads en
sales via uw website. Universitaire achtergrond, proactiviteit en de synergie binnen ons
dienstenpakket maken QForma onderscheidend.
Meer weten? Neem contact met ons op!
Marieke Hoefnagel
[email protected]
Koen van Loon
[email protected]
Rob Smulders
[email protected]
www.qforma.nl
013 8500 412
Volg ons via facebook.com/qformainternet en twitter.com/qformainternet
16