Resultaten organisatiestudie Zorgsystemen - ACOD-TBM

Ondernemingsraad
28 augustus 2008
Resultaten organisatiestudie
Zorgsystemen
Agenda
1. Uitgangspunten afdeling zorgsystemen
2. Organogram
3. Krachtlijnen functiebeschrijvingen & weging
4. Volgende stappen
28/08/2008
Resultaten organisatiestudie zorgsystemen
Dia 2 van …
1. Uitgangspunten afdeling
zorgsystemen
– Splitsing tussen de adviesfunctie en de auditfunctie, door een
dienst zorgadvies- en zorgcontrole op te richten
– Controle:
– Afdeling interne audit: blijft als autonome en onafhankelijke
behouden en gaat na of het interne controle systeem
adequaat is en effectief in de praktijk werkt, interne audit
rapporteert onafhankelijk aan het auditcomité
– Zorgcontrole: staat ten dienste van het management en de
raad van directeuren als een instrument voor een degelijk
uitgebouwd systeem van interne controle en risicobeheer
met de rule base* als uitgangspunt
* Is de verzameling van alle regels, normen, waarden die binnen de organisatie zouden
moeten nageleefd worden
28/08/2008
Resultaten organisatiestudie zorgsystemen
Dia 3 van …
1. Uitgangspunten afdeling
zorgsystemen
Zorg voor:
– Kwaliteit
– Duurzaamheid (met inbegrip van milieu)
vertrekt telkens vanuit
– Toegankelijkheid
eenzelfde logica
– Arbeidsveiligheid
– Sociale Veiligheid & Beveiliging
28/08/2008
PLAN
DO
ACT
CHECK
Resultaten organisatiestudie zorgsystemen
Dia 4 van …
1. Uitgangspunten afdeling
zorgsystemen
Eenzelfde logica:
PLAN
DO
Bepalen doelstellingen&normen
Ondersteunen van verbeterprojecten/-acties
Plannen verbeterprojecten/-acties
Werken aan bewustmaking
Geïntegreerde planning
zorgsystemen
Risico-analyse en kennisopbouw
ACT
CHECK
Rapporteren over controleopdrachten& metingen
Monitoren van verbeterprojecten/-acties
Controle-opdrachten
Metingen
28/08/2008
Resultaten organisatiestudie zorgsystemen
Dia 5 van …
1. Uitgangspunten afdeling
zorgsystemen
DO
PLAN
ACT PLAN
CHECK
ACT CHECK
DO
Kwaliteit
Duurzaamheid
Toegankelijkheid
Arbeidsveiligheid
Sociale veiligheid
Beveiliging
DO
PLAN
ACT PLAN
CHECK
ACT CHECK
DO
Permanente Verbetering
Zorgsystemen:
28/08/2008
doelstelling– norm --procesbeschrijving
Tijd
ondersteuning bieden bij
Resultaten organisatiestudie zorgsystemen
Dia 6 van …
1. Uitgangspunten afdeling
zorgsystemen
Wat is de finaliteit van een afdeling zorgsystemen,
welke meerwaarde biedt de uitbouw ervan ?
DUIDELIJKHEID: vermijden dubbel beschreven doelstellingen&normen
EFFECTIVITEIT: integreren van initiatieven, verschillende
doelstellingen&normen op elkaar afstemmen
EFFICIËNTIE :
–
–
–
–
voorkomen van conflicterende normen&standaarden
kosten beperken
goede communicatie verzekeren
sneller resultaten behalen
– betere bedrijfvoering realiseren dankzij kwaliteitsvolle processen
Eén globale visie >< fragmentarische, losstaande acties
28/08/2008
Resultaten organisatiestudie zorgsystemen
Dia 7 van …
1. Uitgangspunten afdeling
zorgsystemen
Wat is de rol van de centrale afdeling zorgsystemen ?
Beleidsontwikkeling : definiëren van doelstellingen en normen
(WAT-vraag) WAT willen we bereiken inzake
– Kwaliteit van de dienstverlening, Preventie en veiligheid op de
werkvloer, Sociale veiligheid, Beveiliging, Duurzaamheid,
Toegankelijkheid
– De verschillende entiteiten geven mee vorm aan de
beleidsontwikkeling via het relevante functioneel overleg
(beleidsvoorbereiding).
– Beleidsuitvoering vertrekt in elke entiteit vanuit dezelfde norm
Beleidsopvolging : controle op het halen van doelstellingen en
normen
28/08/2008
Resultaten organisatiestudie zorgsystemen
Dia 8 van …
1. Uitgangspunten afdeling
zorgsystemen
Wat is de rol van de zorgmedewerkers in de entiteiten ?
Ondersteunen de beleidsuitvoering: Het is de
verantwoordelijkheid van de hiërarchie om de vastgelegde
normen te realiseren! De zorgmedewerkers in de entiteiten
bieden ondersteuning bij:
– het vertalen van de normen naar kwaliteitsvolle procedures en
processen (HOE-vraag)
– het monitoren of de uitgetekende processen effectief zorgen
voor het halen van de norm
– het bijsturen van procedures en processen indien nodig
28/08/2008
Resultaten organisatiestudie zorgsystemen
Dia 9 van …
1. Uitgangspunten afdeling
zorgsystemen
Waarom passen we sociale veiligheid&beveiliging +
duurzaamheid& toegankelijkheid in binnen de logica
van de afdeling zorgsystemen ?
Gegeven het strategisch belang en de verwachtingen vanuit de
klant, het personeel en de samenleving, moeten we m.b.t.
sociale veiligheid, beveiliging, duurzaamheid, toegankelijkheid
kunnen garanderen dat:
– doelstellen en normen op elkaar zijn afgestemd
– procedures en processen zo zijn uitgewerkt dat de normen
gehaald worden
– de controle op het realiseren van de normen gegarandeerd is
28/08/2008
Resultaten organisatiestudie zorgsystemen
Dia 10 van …
1. Uitgangspunten afdeling
zorgsystemen
Wat met onze milieu-coördinatoren ?
– zitten integraal binnen Techniek
– zijn verantwoordelijk voor het voldoen aan de wettelijke milieuvoorschriften
– nauw overleg tussen de milieu-coördinatoren en de centrale
verantwoordelijke duurzaamheid is nodig
28/08/2008
Resultaten organisatiestudie zorgsystemen
Dia 11 van …
Agenda
1. Uitgangspunten afdeling zorgsystemen
2. Organogram
3. Krachtlijnen functiebeschrijvingen & weging
4. Volgende stappen
28/08/2008
Resultaten organisatiestudie zorgsystemen
Dia 12 van …
2. Organogram – centrale diensten
Directeur
Onderzoek
Afdelingshoofd
Zorgsystemen
Coördinator
Duurzaamheid
Coördinator
Toegankelijkheid
Coördinator
Kwaliteit
-bedrijfscontinuïteit
Algemeen
Preventieadviseur
Coördinator
sociale
veiligheid
Zorgcontroleurs
Expert
beveiliging
28/08/2008
Resultaten organisatiestudie zorgsystemen
Dia 13 van …
2. Organogram - entiteiten
Directeur
entiteit
Coördinator
zorgsystemen
Preventieadviseur
-Coördinatie
-Kwaliteit (duurzaamheid & toegankelijkheid)
Deskundige
sociale
veiligheid
-Sociale veiligheid
-Beveiliging
28/08/2008
Resultaten organisatiestudie zorgsystemen
Dia 14 van …
Agenda
1. Uitgangspunten afdeling zorgsystemen
2. Organogram
3. Krachtlijnen functiebeschrijvingen & weging
4. Volgende stappen
28/08/2008
Resultaten organisatiestudie zorgsystemen
Dia 15 van …
3. Krachtlijnen functiebeschrijving
3.1. Afdelingshoofd Zorgsystemen
Directeur Onderzoek
Afdelingshoofd
Zorgsystemen
Zorgcontroleurs
Coördinator Kwaliteit
Algemeen preventieadviseur
Coördinator Sociale
Veiligheid
Coördinator
Duurzaamheid
Coördinator
Toegankelijkheid
Expert Beveiliging
Directeur Entiteit
– Rapporteert aan: Directeur Onderzoek
– Doel: coördinatie i.f.v. geïntegreerde beleidsbepaling, -uitvoering en –
opvolging
– Hoofdtaken:
– Beleidsbepaling geïntegreerd binnen strategische planningscyclus
– Ontwikkelen en door RVD laten goedkeuren van globale
risicobeheersvisie en evaluatieschaal
– Rol van bedrijfscontinuïteitsmanager
– Ontwikkelen bewustmakingsstrategie (in samenspraak met Directie
P/opleidingsbeleid en Directie M/communicatie)
– Criteria
– Leidinggeven aan 9 vte: 3 zorgcontroleurs, 5 coördinatoren (kwaliteit,
sociale veiligheid, duurzaamheid, toegankelijkheid, algemeen
preventieadviseur) en 1 expert (beveiliging)
– 5 jaar ervaring
Coördinator Zorgsystemen
Preventieadviseur
Deskundige Sociale
Veiligheid
Afdelingshoofd
28/08/2008
Resultaten organisatiestudie zorgsystemen
Dia 16 van …
3. Krachtlijnen functiebeschrijving
3.2. Coördinatoren kwaliteit, duurzaamheid, …
Directeur Onderzoek
Afdelingshoofd
Zorgsystemen
Zorgcontroleurs
Coördinator Kwaliteit
Algemeen preventieadviseur
Coördinator Sociale
Veiligheid
Coördinator
Duurzaamheid
Coördinator
Toegankelijkheid
Expert Beveiliging
Directeur Entiteit
– Rapporteren aan: Afdelingshoofd Zorgsystemen
– Doel:
– beleidsontwikkeling (bepalen van doelstellingen en normen)
– verbeterprojecten op organisatie-niveau formuleren, voorstellen en
ondersteunen
– Hoofdtaken:
– Beleidsplanning en jaarplanning, gekaderd binnen strategische
planningscyclus en vetrekkend vanuit alle relevante inputs
– Adviseren en ondersteunen van verbeterprojecten op organisatieniveau
– Kennisopbouw m.b.t. zorgsysteem coördineren
– Opleidings- en intern communicatieplan m.b.t. zorgsysteem
ondersteunen
– Onderhouden rule base
– Criteria
– 3 jaar ervaring
– Opm: de coördinator sociale
veiligheid geeft leiding aan 1 vte (expert
Dia 17 van …
28/08/2008
Resultaten organisatiestudie zorgsystemen
beveiliging)
Coördinator Zorgsystemen
Preventieadviseur
Afdelingshoofd
Deskundige Sociale
Veiligheid
3. Krachtlijnen functiebeschrijving
3.3. Zorgcontroleurs
Directeur Onderzoek
Afdelingshoofd
Zorgsystemen
Zorgcontroleurs
Coördinator Kwaliteit
Algemeen preventieadviseur
Coördinator Sociale
Veiligheid
Coördinator
Duurzaamheid
Coördinator
Toegankelijkheid
Expert Beveiliging
Directeur Entiteit
– Rapporteren aan: Afdelingshoofd Zorgsystemen
– Doel: beleidscontrole
– Hoofdtaken:
– Geïntegreerde jaarplanning controle-activiteiten (ISO-audits, interne
metingen, …) uitwerken
– Realiseren van alle controle-opdrachten (met uitzondering van diegene
die wettelijk zijn toegewezen aan de preventie-adviseur of de milieucoördinator)
– Opmaak initiële rule base
– Criteria
– 1 jaar ervaring
Coördinator Zorgsystemen
Preventieadviseur
Deskundige Sociale
Veiligheid
Afdelingshoofd
28/08/2008
Resultaten organisatiestudie zorgsystemen
Dia 18 van …
3. Krachtlijnen functiebeschrijving
3.4. Expert beveiliging
Directeur Onderzoek
Afdelingshoofd
Zorgsystemen
Zorgcontroleurs
Coördinator Kwaliteit
Algemeen preventieadviseur
Coördinator Sociale
Veiligheid
Coördinator
Duurzaamheid
Coördinator
Toegankelijkheid
Expert Beveiliging
Directeur Entiteit
– Rapporteren aan: Coördinator Sociale Veiligheid
– Doel: opzetten, beheren en bewaken van het beveiligingsbeleid
– Hoofdtaken:
– De verschillende functionele directies ondersteunen en adviseren bij de
definiëring en uitvoering van verbeterprojecten inzake beveiliging
– De entiteiten ondersteunen –in nauw overleg met de deskundige sociale
veiligheid- bij de definiëring en uitvoering van verbeterprojecten inzake
beveiliging
Coördinator Zorgsystemen
Preventieadviseur
Deskundige Sociale
Veiligheid
Afdelingshoofd
– Criteria
– 2 jaar ervaring
28/08/2008
Resultaten organisatiestudie zorgsystemen
Dia 19 van …
3. Krachtlijnen functiebeschrijving
3.5. Coördinator Zorgsystemen
Directeur Onderzoek
Afdelingshoofd
Zorgsystemen
Zorgcontroleurs
Coördinator Kwaliteit
Algemeen preventieadviseur
Coördinator Sociale
Veiligheid
Coördinator
Duurzaamheid
Coördinator
Toegankelijkheid
Expert Beveiliging
Directeur Entiteit
– Rapporteren aan: Directeur van de Entiteit
– Doel: beleidsvertaling en ondersteuning bij de beleidsuitvoering
– Hoofdtaken:
– Coördinatie van de stafcel Zorgsystemen en aanspreekpunt voor
Directeur van de Entiteit
– Ondersteunen en adviseren van de afdelingen binnen de Entiteit bij het
definiëren en uitvoeren van verbeteracties
– Documenteren van standaarden, procedures en best practices
– Ondersteunen van het opleidings- en intern communicatiebeleid binnen
de Entiteit inzake zorgsystemen
– Criteria
– Leidinggeven aan 2 vte: preventieadviseur en deskundige sociale
veiligheid
– 3 jaar ervaring
Coördinator Zorgsystemen
Preventieadviseur
Deskundige Sociale
Veiligheid
Afdelingshoofd
28/08/2008
Resultaten organisatiestudie zorgsystemen
Dia 20 van …
3. Krachtlijnen functiebeschrijving
3.6. Deskundige sociale veiligheid &
preventieadviseur
Directeur Onderzoek
Afdelingshoofd
Zorgsystemen
Zorgcontroleurs
Coördinator Kwaliteit
Algemeen preventieadviseur
Coördinator Sociale
Veiligheid
Coördinator
Duurzaamheid
Coördinator
Toegankelijkheid
Expert Beveiliging
Directeur Entiteit
– Rapporteren aan: Coördinator Zorgsystemen
– Doel: ondersteuning bij de beleidsuitvoering en –opvolging (vertalen van
doelstellingen en normen naar de operationele praktijk)
– Hoofdtaken:
– Ondersteunen en adviseren van de afdelingen binnen de Entiteit bij het
definiëren en uitvoeren van verbeteracties
– Documenteren van standaarden, procedures en best practices
– Ondersteunen van het opleidings- en intern communicatiebeleid binnen
de Entiteit inzake zorgsystemen
– Criteria
– 1 jaar ervaring
Coördinator Zorgsystemen
Preventieadviseur
Deskundige Sociale
Veiligheid
Afdelingshoofd
28/08/2008
Resultaten organisatiestudie zorgsystemen
Dia 21 van …
3. Weging
Directeur
Onderzoek
Afdelingshoofd
Zorgsystemen
E
Coördinator
Kwaliteit
Algemeen
preventie-adviseur
F
13
Zorgcontroleurs
Coördinator
Sociale Veiligheid
Coördinator
Duurzaamheid
G
G
Coördinator
Toegankelijkheid
G
Expert Beveiliging
Directeur Entiteit
F
Coördinator
Zorgsystemen
Preventieadviseur
F
Afdelingshoofd
Personeel
28/08/2008
Afdelingshoofd
Financiën & Adm.
Resultaten organisatiestudie zorgsystemen
G
Deskundige Sociale
Veiligheid
F
Afdelingshoofd
Marketing &
Comm.
Afdelingshoofd
Rol.mat & Vaste
inst.
Afdelingshoofd
Exploitatie
Dia 22 van …
Agenda
1. Uitgangspunten afdeling zorgsystemen
2. Organogram
3. Krachtlijnen functiebeschrijvingen & weging
4. Volgende stappen
28/08/2008
Resultaten organisatiestudie zorgsystemen
Dia 23 van …
4. Volgende stappen
28/08/2008
Resultaten organisatiestudie zorgsystemen
Dia 24 van …
Bedankt voor uw aandacht
28/08/2008
Resultaten organisatiestudie zorgsystemen
Dia 25 van …