De afdeling - Sociaal

Het agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen is op zoek naar een
contractuele
DOSSIERBEHEERDER VISITATIES (M/V)
Beleidsdomein: Cultuur, Jeugd, Sport en Media
Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen
Afdeling VOLC
Rang: A
Graad: adjunct van de directeur
Standplaats: Brussel
DE FUNCTIE EN ZIJN CONTEXT
Het Vlaams ministerie Cultuur, Jeugd Sport en Media van de Vlaamse Gemeenschap bestaat uit een
Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media, dat voornamelijk instaat voor de beleidsvoorbereiding,
en drie agentschappen, die instaan voor de beleidsuitvoering. De functie situeert zich in het
Agentschap Sociaal Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen.
Het Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen (ASCW) heeft als missie het
stimuleren van een rijk en gedifferentieerd aanbod aan sociaal-culturele activiteiten die op nietcommerciële basis worden georganiseerd, ter bevordering van de algemene ontwikkeling van alle
burgers - kinderen, jongeren en volwassenen - en ter verhoging van de maatschappelijke en culturele
participatie.
Het agentschap bestaat uit drie entiteiten: de afdeling Jeugd, de afdeling Volksontwikkeling en Lokaal
Cultuurbeleid (VOLC) en de Diensten van de Administrateur-generaal (DAG).
De afdeling Volksontwikkeling en Lokaal Cultuurbeleid (VOLC) staat in voor de ondersteuning en
uitvoering van:
-
het lokaal cultuurbeleid
het sociaal-cultureel volwassenenwerk en de amateurkunsten
het participatiebeleid
De functie situeert zich binnen het domein van het Sociaal Cultureel Volwassenenwerk.
Onder het sociaal-cultureel volwassenenwerk ressorteren sociaal-culturele verenigingen, bewegingen
en vormingsinstellingen. Naast het uitkeren en het verantwoorden van subsidies ondersteunt de
afdeling de sector via een beheersovereenkomst met Socius. De FOV wordt ondersteund als
belangenorganisatie voor het sociaal-cultureel werk.
Vacature – Contractuele werving
1
Per beleidsperiode gaat bij elke sociaal-culturele organisatie die een subsidie krijgt binnen het decreet
betreffende het sociaal-cultureel volwassenenwerk een visitatiecommissie langs die de werking van de
organisatie ter plaatse evalueert. De visitaties voor de huidige beleidsperiode startten in het voorjaar
2013 en lopen tot midden 2014.
DOEL EN SITUERING VAN DE FUNCTIE:
Je wordt ingeschakeld in het team Sociaal-cultureel volwassenenwerk van de afdeling VOLC. Daar
zal je gedurende 1 jaar het team ondersteunen bij het uitvoeren van visitaties die decretaal bepaald
zijn.
Je gaat met een collega mee op visitatie bij organisaties waar je verantwoordelijk bent voor het nemen
van notulen en het opmaken van het verslag. Elke visitatie wordt uitgevoerd door 2 personeelsleden
van het agentschap en 2 inhoudelijke experten. Per week zijn er 2 visitaties, elke visitatie duurt 1 dag.
Je staat in voor het notuleren en de opmaak van het verslag.
De visitaties lopen tot mei 2014. In de periode van juni – augustus 2014 moet voor elke organisatie een
eindevaluatie worden opgemaakt. Samen met je collega’s werk je mee aan het opmaken van deze
eindevaluaties. Je krijgt de kans om in korte tijd kennis te maken met heel wat organisaties binnen het
sociaal-cultureel veld.
JE TAKENPAKKET
Resultaatgebied 1: opvolging en inspectie
Voorbereiden, plannen en uitvoeren van visitaties bij verenigingen, bewegingen en
vormingsinstellingen om de werking ervan en de evoluties binnen de sector te kunnen opvolgen.
Voorbeelden van activiteiten:
 Plannen en voorbereiden van visitaties
 Notulen opnemen tijdens de visitaties
 Ondersteunen van collega bij uitvoeren van visitatie
 Bevindingen en vaststellingen vastleggen in goed onderbouwd, objectief (eind)verslag
Resultaatgebied 2: verzorgen van communicatie en contacten teneinde te zorgen voor een optimaal
geïnformeerde en tevreden klant (zowel intern als extern) en een goed afgewerkt dossier
Voorbeelden van activiteiten:
 Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk
beantwoorden
 Verzorgen van interne en externe communicatie teneinde een vlotte doorstroom en uitwisseling
van informatie te realiseren
 Rapportering aan collega’s, teamverantwoordelijke, afdelingshoofd, …
Resultaatgebied 3: actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied
teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren.
Voorbeelden van activiteiten :
 De nodige kennis en informatie vergaren door studie van regelgeving, procedures, richtlijnen,…
 Deelnemen aan interne overlegmomenten
 Deelnemen aan vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie
 Vakkennis ontwikkelen en actualiseren
 In teamverband overleg plegen aangaande de monitoring van de regelgeving
Vacature – Contractuele werving
2
JE PROFIEL
DIPLOMA
Je beschikt over een masterdiploma.
Indien je in het bezit bent van een buitenlands diploma, dien je de erkenning van de
gelijkwaardigheid aan te vragen bij NARIC-Vlaanderen : http://www.ond.vlaanderen.be/naric
Als je je diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je een taalexamen afleggen
bij Selor om je kennis van het Nederlands te bewijzen.
JE TECHNISCHE COMPETENTIES




Je hebt goede administratief -organisatorische vaardigheden.
Je bent vlot in het gebruik van courante informaticatoepassingen binnen het MS Officepakket
(Word, Excel, Outlook) en internetbeheer.
Je hebt een vlotte en correcte schrijfstijl
Affiniteit met sociaal-cultureel volwassenenwerk is een meerwaarde
JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES
Elk personeelslid dient de waardegebonden competenties van de Vlaamse Overheid te
onderschrijven.
 Voortdurend verbeteren
Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de
bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen
Niveau II. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de
uitvoering van taken
- Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe
regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden …)
- Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest
vakliteratuur, neemt deel aan congressen …)
- Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk
- Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen
worden
- Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die
mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen
 Klantgerichtheid
Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten
(interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren.
Niveau III. Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening
aan klanten te optimaliseren.
- Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd
Vacature – Contractuele werving
3
-
Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van
klanten (tevredenheidenquêtes,…)
Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren
Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback aan klanten
Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk
Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening
houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen …)
 Samenwerken
Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau
van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is.
Niveau II. Helpt anderen en pleegt overleg
- Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te
komen
- Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep
- Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen
- Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht
- Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen
 Betrouwbaarheid “consequent en correct handelen”
Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling,
correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit,
milieuzorg…). Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen.
Niveau II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk
- Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe)
- Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau
- Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen
- Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een
soortgelijke houding aan.
- Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid
- Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken
FUNCTIEGEBONDEN COMPETENTIES
 Nauwgezetheid
Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen.
Niveau II. Levert met oog voor detail correct werk af
- Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit
- Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in
- Blijft aandachtig bij routineuze taken
- Controleert het eigen werk
- Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het
aanbrengen van correcties
 Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep
Niveau II. Structureert zijn/haar boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de
Vacature – Contractuele werving
4
situatie of het publiek
- Stelt éénduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn
- Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de vorm en
inhoud zijn op elkaar afgestemd)
- Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (hetzij zakelijk, onderhoudend, informatief,…)
- Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft 'leesbare'
teksten,…)
- Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de
verschillende doelgroepen
 Flexibel gedrag
De eigen gedragsstijl kunnen veranderen om een gesteld doel te bereiken. In verschillende situaties of
ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen
Niveau I. Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist
-
Verandert zijn agenda en operationele planning afhankelijk van tijdsdruk, nieuwe prioriteiten,
dringende vragen of behoeften
Verhoogt het werktempo als de omstandigheden dat vragen (bv. gewijzigde deadline,
tegenslagen, plots extra taken
Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet
geschikt was
Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden
dat vereisen
HOE SOLLICITEREN?
Je stuurt je CV en motivatiebrief tot en met 15/9 naar:
[email protected]
Of
Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media
MOD-team personeel
T.a.v. Ellen van de Kerkhove
Arenbergstraat 9
1000 Brussel
SELECTIEPROCEDURE


Screening van cv’s: 18/9
Interview en case: 26/9
ONS AANBOD
-
Je wordt aangeworven in een contract van bepaalde duur (12 maanden)
Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een
permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft.
Vacature – Contractuele werving
5
-
-
-
-
Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft.
Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo
optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per
jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de
hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor
kinderen tussen 3 en 14 jaar.
Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden
vergoed door je werkgever.
Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag).
Je wordt aangeworven in de graad van medewerker (rang A1) met de bijhorende salarisschaal
A111.
Relevante beroepservaring in de private sector of zelfs als zelfstandige kan worden erkend
door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 9 jaar verloond
worden. Je aanvangssalaris is minimaal 36.237,24 (bruto jaarsalaris, aangepast aan de huidige
index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris is dan 3.019,77 euro.
Je eerste maand vormt een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De
proeftijd is niet van toepassing als je als Vlaams ambtenaar al in de graad van de vacature
werkt.
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk
weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je
geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je en handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We
zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selectie.
Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan.
MEER WETEN?
Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met:
Sofie Taghon, teamverantwoordelijke sociaal-cultureel volwassenenwerk
Adres: Arenbergstraat 9 – 1000 Brussel
Tel: 02 553 42 65
[email protected]
Voor extra informatie over de selectieprocedure en arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met:
Els Caes, HR-medewerker, MOD-team personeel
Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media
Adres: Arenbergstraat 9 - 1000 Brussel
Tel: 02 553 32 31
[email protected]
Vacature – Contractuele werving
6