Beleidsplan 2017-2021

Beleidsplan UVV Zeist 2017, behorende bij ANBI aanvraag
Stichting Unie van Vrijwilligers Zeist (UVV Zeist)
BELEIDSPLAN 2017-2021
De UVV is in 1938 opgericht als Korps voor Vrouwelijke Vrijwilligers. Korps veranderde na
de oorlog in Unie en in 1977 is de betekenis van de afkorting gewijzigd in de Unie van
Vrijwilligers, waarin zowel mannen als vrouwen hun diensten bewijzen.
(zie uvvnet.nl/over-deuvv/geschiedenis) De UVV Zeist werd op donderdag 12 oktober
1944 opgericht en vindt haar oorsprong in de gemeente Zeist.
Inleiding
In dit beleidsplan legt de Stichting Unie van Vrijwilligers Zeist haar beleidsvoornemens
neer voor de periode 2017-2021. UVV Zeist staat voor een sterke, sociale samenleving
waarin mensen zelf de verantwoordelijkheid nemen voor welzijn en informele zorg aan
anderen die een steuntje in de rug kunnen gebruiken. De projecten van UVV Zeist richten
zich op hulpvragers, zowel in de thuissituatie als in instellingen. Bij het uitzetten van het
te voeren beleid concentreert UVV Zeist zich op haar statutaire doelstelling. Dit beleid is
mede afhankelijk van de ontwikkelingen in de samenleving en het aan haar ter
beschikking staande vrijwilligers. Indien deze factoren wijzigen, zal UVV Zeist daarop
anticiperen en haar beleid aanpassen. Het beleid is hiermee feitelijk dynamisch.
Met dit beleidsplan wil het bestuur meer structuur in haar werkzaamheden voor de
langere termijn brengen.
PROBLEEMSTELLING
Probleemstelling
De overheid doet een stap terug door bezuinigingen, mensen worden dus meer
aangesproken op hun eigen verantwoordelijkheid bij het oplossen van hun problemen.
Het is inmiddels duidelijk dat de kosten van de gezondheidszorg onbetaalbaar zijn, ook
de druk naar alternatieven te zoeken neemt toe. Hier komt onder ander de informele
zorg in beeld.
Informele zorg is die zorg die geleverd wordt door mantelzorgers én vrijwilligers. Het
gaat hierbij om activiteiten in aanvulling op zorg die door beroepskrachten zoals
verpleegkundigen, huishoudelijke hulp en activiteitenbegeleiders geleverd wordt.
Vrijwilligers vormen hierbij een onmisbare schakel in de zorg- en welzijnsketen.
VISIE EN DOELSTELLING
Visie
UVV Zeist richt zich op vrijwilligers, die zich willen inzetten voor het welzijn van mensen
die zich in een kwetsbare positie bevinden door ziekte, een handicap, ouderdom of
eenzaamheid.
De projecten richten zich met name op de hulp vragende medemens, zowel in de
thuissituatie als in instellingen. De belangrijkste waarden van UVV zijn daarbij flexibiliteit,
betrouwbaarheid, continuïteit en menselijk contact.
Doelstelling
De stichting heeft ten doel: Het bevorderen en verlenen van maatschappelijke hulp door
vrijwilligers, met menselijk contact en continuïteit in het werk als voornaamste
kenmerken.
Pagina | 1
Beleidsplan UVV Zeist 2017, behorende bij ANBI aanvraag
VRIJWILLIGERSWERK EN WERKWIJZE
Vrijwilligerswerk
UVV Zeist is een zelfstandige vrijwilligersorganisatie die toegevoegde waarde biedt aan
vrijwilligers, hulpvragers en instellingen op het gebied van zorg en welzijn.
Vrijwilligerswerk is een activiteit die men doet ten behoeve van iemand anders, zonder
daartoe verplicht te zijn en zonder een vergoeding te ontvangen. Het vrijwilligerswerk
wordt ingericht door een organisatie, vrijwilligerswerk vindt dus niet plaats in familieof privéverband. En de activiteiten kunnen niet dezelfde activiteiten zijn die men zou
verrichten binnen een arbeidsovereenkomst. Het werk is vrijwillig maar niet vrijblijvend.
Sinds jaar en dag speelt het vrijwilligerswerk een belangrijke rol in de samenleving,
zonder de inzet van vrijwilligers zou er niet veel gebeuren. Vrijwilligers zijn onmisbaar in
onze samenleving en zijn van groot individueel, maatschappelijk en economisch belang.
Vrijwilligerswerk biedt mensen de mogelijkheid blijk te geven van hun betrokkenheid bij
andere mensen of de samenleving als geheel. Zo biedt het mensen de mogelijkheid om
te participeren en om erbij te horen in de samenleving.
Werkwijze
.
Wij zijn een aantrekkelijke, actieve, levendige vrijwilligersorganisatie waar verschillende
groepen vrijwilligers met plezier en betrokkenheid een bijdrage aan leveren. En streven
er naar de kwaliteit, continuïteit en betrouwbaarheid van haar activiteiten te waarborgen.
Bij UVV Zeist zetten 40 vrouwelijke en mannelijke vrijwilligers zich een paar uur per
week in om aandacht te geven aan hun medemens.
Ons motto luidt dan ook: Maatschappelijke hulp door vrijwilligers, met menselijk contact
en continuïteit in het werk als voornaamste kenmerk. Dat geven wij aan met drie pijlen:
met hoofd, hart en handen.
Hierbij vormen de vrijwilligers het hart van de organisatie. Samen met het bestuur
werken de vrijwilligers aan nieuwe maatschappelijke vragenstukken en in samenwerking
met de anderen zal een oplossing worden gegeven door het inzetten van vrijwilligers.
Aspirant vrijwilligers zijn van harte welkom, mits men aan de gestelde functie-eisen
voldoet.
Op basis van een vrijwilligersovereenkomst worden de vrijwilligers ingezet bij
organisaties waarmee UVV Zeist een samenwerkingsovereenkomst heeft gesloten. Op
grond van deze overeenkomst met de organisaties gelden voor vrijwilligers de rechten en
plichten die door de betreffende organisatie in hun vrijwilligersbeleid zijn opgenomen.
UVV Zeist beoordeelt samen met de organisaties het vrijwilligersbeleid en de uitvoering
daarvan.
Het aanbod van vrijwilligerswerk is aan het veranderen, dus is het noodzakelijk om ook
jongere vrijwilligers, op een voor hen aantrekkelijke manier, te interesseren voor de UVV
Zeist.
Een kleine greep uit ons vrijwilligerswerk:
Diaconessenhuis Zeist -Gastvrouwen opname hal en zorgplein; Rijdende winkel; Rijdende
Bibliotheek; Warande Wooncentrum Heerewegen -Gastvrouwen Grote Zaal;
Vriendschappelijk contact; Begeleiding demente bewoners; Warande Wooncentrum In de
Dennen -Gastvrouw Etages; Vriendschappelijk Contact; Overig -Meander/Omnium Contactpersoon Netwerk -Thuiszorg vrijwilliger.
Pagina | 2
Beleidsplan UVV Zeist 2017, behorende bij ANBI aanvraag
Gedragsregels
Gedragsregels bieden normen aan organisaties en ondersteunen bij de inrichting en het
functioneren van een goed bestuur. De gedragsregels gaan over het besturen van een
goede organisatie, het houden van toezicht, het afleggen van verantwoording en een
goede omgang met alle belangrijke relaties (vrijwilligers, zorginstellingen en donateurs,
enz.).
Duidelijk beleid
Tenminste éénmaal per jaar vindt er een evaluatie van het gevoerde beleid plaats.
Bestuur
In de samenleving is steeds meer aandacht voor goed bestuur. Men stelt hoge eisen aan
kwaliteiten als integriteit, dienend leiderschap, openheid en transparantie van managers,
bestuurders en interne toezichthouders. Men kijkt kritisch naar de leiding en
toezichthouders van organisaties en vraagt uitleg, ook van vrijwilligers organisaties.
Besturen is de taak die het bestuur conform de statuten heeft meegekregen. Besturen
betekent richting geven aan UVV Zeist, zorgen voor het adequaat functioneren van UVV
Zeist en het beheren en besteden van de middelen. Dit alles met het oog op de
doelstelling van UVV Zeist. Het bestuur bestaat maximaal uit 5 bestuursleden die allen,
hoewel de statuten hen daartoe niet verplichten, onbezoldigd hun taak uitoefenen.
Bestuursleden worden benoemd voor een periode van vier jaar. Zij treden af volgens een
door het bestuur vast te stellen rooster. De zittingsperioden van de voorzitter en (eerste)
secretaris mogen niet gelijk lopen. Een op grond van het rooster aftredend bestuurslid is
éénmaal terstond herbenoembaar. Een tweede herbenoeming is uitsluitend mogelijk
indien daartoe met drie/vierde van de stemmen door het bestuur wordt besloten in een
vergadering waarin tenminste twee derde van alle bestuursleden aanwezig zijn. Bij de
beraadslaging over een herbenoeming is het betreffende bestuurslid niet aanwezig.
Klachtenprocedure
Indien deze niet aanwezig is in de samenwerkingsovereenkomsten van onze partners of
u wilt uw ongenoegen over bedoelingen en handelingen van UVV Zeist en over de
juistheid en rechtmatigheid van activiteiten in het kader van onze doelstelling kenbaar
maken?
Stuur uw klacht via e-mail: [email protected]
t.a.v. mevrouw U. van Vliet-Brockbernd
Per post: Stichting Unie van Vrijwilligers Zeist
t.a.v. mevrouw U. van Vliet-Brockbernd
Montessorilaan 26
3706 TD Zeist
De klachten worden persoonlijk door de voorzitter behandeld en onder de aandacht
gebracht van het bestuur en de zorginstelling.
Het bestuur stuurt de klager een inhoudelijke reactie op de klacht binnen een termijn van
30 dagen. Indien dit niet mogelijk is wordt de klager daarvan op de hoogte gesteld. Op
verzoek van de indiener kan haar/zijn identiteit geheim worden gehouden, tenzij dit niet
mogelijk is voor het oplossen van de klacht, echter wordt dit op voorhand met de klager
besproken.
Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen.
Pagina | 3
Beleidsplan UVV Zeist 2017, behorende bij ANBI aanvraag
ORGANISATIE EN FINANCIËN
Organisatie
In dit onderdeel beschrijven we hoe de activiteiten georganiseerd worden. Tevens wordt
hier toegelicht hoe de begroting van de stichting is samengesteld en welke activiteiten
ondernomen worden om fondsen te werven. Meer informatie is ook te vinden op:
www.uvvnet.nl/zeist
Bestuur
Het bestuur van de stichting is op de volgende manier georganiseerd. De hierna
aangegeven rollen worden allen door vrijwilligers uitgevoerd, tenzij anders aangegeven.
Het huidige bestuur dat uitvoering gaat geven aan dit plan bestaat uit:
Mevrouw U. (Ursula) van Vliet-Brockbernd, voorzitter
Naast haar rol als voorzitter zijn de voornaamste aandachtsgebieden: het identificeren en
onderhouden van contacten in o.a. Zeist en omgeving en de Landelijk Unie van
Vrijwilligers.
De heer W.A.Th. (Wim) Hufen, 1e secretaris
Naast zijn rol als secretaris houdt de heer Hufen zich bezig met de contacten in Zeist en
omstreken.
Mevrouw Y. (Yvonne) Lievendag-Van Vollevelde, 2e secretaris
Haar rol bestaat voornamelijk uit het assisteren van de 1e secretaris bij al zijn
werkzaamheden. (Ledenadministratie)
De heer W. (Willem) den Bode, penningmeester
Het werven van fondsen en afstemmen van de financiering van activiteiten op het
beschikbare budget vormen de belangrijkste activiteiten. Daarnaast zorgt deze voor een
gedegen administratie van in- en uitgaande geldstromen en is verantwoordelijk voor het
verzorgen van de vereiste rapportages voor het bestuur aan de Fiscus.
ORGANISATIE
•
•
•
•
•
•
•
vaststellen van een visie, beleid en strategie, alsmede regelmatige evaluatie daarvan;
vertegenwoordigen van UVV Zeist;
voeling houden met maatschappelijk krachtenveld;
bewaking en naleving statuten;
beheren en corrigeren van de financiële administratie en jaarrekening;
zorgdragen voor de juridische en fiscale positie;
waarborgen en evalueren van de kwaliteit van het bestuur;
Op de volgende wijze wil het bestuur uitvoering geven aan haar fondsenwervingsactiviteiten:
• Direct Marketing; zoveel mogelijk per e-mail waarbij de regels en richtlijnen van direct
marketing gevolgd worden;
• 1-op-1 aanspreken van diverse persoonlijke contacten van bestuur en vrijwilligers;
• benaderen van eigen netwerken via social media;
• aanhaken op diverse nieuwsbrieven van betrokken partijen;
• direct benaderen van toeleveranciers en andere zakelijke partijen
• onder de aandacht brengen van UVV Zeist in Zeist en omstreken.
Pagina | 4
Beleidsplan UVV Zeist 2017, behorende bij ANBI aanvraag
FINANCIEN
Donaties
UVV Zeist ontvangt geen subsidie van de lokale overheid, dus zijn wij afhankelijk van
donaties, schenkingen en de vrijwillige bijdrage van de vrijwilligers. Deze inkomsten
bepalen namelijk in hoeverre UVV Zeist haar doelstelling feitelijk kan nastreven.
Door het vergroten van de naamsbekendheid, middels nieuwsbrieven naar haar
donateurs en een brede kring van bekenden streeft UVV Zeist naar een structurele
fondsenwerving. Het bestuur gaat onderzoeken in hoeverre het mogelijk is om een
vriendenclub UVV Zeist te realiseren. In dit kader gaat de ANBI-status een belangrijke rol
spelen.
Gericht op doelstelling/ANBI
De inspanningen van het bestuur van UVV Zeist dienen zo direct mogelijk bij te dragen
aan de doelstelling. De doelstelling is ’ten algemenen nutte’, de ANBI-status is
verkregen. Wat is algemeen nut? Door het verstrekken van informele zorg ten behoeve
van (het welzijn van) de medemens die zich in een kwetsbare positie bevinden - wordt
het algemeen nut gediend.
Vermogen
Het eigen vermogen zal per ultimo van ieder boekjaar kenbaar worden gemaakt onder de
rubriek Jaarrekeningen. Het bestuur streeft ernaar om de jaarlijks ontvangen donaties
zoveel mogelijk in het lopend jaar uit te keren aan projecten volgens de doelstelling. Een
beperkt reserve wordt aangehouden om enkele bedrijfskosten te dekken, zodat
continuïteit van UVV Zeist gewaarborgd is.
De hoogte van deze continuïteitsreserve wordt gebaseerd op de richtlijnen van de
Commissie Herkströter. Dit houdt in dat dit reserve maximaal 1,5 keer de jaarkosten van
de organisatie mag bedragen. Daarnaast kan een reservering ontstaan voor reeds
toegezegde, maar nog niet uitgekeerde financiering van een project. Om grip te houden
op de kwaliteit en voortgang van projecten kiest het bestuur in voorkomende gevallen
om de gevraagde financiering in delen uit te keren. Elk volgend deel wordt pas
uitgekeerd indien het project voldoet aan de gestelde mijlpalen, kwaliteit en behaalde
(deel)doelstellingen.
Alle opbrengsten (schenkingen en donaties) worden als opbrengst verantwoord in het
boekjaar waarin zij door UVV Zeist worden ontvangen. Als rentebaten worden
verantwoord door de aan het verslagjaar toe te rekenen ontvangen c.q. te vorderen
renten uit hoofde van uitstaande banksaldi.
Beleggingsbeleid
Volledigheidshalve volstaan we hier met de vermelding dat UVV Zeist een deel van het
ter beschikking staande geld heeft belegd.
Voor het tijdelijk aanhouden van vermogen worden enkel en alleen een lopende rekening
en/of een spaarrekening gebruikt. Indien nodig (rekeningcourant en spaartegoed bij één
bank is hoger dan het maximum bedrag van het depositogarantiestelsel) worden
rekeningen bij meerdere banken geopend om zodoende geen enkel risico te lopen.
Transparantie
De doelstelling, het bestuur en de procedures worden zowel intern als extern zoveel
mogelijk inzichtelijk gemaakt.
Pagina | 5
Beleidsplan UVV Zeist 2017, behorende bij ANBI aanvraag
Verantwoording afleggen
De financiële en inhoudelijke zaken worden uit eigen beweging aan het bestuur en deels
extern (aan de maatschappij en fondsenwereld) inzichtelijk gemaakt.
DE MEERJAREN BEGROTING
Verslaglegging
Per maand wordt uit een adequaat administratiesysteem de financiële verslaglegging
opgesteld, voor zover mogelijk worden de Richtlijnen 650 "Fondsenwervende
instellingen" gevolgd.
Het bestuur wenst, zoals in haar beleid is bepaald, tot meetbaarheid van haar resultaten
te komen.
Deze meetbaarheid wordt zichtbaar op aantal fronten:
- welke activiteiten hebben we uitgevoerd, wat waren daarbij de kosten (tijd en geld) en
hoeveel medemensen hebben we daarmee kunnen helpen.
- welke voorlichting en scholingsactiviteiten (tijd en geld) hebben wat opgeleverd
(kennis, houding, gedrag)
- wat waren de totale indirecte kosten en hoe ontwikkelen deze zich in relatie tot de
hoogte van alle ontvangen giften in een jaar en de uitgaven.
Begroting en bestedingsplan 2017-2021
De meerjarenbegroting wordt gebruikt als uitgangspunt voor de jaarlijks vast te stellen
begroting. Evaluatie van het gevoerde beleid vindt plaats bij de bespreking van de
behaalde resultaten versus de gestelde doelen.
Omschrijving
2017
2018
2019
2020
2021
300
300
300
300
300
Donaties
1.130
1.500
1.530
1.530
1.530
Bestemmingsreserve
1.200
1.200
1.200
1.200
1.200
2.630
3.000
3.030
3.030
3.030
1.900
2.400
2.400
2.400
2.400
935
900
900
900
900
2.835
3.300
3.300
3.300
3.300
Rente baten
525
525
525
525
525
Rente lasten
235
235
235
235
235
Totaal Rente
290
290
290
290
290
85
-10
20
20
20
Baten
Eigen fondsenwerving
Som der baten
Lasten
Activiteiten
Beheerskosten
Som der lasten
Rente en bankkosten
Saldo voor bestemming
Pagina | 6