Toon gehele stuk - Gemeente Heemstede

Collegebesluit
Collegevergadering: 21 mei 2013
ONDERWERP
Aanschaf Registratiesysteem CJG
SAMENVATTING
Medio 2012 is onder begeleiding van Capgemini een regionale werkgroep gestart met de opdracht om
voor de Centra voor Jeugd en Gezin in Zuid-Kennemerland een volg- en registratiesysteem te selecteren.
De werkgroep adviseert om ten behoeve van de CJG’s in de regio het systeem MensCentraal van Lost
Lemon aan te schaffen. De kosten van de aanschaf worden geheel ten laste gebracht van de provinciale
subsidiegelden die de gemeente Heemstede als budgethoudende gemeente voor de regio ZuidKennemerland voor dit doel heeft ontvangen. Elke gemeente afzonderlijk zal een contract met Lost
Lemon aangaan voor het beheer en onderhoud van het systeem.
BESLUIT B&W
1. Het registratiesysteem MensCentraal van Lost Lemon aan te schaffen ten behoeve van de CJG’s
in Zuid-Kennemerland.
2. De kosten ad € 15.000 ten laste te brengen van de provinciale subsidiegelden.
INLEIDING
Medio 2012 is onder begeleiding van Capgemini een regionale werkgroep gestart met de opdracht om
voor de Centra voor Jeugd en Gezin in Zuid-Kennemerland een volg- en registratiesysteem te selecteren
dat:
 de werkprocessen in het CJG ondersteunt;
 de samenwerking met diverse hulpverleners faciliteert (inclusief zorgcoördinatie);
 management- en beleidsinformatie genereert.
Voor de activiteiten van deze werkgroep en de aanschaf van een registratiesysteem heeft de provincie
Noord-Holland een subsidie van € 90.000 beschikbaar gesteld.
MOTIVERING
Met participatie van de instellingen die met het CJG samenwerken zijn de noodzakelijke functionaliteiten
van het systeem vastgesteld. Op basis hiervan heeft Capgemini leveranciers (10) geselecteerd die
mogelijkerwijs voor de opdracht geschikt zijn. Deze leveranciers zijn beoordeeld en vervolgens zijn er vijf
geselecteerd om een demonstratie te geven van hun systeem aan de instellingen en de gemeenten.
Achtereenvolgens zijn C3 Group, JeugdlinQ, xLab en Lost Lemon en uitgenodigd om een offerte te doen.
De verschillen tussen de systemen van deze aanbieders zijn uiterst klein en voldoen aan de
noodzakelijke funtionaliteiten. De verschillen tussen kosten van de systemen van zijn eveneens uiterst
klein.
C3 Group
JeugdlinQ
SmartOnPeople JeugdlinQ
Eenmalige kosten regio 4 €
20.000
€
14.000
gemeenten (excl. BTW)
Jaarlijkse kosten regio 4
€
14.000
€
11.972
gemeenten (excl. BTW)
xLab
Kedo
€
14.000
Lost Lemon
MensCentraal
€
15.000
€
10.000
€
10.476
Om te komen tot een keuze tussen JeugdlinQ, xLab en Lost Lemon is het volgende van belang.
De gemeente Haarlem heeft recent besloten voor het gehele sociale domein (inclusief de wijkteams) het
registratiesysteem MensCentraal van Lost Lemon aan te schaffen. Het systeem sluit goed aan bij de visie
op de decentralisaties waarbij aan de (nieuwe) gemeentelijke taken binnen het sociaal domein zo veel
mogelijk in samenhang inhoud wordt gegeven. Haarlem heeft organisatorisch de eerste stappen gezet
602384
1/3
Collegebesluit
Collegevergadering: 21 mei 2013
richting deze werkwijze door de CJG coaches in de wijkteams op te nemen. Omdat de wijkteams gebruik
maken van MensCentraal zullen de CJG coaches ook met dit systeem gaan werken.
Bij de keuze voor één van de systemen zijn de volgende uitgangspunten van belang:
 We streven naar één systeem in Zuid-Kennemerland omdat dit de bereidheid van regionale
instellingen om in dit systeem te registreren bevordert.
 We streven naar één systeem in Zuid-Kennemerland omdat dit de uitwisseling tussen de diverse
CJG’s vereenvoudigt.
 Het streven naar één systeem voor Zuid-Kennemerland is uitgangspunt geweest voor de
subsidietoekenning door de provincie Noord-Holland.
Gelet op de kleine verschillen tussen de systemen (zowel qua functionaliteiten als kosten) ligt het, gelet
op het voorgaande, in de rede om te kiezen voor het systeem van Lost Lemon:
 Het systeem voldoet aan de eisen;
 Er is sprake van éénzelfde registratiesysteem in de regio Zuid-Kennemerland (daarnaast heeft de
Haarlemmermeer ook voor dit systeem gekozen);
 Het systeem geeft de mogelijkheid om meer te registreren dan alleen de werkzaamheden in het
CJG en kan ook gebruikt worden voor andere taken in het sociale domein.
FINANCIËN
Heemstede heeft in 2011 namens de regiogemeenten € 95.000 subsidie ontvangen van de provincie. In
dit bedrag is € 25.000 gereserveerd voor de aanschaf van het systeem. De kosten van het systeem van
Lost Lemon ‘MensCentraal’ bedragen € 15.000. De aanschaf van het systeem kan derhalve geheel ten
laste worden gebracht van de provinciale subsidiegelden.
Voor de kosten van het jaarlijkse beheer en onderhoud moet elke gemeente afzonderlijk binnen de
gemeentebegroting dekking zoeken.
De jaarlijkse ksoten voor Heemstede kunnen worden begroot op € ….. Heemstede heeft hiervoor binnen
de gelden die voor het CJG zijn gereserveerd dekking.
JURIDISCH KADER
Elke gemeente gaat afzonderlijk een contract voor het beheer en onderhoud aan met Lost Lemon voor 2
jaar met twee keer een optie tot verlenging van een jaar. De geoffreerde prijs is gebaseerd op deelname
van de vier gemeenten als regiogemeenten van Haarlem. Mocht binnen de contractsperiode door een of
meerdere gemeenten de overeenkomst worden opgezegd dan blijft de bijdrage voor de overige
gemeenten gebaseerd op de uitgangssituatie, c.q. de deelname van vijf gemeenten.
COMMUNICATIE
De partijen die een offerte hebben uitgebracht zullen worden geïnformeerd over het besluit.
PLANNING/UITVOERING
Na besluitvorming kan gestart worden met de implementatie van het systeem. Onder begeleiding van
Lost Lemon zal een werkgroep bestaande uit de CJG coördinatoren en/of CJG coaches het systeem
inrichten. Hierbij zal gebruik worden gemaakt van de werkzaamheden die reeds voor Haarlem zijn
verricht. Omdat de CJG’s in de regio verschillen is er ondanks de samenwerking ruimte om per CJG
andere accenten te leggen in de inrichting van het systeem.
Vooralsnog wordt in de implementatiefase geen beroep gedaan op externe ondersteuning van
Capgemini. De verwachting is dat Lost Lemon het proces goed kan begeleiden zodat hiervoor
geen extra kosten hoeven te worden gemaakt.
Uiteindelijk zal het systeem voor de zomer operationeel moeten zijn.
602384
2/3
Collegebesluit
Collegevergadering: 21 mei 2013
Mei
Jun
Jul
Aug
Sep
Okt
Nov
Dec
Besluitvorming
Implementatie
Start registratie in CJG
BIJLAGEN
 Offerte Lost Lemon
602384
3/3