Project_files/Syllabus Project Management kb OFO
advertisement
Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Logistiek Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 2 Augustus - 2010 Doelstellingen van de cursus Aan het einde van de cyclus zullen de deelnemers in staat zijn om : 1.de inhoud van een project uit te werken 2.de project planning voor te bereiden 3.de rollen van de verschillende belanghebbenden uit te leggen 4.de nodige middelen voor het beheer van een project te gebruiken 5.projectrisico's te herkennen 6.de weerstand tegen verandering te identificeren en er rekening mee te houden 7.een overzicht uit te werken van communicatieacties die onontbeerlijk zijn voor het projectwerken 8.de kwaliteit te bepalen en te controleren van de op te leveren producten van een project 9.de te ondernemen acties vereist voor de projectafsluiting identificeren Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 3 Augustus - 2010 Index 1. Projectinhoud uitwerken 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Wat is een project Definitie van een project Redenen om in projectmodus te werken Kenmerken van een project Essentiële bestanddelen van een project Waarom sommige projecten mislukken De levenscyclus van een project Definities (levenscyclus en fases) De grote fases van een project De belangrijkste documenten die het project afbakenen 4 Augustus - 2010 Index 1.11 1.12 1.13 1.14 1.15 1.16 1.17 1.18 1.19 Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Management fases en technische fases Hoe de fases van een project bepalen ? Goedkeuring en eindfase Projectomgeving Strategische visie van de onderneming en SWOT analyse Organisatorische cultuur Projecten en Programma’s Invloeden van de buitenomgeving : PEST analyse Oefening : een SWOT en PEST analyse uitvoeren 5 Augustus - 2010 Index 2. De planning van een project uitvoeren 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Globale planning : het projectplan De fases en het referentieniveau WBS (projectdecompositie of werkstructuur) Oefening : een WBS maken Product stroomdiagrammen Oefening : overgaan van de WBS naar een productstroomschema Product beschrijving Budget Toleranties (tijd/budget) De plannen voor contingentie 6 Augustus - 2010 Index 2.11 2.12 2.13 2.14 2.15 2.16 2.17 2.18 2.19 Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Gedetailleerde planning : Concepten en technieken Taken en gedetailleerde activiteiten Duur van de taken Afhankelijkheden tussen taken (lag en lead time) Activiteiten netwerk Een Gantt Chart maken (Gantt Diagram) Oefening : een eenvoudige Gantt diagram tekenen Tabel van de benodigde werkmiddelen (RBS) : profielen Best Practices voor een goede planning 7 Augustus - 2010 Index 3. De rollen van de verschillende actoren van een project toelichten 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Projectstructuur en organisatie De sponsor De project manager De stuurgroep Het projectteam De PMO (Project Management Office) Een project-organigram uitwerken Oefening : een project-organigram opstellen Het project beperken door middel van de projectfiche Basisvragen : Wie ? Wat ? Waarom ? Wanneer ? Hoe ? 8 Augustus - 2010 Index 3.11 3.12 3.13 3.14 3.15 3.16 4. Wat : de voornaamste opleveringen en de scope van het project Waarom : de verwachte voordelen Wie : de belanghebbenden en de begunstigden van het project Wanneer : de levensduur van het project en zijn macro-planning Hoe : eerste benadering over de manier van aanpakken, de oplevering Oefening : een projectfiche ontwikkelen De noodzakelijke instrumenten voor projectmanagement gebruiken 4.1 4.2 Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Overzicht van een aantal It-hulpmiddelen die gebruikt worden in het kader van projectmanagement Microsoft Office : sjablonen te gebruiken bij projectmanagement 9 Augustus - 2010 Index 4.3 4.4 4.5 5. Microsoft Project MS Visio Mindmanager De risico's van een project identificeren 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Projectrisico’s beheren Definitie Risico’s identificeren (inhoud, tijd, budget, kwaliteit) Indeling en risicoanalyse (kans/impact) Risico actieplan Bewaking en controle van risico’s oefening : een risico matrix opstellen 10 Augustus - 2010 Index 6. De weerstand tegen verandering identificeren en er rekening mee houden 6.1 6.2 6.3 6.4 7. Weerstand tegen verandering : een risico met hoge waarschijnlijkheid De oorzaken van weerstand tegen verandering Hoe de weerstand tegen verandering te managen ? Virale marketing : een gradueel antwoord op de weerstand tegen verandering Overzicht uitwerken van communicatieacties die onontbeerlijk zijn voor het project 7.1 7.2 Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Communicatie binnen het project vastleggen Het communicatieplan 11 Augustus - 2010 Index 7.3 7.4 7.5 De rapportering (reporting) en de verschillende vormen ervan Probleem beheer en escalatieproces Oefening : een communicatieplan opstellen 8. Kwaliteit bepalen en controleren van de op te leveren producten van een project 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Kwaliteit beheren binnen een project Definitie van kwaliteit De Kwaliteit plannen De Kwaliteit waarborgen De Kwaliteit controleren Middelen en technieken 12 Augustus - 2010 Index 9. Acties te ondernemen teneinde een project af te sluiten 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 Project afsluiten Acceptatie van het finaal product Overdracht naar de operationele fase Administratieve, financiële en contractuele afsluiting Einde project beheers documenten Samenvattend oefening : testexamen en correctie Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 13 Augustus - 2010 1. Projectinhoud uitwerken 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 1.13 1.14 1.15 1.16 1.17 1.18 1.19 Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Wat is een project ? Projectdefinitie Redenen om in projectmode te werken Kenmerken van een project Essentiële bestanddelen van een project Waarom sommige projecten mislukken De levenscyclus van een project Definities (levenscyclus en fases) De grote fases van een project De belangrijkste documenten die het project afbakenen Management fases en technische fases Hoe de fases van een project bepalen ? Goedkeuring en eindfase Projectomgeving Strategische visie van de onderneming en SWOT analyse Organisatorische cultuur Projecten en Programma’s Invloeden van de buitenomgeving : PEST analyse Oefening : een SWOT en PEST analyse uitvoeren 14 Augustus - 2010 1.1 Wat is een project ? Wat betekent het woord PROJECT voor U? Neem enkele minuten tijd om, in groep, de kenmerken van een project te vinden en een definitie te formuleren. Selecteer een groepslid die de definitie en de kenmerken zal presenteren. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 15 Augustus - 2010 1.1 Wat is een project ? Kenmerken 1. 2. 3. 4. 5. ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ Definitie : _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 16 Augustus - 2010 1.2 Definitie van een project Een project is een tijdelijke onderneming die als doel heeft een eenmalig/uniek product, dienst of resultaat te creëren Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 17 Augustus - 2010 18 NCB VERSIE 3 - IPMA De definitie van een project volgens de International Project Management Association (IPMA): "Een project is een geheel van activiteiten om in een tijdelijke organisatie, binnen gestelde condities, een vooraf gedefinieerd resultaat te bereiken." PMBOK - PMI Volgens de Project Management Body of Knowledge (PMBOK) van de Project Management Institute (PMI) is de definitie van een project: "Een project is een tijdelijke inspanning om een uniek product, dienst of resultaat te maken." PRINCE2 PRINCE2 beschrijft een project als volgt: "Een project is een tijdelijke organisatie die in het leven is geroepen met als doel de oplevering van één of meer producten op grond van een overeengekomen Business Case." 1.2 Definitie van een project « Een man op de Maan » “Onze natie moet er zich toe verbinden om, voor het einde van het decennium, een mens op de Maan te laten landen en hem veilig en gezond terug te brengen op Aarde” JF. Kennedy, 25-05-1961 21-07-1969 Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 19 Augustus - 2010 1.2 Definitie van een project Voorbeelden van projecten Ontwikkeling van een nieuw product of dienst Doorvoeren van structurele veranderingen zoals bijvoorbeeld de stijl van de organisatie of het personeelsbeleid Ontwikkeling of aankoop van een nieuw informatiesysteem of wijziging van een bestaand systeem Opleiding Projectmanagement – Basisniveau De constructie van een gebouw of installatie Het voeren van een verkiezingscampagne Het invoeren van een nieuwe procedure of een nieuw bedrijfsproces Contract aanbestedingen 20 Augustus - 2010 1.3 De redenen om projectmatig te werken Wat zijn operationele activiteiten (operations)? Algemeen: operationele activiteiten = herhalend proces Respecteren de bestaande procedures Bijvoorbeeld, IT activiteiten hebben hun beste praktijken ITIL (Information Technology Infrastructure Library) Bedrijfsactiviteiten volgen hun beste praktijken voor de productie Boekhoudkundige activiteiten Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 21 Augustus - 2010 1.3 De redenen om projectmatig te werken Projecten en operationele activiteiten hebben overeenkomsten … De realisatie door personen Gedwongen beperking van middelen Het feit georganiseerd, uitgevoerd en gecontroleerd te zijn Projecten en activiteiten zijn verbonden … Bij elke fase afsluiting Als de producten en de kennis worden overgedragen Opleiding Project management – Basisniveau 22 Zij verschillen in … Operationele activiteiten zijn doorlopend en repetitief Zij ondersteunen de ondernemingsactiviteiten Projecten zijn tijdelijk en enig (uniek) Realisatie van een specifiek objectief Een project heeft als doel het objectief te bereiken en afgesloten te worden Operationele activiteiten hebben als doel het jaarlijks objectief te bereiken Augustus - 2010 1.3 De redenen om projectmatig te werken Projecten zijn een middel om activiteiten te organiseren die niet zouden beheerd kunnen worden binnen de normale operationele limieten van de organisatie Zij worden vaak gebruikt om een verandering door te voeren Zij worden vaak als middel gebruikt om het strategische doel van de onderneming te bereiken Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 23 Augustus - 2010 1.3 De redenen om projectmatig te werken Projecten worden op alle niveaus van een organisatie gecreëerd Zij kunnen één persoon of duizenden impliceren Hun tijdsduur verandert aanzienlijk naargelang het project Zij kunnen betrekking hebben op slechts één departement van een organisatie of verschillende departementen in de organisatie doorkruisen, of zelfs “joint ventures“ of partnerships impliceren Project management kan op om het even welk project toegepast worden en is onafhankelijk van omvang, begroting of tijdsduur Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 24 Augustus - 2010 1.4 De kenmerken van een project Een project is een tijdelijke onderneming die als doel heeft een eenmalig/uniek product, dienst of resultaat te creëren Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 25 Augustus - 2010 1.4 De kenmerken van een project Tijdelijk Tijdspanne is gelimiteerd Heeft een begin- en einddatum Het project team wordt samengesteld voor het doel van het project en lost zich erna op / gaat uit mekaar Betekent niet altijd korte tijdspanne Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 26 Augustus - 2010 1.4 De kenmerken van een project Eindigt wanneer De objectieven bereikt zijn De objectieven niet kunnen bereikt worden Het project niet meer nodig is of stopgezet wordt Daarentegenover staat dat het product, de dienst of het resultaat in het algemeen wel duurzaam is Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 27 Augustus - 2010 1.4 De kenmerken van een project Eenmalig/uniek De deliverable(s) is (zijn) eenmalig Het project wordt ondernomen om een eenmalig objectief, doel te bereiken Dit objectief is in het verleden nog nooit gerealiseerd door de organisatie Het product, dienst of resultaat is uniek Een project is een geheel van onderling afhankelijke activiteiten (taken) Het bestaan van repetitieve elementen verandert niks aan het feit dat het project werk fundamenteel eenmalig is. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 28 Augustus - 2010 1.4 De kenmerken van een project– SMART Objectief Project definitie definitie van project product(en) Deliverable(s) definitie objectie(ven)f definitie Doelstellingen zijn meetbare criteria die gebruikt worden om het succes van het project te meten. Zij zouden op zijn minst de tijd, de kosten en de kwaliteitsmetingen dienen te bevatten. Een goed gedefinieerd objectief dient SMART te zijn : Specifiek Meetbaar Aanvaardbaar (haalbaar) Redelijk Tijdig (Gelimiteerd in tijd) Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 29 Augustus - 2010 1.4 De kenmerken van een project– SMART Objectief Specifiek Het project beoogt een gericht objectief. Bovendien is dit objectief contractueel bindend en moet dus worden beschreven, zodat iedereen hier op elk moment naar kan verwijzen. « Alles wat niet is beschreven bestaat niet ». Meetbaar Als het product of de prestaties van het project niet gemeten kunnen worden, kan het project nooit als voltooid beschouwd worden. Het objectief wordt gebruikt om, samen met de klant, te verifiëren dat het product voldoet aan de gevraagde specificaties. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 30 Augustus - 2010 1.4 De kenmerken van een project – SMART Objectief Aanvaardbaar (haalbaar) Een boom planten om de volgende morgen planken te hebben is niet realistisch. Het objectief moet haalbaar zijn, ook al is het leveren van het product dringend. Redelijk en klaar «Als iets slecht kan geïnterpreteerd worden, dan zal dit ook het geval zijn ». Het inzicht in de doelstelling moet hetzelfde zijn voor alle partijen die betrokken zijn bij het project. Tijdig De datum van levering en bij uitbreiding de uiterste datum. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 31 Augustus - 2010 1.4 De kenmerken van een project Geleidelijke ontwikkeling Alle kenmerken van het product, de dienst of het resultaat zijn niet bekend wanneer we beginnen met een project De kenmerken van het product worden geleidelijk aan duidelijker naarmate men informatie verzamelt tijdens de voortgang van het project Stap na stap ontwikkeling Stapsgewijze vooruitgang Mag niet verward worden met afgeleide inhoud (Scope Creep) De geleidelijke uitwerking van de specificaties vereisen een belangrijke coördinatie met de inhoudelijke definitie van het project Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 32 Augustus - 2010 1.5 De essentiële onderdelen van een project Wat is een beperking (constraint)? Elk ding of voorval die de activiteiten van het project team beperkt of dat de acties van het project team bepaalt Voorbeelden Voorbereiding van de Olympische Spelen: begin datum Maximum kost, budget Reglementering (Kg CO2/Km) Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 33 Augustus - 2010 1.5 De essentiële onderdelen van een project De « Triple constraint » betekent dat de kwaliteit van een project bepaald wordt door het evenwicht tussen volgende 3 factoren: Inhoud of bereik Duurtijd of tijd Kost/Budget van het project Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 34 Augustus - 2010 1.5 De essentiële onderdelen van een project Als er één factor verandert zal dat op zijn minst één andere factor beïnvloeden Driehoekswet De kwaliteit van een project maakt dat het vereiste product of dienst, met al zijn functionaliteiten, op tijd en binnen de budgetten afgeleverd wordt Inhoud Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 35 Augustus - 2010 1.5 De essentiële onderdelen van een project Inhoud de drievoudige beperking uitbalanceren van tegenstrijdige constraints in een project Inhoud Planning Budget Kwaliteit Middelen Risico’s Klanten tevredenheid Evolutie van de Drievoudige Beperking Middelen Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 36 Augustus - 2010 1.5 De essentiële onderdelen van een project Zeven essentiële vragen die men dient te stellen bij een project Wie : de klant Wat : het product, de dienst, het resultaat Wanneer : de begindatum en de einddatum Waarom : de reden waarom het project ondernomen wordt Waar : de plaats waar het project zal uitgevoerd worden en de producten zullen afgeleverd worden Hoe : de aanpak Hoeveel : een product hoeveelheid Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 37 Augustus - 2010 1.6 Waarom sommige projecten mislukken Gebruik de lijst op de volgende dia’s om de problemen waarmee u tijdens uw projecten geconfronteerd wordt, te rangschikken in termen van belangrijkheid Discussieer over twee of drie problemen waarvoor U de behoefte voelt om uzelf te verbeteren Project Management problemen (1/4) Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 38 Augustus - 2010 1.6 Waarom sommige projecten mislukken Overschrijding van de deadlines Overschrijding van de budgetten Willekeurig bepaalde planning Ongecontroleerde veranderingen De noodzaak om overuren te presteren om het gestelde objectief te bereiken Problemen bij het gebruik/ in productiestelling van het project resultaat Gebrek aan managementondersteuning ten aanzien van verbeteringsinspanningen Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 39 Project Management problemen (2/4) Augustus - 2010 1.6 Waarom sommige projecten mislukken Het project wordt gestart/verdergezet zonder voldoende justificatie omtrent de noodzaak voor de onderneming De klant/gebruikers zijn niet tevreden Een frequente prioriteitsverandering Geen projecthistoriek die nauwkeurige schattingen mogelijk maakt Projecten hebben geen einde en dienen permanent veranderingen te ondergaan Geen voortgangsrapport Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 40 Project Management problemen (3/4) Augustus - 2010 1.6 Waarom sommige projecten mislukken Onvolledig of onjuist Projectplan Het gehele project wordt uitgevoerd in brandweer modus Er is geen duidelijke verantwoordelijkheidsomschrijving Gebrek aan aanvaarding van verantwoordelijkheid … … … Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 41 Project Management problemen (4/4) Augustus - 2010 1.6 Waarom sommige projecten mislukken Organisatie van het project Het probleem is slecht bepaald of slecht afgebakend De planning of de tijdschema's worden ad hoc verwezenlijkt zonder de actoren van het terrein te impliceren De planning is te star en noodzaakt tot geïmproviseerde bezuinigingen De « met de natte vinger » gedane schattingen worden de te bereiken objectieven De budgetten zijn te begrensd Het project is niet in lijn met het toegekende budget Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 42 Augustus - 2010 1.6 Waarom sommige projecten mislukken Ruime samenwerking, groepsgeest De verantwoordelijkheden zijn slecht gedefinieerd of veranderen constant De teams zijn slechts een geheel van persoonlijkheden De actoren van het project worden verplaatst en gereaffecteerd Gebrek aan deelname vanwege de betrokken partijen Gebrek aan communicatie tussen de Project Manager en de uitvoerders Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 43 Augustus - 2010 1.6 Waarom sommige projecten mislukken Anticipatie bijstand De slecht aangegeven inzet evolueert en verstoort de prioriteiten De middelen zijn niet geschikt voor de taak of worden verkeerd gebruikt De uitvoerders zijn het initieel objectief uit het oog verloren De meting tool is ongeschikt De bakens van het project laten geen concrete beoordeling van de voortgang toe Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 44 Augustus - 2010 1.6 Waarom sommige projecten mislukken Integratie De technische aspecten van het project zijn bevoorrecht ten koste van de functionele behoeften De project manager handelt zoals hij gewoon is om te doen en dit ten koste van de noden van het bedrijf Het initieel budget houdt onvoldoende rekening met de noden eigen aan integratie Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 45 Augustus - 2010 1.7 Levenscyclus van een project Project managers verdelen over het algemeen hun projecten in fases om het beheer van een project menselijk beheersbaar te behouden. Het geheel van deze fases wordt de levenscyclus van een project genoemd. Bepaalde organisaties identificeren een specifiek geheel van levenscycli voor het beleid van al hun projecten. De levenscyclus van een project bepaalt alle fases die het begin van een project met zijn einde verbinden. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 46 Augustus - 2010 1.7 Levenscyclus van een project Kenmerken Invloed belanghebbenden Aantal middelen & Project kosten Kost van modificaties Hoog Risico niveau ten opzichte Van het project succes Zwak Initiatie fase Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Intermediaire fases 47 Finale fase Tijd Augustus - 2010 1.8 Definities (levenscyclus en fase) « Het, in het algemeen, sequentieel geheel van project fases, waarvan de naam en het aantal bepaald zijn door de organisatie(s) die betrokken zijn bij het project in functie van hun beheersbehoeften. De documentatie van de levenscyclus kan de basis van de methodologie vormen » Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 48 Augustus - 2010 1.8 Definities (levenscyclus en fase) In groep, vorm de lijst van de grote fases voor de bouw van een eensgezinswoning ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 49 De grote fases voor de bouw van een huis Augustus - 2010 1.9 De grote fases van een project Projecten variëren in omvang en complexiteit Maar of ze nu groot of klein, simpel of complex zijn, alle projecten volgen onderstaande levenscyclus structuur Er is altijd een initiatiefase om het project te starten De daaropvolgende fase is de organisatie- en planningfase van het project Één of meer intermediaire fases om het werk uit te voeren En aan het eind, de finale fase om het project af te sluiten Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 50 Augustus - 2010 1.9 De grote fases van een project Initiatiefase Organisatie- en planningfase Intermediaire fase(s) Sluitingsfase Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 51 Augustus - 2010 1.9 De grote fases van een project Voorbeeld van fases Planning Concept Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Tests Constructie Sluiten Uitvoering 52 Augustus - 2010 1.9 De grote fases van een project Soort van relaties tussen fases Opeenvolgend Een fase kan pas starten als de voorgaande is afgesloten (Vb: haalbaarheidsstudie) Tussen de fases vinden we: beslissingspunten, Exit Gate, Kill Point, Go-No Go Overlappend Een fase kan starten alvorens de voorgaande is afgesloten De fases in overlapping kunnen het risico verhogen en hernemingen vereisen Iteratief Een alleenstaande fase wordt op een willekeurig gegeven moment gepland, De volgende fase is gepland terwijl het vereiste werk voor de producten van de lopende fase plaatsvindt Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 53 Augustus - 2010 1.10 De belangrijkste documenten binnen een project Project charter Register van de betrokken partijen Documentatie van de eisen en beschrijving van het product Inhoudelijke verklaring van het project WBS en woordenboek van WBS Behoeftes aan vereiste middelen Budget Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 54 Projectplanning (scheduling) Communicatieplan Plan voor de beheersing van risico's Plan voor de beheersing van veranderingen Lijst van problemen Voortgangsrapport Geleerde lessen Documenten voor acceptatie en sluiting Augustus - 2010 1.10 De belangrijkste documenten binnen een project Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 55 Augustus - 2010 1.10 De belangrijkste documenten binnen een project Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 56 Augustus - 2010 1.11 Beheer-fasen en de technische fasen Idee Invoer Project Management team Initiatie Fases Project management uitvoer Charter Verklaring inhoud Plan Intermediaire Plan Acceptatie Basislijn Project Producten Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Finale Goedkeuring Voortgang Sluiting Product Resultaat Dienst 57 Augustus - 2010 1.11 Beheer-fasen en de technische fasen Het beheer of management van een project is het gebruiken van kennis, bevoegdheden, werktuigen en technieken tijdens de activiteiten van een project teneinde de eisen ervan te eerbiedigen Project management heeft zijn eigen fases die verschillend zijn van de technische fases van het project Controle Start Planning Uitvoering Controle Sluiten Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Planning Sluiten Start Uitvoering 58 Augustus - 2010 1.11 Beheer-fasen en de technische fasen Initiatie : Definieert en vergemakkelijkt de formele toestemming om te beginnen met een nieuw project of een nieuwe fase van het project. Planning : Helpt bij het verzamelen van de informatie uit talrijke bronnen. Maakt de ontwikkeling van een Project Management plan mogelijk. Identificeert en omschrijft de doelstellingen, de inhoud van het project, de kosten van het project, leidt hen naar maturiteit en stelt de planning van de projectactiviteiten op. Executie : Bestaat uit processen die worden gebruikt voor het uitvoeren van de activiteiten die gedefinieerd zijn in het Project Management plan om te voldoen aan de eisen van het project. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 59 Augustus - 2010 1.11 Beheer-fasen en de technische fasen Controle: Meet en controleert de vooruitgang van het project om zo snel mogelijk afwijkingen van het projectplan te identificeren zodat corrigerende acties kunnen ondernomen worden om het gestelde objectief te realiseren. Sluiten : Bevat de processen die gebruikt worden om formeel alle activiteiten van een project of projectfase af te sluiten, een afgewerkt product over te dragen of een geannuleerd project te sluiten Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 60 Augustus - 2010 1.12 Hoe de fasen van een project bepalen? Het type en aantal fases van een project worden sterk beïnvloed door de aard van het af te leveren project product. Ontwikkeling van een applicatie, ontwikkeling van een medicijn, de organisatie van een evenement, … Het werk uitgevoerd in de loop van een fase is verschillend van die in een van de andere fases, Dit betreft vaak een verschil in organisatie en andere vaardigheden. De gebruikte technieken verschillen meestal Het opleveren van een product komt meestal overeen met het einde van een fase Het niveau van controle stijgt naargelang er meer fases zijn. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 61 Augustus - 2010 1.13 Goedkeuring en einde van de fase Het einde van een fase gaat gepaard met een vorm van overdracht van het product van arbeid, het is een product van de fase. Het einde van de fase is een natuurlijk punt waar de aan de gang zijnde inspanningen geëvalueerd worden en, indien nodig, gewijzigd worden of leiden tot de beëindiging van het project. Deze punten zijn aangegeven als einde van de fase, mijlpalen, einde fase beslispunt, beslissingspunten, einde etappe beslispunt of onderbrekingspunten. Een product beschrijving moet ook de criteria bevatten die zullen gebruikt worden voor de acceptatie van het product. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 62 Augustus - 2010 1.14 Project omgeving Projecten en Organisatie zijn met elkaar verbonden Elk project heeft zijn context Het organisatie type beïnvloedt het project De omgevingsfactoren van de onderneming beïnvloeden het resultaat van het project (positief of negatief) De belanghebbenden hebben ook een rol en een invloed op het project Het begrijpen van de project omgeving verhoogt het succes percentage Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 63 Augustus - 2010 1.14 Project omgeving Een belanghebbende is een persoon of organisatie die actief betrokken is bij het project, of waarvan de belangen negatief of positief kunnen beïnvloed worden door de uitvoering of voltooiing van het project. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 64 Augustus - 2010 1.14 Project omgeving Belanghebbenden kunnen invloed uitoefenen op Het project De producten Leden van het project management team Het project management team moet de interne en externe belanghebbenden identificeren om hun behoeften te achterhalen evenals de verwachtingen die ze hebben ivm het project Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 65 Augustus - 2010 1.14 Project omgeving De identificatie is niet altijd gemakkelijk De belanghebbenden niet identificeren = oorzaak van de meeste problemen Het is zeer belangrijk om sleutel belanghebbenden te identificeren (de meest belangrijke en invloedrijkste - key stakeholders) De invloed kan positief of negatief zijn Belangen of objectieven zijn verschillend lees contradictorisch Conflicten Kan het succes van het project in gevaar brengen De negatieve belanghebbenden worden vaak verwaarloosd Risico voor het succes van het project Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 66 Augustus - 2010 1.14 Project omgeving De cultuur, de structuur en de organisatorische processen Vb: de waarden en de ethiek Gouvernementele of industriële normen Vb: normalisatie verordeningen, kwaliteitsnormen en fabricage normen De bestaande personeelsmiddelen Vb: competenties, disciplines, en kennis Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Personeelsadministratie Vb: aanwervingsprocedures, de personeelsevaluaties, opleiding, werktijd opvolging Marktcondities De risico tolerantie van de belanghebbenden De infrastructuur Vb: de installaties 67 Augustus - 2010 1.14 Project omgeving De interne en externe omgevingsfactoren van een onderneming zijn die factoren die het succes van een project begeleiden of beïnvloeden Zij kunnen gunstig of ongunstig zijn voor de opties voor project management Zij kunnen een negatieve of positieve invloed hebben op het resultaat Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 68 Augustus - 2010 1.14 Project omgeving De Organisatie Structuur beïnvloedt het project, en dus ook het succes Er zijn drie organisatie types Functioneel (organisatie per functioneel departement) Per project (vb architectenbureau) Matrix (combineert de twee voorgaande) Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 69 Augustus - 2010 1.14 Project omgeving Coordinatie van het project Coordinatie van het project Directeur Generaal Directeur Generaal Functioneel verantwoordelijke Functioneel verantwoordelijke Functioneel verantwoordelijke Project Manager Personeel Personeel Personeel Personeel Personeel Personeel Personeel Personeel Personeel Personeel Personeel Personeel Personeel Personeel Personeel Personeel Personeel Personeel Project Manager Project Organisatie Functionele Organisatie Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Project Manager 70 Augustus - 2010 1.14 Project omgeving Directeur Generaal Matrix organisatie Functioneel verantwoordelijke Coordinatie van het project Coordinatie van het project Functioneel verantwoordelijke Functioneel verantwoordelijke Personeel Personeel Personeel Personeel Personeel Personeel Project Manager Personeel Personeel Directeur Generaal Directeur Generaal Functioneel verantwoordelijke Functioneel verantwoordelijke Functioneel verantwoordelijke Personeel Personeel Personeel Personeel Personeel Personeel Personeel Personeel Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Functioneel verantwoordelijke Coordinatie van het project Functioneel verantwoordelijke Functioneel verantwoordelijke Project Manager Personeel Personeel Project Manager Personeel Personeel Project Manager Personeel Personeel 71 Personeel Augustus - 2010 1.14 Project omgeving Type Omschrijving Verantw. Voordelen Nadelen Funct. Zeer frequent De mensen werken voor één departement Departements hoofd of functioneel manager Belangrijke functie expertise Specialisatie Welomschreven carrière plan De project manager autoriteit is zwak. Projecten hebben een lage prioriteit . De middelen zijn niet toegewezen Project De organisatie is gestructureerd volgens de projecten Project Manager De autoriteit van de project manager is totaal. Eén enkel team met toegewezen middelen Gemakkelijke communicatie De leden van het project team zijn volledig toegewezen aan het project De werk onzekerheid stijgt naar het einde van het project Het carriereplan en de professionele ontwikkeling is moeilijker op te maken Kan het beste van twee werelden vertegenwoordigen. Een project manager kan een belangrijke ervaring verwerven in een functionele organisatie terwijl hij tevens de autoriteit krijgt om de middelen van het project te beheren Verdubbeling van het aantal taken Belangenconflicten Een hoge waarschijnlijkheid van conflicten tussen de project manager en de functionele manager De hulpbronnen kunnen de prioriteit geven aan de vragen van de functionele manager en dit soms ten koste van deze Augustus - 2010 van de project manager Matrix Hybride De autoriteit is organisatie waar verdeeld individuen zowel tussen de aan een project functioneel manager en de manager als aan functioneel de project manager managers Opleiding Projectmanagement – Basisniveau rapporteren 72 1.15 Strategische visie van het bedrijf en SWOT analyse De strategische positie van de organisatie bepalen Wat is de doelgerichtheid van de organisatie? Wat is de missie? Waar bevindt de organisatie zich vandaag? Wat doen we? Onze know-how? Onze sterke en zwakke punten? Onze klanten? Wat maakt ons verschillend? Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 73 Augustus - 2010 1.15 Strategische visie van het bedrijf en SWOT analyse De strategische positie van de organisatie bepalen Waar willen we binnen vijf jaar staan? Wat is de visie? Wat zijn de lange termijn objectieven? Wat zijn de jaarlijkse objectieven om dit te bereiken? Hoe deze objectieven behalen? Welke projecten? Welke initiatieven? Welke acties? Welke middelen? Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 74 Augustus - 2010 1.15 Strategische visie van het bedrijf en SWOT analyse Visie Missie Strategische planning en objectieven Planning en beheer van project portfolio Planning en beheer van operationele activiteiten Beheer van programma’s En goedgekeurde projecten (vb verhoging productie capaciteit) Beheer van de dagelijkse activiteiten (waarde creatie) Middelen van de organisatie Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 75 Augustus - 2010 1.15 Strategische visie van het bedrijf en SWOT analyse In het algemeen is een project een antwoord op 1. Een vraag van de markt Ontwikkel een auto die minder brandstof verbruikt 2. Een strategische opportuniteit of bedrijfsbehoefte Een opleidingscentrum autoriseert een project om een nieuwe cursus te ontwikkelen teneinde zijn inkomsten te vergroten 3. Een vraag van de klanten Een elektriciteitsmaatschappij autoriseert een constructie project voor de bouw van een nieuw elektrisch onderstation dat een nieuw industrieel park zal bevoorraden Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 4. 5. 6. 7. 76 Een geavanceerde technologie Ontwikkel een PC die sneller, kleiner en goedkoper is Een wettelijke vereiste Aanpassing van het boekhoud systeem aan de IFRS normen (International Finance Reporting Standards) Ecologische impact Een onderneming onderneemt een project om haar ecologische impact te verminderen Sociale behoefte Een niet- gouvernementele organisatie die, in een ontwikkelingsland, een project autoriseert om drinkwater te leveren Augustus - 2010 1.15 Strategische visie van het bedrijf en SWOT analyse Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 77 Positief Negatief Om het objectief te bereiken Om het objectief te bereiken Zwaktes Opportuniteiten Bedreigingen Organisatie Sterktes Omgeving Externe oorsprong Interne oorsprong Een SWOT analyse is de analyse van De sterktes en zwaktes van een persoon of organisatie ten opzichte van objectief realisatie, De externe omstandigheden, opportuniteiten en bedreigingen/risico's die de realisatie van het objectief kunnen helpen of verhinderen SWOT analyse staat voor Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats Augustus - 2010 1.16 Organisatorische cultuur De culturen en de stijlen kunnen een sterke invloed hebben op de capaciteit van een project om zijn doelstellingen te verwezenlijken Het delen van een visie, de waarden, de normen, de overtuigingen en de verwachtingen de beleidsmaatregelen, de methoden en de procedures, De perceptie van de autoriteitsrelaties, De werkethiek en dienstregeling Dit vereist een gemeenschappelijke kennis omtrent de werkwijze waarop het werk gerealiseerd wordt, de middelen die als aanvaardbaar worden aanzien voor de realisatie ervan en de personen wiens invloed de realisatie zullen vergemakkelijken De organisatorische cultuur is een omgevingsfactor van de onderneming Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 78 Augustus - 2010 1.17 Projecten en Programmas Een Programma «Een groep verwante projecten waarvan het management wordt gecoördineerd teneinde er voordelen uit te halen, en om een beheersing te bereiken die met individueel management niet te behalen is » Programmamanagement is gedefinieerd als zijnde een gecentraliseerd en gecoördineerd management van een programma met als doel de beoogde strategische doelen te behalen en er de voordelen van te benutten Er is bijzondere aandacht voor: de onderlinge afhankelijkheid tussen de projecten De renovatie van een wegennet is een programma dat een hele reeks projecten omvat Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 79 Augustus - 2010 1.18 Invloeden van de externe omgeving: PEST-analyse De PEST-analyse is een strategisch werktuig dat gebruikt wordt om de externe macro-omgeving waarin een vennootschap werkt te analyseren. De PEST factoren spelen een belangrijke rol bij de opportuniteit van strategische waardecreatie. Nochtans vallen zij gewoonlijk buiten de controle van de onderneming en moeten normaal als bedreigingen of opportuniteiten beschouwd worden. De PEST-analyse is een acroniem voor de factoren, Politiek, Economisch, Sociaal, Technologisch Voeg ecologie toe : PEST PESTE Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 80 Augustus - 2010 1.18 Invloeden van de externe omgeving: PEST-analyse Politiek Economisch Sociaal Technologisch Milieureglementering en bescherming Economische groei Verdeling van de inkomsten Gouvernementele uitgaven inzake onderzoek Fiscale reglementering Rentetarief en monetaire beleidsmaatregelen Demografie, groeipercentages van de bevolking, leeftijdsverdeling De industrie concentreert zich op de technologische inspanning Reglementeringen en beperkingen van de internationale handel Uitgaven van de regering Mobiliteit werk /sociaal Nieuwe uitvindingen en ontwikkelingen Contract wetgeving Verbruikers bescherming Aanpak werkloosheid Veranderingen in levensstijl Niveau van technologische overdracht Arbeidswetgeving Belastingheffing Houdingen naar werk/loopbaan Levenscyclus en snelheid van en de vrije tijd technologische veroudering Ondernemingsgeest Organisatie / houding van de regering Wisselkoers Onderwijs Verbruik en energie kost Reglementering op de concurrentie Inflatie niveau Mode, stromingen (Effect van de verandering) informatietechnologieën Politieke stabiliteit Economische cyclus Bewustzijn van de gezondheid en het sociale welzijn, veiligheidsgevoel (Effect van de verandering) internet Veiligheidsvoorschriften Verbruikers vertrouwen Levensomstandigheden (Effect van de verandering) mobiele technologie Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 81 Augustus - 2010 1.19 Oefening : een SWOT en een PEST analyse maken In groep, kies een organisatie die door iedereen goed gekend is Voer een SWOT analyse en een PEST analyse uit voor deze organisatie Eén persoon uit de groep zal beide analyses presenteren SWOT analyse et PEST analyse Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 82 Augustus - 2010 2.De planning van een project uitvoeren 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 2.14 2.15 2.16 2.17 2.18 2.19 Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Globale Planning : het project plan De fases en het referentieplan WBS (projectdecompositie of werkstructuur) Oefening : een WBS maken (projectdecompositie of werkstructuur) Product stroomdiagrammen Oefening : een product stroomdiagram maken vertrekkende van de WBS Productenbeschrijvingen Budget De toleranties (tijd/budget) De plannen voor contingentie Gedetailleerde planning : Concepten en technieken Taken en meer gedetailleerde activiteiten Taak duur De taak-afhankelijkheden (lag en lead time) Het activiteiten-netwerk De Gantt Chart maken (Gantt-diagram) Oefening : Maak een eenvoudig Gantt-diagram Tabel van de benodigde werkmiddelen (RBS): profielen Best practices voor een goede planning 83 Augustus - 2010 2.1 Globale planning : project plan U bent de project manager U heeft de verantwoordelijkheid gekregen om een project te beheren Het project is gedefinieerd in een project charter U moet een projectplan maken In groep, gebruik de Brainstorming techniek (deze techniek zal U worden uitgelegd) om de elementen te vinden die een projectplan vormen Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 84 Wat is de inhoud van een project plan? Augustus - 2010 2.1 Globale planning : project plan Brainstorming techniek Techniek die de productie van ideeën door een groep personen bevordert. vinden van nieuwe ideeën problemen oplossen Twee principes ondersteunen de brainstorming: de opschorting van het oordeel een zo ruim mogelijk zoeken. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 85 Augustus - 2010 2.1 Globale planning : project plan Brainstorming techniek Deze twee principes vertalen zich in vier regels : Niet kritiseren Zich laten gaan (« freewheeling ») meerijden (« hitchhike ») op de geopperde ideeën en proberen om het grootste aantal mogelijke ideeën te verkrijgen. Aldus worden de verzonnen en absurde suggesties tijdens de fase van productie toegelaten ter wederzijdse stimulering. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 86 Augustus - 2010 2.1 Globale planning : project plan Brainstorming etappes 1. 2. 3. 4. Vorm een creativiteitsgroep bestaande uit 5 à 12 personen Plaats de groep in een creatief gunstige omgeving Geef aan elke persoon een stift en kaartjes (post-it) waar ze vrij en op hun eigen ritme hun ideeën kunnen op noteren Leg het thema uit waarvoor je ideeën zoekt Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 87 Augustus - 2010 2.1 Globale planning : project plan Brainstorming etappes 5. Nodig de personen uit om hun ideeën te noteren en ze daarna op, het daarvoor voorziene, bord te afficheren zodat iedereen de kaarten kan zien 6. Als er geen nieuwe ideeën meer zijn, herneem elk idee en vraag aan de groep om die uit te leggen 7. Verwijder de niet aanvaardbare ideeën en deel de interessante ideeën in categorieën in 8. Herneem elke categorie en voorzie elk idee van een code Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 88 Augustus - 2010 2.1 Globale planning : project plan U bent de project manager U heeft de verantwoordelijkheid gekregen om een project te beheren Het project is gedefinieerd in een project charter U moet een projectplan maken In groep, gebruik de Brainstorming techniek (deze techniek zal U worden uitgelegd) om de elementen te vinden die een projectplan vormen Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 89 Wat is de inhoud van een project plan? Augustus - 2010 2.1 Globale planning : project plan Project charter. Autoriseert het project formeel. Wie & Waarom Verklaring van de inhoud. Omschrijving van de te produceren producten (PRODUCT) Omschrijving van het te verrichten werk (WERK) Wat Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Project management Plan. Definieert hoe het werk zal geraliseerd worden. Hoe maar ook wie, wat, wanneer en waar 90 Augustus - 2010 2.1 Globale planning : project plan De globale planning omvat de acties die toelaten om de totale inhoud van de inspanning op te stellen, om de doelstellingen te bepalen en te verfijnen, en om het vervolg van de acties aan te geven die noodzakelijk zijn om de objectieven te bereiken. De globale planning maakt het mogelijk om het project management plan en de projectdocumenten uit te werken die zullen gebruikt worden om het project tot een goed einde te brengen. Het project management plan is niet het Gantt diagram !!! Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 91 Augustus - 2010 2.1 Globale planning : project plan Is een formeel en goedgekeurd document Het definieert hoe het project beheerd, uitgevoerd en gecontroleerd zal worden Het is een hoeksteen voor de project communicatie Een gedetailleerd document (beter) of overzicht Eens goedgekeurd, wordt het HET project management plan. Wie geeft goedkeuring ? Is een functie van de organisatie maar in het algemeen De project manager De sponsor of opdrachtgever De functionele manager die de project middelen zal leveren Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 92 Augustus - 2010 2.1 Globale planning : project plan Het project management plan herneemt De inhoudelijke verklaring (product en werk) De WBS en zijn woordenboek De planning (tijdschema) De kosten en het budget De kwaliteitsaspecten Het HR plan Het communicatieplan Het risico beheersplan De voorzieningen Het verandering beheersplan Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 93 Augustus - 2010 2.1 Globale planning : project plan Naarmate er meer informatie of kenmerken worden verzameld en begrepen, kan een aanvullende planning noodzakelijk blijken. Dit progressief toevoegen van details aan het project management plan wordt vaak „planning per golven“ („rolling wave planning“) genoemd om het iteratieve en onafgebroken karakter van de processen van planning en documentatie aan te geven. Korte termijn : in detail Middellange termijn : minder details Lange termijn : juist enkele belangrijke data en een budget Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 94 Augustus - 2010 2.1 Globale planning : project plan Het project team zou de betrokkenheid van alle aangewezen belanghebbenden zowel tijdens de planning als bij de uitwerking van het project management plan dienen te stimuleren. Dit document zal de uitvoering, de controle en de sluiting van het project begeleiden (1) PLAN THE WORK, (2) WORK THE PLAN Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 95 Augustus - 2010 2.2 De fases en het referentieplan De aard van het project product zal helpen om de intermediaire fases voor de realisatie te bepalen De fases worden bepaald door het gewenste niveau Initiatiefase van controle Wat het aantal fases voor Organisatie en planning fase de realisatie ook is, men zal altijd volgende fases Intermediare fases terugvinden Een Initiatiefase Een Planningfase Een Sluitingsfase Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Sluitingsfase 96 Augustus - 2010 2.2 De fases en het referentieplan Wat is het referentieplan of basis referentie? Waartoe dient het? Klas discussie Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 97 Augustus - 2010 2.2 De fases en het referentieplan Het referentieplan of de basisverwijzing = het contract of de verplichting van de project manager De basisverwijzing = het originele plan + alle goedgekeurde veranderingsaanvragen Er bestaan drie basisverwijzingen : één voor de inhoud, één voor de planning en één voor de kosten De basisverwijzing voor de inhoud herneemt De inhoudelijke verklaring van het project de inhoudelijke omschrijving van het product, de project producten en de acceptatiecriteria voor het product door de gebruiker. De WBS en zijn woordenboek Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 98 Augustus - 2010 2.3 WBS (projectdecompositie of werkstructuur) WBS = Work Breakdown Structure. In het Nederlands spreken we van een PDS voor project decompositie structuur Decompositie Decompositie is de onderverdeling van de project producten in steeds kleinere componenten die gemakkelijker te beheren zijn, tot het werk en de producten op het niveau van een werk pakket (Work package) zijn gedefinieerd. Men ontbindt het product in producten en vervolgens bepaalt men het uit te voeren werk om die producten te produceren Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 99 Augustus - 2010 2.3 WBS (projectdecompositie of werkstructuur) Van elkaar verschillende producten kunnen een verschillend decompositie niveau hebben De decompositie is niet altijd mogelijk voor een product waarvan het werk in een verre toekomst zal uitgevoerd worden Planning per golven of rolling wave planning Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 100 Augustus - 2010 2.3 WBS (projectdecompositie of werkstructuur) De WBS is één van de meest belangrijke project documenten Het is centraal in het project en wordt overal gebruikt Is een zeer goed communicatie-hulpmiddel Het vergemakkelijkt de definities van verantwoordelijkheid Ondersteunt en organiseert project informatie De schattingen van tijd en kosten berusten op de WBS Het werk wordt ingeschat op basis van de WBS De producten worden gecontroleerd ten opzichte van de WBS Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 101 Augustus - 2010 2.3 WBS (projectdecompositie of werkstructuur) Organiseren van een conferentie Logistiek (1) Plaats (2) Deelnemer (3) Sprekers (4) Publiciteit (5) Drukwerk (6) Oplijsten mogelijke sprekers (4.1) Aankondiging op website(5.1) Agenda’s drukken(6.1) Behandelen van de antwoorden (3.2) Sprekers uitnodigen(4.2) Aankondiging in de pers(5.2) Drukken van de presentaties(6.2) Opmaken finale lijst (3.3) Bevestiging sprekers(4.3) Mailing(5.3) Drukken van evaluatie formulieren(6.3) Onderwerp Specificaties Versturen van de keuze (1.1) Van de plaats(2.1) uitnodigingen (3.1) Kiezen datum (1.2) Oplijsten mogelijke plaatsen (2.2) Het programma Plaats opstellen(1.3) bezoek(2.3) Plaats kiezen (2.4) Contract opstellen(2.5) Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 102 Augustus - 2010 2.3 WBS (projectdecompositie of werkstructuur) Best practices De verantwoordelijkheid van een werk pakket dient aan een persoon of een groep (vb een departement) te worden toegewezen Op een beheersbaar niveau blijven Een aangepaste tijdschaal gebruiken (dag/week/maand) De 8/80 regel gebruiken Een WP kan een volwaardig project zijn Ken een uniek nummer toe aan elk WP Het projectteam (en niet alleen de project manager) maakt de WBS: een goede oefening in « team building » Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 103 Augustus - 2010 2.4 Oefening : een WBS maken (projectdecompositie of werkstructuur) In groep, maak de WBS voor het bouwen van een gezinswoning voor een familie van 5 personen, 2 volwassenen en 3 kinderen WBS Een gezinswoning Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 104 Augustus - 2010 2.5 Product stroomdiagrammen Een WBS bevat geen enkele notie van tijdelijke sequentie Nochtans vereist het succes van een project een zekere sequentie van werk pakket implementatie De product stroomdiagrammen geven deze sequentie weer Wat betreft de WBS oefening, komen de plannen van de architect voor de kelders Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 105 Augustus - 2010 2.5 Product stroomdiagrammen A B C D E … Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 106 Augustus - 2010 2.6 Oefening : een product stroomdiagram maken vertrekkende van de WBS Op basis van uw WBS voor de bouw van een eengezinswoning, creëer in groep het product stroomdiagram Product stroomdiagram Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 107 Augustus - 2010 2.7 Productenbeschrijvingen De beschrijving van de producten gebeurt in twee fases Fase 1 : Laat de creatie van een WBS toe op basis van de inhoudelijke verklaring Fase 2 : Vervolledigt de WBS met het WBS woordenboek Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 108 Augustus - 2010 2.7 Productenbeschrijvingen Inhoudelijke verklaring Men moet eerst de eisen verzamelen, dat wil zeggen bepalen en documenteren van de behoeften van de betrokken partijen Het succes van het project is direct afhankelijk van de zorg waarmee men de eisen heeft verzameld en beheerd (en het project) Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Technieken Interview (Wie, Wat, Wanneer, Waarom, Hoe, Hoeveel) Vergadering(en)met de betrokken partijen en experten Brainstorming Vragenlijsten en enquêtes (grote groepen Gesloten vragen Opmerkingen en observatie van de klant in zijn milieu Prototype 109 Augustus - 2010 2.7 Productenbeschrijvingen Op basis van de verzamelde eisen, werkt men een uitvoerige beschrijving van het product (en van het project) uit = de inhoudelijke verklaring De voorbereiding van een uitvoerige verklaring van de inhoud van het project is van essentieel belang voor het succes van het project De inhoudelijke verklaring omschrijft Het product De belangrijkste producten (De project objectieven), De hypothesen, beperkingen en de risico’s De acceptatie criteria van het product De uitsluitingen en de limieten van het project Het budget, de richtlijnen (mijlpalen), … Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 110 Augustus - 2010 2.7 Productenbeschrijvingen Eens de WBS verwezenlijkt is op Werkomschrijving De verantwoordelijke organisatie basis van het project charter en De kwaliteitsvereisten de inhoudelijke verklaring, vult De acceptatiecriteria men deze aan met zijn De vereiste middelen woordenboek Naargelang de voortgang van WBS woordenboek = een de planning, voeg men toe toegevoegd document dat de Een lijst van richtlijnen (mijlpalen) inhoud van elk onderdeel voor de planning uitvoerig beschrijft door aan te Activiteiten die met de planning geven: (tijdschema) geassocieerd zijn De naam van de component Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Een kostenraming 111 Augustus - 2010 2.7 Productenbeschrijvingen Project : Een « On-line bestelling » toepassing Werk pakket : 1.1.3 Geschatte kost : 3800 € Werk pakket naam : Configuratie van de nieuwe uitrusting Werk pakket omschrijving : Alle nieuwe uitrustingen dienen geconfigureerd te worden met inbegrip van de materiële voorbereiding en configuratie zoals « harde schijf formatering » Het exploitatiesysteem zal geïnstalleerd worden en de benodigde updates zullen toegepast worden De parametrisering van de beveiliging, met inbegrip van de anti-virus software, zal ingesteld zijn. De uitrusting zal aan het domein van de onderneming toegevoegd worden en zal de regels van de onderneming inzake materiaal en beveiliging eerbiedigen. Toegewezen aan : Michael Dell Datum toewijzing : 11-Nov-10 Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Departement : IT 112 Eind datum : 29-Nov-10 Augustus - 2010 2.8 Budget Initieel Budget = Eerste schatting van de sponsor WBS Lijst van werk pakketten Voor elk WP, schatten we De kost van de middelen in mandagen De kost van de noodzakelijke aankopen De kost van de noodzakelijke materiaal investeringen Vervolgens maakt men de som van al deze kosten en vergelijkt men de totale kost met het initieel budget Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 113 Augustus - 2010 2.8 Budget Wees zeker dat alle hulpbronnen in aanmerking werden genomen Project management (10%/15% van het totaal) Mensen Materiaal Diverse leveringen Reiskosten Kosten van externe middelen (consultants, etc) Diverse (zendingen, post, kopieën) De toevalligheden Inflatie van de prijzen Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 114 Augustus - 2010 2.9 De toleranties (tijd/budget) Estimatie (tijd of budget ) onzekerheden Het is belangrijk een maat te geven aan deze onzekerheid = de tolerantie Voorbeeld, voor een duurtijd geeft men een indicatie van tijdspanne van het mogelijk resultaat (2 weken ± 2 dagen) De toleranties laten het management per uitzondering toe Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 115 Augustus - 2010 2.9 De toleranties (tijd/budget) Spanning schattingen Toleranties Orde van grootheid bij het begin van het project -50% / +100% Concept -30% / +50% Preliminairen -20% / +30% Definitieve -15% / +20% Controle (alle activiteiten worden beheerst) -10% / +15% Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 116 Augustus - 2010 2.10 De plannen voor contingentie Verschillende noties van het woord contingentie Introductie van een reserve (tijd en/of begroting): provisies voor wisselvalligheden (die men soms reserves voor onvoorziene gebeurtenissen noemt) teneinde rekening te houden met de onzekerheden ivm de tijd en/of de kosten. Plan B dat men zal uitvoeren in een bepaalde situatie (zie risico management) Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 117 Augustus - 2010 2.10 De plannen voor contingentie Tijd en kosten schatting Toevoeging van een reserve toe om de onzekerheid te dekken, vb voor een tijd van 10 dagen + 2 dagen Het is noodzakelijk deze reserves te documenteren Men moet aandacht schenken aan de overwaardering van de schattingen als men cumuleert Beheer de reserves gedurende het project (plus en min) Communiceer de reserve niet aan een persoon die verantwoordelijk is voor een taak Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 118 Augustus - 2010 2.11 Gedetailleerde planning : Concepten en technieken Bepalen van de activiteiten (taken) Ontbind elk werk pakket van de WBS in kleinere componenten activiteiten genoemd. De activiteiten dienen als basis voor de schattingen, de planning (tijdschema), de uitvoering en de controle van het werk van het project. Identificeer en documenteer in detail het uit te voeren werk Het gebruik van een planning hulpmiddel vergemakkelijkt het werk Het werk voorzien op korte termijn wordt in detail gepland, het werk op lange termijn daarentegen wordt gepland op een hoger niveau Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 119 Augustus - 2010 2.11 Gedetailleerde planning : Concepten en technieken Het doel van een gedetailleerde planning is een begin- en einddatum vast te leggen voor elke taak alsmede een verantwoordelijke voor de goede uitvoering ervan Wanneer de verantwoordelijkheid van een WP aan een departement is toegewezen kan de decompositie in activiteiten gedelegeerd worden aan de verantwoordelijke van het WP. De project manager zal het resultaat van de ontbinding evenals de toewijzing van de rollen en de duidelijkheid van de verantwoordelijkheden controleren Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 120 Augustus - 2010 2.12 Taken en meer gedetailleerde activiteiten De lijst met de inhoudelijke werkomschrijving zal, voor elke activiteit, voldoende gedetailleerd zijn om de project team leden toe te laten te begrijpen welk noodzakelijk werk vereist is Sleutels zijn precisie en volledigheid De taken of activiteiten zijn een uitbreiding van de WBS Taken en activiteiten maken geen deel uit van de WBS Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 121 Augustus - 2010 2.12 Taken en meer gedetailleerde activiteiten Men levert voor elke taak of activiteit Zijn omschrijving, De voorafgaande activiteiten, en de daaropvolgende activiteiten, De verschuivingen met voorsprong (lead) en achterstand (lag), De persoon verantwoordelijk voor de uitvoering van het werk, De benodigde middelen, De opgelegde data, de beperkingen en de veronderstellingen, De plaats waar het werk zal uitgevoerd worden, De begin- en einddatums worden verkregen op het einde van het detail planning proces Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 122 Augustus - 2010 2.13 De taakduur De schatting van de tijdsduur van de activiteiten gebruikt informatie over De werkinhoud van de activiteit De vereiste soorten van middelen Hun voorziene hoeveelheid En hun kalenders. De schattingen komen van de persoon of groep die het best de aard van het werk kent die voor elke specifieke activiteit vereist is. Een tijdschatting is een aantal dagen Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 123 Augustus - 2010 2.13 De taakduur Werk en duurtijd Om een kamer te schilderen vraagt een schilder 4 dagen : 4 werkdagen voor één persoon dus 4 mandagen Als we het werk laten doen door twee schilders : 4 werkdagen = 2 dagen per schilder dus de duurtijd = 2 dagen. Het werk vertegenwoordigt nog altijd 4 mandagen (2x2) De duur van een taak verandert niet altijd wanneer men meer personen toevoegt om het werk uit te voeren: vb een vergadering, het zijn alleen de kosten die stijgen Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 124 Augustus - 2010 2.13 De taakduur Bij de schatting van de taken duurtijd dient men het volgende in te schatten de werk inspanning vereist om de activiteit in het tijdschema te beëindigen De veronderstelde hoeveelheid benutte middelen het vereiste aantal werk periodes om de activiteit in het tijdschema te beëindigen. Alle gegevens en veronderstellingen die deze estimatie ondersteunen worden in elk geval gedocumenteerd. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 125 Augustus - 2010 2.13 De taakduur Estimatie naar analogie of dalende Wanneer weinig gedetailleerde informatie beschikbaar is met betrekking tot het project Gebruikt de werkelijke duurtijd van taken uit gelijkaardige voorgaande projecten De estimatie is minder nauwkeurig, maar zij is minder duur en neemt minder tijd in beslag dan andere technieken Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 126 Augustus - 2010 2.13 De taakduur Metrische schatting De duurtijd van activiteiten kan kwantitatief bepaald worden door de hoeveelheid uit te voeren werk te vermenigvuldigen met het aantal arbeidsuren per werkeenheid Bijvoorbeeld het aantal werkuren per meter 100 meters kabel per dag, dus 10 km in 100 dagen De graad van nauwkeurigheid is hoger dan de estimatie naar analogie Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 127 Augustus - 2010 2.13 De taakduur WP 1 De richtlijn of mijlpaal Duurtijd = 0 WP 2 Gebruikt geen middelen Een richtlijn is een punt of een belangrijke gebeurtenis in het project, de oplevering van een product. Het is een belangrijk element van het tijdschema Gebruikt voor de opvolging op hoog niveau: stuurgroep mijlpaal voor het begin en mijlpaal einde project mijlpaal einde fase Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 128 Augustus - 2010 2.14 De taak-afhankelijkheden (lag en lead time) De taken in sequentie organiseren Bestaat uit het identificeren en documenteren van de logische band(en) tussen de taken van het tijdschema. Aangewezen relaties van het « eerder zijn » De verschuivingen met voorsprong (lead) en achterstand (lag) Draagt bij tot de uitwerking van een tijdschema voor een realistisch en uitvoerbaar project. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 129 Augustus - 2010 2.14 De taak-afhankelijkheden (lag en lead time) Opeenvolgende taken Activiteit 1 Activiteit 2 Activiteit 3 De activiteit 1 gaat vooraf aan activiteit 2 (Voorganger) De activiteit 2 volgt activiteit 1 (Opvolger) Verbinding Einde naar Begin (FS) - het meest voorkomend De activiteit « Opvolger» kan niet beginnen voordat de activiteit « Voorganger » wordt beëindigd Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 130 Augustus - 2010 2.14 De taak-afhankelijkheden (lag en lead time) Start voor start (SS) De start van de opvolger activiteit(SS) hangt van de start van de voorafgaande activiteit af. Einde voor einde – (FF) De voltooiing van de opvolger activiteit hangt van de voltooiing van de voorafgaande activiteit af. Begin voor einde (SF) (Slagen voor een examen of inschrijven voor een test) De voltooiing van de opvolger activiteit hangt van de start van de voorafgaande activiteit af. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 131 Activiteit 1 Activiteit 3 (FF) Activiteit 2 Activiteit 4 Activiteit 5 (SF) Activiteit 6 Augustus - 2010 2.14 De taak-afhankelijkheden (lag en lead time) Vaststelling van de afhankelijkheden Verplicht Inherent aan de aard van het werk : eerst de fundamenten Soms gekoppeld aan fysieke beperkingen (de fundamenten eerst) Sterke logica Optioneel Beslissingen van het project management team Verkozen of geadviseerde logische band Op basis van beste praktijken Dienen gedocumenteerd te worden aangezien zij de planning keuze kunnen limiteren Extern Verbinding met externe activiteiten aan het project Leveranciers product Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 132 Augustus - 2010 2.14 De taak-afhankelijkheden (lag en lead time) Verschuivingen met voorsprong en verschuivingen met achterstand Activiteit 3 Activiteit 1 Voorsprong Activiteit 2 Activiteit 2 Een voorsprong (Lead) = een versnelling Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Achterstand Een achterstand (Lag) = dode tijd 133 Augustus - 2010 2.15 Het activiteiten-netwerk De diagrammen van een project netwerk zijn de schematische voorstellingen van de activiteiten van het tijdschema en hun logische band, eveneens afhankelijkheden genoemd Zij kunnen bevatten Alle details van het project ofwel één, of verschillende gegroepeerde activiteiten (overkoepelende Taken) Een recapitulerende aantekening kan het diagram vergezellen en de gebruikte basisbenadering beschrijven alle sequenties van ongewone activiteiten die zich binnen het netwerk bevinden moeten volledig in deze aantekening beschreven worden. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 134 Augustus - 2010 2.15 Het activiteiten-netwerk C 3 dagen B 4 dagen Start A 5 dagen H 2 dagen E 6 dagen D 7 dagen Opleiding Projectmanagement – Basisniveau I 9 dagen Einde F 8 dagen 135 Augustus - 2010 2.15 Het activiteiten-netwerk Dankzij het netwerk van activiteiten, volstaat het om de begin datum van het project te specificeren om eveneens te kennen De begin- en einddatum van elke activiteit Alsook de einddatum van het project Men kan eveneens een omgekeerd plan maken (bv voorbereiding van Olympische Spelen), men berekent wanneer het project moet beginnen om vóór een zekere datum af te lopen. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 136 Augustus - 2010 2.15 Het activiteiten-netwerk Constructie motor Montage motor-koetswerk Afwerking Constructie koetswerk Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 137 Augustus - 2010 2.15 Het activiteiten-netwerk Individueel, bereken de duurtijd in dagen van onderstaand project Project duurtijd Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 138 Augustus - 2010 2.16 De Gantt Chart maken (Ganttdiagram) Project Charter Definitie van de activiteiten Definitie van de sequentie Gantt Chart Inhoudelijke verklaring en WBS Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Schatting duurtijd Schatting van de middelen 139 Augustus - 2010 2.16 De Gantt Chart maken (Ganttdiagram) Gebruik de WBS om de structuur te maken : fase, WP/product, taken Maak net activiteiten netwerk (Afhankelijkheden, lead et lag) Schat de duurtijd Houd rekening met de beschikbaarheid van de middelen Gebruik bij voorkeur een informatica hulpmiddel Excel, PowerPoint, Visio, MS Project, Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 140 Augustus - 2010 2.16 De Gantt Chart maken (Ganttdiagram) Hulpmiddel voorbeeld Project naam: Opgesteld door: Datum: Weken Item # Omschrijving 1 2 Identificeer de verkopers 3 4 5 6 7 8 Verzenden e-mails Start week Tijd 1 1 2 5 5 5 9 11 11 12 1 6 4 3 4 4 Opstellen vragenlijst Enquete uitvoeren De resultaten inzien Resultaten analyseren Schrijven rapport Rapport publiceren Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 1 2 3 141 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Augustus - 2010 2.16 De Gantt Chart maken (Ganttdiagram) Product Mijlpaal Product Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 142 Augustus - 2010 2.16 De Gantt Chart maken (Ganttdiagram) Voor de bouw van een auto, moet men de taken A, B, C, D uitvoeren die aan verplichtingen gebonden zijn, zoals die in de tabel hieronder worden weergegeven: A B C D Taak Motor constructie Koetswerk constructie Montage motorkoetswerk Afwerking Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Duurtijd 4 dagen 10 dagen 2 dagen Verplichting Na A en B 3 dagen Na C 143 Gantt diagram Augustus - 2010 2.17 Oefening : Maak een eenvoudig Gantt-diagram Taak A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S Z Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Duurtijd Start 15 dagen 20 dagen 12 dagen 4 dagen 12 dagen 8 dagen 20 dagen 11 dagen 6 dagen 15 dagen 13 dagen 4 dagen 5 dagen 10 dagen 20 dagen 15 dagen 15 dagen 42 dagen Einde Verplichting A B A D E F E C,G,H A J K L M,P J O O Q A I,N,R,S 144 Gantt diagram. Wat is de duurtijd van het project? Augustus - 2010 2.18 Tabel van de benodigde werkmiddelen (RBS): profielen RBS : Resource Breakdown Structure , structuur voor de decompositie van de middelen RBS is een hiërarchische structuur van de geïdentificeerde middelen en ingedeeld per categorie en soort. Voorbeelden van categorieën van middelen zijn de arbeidskrachten, het materiaal, de uitrusting en de leveringen. Men bepaalt profielen om het soort middelen te beschrijven die het project nodig heeft Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 145 Augustus - 2010 2.18 Tabel van de benodigde werkmiddelen (RBS): profielen RBS van het project Personen Materiaal Lesgever (1) Syllabus Cursus ontwikelaar (2) PC Logistiek Les lokaal Administratief (1) Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 146 Augustus - 2010 2.18 Tabel van de benodigde werkmiddelen (RBS): profielen Rol ________________________________________________________ ________________________________________________________ Verantwoordelijkheden ________________________________________________________ ________________________________________________________ Autoriteit ________________________________________________________ ________________________________________________________ Competenties ________________________________________________________ ________________________________________________________ Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 147 Augustus - 2010 2.18 Tabel van de benodigde werkmiddelen (RBS): profielen Rol : Omschrijving die het stuk van het project aanduidt waarvoor een persoon verantwoording dient af te leggen. Voorbeelden : business analist, test coördinator. De rol dient gedocumenteerd te zijn in termen van autoriteit, verantwoordelijkheid en limitaties. Autoriteit : Het recht om hulpbronnen te bestemmen voor het project, om beslissingen te nemen en om overeenkomsten te ondertekenen. Verantwoordelijkheid : Het werk dat van een lid van het project team wordt verwacht om de activiteiten van het project op termijn uit te voeren. Competentie : De vaardigheden en de capaciteiten vereist om de activiteiten van het project tot een goed einde te brengen. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 148 Augustus - 2010 2.19 Best practices voor een goede planning Duidelijke verantwoordelijkheid : één taak = één verantwoordelijke Per definitie zijn alle schattingen te optimistisch Creatie van een uitvoerbaar plan op basis van realistische schattingen De middelen niet overbelasten : Vermijden dat een persoon voor 200% van zijn tijd bezet wordt Gelijkschakelen van de middelen Een goed idee hebben van de beschikbare tijd van de personen 100% van de tijd van een persoon is bedrieglijk Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 149 Augustus - 2010 2.19 Best practices voor een goede planning Beheer de toevalligheden, onthul ze niet Een middel heeft de neiging om altijd de volledige beschikbare tijd te benutten Plan tussentijdse controle punten Anticipeer, vermijd om alles op het laatste moment te doen (studenten syndroom) Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 150 Augustus - 2010 2.19 Best practices voor een goede planning Gelijkschakelen van middelen Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 151 Augustus - 2010 2.19 Best practices voor een goede planning Gelijkschakelen van middelen Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 152 Augustus - 2010 2.19 Best practices voor een goede planning Vermijd het domino effect in het geval dat een stuk van het project achterstand krijgt Voorzie genoeg tijd[buffers] of dode tijd Laat toe de eind datum van het project, fases te garanderen Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 153 Augustus - 2010 3. De rollen van de verschillende actoren van een project toelichten 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14 3.15 3.16 Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Structuur en organisatie van het project De sponsor De project manager De stuurgroep Het project team PMO (Project Management Office) Project organigram maken Oefening : Maak een project-organigram Definieer het project met behulp van de projectfiche De basis vragen : Wat ? Waarom ? Wie ? Wanneer ? Hoe ? Wat : de belangrijkste producten en de reikwijdte van het project (scope) Waarom : de verwachte voordelen Wie : de belanghebbenden en de begunstigden Wanneer : levensduur van het project en de macro-planning Hoe : eerste benadering over de manier van aanpakken, de oplevering Oefening : Een projectfiche ontwikkelen 154 Augustus - 2010 3.1 Project structuur en organisatie Wat is de structuur en de organisatie van het project? Wat zijn de hoofdactoren? Wat zijn hun rollen? Waarom moet er een project organisatie zijn? Groepsdiscussie Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 155 Augustus - 2010 3.1 Project structuur en organisatie Project manager De Klanten – de Gebruikers Producerende onderneming De opdrachtgever – Sponsor Portfolio directeurs De stuurgroep Programma directeurs Project Management Office – PMO De leden van het project team De functionele verantwoordelijken Activiteiten management De verkopers – de commerciële partners De invloedrijke personen Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Sponsor of opdrachtgever van het project Project Project manager Project management team Project team De betrokken partijen van het project 156 Augustus - 2010 3.2 De sponsor De sponsor (of opdrachtgever) is de persoon (of de groep) die het project financiert. Aan het begin van het concept van een project, is hij de steun van het project en de woordvoerder bij de hogere niveaus van het management teneinde de steun van de organisatie te verkrijgen en om de voordelen te promoten die het project zal brengen. Hij leidt het project totdat het formeel wordt toegestaan, en hij speelt een belangrijke rol in de ontwikkeling van de eerste inhoud en het project charter. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 157 Augustus - 2010 3.2 De sponsor De Sponsor is het escalatiepunt voor de belangrijkste problemen die een oplossing vereisen die de autoriteit van de project manager overschrijdt. De Sponsor kan eveneens in andere belangrijke problemen verwikkeld zijn : De autorisatie van een inhoudelijke verandering De einde fase review Beslissingen om verder te gaan of niet wanneer de risico's bijzonder hoog zijn Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 158 Augustus - 2010 3.3 De project manager De project managers worden door de producerende organisatie aangesteld met als taak, de doelstellingen van de projecten te verwezenlijken (= succesvol project) Het begrip en het gebruik van kennis, hulpmiddelen en technieken die als beste praktijken voor project management erkend zijn volstaan niet om een efficiënt project beheer te waarborgen Hiernaast dient de project manager te beschikken over Competenties in het specifieke domein van het project Algemene managementscompetenties Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 159 Augustus - 2010 3.3 De project manager Ontwikkeling van team geest Leadership Motivatie Management Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Efficiënte Communicatie 160 Augustus - 2010 3.3 De project manager Zijn uitdagingen Realistische plannen van producten, in termijnen en begroting, ontwikkelen De aangewezen niveaus van « buy-in » en ondersteuning verkrijgen De betrokken partijen informeren en hun verschillende standpunten op één lijn brengen indien noodzakelijk Over de goede middelen beschikken, zowel in hoeveelheid als in kwaliteit De doelstellingen van kosten en toegevoegde waarde verwezenlijken Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 161 Augustus - 2010 3.3 De project manager Zijn uitdagingen Het beheer van de inhoudelijke project fluctuaties en de veranderingen Capaciteit om de voortgang te volgen en intussen de risico's en de problemen doeltreffend te beheren De tevredenheid van de Klant en aan zijn verwachtingen voldoen Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 162 Augustus - 2010 3.4 De stuurgroep De stuurgroep is een groep met leiders die als taak heeft om toe te zien op de goede werking van het project binnen de organisatie. Men vindt er verschillende componenten terug waaronder Sponsor Vertegenwoordiger(s) van de directie Vertegenwoordiger(s) van de klant (een lid van elk geïmpliceerd beroep) Vertegenwoordiger(s) van de leveranciers Komt, in functie van de duur van het project, met regelmatige tussenpozen bijeen (bv eens in de maand) Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 163 Augustus - 2010 3.4 De stuurgroep Bepaalt de aanvaardbare toleranties (de verschillen in tijd, begroting, van inhoud,…) waarvan hij bij overschrijding wil gewaarschuwd worden Geeft de einde fase goedkeuring en autoriseert de start van de volgende fase Behandelt de problemen die buiten het competentie/autoriteitskader van de project manager vallen Hij dient wel de mogelijke opties te presenteren Is actief betrokken bij het beheer van veranderingen Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 164 Augustus - 2010 3.5 Het projectteam Het project team bestaat uit Project manager Project management team Andere team leden waarvan het werk niet noodzakelijkerwijs gelinkt is aan project management. Dit team omvat de personen die het werk van het project zullen uitvoeren; zij zijn van verschillende groepen afkomstig en iedereen brengt de kennis van een specifieke materie of een bijzondere bevoegdheid in. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 165 Augustus - 2010 3.6 De PMO (Project Management Office) De PMO of het Project Management Office is een organisatorische eenheid of een entiteit die belast is met de verschillende verantwoordelijkheden in verband met het gecentraliseerd management, en coördineert projecten die onder zijn gebied vallen Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 166 Augustus - 2010 3.6 De PMO (Project Management Office) De verantwoordelijkheden van een Project Office De verantwoordelijkheden van een Project Office kunnen gaan Van het leveren van project management ondersteuning tot de verantwoordelijkheid van het rechtstreeks beheren van een project De vorm, de functie en de structuur van een PMO hangt af van de behoeften van de organisatie die het ondersteunt De functies van PMO zijn gericht op 3 hoofdlijnen : standaardisatie, ondersteuning en controle Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 167 Augustus - 2010 3.6 De PMO (Project Management Office) De verantwoordelijkheden van een Project Office De standaardisatie omvat De definitie van de project management methodologie, De levenscyclus van projecten, De document modellen De documentatie : stockage en archivering Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 168 Augustus - 2010 3.6 De PMO (Project Management Office) De verantwoordelijkheden van een Project Office Levert ondersteuning aan project managers Methodologie, beste praktijken, standaarden Hulpmiddelen, document modellen, procedures Opleiding & coaching Beheer van gedeelde middelen Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 169 Augustus - 2010 3.6 De PMO (Project Management Office) De verantwoordelijkheden van een Project Office Zij controleren de projecten van de organisatie Centralisatie van de coördinatie en het beheer van de projecten Gecentraliseerd toezicht op de tijdschema's, de budgetten Communicatie tussen de projecten Voor de projecten die door de PMO worden beheerd, het beheer van de gedeelde middelen tussen alle projecten Opslag en beheer van project documenten (organisatorisch vermogen) Project Audit’s in termen van conformiteit Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 170 Augustus - 2010 3.7 Het project-organigram maken Er bestaan verschillende formaten om de verschillende rollen en verantwoordelijkheden van de team leden te documenteren. Eén van deze vormen is het project organigram (hiërarchische voorstelling), Er bestaat eveneens een matrix- en een tekstuele voorstelling. Het doel is om een klare definitie te bekomen van de rollen en verantwoordelijkheden : wie doet wat? Opleiding Projectmanagement – Basisniveau PL 171 Augustus - 2010 3.7 Het project-organigram maken RACI : Tool voor de verduidelijking van de rollen en verantwoordelijkheden R – Responsible (doet het werk) A – Accountable (validatie van het resultaat) C – Consulted (draagt bij tot de creatie van de deliverable/resultaat) I – Informed (wordt achteraf ingelicht) RACI matrix Persoon Activiteit Georges Barak Bill Ronald Jimmy Definiëren A R I I I Ontwerpen I A R C C Ontwikkelen I A R C C Testen A I I R I Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 172 Augustus - 2010 3.8 Oefening : maak een project organigram In groep, maak een project organigram voor de bouw van een eengezinswoning Project Organigram Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 173 Augustus - 2010 3.9 Definieer het project met behulp van de projectfiche Omgrenzen ? Een lijn aangeven die de omtrekken beperkt Beperken, begrenzen, beletten dat iets buiten de gestelde limieten gaat De omvang van het onderwerp afbakenen, bepalen Waarom omgrenzen? Bepalen wat het project zal opleveren De verwachtingen van de betrokken partijen beheren Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 174 Augustus - 2010 3.9 Definieer het project met behulp van de projectfiche Inhoud De vorm van de fiche kan verschillen in functie van de organisatie Daarentegen moet de inhoud ervan een antwoord geven op verschillende vragen met betrekking tot het project inhoud? planning? (tijdschema) budget? middelen? risico’s? kwaliteit? Hoe zal de klant beslissen of hij tevreden is? Klanten tevredenheid Middelen Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 175 Augustus - 2010 3.10 De basis vragen : Wat ? Waarom ? Wie ? Wanneer ? Hoe ? Vijf (Zeven) essentiële vragen om het project te omgrenzen Wat : het product, resultaat, dienst Waarom : de reden om het project te ondernemen Wie : de klant, de betrokken partijen Wanneer : de begin- en einddatum, de fasering Hoe : de aanpak, het uit te voeren werk Waar : plaats waar het project zal uitgevoerd worden en de producten opgeleverd Hoeveel : de hoeveelheid in termen van product Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 176 Augustus - 2010 3.11 Wat : de belangrijkste producten en de reikwijdte van het project (scope) Wat? De oplossing Een inhoudelijke beschrijving van het product. De acceptatie criteria voor het product. De producten van het project (SMART objectieven). De exclusies van het project. De beperkingen van het project. De veronderstellingen van het project. WBS, product stroomdiagram Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 177 Augustus - 2010 3.12 Waarom : de verwachte voordelen Waarom? De context van het project Wat is het probleem? Wat zijn de verwachte voordelen? (Project justificatie) Welke toegevoegde waarde moet de oplossing brengen? Hoe de winst meten? Succes factoren voor het project Strategisch alignement Eventuele linken naar andere projecten? Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 178 Augustus - 2010 3.13 Wie : de belanghebbenden en de begunstigden Wie? De sponsor De stuurgroep De Project manager Het Project team (RBS, profielen) De klant(en) De betrokken partijen, de doelgroepen Wat is de impact van het project op de betrokken partijen Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 179 Augustus - 2010 3.14 Wanneer : levensduur van het project en de macro-planning Wanneer? Project begindatum Project einddatum De data van belangrijke etappes (richtlijnen of mijlpalen) De fase datums (begin – einde) Tijdslijn Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 180 Augustus - 2010 3.15 Hoe : eerste benadering over de manier van aanpakken, de oplevering Hoe ? Wat is de benadering om de oplossing, het resultaat te leveren? Wat is de decompositie in fases? Rollen en verantwoordelijkheden (RACI) Project organisatie Hoeveel? Wat is het budget? (€, mandagen) Wat zijn de investeringen? Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 181 Augustus - 2010 3.16 Oefening : Een projectfiche ontwikkelen Gebruikmakende van het model, werk de project fiche uit voor de bouw van een eengezinswoning voor een familie van 5 bestaande uit 2 volwassen personen en 3 kinderen Maak een project fiche Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 182 Augustus - 2010 4. Gebruik de noodzakelijke hulpmiddelen voor projectmanagement 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Overzicht van een aantal hulpmiddelen die gebruikt worden in een project Microsoft Office : modellen die gebruikt kunnen worden in projectmanagement Microsoft Project MS Visio Mindmanager 183 Augustus - 2010 4.1 Overzicht van een aantal hulpmiddelen die gebruikt worden in een project Visio Project Excel Power Point Word Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Mind Manager 184 Augustus - 2010 4.1 Overzicht van een aantal hulpmiddelen die gebruikt worden in een project De gebruikte voorbeelden zijn niet exhaustief en zijn beperkt tot de reeds behandelde thema‘s Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 185 Augustus - 2010 4.2 Microsoft Office : modellen die gebruikt kunnen worden in projectmanagement Microsoft Word Tekstverwerking Microsoft Excel Rekenblad Microsoft PowerPoint Presentatie software Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 186 Augustus - 2010 4.2 Microsoft Office : modellen die gebruikt kunnen worden in projectmanagement Microsoft Word Tekstverwerking Opstellen van de documenten die het project afbakenen en van andere documenten van het project Bv. Project charter, inhoudelijke verklaring van het project, Project management plan Maken van tekst tabellen Respecteer de « huisstijl » Voorbeelden (gebruikt binnen de onderneming) Project fiche Individuele fiche Finaal rapport Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 187 Augustus - 2010 4.2 Microsoft Office : modellen die gebruikt kunnen worden in projectmanagement Project fiche (1/6) Projectfiche <X> Project verantwoordelijke <Wie, binnen de directie/DG, is verantwoordelijk voor de eindresultaten van het project? > <Welke groep (en eventueel wie zit in deze groep) is de stuurgroep voor het vervolg van het project?> <Wie is verantwoordelijk voor de uitvoering en opvolging van het project?> Projectteam <Wie zijn de leden van het projectteam?> Partners en externe medewerkers <Welke partners en externe medewerkers zijn betrokken bij het project?> Contactpersoon <Wie is de contactpersoon die dient geraadpleegd te worden bij nood aan informatie> Startdatum <Wat is de voorziene startdatum van het project ? > Einddatum <Wat is de voorziene einddatum van het project?> Projectsponsor Stuurgroep <telefoonnr –e-mail > <telefoonnr.–e-mail van de contactpersoon> <telefoonnr –e-mail > <telefoonnr –e-mail > <telefoonnr –e-mail van de contactpersoon > <telefoonnr –e-mail > Source: http://www.fedweb.belgium.be/nl/formulieren/index.jsp Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 188 Augustus - 2010 4.2 Microsoft Office: modellen die gebruikt kunnen worden in projectmanagement Project fiche (2/6) Context van het project Uiteenzetten van de uitdaging <Beschrijf de context waarop het project wil inspelen: wat is de toegevoegde waarde van het project in de actuele context?> Doelstelling van het project <Welke strategische doelstellingen wil het project nastreven? Wat is de operationele doelstelling van het project? Wat zijn de te verwachten resultaten van de implementatie van het project? Wat is de verwachte toegevoegde waarde van het project met betrekking tot het probleem dat men wil oplossen?> Eventuele banden met andere projecten <Welke interacties zijn er tussen dit project en andere projecten?> Doelgroepen <Welke personen/groepen worden geraakt door de start van het project ?> Source: http://www.fedweb.belgium.be/nl/formulieren/index.jsp Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 189 Augustus - 2010 4.2 Microsoft Office: modellen die gebruikt kunnen worden in projectmanagement Project fiche (3/6) Stappen & planning van het project Planning <Geef hetzij op een tijdslijn, hetzij op een « pert »diagram de verschillende fasen van het project weer, met overeenkomende data.> Stappen Stappen Begindatum Einddatum < Geef een overzicht van de verschillende te nemen acties binnen het project, indien nodig door te groeperen in verschillende fasen. Geef op deze manier een overzicht van de fasen die dienen doorlopen te worden.> <Geef de begindatum van elke actie / fase weer en indien er een band bestaat ook tussen opeenvolgende acties.> < Geef de einddatum van elke actie / fase weer en indien er een band bestaat ook tussen opeenvolgende acties.> Verantwoordelijke <Geef per actie aan wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de betreffende actie.> Source: http://www.fedweb.belgium.be/nl/formulieren/index.jsp / Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 190 Augustus - 2010 4.2 Microsoft Office: modellen die gebruikt kunnen worden in projectmanagement Project fiche (4/6) Succesfactoren <Geef de interne en externe factoren weer die het slagen van het project garanderen, bijvoorbeeld het beschikken over bepaalde middelen, het communiceren naar de betrokken partijen, de impact op een voldoende representatieve groep, …> Rollen en Verantwoordelijkheden <Geef de rollen en verantwoordelijkheden weer van de verschillende betrokken partijen bij het uitvoeren van het project. Het betreft hier een overzicht van de verschillende betrokken actoren, hun rol (coördineren, bekrachtigen,…) en hun verantwoordelijkheden (bv. De coördinator is verantwoordelijk voor de contacten met eventuele andere projecten).> Rapportering <Geef aan welke rapporten zijn voorzien, naar wie, hoe vaak, welk opvolgingssysteem.> Communicatieplan <Geef aan welke communicatie noodzakelijk is en wanneer, naar welke doelgroepen, onder welke vorm, door wie….> Source http://www.fedweb.belgium.be/nl/formulieren/index.jsp / Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 191 Augustus - 2010 4.2 Microsoft Office: modellen die gebruikt kunnen worden in projectmanagement Project fiche (5/6) Middelen: personeel en budget # voorziene mandagen Nodige financiële investeringen <Geef het voorziene aantal mandagen <Geef in € weer welke investeringen nodig zijn voor de weer voor de implementatie van het implementatie van het project. Hierbij kan het interessant zijn project.> om de verschillende posten te onderscheiden (bv. Onderaanneming, IT-aankopen, drukken van brochures,… > Opvolging van het verloop van het project <Hieronder wordt enkel de lijst van de gebruikte indicatoren hernomen ; het resultaat van indicatoren, even als het resultaat van de performantie van het project na 6 maanden of 1 jaar dient hernomen te worden in de tabel.> <Twee typen van indicatoren dienen ontwikkeld te worden in het kader van de opvolging van het project: Opvolgings-indicatoren die toelaten het goede verloop van het project op te volgen Performantie-indicatoren die de effecten van de in werking stelling van het project op het terrein meten.> Source: http://www.fedweb.belgium.be/nl/formulieren/index.jsp / Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 192 Augustus - 2010 4.2 Microsoft Office: modellen die gebruikt kunnen worden in projectmanagement Project fiche (6/6) Doel Opvolgingsindicatore n <Indicatoren om het <gekwantificeerde doelstelling> goede verloop van het project op te volgen en te meten> Uiterste datum <datum waarop het doel moet bereikt zijn> Doel Performantieindicatoren <Indicatoren om het <gekwantificeerde doelstelling> effect van het project op het terrein te meten> Uiterste datum <datum waarop het doel moet bereikt zijn> Frequentie <frequentie van de metingen> Frequentie <frequentie van de metingen> Verantw. Meetinstrument <Naam van de <Instrument dat verantw.> gebruikt kan worden om de bereikte resultaten te meten > Verantw. Meetinstrument <Naam van de <Instrument dat verantw.> gebruikt kan worden om de bereikte resultaten te meten > Eindresultaten en eindproducten <Geef aan welke finale documenten dienen opgemaakt te worden op het einde van het project alsook de concrete resultaten die verwacht worden door de realisatie van het project.> Source http://www.fedweb.belgium.be/nl/formulieren/index.jsp / Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 193 Augustus - 2010 4.2 Microsoft Office: modellen die gebruikt kunnen worden in projectmanagement Individuele fiche (1/2) Individuele Fiche Administratieve elementen (vergelijkbaar met project fiche) Naam van het project: Indiener: Startdatum van het project: Einddatum van het project: Individuele gegevens Naam en voornaam Organisatie Afdeling / dienst Statuut Niveau Geslacht Taalrol Rol en Verantwoordelijkheden Rol Projectleider of Projectlid Inhoudelijke beschrijving van de uit te voeren projectopdrachten Algemene verantwoordelijkheden, hoofdtaken en beperkingen Concrete elementen die door deze persoon zullen geleverd worden (alleen of in samenwerking) X X X Y Y Y Source: http://www.fedweb.belgium.be/nl/formulieren/index.jsp Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 194 Augustus - 2010 4.2 Microsoft Office : modellen die gebruikt kunnen worden in projectmanagement Individuele fiche (2/2) Source: http://www.fedweb.belgium.be/nl/formulieren/index.jsp Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 195 Augustus - 2010 4.2 Microsoft Office : modellen die gebruikt kunnen worden in projectmanagement Finaal rapport Source: http://www.fedweb.belgium.be/nl/formulieren/index.jsp / Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 196 Augustus - 2010 4.2 Microsoft Office : modellen die gebruikt kunnen worden in projectmanagement Microsoft Excel Rekenblad Creatie van tabellen die hoofdzakelijk cijfers, berekeningen bevatten Maken van grafieken Maken van dashbord Respecteer de “huisstijl” Voorbeelden Beëindigde producten/gepland niet beëindigd/gepland voor de volgende periode Geplande kosten Tevredenheidsanalyse Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 197 Augustus - 2010 4.2 Microsoft Office: modellen die gebruikt kunnen worden in projectmanagement Beëindigde producten/gepland niet beëindigd/gepland voor de volgende periode producten 6 5 4 3 2 1 0 voltooid Beëindigd Opleiding Projectmanagement – Basisniveau gepland maar Gepland, niet beëindigd niet voltooid 198 gepland voor Gepland voor de volgende periode volgende periode Augustus - 2010 4.2 Microsoft Office: modellen die gebruikt kunnen worden in projectmanagement Geplande kosten Geplande kosten Samengevoegde kosten 450,000 € 400,000 € 350,000 € 300,000 € 250,000 € 200,000 € 150,000 € 100,000 € 50,000 € 0€ Tijd Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 199 Augustus - 2010 4.2 Microsoft Office: modellen die gebruikt kunnen worden in projectmanagement Tevredenheidsanalyse Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 200 Augustus - 2010 4.2 Microsoft Office : modellen die gebruikt kunnen worden in projectmanagement Microsoft PowerPoint Presentatie software De stand van het project presenteren gedurende de vergaderingen Respecteer de « huisstijl » Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 201 Augustus - 2010 4.3 Microsoft Project Project management software Oplijsten van taken Taken organiseren in een WBS structuur Creatie van relaties tussen taken Identificeren van het kritisch pad Toewijzen en beheren van de middelen Bepalen van het referentieplan (baseline) Opvolging van het project en vergelijking met het referentieplan (baseline) Rapporten Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 202 Augustus - 2010 4.3 Microsoft Project Oplijsten van taken Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 203 Augustus - 2010 4.3 Microsoft Project Organiseert taken in een WBS structuur Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 204 Augustus - 2010 4.3 Microsoft Project Duurtijd Werk = Man uren Standaard is de duurtijd uitgedrukt in dagen typ : D of d M of m voor minuten H of h voor de uren W of w voor de weken Mo of mo voor de maanden. Standaard wordt het werk uitgedrukt in uren Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 205 Augustus - 2010 4.3 Microsoft Project Creatie van relaties tussen taken niet begonnen is Van zodra taak G start, is taak H beëindigd Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 206 Augustus - 2010 4.3 Microsoft Project Vertraging (achterstand/lag) – Overlapping (voorsprong/lead) Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 207 Augustus - 2010 4.3 Microsoft Project Gantt diagram Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 208 Augustus - 2010 4.3 Microsoft Project Het Kritisch Pad: de langste weg van de opeenvolgende taken, de taken waarvan de totale marge nul is Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 209 Augustus - 2010 4.3 Microsoft Project Taken netwerk (activiteiten netwerk) Taken Mijlpalen Recapitulerende taken Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 210 Augustus - 2010 4.3 Microsoft Project Middelen lijst Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 211 Augustus - 2010 4.3 Microsoft Project Toewijzen van middelen Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 212 Augustus - 2010 4.3 Microsoft Project Overbelaste middelen Middelen tabel Middelen benutting Overbenutte resource Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 213 Augustus - 2010 4.3 Microsoft Project Middelen beheer Overbelasting oplossen Op „de marges van taken“ spelen Het werk verdelen over verschillende middelen Middelen toevoegen Overlapping van taken ! Risico dat de totale arbeid stijgt Overuren niet plannen! … Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 214 Augustus - 2010 4.3 Microsoft Project Bepalen van het referentieplan (baseline) Geplande taak Initiële planning Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 215 Augustus - 2010 4.3 Microsoft Project Het project volgen - de gegevens bijwerken – vergelijken met referentie plan Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 216 Augustus - 2010 4.3 Microsoft Project Het project volgen - de gegevens bijwerken – vergelijken met referentie plan Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 217 Augustus - 2010 4.3 Microsoft Project Rapporten Afdrukken van tabellen Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 218 Augustus - 2010 4.3 Microsoft Project Rapporten Visuele rapporten in Excel (Excel 2003 of hoger) Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 219 Augustus - 2010 4.3 Microsoft Project Rapporten Visuele rapporten in Visio Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 220 Augustus - 2010 4.3 Microsoft Project Demo van Microsoft Project software Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 221 Augustus - 2010 4.4 Visio Professionele diagrammen creëren (stromen, organisatieschema, plan, netwerk…) Organigrammen: WBS (project decompositie structuur), RBS (middelen tabel), OBS (project organigram) Tijdslijn Flux: procedures Beslisboom Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 222 Augustus - 2010 4.4 Visio Voorbeelden WBS (project decompositie structuur) Organigram RBS (middelen tabel) Tijdslijn Procedure Beslisboom Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 223 Augustus - 2010 4.4 Visio WBS (project decompositie structuur) TEAMBUILDING 2.1 Marktanalyse 2.2 Analyse van de menselijke middelen 1. Project management 2. Product 2.3 Tijd Project Scope Statement 2.4 Budget Inhoudelijke verklaring van het project 2.5 Formule 2.6 Teambuilding gebeurtenis 2.7 Tevredenheidsrapport 2.8 Evaluatie Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 224 Augustus - 2010 4.4 Visio WBS (project decompositie structuur): type voorbeeld Source: http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/d/de/Wbs.png Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 225 Augustus - 2010 4.4 Visio Organigram Source: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=716c617e-4f9c-4829-800af274b5be8a1e&displaylang=nl Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 226 Augustus - 2010 4.4 Visio RBS (middelen tabel) Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 227 Augustus - 2010 4.4 Visio Tijdslijn Planningsbalk voor product lancering Einde testen – Phase III. Aanvraag d’A.M.M. Evaluatie door l’Afssaps Finalisatie marketing strategie Start informatie campagne verbruikers Start informatie campagne geneesheren Lancering van het produkt Source: http://technet.microsoft.com/fr-fr/ee236295.aspx Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 228 Augustus - 2010 4.4 Visio Tijdslijn Source: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/cc558621(BTS.10).aspx Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 229 Augustus - 2010 4.4 Visio Procedure Belanghebbende Belanghebbende Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 230 Augustus - 2010 4.4 Visio Beslisboom Beslissingsboom Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 231 Augustus - 2010 4.4 Visio Demo van enkele documenten met Visio software Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 232 Augustus - 2010 4.5 Mindmanager Conceptuele kaarten Organiseert ideeën of informatie visueel op één bladzijde Representeert de structuur van een project Vergaderingen op groot scherm om de verschillende punten op de agenda over te brengen – Brainstorming Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 233 Augustus - 2010 4.5 Mindmanager Methode Een centraal idee Ideeën op takken die “uitwaaieren” vanaf het centrum Sleutelwoorden, hoe sterker, des te beter onthouden Horizontale tekst op de takken Hiërarchie, nummering, omgrenzing om op de voorgrond te stellen Gebruik van beelden, kleuren en codes Voorbeelden SWOT Analyse (FFOM) Brainstorming Project Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 234 Augustus - 2010 4.5 Mindmanager SWOT Analyse (FFOM) Bedreigingen Negatief Extern Opportuniteit Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Zwaktes Intern Positief 235 Sterktes Augustus - 2010 4.5 Mindmanager Brainstorming – niveau 1 Groep Conclusie sessie met Stemopneming Verloop Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 236 Augustus - 2010 4.5 Mindmanager Brainstorming – alle niveaus Definieer probleem Herhaal regels Animator participatie moedig aan verbeelding “Actieplan” noteren “Volgende vergadering” Onderdeel “Volgende acties” toevoegen datums bepalen Betrokken personen E-mail Conclusie sessie Afdrukken Deelnemersmap bezorgen controleer Groep tijd respecteren regels Deelnemers Verschillende beroepen / ervaringen Geen hiëarchie Rol in Mindmanager Web pagine Breng het probleem centraal in het onderwerp met Idem phase I toon de tijd Noteer de ideeën Gebruik kleuren Snelle Brainstorming voor evaluatie criteria Kleuren Gebruik Omgeving Klasseer ideeën Stemopneming Relatie indicator Prioriteits icoon Toewijzen Hulpmiddelen <>Start de Brainstorm Structureer Verlaat brainstorm modus Doe gedwongen associaties Verloop Onder sectie Vervolledig Onder sectie Vrije flux in Brainstorm modus Waarschuwen Structurering in Map modus Evalueren Andere gebruikte iconen Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Verleng de tijdspanne indien nodig 237 Augustus - 2010 4.5 Mindmanager Project Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 238 Augustus - 2010 4.5 Mindmanager Demo van enkele conceptuele kaarten in Mindmanager Exploratie Mindmanager site in Engels Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 239 Augustus - 2010 5.De risico's van een project identificeren 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Project risico's beheren Definitie Risico's identificeren (inhoud, tijd, budget, kwaliteit) Risico's categoriseren en analyseren (kans/impact) Risico actie plan Monitoring en risk control Oefening : maak een risico matrix 240 Augustus - 2010 5.1 Project risico's beheren Wat is project risico’s beheren ? Wat is een risico ? Waarom aan risicobeheer doen ? Groepsdiscussie Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 241 Augustus - 2010 5.1 Project risico's beheren Bepalen hoe risico’s gaan beheerd worden gedurende het project (planning van risicobeheer) Risico identificatie en analyse Beslissen hoe we antwoorden op risico’s Risico monitoring en controle Objectief : het verhogen van de waarschijnlijkheid en impact van positieve gebeurtenissen, en het verminderen van de waarschijnlijkheid en impact van negatieve gebeurtenissen Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 242 Augustus - 2010 5.2 Definitie Project risico’s Een onzekere gebeurtenis Een waarschijnlijkheid dat de gebeurtenis zich zal voordoen Een impact ten gevolge van deze gebeurtenis op het project objectief (inhoud, termijn, kosten en kwaliteit) De project risico’s situeren zich altijd in de toekomst. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 243 Augustus - 2010 5.2 Definitie Een risico is gelinkt aan een onzekere gebeurtenis Een risico kan een project positief of negatief impacteren Ook al heeft de term « risico » in het algemeen een negatief karakter, het heeft ook een positieve kant De negatieve risico’s zijn bedreigingen (threat) De positieve risico’s zijn opportuniteiten (opportunity) Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 244 Augustus - 2010 5.2 Definitie Een waarschijnlijkheid Waarschijnlijkheid is een evaluatie naar de aard van de waarschijnlijkheid van een gebeurtenis. De waarschijnlijkheid is een reëel nummer tussen 0 en 1. Hoe groter het nummer, hoe groter het risico of de kans (naargelang het standpunt) dat de gebeurtenis zich zal voordoen. Vb. De waarschijnlijkheid om een 6 te gooien bij het werpen van een dobbelsteen = 1 op 6 Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 245 Augustus - 2010 5.3 Risico's identificeren (inhoud, tijd, budget, kwaliteit) Risico’s bestaan in alle projecten De waarschijnlijkheid dat een bepaald risico zich voordoet hangt af van de aard van het risico . Er zijn geen regels voor de bron van risico’s Risico’s veranderen tijdens de voortgang van het project en dienen bewaakt te worden gedurende het gehele project. Niet alle risico’s zijn slecht. Risico’s kunnen een opportuniteit voor verbetering vertegenwoordigen. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 246 Augustus - 2010 5.3 Risico's identificeren (inhoud, tijd, budget, kwaliteit) Oorzaak Grote regenval Risico De weg staat onder water Impact Het vereiste materiaal voor het project zal niet geleverd worden Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 247 Augustus - 2010 5.3 Risico's identificeren (inhoud, tijd, budget, kwaliteit) Risico identificatie In het algemeen is het de organisatie die de aanpak van risicobeheer definieert. Deze aanpak omschrijft onder andere De categorie van risico’s, De waarschijnlijkheidsdefinities, Het formaat van het risico register, De rollen en verantwoordelijkheden, Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 248 Augustus - 2010 5.3 Risico's identificeren (inhoud, tijd, budget, kwaliteit) RDS RDS/RBS – Risico decompositie structuur Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Eisen Termijn Inhoud kosten Communicatie middelen Leverancier Product Kwaliteit Winsten 249 Augustus - 2010 5.3 Risico's identificeren (inhoud, tijd, budget, kwaliteit) Omschrijving Waarschijnlijkheid Zeer zwak 10% Zwak 30% Gematigd 50% Hoog 70% Zeer hoog 90% Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 250 Augustus - 2010 5.3 Risico's identificeren (inhoud, tijd, budget, kwaliteit) Objectief Zeer zwak 10% Zwak 30% Gematigd 50% Hoog 70% Zeer hoog 90% Kosten Niet belangrijke toename van de kosten Kosten verhoging <10% Kostenverhoging van 10-20% Kostenverhoging van 20-40% Kostenverhoging van >40% Termijn Niet belangrijke toename van de termijn Termijn verhoging <5% Verhoging van de termijn met 5-10% Verhoging van de termijn met 10-20% Verhoging van de termijn met >20% Inhoud Nauwelijks aantoonbare vermindering van de inhoud Impact op niet belangrijke inhoudsgebieden Impact op belangrijke inhoudsgebieden Voor de sponsor onaanvaardbare inhouds vermindering Finaal project product niet bruikbaar Kwaliteit Nauwelijks aantoonbare vermindering van kwaliteit Effect alleen op zeer veeleisende toepassingen Daling van kwaliteit die de goedkeuring van sponsor vereist Voor de sponsor onaanvaardbere vermindering van kwaliteit Finaal project product niet bruikbaar Impact matrix van risico’s op de belangrijkste objectieven van een project Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 251 Augustus - 2010 5.3 Risico's identificeren (inhoud, tijd, budget, kwaliteit) Bepalen van welke risico’s het project kunnen treffen, en documenteren van de karakteristieken. Is een iteratief proces aangezien nieuwe risico’s kunnen ontstaan, bestaande risico’s kunnen evolueren naargelang de voortgang van het project in zijn levenscyclus. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 252 Augustus - 2010 5.3 Risico's identificeren (inhoud, tijd, budget, kwaliteit) Waar zoeken we de risico’s? Een onderzoek in de project documentatie De plannen, De hypothesen, Project fiches van vroegere projecten, De contracten en andere informatie. De kwaliteit van de plannen, evenals de coherentie tussen de plannen onderling, en de coherentie met de project eisen en hypothesen kunnen risico indicators zijn op het niveau van het project. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 253 Augustus - 2010 5.3 Risico's identificeren (inhoud, tijd, budget, kwaliteit) Technieken om Informatie te verzamelen Brainstormen (Brainstorming) Onder de leiding van een facilitator De decompositie structuur van de risico’s kan als werkkader gebruikt worden Interviews Interviews met ervaren deelnemers, belanghebbenden en deskundigen ivm het onderwerp in kwestie kunnen risico's identificeren. Een van de belangrijkste bronnen van risico-identificatie Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 254 Augustus - 2010 5.3 Risico's identificeren (inhoud, tijd, budget, kwaliteit) Technieken om Informatie te verzamelen Analyse van de hypothesen Indien verkeerd…….. Analyse van de sterktes, zwaktes, opportuniteiten en bedreigingen SWOT Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 255 Augustus - 2010 5.3 Risico's identificeren (inhoud, tijd, budget, kwaliteit) Resultaat van de identificatie : Het risico register Voor elk risico, een omschrijving van de gebeurtenis die zich kan voordoen en de impact Lijst van mogelijke antwoorden (in voorkomend geval) Fundamentele oorzaak of gebeurtenis die het risico veroorzaakt Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 256 Augustus - 2010 5.3 Risico's identificeren (inhoud, tijd, budget, kwaliteit) In groep, identificeer de potentiële risico’s die gepaard gaan met de bouw van een eensgezinswoning Respecteer het formaat van de omschrijvingen Gebeurtenis Waarschijnlijkheid Impact Risico Identificatie Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 257 Augustus - 2010 5.4 Risico's categoriseren en analyseren (kans/impact) Impact Bedreigingen Waarschijnlijkheid 90% 70% 50% 30% 10% 0,05 0,05 0,04 0,03 0,02 0,01 0,10 0,09 0,07 0,05 0,03 0,01 Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 0,20 0,18 0,14 0,10 0,06 0,02 Opportuniteiten 0,40 0,36 0,28 0,20 0,12 0,04 258 0,80 0,72 0,56 0,40 0,24 0,08 0,80 0,72 0,56 0,40 0,24 0,08 0,40 0,36 0,28 0,20 0,12 0,04 0,20 0,18 0,14 0,10 0,06 0,02 0,10 0,09 0,07 0,05 0,03 0,01 0,05 0,05 0,04 0,03 0,02 0,01 Augustus - 2010 5.4 Risico's categoriseren en analyseren (kans/impact) Project risico’s kunnen gecategoriseerd worden Per bron van risico (op basis van de decompositie – RDS/RBS), Per betrokken domein (op basis van WBS) Of naargelang iedere andere bruikbare categorie (vb. Project fase) Laat toe te bepalen welke gebieden van het project het meest gevoelig zijn voor de effecten van onzekerheid. De groepering van risico’s per fundamenteel gemeenschappelijke oorzaken kan leiden tot de ontwikkeling van een efficiënt risico actie plan. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 259 Augustus - 2010 5.4 Risico's categoriseren en analyseren (kans/impact) Risico’s die een antwoord op korte termijn vereisen worden beschouwd als zijnde de meest dringende om te behandelen. De prioriteit indicator kan bevatten De termijn voor implementatie van de risico antwoorden, Symptomen en alarm signalen, En de klassering van de risico’s. Risico’s met een zwakke prioriteit worden op de bewakingslijst (Watch list) geplaatst voor toekomstige bewaking Men zal zich niet direct bezighouden met de verderafgelegen risico's Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 260 Augustus - 2010 5.4 Risico's categoriseren en analyseren (kans/impact) Bijwerken van het risico register Het relatief klassement of de prioriteiten lijst van project risico’s. De risico’s gegroepeerd per categorie. De oorzaak van risico’s of de domeinen die een bijzondere aandacht vereisen. De lijst van risico’s die een antwoord op korte termijn vereisen. De lijst van risico’s die een supplementaire analyse en antwoord nodig hebben. De bewakingslijst van risico’s met lage prioriteit. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 261 Augustus - 2010 5.4 Risico's categoriseren en analyseren (kans/impact) De analyse bestaat uit het kwantificeren van de impact van de prioritaire risico’s De analyse wordt uitgevoerd op de risico’s die als prioritair werden geclassificeerd en die mogelijks een grote impact op de project objectieven hebben. De analyse geeft een becijferd klassement van deze risico’s door hun impact op het project te meten Vb: wat betekent een achterstand van 3 maand bij de bouw van een woning 3 maanden extra huur Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 262 Augustus - 2010 5.4 Risico's categoriseren en analyseren (kans/impact) Driepunten analyse voor de schattingen Optimistisch Waarschijnlijker Pessimistisch WBS element Optimistisch Waarschijnlijk Pessimistisch Concept 4M€ 6M€ 10M€ Ontwikkeling 16M€ 20M€ 35M€ Test 11M€ 15M€ 23M€ Totaal Project 31M€ 41M€ 68M€ Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 263 Augustus - 2010 5.4 Risico's categoriseren en analyseren (kans/impact) Definitie van de Beslissing Te nemen beslissing Beslissingsknoop Input: Kosten van het resultaat van elke keuze Output: Genomen beslissing Onzekerheidsknoop Input: Waarschijnlijkheid van het Scenario. Resultaat als hij zich voordoet Nettowaarde Berekend: Winst – kost van elke weg Output: Verwachte Monetaire Waarde(EMV) 60% Bouwen van een nieuwe fabriek 120M€ Bouwen of op niveau zetten 36M€ = 40% 80 x 60% - 30 x 40% Op niveau zetten bestaande fabriek 50M€ Beslissing EMV = 46M€ 46M€ = 60% 40% Sterke vraag 80M€ = 200M€ 200M€ - 120M€ Zwakke vraag -30M€ = 90M€ 90M€ - 120M€ Sterke vraag 70M€ = 120M€ 120€ - 50M€ Zwakke vraag 10M€ = 60M€ 60M€ - 50M€ 70 x 60% + 10 x 40% Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 264 Augustus - 2010 5.4 Risico's categoriseren en analyseren (kans/impact) Omschrijving Categorie Impact Risico 1 Kost 10K€ Risico 2 Termijn 2K€ Risico 3 Kwaliteit Subjectief : ontevreden klant, reputatie Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 265 Antwoord Augustus - 2010 5.5 Risico actie plan Ontwikkelen van een risico actie plan Ontwikkel opties en acties die toelaten de opportuniteiten te verbeteren en de bedreigingen, relatief aan de project objectieven, te verminderen. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 266 Augustus - 2010 5.5 Risico actie plan Strategie voor negatieve risico’s of bedreigingen Vermijden : wijzig het plan, neem een andere weg Transfereren : het verleggen van het negatieve effect van een bedreiging, evenals de verantwoordelijkheid van het antwoord naar een derde partij (een verzekering nemen) Verminderen : acties om de waarschijnlijkheid en/ of impact te verminderen Aanvaarden : niks doen, voorzie een provisie voor wisselvalligheden Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 267 Augustus - 2010 5.5 Risico actie plan Strategie voor positieve risico’s of opportuniteiten Uitbuiten : acties om van de opportuniteit gebruik te maken Delen : de toewijzing van de verantwoordelijkheid aan een derde partij die de capaciteit heeft, om van de gelegenheid gebruik te maken ten voordele van het project Verbeteren : de waarschijnlijkheid en/of het effect van een positieve gelegenheid vergroten Aanvaarden : niets doen Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 268 Augustus - 2010 5.5 Risico actie plan Het plan herneemt voor de geïdentificeerde risico’s, geklasseerd per prioriteit Hun omschrijving Het of de betrokken project domein(en) (WBS element) Hun oorzaken (RDS/RBS element) En de manier waarop ze de project objectieven beïnvloeden De personen aan wie risico’s zijn toegewezen en hun verantwoordelijkheden De overeengekomen actie strategie Triggers, symptomen en alarmensignalen op het voorkomen van risico's Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 269 Augustus - 2010 5.5 Risico actie plan Het risico actieplan dekt alle gekende risico’s Er bestaan onbekende risico’s Voor deze laatste, het voorzien van een reserve voor onvoorziene gebeurtenissen (uitgaves) Budgettaire reserve die kan dienen indien niet geïdentificeerde risico’s zouden opduiken Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 270 Augustus - 2010 5.5 Risico actie plan Aansluitend op de risico analyse, kunnen we Het uit te voeren werk voor het project updaten Taken toevoegen aan het plan Een plan B maken Mogelijkheid voor het bijwerken van de baseline Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 271 Augustus - 2010 5.5 Risico actie plan Enkele noties Rampen plannen Uitgevoerd bij detectie door triggers Noodplannen Uitgevoerd in reactie op een gebeurd risico en voor welke het eerste antwoord onvoldoende is geweest Rest risico’s Risico's die blijven nadat de geplande reacties zijn uitgevoerd, evenals degenen die opzettelijk zijn aanvaard Secundaire risico’s Risico's die zich voordoen en die een rechtstreeks gevolg zijn van de uitvoering van een reactie op een risico Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 272 Augustus - 2010 5.6 Monitoring en risk control De monitoring en controle van risico’s bestaat erin het implementeren van een risico actieplan, opvolgen van de geïdentificeerde risico’s, bewaken van rest risico’s, identificeren van nieuwe risico’s en evaluatie van het risico proces gedurende de gehele duurtijd van het project. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 273 Augustus - 2010 5.6 Monitoring en risk control Het werk in het project dient het onderwerp te zijn van een constante monitoring om nieuwe risico’s, veranderingen in bestaande en de vervallen risico’s te detecteren. Het doel van risico monitoring en controle bestaat erin te bepalen of De hypothesen nog altijd geldig zijn, Een geëvalueerd risico veranderd is of verwijderd kan worden, De provisies voor onvoorziene gebeurtenissen in termen van kost en planning (tijdschema) aangepast dienen te worden aan de actuele evaluatie van de risico’s. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 274 Augustus - 2010 5.6 Monitoring en risk control Re-evaluatie van de risico’s Identificatie van nieuwe risico’s, Re-evaluatie van de actuele risico’s Sluiten van voorbijgestreefde risico’s. De herwaardering van project risico's moeten regelmatig gepland worden. Evalueren en documenteren van de doeltreffendheid van de reacties op de gesignaleerde risico's en hun fundamentele oorzaken Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 275 Augustus - 2010 5.7 Oefening : maak een risico matrix In groep, op basis van de ge-identificeerde risico’s in de voorgaande oefening, doe nu de risico analyse Omschrijving / gebeurtenis Categorie Waarschijnlijkheid en Impact Prioriteit Antwoord (actie) Risico analyse Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 276 Augustus - 2010 6. De weerstand tegen veranderingen identificeren en er rekening mee houden 6.1 6.2 6.3 6.4 Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Weerstand tegen verandering : een grote kans op risico's Oorzaken van weerstand tegen veranderingen Hoe de weerstand tegen verandering te managen Virale marketing : een gradueel antwoord op de weerstand tegen verandering 277 Augustus - 2010 6.1 Weerstand tegen verandering : een grote kans op risico's De weerstand tegen veranderingen? Dit is een relatief vaak voorkomend psychologisch fenomeen, ook wel afkeer van wijzigingen of immobilisme genoemd. Het bestaat eruit dat men door zijn afkeer van onzekerheid en met verschillende vormen van gedrag, zijnde oppositie of bewarend, een status quo probeert te bewaren. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 278 Augustus - 2010 6.1 Weerstand tegen verandering : een grote kans op risico's Waarom bestaat er weerstand tegen verandering op de arbeidsmarkt? Groepsdiscussie Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 279 Augustus - 2010 6.2 De oorzaken van weerstand tegen verandering De behoeften die gezocht worden door mensen die werken in een organisatie verklaren het individueel en collectief gedrag van deze personen Deze behoeften kennen laat toe te begrijpen wat elke persoon motiveert in zijn werkkader. Verschillende theorieën De behoeften pyramide van Maslow De theorie van de persoonlijke realisatie (Achievement Theory) Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 280 Augustus - 2010 6.2 De oorzaken van weerstand tegen verandering Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 281 Augustus - 2010 6.2 De oorzaken van weerstand tegen verandering De theorie van de persoonlijke realisatie Mensen hebben 3 dingen nodig op het werk Zelfrealisatie : de wens iets concreets en belangrijks te volbrengen Macht : de wens het gedrag van anderen te beïnvloeden Lidmaatschap : de wens tot een groep te behoren of in harmonie met zijn collega’s te zijn Elke verandering in hun omgeving brengt dit in gevaar vandaar de weerstand tegen verandering Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 282 Augustus - 2010 6.2 De oorzaken van weerstand tegen verandering De weerstand tegen verandering verklaart de nood aan referentiepunten, die verstoord kunnen worden door de snelle invoering van een nieuwe manier van werken die niet begrepen wordt door de mensen. Vandaar de noodzaak om volgende vragen te stellen indien een verandering niet begrepen is Is het te weinig/niet uitgelegd? Houdt zij rekening met de reële activiteiten van de mensen ? Zijn de personen betrokken bij het ontwerp ? Heeft men hen toegelaten te wennen aan de toekomstige verandering en hun nieuwe omgeving/referentiepunten op te bouwen Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 283 Augustus - 2010 6.3 Hoe de weerstand tegen verandering te managen ? Analyse van de belanghebbenden Identificeren van degenen die betrokken zijn bij de uitvoering van de verandering Bepaal hun positie met behulp van vragen zoals : Wat is de te verwachten houding van X of Y ten aanzien van het project ? Wat zijn de verschillende categorieën van de betrokken personen ? Zijn zij eerder voorstander of tegenstander van het project ? Is of zijn er één of meerdere leiders ? Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 284 Augustus - 2010 6.3 Hoe de weerstand tegen verandering te managen ? Verantwoordelijke Communicatie Toetreding Directie Coöperatie Syndicaat Secretarissen groep Dienst hoofd Interesse Passiviteit HR Verenigd Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Kritisch 285 Tegenstander Vijandig Augustus - 2010 6.3 Hoe de weerstand tegen verandering te managen ? Geallieerde posities ten opzichte van het project De gouden driehoek Hun synergetische kant laat het project vooruitgaan, bevordert het project. Hun antagonisme (tegenstrijdige kant) daarentegen laat hen voldoende afstand nemen (om kritisch te zijn en) om verbeteringen voor te stellen. Deze categorie van personen moeten verantwoordelijkheden in de leiding van de verandering hebben De « vrijwilligers » Zijn leden van het project zonder terughouding noch kritische capaciteit. Deze categorie van personen moet gebruikt worden om het project te dragen in de context van een lage weerstand tegen de verandering Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 286 Augustus - 2010 6.3 Hoe de weerstand tegen verandering te managen ? De „vlottende“ posities ten aanzien van de verandering De « twijfelende » Zij worden soms als „valse medestanders“ gekwalificeerd want zij interesseren zich voor het project met een voorwaardelijke steun. Deze personen moeten bij de verandering worden betrokken om actor te worden De « passieven » Zij worden aanschouwd als dood gewicht. Zij houden er niet van om zich vragen stellen en hebben een hekel aan onzekerheid. Deze personen dienen van dichtbij gevolgd te worden. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 287 Augustus - 2010 6.3 Hoe de weerstand tegen verandering te managen ? De posities die tegen de verandering zijn De « brompotten » Zijn de passieven waarvan het antagonisme zich tot het woord beperkt (“blaffende honden bijten niet”). Deze personen moeten eerder genegeerd worden. De « tegenstanders » Zij zoeken nooit naar een akkoord maar hun oppositie dient gerespecteerd te worden aangezien deze vaak legitiem is. Deze personen kunnen zich door middel van compensatie onderwerpen. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 288 Augustus - 2010 6.3 Hoe de weerstand tegen verandering te managen ? De posities die tegen de verandering zijn De « opstandelingen » Zij hebben een ander project net zoals een andere visie van het leven. Deze personen moeten uitgesloten of onderworpen worden. De « verscheurden » Zij zijn voor de verandering maar verzetten zich met kracht (ze denken dat de verandering niet op deze manier moet aangepakt worden). Men moet deze mensen helpen om hun dilemma op te lossen. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 289 Augustus - 2010 6.3 Hoe de weerstand tegen verandering te managen ? Het resultaat van deze analyse is een lijst die vermeldt De personen / groepen De evaluatie informatie en hun classificatie De uitgewerkte strategie om de weerstand tegen de verandering te verminderen en dus de succes kansen van het project te verhogen Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 290 Augustus - 2010 6.4 Virale marketing : een gradueel antwoord op de weerstand tegen verandering Wat is virale marketing? Groepsdiscussie Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 291 Augustus - 2010 6.4 Virale marketing : een gradueel antwoord op de weerstand tegen verandering De virale marketing definieert zich als een actie die door een organisatie wordt gevoerd teneinde zich bekend te maken, of om zijn beeld of die van zijn producten bij een doelpubliek te herpositioneren of te verbeteren. De specificiteit van dit soort marketing is dat de klanten de voornaamste vectoren van de mededeling worden. Uit belangstelling, nieuwsgierigheid of vermaak, verspreiden zij de informatie aan hun kennissen netwerk. De virale marketing is gebaseerd op de mond aan mond reclame Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 292 Augustus - 2010 6.4 Virale marketing : een gradueel antwoord op de weerstand tegen verandering Belangrijkste voordelen : Lage kost De intensiteit en snelheid van de verspreiding van de boodschap Het bericht geniet een positieve connotatie daar zij aangebracht wordt door een kennis. Voorbeelden Aubade met zijn beroemde screen saver scherm die een selectie van de beste publicitaire affiches van het merk bevat. Gmail : bij zijn lancering, gebeurde de toetreding tot de dienst via een e-mail van reeds ingeschreven personen Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 293 Augustus - 2010 6.4 Virale marketing : een gradueel antwoord op de weerstand tegen verandering Hoe virale marketing gebruiken als gradueel antwoord op de weerstand tegen verandering? Groepsdiscussie Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 294 Augustus - 2010 6.4 Virale marketing : een gradueel antwoord op de weerstand tegen verandering Het is mogelijk om dit concept toe te passen op de leiding van de verandering uitgaande van het principe dat het beter is dat een project volledig slaagt in beperkte omvang dan dat een project maar matig slaagt in een bredere omgeving Een project in een klein aantal diensten ontplooien, De volledige medewerking van het personeel verkrijgen, doordat de goede werking in de "pilootdiensten" hen zin doet krijgen om in het project te stappen. De term « nénupharisation » (vgl. sneeuwbaleffect), wordt eveneens gebruikt om het stap bij stap ontvouwen van een project aan te wijzen. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 295 Augustus - 2010 7. Overzicht uitwerken van communicatieacties die onontbeerlijk zijn voor het project 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 Opleiding Projectmanagement – Basisniveau De communicatie binnen het project structureren Het communicatieplan De rapportering (reporting) onder verschillende vormen Probleem beheer en escalatieproces Oefening: een communicatieplan uitwerken 296 Augustus - 2010 7.1 De communicatie binnen het project structureren Het beheer van de communicaties binnen het project behelst de processen die nodig zijn om te garanderen dat op gepaste tijdstippen en op een aangepaste manier wordt overgegaan tot het creëren, het verzamelen, het verspreiden, het bewaren, het recupereren en de finale behandeling van informatie over het project. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 297 Augustus - 2010 7.1 De communicatie binnen het project structureren Waarom de communicatie structureren ? 6 personen = 5 + 4 +3 + 2 + 1 15 communicatiekanalen 2 aan 2 10 personen 45 kanalen Communicatie binnen het project kan niet beheerst worden, maar moet wel worden gestructureerd Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 298 n(n-1)/2 (n = aantal personen) Augustus - 2010 7.1 De communicatie binnen het project structureren Het structureren van de communicatie bestaat uit het bepalen van de informatiebehoeftes van de verschillende betrokken partijen en het bepalen van het plan om aan die behoeftes tegemoet te komen. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 299 Augustus - 2010 7.2 Het communicatieplan Het communicatieplan Wie heeft behoefte aan welke informatie? Wanneer hebben ze die behoefte? Hoe moet die informatie hen bezorgd worden en door wie? De identificatie van de informatiebehoeftes van de verschillende partijen en de keuze van een geschikte manier om aan deze behoefte te voldoen zijn kritische factoren voor het succes van een project. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 300 Augustus - 2010 7.2 Het communicatieplan Het niet correct inplannen van communicatie zal leiden tot problemen zoals vertragingen in het overbrengen van berichten, communicatie van gevoelige informatie naar verkeerde bestemmingen of het missen van informatie bij betrokken partijen. Efficiënte communicatie betekent: De informatie wordt bezorgd in het juiste formaat, op het goede moment en met de correcte impact. Enkel de nodige informatie wordt bezorgd. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 301 Augustus - 2010 7.2 Het communicatieplan Analyse van de communicatienoden De noden worden bepaald door de noden van de verschillende partijen te combineren De analyse gebeurt op basis van informatie uit Het organigram, De projectorganisatie en de verantwoordelijkheden van de betrokkenen, de disciplines, de diensten en de specialisatie domeinen De logistiek met betrekking tot het aantal betrokkenen en hun fysische lokalisatie De informatie van de betrokkenen vertrekkend van het register van betrokkenen en de management strategie van de betrokkenen. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 302 Augustus - 2010 7.2 het communicatieplan Communicatie modellen Storing Noise Codering Bericht Zender Decodering Middel Decodering Tegenbericht Ontvanger Codering Noise Storing Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 303 Augustus - 2010 7.2 Het communicatieplan Er bestaan verschillende communicatiemethodes om informatie te delen met de betrokkenen: Interactieve communicatie Overgebrachte communicatie [push] Gepubliceerde communicatie [pull] De projectmanager beslist, op basis van de communicatienoden, welke methodes moeten worden gebruikt tijdens het project, alsook wanneer en hoe Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 304 Augustus - 2010 7.2 Het communicatieplan Interactieve communicatie Tussen twee of meer betrokken partijen betreffende het uitwisselen van informatie in verschillende richtingen. Dit is de meest efficiënte manier om eenzelfde begrip van de verschillende partijen te garanderen met betrekking tot de specifieke onderwerpen. Bestaat uit vergaderingen, telefoongesprekken, videoconferenties … Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 305 Augustus - 2010 7.2 Het communicatieplan Overgebrachte communicatie [push] Overgebracht naar specifieke ontvangers die de specifieke informatie nodig hebben. Dit garandeert de verspreiding van informatie, maar niet dat ze effectief is aangekomen en correct begrepen is door de bedoelde ontvangers. De communicatie gebeurt via brieven, e-mail, rapporten, verslagen, fax, uiteenzettingen, persberichten … Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 306 Augustus - 2010 7.2 Het communicatieplan Gepubliceerde communicatie [pull] Gebruikt voor grote volumes informatie of voor een groot publiek, waarbij ontvangers naar eigen believen toegang tot de bron van informatie hebben. Die methode behelst internet/intranet sites intranet, e-learning, kennisdatabases, etc. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 307 Augustus - 2010 7.2 Het communicatieplan Het communicatieplan verschaft: De behoeftes van de betrokken partijen ; Wie, wat communiceert naar wie Onder welke vorm Wanneer en met elk interval De methodes en gebruikte technieken De ‘standaard’ vergaderingen: status, risico’s, stuurgroep … Het glossarium van gebruikte terminologie Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 308 Augustus - 2010 7.2 Het communicatieplan Bericht Omschrijving van de informatie die moet worden overgebracht; bv voortgangsrapport, meeting report, etc. Doelpubliek Lijst van de bestemmelingen of de groepen die worden bedoeld om de informatie te verkrijgen Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Methode Omschrijving van de manier waarop de informatie zal worden bezorgd. Bv email, meeting, website, etc. 309 Frequentie Voor de informatie die regelmatig wordt bezorgd, omschrijving van de frequentie, bv dagelijks, wekelijks, maandelijks, per ‘event’ Verantwoordelijke De persoon die er verantwoordelijk voor is dat de informatie wel degelijk wordt bezorgd Augustus - 2010 7.2 Het communicatieplan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Groep 1 Groep 2 Groep 3 Groep 4 Groep 5 Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 310 Augustus - 2010 7.3 Rapporteren (reporting) onder verschillende vormen Rapporteren dient om verslag uit te brengen over de performance van het project Verslag uitbrengen betekent het verzamelen en verspreiden van informatie betreffende de performance, met inbegrip van getroffen maatregelen, voortgangsrapporten en de vooruitzichten. Het proces om een voortgangsrapport tot stand te brengen bestaat uit het verzamelen en de periodieke analyse van de werkelijke gegevens vergeleken met een referentiebasis met het oog op het begrijpen en communiceren van de performance, alsook het voorspellen van de resultaten van het project. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 311 Augustus - 2010 7.3 Rapporteren (reporting) onder verschillende vormen Voortgangsrapporten moeten aangepaste informatie aanleveren voor elk doelpubliek Voortgangsrapporten moeten regelmatig worden gepubliceerd. De vorm kan van heel simpel tot heel formeel zijn maar is volledig Een simpel status rapport bevat informatie over de performance, zoals mate van realisatie van de resultaten of voortgangsindicatoren per domein (inhoudelijk, planning tijdschema, kosten en kwaliteit). Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 312 Augustus - 2010 7.3 Rapporteren (reporting) onder verschillende vormen Meer complexe voortgangsrapporten bevatten: De analyse van eerdere performance, Status van de risico’s en problemen, De gerealiseerde werken gedurende de laatste periode De te realiseren werken voor de volgende periode Een samenvatting van de goedgekeurde wijzigingen gedurende de periode, De resultaten van de gap-analysis, De vooruitzichten voor de realisatie van het project (incl. Kosten en tijd) Andere relevante informatie om te herzien en te bespreken. Een compleet rapport zou ook de vooruitzichten moeten opnemen voor de realisatie van het project (met inbegrip van de kosten en de duurtijd). Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 313 Augustus - 2010 7.3 Rapporteren (reporting) onder verschillende vormen Voortgangsrapporten structureren en resumeren de verzamelde informatie en stellen de resultaten van elke analyse voor in verhouding tot de basislijn van de performance metingen. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Description Budget Valeur Acquise Coût Réel 1.0 Pre-Pilot Plan 2.0 Checklists 3.0 Curriculum 4.0 Mid-Term Evaluation 5.0 Implementation Support 6.0 Manual of Practice 7.0 Roll-Out Plan Totals VP € 63.000 € 64.000 € 23.000 € 68.000 € 12.000 € 7.000 € 20.000 € 257.000 VA € 58.000 € 48.000 € 20.000 € 68.000 € 10.000 € 6.200 € 13.500 € 223.700 CR € 62.500 € 46.800 € 23.500 € 72.500 € 10.000 € 6.000 € 18.100 € 239.400 314 Ecart de coût EC=VA-CR € -4.500 € 1.200 € -3.500 € -4.500 € € 200 € -4.600 € -15.700 EC/VA -7,76% 2,50% -17,50% -6,62% 0,00% 3,23% -34,07% -7,02% Ecart de délais ED=VA-PV € -5.000 € -16.000 € -3.000 € € -2.000 € -800 € -6.500 € -33.300 ED/VA -8,62% -33,33% -15,00% 0,00% -20,00% -12,90% -48,15% -14,89% Indices de Performance IPC 0,93 1,03 0,85 0,94 1,00 1,03 0,75 0,93 IPD 0,92 0,75 0,87 1,00 0,83 0,89 0,68 0,87 Augustus - 2010 7.4 Probleem beheer en escalatieproces Probleembeheer Definitie van het probleem Het grondig exploreren van het probleem, het verduidelijken en het definiëren Opstellen van het oplossingstramien Het verlengen van het proces om nieuwe ideeën te genereren Van idee naar actie Definiëren van evaluatiecriteria, evalueren van de voor- en nadelen (pros & cons) van de mogelijke oplossingen Keuze van de beste oplossing Plannen van de toepassing van de oplossing Betrekken van de sleutelpersonen om de oplossing te accepteren en zich te engageren om de oplossing in te voeren Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 315 Augustus - 2010 7.4 Probleem beheer en escalatieproces Probleembeheer Plannen van de evaluatie van de oplossing Analyseren van de oplossing na haar invoering, ze evalueren en er lessen uit trekken Evalueren van de resultaten en het proces Evalueren in welke mate het probleem is opgelost met de ingevoerde oplossing en of de objectieven van het project behaald worden (voortzetting van de vorige fase) Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 316 Augustus - 2010 7.4 Probleem beheer en escalatieproces # Categorie Type : probleem, actie, beslissing etc. Issue Beschrijving van het probleem en de impact ervan op de objectieven van het project. Urgency High Verantwoordelijke Aangeduide persoon Medium Low Acties Acties te ondernemen voor de oplossing van het probleem Status Open Mijlpaal Data Closed Opmerkingen Iedere vorm van bijkomende informatie die nuttig is voor het begrijpen van het probleem en de oplossing Beschrijving van benodigde acties Register van problemen, beslissingen en acties Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 317 Augustus - 2010 7.4 Probleem beheer en escalatieproces Het escalatieproces identificeert de tijdmeting en de hiërarchische lijn (namen van personen) om grote problemen naar boven te brengen, die zonder verwijzing naar een hoger hiërarchisch niveau niet zouden worden opgelost. De Sponsor is het escalatieniveau van problemen die buiten de autoriteit van de project manager vallen In de mate van het mogelijke, worden opties voorgesteld voor het oplossen van het probleem dat onderwerp is van de escalatie. Dit proces berust op het principe van “Management bij Uitzondering” Zolang de toegewezen toleranties niet dreigen te worden overschreden, blijft men de problemen beheren; zoniet moet men escaleren Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 318 Augustus - 2010 7.5 Oefening: een communicatieplan opstellen U bent de projectmanager voor de verhuis van een organisatie van het ene gebouw naar een ander gebouw. Stel het communicatieplan op. Communicatieplan Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 319 Augustus - 2010 8. De kwaliteit van de project producten definiëren en controleren 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 Opleiding Projectmanagement – Basisniveau De kwaliteit van een project beheren Definitie van kwaliteit Kwaliteit plannen Kwaliteit waarborgen Kwaliteit controleren Enkele Hulpmiddelen & Technieken 320 Augustus - 2010 8.1 De kwaliteit van een project beheren Het beheren van de kwaliteit binnen een project omvat de processen en de activiteiten van de uitvoerende organisatie die de politiek, de objectieven en de verantwoordelijkheden met betrekking tot de kwaliteit bepalen, zodat het project beantwoordt aan de noden waarvoor het is opgestart Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 321 Augustus - 2010 8.1 De kwaliteit van een project beheren Modern kwaliteitsmanagement is een complementair aspect van projectbeheer, zij volgen deze principes na : Klantentevredenheid Preventie in plaats van inspectie Permanente verbetering Verantwoordelijkheid van de directie Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 322 Augustus - 2010 8.1 De kwaliteit van een project beheren Klanten tevredenheid: berust op het begrip, de evaluatie, de definitie en het beheer van de verwachtingen van de klant om te voldoen aan de vereisten van deze klant. Dit vereist een combinatie van conformiteit aan vereisten (zodat het project oplevert wat werd bepaald) en een geschikte bruikbaarheid (zorgen dat de dienst / product ook aan reële behoeftes beantwoordt) Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 323 Augustus - 2010 8.1 De kwaliteit van een project beheren Preventie in plaats van inspectie : een van de fundamentele principes van modern kwaliteitsmanagement zegt dat kwaliteit wordt gepland, ontworpen en geïntegreerd (niet geïnspecteerd). De kost voor de preventie van fouten is gewoonlijk beduidend lager dan de kost van de correctie ervan als zij gedetecteerd worden door een inspectie. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 324 Augustus - 2010 8.1 De kwaliteit van een project beheren Continue verbetering: De cyclus van Plan-Do-Check-Act is de basis voor de verbetering van de kwaliteit Initiatieven betreffende kwaliteitsmanagement van de onderneming, zoals Integrale Kwaliteitszorg (IKZ) of Six Sigma, hebben ook een positieve uitwerking op de kwaliteit van projecten, zowel kwaliteit van het beheer van projecten als kwaliteit van de project producten. Modellen voor procesverbetering zijn, onder andere, Malcolm Baldrige, Organizational Project Management Maturity Model (OPM3®) en Capability Maturity Model Integration (CMMI®) Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 325 Augustus - 2010 8.1 De kwaliteit van een project beheren Verantwoordelijkheid van de directie : Het succes wordt enkel bereikt als iedere medewerker van het projectteam correct meewerkt, maar het is een directie verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat het project het juiste team en middelen ter beschikking heeft Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 326 Augustus - 2010 8.2 Kwaliteit definiëren Kwaliteit is de mate waarin een geheel van intrinsieke kenmerken aan een bepaalde vereiste voldoet Kwaliteit beheren in een project behelst zowel de kwaliteit van het eindproduct als kwaliteit van projectmanagement Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 327 Augustus - 2010 8.3 Kwaliteit plannen Kwaliteit plannen bestaat uit Identificeren van vereisten en/of de normen van kwaliteit van toepassing op het project of het product, En het documenteren van hoe de conformiteit zal worden aangetoond. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 328 Augustus - 2010 8.3 Kwaliteit plannen Kost van kwaliteit = de totale opgelopen kost van Preventie van niet-conforme opleveringen Producten of diensten te evalueren om zich te verzekeren van de conformiteit aan gestelde eisen Herbegonnen werkzaamheden wegens het niet respecteren van de eisen. De kost van falen wordt ook de kost van non-kwaliteit genoemd. Kosten-baten analyse Een economische studie van alle aspecten van kwaliteit laat toe om de kosten van een kwaliteitsbewaking te vergelijken met de te verwachten baten ervan. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 329 Augustus - 2010 8.3 Kwaliteit plannen Kost van het respecteren van de eisen Kost van preventie (Productie van een kwaliteitsproduct) Opleiding Documentatie van processen De uitrusting De tijd nodig om de dingen correct uit te voeren Kost van appreciatie (evalueren van kwaliteit) Tests Kost van destructieve tests Inspecties Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 330 Augustus - 2010 8.3 Kwaliteit plannen Kosten van niet-respecteren van vereisten Kosten van interne fouten (Defecten gevonden door het project) Herhalingen Onbruikbaar Kosten van externe fouten (defecten gevonden door de klant) Verplichtingen, verantwoordelijkheden Werk onder garantie Verlies van klanten Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 331 Augustus - 2010 8.3 Kwaliteit plannen Het kwaliteitsplan beschrijft hoe het projectteam de kwaliteitspolitiek zal implementeren in het project Inhoud: De geplande preventieve acties De geplande controleacties De kwaliteitsmetingen : de definiëring, in heel specifieke termen, van een eigenschap van het project / een product, en hoe de kwaliteit zal worden gemeten Bijvoorbeeld, een meting van kwaliteit kan zijn om binnen een budgetmarge van 10% te blijven Lijst van kwaliteitscontroles (checklist) : document dat wordt gebruikt om een bepaalde sequentie en stappen te garanderen in de opvolging en de meting van kwaliteit, zoals een aantal repetitieve taken om improvisatie en vergetelheden te vermijden Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 332 Augustus - 2010 8.4 Kwaliteit waarborgen Kwaliteit waarborgen betekent het auditeren van de kwaliteitseisen en de resultaten van de kwaliteitsmeting, zodanig dat gegarandeerd wordt dat het project de correcte kwaliteitsnormen toepast Een departement kwaliteit of een gelijkaardige divisie superviseert gewoonlijk deze activiteiten Auditen van kwaliteitscontroles Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 333 Augustus - 2010 8.4 Kwaliteit waarborgen De doelstellingen van een audit (onafhankelijk nazicht): Het identificeren van de goede en beste praktijken die werden gebruikt Het identificeren van de lacunes en de imperfecties Het delen van de goede praktijken in gelijkaardige projecten of industrie Op een positieve en proactieve manier bijstand aanbieden, om de implementatie van processen van productiviteitsverbetering sneller en beter in te voeren Het duidelijk maken van de bijdrage van de audits in de opgebouwde kennis rond geleerde lessen van de organisatie. Kwaliteitsaudits kunnen Plaatsgrijpen op regelmatige tijdstippen of bij specifieke omstandigheden Geleid worden door externe of interne auditors Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 334 Augustus - 2010 8.5 De kwaliteit controleren De kwaliteit controleren bestaat uit het bewaken en registreren van de resultaten van de kwaliteitsgebonden activiteiten om de performance te evalueren en het aanbevelen van verbeterpunten De kwaliteitscontrole wordt gedurende het gehele project uitgevoerd. De activiteiten van kwaliteitscontrole laten toe om oorzaken van non-kwaliteit te achterhalen en om aanbevelingen te doen en/of acties te ondernemen om die in de toekomst te vermijden. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 335 Augustus - 2010 8.6 Tools en technieken Production Productie Analyse van grondoorzaken Ishikawa - diagram Inspections Inspectie Onderbetaalde inspecteur Inspecteur pas assez payé Over productie Sur-Capacité Equipements Verouderd dépassés materiaal Inspecteur assez formé Inspecteurpas onvoldoende opgeleid Manque maintenance Gebrekde aan maintenance Productie fouten Erreurs de production Qualité dupackaging packaging Kwaliteit Manque de communication Gebrek aan communicatie Assemblage Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Packaging 336 Augustus - 2010 8.6 Tools en technieken 14.00% 12.00% 68.25% [gem. ± 1σ] 95.46% [gem. ± 2σ] 99.73% [gem. ± 3σ] Voorbeeld: Gemiddelde 130, σ = 3 10.00% -1σ 8.00% Gauss verdeling +1σ 34.125% 34.125% 6.00% 4.00% -2σ 2.00% +2σ 47.73% -3σ 47.73% +3σ 0.00% 121 124 Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 127 130 337 133 136 139 Augustus - 2010 8.6 Tools en technieken 142.00 139.00 136.00 Specificatielimieten / grootste tolerantie van de klant Hoogste toegelaten limiet (HTL) - Upper Control Limit (UCL) : Gemiddelde + 3σ Control diagram 133.00 gemiddelde 130.00 127.00 124.00 121.00 Regel van 7 punten: hoger of lager, aan dezelfde kant van het gemiddelde Laagste toegelaten limiet (LTL) – Lower Control Limit (UCL) : Gemiddelde Specificatielimieten / laagste tolerantie door de klant - 3σ 118.00 1 2 3 4 5 6 7 8 Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 9 10 11 12 13 14 15 16 338 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Augustus - 2010 8.6 Tools en technieken Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 3 Nee Een flow-diagram is een grafische voorstelling van een proces dat de verbindingen tussen de verschillende stappen verduidelijkt. Wordt veelal gebruikt bij procesanalyse om verbeteringen te identificeren Zij onderzoekt tevens de ervaren problemen en beperkingen alsook de, tijdens de uitvoering van het OK ? proces, geïdentificeerde activiteiten zonder toegevoegde waarde Ja Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 339 Augustus - 2010 8.6 Tools en technieken Aantal fouten per maand Histogramme Histogram Leveranciers Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 340 Augustus - 2010 8.6 Tools en technieken Aantal fouten per maand Pareto diagram 80 procent van de problemen zijn te wijten aan 20% van de oorzaken Aantal fouten per maand Leveranciers Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 341 Augustus - 2010 9. Acties te ondernemen teneinde een project af te sluiten 9.1 Een project afsluiten 9.2 Aanvaarden van de definitieve producten 9.3 de overdracht van het projectwerk naar het operationeel zijn 9.4 Afsluiten van het project op administratief, financieel en contractueel gebied 9.5 Documenten voor het beheer van de afronding van het project Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 342 Augustus - 2010 9.1 Een project afsluiten Waarom een project afsluiten? Discussie Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 343 Augustus - 2010 9.1 Een project afsluiten Een project is een tijdelijke onderneming die als doel heeft een eenmalig/uniek product, dienst of resultaat te creëren Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 344 Augustus - 2010 9.1 Een project afsluiten Wanneer is een project gedaan? THE END De doelstellingen zijn behaald De doelstellingen kunnen niet behaald worden Het project is niet meer nodig Het project wordt vervangen door een ander In alle gevallen is het noodzakelijk om een project af te sluiten De afsluiting gebeurt op het einde van het project maar kan ook aan het einde van een fase Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 345 Augustus - 2010 9.1 Een project afsluiten Bij gebrek aan een officiële afsluitingsprocedure, riskeren bepaalde projecten nooit te eindigen Meer, de afscheiding tussen de specifieke rollen van personen in het kader van een project en in het kader van operationele activiteiten (operations) en het permanent onderhoud vervaagt. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 346 Augustus - 2010 9.1 Een project afsluiten producten Contract Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Een project afsluiten 347 Project (of fase) afgesloten Augustus - 2010 9.1 Een project afsluiten De afsluiting van een project door middel van een formele afsluiting, stelt de organisatie in staat om alle betrokken activiteiten en fases af te sluiten en om alle contractuele verplichtingen correct af te ronden De acceptatie van de klant en de sponsor bekomen Het overbrengen van de producten, diensten of het uniek resultaat naar operationele activiteiten (operations) Het uitvoeren van een post-factum evaluatie Het documenteren van de geleerde lessen Archiveren van alle belangrijke documenten van het project om deze in de toekomst te kunnen gebruiken als historische documentatie Afsluiten van de voorzieningen Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 348 Augustus - 2010 9.2 Aanvaarden van definitieve producten producten/ Objectieven van het project SMART Acceptatiecriteria OK ? Ja Opleiding Projectmanagement – Basisniveau Nee/ Conditioneel 349 Lijst van de nonconformiteiten Augustus - 2010 9.2 Aanvaarden van de definitieve producten De criteria die kunnen worden toegepast: Een attribuut : het resultaat is conform of niet-conform Een variabele meting + tolerantie : het resultaat wordt geëvalueerd op een schaal die de mate van conformiteit meet. De tolerantie specificeert de geaccepteerde afwijking van het ideaal Afwezigheid van criteria arbitraire aanvaarding Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 350 Augustus - 2010 9.3 Overdracht van het projectwerk naar het operationeel zijn Transfer van de deliverable + Akkoord Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 351 Augustus - 2010 9.3 Overdracht van het projectwerk naar het operationeel zijn Project Post Project Operationele activiteiten Is de organisatie voorbereid en klaar om de finale deliverable(s) in ontvangst te nemen? Opleiding van de klant Implementatie van nieuwe processen, een nieuwe organisatie Communicatie (weerstand tegen verandering) Gebruikersdocumentatie Onderhoudscontracten, uitbatingbudgetten Kennisoverdracht naar de operationele sfeer Garantieperiode, herstel fase (Post Project) … Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 352 Augustus - 2010 9.3 Overdracht van het projectwerk naar het operationeel zijn Realisatie van de voordelen Het meten van de voordelen van een project zijn meestal niet mogelijk tijdens een project. Om aan die situatie tegemoet te komen, moet het project De metingen bepalen die in de loop der tijd de evaluatie van het project zullen aantonen (of niet) Een verificatieplan voorbereiden betreffende de verwachte voordelen Dit plan overmaken aan de operationele activiteiten (operations) voor de uitvoering ervan Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 353 Augustus - 2010 9.4 Afsluiting van het project op administratief, financieel en contractueel gebied Work is not done till paperwork is done (de administratie moet ook worden afgehandeld) Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 354 Augustus - 2010 9.4 Afsluiting van het project op administratief, financieel en contractueel gebied Administratieve afsluiting Verzamelen en archiveren van alle documentatie betreffende het project of de fase Deze documentatie werd opgesteld tijdens de uitvoering van het project, zoals het plan, het managementplan, de wijzigingen, de rapporten, het risicoplan … Een lijst opstellen van de gemaakte documenten Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 355 Augustus - 2010 9.4 Afsluiting van het project op administratief, financieel en contractueel gebied Administratieve afsluiting Verzamelen van de geleerde lessen van het project voor later gebruik door de organisatie. Het registreren van de lessen gedurende het verloop van het project in een journaal Het doel ligt bij begrijpen Van wat heeft gewerkt en waarom om dit later te kunnen herhalen Van wat niet heeft gewerkt en waarom niet om dit later te kunnen vermijden De geleerde lessen zijn zowel positief als negatief. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 356 Augustus - 2010 9.4 Afsluiting van het project op administratief, financieel en contractueel gebied Administratieve afsluiting Verzamelen van geleerde lessen Organiseren van een vergadering om informatie in te winnen Alle betrokken personen bij een project zijn potentiële bronnen van geleerde lessen en zouden aan deze laatste vergaderingen dienen deel te nemen Het projectteam De vertegenwoordigers van de belanghebbenden De stuurgroep De directie Onderhouds- en exploitatiepersoneel Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 357 Augustus - 2010 9.4 Afsluiting van het project op administratief, financieel en contractueel gebied Administratieve afsluiting Performance-analyse van het project Evalueren van de pertinentie van de gebruikte methodologie en de planning. Begrijpen van de verschillen (kosten, timing, inhoud, kwaliteit) tegenover de planning en de verbeteringen die daaruit kunnen voortvloeien. Verwachte resultaten tegenover reële resultaten. Indien nodig, het verklaren van de afwijkingen Evaluatie van de performance van teamleden Redactie van het afsluitingsrapport en het houden van de afsluitingsvergadering Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 358 Augustus - 2010 9.4 Afsluiting van het project op administratief, financieel en contractueel gebied Financiële en contractuele afsluiting Wanneer contracten met derde partijen zijn afgesloten ten bate van het project (of onderdelen ervan), moeten die worden afgesloten Dit houdt in dat moet worden geverifieerd of alle producten zijn geaccepteerd Eventuele hangende klachten moeten worden opgelost Onderhandelde regelingen waar mogelijk (in de rechtszaal « verliest iedereen ») Niet opgeloste klachten kunnen het onderwerp van geschil worden na de afsluiting De bepalingen en voorwaarden van het contract voorzien soms specifieke procedures voor de afsluiting. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 359 Augustus - 2010 9.4 Afsluiting van het project op administratief, financieel en contractueel gebied Financiële en contractuele afsluiting Audit van de toeleveringen Identificeren van de successen en tekortkomingen die belangrijk kunnen zijn voor de voorbereiding of het beheer van volgende projecten of contracten De vervroegde opzegging van een contract is een bijzondere situatie, met stopzetting van de toeleveringen, die kan voortkomen uit Een akkoord tussen de partijen, Een grove tekortkoming van een van de partijen, Of bijzondere redenen van de aankoper, in die mate dat het contract deze vrijheid voorzag. Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 360 Augustus - 2010 9.4 Afsluiting van het project op administratief, financieel en contractueel gebied Financiële en contractuele afsluiting Een contract is « afgesloten » wanneer de aankoper op een formele manier aan de verkoper bevestigt dat het contract is beëindigd. Men autoriseert de betalingen van de resterende schijven Vrijlating van de eventuele borgstellingen Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 361 Augustus - 2010 9.5 Documenten voor het beheer van de afronding van een project Het rapport van projectafsluiting Het evaluatieplan van de voordelen De verschillende acceptatiedocumenten verkregen van de klant + eventuele lijst met uitzonderingen De lijst van geproduceerde documenten (met inbegrip van archivering en index = waar en hoe deze te vinden) Het document van de formele aanvaarding en sluiting Opleiding Projectmanagement – Basisniveau De ondergetekende aanvaardt formeel als compleet en afgesloten het onderstaande project en verklaart bij deze dat het project, haar fases en haar opleveringen voldoen aan de standaarden van performantie op het vlak van inhoud, kwaliteit, timing en kosten of deze overstijgen. 362 Augustus - 2010 9.5 Documenten voor het beheer van de afronding van een project De allerlaatste stap in de afsluiting bestaat uit Voor de sponsor: de projectmanager vrijstellen van zijn verplichtingen Voor de projectmanager het organiseren van een formeel afsluitend event voor het projectteam Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 363 Augustus - 2010 Samenvattende oefening : blanco examen en verbetering Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 364 Augustus - 2010 Documenten : Projectfiche Project Charter Communicatieplan Performantie rapport van het project Register van problemen en oplossingen Opleiding Projectmanagement – Basisniveau 365 Augustus - 2010
