Vacature_trefpuntmedewerker_Oost

8
9000 GENT
T 09 265 80 00
F 09 265 80 01
[email protected]
WEB: WWW.VLAMO.BE
Vacature trefpuntmedewerker voor Vlamo Oost-Vlaanderen
Trefpuntmedewerker gezocht
Vlamo is op zoek naar een gemotiveerde, positief ingestelde medewerk(st)er voor het trefpunt
van Vlamo Oost-Vlaanderen. De trefpuntmedewerker doet vooral administratief en
organisatorisch werk, waarbij een professionele, nauwkeurige, enthousiaste, communicatieve
en creatieve ingesteldheid belangrijk zijn. De wereld van de instrumentale amateurmuziek is in
volle ontwikkeling en drijft mee op een dynamische vibe. Een boeiende periode staat dan ook
ongetwijfeld voor de deur. In onderstaande vacature wordt uitgebreid uiteengezet wat de
omstandigheden en de vereisten voor deze functie zijn.
Situering van Vlamo
Vlamo overkoepelt, als erkende landelijke organisatie voor instrumentale amateurmuziek in
Vlaanderen, meer dan 1200 amateurmuziekverenigingen. Het gaat vooral om harmonie– en
fanfareorkesten, maar ook om brass– en bigbands, symfonische orkesten, blaaskapellen,
drum– en percussiegroepen, showkorpsen, majo twirls, accordeon– en mandolinegroepen en
tal van andere ensembles.
De eerste opdracht van Vlamo is het bevorderen van de instrumentale amateurmuziek. Die
opdracht is divers. Enerzijds is er een artistiek aspect: het centraal plaatsen van goede,
actuele en originele muziek. Anderzijds is er een menselijk aspect: muziekbeoefening in
orkestverband betekent dat een zeer heterogene groep mensen met een verschillende sociale
achtergrond en (muzikale) opleiding samenwerkt. Vlamo helpt om die noodzakelijke
samenwerking mogelijk te maken. Tenslotte verleent Vlamo ondersteuning op technisch en
organisatorisch vlak: bijvoorbeeld inzake jeugdbeleid, rekrutering, concerten, beheer van een
vereniging, boekhouding, enz.
Verder werkt Vlamo mee aan het slopen van muren: muren binnen de verenigingen, tussen de
orkesten onderling, tussen dorpen en steden. Door een grotere toenadering tussen alle
betrokkenen (componisten, dirigenten, muzikanten, muziekacademies en –uitgeverijen) en de
geïnteresseerden (publiek, media, overheidsdiensten,…) moet de belangstelling en de
waardering voor de instrumentale muziek groeien en kan de amateurmuziekbeoefening haar
rechtmatige plaats als artistiek gegeven waarmaken.
De wereld van de instrumentale muziek is in volle ontwikkeling. De orkesten, hun repertoire,
hun manier van werken, hun optredens, ledenbestand en instrumentarium zijn niet meer zoals
vroeger. Vlamo wil de komende jaren inzetten op meer creativiteit, een betere communicatie
en een verdere professionalisering van de werking.
Vlamo helpt de verenigingen en de individuele muzikanten om die evolutie te kunnen volgen.
VLAAMSE AMATEURMUZIEKORGANISATIE VZW
Zetel en secretariaat  Bijlokekaai 8  9000 Gent  T 09 265 80 00  F 09 265 80 01  E-mail: [email protected]  Web: www.vlamo.be
Situering van de functie binnen Vlamo
Vlamo opteert duidelijk voor een ruime en fundamentele inbreng van vrijwilligers in de
beleidsbepaling en beleidsuitvoering. Zonder vrijwilligers, zowel aan de basis als op provinciaal
en nationaal niveau, kan een organisatie van de omvang van Vlamo onmogelijk werken.
Niettemin is een voldoende grote professionele omkadering door beleidsvoorbereidende en
uitvoerende mensen onontbeerlijk. De reden hiervoor ligt in de veranderende samenleving,
waar het spanningsveld tussen vrijwillige inzet en toenemende eisen inzake deskundigheid
alsmaar groter wordt.
Vlamo beschikt daarom over een personeelskader op verschillende niveaus: directie,
beleidsmedewerkers, uitvoerende medewerkers, trefpunt- en administratieve medewerkers.
Dit kader kan worden aangevuld met ad hoc projectmedewerkers.
Personeelskader
Algemeen
Op basis van de individueel verworven of nog te verwerven competenties en rekening houdend
met de sociaal-maatschappelijke context van elke medewerker geeft een gepersonaliseerde
functiebeschrijving een leidraad voor de inzet van elke medewerker. Uiteraard staan de visie,
waarden en missie van Vlamo voorop in de dagelijkse bezigheden van elke medewerker.
Directie
De directie bestaat uit een algemeen directeur en een directie-adviseur. De directie is
leidinggevend t.o.v. de andere personeelsleden en treedt adviserend en beleidsvoorbereidend
op t.o.v. de beleidsorganen.
Beleidsmedewerkers
De beleidsmedewerkers hebben een verantwoordelijkheid voor een specifiek beleidsdomein
(communicatie, vorming en advies) en doen beleidsvoorbereidend werk.
Uitvoerende medewerkers
De medewerkers op het uitvoerend niveau werken op een specifiek domein
(documentatiecentrum, ICT, projecten en boekhouding).
Trefpunt- en administratieve medewerkers
De administratieve medewerkers worden ingezet op het centrale secretariaat en op de
provinciale trefpunten.
Projectmedewerkers
Tijdelijke projectmedewerkers worden ingeschakeld voor de realisatie van specifieke projecten
die gefinancierd worden met uitzonderlijke middelen.
Doel van de functie in termen van eindresultaten
o Concreet uitvoeren van gevarieerde opdrachten, in nauwe samenwerking met het centraal
secretariaat en de provinciale raad van bestuur.
o Direct aanspreekpunt voor de aangesloten leden.
Opleidingsniveau: bachelordiploma vereist
VLAAMSE AMATEURMUZIEKORGANISATIE VZW
Zetel en secretariaat  Bijlokekaai 8  9000 Gent  T 09 265 80 00  F 09 265 80 01  E-mail: [email protected]  Web: www.vlamo.be
Gedetailleerde functiebeschrijving
Taken
Individuele taken
- Administratieve opvolging provinciaal trefpunt:
o Registratie en behandeling van inkomende en uitgaande briefwisseling, telefoons en
e-mails
o Voorbereiding vergaderingen (raad van bestuur, algemene vergadering,
stuurgroepen)
o Bijwonen en verslaggeving vergaderingen raad van bestuur, ev. stuurgroepen
o Uitwerken en opvolgen beslissingen raad van bestuur
o Bijhouden van administratieve ledendossiers, adressenbestanden
o Administratieve werkzaamheden
- Rechtstreekse dienstverlening aan de basis (plaatselijke amateurmuziekgroepen)
o Opvang en beantwoorden van vragen omtrent ondersteuning, vorming enz. in
eerste lijn (met back office ondersteuning door centraal secretariaat)
o Verwerking en opvolging ongevallenaangiften i.f.v. verzekering
o Verwerken van aanvragen eretekens (bestellingen, opmaken diploma’s, opvolging
uitreiking)
o Verwerken van ledenlijsten en andere gegevens in centrale databank
- Voorbereiding en opvolging van initiatieven op nationaal en provinciaal vlak
o Registratie van inschrijvingen voor vormingsdagen en wedstrijden
o Organisatie en medewerking aan provinciale en nationale Vlamo-activiteiten
Vastleggen accommodatie, bekendmaking, opvolgen en bevestigen
inschrijvingen, opmaken programma, maken van toegangskaarten, affiches,
uitnodigingen, bevestigen van deelnemers en juryleden, aangifte Sabam en
billijke vergoeding, puntenstaten, verdeling inspeellokalen en kleedruimtes,
contacteren van gelegenheidsmedewerkers, bestellen van aandenkens,
klaarzetten zaal en signalisatie, onthaal en secretariaat
o Opvolging en editieredactie van Klankbord provinciaal.
- Opvolging financieel beheer provincie i.s.m. provinciale penningmeester en
boekhoudmedewerker
o Bijhouden van financiële bewijsstukken
o Verwerken van financiële en administratieve documenten i.f.v. subsidieregeling
o Opmaken van jaarlijks financieel verslag en voorbereiding begroting
o Opvolging betalingen – geen handtekenbevoegdheid
VLAAMSE AMATEURMUZIEKORGANISATIE VZW
Zetel en secretariaat  Bijlokekaai 8  9000 Gent  T 09 265 80 00  F 09 265 80 01  E-mail: [email protected]  Web: www.vlamo.be
Collectieve taken
- werkt op een geïntegreerde manier mee aan de realisatie van de doelstellingen en het
beleidsplan van Vlamo.
- werkt mee aan de praktische organisatie van de Vlamo-activiteiten
- bevordert het kwaliteitsdenken bij de plaatselijke groepen
- geeft creatieve input
Speciale werkomstandigheden
Actuele plaats van tewerkstelling: Gent
De functie vereist dienstverplaatsingen in heel Vlaanderen, maar vnl. in de provincie
Oost-Vlaanderen. Beschikken over een eigen wagen is wenselijk.
Contact met andere personen
- Beleidsvrijwilligers (centrale en provinciale raden van bestuur, lokale groepen), docenten,
locatieverantwoordelijken, partnerorganisaties…
- Deelnemers activiteiten
- Overheid: provinciale dienst voor cultuur, gemeentebesturen
- Firma’s: aankopen secretariaatsbenodigdheden, bank en post
Materiële hulpmiddelen
PC, MS Office (word, excel, powerpoint, publisher), internet en database
Bevoegdheden en verantwoordelijkheden
Leidinggevend
- Geen
Coördinerend
- Voorbereiding rond de activiteiten/cursussen en vergaderingen
Financieel
- Opmaak en opvolgen van provinciale begroting en resultatenrekeneing, i.s.m. provinciale
penningmeester en boekhoudmedewerker
- Verantwoordelijkheid kasverrichtingen: kleine aankopen zoals benodigdheden voor
vergaderingen, postzegels, papier enz.
- Opvolging betalingen – geen handtekenbevoegdheid
VLAAMSE AMATEURMUZIEKORGANISATIE VZW
Zetel en secretariaat  Bijlokekaai 8  9000 Gent  T 09 265 80 00  F 09 265 80 01  E-mail: [email protected]  Web: www.vlamo.be
Bijzondere profielaspecten
- grote vaardigheden op het vlak van zelfstandig werken en organiseren;
- bereid zijn tot avond- en weekendwerk;
- interesse voor amateurkunst / instrumentale muziek;
- professionele ingesteldheid;
- creatieve geest;
- nauwkeurig werker;
- communicatieve ingesteldheid;
- vriendelijk en enthousiast, maar ook kordaat;
- bij gelijkwaardigheid van capaciteiten wordt de voorkeur gegeven aan personen met een
etnisch-cultureel verschillende achtergrond
Verloning
- salaris op basis van de barema’s PC 329 (sociaal-culturele sector);
- indien er op verplaatsing gewerkt wordt is een verplaatsingsvergoeding voorzien.
Selectieprocedure
Geïnteresseerden sturen voor 1 december 2015 een brief met motivatie en curriculum vitae
naar
Vlamo, Bijlokekaai 8, 9000 Gent t.a.v. de directie
Of naar [email protected]
Op basis hiervan gebeurt een eerste selectie. De overblijvende kandidaten zullen worden
uitgenodigd voor een schriftelijke proef en een gesprek met de directie.
De laatste ronde bestaat uit een gesprek met bestuursverantwoordelijken.
Er kan gestart worden met de job vanaf het ogenblik dat de gekozen kandidaat beschikbaar is.
VLAAMSE AMATEURMUZIEKORGANISATIE VZW
Zetel en secretariaat  Bijlokekaai 8  9000 Gent  T 09 265 80 00  F 09 265 80 01  E-mail: [email protected]  Web: www.vlamo.be