Gedragscode RAI Amsterdam B.V.

Gedragscode RAI Amsterdam B.V.
Organisaties worden beoordeeld op het gedrag van de mensen die er werken. Daarom is het belangrijk dat dat
gedrag in lijn is met de verwachtingen van de samenleving en met de kernwaarden van de organisatie.
Gelet op de maatschappelijke rol van RAI Amsterdam en de daaruit voortvloeiende verantwoordelijkheden
acht RAI Amsterdam het van groot belang dat haar medewerkers integer en ethisch handelen. Dit houdt in dat
we eerlijk handelen en dat we elkaar en onze klanten, bezoekers, partners, leveranciers en consumenten met
waardigheid benaderen.
De gedragscode RAI Amsterdam is de gids voor gepast gedrag. De gedragscode geeft richtlijnen en definieert
hoe medewerkers zich zouden moeten gedragen als vertegenwoordigers RAI Amsterdam. De gedragscode
behandelt onze verantwoordelijkheden jegens de organisatie, elkaar, en onze klanten, opdrachtgevers,
bezoekers, leveranciers, consumenten, de overheid, en de samenleving Voor alle richtlijnen geldt: gebruik je
gezond verstand en handel in de geest van de gedragscode. Medewerkers die bij RAI Amsterdam werken
worden dan ook geacht de gedragscode te kennen en na te leven. Bij twijfel over de toepassing van de
richtlijnen of definities uit de gedragscode, kan de leidinggevende, HRM of Juridische Zaken worden
geraadpleegd.
Integriteit en ethisch gedrag
Integriteit en ethisch gedrag is fundamenteel voor RAI Amsterdam. Integriteit betekent doen wat juist is. Door
te handelen met integriteit, weerspiegelen we de waarden en de reputatie van RAI Amsterdam en onze
merken op een positieve manier, niet alleen in Nederland, maar ook in de andere landen waar RAI Amsterdam
actief is.
We streven ernaar te doen wat juist is, voor onszelf en voor RAI Amsterdam. We moeten met zijn allen de wet
naleven alsmede eerlijk zijn in alle zaken en aansprakelijk zijn voor onze daden.
Individuele verantwoordelijkheden
De verantwoordelijkheden voor de naleving van de gedragscode zijn als volgt verdeeld.

De leden van de Directie en de leidinggevenden zien toe op de toepassing van de gedragscode.

Leidinggevenden binnen RAI Amsterdam zorgen ervoor dat de gedragscode bekend is bij alle bestaande
en nieuwe medewerkers en geven het goede voorbeeld.

Als RAI Amsterdam medewerker handel je in overeenstemming met de letter en geest van de
gedragscode.

Iedere RAI Amsterdam medewerker kan worden aangesproken op de mate waarin zijn of haar eigen
gedrag overeenkomt met de gedragscode.

Forse overtredingen van de gedragscode kun je rapporteren volgens de procedure van de
Klokkenluiderregeling (zie artikel 39 van de Personeelsgids van RAI Amsterdam B.V.).

Bij een overtreding van de gedragscode kun je te maken krijgen met disciplinaire maatregelen. Ernstige
overtredingen kunnen zelfs leiden tot ontslag.

Als de wet dat voorschrijft, dan zullen overtredingen direct openbaar worden gemaakt.
Een veilige, prettige werkomgeving
RAI Amsterdam staat voor een inspirerende, veilige en prettige werkomgeving.
Veiligheid
PBS/mk/150615
Pagina 1 van 5
RAI Amsterdam is verplicht iedere medewerker een veilige werkomgeving te bieden. Veiligheid is met name
belangrijk in omstandigheden die speciale veiligheidseisen vragen, bijvoorbeeld als je met stroom werkt of bij
op- en afbouw van evenementen.
Iedere werkplek heeft zo zijn veiligheidseisen en regels. Deze naleven doe je niet alleen voor je zelf, maar ook
voor je collega’s.
Discriminatie, intimidatie en agressie
Van elke medewerker wordt verwacht dat hij of zij bijdraagt aan een werkomgeving zonder discriminatie,
intimidatie, pesterijen of vooroordelen. Als bedrijf geven wij iedere medewerker gelijke kansen, ongeacht hun
afkomst, religie, sekse, leeftijd, land van herkomst, seksuele geaardheid, handicap, etc.
RAI Amsterdam zal (seksuele) intimidatie, agressie of geweld op de werkplek binnen de organisatie niet
tolereren en aangifte doen als er sprake blijkt te zijn van een strafbaar feit. Iedere vorm van intimidatie,
agressie of geweld kan worden gemeld bij je direct leidinggevende of de directie. Alle meldingen zullen snel,
correct en zorgvuldig worden behandeld.
Bedrijfseigendommen
Wees zorgvuldig met de eigendommen van RAI Amsterdam en gebruik deze voor de doelen waarvoor ze
bedoeld zijn.
Verwijderen van goederen
Het is niet toegestaan goederen, die wel of niet onder het beheer van de medewerker zijn geplaatst, anders
dan voor zakelijk gebruik, uit de gebouwen mee te nemen, tenzij er door de manager van de afdeling die de
goederen beheert, toestemming is verleend. Bij constatering van diefstal worden disciplinaire maatregelen
genomen en zal altijd aangifte worden gedaan bij de politie. Diefstal is reden voor ontslag.
Gebruik van bedrijfsapparatuur
De bedrijfsapparatuur die RAI Amsterdam verstrekt, zoals computers, mobiele telefoons en andere
apparatuur, zijn bedoeld om je taken zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren. Iedere medewerker van RAI
Amsterdam is zelf verantwoordelijk voor een juist gebruik van de apparatuur. Dat betekent ook dat je misbruik
of verlies dien te voorkomen.
Een paar voorbeelden:

Download op je werkcomputer geen bestanden van internet die je niet voor je werk nodig hebt.

Let op dat je geen USB-stick of notebook met bedrijfsgevoelige informatie in een trein of op een andere
locatie laat liggen.

Ga voorzichtig om met de apparatuur.
Medewerkers zijn gerechtigd apparatuur incidenteel voor niet-zakelijk verkeer te gebruiken mits het de
werkzaamheden niet verstoort. RAI Amsterdam behoudt zich het recht controles uit te voeren en informatie te
verstrekken aan de daartoe bevoegde instanties.
Roken, alcohol- en drugsgebruik
Roken (waaronder e-sigaretten) is verboden binnen de gebouwen van RAI Amsterdam. Het recht op een
rookvrije werkplek beperkt zich niet tot de kantoren (werkkamers) maar omvat alle ruimtes waar werknemers
kunnen komen zoals trappen, hallen, gangen, liften, toiletten, kantines, pantry’s, parkeergarages en dergelijke.
Roken is alleen toegestaan op daartoe aangegeven plaatsen buiten de gebouwen van RAI Amsterdam waarbij
tijdens het roken rond de gebouwen, de representatieve uitstraling van RAI Amsterdam nooit aangetast mag
worden. Roken dient op dusdanige momenten en wijze te gebeuren dat dit op geen enkele wijze de
werkzaamheden belemmert. Afstemming over de invulling van de rookpauzes vindt plaats met de
leidinggevende. De leidinggevende kan binnen de afdeling hierover passende afspraken maken.
Iedere medewerker is verantwoordelijk voor zijn/haar eigen arbeidsomstandigheden en die van zijn/haar
PBS/mk/150615
Pagina 2 van 5
collega’s en overige personen die zich begeven op de werkvloer in de directe nabijheid van de medewerker.
Dit houdt onder andere in dat de medewerker zich niet alleen dient te houden aan het geldende rookbeleid
maar bovendien wordt van de medewerker verwacht dat deze, personen (collega’s, externe medewerkers of
bezoekers) in zijn/haar omgeving zal wijzen op handhaving en naleving van dit beleid.
Het is medewerkers niet toegestaan tijdens het werk alcoholhoudende dranken en/of drugs of andere
geestverruimende middelen te gebruiken, noch onder invloed van deze middelen te werken.
Uitzondering voor alcoholgebruik wordt gemaakt bij speciale gelegenheden die door het management zijn
georganiseerd. Gebruik in dat geval met mate.
Vertrouwelijkheid van bedrijfsinformatie
Bedrijfsinformatie, vertrouwelijk en (ogenschijnlijk) niet vertrouwelijk kan in handen van een concurrent of de
media, op een incorrecte of schadelijke wijze worden gebruikt. RAI Amsterdam verwacht dan ook van alle
medewerkers dat zij bedrijfsgevoelige informatie zorgvuldig behandelen.

Voorzie documenten/e-mail met vertrouwelijke informatie altijd van het label ‘vertrouwelijk’. Behandel deze
vervolgens als zodanig. Gooi vertrouwelijke documenten niet weg in de gewone papierbak, maar gebruik
hiervoor de papiervernietiger of de gesloten papiercontainer.

Praat niet over vertrouwelijke zaken binnen en buiten het bedrijf. Voorkom dat door onnadenkendheid of
slordigheid vertrouwelijke informatie over RAI Amsterdam of betrokkenen openbaar wordt.

Scherm vertrouwelijke informatie af voor onbevoegden door o.a. een goed wachtwoord te hanteren en dit
wachtwoord geheim te houden.

Laat mobiele apparatuur met vertrouwelijke informatie niet onbeheerd.
Personeelsgegevens
Het delen van personeelsgegevens
Alle mutaties betreffende personeelsgegevens, bijvoorbeeld adreswijzigingen, burgerlijke status e.d. dienen zo
snel mogelijk te worden doorgegeven aan de afdeling HR. De medewerker is zelf verantwoordelijk voor het
tijdig aanleveren van gegevens en de juistheid van de verstrekte gegevens.
De medewerker stemt ermee in dat de werkgever in bijzondere gevallen de NAW-gegevens (naam, adres en
woonplaats) van medewerkers die rechtstreeks betrokken zijn bij een bepaald evenement, ter inzage verstrekt,
mits dit van tevoren met de medewerker is afgestemd en alleen in strikt noodzakelijke situaties.
Communicatierichtlijnen
RAI Amsterdam wenst naar buiten toe zo open en transparant mogelijk te zijn. Eenduidigheid staat hierbij
centraal. Niet iedereen is in een positie om goed te kunnen beoordelen wat je wel en niet kunt vertellen,
daarvoor moet er voldoende kennis aanwezig zijn. Correct antwoord geven is belangrijk om een goede
reputatie te behouden. RAICom is ontwikkeld om medewerkers intern zo goed mogelijk op de hoogte te
houden.
Voor de externe communicatie (i.e. publiek en de pers) is de afdeling CorCom verantwoordelijk. Contacten met
de media worden uitsluitend onderhouden door CorCom, directieleden of speciaal hiervoor getrainde
medewerkers.
Internet en social media
Het plaatsen van een reactie of een bericht op het internet is externe communicatie. Hierin streven we altijd
naar eenduidigheid. Alleen CorCom of daartoe aangewezen medewerkers mogen reacties op
internetberichten publiceren, die betrekking hebben op RAI Amsterdam.
PBS/mk/150615
Pagina 3 van 5
Bij social media (twitter, facebook etc.) maken we een duidelijk onderscheid tussen je privé mening
en het bedrijfsstandpunt. Voor het uitdragen van het bedrijfsstandpunt geven alleen medewerkers van CorCom
of speciaal aangewezen medewerkers een reactie. Om te kunnen reageren moet je immers volledig op de
hoogte zijn van de bedrijfsstandpunten en de juiste informatie kennen. Voor het plaatsen van je privé mening
ben je uiteraard zelf verantwoordelijk, zolang het maar niet om bedrijfsgevoelige of schadelijke informatie gaat,
je buiten werktijd publiceert en je geen gebruik maakt van het RAI Amsterdam netwerk of zakelijke emailadres. Specifiek geldt ten aanzien van sociale media dat extra zorgvuldigheid wordt gevraagd in
communicatie vanuit de privé persoon, omdat de scheidslijn tussen zakelijke en privé informatie niet altijd
helder is en de impact op de reputatie van personen en organisaties onvermoed groot kan zijn.
Relaties met externe partijen (leverancier e.d.)
Belangenverstrengeling en handelen met concurrenten
Belangenverstrengeling of zelfs de schijn van belangenverstrengeling tussen je persoonlijke belang en het
belang van RAI Amsterdam dient te allen tijde vermeden te worden.
Voorbeelden hiervan zijn persoonlijke investeringen, nevenwerkzaamheden, posities bij andere
vennootschappen, investeringen bij zakelijke (RAI Amsterdam) relaties, of het accepteren of geven van
ongebruikelijke of dure (relatie) geschenken.
Denk goed na bij deze situaties en voorkom (de schijn van) belangenverstrengeling. Mocht je in een dergelijke
situatie dreigen te komen, bespreek dan de situatie met je leidinggevende voordat je verbintenissen aangaat.
Mededingingsrecht, marktmisbruik en misbruik voorwetenschap
Alle toepasselijke internationale en nationale (mededingings)wetten moeten worden gerespecteerd. Het
maken van afspraken met concurrenten, misbruik van voorwetenschap, het delen van bedrijfsgevoelige
informatie of andere overtredingen van de mededingingswetgeving is verboden en kan grote financiële en
publicitaire gevolgen hebben voor RAI Amsterdam. De Mededingingswet (gebaseerd op Europese regels),
omschrijft het als volgt:
“Verboden zijn overeenkomsten tussen ondernemingen, besluiten van ondernemersverenigingen en onderling
afgestemde feitelijke gedragingen van ondernemingen, die ertoe strekken of ten gevolge hebben dat de
mededinging op de Nederlandse markt of een deel daarvan wordt verhinderd, beperkt of vervalst.”
(Financiële) integriteit
Voor elke medewerker van RAI Amsterdam is (financiële) integriteit belangrijk. Denk hierbij aan het correct
invullen van je declaratie, maar ook het juist invoeren van financiële gegevens. Ook het correct aanbesteden
van opdrachten volgens de geldende procedures is voor RAI Amsterdam als bedrijf van cruciaal belang. Er
bestaan richtlijnen voor inkopen ter waarde van € 50.000 of meer waarvoor een tender wordt voorgeschreven
(zie artikel 40 Procuratieregeling).
Het accepteren van geschenken
Het aannemen van fooien (geld) is niet toegestaan. Dit dient beleefd en vriendelijk geweigerd te worden. Ook
voor relatiegeschenken en ‘presentjes’ van enige waarde geldt deze regel.
Indien een blijk van waardering wordt aangeboden, kan dit in een uitzonderingsgeval worden geaccepteerd
met inachtneming van de volgende bepalingen:
 een blijk van waardering dient zich te beperken tot een eenvoudige attentie;

de direct leidinggevende dient hierover volledig te worden geïnformeerd.
Ook ten aanzien van de zogenaamde ‘(kerst)relatiegeschenken’ dient de medewerker zich terughoudend op te
stellen en steeds in overleg met de direct leidinggevende na te gaan of het geschenk kan worden
aangenomen. Dit geldt tevens voor uitnodigingen door relaties.
Wet-, regelgeving en interne procedures
“Elke Nederlander wordt geacht de wet te kennen.”
Medewerkers worden geacht de in het kader van hun werkzaamheden relevante wet- en regelgeving te
kennen en na te leven. Ook moeten medewerkers interne procedures kennen en naleven zoals de
Personeelsgids.
PBS/mk/150615
Pagina 4 van 5
Illegale of maatschappelijk onaanvaardbare activiteiten
Illegale of maatschappelijk onaanvaardbare activiteiten zoals het witwassen van geld of omkoping zijn zware
overtredingen. Deze zullen tot strafrechtelijke onderzoeken en straffen leiden. RAI Amsterdam medewerkers
mogen geen activiteiten ondernemen die leiden tot het aanbieden, beloven of vragen van diensten of geldelijke
vergoedingen die in strijd zijn met de wetgeving. RAI Amsterdam medewerkers zijn verplicht de geldende
wetgeving na te leven in ieder land waarin zij RAI Amsterdam vertegenwoordigen.
Melding van een overtreding van de gedragscode
In geval van een overtreding van de gedragscode, spreek dan de betrokken medewerker aan op zijn gedrag.
Hiervoor kan eerst overleg plaatsvinden met de betreffende eigen leidinggevende. De leidinggevende kan een
aantekening over de overtreding laten vastleggen in het personeelsdossier. Als de leidinggevende twijfelt over
de ernst van de overtreding of als hij het vermoeden heeft dat er sprake is van een onregelmatigheid, dan
meldt hij de overtreding bij HRM.
***
PBS/mk/150615
Pagina 5 van 5