Functies - ZPC de Hof

Functie- en taakomschrijvingen binnen de
vereniging
De organisatie van verenigingen zal verschillen per hockeyclub, de organisatie is
immers aangepast aan de belangen en doelstellingen van de vereniging. Het
spreekt voor zich dat grote verenigingen meer en andere zaken te regelen
hebben, dan de minder grote verenigingen. De taken zullen dan ook verder
uitgesplitst zijn.
Bij de minder grote vereniging zal veel ad hoc plaatsvinden, zullen minder
mensen meerdere taken uitvoeren, met als gevolg een minder transparante en
minder helder omschreven organisatiestructuur. Toch is het juist bij de minder
grote verenigingen van belang dat het voor de leden duidelijk is waar ze terecht
kunnen met vragen. Voor de vrijwilligers moet duidelijk zijn wat tot hun taak
behoort en wat onder de verantwoordelijkheid van een ander valt. Bovendien
vertelt een heldere taakomschrijving aan een potentiële vrijwilliger duidelijk wat
er van hem verwacht wordt en hoeveel tijd dat ongeveer gaat kosten.
In dit artikel is dan ook getracht om voor verschillende functies
taakomschrijvingen te maken, die als handleiding kunnen dienen voor uw eigen
vereniging. Daarbij meteen de noot, dat u deze taakomschrijvingen niet blind
overneemt, maar toepast op uw eigen vereniging. Elke vereniging heeft zijn
organisatie weer anders ingericht, al naar gelang beschikbaarheid en kwaliteit
van vrijwilligers. Er is geen one best way. Gebruikt u dit model om de eigen
vereniging onder de loep te nemen en zodoende taakomschrijvingen samen te
stellen, eventueel met tijdsplanning. Hierdoor kunt u wellicht de organisatie op
een meer effectieve en efficiënte wijze inrichten, en tevens maakt een duidelijke
taakomschrijving het makkelijker om vrijwilligers te benaderen.
Het bestuur
Een vereniging is vrij om het aantal bestuursleden te bepalen. Uit de wet blijkt
dat er in beginsel drie bestuursleden zijn: voorzitter, secretaris en
penningmeester (2:37.7 BW). Het algemeen bestuur kan verder bestaan uit
vertegenwoordigers van de verschillende geledingen van de organisatie. Dat kan
dus een aardige omvang aannemen, wat vaak leidt tot een dagelijks bestuur,
welke om de machtsverhoudingen intact te laten uit personen bestaat die geen
directe band hebben met de in het bestuur vertegenwoordigde geledingen. De
wet biedt de mogelijkheid om af te wijken in de statuten, bijvoorbeeld door de
functie van secretaris te combineren met die van voorzitter. De leden van het
dagelijks bestuur worden in functie gekozen door de Algemene Leden
Vergadering voor een bepaalde periode.
Behoudens beperkingen volgens de statuten is het bestuur belast met het
besturen van de vereniging. Onder ´besturen´ kan worden verstaan al hetgeen
noodzakelijk is om de vereniging, gelet op haar doelstelling en maatschappelijke
activiteiten, intern en extern goed te laten functioneren[1]. Onder eigen
verantwoordelijkheid handelt zij in het belang van de vereniging. Er zijn
natuurlijk verschillende wettelijke en statutaire verplichtingen, maar daarnaast
draagt het bestuur een (door de ALV mede) bepaald beleid uit.
De hieronder gegeven taakomschrijving geeft een algemeen beeld van de functie
van voorzitter, penningmeester en secretaris. Daarnaast wordt de vice-voorzitter
genoemd, die naast zijn vervangende taak bij afwezigheid van de voorzitter,
belast kan worden met bijvoorbeeld interne zaken of externe zaken. Dit is aldus
gezegd het dagelijks bestuur, het algemeen bestuur bestaat verder uit personen
die verschillende geledingen van de vereniging vertegenwoordigen. Dat verschilt
wederom per vereniging, gebruikelijk is dat er een vertegenwoordiger voor
jeugdzaken, vertegenwoordiger technische zaken en een vertegenwoordiger uit
de accommodatiecommissie deel uitmaken van het bestuur. Aangevuld met
algemene leden, die de portefeuille tophockey, interne of externe zaken beheren.
Maar ook hier geldt dat de samenstelling van het algemeen bestuur verschilt per
vereniging en dat er niet één beste samenstelling bestaat.
Het Dagelijks Bestuur
Voorzitter
Algemene leiding vereniging:
Vertegenwoordiging vereniging naar
buiten toe (woordvoerder)
Uitkomen voor de vereniging naar gemeente, provincie, KNHB, pers, sponsors,
etc.
Vereniging leiden Algemeen en dagelijks bestuur leiden
Visiebepaling met leden
Zorgdragen voor goede taakverdeling:
Stimuleren en toezicht houden op
uitvoering taken
Vergaderingen leiden
Verslag goedkeuren
Advisering bij en stimulering van activiteiten
Kader aanstellen en motiveren
Overeenkomsten afsluiten (sponsors, betaalde krachten)
Aanspreekpunt zijn (bijvoorbeeld tijdens de wedstrijden in het weekend)
Contacten leggen/onderhouden
Secretaris
Organisatie vergaderingen Alle vergaderingen regelen
Notuleren vergaderingen
Uitnodigingen
Post verwerking/archief beheren
Registratie binnenkomende en uitgaande post
Verspreiding post
Versturen uitgaande post
Beheren officiële stukken
Informatie van KNHB doorspelen
Informatie aan KNHB doorspelen (vb. strafzaken)
Planningen maken Activiteitenlijst maken
Vergaderingen plannen
Deel Ledenadministratie (anders taken bij ledenadministrator)
Up-to-date ledenlijst
Penningmeester
Contributie innen Machtigingen maken, verwerken, innen
Overige contributies innen
Begroting opstellen[4] Bepaling financieel beleid
Meerjarenbegroting opstellen
Jaarbegroting opstellen en controleren
Financiële administratie Advisering financieel beleid
Activiteitenbegrotingen commissies controleren
Budget voor commissies vaststellen.
Financiële overzichten opstellen (per activiteit, per commissie, totaal)
Financieel jaarverslag maken (in/na overleg met de kascommissie)
Uitgiften doen/ inkomsten genereren Declaraties checken en uitbetalen
Rekeningen betalen
Uitbetalingen registreren
Inkomsten binnenhalen/controleren/registeren
Overschrijving regelen
Vice Voorzitter
Voorzitter vervangen indien nodig
Als de voorzitter plotseling (enige tijd) wegvalt, dan neemt de vice voorzitter
automatisch alle taken over. De voorzitter kan ook de vice voorzitter vragen
bepaalde taken over te nemen.
Aanwezig bij vergadering
Extra functies (interne zaken/algemeen)
Contacten leggen/onderhouden
De commissies
Er kan een onderscheid gemaakt worden tussen sportondersteunende
commissies en algemeen ondersteunende commissies.
In de categorie sportondersteunende commissies kunnen worden genoemd: het
wedstrijdsecretariaat, de technische commissie, commissie tophockey, de
scheidsrechterscommissie, de jeugdcommissie, de toernooicommissie en de
recreantencommissie.
Algemeen ondersteunende commissies zijn bijvoorbeeld de barcommissie, de
accommodatiecommissie (waaronder de materiaalcommissaris), de
clubbladcommissie, de sponsorcommissie, de ledenadministratie,
vertrouwenscommissie en het jeugdbestuur.
Naast de verschillende commissies is er natuurlijk nog de groep
sportersbegeleiders, waaronder vallen de trainers, de coaches, contactpersonen,
fysiotherapeuten en teammanagers.
Sportondersteunende commissies
1. Het wedstrijdsecretariaat
Inschrijven teams
Sterkte indeling in de gaten houden (in overleg met TC)
Wedstrijdformulieren verdelen, innemen en controleren
Uitslagen verwerken naar KNHB (internet)
Planning wedstrijden en tijden
Contact met toernooicommissie en jeugdwedstrijdsecretariaat.
2. Technische commissie
Bijwonen vergaderingen commissie Agendapunten voorbereiden
Taken uitvoeren
Taken verdelen/delegeren
Technische zaken[5]
Teams samenstellen
Competitie indeling voorbereiden (eventuele wensen kenbaar maken)
Voortgang teams in de competitie in de gaten houden
Eventueel ingrijpen door extra trainingen, intensievere begeleiding teams
Ism jeugdcoördinator selectiebeleid voorbereiden
Peilen van wensen en plannen van spelers/speelsters
Adviseren, begeleiden en sturen van coaches en trainers
De TC heeft ten doel het Algemeen Bestuur te adviseren over het beleid op
hockeytechnisch gebied. Voor wat betreft het technische beleid betreffende jeugd
en recreanten is samenspraak nodig met jeugdcommissie en
recreantencommissie. Een TC zal meer geënt zijn op prestatief hockey, bij
verenigingen met tophockey zal vaak ook een tophockeycommissie deel
uitmaken van de organisatie. Deze is dan geen onderdeel van de TC, maar een
zelfstandige commissie.
Daarnaast is er vaak een trainerscoördinator, al dan niet lid van de TC, als
aanspreekpunt voor en begeleider van de trainers.
3. Scheidsrechterscommissie[6]
Organisatie scheidsrechters bij de wedstrijden
Organiseren scheidsrechterscursus
Begeleiden beginnende scheidsrechters
Bijhouden nieuwe regels en scheidsrechters daarover informeren
Bestuderen van het arbitrageplan
4. Jeugdcommissie
Primaire taak is het adviseren van het Algemeen Bestuur over alle zaken die
specifiek met jeugd te maken hebben en zorgen voor de uitvoering van dit
beleid. De commissie bestaat uit een voorzitter en een jeugdcoördinator, vaak
een combinatiefunctie. De voorzitter zal dan vaak tevens bestuurslid zijn. De
jeugdcoördinator onderhoudt stevige banden met de technische commissie of het
is zelfs één functie.
De hockeytechnische zaken behoren tot de primaire taak van de
jeugdcommissie. Er bestaat in ieder geval een onderscheid tussen de jongste
jeugd en de junioren, waarvoor (meestal) twee coördinatoren zijn aangesteld. De
taken zijn min of meer gelijk, met het verschil dat bij de jongste jeugd geen
selectie plaatsvindt en de wedstrijdorganisatie anders loopt. Bij de junioren
wordt vaak gekozen om de verantwoordelijkheden te spreiden over bijvoorbeeld
een commissielid voor de jongensteams en een commissielid voor de
meisjesteams.
Vaak zal er ook een trainerscoördinator zijn, die als aanspreekpunt fungeert voor
de trainers en als begeleider de trainers assisteert.
Voorzitter Jeugdcommissie De portefeuillehouder kaderbeleid in de vereniging.
Leiden commissievergadering
Agenda
Vergadering leiden
Actiepunten checken en verdelen
Vergaderdata plannen en vastleggen
Zorgdragen voor goede taakverdeling commissieleden
Welke taken?
Uitvoering van die taken
Kaderbeleid jeugd (en voortgang naar senioren) bepalen en checken[7]
Lange termijn
Opleiding jeugdtrainers en coaches (ism trainerscoördinator)
Budgetbewaking
Contacten met jeugdbestuur over feesten en andere activiteiten voor de jeugd.
Contacten naar buiten
Communicatie met jeugdleden
Communicatie met ouders
Communicatie met trainers en coaches
Jeugdcoördinator Kan eventueel ook zitting hebben in een technische commissie
en overall doen
Bijwonen vergaderingen commissie
Agendapunten voorbereiden
Taken uitvoeren
Taken verdelen/delegeren
Aanspreekpunt voor:
Ouders
Trainers
Selecties
Advisering, begeleiding van trainers en coaches (ism trainerscoördinator)
Scholing
Sturing
Deelname aan cursussen stimuleren
Cursussen organiseren
Eigen ontwikkeling
Kwaliteit behoud door:
Bezoek bijscholingen, activiteiten
Jeugdhockeyontwikkelingen in de gaten houden
Overleg met soortgenoten
Contacten met KNHB
Selectietrainingen
Aanspreekpunt voor alle betrokkenen
Selectiebeleid voorbereiden
Langere termijn
Talentontwikkeling
Overige leden jeugdcommissie:
Onderhouden contacten met barcommissie (barbezetting op zaterdag),
scheidsrechterscommissie (opstellen jeugdscheidsrechters), indelen rijschema bij
uitwedstrijden, telefoonsneeuwballen teams verzamelen etc.
Jeugdwedstrijdsecretariaat
Bijwonen vergaderingen commissie:
Agendapunten voorbereiden
Taken uitvoeren
Taken verdelen/delegeren
Overleg met en afvaardiging (eventueel) naar:
KNHB
Toernooicommissie
Ouders
Wedstrijdsecretariaten andere verenigingen
Jeugdwedstrijdsecretariaat:
Inschrijven teams
Bijwonen Perzische markt
Wedstrijdformulieren verdelen, innemen en controleren
Uitslagen verwerken naar KNHB
Planning wedstrijden en tijden
Contact met coaches over schema´s etc
Eventuele nog extra algemene leden t.o.v. de uitvoering van de taken
Infobalie op zaterdagen
5. Toernooicommissie
Voorzitter toernooicommissie Leiden
commissievergadering
Agenda
Vergadering leiden
Actiepunten checken en verdelen (draaiboek[8]/plan van aanpak)
Vergaderdata plannen en vastleggen
Zorgdragen voor goede taakverdeling commissieleden
Toernooien organiseren
Nevenactiviteiten organiseren
Aanspreekpunt
Contacten met sponsorcommissie
Overige leden:
Toernooicoördinator: aanspreekpunt, verantwoordelijk voor deelplannen en
organisatie (kan zijn: combifunctie met voorzitter)
Penningmeester: begroting opstellen, betalingen doen etc.
Secretariaat: uitnodigingen versturen, ontvangen, aanspreekpunt clubs/teams
Arbitrage: bezetting scheidsrechters organiseren
Wedstrijdsecretariaat: wedstrijdprogramma
PR/communicatie: media, toernooiboekje
Overige taken:
Barinkoop en barbezetting (contact barcommissie)
Calamiteitenplan[9] (contact bestuur, brandweer)
Beveiliging (contact politie)
Vrijwilligers instrueren, sturen
Voorbereiding en opruimen
6. Recreantencommissie
Doelstelling is het adviseren van het algemeen bestuur over het beleid over alle
zaken die specifiek met recreanten te maken hebben en zorgen voor uitvoering
van dit beleid. De commissie kan bestaan uit een voorzitter en een aantal leden,
die elk een geleding recreanten vertegenwoordigen. De technische commissie (
en de commissie tophockey zeker) houdt zich vaak bezig met prestatie gericht
hockey, waarbij de belangen van de pure recreanten soms veronachtzaamd
worden.
Algemeen ondersteunende commissies:
1. Barcommissie
Voorzitter barcommissie en leden Eventueel (afh. van keuze) zitting in Algemeen
bestuur.
Leiden commissievergadering
Agenda
Vergadering leiden
Actiepunten checken en verdelen
Vergaderdata plannen en vastleggen
Zorgdragen voor goede taakverdeling commissieleden
Welke taken
Uitvoering van die taken
Budgetbewaking
Kascontrole
Inkomsten en uitgaven
Barbezetting
Barhoofden of teamindelingen
Jaarplanning maken
Instructie barpersoneel
HACCP
Alcohol
Schoonmaken
Muziek
Openings- en sluitingstijden
Kas opmaken
Inkoop
Contacten met leveranciers
Voorraad beheer
HACCP
2. Accommodatiecommissie
Accommodatiemeester:
Het regelen van alle zaken aangaande de accommodatie en in goede conditie
houden van de accommodatie[10].
Onderhoud accommodatie:
Contact en sturing leden of beheerder
Langere termijnplanning
Contacten met leveranciers
Onderhoudswerkzaamheden (vb. borstelen kunstgras)
Materiaalcommissaris:
Beheren materiaal:
Controle materialen
Onderhoud materiaal
Up-to-date houden van het materiaal
Budget controle
3. Clubbladcommissie
Doelstelling is uiteraard het doen verschijnen van het clubblad en uitvoeren van
alle daarmee samenhangende activiteiten. Een mogelijke samenstelling is: een
voorzitter (hoofdredacteur), twee redactieleden, een productielid en een
bezorgingslid.
Vergaderingen commissie:
Agendapunten voorbereiden
Taken uitvoeren
Taken verdelen/delegeren
Inhoud en lay-out clubblad[11]
Rubrieken
Rubrieken verdelen over blad en personen
Bijdrage invulling clubblad
Stimuleren en zelf goede voorbeeld geven
Netwerk opbouwen
Advertentie
Contacten met sponsorcommissie
Advertenties verzamelen en verwerken
Jaarplanning
Data van verschijning vastleggen
Data papier en internet (e-mail)
Clubbladproductie
Inleverdata
Stukken verzamelen
Redigeren stukken
Inhoud vastleggen
Drukklaar maken
4. Sponsorcommissie
Voorzitter sponsorcommissie Eventueel (afh. van keuze)
zitting in Algemeen bestuur.
Leiden commissievergadering
Agenda
Vergadering leiden
Actiepunten checken en verdelen
Vergaderdata plannen en vastleggen
Zorgdragen voor goede taakverdeling commissieleden
Welke taken
Uitvoering van die taken
Sponsors werven en behouden
Sponsorbeleid opstellen (langere en korte termijn)
Soorten sponsors bepalen
Sponsorbedragen bepalen
Sponsors werven
Belangen sponsors behartigen
Leden sponsorcommissie Afspraken sponsors
PR t.a.v. sponsors
Werven
Contacten onderhouden
Netwerk opbouwen
Contacten met clubbladcommissie t.a.v. advertenties
5. Ledenadministratie
Leden in- en uitschrijven
Ledenwisselingen doorgeven (verwerken in statistiek)
Overzicht voor contributie maken (samen met penningmeester)
Etiketten
Inschrijfformulieren distribueren en retour ontvangen
6. Jeugdbestuur
Jeugdbestuur is het ´echte` bestuur in het klein, dus bestaat ook uit een
voorzitter, penningmeester, notulist en een aantal algemene leden met diverse
taken. Het jeugdbestuur heeft ook wel eens de naam van jeugdraad of
jeugdcommissie. Er moet in ieder geval een onderscheid gemaakt worden tussen
de groep personen die zich met het hockeytechnische gedeelte bezighoudt en de
groep personen die activiteiten/feesten voor de jeugd organiseert. Vaak heet de
groep die zich met hockeytechnische zaken bezighoudt de jeugdcommissie of
junioren TC.
Het maakt niet uit welke naam je het beestje geeft, hier wordt in ieder geval
bedoeld het jeugdbestuur als initiator van activiteiten voor de jeugd, die niet
direct met hockey te maken hebben.
Vaak bestaat het jeugdbestuur uit jeugdleden, eventueel onder voorzitting van
een senior. Activiteiten, al dan niet uit een eigen budget betaald, zijn vaak
feesten, toernooien, kampen en andere evenementen. Andere taken zijn het
meedenken met het bestuur over jeugdzaken. Het jeugdbestuur legt
verantwoording af aan het bestuur en/of het bestuurslid Jeugdzaken. Het bestuur
bepaalt in hoeverre een jeugdbestuur zelfstandig activiteiten kan organiseren.
Kijk verder bij 'Bestuur', wat de jeugdkaderweek nu precies inhoudt.
Voorzitter jeugdbestuur: Leiden commissievergadering
Agenda
Vergadering leiden
Actiepunten checken en verdelen (plan van aanpak)
Vergaderdata plannen en vastleggen
Zorgdragen voor goede taakverdeling commissieleden
Activiteiten organiseren
Aanspreekpunt voor jeugdleden en bestuur/junioren TC
Overige leden jeugdbestuur:
Penningmeester: begroting opstellen voor activiteiten, betalingen doen.
Secretaris: notuleren, eventueel postadres.
Pr/media: bekendmaking activiteiten, uitnodigingen.
Overig: kaartverkoop, op- en afbouw evenement, contacten met barcommissie.